INTRODUCCIÓN

A medida que aumenta el volumen de trabajo en una empresa es necesario

contar con un sistema que agilice todas las transacciones financieras que allí suceden,
y de esta manera confiar con un Sistema Administrativo-Contable que facilite la
información en el momento de tomar decisiones.

En tal sentido, la preparación continua del individuo marca cada vez mas la
diferencia en cuanto a los resultados requeridos y los obtenidos dentro de las
Organizaciones, por lo que la formación del Contador Público debe incluir dentro de
sus insumos aquellos contenidos que logren la aplicación de principios, en base a
esto, la Universidad Nacional Abierta dentro de su Pensum de Estudios incluye la
materia Modelos Contables, con la cual se pretende brindar las herramientas y
mecanismos necesarios para que los profesionales sean capaces y cuenten con las
destrezas necesarias para adecuar los sistemas contables hacia la efectividad de la
Empresa.

En función a lo antes expuesto dentro del perfil de la materia se solicita el

estudio del sistema administrativo-contable de una Empresa, a manera de ejercicio
practico para aprender y poner en uso los conocimientos adquiridos y fortalecer los
ya existentes, con el objeto que el alumno de acuerdo a lo observado este en la
capacidad de identificar debilidades y fortalezas de la empresa para posteriormente
realizar sugerencias y/o planes de mejora contribuyendo así, con el desempeño del
futuro profesional brindando la posibilidad que la Empresa acoja las sugerencias
establecidas.
 Por tal motivo, se eligió la Ciudad de Puerto Ordaz, Municipio Caroní, Estado
Bolívar, para seleccionar una Empresa que brindara las características idóneas para el
estudio y análisis de esta materia , de allí que la Empresa Mantenimientos y Servicios
Varios, Compañía Anónima (MANTSERVAR, C.A.) la cual se encarga de
Servicios, mantenimientos y construcciones metálicas, civiles, eléctricas, limpieza
industrial, electrónica, electro hidráulicas, integración de sistemas de control e
instrumentación, fabricación de piezas metalmecánicas en general, suministro de toda
clase de bienes e insumos, que llega la zona para el beneficio propio y el de las
familias de los que de manera directa o indirecta se lucran con su participación
laboral, contribuyendo así con el aporte económico de la tan importante zona.

Por tal razón, el objetivo central de este informe consiste realizar un análisis
claro sobre el sistema administrativo-contable con el objeto de diagnosticar el
desempeño que posee y realizar las sugerencias pertinentes que se generen en la
empresa MANTSERVAR, C.A., mediante el cumplimiento de los principios básicos
generalmente aceptados y definiendo su verdadera situación financiera para poder
tomar decisiones sobre la misma. Sirviendo también como ayuda y practica para
nuestra profesión.

De manera, se dará respuestas a los requerimientos de la materia “Modelos

Contables,” donde se realizara el análisis del sistema administrativo-contable,
cumpliendo así mismo con la descripción de la Empresa, el funcionamiento de su
sistema contable, sus fortalezas y debilidades seguidamente de las conclusiones y
recomendaciones.

Durante el estudio de la empresa se observaron procesos meramente

concernientes al área Administrativo-Contable puesto que es el tema central en
cuestión, por tanto, se realizaron visitas periódicas a La Empresa a fin de recopilar la
información necesaria para llevar a cabo el mencionado informe.
ANÁLISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO-CONTABLE DE LA EMPRESA

3.1. Características de la Empresa

a) Nombre y Ubicación de la Empresa:

Mantenimientos y Servicios Varios, Compañía Anónima (MANTSERVAR,

C.A.), Ubicada en la Avenida Principal Los Pinos, Piso 1, Local 11, Centro
Comercial Los Pinos, Puerto Ordaz, Estado Bolívar.

b) Clasificación de la empresa:

Según actividad que realiza: La empresa objeto de estudio se dedica a ofrecer a su

clientela todo lo relacionado en el ramo de mantenimiento y construcciones, por lo
que la empresa se clasifica como una empresa de servicios.

Según Tamaño: Por su tamaño es una Empresa Mediana; por las características
del tipo de empresa los empleados son esporádicos y permanentes de acuerdo a la
carga laboral y a las obras a realizar.

Según Procedencia De Capital: El aporte de capital fue realizado por personas

particulares, justificado con un capital de 30.000,00 Bs. sin aporte alguno del estado.
Lo que nos indica que se trata de una Empresa Privada.

