Control Interno: “FONDO DE CAJA CHICA”

OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

 Control Interno: “FONDO DE CAJA CHICA”
FONDO DE CAJA CHICA: Representa el monto fijo en bolívares asignado a las diferentes
unidades organizativas, para adquirir bienes, materiales y/o servicios en forma ágil y
expedita, los cuales reúnen como características especiales lo siguiente:
✔
Son de carácter urgente.
✔
Son por bajo monto (gastos menores)
✔
Son por conceptos, contemplados en las partidas presupuestarias autorizadas a ejecutar a
través de fondos de caja chica.

RESPONSABLE Y/O CUSTODIO DEL FONDO DE CAJA CHICA: El

(la) Jefe(a), Directores y/o de la unidad administrativa a nivel Central;
con Fondo de Caja Chica, cuyas competencias le asignan
responsabilidades para el manejo, tramitación, control y aprobación
de erogaciones en efectivo.

FRACCIONAMIENTO: Dividir en varios contratos la prestación de un servicio o la adquisición

de bienes, con el objeto de disminuir la cuantía del mismo.

RLOAFSP G.O.E 5.781 12-08-2005

DRVFLOAFSP artículo 5: conforman el sector público los entes
 Control Interno: “FONDO DE CAJA CHICA”

PROCEDIMIENTOS : Apertura Fondo de Caja Chica Administración

ORDEN DE PAGO - CONTABLE

“La máxima autoridad del órgano ordenador de compromisos y pagos o su delegado, previa
aprobación de la solicitud por el Ejecutivo Nacional, autorizará la entrega de los fondos en anticipo a
los solicitantes mediante órdenes de pago sin imputación presupuestaria, según las
instrucciones que al respecto dicte la Oficina Nacional de Contabilidad Pública.

El monto de dichas órdenes no podrá exceder del porcentaje establecido y se ajustará a la

programación aprobada conforme a los artículos 36 y 64 del presente Reglamento y constituirá la
disponibilidad máxima para comprometer y pagar, así como para futuras reposiciones. La
autorización de las modificaciones al monto del fondo en anticipo cumplirá idéntico trámite”

RLOAFSP G.O.E 5.781 12-08-2005

DRVFLOAFSP artículo 5: conforman el sector público los entes
 Control Interno: “FONDO DE CAJA CHICA”
PROCEDIMIENTOS : Apertura Fondo de Caja Chica Administración

ORDEN DE PAGO - CONTABLE

Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente contable, para
registrar los hechos económico financieros realizados por este, a fin de proporcionar los elementos
necesarios para elaborar la información financiera del mismo.

El registro contable responde al método de partida doble, según el cual: “Toda transacción
financiera dará lugar a un registro simultaneo, por partida doble, en el debe y en el haber, por
valores iguales, afectando las cuentas que correspondan según la naturaleza de la operación”.

Es importante tener en cuenta que de acuerdo con el principio contable del Causado y Devengado,
“Los gastos e ingresos serán reconocidos para su registro en el momento en que se causen o se
devenguen respectivamente, haya o no movimiento de efectivo”.

Las transacciones o hechos económicos realizados por los entes, deben ser reconocidos y
registrados en el periodo en el que suceden, de forma cronológica, sin que existan vacíos ni
omisiones, con comprobantes debidamente soportados.

RLOAFSP G.O.E 5.781 12-08-2005

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PROCEDIMIENTOS : Apertura Fondo de Caja Chica Administración “CAUCIÓN”

Seguro de Fidelidad

Cubre los actos deshonestos en

que un servidor público puede
incurrir, en perjuicio de su
empleador, tal como apropiación
de fondos o bienes

LOAFSP G.O.E 5.781 12-08-2005 Art. 161

RLOAFSP N.º 01 G.O.E 5.781 12-08-2005 Art. 53 (150 UT)
NORMATIVAS LEGALES A CUMPLIR

Apartado Administrativo que establece “Constancia de la caución del

o los funcionarios o funcionarias encargadas de la administración y liquidación de
ingresos o de la recepción, custodia y manejo de fondos públicos, correspondiente al
ejercicio económico financiero o período determinado, sujeto a la formación de la
cuenta, mediante la consignación de garantías (Póliza de Seguros) hasta por la suma
establecida en las normativas aplicables, emitida por una institución bancaria o
compañía de seguros, domiciliada en el país de reconocida solvencia e inscrita en la
Superintendencia de Seguros. (Aplica para todos los funcionarios responsables del
manejo de recursos, incluye a las Unidades Administradoras, Fondos en Anticipo, y
Cajas Chicas”( Subrayado nuestro).
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PROCEDIMIENTOS : Apertura Fondo de Caja Chica Administración

RLOAFSP G.O.E 5.781 12-08-2005

PROCEDIMIENTOS : Solicitud de apertura

Análisis de los
Gastos Recurrentes
Ordinarios
Aprobado el recurso (Caja
Chica):
Punto de Cuenta
Asignación de Cuenta

Reembolsado el monto
utilizado

Responsable y/o Custodio de

Caja Chica: Administrar el
recurso financiero asignado

Solicitud del Reembolso Procedimientos de Administrativos:

Reposición de Caja Chica:
Cumplido el gasto hasta el 75% del
monto asignado.
•Recibo
•Soporte de Gastos
•Cuadro de relación de gastos
Estado de situación en que se encuentra la
Caja Chica
•Planilla de depósito (en caso de Cierre)
Art. 83 RLOAFSP
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Apertura Fondo de Caja Chica Administración.

PROCEDIMIENTOS :
Acto por el cual una unidad administrativa recibe por primera vez
fondos de caja chica.

Ordenación de Pago: Tipo Contable Tesorería: Asiento Contable

Apertura Debe Haber Reposición Debe Haber

Caja Chica Beneficiario XXX

(Administración) XXX varios por
Pagar
Beneficiario Banco XXX
varios por pagar XXX

Oncop
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PROCEDIMIENTOS : Reposición del Fondo de Caja Chica Administración

Es la solicitud de efectivo para reponer los fondos utilizados,
durante un período determinado, con el objeto de mantener un flujo
permanente de efectivo en la misma.

Solicitud de Pago: Compromete - Causa Tesorería: Asiento Contable

Apertura Debe Haber Reposición Debe Haber

Gastos Beneficiario varios XXX
XXX por pagar
Beneficiario Banco XXX
varios por pagar XXX

Oncop
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PROCEDIMIENTOS : Cierre del Fondo de Caja Chica Administración
Es la acción mediante la cual se da por terminada la asignación del
fondo de caja chica y se efectúa:
✔ En caso de renuncia o cambio del titular de la caja chica.

✔ Al término de cada Ejercicio Fiscal

Solicitud de Pago: Compromete – Causa

Apertura Debe Haber

Gastos
(Clasificador xxx
Presupuestario)
Banco (deposito o
transferencia por xxx
la diferencia)
Caja Chica
(Administración) XXX

Oncop
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PROCEDIMIENTOS :
Autorización del funcionamiento de cajas chicas
El funcionario responsable de cada unidad administradora que tenga a su cargo el manejo
de un fondo en anticipo podrá autorizar el funcionamiento de uno o más fondos de
caja chica para efectuar pagos en efectivo o mediante cheques, durante el ejercicio
presupuestario. La constitución y manejo de las cajas chicas se hará con cargo al respectivo
fondo en anticipo, de acuerdo con los siguientes criterios:
1. El monto máximo de cada fondo de caja chica será de doscientas unidades tributarias
(200 U.T.). Bs. 3.560.000,00
2. El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los fondos de caja chica no
podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.T.). (Bs. 356.000,00)
3. Las reposiciones de los fondos de caja chica deberán ser solicitadas por el respectivo
responsable al administrador del fondo en anticipo, cuando se haya utilizado, al
menos, setenta y cinco por ciento (75%) de su monto. (Bs. 2.670.000,00)
4. La solicitud de reposición de los fondos de caja chica debe acompañarse de los
documentos que se señalan a continuación:
a) Relación de los gastos realizados.
b) Comprobantes de los pagos efectuados.
c) El estado en que se encuentra la caja chica.

Art. 76 RLOAFSP N.º 01

UCAU G.O 41.362 16-03-2018
BS. 17.800,00 )
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OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA
Facturas emitidas por formatos o formas libres
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OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

Facturas emitidas por formatos o formas libres 00-00003006

FUNVISIS 001245

Prolongación Calle
Mara. Urbanización El 10-04-2015
Llanito Teléfono (0212)
257-76-72
02 HAMBURGUESA 180,00 320,00

02 REFRESCOS 60,00 120,00

RIF:G20007752-2 120,00 120,00
01 CLOROS /FLORAL

01 ENVASES PLÁSTICOS 80,00 80,00

640,00 BASE IMPONIBLE

76,80 IVA 12%
LA FACTURA DEBE 416,80
SER SELLADA POR TOTAL A PAGAR
CASA COMERCIAL
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• Facturas emitidas por máquinas fiscales.

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OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

RECIBO DE CAJA CHICA

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SOPORTE DE LA FACTURA

Art. 76 # 4 (b) RLOASP

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CUADRO DE RENDICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

Art. 76 # 4 (a)
RLOASP
Art. 83 RLOAFSP
ESTADO DE SITUACIÓN DE LA CAJA CHICA

Art. 76 # 4 (c)
RLOASP
El Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos constituye
la estructura presupuestaria de los distintos conceptos de gastos,
así como el ordenamiento de los datos estadísticos mediante los
cuales se resumen, consolidan y organizan las estadísticas
presupuestarias con el fin de generar elementos de juicio para la
planificación de las políticas económicas y presupuestarias,
facilitar el análisis de los efectos económicos y sociales de las
actividades del sector público y su impacto en la economía o en
sectores particulares de la misma, y hacer posible la formulación y
ejecución financiera del presupuesto.

El grupo de cuentas 4.00.00.00.00 referidas a los Egresos permite identificar

los diferentes
niveles en partidas, genéricas, específicas y sub-específicas
4.X.00.00.00 Partida
4.X.X.00.00 Genérica
4.X.X.X.00 Específica
4.X.X.00.X Sub-específica

En cuanto a los Egresos las partidas son las siguientes:

4.00.00.00.00 EGRESOS
4.01.00.00.00 “Gastos de Personal”
4.02.00.00.00 “Materiales, Suministros y Mercancías”
4.03.00.00.00 “Servicios no Personales”
4.04.00.00.00 “Activos Reales”
4.05.00.00.00 “Activos Financieros”
4.06.00.00.00 “Gastos de Defensa y Seguridad del Estado”
4.07.00.00.00 “Transferencias y Donaciones”
4.08.00.00.00 “Otros Gastos”
4.09.00.00.00 “Asignaciones no Distribuidas”
4.10.00.00.00 “Servicio de la Deuda Pública”
4.11.00.00.00 “Disminución de Pasivos”
4.12.00.00.00 “Disminución del Patrimonio”
4.98.00.00.00 “Rectificaciones al Presupuesto ”
 Control Interno: “FONDO DE CAJA CHICA”
OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA
 Control Interno: “FONDO DE CAJA CHICA”
NORMATIVAS LEGALES A CUMPLIR

GACETA OFICIAL 39795 DEL 8 NOVIEMBRE DEL

2011, PROVIDENCIA Nº/SNAT/2011/00071,
CAPITULO III DE LA FACTURA.

•Artículos 13: Las facturas emitidas sobre formatos

o formas libres, por los contribuyentes ordinarios del
impuesto al valor agregado.

•Artículos 14:Las facturas emitidas mediante

Máquinas Fiscales, por los contribuyentes ordinarios
del impuesto al valor agregado
 Control Interno: “FONDO DE
NORMATIVAS LEGALES A CUMPLIR
CAJA CHICA”
NORMATIVAS LEGALES A CUMPLIR Control Interno: “FONDO DE
CAJA CHICA”

UCAU Bs. 17.800,00

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OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

“…..no faltan los hombres buenos que están

satisfechos con las simples necesidades de
la vida. Usare a esos hombres para estimular
todas las ramas de la administración.”

Simón Bolívar