3.formation Contrôle Interne

Séminaire de formation
L’évaluation du contrôle interne

Cas du cycle achats fournisseurs
Avril 2017
Animé par: Abd AZNAG
1
Séminaire de formation : Contrôle interne du cycle achats fournisseurs
INTRODUCTION
 L’évaluation du contrôle interne est une des phases essentielles de toute

mission de contrôle qu’elle soit conduite par les commissaires aux
comptes, les experts comptables ou les auditeurs internes.
 La connaissance des procédures de l’entité qu’il contrôle conduit

naturellement le professionnel a donné aux dirigeants un certain
nombres d’avis et de conseils pour l’amélioration de leur fonctionnement.
Séminaire de formation :
Contrôle interne du cycle achats fournisseurs 2
INTRODUCTION
 Ainsi, cette technique de contrôle, qui permet aux professionnels

libéraux de fonder leur opinion sur la validité des comptes, constitue en
même temps une contribution importante à la bonne marche des
entreprises.
I. PRINCIPES GENERAUX DE L'AUDIT
 L’évaluation du contrôle interne constitue une étape essentielle dans la

démarche de l’auditeur qui doit émettre une opinion sur les comptes
annuels établis par l’entreprise.
 Pour atteindre cet objectif, il doit respecter notamment les dispositions
législatives et réglementaires en vigueur ainsi que les
recommandations publiées par les instances professionnelles.
1. Définition de l'audit
 L'audit financier est l'examen auquel procède un professionnel

indépendant et externe à l'entreprise en vue d'exprimer une opinion
motivée sur la régularité et la sincérité des comptes. Ceux-ci doivent
donner une image fidèle du résultat des opérations de l'exercice, ainsi
que la situation financière et du patrimoine de la société à la fin de cet
exercice.
2. Objectifs fondamentaux de l'audit
•Régularité
la régularité est la conformité à la réglementation ou, en son absence, aux
principes généralement admis.
•Sincérité
c'est l'application de bonne foi des règles et procédures en fonction de la
connaissance que les responsables des comptes doivent normalement, avoir
de la réalité et de l'importance des opérations, évènements et situations.
•Image fidèle
la loi comptable prescrit que : Les comptes annuels doivent donner une image
fidèle du patrimoine, de la situation financière ainsi que des résultats de la
société.
Ainsi, dans le respect des règles comptable, cette image fidèle se

matérialise par des informations supplémentaires comprises dans
l'annexe donnant aux différents destinataires des comptes annuels, des
renseignements complémentaires au bilan et au compte de résultat.
3. Aspects particuliers de l'Audit
1. Détection de la fraude: La mission première de l'auditeur n'est pas orientée

vers la détection de la fraude. Cependant les techniques mises en œuvres
peuvent permettre le déceler des malversations ou de mettre en évidence
certaines faiblesses de l'organisation susceptibles de faciliter la réalisation de
certaines fraudes.
2. Immixtion dans la gestion: Dans le cadre légal, le commissaire aux

comptes ne doit pas s'immiscer dans la gestion. Cependant son rôle ne se limite
pas à l'appréciation à posteriori des comptes annuels. Le caractère permanent
de sa mission, les contacts suivis avec les dirigeants l'amènent à formuler des
avis et des conseils. Ces derniers présentent un caractère préventif qui doit
contribuer à une meilleure qualité de l'information.
II. PRINCIPES GENERAUX DU CONTROLE
INTERNE
1. Définition du contrôle interne
Contrôle : A l’origine deux mots :

«contre » et « rôle » qui signifient un registre tenu en double (Cf.
Larousse),
dans la langue française le mot « contrôle » a plusieurs
significations : Vérifier, Inspecter, Pointer, Surveiller, Maîtriser,
Examiner, Dominer...
INTERNE
IFAC (l'international Federation of Accountants):