Según su Número de Propietarios: Es una Compañía Anónima, cuyo capital esta

dividido en 30.000 acciones, que pertenecen a tres socios, correspondiendo 10.000 a
cada uno de ellos; esto nos lleva a clasificar esta empresa según el número de
propietarios, como una sociedad.

3.2. Funcionamiento del Proceso Administrativo-Contable

3.2.1 Objetivos del Sistema Contable:

El objetivo principal del sistema contable es reunir toda la información

necesaria de la empresa, resultado de todas sus operaciones, valiéndose de todas y
cada una de las herramientas y recursos que la actividad contable requiere. Todos
estos datos son imprescindibles para obtener los informes necesarios para los trámites
legales, financieros y tributarios. Es fundamental que toda empresa cuente con un
sistema contable, debido a que este permite controlar todas las operaciones
mercantiles y financieras, Además, aporta información que permite la toma de
decisiones en cuanto a sustentabilidad y aprovechamiento de los recursos financieros.

La Empresa cuenta con el servicio y la asesoría interna de un Lic. en

Contaduría Pública, quien se encarga de llevar la parte contable, utilizando para ello
registros, clasificaciones y resumen de las operaciones de forma manual apoyados con el
programa de Excel, lo que incide directamente el la confiabilidad, veracidad y rapidez de
la información útil para la toma de decisiones, En términos mas específicos los
objetivos que se pretenden alcanzar son los siguientes:

1. Elaborar una herramienta contable que permita sistematizar toda la

información financiera.

2. Generar información útil, oportuna y confiable, y mejorar la calidad en la

toma de decisiones.
 3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización, y dirección de
los negocios.

4. Presentar los libros que establece la ley como obligatorios para las
empresas (libro diario, mayor, inventarios y balances).

5. Cumplir con los requisitos de cumplimiento obligatorio en lo referente al

pago de impuestos (IVA, ISLR, etc.), ante los organismos competentes.

6. Permite obtener la posición financiera en que se encuentra la empresa para

un momento determinado.

7. Aplicar los conceptos contables y financieros en las operaciones a fin de

alcanzar su eficiencia administrativa en busca de la sostenibilidad y consolidación de
las empresas.

3.2.2. Integración del Sistema Administrativo-Contable y su funcionamiento:

La empresa maneja dos tipos de nomina que se cancelan semanal y

quincenalmente; una en la cual aparecen los empleados que trabajan fijos y a los
cuales se les realizan las deducciones de rigor establecidas en la ley (SSO, PF, LPH),
y otra donde aparecen los empleados que laboran por horas a los cuales no se les
realiza ninguna deducción de las antes mencionadas; estos pagos que se realizan al
personal pasan igualmente a la carpeta que se prepara mensual para la contabilidad.

También se llevan en Excel los libros de ventas y de compras; estos

documentos son revisados y verificados por el contador.
 La administración es la encargada de manejar toda la información de ventas,
compras, gastos, personal; pasando después todo lo recopilado mensualmente, al
contador, quien lleva la contabilidad de la empresa.

La empresa no cuenta con un sistema administrativo-contable dentro de las

Instalaciones de la misma, por lo que sería necesario utilizar un software, que ejecute
y consolide todas las operaciones financieras, minimizando tiempo y ejecutando todo
en un solo paso.

Siendo esta la debilidad principal que presenta el sistema Administrativo-

Contable de la empresa antes descrita cuyas, recomendaciones al caso serán
descritas más adelante.

Por tales razones la relación entre las partidas con el sistema administrativo
no existe, limitándose entonces la misma debido a que es una Empresa que aun no ha
implementado ningún tipo de control Administrativo pues no suministra de manera
completa ni oportuna la información de sus activos, pasivos y capital, con sus
respectivos gastos egresos, compras y ventas aunado a la carencia de un sistema de
inventario real.

3.2.3 Tareas que se realizan en el Sistema Contable:

Debido a lo citado anteriormente, donde se señala que no se llevan controles

contables a la máxima expresión, ni administrativos, la empresa solo se limita a
suministrar algunas facturas de compra , venta y relaciones de algunos ingresos y
gastos para que la Contadora proceda a llevar los registros en los libros contables
exigidos en el Código de Comercio Venezolano, solo se llevan esos registros a fin
de que el sistema contable procese la información y arroje los reportes
correspondientes, como son: Asientos Contables, Mayor analítico, Balance de
Comprobación, Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas, Libros de
Ventas, Libros de Compras y cualquier documento que sea requerido a nivel
financiero.

