ENGLISH FOR BUSINESS

24. LESSON 5

24.1 RULES FOR WRITING A FORMAL LETTER (REGLAS PARA ESCRIBIR

UNA CARTA FORMAL)

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Cuando se trata de escribir esta clase de cartas hay una serie de reglas que debemos
de seguir, como por ejemplo:

- No se usan contracciones: Can’t, don’t  Can not, do not

- No han de ser excesivamente largas.

Direcciones y fecha:

La dirección del remitente debe situarse en la esquina superior derecha de la carta y la

fecha justo debajo de la dirección. La dirección del destinatario se debe escribir en la
parte inferior izquierda.

Saludo:

- Dear Sir/Madam: Si no conocemos el nombre de la persona a la que va dirigida

la carta.
- Dear Mr./Mrs. Jenkins: Si conocemos el nombre de la persona a la cual nos
dirigimos, siempre utilizaremos las abreviaturas Mr. (Sr.), Mrs. (Sra.), Miss
(Srta.) o Dr.

Fin de la carta:

- Yours faithfully: Si no conocemos el nombre del destinatario de la carta

usaremos esta despedida.
- Yours sincerely: Si conocemos a la persona a la cual dirigimos nuestra carta
utilizaremos esta frase como despedida.

Finalmente, al final de la carta firmaremos y pondremos nuestro nombre y apellido

debajo de la firma.

Contenido de la carta:

- 1er párrafo: En el primer párrafo de nuestra carta formal debería ser corto y
establecer el motivo por el cual escribimos esta (petición, queja, dudas, etc.).
- Párrafos del medio (cuerpo): El o los siguientes párrafos en el centro de la carta
deberían contener información sobre el por qué se escribe la carta. La mayoría
de las cartas formales en inglés no son muy extensas, así que añadamos sólo la
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información esencial. También es importante mostrar nuestros argumentos de

manera organizada, clara y lógica.
- Último párrafo: En el último párrafo deberíamos establecer que creemos que
el destinatario debería tomar (enviar más información, devolución del dinero,
etc.).

Vocabulario para cartas formales:

1) Saludo:
 Dear Sir/Dear Madam/Dear Ms. Smith

2) Introducción:
 With reference to your letter/ to our conversation/ to your phone call…

3) Cuerpo de la carta:
a) Pedido de información:
 I am writing to enquire/find out about..
 I am writing to express interest in…
 I would like you to/ I would appreciate if you could give me more information
about…
 Could you please supply us with information about..

b) Proporcionando informaciones:
 I would like to inform you that…
 I should let you know that…
 I am writing to provide the information you requested…

4) Cierres apropiados y referencias a futuros contactos:

 I would appreciate your immediate attention to this matter.

 We look forward to doing business to our mutual advantage.
 Feel free to contact us again if we can help in any way.
 I hope we meet your requirements.
 Thank you for your consideration / for taking time to read this letter.
 We look forward to the opportunity of being at your service.
 We look forward to hearing from you.
 Could you please let us know in your earliest convenience whether the above
terms and conditions are acceptable for you.
 We hope that the matter will be settled to our mutual satisfaction.

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 I would be most grateful if you would reply as soon as possible so that this
matter can be resolved to everyone’s satisfaction.

Abreviaciones usadas:

ASAP: As soon as possible (cuanto antes)

CC: Carbon copy (cuando se envía a más de una persona)

ENC: Enclosure (cuando se adjuntan documentos con tu carta)

PP: Per procurationem (en representación de…)

PS: Post script (post data)

PTO: Please turn over (por favor, voltee. De uso informal, para hacer saber al receptor
que la carta continúa por el otro lado de la hoja).

RSVP: Répondez s'il vous plaît (Por favor, responda. Normalmente usado en
invitaciones en la cual se necesita confirmar la asistencia).

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