Documentación de Los Procedimientos de Talento Humano

DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TALENTO HUMANO
BASADO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA EMPRESA CASA

LUKER S.A
LEIDY JOHANNA DIAZ MARIN

CRISTIAN EDUARDO GALVIS VEGA
LINA PAOLA GELVEZ TRUJILLO
CRISTIAN DAVID PEÑA PEÑA
JHONATHAN ALFREDO ROMERO RODRIGUEZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS – C.S.E.T
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
BUCARAMANGA
2019
DOCUMENTACION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TALENTO HUMANO
BASADO EN EL SISTEMA DE GESTIÓNDE CALIDAD PARA LA EMPRESA
CASA LUKER S.A
LEIDY JOHANNA DIAZ MARIN

CRISTIAN EDUARDO GALVIS VEGA
LINA PAOLA GELVEZ TRUJILLO
CRISTIAN DAVID PEÑA PEÑA
JHONATHAN ALFREDO ROMERO RODRIGUEZ
Trabajo sobre documentar procesos y procedimientos aplicando métodos

normalizados adoptados por la organización
Instructora.
PAULA ANDREA MANRIQUE CACUA
Psi. Especialista en Gestión Humana
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS – C.S.E.T
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
BUCARAMANGA
2019
TABLA DE CONTENIDO
INRODUCCIÓN ....................................................................................................... 5
1 JUSTIFICACIÓN .............................................................................................. 6
2 OBJETIVOS ..................................................................................................... 7
2.1 Objetivo general ........................................................................................ 7
2.2 Objetivos especificos ............................................................................... 7
3 MARCO REFERENCIAL .................................................................................. 8
3.1 MARCO TEORICO ..................................................................................... 8
3.2 MARCO LEGAL ......................................................................................... 9
3.2.1 LEY 594 DE 2000 (Julio 14) ................................................................. 9
3.2.2 GUIA TECNICA COLOMBIANA – GTC 185: DOCUMENTACIÓN
ORGANIZACIONAL ........................................................................................ 10
3.3 FUNCIONES DE UNA BUENA DOCUMENTACIÓN ............................... 10
3.4 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN ............................................... 11
3.5 JERARQUIZACIÓN.................................................................................. 12
3.6 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES PARA LA
ELABORACION DE LA DOCUMENTACIÓN .................................................... 13
3.7 ESTRUCTURA Y FORMATO DE LA DOCUMENTACIÓN ...................... 13
3.7.1 ENCABEZADO DEL DOCUMENTO: ................................................. 14
II. Título ..................................................................................................... 14
3.7.2 Cuerpo del documento ....................................................................... 15
3.7.3 Pie de página ..................................................................................... 16
4 DESCRIPCIÓN DE FORMATOS ................................................................... 16
5 INSTRUCTIVOS ............................................................................................. 18
6 BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 37
7 ANEXOS ......................................................................................................... 38
3
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1 Pirámide de documentos ___________________________________ 13
4
INRODUCCIÓN
Actualmente las organizaciones se enfrentan a procesos de calidad respecto a sus

actividades internas, generando la necesidad de implementar estrategias y
metodologías que le permitan una gestión adecuada y oportuna, por lo tanto se
requiere de un talento humano competente y capacitado y para ello va de la mano
con la estandarización de procesos, con el propósito de detectar congestiones y
falencias en la gestión humana y así evidenciar una adecuada planeación con base
a las normas de calidad.
La Norma Técnica Colombiana (NTC) ISO 9001, en una herramienta que indica los
requisitos generales de los sistemas de gestión de calidad, estableciendo
requerimientos necesarios para lograr la buena gestión de los procesos y establecer
el modelo de trabajo requerido para cumplir con la filosofía de mejora continua.
Teniendo en cuenta lo anterior, es importante la estandarización de los procesos de

la Gestión del Talento Humano como principal fuente de desempeño para los
clientes y para la organización , el diseño y estructuración del proceso, es uno de
los principales pasos para optimizar el desarrollo de las actividades criticas que día
a día constituyen un factor importante para obtener información detallada del estado
de gestión de Casa Luker.
Por consiguiente, el presente trabajo quiere dar a conocer la estructura documental

obligatoria en Casa Luker requerida por la norma ISO 9001 y de los documentos
asociados a la gestión del talento humano, como también pretende definir la
caracterización del proceso y de cada uno de los formatos establecidos por la
empresa que permiten documentar las actividades ejecutadas dentro de la misma.
5
1 JUSTIFICACIÓN
En este trabajo el propósito principal es la gestión del talento humano, por lo que a
la luz lo justifica la estandarización de cada uno de sus procesos bajo la norma
internacional ISO 9001, teniendo en cuenta que el área de Gestión Humana se ha
convertido en muchas organizaciones en un proceso de apoyo gerencial muy
importante para el manejo de las relaciones laborales.
En ese orden de ideas, y teniendo en cuenta los inconvenientes que pueden generar
la no calidad dentro de una organización, el presente trabajo pretende documentar
los procedimientos de gestión del talento humano cumpliendo los requerimientos
que establece la norma anterior mencionada. la importancia de este desarrollo se
fundamenta en la implementación de procedimientos con los cuales se determinan
y gestionan numerosas actividades en aras de optimizar la calidad de dicho proceso.
6
2 OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Documentar los procedimientos ejecutados en el área de talento humano a través

de los formatos estandarizados normativamente con el fin de optimizar los procesos
en la empresa Casa Luker S.A.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Diseñar los diferentes formatos teniendo en cuenta la normatividad

correspondiente para documentación.
 Definir la estructuración de cada formato establecido por la empresa.
 Implementar los formatos previamente diseñados para cada una de las

operaciones realizadas por el proceso de talento humano.
7
3 MARCO REFERENCIAL
3.1 MARCO TEORICO
Resaltaremos que este trabajo tiene como objetivo tramitar la documentación

aplicando métodos normalizados adoptados por la empresa Cada Luker S.A.
Partiremos de un visón en general del sistema de gestión de calidad el cual está
conformado por diversos componentes que son procesos, estructura organizativa,
recursos y documentación.
Centrándonos en el diseño de la documentación, llegamos al manual de calidad en

el cual se establecen procedimientos documentados, los registros requeridos por la
norma, los documentos necesarios para demostrar la eficaz planificación, ejecución
y control de procesos. (Sistema de gestión de calidad)
Cabe resaltar, que las organizaciones pueden demostrar con su implementación su

capacidad para proporcionar productos o servicios acorde a unos requisitos y para
satisfacer las necesidades de sus clientes e implementar la toma de acciones
preventivas, correctivas y de mejora.
Teniendo claro lo mencionado anteriormente, al igual que los objetivos planteados

a cumplir, se establece una serie de pautas basadas en la norma 9001:2015, el cual
da soporte a este proyecto.
Es por ello, que la ISO 9001:2015 se ha elaborado para adaptarse a los cambios en
entornos cada vez más dinámicos, complejos y cambiantes en el mundo
empresarial y a la inclusión de nuevas prácticas y tecnología.
La documentación se la dispone jerárquicamente como una pirámide, ordenada

generalmente de la siguiente forma: en la cima de la pirámide se ubica el documento
de mayor importancia denominado manual de calidad; el cual, describe el Sistema
de Gestión de Calidad de la Empresa.
En el segundo nivel están los procedimientos, que desarrollan operativamente los

enunciados del manual de calidad. En el tercer nivel se ubican los instructivos,
llamados también instrucciones de trabajo, pues precisan el cómo realizar la tarea,
y para sustentarlos se encuentran los registros, que son los formatos firmados,
imprescindibles para dar vida al Sistema de Gestión de Calidad.
8
3.2 MARCO LEGAL
3.2.1 LEY 594 DE 2000 (JULIO 14)
Establece las reglas y principios que regulan la función archivistas del estado, por
consiguiente se ha establecido en esta ley una serie de artículos que le permiten a
una entidad pública o privada con funciones públicas guiarse y llevar una adecuada
gestión de archivo y documentación.
En la función archivística las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer
archivístico, que comprender desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente, junto con la gestión documental que es un
conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los

documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes.
De acuerdo con el artículo 7 donde se clasifica los archivos de la siguiente forma
teniendo en cuenta el punto de vista de su jurisdicción y competencia:
 Archivo general de la nación
 Archivo general del departamento
 Archivo general del municipio
9
 Archivo general del distrito
Igualmente, la ley 594 del 2000 pretende proteger no solo el archivo publico sino
también los privados con valor histórico, y para ello ofrece apoyo, garantías y
estímulos con el objeto de conservar y proteger dicha información.
3.2.2 GUIA TECNICA COLOMBIANA – GTC 185: DOCUMENTACIÓN

