FORMULACIÓN Y DISEÑO DE HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO

DEL SISTEMA LOGÍSTICO INTERNO DE LA EMPRESA PROYECTO IMEX

GROUP S.A.S

MANUEL ANDRES CLAVIJO GUTIERREZ

JUAN SEBASTIAN MORALES DIAZ
FABIAN LEONARDO MOYA TORRES
EDWAR ALBERTO ORTIZ FORERO
JHON FERNANDO SANTOS RODRIGUEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

CENTRO DE GESTIÓN INDUSTRIAL
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DE RECURSOS EN PLANTAS DE PRODUCCIÓN
FICHA SOFÍA: 1440567
BOGOTÁ D.C.
2019
FORMULACIÓN Y DISEÑO DE HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO
DEL SISTEMA LOGÍSTICO INTERNO DE LA EMPRESA PROYECTO IMEX
GROUP S.A.S

MANUEL ANDRES CLAVIJO GUTIERREZ

JUAN SEBASTIAN MORALES DIAZ
FABIAN LEONARDO MOYA TORRES
EDWAR ALBERTO ORTIZ FORERO
JHON FERNANDO SANTOS RODRIGUEZ

Instructor técnico
Nancy Constanza Romero

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - (SENA)

CENTRO DE GESTIÓN INDUSTRIAL SEDE D
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DE RECURSOS EN PLANTAS DE PRODUCCIÓN
FICHA SOFÍA: 1440567
BOGOTÁ D.C.
2019
 TABLA DE CONTENIDO.

TABLA DE ILUSTRACIONES .................................................................................. 5

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 6
2. OBJETIVOS ......................................................................................................... 7
2.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................... 7
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................. 7
3. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD ........................................... 8
3.1. CONCEPTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............................................ 8
3.2. TRAZABILIDAD ................................................................................................ 8
3.3. SISTEMA DE TRAZABILIDAD .......................................................................... 8
3.4. ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA DE TRAZABILIDAD ........................... 9
3.5. DISEÑO DE UN SISTEMA DE TRAZABILIDAD ............................................. 12
3.6. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE TRAZABILIDAD .......................... 13
3.7. REVISIÓN DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD .............................................. 13
3.8. TRAZABILIDAD EN LA INDUSTRIA DE ALIMENTOS ................................... 13
3.9. SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN .................................................................. 14
3.10. CÓDIGO DE BARRAS .................................................................................. 14
3.11. NÚMERO MUNDIAL DE ARTÍCULO COMERCIAL GTIN ............................ 15
4. DISEÑAR LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD DE LOS
MATERIALES DE ACUERDO CON LAS CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA
PRODUCTIVO DE LA EMPRESA PROYECTO IMEX GROUP S.A.S .................. 16
4.1. DEFINIR EL SISTEMA DE TRAZABILIDAD DE LA EMPRESA PROYECTO
………………………………………………………………………………………….16
4.2. DETERMINAR EL SOFTWARE DE LA COMPAÑÍA ...................................... 16
4.3. SEGUIMIENTO DEL FLUJO DE INFORMACIÓN Y DE LOS MATERIALES . 16
4.3.1. Trazabilidad hacia atrás ............................................................................... 16
4.3.2. Trazabilidad interna ..................................................................................... 17
4.4. Sistemas de Información................................................................................. 17
4.4.1. Estratégico (ESS .......................................................................................... 17

3
4.4.2. Administrativo (DSS y MIS) .......................................................................... 18
4.4.3. Sistemas de Conocimiento (KWS) ............................................................... 18
4.4.4. Sistemas Operativos (TPS).......................................................................... 18
4.5.1. Interna .......................................................................................................... 19
4.5.2. Externa......................................................................................................... 22
4.5.3. Estándares internacionales ....................................................................... 22
4.6. HARDWARE SISTEMAS DE TRAZABILIDAD, ESTRUCTURA FISICA DE LAS
INSTALACIONES .................................................................................................. 22
5. PROPUESTA DE MEJORA PARA LA FORMULACIÓN Y DISEÑO DE
HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO DEL SISTEMA LOGÍSTICO
INTERNO DE LA EMPRESA PROYECTO IMEX GROUP S.A.S .......................... 23
6. CONCLUSIONES .............................................................................................. 24
CIBEGRAFIA ......................................................................................................... 25

4
 TABLA DE ILUSTRACIONES

Pág.