3.2.4 Operaciones Financieras que realiza la empresa y su adecuación al

sistema contable que utiliza:

Finanzas, en economía se refiere al conjunto de operaciones de compra-venta

de instrumentos legales, cuyos propietarios tienen ciertos derechos para percibir, en el
futuro, una determinada cantidad monetaria. Estos instrumentos legales se denominan
activos financieros o títulos valores e incluyen bonos, acciones y préstamos otorgados
por instituciones financieras.

En la empresa MANTSERVAR, C.A. la cual se encarga de Servicios,

mantenimientos y construcciones metálicas, civiles, eléctricas, limpieza industrial,
electrónica, electro hidráulicas, integración de sistemas de control e instrumentación,
fabricación de piezas metalmecánicas, sus operaciones son netamente económicas,
posee un capital divididos en acciones comunes, y cuenta con un financiamiento
propio, es decir, a través de la prestación de servicio publicitarios, no son tenedores
de Titulo Valores, no son financiados por instituciones bancarias, por lo tanto no
realizan ningún tipo de operaciones financieras.

Sus compras de materia prima en la gran mayoría son efectuadas en efectivo y

otras en cheques, con plazos de pagos para las ventas y compras a créditos de
ilimitado tiempo sin control específico. Para la ejecución de esas actividades, el
servicio contable brindado de manera interna es llevado manualmente, como se cito
anteriormente.
3.3 Fortalezas y Debilidades que presenta el Sistema Contable.

a. Descripción del tipo de Código de Cuentas que utiliza la empresa:

La Empresa MANTSERVAR, C.A., presenta limitaciones en su registro

contable, ocasionado por el volumen y la complejidad de sus transacciones. El
sistema contable es llevado bajo criterios no acordes a su actividad financiera,
causando el desconocimiento de la misma. Cabe aclarar, que carece de un plan de
cuentas estructurado conforme a las actividades de compra programada de la
empresa.

Se utilizan informes emitidos por el contador que sirven para verificar la

información existente en físico como facturas originales. Libros de Compra y Venta
pero que tienen que ser pasados a Excel para modificarles alguna información, es
decir no es confiable los reportes.

b. Descripción de los tipos de formularios, debilidades y fortalezas y aspectos

que se pueden mejorar:

Solo se lleva como único formulario las facturas, utilizando talonarios

manuales que cuentan con todos los requisitos exigidos por las normativas exigidas
por el SENIAT, facturas tipografiadas por número correlativo, la cual e ajusta a lo
establecido en las leyes vigentes.

En función a que solo llevan como único formulario la facturación, esto

refleja una seria debilidad y carencia de orden y control de los procesos
administrativos por ende afecta la actividad contable como se ha expuesto en párrafos
anteriores.
 c. Descripción de los libros que se utilizan y las funciones que realiza
cada uno de ellos:

La Empresa en base al Código de Comercio Venezolano y de la normativa

exigida por el SENIAT, lleva los siguientes libros contables.

Libro Diario: El Libro Diario recoge por orden cronológico todas las
operaciones que se van produciendo en la empresa. Contiene los aspectos como año,
mes, día, código de cuenta, nombre de la cuenta, nombre de la cuenta, numero del
asiento, descripción del asiento, referencia al libro mayor, columna de subtotales,
total debe, total haber, filiación, y titulo.

Libro Mayor Está dedicado a recoger todos los apuntes que afectan a una
cuenta concreta: El Libro Mayor recoge en hojas todos los movimientos que se
registran en el Libro Diario. Con sus correspondiente correlatividad que conecte la
relación entre el libro diario y el mayor.

Libro de Inventario: Refleja los inventarios al inicio y al final del ejercicio o

periodo económico de la empresa, la situación financiera: balance general a una fecha
determinada y el resultado de operaciones: estado de ganancias y perdidas para un
periodo.

Libro de Ventas: todas las facturas de ventas del mes deben ir registradas en
este libro, con sus respectivos datos; la información que contiene este libro es la
requerida para la elaboración de la planilla para la declaración del Impuesto al Valor
Agregado (IVA); algunos de los aspectos que presenta el libro son: fecha de la
factura, razón social, RIF, monto de la venta, si la venta incluye montos exonerados
de impuesto, si es o no contribuyente, existen o no retenciones al IVA, entre otros.
 • Libro de compras: al igual que el libro de ventas, contiene toda la
información que se necesita para elaborar la planilla del IVA, en este libro vienen
registradas todas las facturas por concepto de compras y gastos.