ORGANIZACIONAL
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de

documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una
adecuada imagen corporativa.
Tiene una cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta un orden

para las partes de cada tipo de documentos , con base en el estilo y la presentación
que demanda los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales
de procedimiento de cada organización , para la producción de documentos.
Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes

administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la
generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.
Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en

las organizaciones con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo
de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca contribuir con la
disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las
necesidades y características internas de las organizaciones.
3.3 FUNCIONES DE UNA BUENA DOCUMENTACIÓN
La finalidad central de una buena documentación, se basa en tener la completa

organización, control y clasificación de los documentos, mediante un seguimiento y
análisis constante; a continuación relacionamos algunas de las funciones y objetivos
más destacables:
 Mayor control de cambios, revisiones y accesos que se realiza a los

documentos.
 Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de los diferentes componentes

del sistema.
10
 Establecer estrategias técnicas y de gestión que permitan la conservación de
la información.
 Permitir el acceso a la información y los documentos de manera segura y

estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los mismos
dentro del sistema de gestión documental.
 Optimizar la búsqueda y el tiempo de recuperación de documentos por

diferentes personas desde diferentes lugares y departamentos.
 Permitir la colaboración entre usuarios para la creación , modificación y

gestión de la misma documentación
 Reducir costos en la empresa al automatizar y facilitar en gran medida las

tareas de gestionar la documentación y los procesos.
 Organizar de manera lógica, eficaz y categorizada la documentación.
 Conservar y salvaguardar la información, por medio de su digitalización en

un servidor documental central.
 Permitir hablar un mismo idioma entre las partes interesadas disminuyendo

controversias y pleitos por malos entendidos.
 Integrar la documentación del sistema de gestión documental con los demás

sistemas de la empresa: Web, Email, Fax, etc.
 Establecer y gestionar políticas para la creación y administración de los

documentos.
 Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de

la calidad.
3.4 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
Según los parámetros mencionados en la ISO 9001:2015, la documentación debe

contar con los siguientes requisitos [1]:
 Un manual de calidad.
 Procedimientos documentados y registros requeridos.
11
 Los documentos que la organización determina como necesarios para
asegurarse de la eficaz planificación, operación y control en sus procesos
 Manual de calidad que incluya el alcance del sistema de gestión de calidad y

una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión
de la calidad, entre otros.
 Asegurarse que los documentos se mantengan legibles e identificables.
 Revisión y actualización de los documentos
 Asegurarse que las respectivas versiones de los documentos estén

disponibles en el punto de uso.
3.5 JERARQUIZACIÓN
Cuando la documentación se elabora sólo para responder a una exigencia y sin la

dirección, dedicación, constancia y participación requerida, ésta lamentablemente
no pasa de ser un grupo de archivadores muy bien empastados que adornan una
oficina de gerencia. En definitiva, no generan ningún cambio positivo en la empresa;
sin embargo, cuando la documentación de calidad se elabora, implementa y
actualiza correctamente, crea un conveniente ordenamiento de los procesos claves
de la empresa, reduce los costos operativos, mejora la eficiencia y efectividad de
los procesos, otorga confianza al cliente, asegura que las tareas claves se realicen
correctamente, aun cuando el personal que normalmente las ejecute esté ausente,
y crea un clima favorable de mejor certeza de lo que se debe hacer.
La documentación se la dispone jerárquicamente como una pirámide, ordenada

generalmente de la siguiente forma: en la cima de la pirámide se ubica el documento
de mayor importancia denominado manual de calidad; el cual, describe el Sistema
de Gestión de Calidad de la Empresa.
En el segundo nivel están los procedimientos, que desarrollan operativamente los

enunciados del manual de calidad. En el tercer nivel se ubican los instructivos,
llamados también instrucciones de trabajo, pues precisan el cómo realizar la tarea,
y para sustentarlos se encuentran los registros, que son los formatos firmados,
imprescindibles para dar vida al Sistema de Gestión de Calidad (Figura 2)
12
Figura
Figura11Pirámide
Pirámidede
dedocumentos
documentos
Manual de Calidad
Procedimientos
Instructivos de
Registros
Fuente: Memorias de la décima quinta conferencia Iberoamericana en sistemas. (CISCI

2016)
3.6 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES PARA LA

ELABORACION DE LA DOCUMENTACIÓN
Los documentos en el proceso de talento humano fueron elaborados por la jefe del
área, cuya función es la de dirigir y coordinar a los trabajadores, con el fin de llevar
a cabo las actividades planteadas por los mandos superiores.
Así mismo, tiene la potestad para tomar decisiones a nivel técnico; sin embargo, en
caso de no estar presente, serán elaborados o actualizados por la asistente de
talento humano.
En algunos casos, los documentos necesitan del involucramiento de otros procesos

que junto con el coordinador de calidad, supervisa y asiste la elaboración de la
documentación. Este puesto se encarga de coordinar y supervisar el trabajo y la
situación de los empleados, contribuyendo a la buena realización de la actividad y
a valorar las necesidades y situación laboral de los empleados.
3.7 ESTRUCTURA Y FORMATO DE LA DOCUMENTACIÓN
Los documentos que se clasifiquen como formatos supervisados, constan de ciertos

elementos, como lo son el encabezado, contenido y pie de página y donde se puede
evidenciar que incluye un código de identificación y una versión, con lo cual se
genera las diferencia de un documento no registrado y supervisado.
13
3.7.1 ENCABEZADO DEL DOCUMENTO:
El encabezado se establece de la siguiente manera
Fuente: Elaboración Propia
I. Logo: Hace referencia a símbolo de identificación de la organización, el cual

no puede ser alterado
Fuente: Casa Luker S.A
II. Título: Corresponde al tipo de documento que se diseñando y es de gran

importancia pues nos permite distinguir que tipo de documento es.
III. Código: Representado por datos alfanuméricos, la persona encargada de

digitar el código debe tener en cuenta el consecutivo de los documentos
asignados en el Listado Maestro de Documentos
14
3.7.2 CUERPO DEL DOCUMENTO
El cuerpo de cada documento se basa en lo siguiente:
I. Objetivo: En el objetivo se debe describir de manera clara el "por qué" y el

"qué" del procedimiento o la instrucción de trabajo, centrándose en aquellos
aspectos que lo hace único. Debe ser entendido y entendible por todos los
involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el documento.1
II. Alcance: El alcance se refiere a las áreas y/o las situaciones donde el
procedimiento o la instrucción de trabajo debe ser usado, define las
condiciones específicas para que el procedimiento o la instrucción de trabajo
se pueda ejecutar, además de hacer sus excepciones (es decir lo que
excluye). Debe ser entendido y entendible tanto por los involucrados en el
mismo, como por todos los que manejan el procedimiento o la instrucción de
trabajo.
III. Proceso: indica el nombre del proceso a caracterizar.
IV. Definiciones: Se definen todos aquellos términos específicos y singulares

referentes a la tecnología, producto o proceso que son mencionados en el
documento o que dentro de éste tengan un significado distinto al habitual.
V. Descripción del proceso: Al describir las actividades, se debe describir en

forma detallada y en el orden cronológico las actividades que deben llevarse
a cabo para el aseguramiento de la calidad de los productos y/o servicios que
se esperan obtener, poniendo especial cuidado de especificar quién y
cuándo se realiza cada actividad.
También debe describir los aspectos de seguridad como ser: los riesgos, las
medidas y los elementos de seguridad personal que se deben utilizar para la
ejecución del documento, así como los materiales, herramientas y equipos
necesarios para su realización.
VI. Ficha técnica: hace referencia a los responsables de la elaboración, revisión

y aprobación del documento y a la fecha de aprobación del documento
VII. Control Cambios: establece la fecha de modificación del documento y la

descripción de cambio del documento.
1 http://www.iiis.org/CDs2016/CD2016Summer/papers/CA 109WA.pdf
15
3.7.3 PIE DE PÁGINA
Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cargo: Asistente Talento Humano Cargo: Jefe de Talento Humano Cargo: Comité de Calidad
Área: Talento Humano Área: Talento Humano Área Gestión de Calidad
4 DESCRIPCIÓN DE FORMATOS
A continuación se hace una descripción de cada uno de los formatos realizados.