Ilustración 1. Puntos críticos en sistema de trazabilidad ........................................ 11

Ilustración 2. Trazabilidad en la cadena de suministro .......................................... 14
Ilustración 3. Estructura de Código GTIN13 .......................................................... 15
Ilustración 4. Árbol Tipo E ...................................................................................... 20
Ilustración 5. Cuadro de atributos y aplicaciones ................................................... 21
Ilustración 6. Propuesta de Rotulo para la trazabilidad hacia atrás ....................... 23

5
 1. INTRODUCCIÓN

El crecimiento de una organización los lleva a que cada día vallan implementando
procesos para conocer exactamente cada detalle de sus productos desde su
origen hasta el consumo al cliente, ya que en la demanda de sus productos los
clientes los están evaluando diariamente para estar seguros de lo que están
obtenido.

Cuando el cliente indaga acerca de la confiabilidad de los productos las

organizaciones empiezan a trabajar y garantizar sus productos por medio la
trazabilidad conociendo los orígenes de la materia prima, sus procesos y su
producto final.

Estos pasos garantizan la calidad de producto desde la adquisición hasta el

consumo por parte del cliente, bríndales mayor confiabilidad y seguridad en sus
productos: En caso de alguna no conformidad la compañía puede realizar una
auditoría y rastreo utilizando los tres tipos de trazabilidad existentes tales como
trazabilidad hacia atrás, trazabilidad del proceso y trazabilidad hacia adelante con
el fin de encontrar donde se presentó la falla del producto y saber qué cantidad
presentan el mismo problema.

A todo esto lo complementa el tipo de etiquetado y codificación que tengan las

empresas con el fin de obtener la información más exacta de sus productos.

En esta ocasión los aprendices darán a conocer los tipos de trazabilidad

existentes en la empresa proyecto Imex Group s.a.s las normas que lo rigen, los
tipos de codificación y etiquetados existen que ayudan a llevar una mejor
trazabilidad en las organizaciones y aplicaran los procesos en la empresa
proyecto.

6
 2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

 Diseñar la estructura del sistema de trazabilidad de los materiales de acuerdo

con las características del sistema productivo.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Identificar los conceptos de trazabilidad aplicados en la elaboración o fabricación

de los productos dentro de la cadena de abastecimiento.
 Analizar los procedimientos de trazabilidad implementados en la empresa
proyecto IMEX GROUP S.A.S.
 Implementar propuestas de mejora en el sistema de trazabilidad de la empresa
proyecto IMEX GROUP S.A.S

7
 3. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD

3.1. CONCEPTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema de información se puede definir técnicamente como un conjunto de

componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y
distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una
organización.

3.2. TRAZABILIDAD

El códex alimentario define la trazabilidad como la habilidad de seguir los

movimientos de los alimentos a través de sus diferentes estados de producción,
proceso y distribución.

En el marco de la cadena alimentación humana y animal, se define la trazabilidad

como la “capacidad de seguir el recorrido de un alimento a través de las etapas
específicas de producción, procesamiento y distribución.

3.3. SISTEMA DE TRAZABILIDAD

La NTC 22005 que se refiere a la trazabilidad en la cadena de alimentos para

consumo humano y para animales, define un sistema de trazabilidad como la
totalidad de los datos y operaciones que permite mantener la información
deseada de un producto y sus componentes a través de toda su cadena de
producción y utilización, o de parte de ella (Norma Técnica Colombiana 22005,
2009). De esta manera, el sistema de trazabilidad se convierte en una
herramienta técnica para ayudar a una organización a que cumpla con los
objetivos de calidad definidos, y es aplicable para determinar la historia o la
ubicación de un producto o de sus componentes en un instante determinado.

La complejidad de un sistema de trazabilidad en la cadena alimentaria está

determinada por el producto, sus características y los objetivos que se desean
alcanzar, que a su vez están influenciados por las expectativas de los clientes o
consumidores.

8
Como se mencionó anteriormente, los sistemas de trazabilidad deben permitir
alcanzar los objetivos organizacionales desde el punto de vista técnico y
económico, por lo tanto, se aplican los principios que se enuncian a continuación.

 Se puedan verificar
 Se puedan aplicar de forma coherente y equitativa
 Estén orientados hacia la obtención de resultados
 Sean rentables
 Sean prácticos para su aplicación
 Cumplan con toda la reglamentación aplicable
 Cumplan con los requisitos de exactitud definidos

3.4. ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA DE TRAZABILIDAD

Si bien es cierto que la legislación colombiana define requisitos de trazabilidad en

productos alimenticios, no se impone la forma ni los medios para llevar a cabo la
implementación de sistemas que permitan identificar los productos a lo largo de la
cadena de valor, por lo tanto es posible hacer uso de herramientas manuales,
internet, radio frecuencias y cualquier herramienta que permita identificar los
productos y definir la forma de recoger y almacenar la información de cada
producto elaborado.