Se puede decir que los libros mencionados, se hayan dentro de los parámetros
exigidos por la ley, puesto que cuentan con su correspondiente identificación en su
portada con el nombre de a empresa, RIF y NIT, identificación del Libro y sello
húmedo en la parte superior derecha del Servicio Nacional Integrado de
Administración Tributaria (SENIAT).

d. Estados Financieros

Balance General: Esta presentado en formato vertical, en el se muestran las

cuentas de Activo, Pasivo y Capital a la fecha de cierre de cada ejercicio económico,
por el tamaño de la empresa las cuentas que aparecen en el balance son pocas en cada
uno de los renglones mencionados; este estado financiero presenta en forma
clasificada todas las cuentas que representan los bienes, derechos y obligaciones para
una fecha determinada. El objetivo es sintetizar donde se encuentran invertidos los
fondos de la empresa y el origen de la fuente de los fondos.

Estado de Ganancias y Pérdidas: en este caso este estado posee pocas

secciones, la sección de ingresos, la utilidad bruta, gastos de operación, la utilidad en
operaciones y la utilidad del ejercicio. El Estado de Ganancia y Pérdidas muestran el
resultado de las operaciones durante el ejercicio contable, describiendo las
transacciones que dan como resultado una ganancia o una pérdida para los
propietarios.

La interpretación de los datos obtenidos, mediante el análisis financiero,

permite a la gerencia medir el progreso comparando los resultados alcanzados con las
operaciones planeadas y los controles aplicados, además informa sobre la capacidad
de endeudamiento, su rentabilidad y su fortaleza o debilidad financiera, esto facilita el
análisis de la situación económica de la empresa para la toma de decisiones.
 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

A través del análisis de las operaciones administrativas-contables llevadas a

cabo en la empresa MANTSERVAR, C.A., se pudo observar una serie de aspectos
dignos de considerar a la hora de determinar el estado y condición en términos
Administrativos y Contables en la cual se encuentra la misma, para tales efectos se
ensuciaran las correspondientes conclusiones y recomendaciones al respecto.

Conclusiones:

Se observó la ausencia de un Sistema Administrativo Contable y un Manual

de Sistemas y Procedimientos Contables. A fin de unificar los criterios que tengan
para el registro y tratamiento de las operaciones y que sirva de guía para la ejecución
de actividades.

El plan de cuentas constituye una herramienta contable necesaria para

clasificar las operaciones financieras y económicas de la empresa, aportando así
información para el control, la gestión y la toma de decisiones de las mismas.

La aplicación del plan de cuentas, permitirá a la empresa MANTSERVAR,

C.A., organizar sus transacciones de acuerdo a su actividad económica de compra
programada, aportando un análisis adecuado a sus estados financieros.

El sistema contable existente se hay subutilizado por no contar con la

información necesaria y por la ausencia de un sistema administrativo que permita un
enlace entre ambos.
 Solo se cuenta con un formulario la factura, los demás requeridos en las
diferentes áreas de la empresa no existen, lo cual genera retrasos y desorden durante
las actividades administrativas y por ende contables.

Se llevan los libros exigidos por el código de comercio y por el seniat, lo que
garantiza estar dentro de lo establecido en la Ley.

La indagación directa permitió conocer también las necesidades de poseer un

Manual dentro del departamento Administrativo, es de mucha importancia porque
proporciona información acerca de la empresa, sus políticas, y procedimientos en el
manejo de sus registros contables.

Recomendaciones:

Es necesario dar las siguientes recomendaciones:

Implementar un Sistema Administrativo Contable existente en el mercado y

adaptable a la empresa que pueda generar información confiable y ayuda en la toma
de decisiones.

Aplicar un plan de cuentas, que permitirá a la empresa MANTSERVAR,

C.A., organizar sus transacciones de acuerdo a su actividad económica de compra
programada, aportando un análisis adecuado a sus estados financieros.

La propuesta del plan de cuenta favorecerá a las gerencias en la toma de

decisiones correctas en cuanto a los análisis financieros, a la actividad económica de
los grupos formados por los clientes y en la implementación de nuevas estrategias
que beneficien la gestión de las mismas.
 Se requiere de un gran número de formularios que contribuyan con la
organización administrativa de la empresa, tales como Los más utilizados son:

 Orden de Compras
 Recibos de Pagos
 Formularios para la elaboración de nominas
 Comprobantes de egresos.
 Presupuestos y/o cotizaciones.
 Orden de pedido.
 BIBLIOGRAFÍA

Universidad Nacional Abierta (1983) Fundamentos de Contabilidad

Caracas Venezuela

Información suministrada por la empresa MANTSERVAR, C.A.,