Los cuales son los siguientes:
I. Formato permisos laborales: formato por medio del cual los trabajadores
solicitan un permiso para ausentarse de sus labores por un motivo y tiempo
determinado. (VER ANEXO 01)
II. Formato paz y salvo de funcionarios y/o empleados: formato que le

permite a los empleados entregar el cargo y quedar en paz y salvo con la
organización en los diferentes aspectos que se relacionan en el formato.
(VER ANEXO 02)
III. Formato de solicitud para cargos nuevos o vacantes: es un formato por

el cual se genera la solicitud de requerimiento de nuevo personal ya sea
por vacante disponible o por falta de personal. (VER ANEXO 03)
IV. Formato recepción de hojas de vida: es un formato donde se registra los

datos del aspirante al cargo o vacante disponible. (Ver anexo 04)
V. Formato requisitos de ingreso: formato en el cual se relaciona los

requisitos y documentos requeridos para realizar el proceso de ingreso de
una persona a la organización. (Ver anexo 05)
VI. Formato de verificación de referencias laborales: formato que permite

a la empresa verificar y evaluar que tan fiables son los datos que suministra
el aspirante y así mismo se indaga sobre la última experiencia laboral del
aspirante. (Ver anexo 06)
VII. Entrevista a aspirantes: formato que permite a la empresa recopilar la

información del aspirante teniendo en cuenta sus datos personales y
profesionales, además de emitir un concepto sobre el sobre si se ajusta o
no al perfil solicitado. (VER ANEXO 07)
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VIII. Formato diagnóstico de capacitaciones: formato que permite determinar
las necesidades de capacitación en cada proceso con el fin de establecer
nuevas capitaciones. (VER ANEXO 08)
IX. Formato de seguimiento de capacitación: es un formato que permite

llevar la trazabilidad y hacer un seguimiento a cada uno de los temas
relacionados con la capacitación. (VER ANEXO 09)
X. Formato de registro de inducción y reinducción: formato que es

utilizado para la inducción y reducción de los trabajadores de la empresa,
donde se encuentran relacionadas una lista de actividades que involucran
distintos procesos de la organización y en particular los que son inherentes
al cargo (Ver anexo 10)
XI. Formato de evaluación de capacitación: es un formato que permite

valorar la efectividad y la eficiencia de la capacitación realizada. (VER
ANEXO 11)
XII. Formato evaluación de desempeño de personal: formato por medio del

cual las organizaciones generan un proceso evaluativo que utilizan para
conocer el desempeño y rendimiento laboral de un empleado.(VER ANEXO
12)
Cada uno de estos formatos cuenta con un instructivo de diligenciamiento que

permitirá la compresión y mejor uso de estos documentos.
17
5 INSTRUCTIVOS
INSTRUCTIVO SOLICITUD DE PERMISO LABORAL.
IDENTIFICACIÓN GENERAL
PROCESO ASOCIADO: Gestión humana

OBJETIVO: Diligenciar correctamente el formato de solicitud de permiso laboral
ALCANCE: Inicia con el diligenciamiento de la fecha en la cual se realiza la
solicitud de salida y finaliza con la firma del jefe de talento humano
I. Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a solicitar un permiso de salida

laboral en horas de trabajo.
Este formato debe ser únicamente diligenciado por los colaboradores o jefe de área
responsables. Debe ser aprobado por el jefe de talento humano y autorizado por el
jefe de área responsable del colaborador.

Se debe diligenciar el formato de la siguiente manera:
1. Fecha: Fecha en el cual el colaborador solicita el permiso de salida laboral.
2. Nombres: Nombres del colaborador solicitante del permiso laboral.
3. Apellidos: Apellidos del colaborador solicitante del permiso laboral.
4. Número de cedula: Corresponde al número de documento del colaborador

solicitante.
5. De: Lugar donde fue expedido el documento de identificación del

colaborador solicitante.
6. Área o dependencia: Corresponde al área o dependencia a la cual pertenece

el colaborador.
18
7. Cargo (Según el contrato): Rango laboral que desempeña el colaborador en la
empresa y por el cual fue contratado.
8. Sociedad: Corresponde a la nómina o sociedad por la cual está contratado el

colaborador,
9. Teléfono: Número de teléfono o móvil del colaborador solicitante del permiso

laboral.
10.Tipo de permiso: Se marca con una “X” el tipo de permiso solicitado por el
colaborador.
11. Motivo del permiso: Se hace una descripción minuciosa del motivo del
ausentismo del colaborador solicitante.
12. Fecha y hora de inicio del permiso: Corresponde a la hora y fecha del inicio
del permiso que solicita el colaborador.
13. Fecha y hora de finalización del permiso: Corresponde a la hora y fecha de

finalización del permiso que solicita el colaborador.
14. Fecha y hora de recuperación de horas laborales: Hace referencia a la fecha

y hora de recuperación de horas laborales pedidas por el colaborador
solicitante.
15. Fecha y hora de finalización de recuperación de horas laborales: Hace

referencia a la finalización de la recuperación de horas por parte del
16. Firma del solicitante: Corresponde a la firma del colaborador solicitante del
permiso laboral.
17. Firma del jefe de área: Corresponde a la firma del jefe de área responsable
del colaborador solicitante.
18. Fecha y hora de recibo de la solicitud: Fecha y hora en la cual el departamento

de talento humano recibió la solicitud de permiso laboral por parte del
19. Observaciones: Recomendaciones o sugerencias que da el departamento de

talento humano para la solicitud de permiso laboral del solicitante.
20. Firma del jefe de talento humano: Corresponde a la firma de autorización final
por parte del jefe de talento humano
19
II. Ficha técnica
Elaboro: Asistente Talento Humano

Revisó: Jefe de Talento Humano
Aprobó: Gerente
Fecha de Aprobación: 24/junio/2018
INSTRUCTIVO PAZ Y SALVO DE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS
PROCESO ASOCIADO: Gestión Humana

OBJETIVO: Diligenciar correctamente el formato de solicitud de permiso laboral
ALCANCE: Inicia con el diligenciamiento de la fecha en la cual se realiza la
solicitud de salida y finaliza con la firma del jefe de talento humano
I. Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez cuando la persona se va retirar o dejar de

laborar en la empresa.
Este formato únicamente puede ser diligenciado por asistente administrativo de

talento humano. Debe estar firmado por el jefe de talento humano y por el jefe de
área responsable del empleado y por el área de gestión financiera.
1. Nombre: Nombre de la persona que solicita del paz y salvo.
2. Cedula: Numero de documento de identificación de la persona solicitante del

paz y salvo.
3. Sociedad: Corresponde a la nómina o sociedad a la que está contratado.
4. Cargo: Rango laboral que desempeña el colaborador en la empresa y por el

cual fue contratado.
5.Área o dependencia: Hace referencia a la área o dependencia a la que

pertenece el empleado o funcionario.
20
6. Fecha de ingreso: Corresponde a la fecha en la cual ingreso el empleado o
funcionario a la empresa.
7. Fecha de egreso: Corresponde a la fecha de egreso o retiro del empleado o

funcionario de la empresa.
8. Examen ocupacional de retiro: Se marca con una “X” si o no el funcionario se

realizó el examen ocupacional de retiro en el plazo acordado.
9. Observaciones: Se hace una descripción detallada de los por menores que

involucra la certificación del paz y salvo en talento humano. Se adiciona
elementos que quedan pendientes por revisar para dar certificación de la paz
y salvo.
10. Correo electrónico para notificaciones: Corresponde al correo electrónico del

funcionario o empleado al cual se puede comunicar el departamento de
talento.
11. Número de teléfono o móvil para notificaciones: Corresponde al número

telefónico del empleado o funcionario al cual se puede comunicar el
departamento de talento humano para notificaciones o sugerencias.
12. Nombre: Hace referencia al nombre del jefe de talento humano.
13. Firma: Firma del jefe de talento humano.
14. Motivo del retiro: Se marca con una “X” en la casilla correspondiente
justificando el motivo de su retiro laboral.
15. Observaciones: Recomendaciones o pendientes que el empleado o

funcionario tiene con el departamento de gestión financiera.
16. Nombre: Nombre del responsable de firmar paz y salvo del departamento de
finanzas.
17. Firma: Firma del responsable de firmar paz y salvo del departamento de
finanzas.
18. Observaciones: Recomendaciones o pendientes que el funcionario o

empleado tiene con el área funcional o dependencia a la cual pertenece.
19. Nombre: Nombre del coordinador o jefe de área responsable del funcionario
o empleado.
21
20. Firma: Firma del coordinador o jefe de área.
21. Firma del funcionario o empleado: Corresponde a la firma del funcionario o

empleado de retira de la empresa.
II. Ficha técnica

Aprobó: Gerente
Fecha de Aprobación: 18/abril/2018
INSTRUCTIVO FORMATO DE SOLICITUD PARA CARGOS NUEVOS O

