EMPRESA LOS GUADUALES

El Programa de Gestión Documental en la Empresa los GUADUALES es definido como un

instrumento archivístico en el que se formulan y estructuran de manera sistemática, los
procesos archivísticos que se desarrollarán a corto, mediano y largo plazo, desde la
creación, hasta el destino final de la documentación. Dicho instrumento condensa en sí,
todos los parámetros a seguir en el proceso de gestión documental, con el fin de facilitar el
manejo de la información en pro del avance y la automatización de tareas. La definición de
dichas políticas internas y de las estrategias documentales, no solo amplían los objetivos de
la empresa, sino que también permiten la regulación de la información y su administración.

1. Reducción de costos:
Con la gestión documental se reducen los costos documentales, ya que se logra de manera
eficaz la categorización de los archivos, automatizando las tareas manuales y generando
ahorro de costos, tiempo y productividad. Esto hace que el tiempo sea debidamente
asignado a otras labores dentro de la empresa.
2. Aumento de la eficacia:
Con la automatización de los procesos se logra una fácil administración, migración y
conversión de las bases de datos existentes. De este modo se obtiene un estado de eficacia
y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos, permitiendo un acceso total a
la información.
3. Aumenta la productividad:
Al utilizar medios de conservación para la administración de los documentos electrónicos,
se centraliza, estandariza y comparte la información, haciendo que esta se transmita y se
consulte más rápidamente.
4. Uso eficiente de los recursos:
La gestión documental digitaliza los archivos vitales e importantes de la empresa,
reduciendo en costos de copiado, uso de papel, fotocopias e impresiones y los demás
elementos que se relacionan a este proceso. Esto minimiza el impacto ambiental y maximiza
la viabilidad económica de la empresa.

5. Libera espacio:
La administración y análisis de la información en forma inteligente permite alcanzar altos
estándares de eficiencia, no solo por la reducción de espacios, sino por su optimización en
términos de equipos y capacidad. Esto se traduce a menor espacio utilizado para archivar
documentos. No todo debe almacenarse y no todo se almacena igual.
6. Fácil localización:
Gracias al uso de los administradores de archivos, los documentos se categorizan de una
manera jerárquica, cuya estructura permite la búsqueda eficaz y pronta de la información.
7. Correcta administración de los archivos:
De la mano con el punto anterior, la administración adecuada les permite a los usuarios
crear, archivar o modificar los archivos existentes, así como revisar las propiedades de los
mismos.
8. Inmediatez en la información:
La implementación de un sistema de gestión documental y la automatización de los
procesos ayudan al usuario enviar y compartir información rápidamente, así como en el
acceso en línea para la consolidación del trabajo colaborativo.
9. Seguridad en la información:
Al tener la documentación organizada acorde a la estructura definida por el Archivo General
de la Nación, se le da a la empresa mayor control sobre sus archivos, por lo que se puede
monitorear constantemente las modificaciones o creaciones de los mismos.
10. Preservación a través del tiempo:
La gestión documental conlleva a la digitalización de los documentos, permitiendo que
estos se encuentren en mejores condiciones y que puedan sobrevivir al paso del tiempo. De
igual manera ocurre con aquellos que se mantienen en físico por alguna razón, ya que su
archivo correcto ayuda a su conservación y a su uso adecuado.