"le système du contrôle interne est l'ensemble des politiques
et procédures mises en œuvre par la direction d'une entité en
vue d'assurer, dans la mesure du possible, la gestion
rigoureuse et efficace de ses activités. Ces procédures
impliquent le respect des politiques de gestion, la sauvegarde
des actifs, la prévention et la détection des fraudes et des
erreurs, l'exactitude et l'exhaustivité des enregistrements
comptables et l'établissement en temps voulu d'informations
financière fiables".
INTERNE
"Par procédure, il faut entendre principalement les consignes

d'exécution des tâches, les documents utilisés, leur contenu, leur
diffusion et leur conservation, les autorisations et approbations,
la saisie et le traitement des informations nécessaires à la vie de
l'entreprise et à son contrôle"
INTERNE
2. Objectifs du contrôle interne
Ces définitions permettent de dégager les objectifs essentiels du

contrôle interne qui a pour but d’assurer ou de favoriser les cas
suivants :
 La protection et la sauvegarde du patrimoine ;
 La régularité et la sincérité des enregistrements comptables et
des comptes annuels qui en résultent ;
 La qualité de l’information ;
 L’application des instructions de la direction ;
 L’amélioration des performances.
INTERNE
L'auditeur pour émettre une opinion sur la régularité et la sincérité des

comptes annuels doit répondre à plusieurs questions essentielles :
 Toutes les opérations de l'entreprise devront faire l'objet d'un
enregistrement sont comptabilisée.
 Tous les enregistrements comptables sont-ils la traduction
correcte d'opérations réelles ?
 Toutes les opérations comptabilisées durant l'exercice
concernent-elles la période écoulée et elle seule ?
 Les documents financiers sont-ils correctement présentés ?
 Les documents font-ils l'objet des explications, commentaires qui
sont éventuellement nécessaires ?
INTERNE

1. Exhaustivité: Toutes les opérations sont comptabilisées
(exhaustivité): des procédures devraient exister pour éviter toute
omission d’opérations réelles dans les livres.
2. Réalité: des procédures devraient exister pour éviter que des

opérations fictives ne soient comptabilisées, ou que des
opérations ne soient comptabilisées deux fois.
3.Correcte évaluation: des procédures devraient exister pour

s’assurer que les montants comptabilisés sont corrects.
4.Bonne période: des procédures devraient exister pour s’assurer

que les opérations sont comptabilisées dans la bonne période.
INTERNE
5.Correcte imputation: des procédures devraient exister pour

s’assurer que les opérations sont imputées aux comptes
appropriés du grand livre et le cas échéant de la comptabilité
analytique.
6.Correcte totalisation: des procédures devraient exister pour
s’assurer que les débits et les crédits sont correctement
totalisés.
7.Correct enregistrement et centralisation: des procédures devraient
exister pour s’assurer que les informations contenues dans les
documents sont correctement saisies dans les livres et que les
totaux des journaux sont correctement reportés dans le grand
livre et la balance.
INTERNE
2. Principes du contrôle interne
De même que la comptabilité générale s ’appuie sur les

principes comptables, le contrôle interne a lui aussi ses grands
principes de fonctionnement, dont l ’auditeur doit avoir
connaissance.
INTERNE
A) Principe d’organisation.
Selon Henri Fayol, « on ne contrôle que ce qui est organisé : il n’y a

pas de vie sans un minimum d’organisation ». Toute entreprise
quelles que soient sa taille et sa branche d’activité, doit être
organisée rationnellement.
L’organisation doit être préalable, adaptée, vérifiable, formalisée et

comporter une séparation convenable des fonctions.
INTERNE
B) Principe d’intégration (d’auto-contrôle).
Le système de contrôle interne doit comprendre des procédures

d’auto-contrôle qui permettent de déceler des anomalies par des
processus routinier, qui assurent le bon déroulement successif des
tâches;
Par exemple, une facture d’immobilisation est comparée avec le bon
de commande et avec le budget des investissements avant d’être
approuvée.
INTERNE
C) Principe de permanence.
La procédure doit non seulement être appliquée lorsqu ’elle est crée,
mais elle doit en outre être respectée en permanence.
Le principe de permanence conduit à distinguer :
- les faiblesses de contrôle interne : la procédure n ’est pas fiable ou
est peu efficiente,
- le non-respect du contrôle interne : la procédure est bonne mais
elle n ’est pas respectée.
INTERNE
D) Principe d’université.
Le contrôle interne concerne toutes les personnes dans

l’entreprise, en tout temps et en tout lieu. C-à-d qu’Il ne doit pas y
avoir de personnes exclues du contrôle par privilège, ni de domaines
réservés ou d’établissements mis en dehors du contrôle interne.
INTERNE
E) Principe d’indépendance.
Le principe d’indépendance implique que les objectifs du contrôle

interne sont à atteindre indépendamment des méthodes et des
moyens de l’entreprise, quels que soient les moyens employés.
Par exemple pour passer les commandes (courriers, simples appels