VACANTES

OBJETIVO: Diligenciar correctamente el formato de solicitud para cargos nuevos
o vacantes
ALCANCE: Inicia con el diligenciamiento de la fecha en la cual se hace la
solicitud del personal y finaliza con la firma del jefe de talento humano
I. Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a solicitar personal para cargos
nuevos o que hay una vacante disponible.
Este formato debe ser únicamente diligenciado por cada uno de los jefes de área
de cada departamento. Debe ser autorizado por el jefe de talento humano y el
gerente financiero
1. Fecha de solicitud: Corresponde a la fecha de la solicitud de la vacante o cargo.
2. Formato No: Corresponde al número del formato actual.
3.Área de dependencia: Hace referencia al área que solicita el personal o tiene

disponible una vacante.
22
4. jefe inmediato: Se escribe el nombre del jefe de área que hace la solicitud de
personal.
5. Razón por la que se origina la vacante: Se selecciona con una “X” la opción por
la cual se origina la se origina la bacante.
6. Descripción y requisitos del cargo: Hace referencia a la información necesaria y

requisitos para el cargo solicitante.
7. Cargo requerido: Corresponde al nombre del cargo en el que se requiere

personal.
8. Horario: Rango horario en el cual se solicita el personal ya se diurno o nocturno.
9. Modalidad de contratación: Corresponde a la modalidad de contratación por la

cual se solicita la vacante o en la cual está disponible.
10. Género: Se selecciona con una “X” el tipo de género para el nuevo personal o
la vacante disponible.
11. Tipo de cargo: Se secciona con una “X” el tipo de cargo en el cual solicita el
personal ya sea operativo o administrativo.
12. Formación académica: Corresponde al nivel de estudio requerido para el

cargo. Esta se selecciona con una “X” de acuerdo a la necesidad del cargo.
13. Experiencia requerida: Se selecciona con una “X” el tiempo requerido de

experiencia para el cargo.
14. Habilidades requeridas: Se selecciona con una “X” el tipo habilidad o destreza
requerida ya sean manuales o intelectuales.
15. Manejo de idiomas: Se especifica si el cargo requerido o la vacante disponible,

necesita del manejo fluido de idiomas extranjeros.
16. Manejo de sistemas: se selecciona con una “X” Si o NO en caso de ser

necesario el manejo de sistemas y si es “SI” se especifica cual sistema.
17. Principales funciones del cargo: Se especifica las principales funciones que
desempeñara el colaborador en el cargo disponible o Vacante.
18. Objetivos del cargo: Se especifica los objetivos del cargo solicitado o vacante
disponible.
23
19. Firma del jefe solicitante: El jefe de área solicitante del personal firma el
documento donde avala los datos allí documentados.
20. Firma Gerente Financiero: Corresponde a la firma del Gerente financiero.
21. Firma del Jefe de Talento humano: Corresponde a la firma del jefe de talento
humano.
II. Ficha técnica

Aprobó: Gerente
Fecha de Aprobación: 15/febrero/2018
INSTRUCTIVO FORMATO DE RECEPCIÓN DE HOJAS DE VIDA DE

ASPIRANTES

OBJETIVO: Diligenciar correctamente el formato de recepción de hojas de visa
de aspirantes
ALCANCE: inicia con el diligenciamiento del nombre del aspirante y finaliza con
la firma del departamento de talento humano.
I. Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez que el aspirante ha pasado el segundo filtro
que consiste en una entrevista ya sea con el gerente financiero
Este formato únicamente puede ser diligenciado por la asistente administrativa de

talento humano. Debe estar firmado por el jefe de talento humano quien da el aval
de los requerimientos de ingreso.
1. Nombre: Corresponde al nombre del aspirante solicitante de los requisitos de

ingreso.
2. Cargo: Hace referencia al cargo por el cual está optando el aspirante.
3. Requisitos: Se marca con una “X” en la casilla correspondiente el requisito

necesario.
Esto se hace conforme al cargo que se está postulando el aspirante.
24
4.NOTA: Hace referencia a las condiciones en las cuales el aspirante debe
entregar los requisitos que se solicitan.
5.Firma de Dpto. de Talento Humano: Corresponde a la firma del jefe de talento

humano quien autoriza la entrega de documentos.
II. Ficha técnica
Elaboro: Asistente Talento Humano Revisó: Jefe de Talento Humano

Aprobó: Comité de Calidad
Fecha de Aprobación: 23/agosto/2019
Control de cambios del instructivo
Fecha de modificación: 22/agosto/2019 Versión: 01

Descripción del Cambio: Creación del documento
INSTRUCTIVO FORMATO DE REQUISITOS DE INGRESO

OBJETIVO: Diligenciar correctamente el formato de requisitos de ingreso.
ALCANCE Inicia con el diligenciamiento del nombre del aspirante y finaliza con la
firma del departamento de talento humano.
I. Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez que el aspirante ha pasado el segundo filtro
que consiste en una entrevista ya sea con el gerente financiero

talento humano. Debe estar firmado por el jefe de talento humano quien da el aval
de los requerimientos de ingreso.
1. Nombre: Corresponde al nombre del aspirante solicitante de los requisitos de

ingreso.
25
2. Cargo: Hace referencia al cargo por el cual está optando el aspirante.
3. Requisitos: Se marca con una “X” en la casilla correspondiente el requisito

necesario. Esto se hace conforme al cargo que se está postulando el
aspirante.
4.NOTA: Hace referencia a las condiciones en las cuales el aspirante debe

entregar los requisitos que se solicitan.
5. Firma de Dpto. de Talento Humano: Corresponde a la firma del jefe de talento

humano quien autoriza la entrega de documentos.
II. Ficha técnica

Fecha de modificación: 22/agosto/2019

Versión: 01
INSTRUCTIVO FORMATO DE REFERENENCIAS LABORALES
OBJETIVO: Diligenciar correctamente el formato de referencias laborales.
ALCANCE Inicia con el diligenciamiento de la fecha en la cual se hace la
verificación de referencias laborales y finaliza con la firma del departamento de
talento humano
I. Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a verificar referencias laborales de

los aspirantes.
26
talento humano y/o jefe de talento humano quien corrobora la veracidad de las
referencias y desempeño laboral del aspirante. Debe estar firmado por el jefe de
talento humano avalando la información recopilada.
1. Fecha: Hace referencia a la fecha en la cual se hace la verificación de las

referencias laborales del aspirante.
2. Nombre: Corresponde al nombre del aspirante a quien se le verifica las

referencias laborales.
3.Teléfono: Número telefónico o móvil del aspirante a quien se le verifica las

referencias laborales.
4. Empresa: Corresponde a la empresa en donde laboro anteriormente el aspirante.
5. Nombre del contacto: Se especifica el nombre de la referencia que el aspirante

presento en su hoja de vida.
6. Cargo: Hace referencia al cargo que desempeñaba el aspirante en su antigua

experiencia laboral
7. Teléfono: Número de contacto de la empresa o entidad donde laboro el aspirante

anteriormente.
8. Tiempo laborado: Corresponde a la cantidad de tiempo que laboro el aspirante

en su experiencia laboral anterior.
9. Motivo de su salida: Se hace una descripción de las causas que originaron la

salida del aspirante de su experiencia laboral anterior.
10. ¿Cómo describe su desempeño?: Corresponde a la descripción que hace la

entidad o empresa anterior sobre el desempeño laboral del aspirante.
11. Comportamiento: La empresa u organización da una calificación para cada uno

de los criterios de comportamiento establecidos por el área talento humano. Esto se
hace con fin de determinar hábitos de comportamiento del aspirante.
Se califica de 1 a 5 donde:
1: Bajo, 2: Medio, 3: Alto,
12. ¿Lo volvería a contratar?: La referencia laboral emite una calificación sobre “SI”
27
o “NO” volvería a contratar al aspirante. La decisión se marca utilizando una “X”.
13. Observaciones: Corresponde a las recomendaciones o advertencias que emite

la experiencia laboral sobre el aspirante.
14. Firma jefe de talento humano: Corresponde a la firma del jefe de talento humano
quien revisa la información recopilada.
II. Ficha técnica