Para una correcta implementación de un sistema de trazabilidad Sánchez

Villagrán menciona en su libro Introducción a la Trazabilidad, los pasos previos
que deben seguirse para el establecimiento de un sistema de trazabilidad
(Sánchez, 2008).

 Estudiar los sistemas de archivo que poseen: La empresa debe realizar un

análisis de los registros y la forma como se almacenan la información teniendo
en cuenta que la información más relevante es aquella que sirve para controlar
los puntos críticos. El mejor sistema de trazabilidad es aquel que encaja con las
operaciones habituales y que no implica duplicidad de información ni trabajos
innecesarios.
 Consultar con proveedores y clientes: Con el fin de generar información útil
para todos los actores de la cadena, debe haber una comunicación clara y
eficaz que permita tomar un camino común.
 Definir ámbito de aplicación: El sistema de trazabilidad debe incluir a todos
los actores de la cadena incluyendo la trazabilidad hacia adelante, hacia atrás y
la interna.
 Definir criterios para la agrupación de productos en relación con la
trazabilidad: Para implementar un sistema de trazabilidad, cada actor de la
cadena debe agrupar el conjunto de unidades que produce, envasa o maneja.

9
 Esta agrupación debe estar identificada y debe permitir ligar cada partida con
los productos utilizados para su elaboración, lugar de fabricación, proceso, etc.
 Establecer registros y documentos necesarios: Deben ser completos y
mostrar la información requerida para cada actor del proceso, es decir, ámbito
de aplicación del sistema de trazabilidad, registro de operaciones efectuadas,
procedimientos de revisión/ control y actualización del sistema.
 Establecer mecanismos de validación/ verificación por parte de la
empresa: Debe revisarse el sistema para comprobar que funciona de manera
efectiva teniendo en cuenta la exactitud de la información almacenada y el
tiempo de respuesta que llega a ser crucial en eventos en que esté en riesgo la
seguridad alimentaria
 Establecer mecanismos de comunicación inter-empresas: Debido a que el
funcionamiento del sistema de trazabilidad es competencia de todos los
eslabones de la cadena, la comunicación permite enfilar esfuerzos hacia el
mismo objetivo.
 Establecer procedimientos para localización, inmovilización y retirada de
productos recall: De acuerdo con las normas internacionales, las empresas
alimentarias tienen la obligación legal de poner en el mercado productos
seguros, sin embargo, en ocasiones se producen incidentes que afectan la
seguridad alimentaria, por lo tanto es necesario tomar medidas para proteger la
salud de los consumidores, eliminar la causa del incidente y evitar que vuelva a
producirse (Sánchez, 2008).
 Teniendo en cuenta que la trazabilidad está orientada a la satisfacción de
requisitos del cliente, es necesario establecer redes de cooperación entre los
diferentes agentes de la cadena de valor y diseñarlas para dar una respuesta
eficiente al mercado. La interacción entre los diferentes agentes converge a lo
largo de la cadena en los denominados puntos críticos, que son aquellos que
permiten poner en conexión dos agentes cuya posición en la cadena difiere
entre sí, y que al final requieren mayor atención teniendo en cuenta que ningún
sistema funciona exactamente igual a otro y lo que se busca es estandarizar
información y procesos.

Por lo anterior, el establecimiento de la trazabilidad exige el intercambio de

producto e información en los puntos críticos entre los diferentes agentes a lo
largo de toda la cadena alimentaria, por lo tanto la creación de sistemas facilita la
implantación de la trazabilidad tanto hacia atrás como hacia delante (Calvo,
2015). En la Ilustración 3 se describe la distribución de puntos críticos a lo largo
de la cadena productiva en una industria de fabricación de derivados lácteos, en
la que los actores intervienen aportando información y realizando
transformaciones propias del proceso productivo

10
Ilustración 1. Puntos críticos en sistema de trazabilidad

Fuente: Diseño de un sistema de trazabilidad para la industria de quesos gourmet a porte/ Cristina Andrea Peña Contrino/2018

 Cooperación entre actores de la cadena: se refiere a la predisposición de los

agentes a compartir información acerca del producto en cuestión.
 Control en puntos críticos: la ilustración muestra un ejemplo de los puntos de
convergencia entre los actores a lo largo de la cadena donde se comparte
información sobre los atributos intrínsecos del producto, así como su origen y
transformación. Algunos de los problemas en puntos críticos son:

 La mezcla de lotes en pallets

 Picos en pallets
 Copacking – comaking
 Gráneles y silos
 Control de lotes en las devoluciones
 Errores en captura y traspaso de información.
 Traspasos entre tiendas o almacenes.