téléphoniques) ou pour gérer l’informatique (service propre ou
externalisation), les trois grands objectifs du contrôle interne doivent
être atteints.
INTERNE
F) Principe d’information.
L’information qui circule dans les circuits d’un contrôle interne doit
être pertinente, utile, objective, communicable et vérifiable.
INTERNE
G) Principe d’harmonisation.
L ’harmonie est l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques

de l ’entreprise et de son environnement. Le CI doit bien au contraire
être adapté en fonction de l’importance des risques qu’il évite et du
coût de sa mise en œuvre.
Les procédures mises en places doivent être efficientes, c ’est à

dire, tenir compte des moyens mis en œuvre.
INTERNE
H) Principe de la qualité du personnel.
Le recrutement doit conduire à l ’embauche des personnes ayant les

compétences requises pour occuper les postes qui leur seront
confiés.
Tout système de contrôle interne est voué à l ’échec sans un

personnel qualifié et compétent.
INTERNE
En définitive, le contrôle interne prend appui sur ces huit principes

généraux, à la fois complémentaires et interdépendants et ne devient
vraiment efficace que si tous sont respectés. En effet, il serait par
exemple, inutile d’embaucher le meilleur personnel si l ’organisation
en place ne permettait pas l ’exercice de sa compétence, il est donc
important que l ’entreprise prenne en compte ces principes et que
l ’auditeur en soit bien « imprégné », tout au long de sa mission.
INTERNE
3. Autres types de « Contrôle »
Contrôle hiérarchique :
Eléments d’un dispositif de contrôle interne comportant la vérification par les
responsables de la bonne application de mesure arrêtées en commun avec
les personnes qui leur sont rattachées.
INTERNE
Audit externe :
L ’audit par les commissaires aux comptes (ou audit externe « légal »). Au
commencement… était la nécessité de contrôler et de vérifier les comptes
des entreprises conformément à un référentiel, là se trouve sans compte
possible le berceau de l ’audit.
INTERNE
Audit externe (suite):

• ainsi le terme audit, qui fait florès aujourd'hui dans tous les domaines, a
d’abord été utilisé dans le domaine comptable et financier, c ’est une mission
d’audit externe confiée à des personnes indépendantes de l ’entreprise dont
les comptes sont vérifiés et c ’est aussi un dit « légal » dont la mission
comprend obligatoirement chaque année.
• un audit financier conduisant éventuellement à la certification,
• des vérifications spécifiques dont la liste figure dans la loi.
INTERNE
Audit interne :
•l’ audit par un membre (ou une équipe) de l ’entité auditée (audit interne),
•l’audit interne relève d’une personne ou d’une équipe salariée de
l ’organisation auditée,
•à l’origine, l ’audit interne se consacrait exclusivement à l ’audit comptable
et financier,
•Puis l’audit interne a progressivement évolué vers des activités
polyvalentes, touchant à toutes les opérations d’une entreprise et parfois
désignées sous le nom d’audits opérationnels ou globaux.
INTERNE
Audit interne :
•l’ audit interne depuis qu’il a pris son essor en se détachant de son rôle
initial, est devenu depuis trois décennies une discipline définie par l ’Institue
of Internal Auditors (IIA) et que l ’on peut caractérisé ainsi :
« une fonction d’aide au management assurée par une entité
pluridisciplinaire, formé à cet effet, rattachée à un niveau élevé pour lui
conférer une certaine indépendance et obéissant à une déontologie ».
INTERNE
Contrôle budgétaire : élément de gestion caractérisé par la comparaison

périodique des prévisions et des réalisation ;
Contrôle de gestion : fonction de pilotage économique fondé sur la comparaison
des prévisions et des résultats ;
Inspection: Enquête ou contrôle réalisé sur place en vue d’établir des constats
pouvant porter aussi bien sur des personne que sur des systèmes ou processus ;
A la différence de l ’audit, l ’inspection a une connotation de vérification et
d’autorité hiérarchique.
INTERNE
Le contrôle interne est l’élément fédérateur des autres types de contrôle
(en dehors de l ’audit légal exercé par le commissaire aux comptes ; en effet
tous les autres types de contrôle concourent généralement voire
nécessairement à la détermination de la qualité du contrôle interne).
En définitive, le bon contrôle interne est une finalité, un objectif à
atteindre, les autres types de contrôle en sont les moyens.
III. EVALUATION DU CONTROLE INTERNE
A partir de la note d’orientation des contrôles résultant de la

prise de connaissance de l’entreprise, l’auditeur effectue une
étude et une évaluation des systèmes qu’il a jugés significatifs.
 Prise de connaissance du système (A) ;

