Sunteți pe pagina 1din 2

DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Y ANÁLISIS DE COMPETENCIAS

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


CARGO Secretaria General.
REPORTA A Director Académico.
DIRECCIÓN O UNIDAD Dirección Académica.

2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO:

Ámbito de Acción Debe asistir administrativamente de manera eficiente y oportuna a


las Unidades pertenecientes a la Dirección Académica.
De igual forma, debe colaborar en la revisión y generación de
documentos administrativos, manteniendo un adecuado registro.
Colaborar en actividades logísticas, como gestión de materiales,
espacios físicos, etc.

3. REQUISITOS
Nivel de estudio Técnico de nivel superior o Profesional con experiencia en cargos de
administración y/o similares.
Título o profesión Secretaria/o Ejecutiva/o, Asistente Ejecutiva/o o formación afín.
Idioma No requiere.
Formación complementaria • Especialización en gestión Administrativa.
• Manejo de Office avanzado.
•Manejo de e-mail y de herramientas tecnológicas para uso administrativo.
• Atención de público presencial y virtual.
• Manejo en técnicas de archivo y correspondencia.
Experiencia Previa Necesaria Minimo 1 año de experiencia en cargos similares.
Competencias o Habilidades  Proactividad: Se anticipa a posibles dificultades buscando soluciones
coordinadas y eficientes.
 Flexibilidad: Capacidad de adaptación a cambios en la planificación de
las autoridades, realizando las respectivas modificaciones en la
planificación y organización de tareas.
 Comunicación efectiva: Permanente retroalimentación informativa
con pares y superiores, de manera asertiva y coordinada.
 Responsabilidad: Obligación de responder dentro de los plazos y
niveles de calidad exigidos, con las tareas asignadas.
 Preocupación por el orden y la calidad: Verifica permanentemente la
exactitud de la información y la calidad en el cumplimiento de las tareas
asignadas. De igual forma, mantiene registros claros de las actividades
efectuadas.
 Trabajo en equipo: Desarrolla relaciones de colaboración al interior de
los grupos de trabajo que conforma en forma efectiva.
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Y ANÁLISIS DE COMPETENCIAS

4. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO:

1. Atención de público y comunicaciones institucionales


- Recepcionar y enviar correspondencia a través de estafeta (oficina de partes).
- Entregar información institucional a personas solicitantes.
- Atender estudiantes, docentes, funcionarios y público en general y su derivación, cuando corresponda a
otras unidades.
- Atención de teléfono y correo institucional.

2. Apoyo a funciones de docente


- Distribuir salas y equipos de acuerdo a horarios establecidos.
- Proporcionar y controlar los libros de clases.
- Mantener actualizado el registro de asistencia y atrasos de los docentes e informar a encargado/a
Gestión de Personas.
- Enviar mensualmente a la encargada de gestión de personas las horas realizadas por los docentes de
acuerdo a los procedimientos y plazos.
- Verificar el adecuado estado de las dependencias e informar a servicios generales cuando corresponda.

3. Apoyo a acciones de vinculación con el medio


- Apoyar a las actividades de promoción y difusión de carreras.
- Mantener actualizada base de datos de instituciones de educación media, establecer el contacto y
gestionar materiales para las actividades de promoción.
- Apoyar en la organización de actividades, ceremonias y actos institucionales.

4. Apoyo a Dirección Académica


- Apoyar al proceso de Matrículas y de postulación a Becas.
- Aplicar la encuesta a estudiantes de primer año.
- Apoyar la preparación de certificaciones de estudiantes para la firma correspondiente.
- Apoyar el ingreso de estudiantes titulados de la carrera de TNS Enfermería a Plataforma de
Superintendencia de Salud.
- Apoyar la gestión de arriendo de dependencias institucionales (salas, salones, laboratorios, etc) a
empresas externas.
- Apoyar el proceso de registro de asistencia de estudiantes a través del sistema informático institucional
“IPROSOFT”.

S-ar putea să vă placă și