 Señalización para el consumidor: La señalización permite identificar las

características del producto de cara al consumidor. Allí se encuentra
información de interés que para el cliente implica atributos de calidad.
 Claridad: De acuerdo con la normatividad aplicable, en el producto se debe
ofrecer la información sobre los atributos intrínsecos que provean de
herramientas al consumidor para elegir la opción que más se acerca a sus
condiciones.
 Credibilidad: La información en la etiqueta del producto y en el sistema de
trazabilidad, debe reflejar las características intrínsecas del proceso y del
producto.

El etiquetado entonces permite al consumidor identificar puntos clave que

coincidan con sus estándares para determinar la calidad de un producto. En su
estudio acerca de la percepción de trazabilidad de alimentos en Europa, el autor

11
concluye que los consumidores realizan un sondeo muy rápido del etiquetado de
los diferentes productos que encuentran en el mercado y que se fijan en detalles
como el origen y la marca del producto, ya que estos aspectos están relacionados
con la calidad del producto (Guiraud & Halawany, 2006).

3.5. DISEÑO DE UN SISTEMA DE TRAZABILIDAD

Para el desarrollo de un sistema de trazabilidad es necesario tener en cuenta el

contexto general de la organización teniendo en cuenta que se trata de un
sistema de gestión que involucra diferentes variables, que, a su vez, se
desarrollan de acuerdo con componentes técnicos y económicos que condicionan
la viabilidad de los sistemas (FAO, 2006). Adicionalmente, es importante diseñar
sistemas de trazabilidad verificables debido a que facilita la identificación de
productos en cualquier momento del proceso productivo incluyendo su
distribución y venta al consumidor final. De acuerdo con lo anterior, el diseño de
un sistema de trazabilidad debe incluir los siguientes elementos (Sánchez, 2008):

a) Objetivos: objetivos con componentes técnicos y económicos

b) Reglamentación y disposiciones relativas a la trazabilidad: Regulaciones de
carácter obligatorio y voluntario
c) Los productos, materias primas o ambos: materias primas para producir
d) La posición en la cadena alimentaria: Proveedor, minorista, mayorista,
transformador, etc.
e) El flujo de materiales: flujo de materiales en el proceso productivo de la
organización
f) Los requisitos de información: proveedores, historia del producto y del proceso
e información de cara al cliente
g) Los procedimientos: documentación del flujo de materiales e información
relacionada
 Definición del producto
 Definición e identificación del lote
 Documentación de flujo de materiales, registros,
 Gestión de datos y protocolo de registros
 Protocolos de recuperación e información
h) La documentación: Documentos que se requieren para alcanzar Objetivos
del sistema de trazabilidad. En cuanto a registros s debe tener en cuenta:
 Qué: registrar qué productos se han recibido o se han expedido
 Quién: registrar de quién se han recibido o a quién se han expedido los
productos.
 Cuando: registrar la fecha en la que se recibieron o se expidieron los
productos.

12
  Información trazabilidad: registrar alguna información de trazabilidad (lote
y/o fecha de caducidad/consumo preferente) que permita acotar el riesgo.
i) La coordinación de la cadena alimentaria: Coordinación entre los diferentes
actores de la cadena alimentaria.

3.6. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE TRAZABILIDAD

La organización debe garantizar los recursos y el compromiso para la

implementación de un sistema de trazabilidad mediante la asignación de
responsabilidades de gestión y provisión de recursos. Para la implementación se
debe contar con los siguientes elementos:

 Plan de trazabilidad: Se debe aplicar un plan de implementación del sistema en

el cual se identifiquen los puntos críticos al interior de cada organización
 Asignación de responsabilidades: Se deben definir y comunicar las tareas y
responsabilidades de cada uno de los implicados en la trazabilidad
 Plan de capacitación: El personal que pueda afectar la trazabilidad debe conocer
el funcionamiento del sistema y las consecuencias de las desviaciones de los
procedimientos
 Seguimiento: Chequeo, responsables del seguimiento, reportes a la alta
gerencia
 Indicadores clave de desempeño: Información numérica que permita conocer el
comportamiento del sistema en periodos de tiempo determinados.