 Description du système (B) ;
 Vérification de l’existence du système (C) ;
 Évaluation des risques dus à la conception des systèmes (D) ;
 Vérification du fonctionnement des procédures (E).
A) Prise de connaissance du système:
Cette phase permet de mieux comprendre le circuit de traitement de

l’information par le billet :
D’un entretien avec les responsables du service ;
De l’analyse du manuel des procédures du contrôle interne ;
De la prise de connaissance des dossiers des auditeurs précédents.
B) Description du système:
C’est le fait de garder une trace des informations recueillies lors de la phase de
prise de connaissance. Cette description prend généralement la forme:
Narrative( manuscrite ou informatisé) ;

D’un diagramme (Flow chart).
C) Vérification de l’existence du système:
Cette phase permet de confirmer que le descriptif représente bien la

procédure de l’entreprise.
À travers un nombre limité de transactions, l’auditeur vérifie que les
contrôles prévus par l’entreprise sont effectués. Pour cela on utilise :
Les tests d’existence ;

Les tests de conformité.
D) Évaluation des risques dus à la conception des systèmes
Cette phase permet de juger de la pertinence des traitements et des

vérifications. Elle permet aussi de s’assurer que la conception de la
procédure (traitement et vérification de l’information) élimine le risque
d’erreur.
La technique la plus fréquente est l’utilisation du questionnaire interne :
Questionnaires fermés: les réponse sont soit « oui », « non » ou « non
applicable ». Ces questions sont formulées de telle façon à ce que toute
réponse négative reflète une anomalie.
Questionnaires ouverts: les réponses nécessitent un effort de description et
de jugement. Ce questionnaire est utilisé dans les grandes entreprises ou
dans le cas d’un audit opérationnel.
E) Vérification du fonctionnement des procédures
Cette dernière étape a pour objectif de vérifier que les procédures écrites
sont utilisées. Il existe pour cela trois techniques:
L’examen de l’évidence du contrôle ;

L’observation ;
La répétition de certains traitements de vérifications par l’auditeur.
L’examen de l’évidence du contrôle: donne l’assurance que les procédures

sont respectées en permanence grâce à l’existence de visas d’approbation
pour toute opération menée par l’entreprise.
L’observation: L’auditeur vérifie, par exemple la façon dont les marchandises

sont enregistrées ou assiste à l’inventaire pour s’assurer de l’application
correcte des procédures.
E) Vérification du fonctionnement des procédures
La répétition de certains traitements de vérifications par l’auditeur:

Vérification de certains calculs arithmétiques (factures, plan
d’amortissement). L’auditeur utilise pour cela :
Le jeu d’essai: consiste à injecter dans le logiciel de l’entreprises des
données propres à l’auditeur et vérifier, par la suite, l’exactitude des
traitements de ce programme ;
Le logiciel d’aide à l’audit: consiste à faire entrer les données comptables
de l’entreprise dans le logiciel de l’auditeur et vérifier la similitude des
résultats avec ceux de l’entreprise.
F) Outils d’évaluation
Outils indispensables pour :
- apprécier la qualité des dispositifs de contrôle interne,

- identifier leurs faiblesses et recommander les
améliorations utiles.
F) Outils d’évaluation
Questionnaire :
- de prise de connaissance (A),

- de contrôle interne (B)
- Autre outils (C)
- Acteurs du contrôle interne (D)
3. Évaluation des risques
 Les organisations sont confrontées à des risques quels que

soient leur taille, leur structure, la nature de leurs activités et le
secteur économique.
 Ces risques peuvent mettre en cause la survie de l ’entreprise,

sa compétitivité au sein du secteur économique, sa situation
financière son image de marque la qualité de ses produits, de
ses services et de son personnel.
Il existera toujours un risque d’anomalies non détectées dans les

états financiers audités.
Le risque d’audit met en jeu trois facteurs:
- Le risque inhérent
- Le risque de contrôle
- Le risque de détection
L’évaluation de l’efficacité des contrôles ainsi que l’évaluation du

risque pour les comptes concernés prend en compte les éléments
suivants:
- Risque inhérent et caractéristique du compte