INSTRUCTIVO FORMATO DE ENTREVISTAS ASPIRANTES
OBJETIVO: diligenciar correctamente el formato de entrevista aspirantes
ALCANCE inicia con el diligenciamiento de la fecha de en la cual se realizó la
entrevista y finaliza con la firma el entrevistador
I. Actividad
Se debe diligenciar el formato durante la entrevista laboral del aspirante. Es un

formato diseñado para obtener información de antecedentes del aspirante.
Este formato debe ser únicamente diligenciado por el jefe de talento quien hará
preguntas al aspirante para corroborar la información de la hoja de vida.
1. Fecha: Es la fecha en la cual se realiza la entrevista del aspirante.
28
2. Nombre del entrevistador: Corresponde al nombre del entrevistador que realiza
las preguntas al aspirante.
3. Nombre del entrevistado: Corresponde al nombre del entrevistado o aspirante

que está en proceso de selección.
4. Cargo al que aspira: Hace referencia al cargo laboral por cual el aspirante está
haciendo su proceso de selección.
5. Cedula de ciudadanía: Corresponde al número de identificación del aspirante.
6. Con quien vive: Se describe la cantidad de personas con las que convive el
aspirante y su parentesco.
7. Fecha de nacimiento: Corresponde a la fecha de nacimiento del aspirante.
8. Cedula de ciudadanía: Hace referencia al número de identificación del

aspirante.
9. Hijos: Se marca con una “X” en la opción “SI” si el aspirante tiene hijos en caso
de no se marca “NO”. Además se hace una descripción de la cantidad de hijos
en caso de tenerlos.
10. Empresa donde ha laborado: Se evidencia las empresas anteriores donde ha

laborado el aspirante.
11. Tiempo laborado: Correspondo a la cantidad de tiempo que estuvo laborando

el aspirante en su experiencia laboral.
12. Cargo: Rango laboral que desempeñaba el aspirante en su antigua

experiencia laboral.
13. Motivo del retiro: Se especifica la causa que genero la salida o retiro del
aspirante de su última empresa o lugar laborado.
14. Ha tenido personal a cargo: Se marca con una “X” en la opción

correspondiente de acuerdo a respuesta del aspirante “SI” o “NO”. En caso de
que la respuesta sea “SI” se especifica cuanto personal ha tenido a cargo
anteriormente.
15. Estudios realizados: Corresponde a los estudios realizados por aspirante

hasta el momento.
16. Observaciones: Corresponde a las observaciones generales que hace el jefe

de talento humano sobre la entrevista al aspirante.
29
17. Concepto final: El entrevistador emite un concepto final al terminar la
entrevista seleccionando con una “X” la opción que considere correcta. Estas
opciones son se adapta al perfil o no se adapta al perfil.
18. Firma del entrevistador: Corresponde a la firma del entrevistador que realizo
la entrevista de selección de aspirantes
II. Ficha técnica

Revisó: Jefe de Talento Humano Aprobó: Comité de Calidad
Fecha de modificación: 22/agosto/2019

Versión: 01
INSTRUCTIVO PARA DIAGNOSTICO DE CAPACITACIONES
OBJETIVO: Diligenciar correctamente el formato de diagnóstico de necesidades
de Capacitación.
ALCANCE: Inicia con el diligenciamiento de la dependencia a la cual se realiza el
Diagnóstico y finaliza con la firma del funcionario o empleado quien recibe el
documento
I. Actividad

30
1. Fecha: Fecha en el cual el colaborador solicita el permiso de salida laboral.
2. Nombres: Nombres del colaborador solicitante del permiso laboral.
3. Apellidos: Apellidos del colaborador solicitante del permiso laboral.
4. Número de cedula: Corresponde al número de documento del colaborador

solicitante.
5. De: Lugar donde fue expedido el documento de identificación del

6.Área o dependencia: Corresponde al área o dependencia a la cual pertenece el

colaborador.
7. Cargo (Según el contrato): Rango laboral que desempeña el colaborador en la

empresa y por el cual fue contratado.
8. Sociedad: Corresponde a la nómina o sociedad por la cual está contratado el

colaborador
9. Teléfono: Número de teléfono o móvil del colaborador solicitante del permiso

laboral.
10. Tipo de permiso: Se marca con una “X” el tipo de permiso solicitado por el
colaborador.
11. Motivo del permiso: Se hace una descripción minuciosa del motivo del
ausentismo del colaborador solicitante.
12. Fecha y hora de inicio del permiso: Corresponde a la hora y fecha del inicio del
permiso que solicita el colaborador.
13. Fecha y hora de finalización del permiso: Corresponde a la hora y fecha de

finalización del permiso que solicita el colaborador.
14. Fecha y hora de recuperación de horas laborales: Hace referencia a la fecha y

hora de recuperación de horas laborales pedidas por el colaborador solicitante.
15. Fecha y hora de finalización de recuperación de horas laborales: Hace

referencia a la finalización de la recuperación de horas por parte del colaborador
solicitante.
31
16. Firma del solicitante: Corresponde a la firma del colaborador solicitante del
permiso laboral.
17. Firma del jefe de área: Corresponde a la firma del jefe de área responsable del
18. Fecha y hora de recibo de la solicitud: Fecha y hora en la cual el departamento

de talento humano recibió la solicitud de permiso laboral por parte del colaborador
solicitante.
19. Observaciones: Recomendaciones o sugerencias que da el departamento de

talento humano para la solicitud de permiso laboral del solicitante.
20. Firma del jefe de talento humano: Corresponde a la firma de autorización final
por parte del jefe de talento humano.
II. Ficha técnica

Aprobó: Gerente

INSTRUCTIVO PARA SEGUIMIENTO DE CAPACITACIONES
OBJETIVO: diligenciar correctamente el formato de seguimiento a las
capacitaciones.
ALCANCE: inicia con el diligenciamiento de la fecha en la cual se realiza el
seguimiento y finaliza con la firma del jefe de talento humano
I. Actividad
32
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a hacer seguimiento de las
capacitaciones ejecutadas por el área de talento humano.
Este formato únicamente puede ser diligenciado por personal del área de talento
humano. Debe estar firmado por el jefe de talento humano.
1. Fecha: Corresponde a la fecha en la cual se realiza el seguimiento a la

capacitación.
2. Temas programados para la capacitación: Hace referencia a los temas que se

programaron para la capacitación.
3. Dependencia o personal beneficiado: Corresponde a la población objetivo

beneficiado con la capacitación.
4. Estrategias o métodos de aprendizaje propuestos: Corresponde a las distintas

estrategias y métodos de aprendizaje propuestos para dar cumplimiento al objetivo
de la capacitación.
5. Valor ejecuta: Corresponde a los recursos asignados a la capacitación.
6. Fecha programada: fecha para la cual se programó la capacitación.
7. Fecha de ejecución: Corresponde a la fecha en la cual se ejecutó la capacitación.
8. Firma del jefe de talento humano: corresponde a la firma del jefe de talento
humano responsable del proceso.
II. Ficha técnica

Aprobó: Gerente

33
INSTRUCTIVO DE REGISTRO DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN DE PERSONAL
OBJETIVO: Diligenciar correctamente el formato de registro de inducción y re
inducción.
ALCANCE: Inicia con el diligenciamiento del nombre del personal que se le
aplica el formato y finaliza con la firma del trabajador
I. Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a una inducción o reinducción a un

trabajador por parte del área de talento humano.
Este formato únicamente puede ser diligenciado por los jefes y asistentes de cada
área involucrados. Debe estar firmado también por el jefe de talento humano.
1. Asunto: Corresponde a la descripción de la capacitación.
2. C.C: Corresponde al número de identificación del trabajador.
3. Proceso: Corresponde al área al cual pertenece el trabajador.
4. Fecha: Hace referencia al día en el cual se desarrollan las actividades

preestablecidas.
5. Actividad: Corresponde a las actividades que se van a desarrollar con el

trabajador.
6. Horario: Hace referencia a la hora en la cual se desarrollará la actividad.
7. Nombre y firma del responsable: Corresponde a la firma del jefe o coordinador

responsable de impartir la inducción o re inducción
II. Ficha técnica

34
INSTRUCTIVO FORMATO PARA EVALUACION DE CAPACITACION
OBJETIVO: diligenciar correctamente el formato de evaluación de las
capacitaciones.
ALCANCE: inicia con el diligenciamiento de la fecha en la cual se realiza el
seguimiento y finaliza con la firma del jefe de talento humano
Actividad
Se debe diligenciar el formato una vez se vaya a hacer evaluación de las

capacitaciones ejecutadas por el área de talento humano.
Este formato únicamente puede ser diligenciado por personal del área de
talento humano. Debe estar firmado por el jefe de talento humano.
1. Tema de capacitación: Corresponde al tema que se ha dado en la

capacitación.
2. Nombre del capacitador: Hace referencia al nombre de la persona que

impartió la capacitación.
3. Fecha de la capacitación: Corresponde a la fecha en la cual se impartió

la capacitación.
4. Nombre del funcionario o empleado: Corresponde al nombre del

funcionario o empleado que emite una calificación sobre la capacitación.
5. Nivel al cual pertenece su cargo: Corresponde al nivel a cual pertenece

el empleado o funcionario que está realizado la evaluación.
6. Preguntas: se marca con una “x” la escala que usted crea conveniente
de acuerdo a cada pregunta relacionada acerca de la capacitación.
7. Observaciones: Corresponde críticas constructivas o recomendaciones

que usted propone como producto de la capacitación recibida.
35
8. Firma: corresponde a la firma del funcionario o empleado que realizo la evaluación.
9. Fecha de diligenciamiento: Corresponde a la fecha en la cual se realizó la evaluación.
Ficha técnica
Elaboro: Asistente Talento