3.7. REVISIÓN DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD

Para garantizar la mejora del sistema, se deben realizar revisiones y seguimiento

a los distintos elementos mediante la realización de auditorías al sistema, que
consisten en revisar los documentos y procesos para buscar oportunidades de
mejora y el alcance de los objetivos institucionales.

3.8. TRAZABILIDAD EN LA INDUSTRIA DE ALIMENTOS

La trazabilidad alimentaria se define como la capacidad de seguir el movimiento

de los productos alimenticios a lo largo de la cadena de suministro y de acuerdo
con la legislación europea, la trazabilidad es la posibilidad de encontrar y seguir el
rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución,
de un alimento, un pienso, un animal destinado a la producción de alimentos o
una sustancia destinados a ser incorporados en alimentos o piensos o con

13
probabilidad de serlo. Análogamente, el Códex alimentario señala que la
trazabilidad es la herramienta que permite seguir el movimiento de un alimento a
través de diferentes etapas especificadas en la producción, transformación y
distribución. La Ilustración 4 describe los diferentes tipos de trazabilidad en la
cadena de suministro (Bosona & Gebresenbet, 2013) (ICONTEC, 2009).

Ilustración 2. Trazabilidad en la cadena de suministro

Fuente: Diseño de un sistema de trazabilidad para la industria de quesos gourmet a porte/ Cristina Andrea Peña Contrino/2018

3.9. SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN

Los sistemas de identificación de mercancías sirven para poner un código,

normalmente numérico. Las ventajas son que permiten garantizar la trazabilidad
de los productos, optimizan la cadena de suministro, mejoran la información de
gestión logística y reducen los errores de datos. Adicionalmente permiten una
rápida respuesta ante contingencias e imprevistos con un control individual de
cada artículo y cada lote además del histórico de movimientos.

3.10. CÓDIGO DE BARRAS

El código de barras es una herramienta para capturar información de manera

única a nivel mundial. Está conformado por barras claras y oscuras de diferente
grosor, que permiten la captura automática de la información por medio del lector
(Mora, 2016). El código de barras posee dos componentes: El símbolo y el código
se define libremente, según le interese al responsable:

 Codificación libre al azar: Se asigna un número al artículo nuevo que esté

disponible

14
 Codificación libre inteligente: Utiliza códigos de familias, sub-familias, etc., para
realizar la codificación del artículo.
 Codificación internacional según estándares: Definidos de acuerdo con
directrices de organismos internacionales como es el caso de GS1. Los artículos
comerciales se identifican con un GTIN utilizando cuatro estructuras de
identificación: GTIN-8, GTIN- 12, GTIN-13 y GTIN-14. Todos se almacenan en
un campo de 14 dígitos. La elección de la estructura de identificación depende
de la naturaleza del artículo y el alcance de las aplicaciones del usuario.
 GTIN-13: código de 13 dígitos que identifica un producto concreto

Ilustración 3. Estructura de Código GTIN13

Fuente: Diseño de un sistema de trazabilidad para la industria de quesos gourmet a porte/ Cristina Andrea Peña Contrino/2018

 GTIN-14: Código de 14 dígitos que identifica un conjunto de unidades de

consumo cuya que pueden manipularse de forma agrupada en el almacenaje.
 GTIN-128: Incorpora datos adicionales de la unidad que se está etiquetando
como número de lote, fecha de caducidad, peso bruto y neto, cantidades y
códigos de artículos (Fernández, 2014).

3.11. NÚMERO MUNDIAL DE ARTÍCULO COMERCIAL GTIN

El Número Global de Artículo Comercial (Global Trade Item Number) o GTIN por
sus siglas en inglés, es un número que se utiliza para la identificación inequívoca
de los artículos comerciales en todo el mundo. La identificación y la marcación con
código del artículo comercial permiten la automatización del punto de venta
minorista (a través de archivos para registrar precios), de la recepción de
productos, la administración de inventarios, la repetición de órdenes de compra de
manera automática, los análisis de ventas y una amplia gama de aplicaciones
comerciales. El propietario de la marca, la organización que es dueña de las
especificaciones del producto, independientemente de dónde o quién lo haya
fabricado, por lo general, es responsable de la asignación del GTIN.