- Efficacité de l’environnement du contrôle
- Conception du contrôle
- Insuffisance dans la séparation des tâches
4. Contrôle de fonctionnement des procédures
Il ne concerne que les points réputés forts lors de l’évaluation

préliminaires. Ils ont pour objet de vérifier que ces points sont
réellement appliqués et cela d’une façon constante.
5. Acteurs du contrôle interne
Tout les membres du personnel ont une responsabilité plus ou

moins grande, en matière de contrôle interne, cependant la
responsabilité du contrôle interne relève du management.
Rôle
- S’assurer de l ’existence d’un environnement de contrôle
positif ;
- Superviser la mise en place de l ’ensemble des éléments du
contrôle interne ;
- Orienter les activités de l ’encadrement ;
- Passer en revue les responsabilités des cadres supérieurs
lors des réunions périodiques (pour s ’informer des contrôles
inhérents aux activités).
Le président Directeur Général
1er responsable du système de contrôle interne, il œuvre à

l’établissement des valeurs, principes et normes qui en constituent le
fondement.
Les dirigeants et les directeurs généraux
Chaque directeur est le PDG de l’unité qui lui est rattaché, il est
responsable de la détermination des procédures de contrôle
interne de son unité, élimine des distorsions et informe son
supérieur.
Les cadres financiers
Ils ont un rôle de pilotage, participent au développement des

budgets conformément aux objectifs veillent à la conformité des
obligations légales.
Le conseil d’administration
Il a une connaissance pratique de la société et de son

environnement. Ses fonctions sont généralement réparties en
différents comités ;
Son rôle consiste à surveiller et piloter les activités de la société,
apporter des conseils sur la conduite des affaires ;
Il peut jouer un rôle dans l ’établissement d’objectifs et dans la
planification stratégique.
Le comité d’audit
Il examine les programmes des auditeurs internes et externes,

l ’adoption éventuelle de nouveaux principes comptables, les
estimations, réserves et risques de l’organisation ainsi que les
évolutions d’une année à une autre.
Le conseil d’administration
Il a une connaissance pratique de la société et de son

environnement. Ses fonctions sont généralement réparties en
différents comités ;
Son rôle consiste à surveiller et piloter les activités de la société,

apporter des conseils sur la conduite des affaires ;
Il peut jouer un rôle dans l ’établissement d’objectifs et dans la

planification stratégique.
IV. RAPPORT D'AUDIT
L'auditeur revient à son bureau avec l'ensemble des papiers de

travail. Pour permettre la validation générale, il rédige un
document : c'est le Projet de Rapport d'audit.
Puis a lieu la réunion de clôture et validation, d'où sort le

Rapport d'Audit en son état final et auquel il faut assurer un
suivi.
IV. RAPPORT D'AUDIT
1. Le projet de rapport d'audit
Il est ainsi nommé pour deux raisons :
- 1ère raison : les observations qu'il contient n'ont pas encore fait
l'objet d'une validation générale ; elles ne peuvent donc pas être
considérées comme définitives.
- 2ème raison : ce document, s'il comporte déjà les

recommandations des auditeurs, ne comprend pas les réponses
des audités à ces recommandations. C'est donc un document
incomplet.
IV. RAPPORT D'AUDIT
2. Le rapport d'audit
La mission se termine avec la diffusion du Rapport officiel, des

contacts peuvent se poursuivre ; il est même souvent
souhaitable que des relations de travail perdurent entre les
intéressés, mais la mission elle-même est clôturée pour cette
simple raison qu'on doit avoir tout dit dans le Rapport et que la
validation générale en ayant été faite avec les audités, il ne peut
être question d'y apporter des retouches de façon unilatérale et
a posteriori.
V. LIMITES DU CONTRÔLE INTERNE
 Le contrôle interne concerne surtout les opérations répétitives et peu les

opérations exceptionnelles ;
 Le contrôle interne est un élément de sécurité dans l’entreprise et que
son coût peut s’analyser comme celui de l’assurance ;
 Le contrôle interne est avant tout une meilleure répartition des tâches qui
ne se traduit pas systématiquement par leur multiplication ;
 Le contrôle interne doit être à la mesure du risque qu’il couvre ;
 La mise en place d’un système de contrôle interne peut être interprétée
comme une remise en cause de la confiance de la Direction dans le
personnel. Ce dernier doit être clairement informé des objectifs et de
l’utilité du contrôle interne.
 Le meilleur contrôle interne ne peut pas éviter la collusion. Le contrôle
réciproque des tâches a pour objectif d’interdire les fraudes et
détournements opérées par un membre du personnel, mais l’entente
entre deux ou plusieurs personnes qui sont impliquées dans une même
procédure peut permettre la réalisation d’une malversation.
VI. LE CONTRÔLE INTERNE DU CYCLE
ACHATS FOURNISSEURS
1. Présentation de la fonction achats
Dans l'entreprise, les achats sont trop souvent considérés

