EQUIPOS Y APLICATIVOS PARA

LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
Institucion Educativa Jesus Maria Ormaza
Andy Gabriel Julio Olivo
10”a”
¿QUE ES UN ARCHIVO?

Un archivo es la memoria
colectiva de una empresa y
por lo tanto es de suma
importancia para su
supervivencia y un buen
funcionamiento.
Los conceptos claves de un archivo son:
- Funciones
- Finalidad
- Fundamentos
- Reglas básicas
- Criterios
Un archivo debe cumplir por lo menos 2
funciones:
Almacenar Recupera de inmediato
Las funciones de un archivo son:
- Ser el centro de información y de la documentación
- reunir ordenadamente todos los documentos que
circulan en una empresa
- Ser un instrumento que ayude a conocer el
funcionamiento de otros servicios.
- asegurar la conservación de documentos.
Objetivos de un archivo en la empresa:
● Construir en centro de información disponible en todo
momento. La documentación de una empresa
frecuentemente es consultada como base de nuevas
transacciones; por esto debe guardarse en un lugar
determinado, con el fin de proporcionar
oportunamente cualquier información que se
requiere.
● Asegurar una perfecta conservación de los
documentos debe permanecer dentro de las
máximas medidas de seguridad para para que no se
deteriore por la acción de la humanidad, fuego, aire…
y evitar su pérdida.
● Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e
información. si los documentos están bien
solicitados, y se proporcionan los datos.
● Mantiene en reserva, bajo seguridades especiales los
documentos legales como contratos, estructuras, etc
y los de construcción y funcionamiento de la
empresa.
Características del archivo en la empresa:

las necesidades de la empresa determinan el tipo de

archivo que debe adaptarse a sus objetivos o fines. por
ejemplo si la actividad principal de una empresa es la
construcción si la empresa en pequeña, el archivo debe
adaptarse a las posibles economías de esta.
1.la identificación de su contenido debe ser lo más
sencilla y simple posible. El sistema de organización
utilizado en el archivo debe ser tan comprensible, que
facilite su con consulta inmediata y agilice el trabajo.
2. Que permita efectuar con rapidez las operaciones de
consulta y archivo eficazmente.
3. El archivo no puede depender de la memoria de quien
lo maneja. los documentos deben guardarse en forma
técnica, de manera que pueden ser encontrados para el
archivo deben quedar escritas, con el fin de facilitar su
manejo, ya que la organización del archivo no debe ser
exclusivo conocimiento del archivista.
4. Debe ser funcional y técnico, de fácil manejo y un
equipo sencillo.
La importancia del archivo en la empresa
Actualmente para organizar los archivos su utilizan las
tecnologías de la información como medios para
gestionar y agilizar en forma eficiente y eficaz todos los
procesos archivísticos.
En una empresa es importante manejar eficientemente
el archivo ya que en él, es donde están plasmados,
datos, documentos, y toda la vida de la empresa y esta
es una parte importante de la empresa y esta es una
parte importante y fundamental en cualquier empresa.
 Las redes
Equipo y aplicativos para la
- El correo
organización de archivos.
electrónico
- EL internet
- La intranet - El ordenador
personal
- La digitación:
Hardware y - El fax
software - El escáner
- La impresora
- DVD Memoria
- La
USB
microfilmación.
- Discos duros
- Discos zip
Soporte - CD-Rom
eléctrico - DVD
Equipo de reproducción de documentos
Es el conjunto de técnicas, aplicativos y herramientas
informáticas, que se utiliza en funciones de oficina para
optimizar. Automatizar y mejorar los procesos o tareas.
 La radicación de documentos

Es un procedimiento mediante el cual se asigna un

número consecutivo por el radicador a las
comunicaciones recibidas.
 Algunas impresoras son:
Impresora térmica: una impresora técnica es una
impresora que no es de impacto y que utiliza calor para
imprimir en un papel especial, sensible al calor, que se
denomina papel térmico.
Impresora de inyección: Es un dispositivo electrónico que
tiene la función de recibir información digital procede
dente de una computadora. Esta computadora funciona
con tinta el cual es plasmada en el papel.
Impresora laser: Es una de los últimos modelos de
impresora para computadora. se caracteriza por la
impresión en alta calidad tanto textos como imágenes
en papel simple. Esas impresoras funcionan con un
tóner el cual plasma un polvo que posee en su interior en
el papel.
Impresoras gran formato (Plotter): Las impresoras de
gran formato o plotter son aquellas que habitualmente
se utilizan para la impresión de gráficos vectoriales o
dibujos lineales o gran escala, como por ejemplo, planos
y dibujos de piezas específica.
 La intranet

Es una red interna de ordenadores privadas, que utilizan

tecnología internet para compartir dentro de una
organización parte de sus sistemas de información y
sistemas operacionales.
Objetivo de la intranet:
1. Suministrar a las entidades del estado una red de alta
velocidad.
2. Suministrar un centro de datos.
3. Suministrar una plataforma para el intercambio de
información.
4. suministrar un centro de contacto para los usuarios.
 La internet
Es una red de ordenadores diseñada para permitir la
comunicación general entre usuarios de varios
computadores.
Es el mecanismo de enlace con que una computadora o
red de computadores cuenta para conectarse a internet,
lo que permite visualizar las páginas desde un
navegador y asi acceden a la red.
Los pasos para acceder a un correo son:
1. Abrir en tu ordenador, computador o teléfono celular
2. Escribir en la barra de busqueda (www.gmail.com)
3. Dar enter
4. ingresar el correo donde lo solicite
5. dar enger
6. ingresar contraseña donde lo solicite
7. Dar enter
8. listo
 Fotocopiadoras xerográficas:
(Usa papel normal) El documento original es barrido por
un rayo de luz intensa que proyectó la imagen sobre un
tambor giratorio de superficie fotosensible en el papel.
 Fotocopiadora electrostática
(Usan un papel sensible y especial) La imagen a
reproducir se proyecta directamente sobre el
papel, cuya superficie que sensibilizada con
cargas eléctricas. El papel se somete luego a un
baño de toner y las particulas se fijan en las zonas
electrizadas de este dando a la copia definitiva.
 ¿Que es un fax?

Se denomina fax al envío de un documento o imagen a

través de la línea telefónica. Por extensión, el dispositivo
que consiste en un teléfono, fotocopiadora y incluso una
computadora.