15
 4. DISEÑAR LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD DE LOS
MATERIALES DE ACUERDO CON LAS CARACTERÍSTICAS DEL
SISTEMA PRODUCTIVO DE LA EMPRESA PROYECTO IMEX GROUP
S.A.S

4.1. DEFINIR EL SISTEMA DE TRAZABILIDAD DE LA EMPRESA PROYECTO

La trazabilidad de los reactivos de diagnóstico in vitro fabricados, importados,

equipo y dispositivos biomédicos, comercializados por la empresa, se realiza a
través del número de serie y/o lote de cada dispositivo médico o puede realizarse
a través del número de factura principalmente. Para el caso de los productos
almacenados en cuarentena, rechazo o devolución se debe dejar la observación
de las razones por las cuales se encuentran en estos estados de calidad, y se
actualiza la información del sistema software

4.2. DETERMINAR EL SOFTWARE DE LA COMPAÑÍA

IMEX GROUP S.A.S cuenta con un software de información para realizar el

seguimiento a los dispositivos médicos importados y comercializados que se
denomina S1ESA, el cual registra todos los movimientos realizados para los
reactivos de diagnóstico in-vitro fabricado importado y dispositivos médicos.

4.3. SEGUIMIENTO DEL FLUJO DE INFORMACIÓN Y DE LOS MATERIALES

La fuente central de información para realizar el seguimiento a los dispositivos

médicos importados y comercializados en el sistema software S1ESA, el cual
registra todos los movimientos realizados para los reactivos de diagnóstico in vitro
fabricados, importados y dispositivos médicos.

La trazabilidad de los reactivos de diagnóstico In vitro fabricados, importados,

equipos y dispositivos biomédicos inicia con la orden de importación hasta la venta
al cliente (con la documentación asociada) .

4.3.1. Trazabilidad hacia atrás. IMEX GROUP S.A.S no cuenta con un sistema de
trazabilidad hacia atrás de las materias primas importadas, debido a que los
proveedores no cuentan con un sistema de etiquetado, rotulado y unidad de carga

16
estipulada. El cual afecta al momento de la recepción e inspección de las materias
primas, ya que se generan demoras al momento de la recepción y aprobación.

4.3.2. Trazabilidad interna. La trazabilidad de los reactivos de diagnóstico In vitro

fabricados, importados, equipos y dispositivos biomédicos inicia con el documento
traslado interno de los materiales, orden de producción, entrada al almacén del
producto terminado debe ser aprobada por el departamento de calidad y/o gerente
científica, la recepción la realiza el asistente logístico de la compañía donde se
verifica cantidad, lotes y fechas de vencimiento.

A continuación se relaciona los documentos internos establecidos por la

organización Imex Group s.a.s

4.3.3 trazabilidad hacia adelante

La trazabilidad de los reactivos de diagnóstico In vitro fabricados , importados,

equipos y dispositivos biomédicos inicia con el pedido que genera la parte
comercial, factura de venta, transporte y servicio postventa (PQR), formato de
quejas y reclamos.

4.4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

IMEX GROUP S.A.S cuenta con sistemas de información como correos

electrónicos y el software de gestión.

4.4.1. Estratégico (ESS). La alta gerencia es la encargada de las compras

internacionales es el único que posee la información la cual es transmitida en
archivos de Excel y correos electrónicos, que son los medios de comunicación con
el proveedor; obtiene información del área productiva por medio de la
coordinadora comercial quien evalúa los pronósticos de la demanda del año para
solicitar las materias primas a través de un correo electrónico. Dispone de la
información de todo el proceso de la compañía con ayuda del software del sistema
de gestión TENDENCY donde se realiza la evaluación y desempeño de la
compañía a través de los indicadores de gestión.

17
4.4.2. Administrativo (DSS y MIS). Dentro de los procesos administrativos IMEX
GROUP cuenta con un programa de sistema de gestión TENDENCY donde se
encuentran todos los procesos productivos, documentación certificada,
indicadores de gestión, indicador de desempeño y desarrollo, también cuenta con
un software administrativo llamado S1ESA donde se llevan los registros contables,
administrativos, productivos y logística.

4.4.3. Sistemas de Conocimiento (KWS). IMEX GROUP S.A.S no cuenta con

sistema de diseño KWS para crear nuevos productos, se realiza una simulación
manual para comprobar la calidad del producto adicional a esto se cuenta con
unos formatos para el registro de humedad y temperatura que debe estar en 45% -
70% y una temperatura promedio entre 2°- 30° con el fin de mantener el estado
natural de los productos. La compañía cuenta con sistemas de distribución KWS
a través de los programas de Windows Microsoft office, calendarios electrónicos
para programación de actividades, reuniones y capacitaciones de los
colaboradores de la compañía. Dentro del KWS compartir se realiza por medio de
correos operativo para la comunicación entre las áreas administrativa, productiva,
operativa y la alta gerencia

4.4.4. Sistemas Operativos (TPS). Para la verificación de transacciones que

realiza la compañía se realizaron a través del software S1ESA que envía toda la
información que obtiene a un servidor donde almacena, recoleta y resguarda toda
la información de forma segura.

4.4.5. Software siesa. Siesa nace en 1981 como respuesta al vacío en materia de
software empresarial generado en aquella época por organizaciones que habían
importado los primeros minicomputadores que llegaron a nuestra región: Cartón
Colombia, B.D.F., Sharp, Monarca, Sidelpa, Colombina, Roy Alpha, Cementos del
Valle, Pulpapel, Delima, Clínica de los Remedios y la FES.

A mediados de los años 80 aparece el microcomputador y se decide trasladar los

diseños que se tenían a este nuevo lenguaje y es como nace el Siesa 8.5, que en
esa época era conocido como el Sistema Uno.

Como respuesta a los nuevos retos que plantea la tecnología cliente/servidor de

múltiples capas, se inicia un ambicioso proyecto en 1998: la solución de software
ERP Siesa Enterprise, antes llamada Uno Enterprise. Esto nos convierte en una
de las pocas casas de software que está en capacidad de respaldar a sus clientes,
independientemente del entorno tecnológico que seleccione.

18
El compromiso con nuestros clientes, nos ha llevado a diversificar la actividad
nuestra como desarrolladores de soluciones empresariales, a otros campos, como
proveedores de hardware, telecomunicaciones, capacitación, consultoría y
tercerización de equipos de IT.

Siesa es una empresa que con más de 34 años ha ampliado su portafolio de

soluciones y servicios, así como de clientes, usuarios y empleados. Son más de
10.000 empresas líderes en los principales sectores económicos de Colombia que
han adoptado con éxito nuestras soluciones de negocios, más de 80 mil usuarios y
alrededor de 300 colaboradores distribuidos en las más importantes capitales
industriales del país: Cali, Bogotá, Medellín, Barranquilla, Pereira y en 8 países de
América Latina.

Nuestro modelo de negocio está basado en la calidad de nuestros productos, altos

estándares de servicio y flexibilidad hacia los requerimientos de los clientes,
ofrecemos al mercado en el cual competimos la mejor relación costo beneficio,
nuestras soluciones tecnológicas sustentan los procesos productivos, la gestión
financiera, comercial y administrativa de empresas de todos los sectores, y de
igual forma procesos específicos de negocio en diversos mercados. Contamos con
una trayectoria de más de 36 años en el mercado nacional y regional.

4.5. SIMBOLOGÍA/CODIFICACIÓN SISTEMA DE TRAZABILIDAD

La simbología y codificación de la materia prima, productos terminados y

productos de movilidad se realizaron por decisión de la alta gerencia, para tener
plena identificación de cada uno de los productos importados, fabricados,
almacenados, comercializados y distribuidos para que puedan ser debidamente
controlados y poder mantener una trazabilidad y un inventario claro; Agrupándolos
por líneas y sublineas de producto.

4.5.1. Interna. La empresa proyecto Imex Group s.a.s controla sus productos por
medio de unos códigos y etiquetes con ayuda del software S1ESA, teniendo en
cuenta su creación bajos los siguientes términos:

 Por consenso de los directivos de algunos departamentos administrativos de

la compañía los códigos se crean para que sean entendibles y cumpliendo con
los campos que requiere el software S1ESA.
 Las etiquetas se crean bajo la normas exigidas por el INVIMA
 Los códigos de barras están clasificados por el EAN13/GTIN13, utilizados
para las pruebas de farmacia y preservativos donde se distribuyen en grandes
superficies.

19
 En la fabricación de nuevos productos el gerente de producción envía un correo
a la alta gerencia con la información detallada del producto para la creación de un
nuevo código.
 El sistema S1ESA permite agrupar los productos por líneas y sublineas con
códigos alfanuméricos.
 Con la codificación alfanumérica que se encuentra en el software s1esa se
realiza la entrega de la materia prima y producto termina dentro de la organización
desde la producción hasta el almacenaje.