comme un mal nécessaire. Pourtant, ils peuvent constituer un
facteur essentiel d'amélioration des performances économiques
de l'entreprise, à condition qu'ils soient correctement organisés
et pilotés.
ACHATS FOURNISSEURS
a.Mission et finalité :
La fonction achats doit agir de façon à assurer aux utilisateurs un

approvisionnement en matériels, matières, marchandises, services et
fournitures qui soient :
 Conformes aux spécifications des utilisateurs et contrôlables par les
réceptionnistes ;
 Obtenues dans des conditions compétitives de coût;
 Disponibles dans la forme, et les conditions nécessaires et souhaitées,
sans rupture de la continuité des approvisionnements.
ACHATS FOURNISSEURS
b.Les Objectifs de la fonction peuvent être multiples :
 Abaissement du coût des achats et des approvisionnements ;

 Obtention d’une meilleure flexibilité ;
 Amélioration de la sécurité des approvisionnements en cas de
pénurie ;
 Diversification des sources d’approvisionnement.
ACHATS FOURNISSEURS
2. L’utilité du contrôle interne du cycle des achats
Le fonctionnement de l’activité de l’entreprise nécessite des
ressources tout au long du cycle exploitation. La notion
d’approvisionnement ne touche pas seulement les matières
premières et composantes comme convenu traditionnellement
; elle les dépasse à l’acquisition des services, à la sous-
traitance voire même à l’externalisation de certaines tâches et
activités de l’entreprise.
Ceci dit, les approvisionnements représentent une part
importante des frais engagés par l’entreprise. Si on raisonne
d’une façon directe sans prendre en compte les effets
d’entraînement, on se trouve avec une part dépassant parfois
50% du coût de revient industriel.
ACHATS FOURNISSEURS
Le coût des approvisionnements augmente par une mauvaise

planification des approvisionnements, une imprécision des
quantités et une mauvaise qualité
augmentation du coût de production, de
diminution des marges et des résultats et une détérioration de
la compétitivité de l’entreprise : c’est toute la survie et la
pérennité de l’entreprise qui est en jeu.
Pour avoir les assurances suffisantes que la fonction achats
fonctionne correctement afin de préserver le patrimoine de
l’entreprise et rentabiliser son fonctionnement, le contrôle
interne de cette fonction s’avère indispensable.
ACHATS FOURNISSEURS
Le circuit achats - fournisseurs est l’un des circuits qui traite des
données répétitives qui nécessitent une bonne compréhension.
L’objectif de la phase de compréhension et d’évaluation des
données répétitives est d’obtenir suffisamment d’informations
pour être en mesure d’évaluer la probabilité d’erreurs
importantes pour l’audit dans les informations comptables issues
des traitements des données répétitives.
ACHATS FOURNISSEURS
2. Le contrôle interne du cycle des achats
L’évaluation du contrôle interne du cycle des achats est structuré

selon quatre principales phases qui se présentent comme suit :
- Déclenchement de la commande ;
- Acceptation et traitement des livraisons ;
- Enregistrement des dettes ;
- Paiement des factures.
ACHATS FOURNISSEURS
a. Déclenchement de la commande :
Objectifs du contrôle interne :

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux
charges doit donner l'assurance que les commandes de
marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des
besoins de l'entreprise, pour des quantités optimales et par des
personnes autorisées à le faire.
Les procédures mises en place doivent donc permettre de
répondre de manière satisfaisante aux questions suivantes :
ACHATS FOURNISSEURS
- Qui peut déclencher la commande ?