36
6 BIBLIOGRAFIA
ISO 9001:2015. El Futuro de la Calidad. Un e-book editado por ISOTools Excelente. Citado por
JIMENEZ, Jean Paul y OLARTE, Camilo. Diseño de un sistema de gestión de calidad basado en
la norma ISO 9001:2015 en la empresa Medijimar Ltda. de Bogotá. 2018. Pág. 11
SUAREZ LEAL, Jackson A. Documentación del Proceso de Talento Humano para el Sistema de
Gestión de Calidad de la Clínica san José de Cúcuta. Universidad Libre Seccional Cúcuta. 2018.
p. 25
ALFARO MARIN, Pablo. Jerarquía de la documentación en un sistema de gestión. [En

línea]. [13 agosto 2019]. Disponible en:
https://palfma.wordpress.com/2012/07/12/jerarquia-de-la-documentacion-en-un- sistema-de-
gestión/
ISOTOOLS EXCELENTE. ISO 9001: Documentación. [En línea]. [15 agosto 2019]. Disponible en:
https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2014/11/iso-9001- documentación/
JIMENEZ, Jean Paul y OLARTE, Camilo. Diseño de un sistema de gestión de calidad basado en
la norma ISO 9001:2015 en la empresa Medijimar Ltda. de Bogotá. 2018. p. 23
MINISTERIO DE LAS TIC. Ley 594 de 2000. Consultado 9 de septiembre 2019. Disponible en
internet https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles- 15049_documento.pdf
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001:2015. Sistema de gestión de

calidad. . 4 ed. 2015. Bogotá. I.C.S. 03.120.10
37
7 ANEXOS
A continuación se anexaran los siguientes formatos requeridos en el área de Talento

Humano, según los parámetros establecidos por la empresa Casa Luker
- Formato de registro de inducción y re inducción

- Formato recepción de hojas de vida
- Formato requisitos de ingreso
- Formato de verificación de referencias laborales
- Entrevista a aspirantes
- Formato de solicitud para cargos nuevos o vacantes
- Formato diagnóstico de capacitaciones
- Formato de seguimiento de capacitación
- Formato evaluación de desempeño de personal
- Formato paz y salvo de funcionarios y/o empleados
- Formato permisos laborales
38
Anexo No 1. Formato de solicitud de permiso laboral
CODIGO:
GRE-TH-003
FORMATO SOLICITUD
PERMISO LABORAL VERSION: 01
FECHA VERSION
07/08/2019
NOMBRE: MUNICIPIO:
DATOS DEL SOLICITANTE

APELLIDOS Y NOMBRES: CARGO:
CORREO ELECTRÓNICO: N° CÉDULA:
SEDE DONDE LABORA: N° CELULAR:
DATOS DEL PERMISO

TIPO Y/O SUBTIPO N° HORAS N° DIAS TIPO Y/O SUBTIPO N° HORAS N° DIAS
Compensatorio Diligencias Administrativas
Para estudio Evento deportivo
Adopción Lactancia
Calamidad Domestica Matrimonio
Capacitación Permisos sindicales / Huelgas
Cita médica personal Licencia por luto
Cita médica de un familiar Otros
DESDE: / / HASTA: / / TOTAL DIAS:
FECHA DEL
A partir de
PERMISO _____ : _____ (a.m.) (p.m.)
HORA: las TOTAL HORAS:
(dd/mm/aa)
y hasta las _____ : _____ (a.m.) (p.m.)
DESCRIPCIÓN DEL
PERMISO:
SOPORTE ANEXO:
Firma solicitante: Firma de Recibido: Firma de Aprobación:
Nombre
Nombre completo:
completo:
Fecha de
Fecha diligenciamiento: Fecha aprobación:
recibido:
Esta sección debe ser entregado al solicitante del Permiso en caso de ser aprobado el permiso
Yo _______________________________________, como jefe inmediato de funcionario _________________________,

lo autorizó para ausentarse del establecimiento el o los dias ________ del mes de _________ de 201__, por un término
de ____ horas; tiempo en el cual solicitó permiso para ______________________
En constancia de lo anterior se firma esta autorización a los ____ del mes de _________ de 201__.
Nombre
Firma de Aprobación: completo:
Cargo:
39
Anexo 2. Formato paz y salvo de funcionarios y/o empleados
CORP-NM-FOR-040
PAZ Y SALVO – AGENCIAS
VERSIÓN: 4
CIUDAD Y FECHA
NOMBRES Y APELLIDOS
CEDULA
ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR LA EMPRESA
CARGO
DOMICILIO ACTUAL
CIUDAD DOMICILIO
TELEFONO FIJO ACTUAL CELULAR
FECHA DE RETIRO
JEFE INMEDIATO
Notas importantes: El retiro debe comunicarse INICIALMENTE a la Analista de Nomina, vía correo electrónico para excluir al empleado del
pago de nómina quincenal y para gestionar saldos pendientes con entidades externas.
Éste paz y salvo debe enviarse por fax o escaneado por correo electrónico a: __________________________
Analista de Nómina, Auxiliar Mesa de Ayuda y Auxiliar de Informática al día siguiente de la aceptación del retiro, el cual es requisito para
proceder a la elaboración de la respectiva liquidación.
Para Manizales y Bogotá se debe enviar correo a Jefe de Servicios Administrativos (Manizales) y Jefe de Seguridad (Bogotá)
ACTIVIDAD OK
Entregar orden de examen médico
Desafiliar de Caja de Compensación Familiar - (formato de cada CCF)
Solicitar Carné CasaLuker
Firma Formato Devolución de Equipos
PARA PERSONAL DE PRODUCCIÓN – Solicitar la devolución de SI NO
ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
HERRAMIENTAS DE TRABAJO
VALORES PENDIENTES DE PAGAR AL EMPLEADO
Horas Extras (Unidades) Recargos (Unidades)
Diurnas Ordinarias ________ Nocturno Ordinario ________
Nocturnas Ordinarias ________ Nocturno Festivo ________
Diurnas Festivas ________ Trabajo Dominical y Festivo ________
Nocturnas Festivas ________ Trabajo Compensatorio Dom. y Fest. ________
Otros, Cuál? _________________________________________________________________

____________________________________________________________________________
FIRMA JEFE INMEDIATO ________________________________________________________
FIRMA AUXILIAR ADMINISTRATIVA_________________________________________________
40
Anexo 3.Formato solicitud de personal para cargos nuevos
CODIGO:
SOLICITUD DE PERSONAL PARA CARGOS GRE-TH- -005
FECHA VERSION
NUEVOS O VACANTES 07/08/2018
VERSION: 02 PAGINA 1 DE 1
2FECHA DE SOLICITUD FORMATO No.
DESCRIPCION DEL AREA SOLICITANTE

AREA O DEPENDENCIA JEFE INMEDIATO
RAZON POR LA CUAL SE ORIGINA LA VANCANTE (Seleccione con una X en la opción)

TERMINACION DEL CONTRATO CREACION DE CARGO
ABANDONO EL CARGO REEMPLAZO TEMPORAL
INCAPACIDAD TEMPORAL REEMPLAZO DEFINITIVO
PROMOCIÓN O TRASLADO LICENCIA DE MATERNIDAD
REESTRUCTURACIÓN DEL CARGO RENUNCI DEL TITULAR
INCREMENTO DE LABORES VACACIONES
DESCRIPCIÓN Y REQUISITOS DEL CARGO
CARGO REQUERIDO HORARIO DIURNO: NOCTURNO:
MODALIDAD DE CONTRATACION (X) GENERO (X) TIPO DE CARGO (X)
PRESTACION DE SERVICIOS APRENDIZ FEMENINO OPERATIVO
TERMINO FIJO PASANTIA MASCULINO ADMINISTRATIVO
TERMINO DEFINITIVO PRACTICA PROF. INDIFERENTE DIRECTIVO
FORMACION ACADEMICA (Selección con una X frente a la opción) EXPERIENCIA REQUERIDA (X)
ESTUDIANTE – APRENDIZ – PASANTE – PRACTICANTE 6 MESES
EDUCACION PRIMARIA 12 MESES
EDUCACION MEDIA SUPERIOR 18 MESES
TECNICO / TECNOLOGO 24 MESES
PREGRADO 36 MESES
POSGRADO – ESPECIALIZACIÓN SIN EXPERIENCIA
TITULO
HABILIDADES / DESTREZAS (X) MANEJO DE IDIOMAS (X) MANEJO SISTEMAS (X)

MANUALES SI NO
SI NO
INTELECTUALES CUAL?
PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGO OBJETIVOS DEL CARGO

1. 1.
2. 2.
3. 3.
4. 4.
5. 5.
FIRMA DE LA JEFE SOLICITANTE FIRMA AUTORIZACION AREA FINANCIERA O CIENTIFICA
FIRMA JEFE DE TALENTO HUMANO
Elaboro: Reviso: Aprobó:

Cargo: Pasante de Talento Humano Cargo: Director de Calidad Cargo: Gerente
Área: Talento Humano Área: Gestión de Calidad Área: Dirección
41
Anexo 4 Formato recepción hojas de vida
CODIGO: RC-TH-FOR-003
RECEPCIÓN DE HOJA DE EDICIÓN: 3
VIDA FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
02/08/2018
FECHA_________________________________________
Yo __________________________________________________________________________
identificado con documento de identidad No. _______________ expedida en
______________________, me permito allegar los siguientes documentos como aspirante al
cargo de personero municipal del municipio ___________________________________
RELACIÓN DE DOCUMENTOS ANEXOS A LA HOJA DE VIDA
N° DOCUMENTOS REQUISITO SI NO N° FOLIOS
1 HOJA DE VIDAD FUNCION PUBLICA - FIRMA ORIGINAL
2 FORMULARIO ÚNICO DE INSCRIPCIÓN PARA SERVIDORES PUBLICOS DE LA FUNCION PUBLICA
3 FOTOCOPIA DE LA CEDULA AMPLIADA AL 150%
4 FOTOCOPIA DE LA LIBRETA MILITAR AMPLIADA AL 150%
5 DIPLOMA DEL TITULO ABOGADO
6 ACTA DE GRADO DEL TITULO PROFESIONAL
7 FOTOCOPIA DE TARJETA PROFESIONAL COMO ABOGADO (Si aplica)
CERTIFICADO DE TERMINACION DE MATERIAS EXPEDIDO POR LA INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR
8
ACREDITADA POR EL MINISTERIO DE EDUCACION
CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES EXPEDIDO POR LA POLICIA, CON VIGENCIA NO SUPERIOR A 30

9
DIAS
10 CERTIFICADO DE ANTECEDESTES DISCIPLINARIOS (PROCURADURÍA)
11 CERTIFICADO DE ANTECEDESTES FISCALES (CONTRALORÍA)
CERTIFICADO DE ANTECEDESTES DISCIPLINARIOS DE ABOGADOS EXPEDIDO POR EL CONSEJO SUPERIOR DE LA
12
JUDICATURA
CERTIFICADOS LABORALES, INDICANDO FECHA DE INICIO Y TERMINACION DEL CONTRATO (no copia de
13
contratos)
DECLARACIÓN BAJO LA GRAVEDAD DE JURAMENTO, DE NO ESTAR INCURSO EN CAUSAL DE INHABILIDAD,
14 INCOMPATIBILIDAD, CONFLICTO DE INTERESES, PROHIBICIÓN O IMPEDIMENTO LEGAL PARA ASUMIR EL
CARGO
15 OTROS DOCUENTOS ADICIONALES
Cordialmente,
__________________________
NOMBRE
C.C.
42
Anexo 5 Formato de requisitos de ingreso
PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO

NOMBRE DEL FORMATO:
REQUISTOS DE INGRESO
VIGENCIA VERSIÓN PAGINA
CODIGO
43 de 52
13-Ago-18 04 GTH-F-004
PUESTO A CUBRIR
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FECHA PARA LA CUAL SE REQUIERE
CAUSA DE LA VACANTE
Renuncia Abandono de
Puesto
Finalización del Creación de
contrato puesto
Destitución del Traslado
empleado
Anulación del contrato Jubilación
Vacaciones Licencia
Licencia Otro
En sustitución de:-______________________________________________
FOLIO DOCUMENTOS SOPORTE
1. Fotocopia de documento de identidad- libreta militar
2. Hoja de vida (formato único de la Función Pública) - SIGEP
3. Soportes documentales de estudios y experiencia
4. Pasado Judicial- certificado de antecedentes penales
5. Certificado de antecedentes fiscales
6.Certificado de antecedentes disciplinarios
7. Declaración de bienes y rentas – SIGEP ( Si aplica)
8. Paz y salvo Municipal
9. Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) ocupacional
10. Dos fotografías tamaño 3x4
11. Afiliaciones a: régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, Riesgos profesionales,
Confamiliar etc.
12. Cuenta de ahorro en el banco BBVA carrera 25 diagonal al teatro javeriano
(solo para nivel central) Davivienda
13. Carpeta azul colgante
Nota: No perforar ningún documento y presentarlos de manera legible y totalmente diligenciados. Si falta alguno de
estos documentos no se tramitara la posesión.
43
Anexo 6. Verificación de referencias laborales
CODIGO:
EXT-TH-RFL-001
VERIFICACION DE REFERENCIAS FECHA VERSION
LABORALES 07/08/2019
ESTADO: COPIA CONTROLADA VERSION: 01 PAGINA 1 DE 1
DATOS DEL CANDIDATO

FECHA:
NOMBRE:
TELEFONO:
REFERENCIAS LABORALES
EMPRESA:
NOMBRE DEL CONTACTO:
CARGO:
TELÉFONO:
TIEMPO LABORADO:
MOTIVO DE SU SALIDA:
¿CÓMO DESCRIBE SU DESEMPEÑO?
COMPORTAMIENTO
Criterio 1: Bajo 2: Medio 3. Alto
Iniciativa
Puntualidad
Asistencia
Adaptabilidad
Calidad de trabajo
Honradez – Actitud
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Actitud hacia superior
Actitud hacia sus compañeros
Actitud hacia sus
subordinados
¿LO VOLVERÍA A CONTRATAR? SI NO
JEFE DE TALENO HUMANO

44
Formato 7. Formato diagnóstico de capacitaciones
CODIGO:
FR-GRE-007
FORMATO DE DIAGNOSTICO DE CAPACITACIONES FECHA
VERSION
003/04/2019
ESTADO: COPIA CONTROLADA VERSIÓ 01
(Para ser diligenciado por el

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: comité)
PROBLEMA O RETO NECESIDADES DE PRIORIDAD PARA EL PRIORIDAD DEL TALENTO

POBLACION OBJETO POR NIVEL
INSTITUCIONAL CAPACITACION PROCESO HUMANO
IDENTIFICADO IDENTIFICADAS ALTA MEDIA BAJA DIRECTIVO PROFESIONAL TECNOLOGO TECNICO ALTA MEDIA BAJA
FIRMAS DE QUIENES PARTICIPARON EN LA ELABORACION DEL DIAGNOSTICO:

NOMBR FIRMA NOMBR FIRMA
E E
FECHA DE RECIBO: FIRMA DE QUIEN RECIBE:
60
Anexo 8. Formato seguimiento de capacitaciones
CODIGO:
EXT-TH-DGCAP-001
FORMATO SEGUIMIENTO DE FECHA VERSION
07/08/2019
CAPACITACIONES
VERSIÓN 01
FECHA:
ESTRATEGIAS O FECHA
DEPENDENCIA O
METODOS DE VALOR PROGRAMADA FECHA DE
TEMAS PROGRAMADOS PARA CAPACITACION PERSONAL
APRENDIZAJE EJECUTADO EJECUCION
BENEFICIARIO INICIAL MODIF
PROPUESTOS
Responsable:
JEFE DE TALENTO
HUMANO
61
Anexo 9. Formato de inducción y reinducción
CODIGO:
GRE-TH-003
VERSION: 01
REGISTRO DE INDUCCION Y FECHA VERSION
07/08/2019
REINDUCCION
PAGINA 1 DE 2
NOMBRE:
C.C.
PROCESO: FECHA:
CARGO:
NOMNRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA
FECHA ACTIVIDAD HORARIO
INDUCCION
GESTION HUMANA
Reglamento Interno
Organigrama
Presentación del Personal
Entrega de Herramientas de Trabajo (Carnet, Dotación)
Entrega de funciones del cargo
Firma de contrato
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Política de seguridad y Salud en el trabajo.
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Política de prevención de alcohol, tabaquismo y sustancias
psicoactivas
Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo.
Matriz de peligro y factores de riesgo a los que está
expuesto.
Accidente de trabajo y enfermedad labora
Que hacer en caso de accidente de trabajo
Plan de emergencias y brigadas de emergencia.
NOMNRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA

FECHA ACTIVIDAD HORARIO
INDUCCION
SISTEMAS
Huella Dactilar
62
Correo electrónico
Código de Ingreso a Sistema (SAP)
CARGO ESPECIFICO
Inducción especifica de puesto de trabajo

Acepto haber recibido inducción sobre
los temas descritos anteriormente
Firma del Trabajador
63
Anexo 10. Formato de evaluación de desempeño
Gestión
PROCESO
CASA LUKER S.A Talento Humano
CÓDIGO F-GTH-006
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
VERSIÓN 01
DIA MES AÑO DIA MES AÑO

PERIODO EVALUADO AL
FECHA DE DIA MES AÑO

DILIGENCIAMIENTO
EVALUADO EVALUADOR
NOMBRE
AREA
CARGO
INSTRUCCIONES PARA EL EVALUADOR
a. Lea detenidamente la definición de cada indicador.
b. Determine el grado que refleje con mayor proximidad el desempeño del empleado.
c. Escriba en la casilla puntos, de acuerdo con el grado de valoración escogido, la puntuación correspondiente dentro del rango estipulado
para el mismo.
d. Sume los puntajes asignados a los factores para así determinar la calificación promedio
GRADOS DE VALORACIÓN
La valoración de las habilidades se hará con base en los siguientes grados
64
EXCELENTE 3 Durante el período, cumple de manera tal que supera ampliamente los criterios establecidos.
BUENO 2 Durante el período, no alcanza los niveles establecidos.
INSUFICIENTE 1 Durante el período, dista mucho de los niveles establecidos; No los aplica
CRITERIOS
FACTOR DE EXCELENTE BUENO INSUFICIENTE
PUNTOS
DESEMPEÑO 3 2 1
1. Responsabilidad
Su dedicación al trabajo
Dedicación al trabajo y
es buena. Merece la Se puede depender de su Es imposible depender de su
entrega de tareas asignadas.
maxima confianza. La trabajo ejerciendo una labor. Necesita constante
Supervición necesaria para
supervisión no es supervisión normal. supervisión.
conseguir los resultados
necesaria
esperados
2. Espíritu de equipo
Facilita la integración de su Posee excelente espíritu Muestra resistencia para
actividad con todo el de colaboración, se Colabora normalemente en colaborar con los demás. No
personal. Interactúa con esfuerza para ayudar a sus trabajo en quipo muestra disposición para
ellos para el logro de compañeros(as) trabajar en equipo
objetivos
Orienta la acción de su
3. Liderazgo
grupo de trbajo
Habilidad necesaria para
encaminados en una
orientar la acción de los Puede fijar objetivos que el El grupo no lo percibe como
misma dirección. Tiene
grupos de trabajo en una grupo acepta realizando líder. Tiene dificultades para
energía y lo transmite a
determinada dirección. adecuado seguimiento fijar objetivos
los demás en pos de un
Tener energía y transmitirla
objetivo común fijado por
a los demas
él mismo
65
Conoce muy bien los
4. Conocimiento del No tiene conocimiento de los
procedimeintos y iempre
puesto Conoce los procedimientos de procedimientos a cargo, aun
los palica. Propone
Conocimiento y aplicación su área. Ocasionalmente los siendo explicados en la
acciones de mejora para
del perfil, manual y aplica inducción a cargo. No muestra
realizar de una manera
procedimientos a cargo interes por el aprendizaje
más adecuada su trabajo
5. Puntualidad
Siempre cumple con los Ocasionalmente incumple con Nunca cumple con los
Cumplimiento con los
horarios establecidos por los horarios establecidos por la horarios establecidos por la
horarios establecidos por la
la compañía compañía compañía
compañía
6. Presentación personal El trabajador ocasionalmente
El trabajador tiene una El trabajador no se esmera en
Actitud del trabajador, cuida su presentación
buena presentación mejorar su presentación
comportamiento, tono y personal. Aveces presenta
persoanl y una adecuada personal, en ocaiones es
volumen de voz, gestos y mala actitud en el desempeño
actitud con los demás grosero y grotesco
sonrisa de sus labores
7. Rapidez de soluciones Demuestra gran habilidad El operario se esmera por

El trabajador no sabe como
Habilidad para solucionar para la solución de solucionar los inconvenientes,
actuar ante eventualidades. No
los inconvenientes problemas, sin que estos sin embargo necesita de la
asume la postura y el
presentados sin afectar el afecten si desempeño ayuda de sus compañeros para
comportamiento correcto
desempeño de su trabajo laborar solucionarlo
8. Ausencia de accidentes El trabajador no ha

El trabajador presenta un alto
Relacionado con el indice faltado al trabajo, ni ha El trabajador se encuentra en
porcentaje de ausentismo ya
de accidentalidad y el presentado accidentes la media del indice de
sea por accidentes,
ausentismo(incapacidades y dentro de su sitio de ausentismo
incapacidades o permisos
permisos) trabajo
66
9. Enfoque en los
resultados
El trabajador se enfoca en
Hábito de establecer El trabajador no cumple con
los resusltdos
prioridades sobre lo El operario se esmera por los resultaods planteados. No
planificando las
importante y las conseguir los resultados, sin se puede dar autonomia de los
actividades a desarrollar
oportunidades para el embargo no es persistente proyetos o actividades a
para el cumplimiento de
cumplimiento de sus realizar
las metas establecidad
propios objetivos y los del
área
SUBTOTAL 0
PROMEDIO 0,00
INTERPRETACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
De acuerdo al puntaje total obtenido, se da la clasificacion del desempeño del colaborador
SATISFACTORIO 2,5 a 2,0 ADECUADO 1,9 a 2,4 Insatisfactorio 1,0 a 1,8
MEJORAMIENTO Y DESARROLLO
FORTALEZAS
DEBILIDADES
COMPROMISO
Firma del evaluador:____________________________________ Firma del evaluado:____________________________________
67

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DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TALENTO HUMANO

BASADO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA EMPRESA CASA

LEIDY JOHANNA DIAZ MARIN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

LEIDY JOHANNA DIAZ MARIN

Trabajo sobre documentar procesos y procedimientos aplicando métodos

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Figura 1 Pirámide de documentos ___________________________________ 13

Actualmente las organizaciones se enfrentan a procesos de calidad respecto a sus

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante la estandarización de los procesos de

Por consiguiente, el presente trabajo quiere dar a conocer la estructura documental

2.1 OBJETIVO GENERAL

Documentar los procedimientos ejecutados en el área de talento humano a través

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Diseñar los diferentes formatos teniendo en cuenta la normatividad

 Definir la estructuración de cada formato establecido por la empresa.

 Implementar los formatos previamente diseñados para cada una de las

3.1 MARCO TEORICO

Resaltaremos que este trabajo tiene como objetivo tramitar la documentación

Centrándonos en el diseño de la documentación, llegamos al manual de calidad en

Cabe resaltar, que las organizaciones pueden demostrar con su implementación su

Teniendo claro lo mencionado anteriormente, al igual que los objetivos planteados

La documentación se la dispone jerárquicamente como una pirámide, ordenada

En el segundo nivel están los procedimientos, que desarrollan operativamente los

3.2.1 LEY 594 DE 2000 (JULIO 14)

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los

 Archivo general de la nación

 Archivo general del departamento

 Archivo general del municipio

3.2.2 GUIA TECNICA COLOMBIANA – GTC 185: DOCUMENTACIÓN

Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de

Tiene una cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta un orden

Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes

Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en

3.3 FUNCIONES DE UNA BUENA DOCUMENTACIÓN

La finalidad central de una buena documentación, se basa en tener la completa

 Mayor control de cambios, revisiones y accesos que se realiza a los

 Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de los diferentes componentes

 Permitir el acceso a la información y los documentos de manera segura y

 Optimizar la búsqueda y el tiempo de recuperación de documentos por

 Permitir la colaboración entre usuarios para la creación , modificación y

 Reducir costos en la empresa al automatizar y facilitar en gran medida las

 Organizar de manera lógica, eficaz y categorizada la documentación.

 Conservar y salvaguardar la información, por medio de su digitalización en

 Permitir hablar un mismo idioma entre las partes interesadas disminuyendo

 Integrar la documentación del sistema de gestión documental con los demás

 Establecer y gestionar políticas para la creación y administración de los

 Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de

3.4 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

Según los parámetros mencionados en la ISO 9001:2015, la documentación debe

 Procedimientos documentados y registros requeridos.

 Manual de calidad que incluya el alcance del sistema de gestión de calidad y

 Asegurarse que los documentos se mantengan legibles e identificables.

 Revisión y actualización de los documentos

 Asegurarse que las respectivas versiones de los documentos estén

Cuando la documentación se elabora sólo para responder a una exigencia y sin la

La documentación se la dispone jerárquicamente como una pirámide, ordenada

En el segundo nivel están los procedimientos, que desarrollan operativamente los

Fuente: Memorias de la décima quinta conferencia Iberoamericana en sistemas. (CISCI

3.6 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES PARA LA

En algunos casos, los documentos necesitan del involucramiento de otros procesos

3.7 ESTRUCTURA Y FORMATO DE LA DOCUMENTACIÓN

Los documentos que se clasifiquen como formatos supervisados, constan de ciertos

El encabezado se establece de la siguiente manera