Ilustración 4. Árbol Tipo E

Fuente: Desarrollado por el Grupo de trabajo de la empresa proyecto Imex Group s.a.s

20
Ilustración 5. Cuadro de atributos y aplicaciones

Fuente: Desarrollado por el Grupo de trabajo de la empresa proyecto Imex Group s.a.s

21
4.5.2. Externa. Para que el cliente pueda adquirir los productos se siguen los
siguientes pasos:

 el área comercial monta un pedido según la requisición del cliente con la

utilización de los códigos alfanuméricos establecidos en el formato de
pedido que contiene unos números de consecutivos.
 EL área de facturación hala el número de pedido mostrando los ítems de
los productos donde muestra el código alfanumérico, descripción del
producto, cantidades solicitadas y fechas de vencimiento.
 EL departamento de facturación envía la factura al departamento logístico
para el alistamiento del pedido bajo los códigos de identificación de los
productos, realizando una inspección ocular de lotes y fechas de
vencimientos para el alistamiento de los pedidos.
4.5.3. Estándares internacionales. Imex Group S.A.S no lo rige ninguna
sistema internacional, está regulado por los normas exigidas por el Instituto
Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA), es quien genera
el aprobado de los registros de cada uno de los productos para que puedan ser
fabricados, comercializados y distribuidos por la compañía.

4.6. HARDWARE SISTEMAS DE TRAZABILIDAD, ESTRUCTURA FISICA

DE LAS INSTALACIONES

 La empresa proyecto Imex Group s.a.s cuenta con una bodega ubicada
en el Barrio Carvajal, la cual se podrá utilizar una vez sea certificada
por el INVIMA en CAAP Certificado de acondicionamiento y
almacenamiento de productos.
 Cuenta con dos servidores donde se almacena o se lleva un backup de
toda la información y movimientos administrativos que genera la
compañía.
 Además se cuenta con equipos de cómputo, discos duros externos,
memorias expandibles, Outlook empresarial etc.

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 5. PROPUESTA DE MEJORA PARA LA FORMULACIÓN Y DISEÑO DE
HERRAMIENTAS PARA EL MEJORAMIENTO DEL SISTEMA LOGÍSTICO
INTERNO DE LA EMPRESA PROYECTO IMEX GROUP S.A.S

Imex Group s.a.s no cuenta con un sistema de trazabilidad hacia atrás para la
mercancía importada ya que lo proveedores internacionales envían la mercancía
sin rotulo, lo hacen por peso y no por unidades generando retrasos en la recepción
e inspección de la materia prima. Se propone a la alta gerencia un rotulo donde
hable con los proveedores y donde este especificado el lote, cantidades y numero
de empaque secundario.

Ilustración 6. Propuesta de Rotulo para la trazabilidad hacia atrás

Fuente: Desarrollado por el Grupo de trabajo de la empresa proyecto Imex Group s.a.s

Nombre del producto: Debe estar identificada la materia prima con su respectivo
nombre o descripción del producto.

 Lote: Debe ser un código alfanumérico que contenga un orden

ascendente.
 Cantidad: Debe estar registrada la cantidad por unidad real
 Fecha De Vencimiento: Solo se aplica para productos perecederos.
 Caja Nº: Su marcación sirve identificar la ubicación del producto que
contiene la caja y el número total de cajas que llegan en la importación
esto permite identificar con claridad y rapidez los faltantes.

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 6. CONCLUSIONES

 Se evidencia que la empresa proyecto Imex Group s.a.s cuenta los tipos de
trazabilidad en proceso y hacia adelante, utilizando la codificación y
etiquetado para los productos de acuerda a la necesidades de sus clientes y
llevar una adecuada trazabilidad, obteniendo información clara de la ubicación
de sus productos por medio de los lotes y números de facturación.
 Se concluyó que la empresa proyecto no cuenta con una trazabilidad hacia
atrás de la materia prima importada generando inconvenientes en el recibo
de materias primas el cual esto implica una demora la recepción e inspección.
 Se da como propuesta de mejora que la alta dirección hable con los
proveedores para la elaboración de un rotulo al momento de enviar la materia
prima permitiendo acelerar y mejorar los procesos de inspección y recepción.

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 CIBERGRAFIA

 Informe Diseño de un sistema de trazabilidad para la industria de QUESO

GOURMET A PORTER /Cristina Andrea Peña Cortino, Universidad de la Salle,
Faculta de ingeniería, programa de Ingeniería Industrial 2018

 Información Suministrada por la empresa Imex Group s.a.s

 https://www.siesa.com

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