- Quand passer la commande ?
- Quelle quantité faut-il commander ?
- À quel fournisseur doit-on s'adresser ?
Organisation correspondant à ces objectifs :

Les éléments suivants constituent, en général, les bases
d'une organisation satisfaisante :
- Une demande d'achat est établie par les services utilisateurs
et transmise au service "Achats",
- Un bon de commande est systématiquement établi, si
possible sur des exemplaires standards et renumérotés, à
partir des demandes d'achat par le service "Achats",
ACHATS FOURNISSEURS
- Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de
celles de réception, de stockage, d'expédition, de tenue de
l'inventaire permanent, de l'enregistrement comptable et du
règlement des factures,
- Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont
désignées par écrit et un montant maximum autorisé est défini,
- Les quantités à commander sont déterminées en fonction des
besoins de l'entreprise. Les besoins de réapprovisionnement
peuvent, par exemple, être déterminés par les magasiniers en
fonction d'un niveau minimal de stocks par produit déterminé à
l'avance, ou par le service "Approvisionnement" en fonction des
besoins de production. Le non-respect de telles procédures peut
conduire :
ACHATS FOURNISSEURS
- Soit à des achats excessifs par rapport aux besoins

normaux.
ACHATS FOURNISSEURS
- Soit à des achats insuffisants ou à contretemps, pouvant se

traduire par des retards de production, des pertes de vente,
des frais excessifs de réapprovisionnement et des
conditions moins avantageuses quant aux prix.
ACHATS FOURNISSEURS
b.Acceptation et traitement des livraisons :
Il faut en ce domaine garantir que :
- Les délais de livraison prévus sont respectés ;
- Les livraisons (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que
s'ils correspondent à une demande ;
- Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande..
Organisation correspondante :
Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une
organisation satisfaisante :
- Un bon d'entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il
est particulièrement utile que ces bons soient pré numérotés.
ACHATS FOURNISSEURS
- Un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être
acceptées que dans la mesure où la réception correspond à un bon
de commande de l'entreprise. Pratiquement, il est nécessaire que le
service chargé de la réception possède une copie de l'ordre d'achat
l'autorisant à effectuer une entrée de marchandises.
Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées ; elles

sont généralement faites en deux temps :
- Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le
bon de commande et le bon de réception ;
- Contrôle de qualité de la marchandise reçue ; il ne peut être fait que
par une personne compétente (en général un technicien) qui
procédera soit de manière exhaustive, soit par sondages. Les
vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur
le bon de réception.
ACHATS FOURNISSEURS
c. Enregistrement des dettes :
Le contrôle interne doit garantir que :
- Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception
des fournitures et des services ;
- La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces
opérations.
La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises
reçues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue. A cet
égard, une bonne procédure (parmi d'autres possibles) consiste à
transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des bons
de commande et des bons de réception. Ceci permet à cette dernière,
d'une part, d'effectuer le regroupement en liasse du bon de
commande, du bon de réception et de la facture ; d'autre part de
pouvoir connaître à tous moments l'ensemble des réceptions
effectuées pour lesquelles la facture n'a pas encore été reçue.
ACHATS FOURNISSEURS
Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de
manière que soient évités :
- La perte ou simplement l'absence de suivi des factures
fournisseurs. Dans cet esprit, il est indispensable que les
factures soient centralisées dès réception par la comptabilité.
Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents
services qui peuvent avoir à les utiliser (par exemple au service
"Achats" pour vérification des prix facturés). De plus, les délais
de circulation dans les différents services et les litiges éventuels
ne doivent pas faire obstacle à la récupération de la T.V.A. dans
les délais normaux ;
- Les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui
peuvent donner lieu à des litiges et détériorer l'image de marque
de l'entreprise ;
- Les retards de règlement qui peuvent se traduire par le
versement d'indemnités ;
- L’enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations.
ACHATS FOURNISSEURS
A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes :
- Dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de
permettre leur identification et datées afin de mémoriser leur date
d'arrivée ;
- Les doubles doivent être marqués d'un tampon "Duplicata - Ne
pas enregistrer" ;
- Avant d'être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il
convient de noter que l'ensemble des factures classées en
attente devra être examiné avec soin en fin d'exercice, au
moment de l'établissement du bilan) ;
Un certain nombre d'opérations est effectué avant

l'enregistrement de la facture :
- Un rapprochement de la facture, du bon de réception et du bon
de commande en vue de s'assurer que la facture correspond à
une réception effective, acceptée et légitime ;
- Vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire,
calcul des taxes ;
ACHATS FOURNISSEURS
- Affectation comptable des montants figurant sur la facture ;
comptes de charges, de T.V.A., fournisseurs et éventuellement
imputations analytiques ;
Concernant le problème particulier de la T.V.A. à récupérer, des
instructions écrites précises sont données aux comptables
chargés des imputations en mentionnant les cas où la
récupération est possible, les cas où elle ne l'est pas, l'application
éventuelle de pourcentage de récupération, etc... ;
- Approbation de la facture, par une personne responsable ;

Une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un
échéancier jusqu'à ce qu'elle soit payée. Certains cas particuliers
sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit être en
mesure de les suivre, par exemple :
ACHATS FOURNISSEURS
 En cas de retour des marchandises après un premier usage
qui n'a pas donné satisfaction, il convient d'obtenir du
fournisseur un avis de réception et il faut demander au
fournisseur d'établir un avoir. Ce genre de situation se traduit
en général par diverses négociations qui se prolongent dans le
temps (parfois même par un contentieux). Dans tous les cas, il
est indispensable que l'ensemble des réclamations soit suivi
par un responsable. Les factures en suspens doivent faire
l'objet d'un contrôle constant et plus particulièrement à
l'occasion de l'établissement des comptes de fin d'exercice ;
 En cas de livraison incomplète, des précautions doivent être
prises quant aux modalités de règlement ;
 Si des avances sont versées au fournisseur, une procédure
doit être mise en place pour qu'elles viennent en déduction du
règlement définitif ;
 Si les ristournes constituent une habitude de la profession
(grands magasins par exemple), une procédure particulière
doit être mise en œuvre pour les suivre.
ACHATS FOURNISSEURS
d. Paiement des factures :
Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les
objectifs spécifiques à la mise en paiement sont les suivants :
- Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ;
- La mise en paiement est dûment autorisée ;
- Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

Les procédures suivantes sont généralement considérées comme
satisfaisantes au regard du contrôle interne :
- Le service comptable compare les éléments figurant sur la
facture (prix et quantités) avec une copie des bons de réception
et les bons de commande ;
ACHATS FOURNISSEURS
- La mention "bon à payer" n'est portée sur la facture
qu'après comparaison de celle-ci avec les bons de
réception et de commande correspondants. Le bon à
payer est porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de
le donner plusieurs fois pour la même facture. A cette fin,
lorsque la facture est reçue en plusieurs exemplaires, la
mention "duplicata" est indiquée dès la réception, sur les
exemplaires autres que l'original ;
- Les factures comptabilisées portent la référence de
l'enregistrement afin d'éviter les doubles
comptabilisations ; les factures payées sont annulées par
la mention "payé" pour éviter un double usage et portent
la référence du paiement.
La démarche de contrôle interne du cycle des achats-

fournisseurs peut être résumé à travers le schéma ci-
dessous :
ACHATS FOURNISSEURS
2. Le contrôle interne du cycle des achats: Synthèse
1.Déclenchement de la commande:
- Donner l’assurance que les commandes correspondent aux
besoins de l’entreprise (Quantités optimales)
2. Acceptation et traitement des livraisons:
Garantir que :
- Les délais de livraison sont respectés;
- Les livraisons correspondent à une demande;
- Les livraisons sont faites selon les conditions de la
commande.
3. Enregistrement des dettes
Garantir que :
- Les dettes sont constatées au fur et à mesure des
réceptions.
- La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces
opérations.
ACHATS FOURNISSEURS
2. Le contrôle interne du cycle des achats: synthèse
4. Paiement des factures:

S’assurer que :
- Les factures sont contrôlées avant mise en paiement.
- La mise en paiement est dûment autorisée.
- Les factures ne sont pas payées plusieurs fois
ACHATS FOURNISSEURS
Cas pratique: contrôle

interne du cycle
achats fournisseurs
ACHATS FOURNISSEURS
1.Analyse de la procédure du cycle achats fournisseurs
Nous avons jugé important d’établir le narratif des procédures

concernant le cycle achats. Ainsi, et afin d’acquérir une meilleure
compréhension des circuits de traitement des informations, nous avons
réalisé des entretiens avec :
- Le directeur administratif et financier afin d’obtenir une vue

d’ensemble du circuit ;
- L’ensemble des intervenants dans le circuit afin d’avoir une vue plus
détaillée du circuit.
L’ensemble des constatations et affirmations telles qu’exprimées par
les responsables nous ont permis de rédiger le narratif suivant :

3.formation Contrôle Interne

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A) Prise de connaissance du système:

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C) Vérification de l’existence du système: