Rubio Domínguez, Pedro (2008).

Introducción a la
Gestión Empresarial. Libro I, pp. 184 - 189.
Descargado el 5 de setiembre de 2014 de
http://www.eumed.net/libros-
gratis/ebooks/contemporaneos/01-
Introduccion_a%20la_Gestion_Empresarial/Introdu
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Después de nueve meses la compañía había logrado los siguientes resultados:

Los gastos administrativos se redujeron en un 50%.

Una reducción en la plantilla administrativa en la misma proporción.
Un ahorro considerable de material de papelería.

Los cambios en la organización incluyeron la descentralización de las responsabilidades y el

control a los gerentes de las sucursales; la centralización del pago de sueldos y salarios;
eliminación el control de entrada a los centros de trabajo a través de reloj registrador y su
sustitución por la supervisión directa por parte de los jefes de sección.

EJERCICIO

Analice una empresa que usted conozca bien o haya trabajado en ella, y:

a) Considere en que forma trabaja desde el punto de vista de la eficacia y de la eficiencia.

b) Sugiera algunos cambios en la estructura.
c) Cambios que debería efectuar para resolver los problemas en su funcionamiento.

PREGUNTAS

1) Distinga entre eficacia y eficiencia en la gestión empresarial.

2) ¿Con qué problema se encontrará un equipo de dirección compuesto
por miembros exclusivamente idealistas o innovadores?
3) Resuma los elementos principales en los procesos organizativos.
4) Explique que es el Principio de Pareto.
5) ¿Cómo ponen en práctica los Bancos este principio?
6) ¿Por qué las áreas de servicio en los sectores públicos se preocupan
más de la eficiencia que de la eficacia?
7) ¿Cuál es el chequeo normal de eficiencia aplicado a las actividades de
Marketing y Venta?
8) ¿Qué técnicas se emplean para medir la eficacia de las campañas de
Marketing y Ventas?
9) ¿Cómo funciona el control flexible en los presupuestos?
10) ¿Cuándo se produce la eficiencia positiva?
11) ¿A qué se deben principalmente los problemas de ineficiencia
organizativa?
12) Indique las deficiencias típicas en una organización.

Unidad 8 Como Valorar el Funcionamiento

del Gerente
Tema 31 La Gerencia Excepcional

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Este Tema desarrolla la de forma práctica, y como los gerentes
deben ocupar su tiempo de la forma más rentable posible. Define el concepto de
“Gerencia Excepcional” como medio de lograr tanto la eficacia como la eficiencia y
demuestra que la función del gerente es multidisciplinar, las tareas numerosas y el
tiempo muy limitado.

INTRODUCCIÓN

La gerencia “excepcional” es el método que permite administrar el trabajo de la organización

estableciendo controles que resaltan las “excepciones”, es decir, los trabajos no habituales que
los gerentes prestan especial atención, mientras que las tareas cotidianas siguen su curso
normal. En una técnica que combina perfectamente los principios de delegación con el control
sistemático de la misma. Los gerentes se liberan así de las presiones diarias a que se ven
sometidos y concentran toda su atención en aquellas circunstancias donde debe aplicar
políticas excepcionales.

La delegación, en sí, es un propósito excepcional y la forma y momento en que se produce

ésta, debe ser la expresión del sentido práctico de la organización. La aplicación de los
principios generales de la gerencia puede obtener respuestas, no siempre consistentes, porque
se debe tener en cuenta la calificación de los trabajadores, los métodos de producción, los
tipos de mercado, la financiación, y otras variables importantes.

EL CONTROL EXCEPCIONAL

Este tipo de control viene definido por la toma de medidas frecuentes y evaluaciones del
dinamismo evolutivo de la empresa, realizando de forma periódica comparaciones entre las
cifras presupuestadas y las que se van produciendo.

La Dirección General intervendrá de forma excepcional si aparecen variaciones en los

resultados esperados. Es lo que hemos definido anteriormente como “cuadro de mando”. Es
como el panel de mando de un avión donde se aplica el manejo automático: el piloto sólo
interviene cuando detecta una variable en los instrumentos de control.

El cuadro de mando es un conjunto de indicadores que permiten controlar y diagnosticar la

marcha de la empresa. Cada gerente elabora su cuadro de mando que le aporta una mejor
comprensión sobre la evolución económica y financiera de la misma. En muchas empresas
organizadas se utilizan los códigos de color para resaltar las áreas funcionales donde se
producen problemas. El código opera de la siguiente forma:

No existen problemas, todo está de acuerdo con el presupuesto.

¡Atención! Entramos en zona peligrosa.

Problemas graves; ¡hay que actuar!

La marcha supera las expectativas del presupuesto.

En la práctica, el control excepcional interviene en:

La comparación de los resultados que se están produciendo en un momento dado,

con los previstos.
La comparación de los costes acumulados con los costes presupuestados.

Estos procedimientos se prestan a la delegación de autoridad y responsabilidad.

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PRINCIPIOS DE LA GERENCIA EXCEPCIONAL

Lo primero que hemos de realizar es desglosar del presupuesto por áreas funcionales, en
partidas de gastos e ingresos. Cada responsable de área conoce sus propios objetivos y
dispone de los medios para verificar periódicamente que todo va de acuerdo al plan previsto.

El control global también deberá simplificarse de modo que la Dirección General pueda
comparar por cifras totales y grupos, en vez de tener que analizar detalle a detalle. Solo
deberá verificar las partidas del presupuesto donde algunos elementos relevantes hayan
variado.

Se pueden aplicar los siguientes principios de acción:

Obviar las partidas o acciones que se estén comportando de acuerdo al

presupuesto.
Atención únicamente a las desviaciones importantes y los porcentajes, en mas o
menos, de las variaciones.
Análisis por separado de las cifras discrepantes, detallando el motivo de la variación
experimentada.
Decidir si se debe tomar alguna medida excepcional y de que tipo.

Al decidir la acción a tomar, la gerencia estará utilizando el concepto de “presupuesto de

factores críticos” que observará las partidas que superan de forma significativa el
presupuesto total. El informe deberá recoger en detalle qué acciones recomienda la Dirección
General para subsanar estas incidencias.

LAS LIMITACIONES DE LA GERENCIA EXCEPCIONAL

Quizás, la mayor dificultad puede surgir al establecer el nivel de importancia de las

desviaciones. Algunas veces la crítica realizada al presupuesto depende exclusivamente del
análisis financiero, sin tener en cuenta otros aspectos de la situación. Esta eventualidad puede
ser superada si la técnica del análisis contempla los niveles de eficiencia.

Además, en muchas empresas grandes estos controles pueden ser tan complejos e
interrelacionados que un mero análisis, en más o menos, puede ser inadecuado para conocer
exactamente la raíz del problema.

El control excepcional depende de muchos factores para su eficacia:

La comparación de las cifras obtenidas con las presupuestadas no será válida, si las
cifras del presupuesto inicial fueron mal calculadas.
Para tomar una acción correctiva, estas deberán ser definidas con la máxima
claridad y coherencia.
Los informes del análisis del control efectuado deben ser emitidos inmediatamente,
si no, sería demasiado tarde para aportar alguna acción correctora. En la práctica, la
rapidez de la presentación de las conclusiones es más importante que la precisión
de los detalles.

Es importante recordar que cualquier procedimiento de control, para que sea efectivo, precisa
que esté vinculado con el factor humano de la empresa. Si los aspectos de delegación,
motivación y comunicación no son los adecuados, los empleados posiblemente no mostrarán
ningún interés y podrán desentenderse de la obtención de buenos resultados para la empresa.

CONTROLES AUTOMÁTICOS
El control depende de una correcta información de la actividad que se está controlando. En las
empresas grandes existe la tendencia a que éste circuito informativo se complique. La

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gerencia excepcional es una técnica que está diseñada para evitar estos problemas, pero solo
es viable si todo el sistema funciona automáticamente. Una vez establecido un sistema
automatizado, los gerentes no tienen que intervenir, por no ser necesario. Por ejemplo, en el
Departamento de Contabilidad un sistema de facturación automático, permitirá:

Emisión de las facturas a los clientes en las fechas concertadas.

Si el abono de las facturas no se ha efectuado después de un determinado tiempo,
se envía una carta al cliente recordándole el pago.
Si después de esta carta no tenemos contestación se envía un último recordatorio.
Si pasado un tiempo máximo, el cliente no ha pagado la factura, se le envía una carta
advirtiéndole que tomaremos medidas drásticas. Una copia de esta carta se envía a
los servicios jurídicos de la empresa.

Los procesos informáticos están cambiando todos los sistemas de control, por su agilidad y
rapidez en tratar un volumen extraordinario de información en tiempo real. Existen aún en
muchas empresas sistemas de control que son realizados exclusivamente por personas, pero
esto está cambiando gradualmente con el avance imparable de las nuevas aplicaciones
tecnológicas.

Los ordenadores personales (PC) se adaptan perfectamente al control excepcional, ya que los
equipos y programas informáticos diseñados para tal fin, trabajan muy rápidamente e informan
a la Gerencia las variaciones que se producen sobre los índices de gestión marcados, e
incluso, recomendando la gestión adecuada, como alternativa.

RESUMEN

1) La Gerencia siempre toma sus decisiones dentro de un entorno que

cambia constantemente. Esto lo podremos comparar con el artesano
que trata de buscar la perfección o la optimización de las piezas que
está manipulando. Hemos visto que la gerencia trabaja casi siempre
con problemas de tiempo y con recursos limitados, por tanto el
gerente deber ser preciso y concreto a la hora de tomar decisiones.

2) La gerencia excepcional es una técnica que, cuando se usa

correctamente, permite a los gerentes utilizar su tiempo y esfuerzo
convenientemente. En esta técnica como en otras, existen
limitaciones, pero la aplicación de la gerencia excepcional evoluciona
cada día más a medida que avanzan las tecnologías y desarrollos
informáticos.

3) Estos programas permiten medir la evolución funcional y económica

de los objetivos corporativos de la empresa, contemplando los
resultados alcanzados respecto a los que estaban planificados en el
mismo periodo. Al medir la evolución o progreso económico se
comparan los valores obtenidos respecto a los costes asumidos para
alcanzar los resultados logrados. En esta área económica los
programas informáticos están permitiendo un avance rápido de la
gerencia excepcional, como un procedimiento de apoyo, esencial para
la misma.

4) Escritores como Peter Drucker han propugnado con sus teorías un

cambio considerable en la forma en que el control debe ser realizado.

©INSTITUTO EUROPEO DE GESTION EMPRESARIAL 187

 Antes, el control era impuesto solo a los subordinados, pero ahora
forma parte de la delegación y motivación de los mismos.

5) Un empleado tiene ahora metas establecidas dentro de una política

presupuestaria flexible, que contempla niveles de medida en sus
estados de rendimiento, donde el control es utilizado simplemente
para verificar la actuación de la persona en función de los niveles
marcados.

EJEMPLO PRÁCTICO

El IEGE intervino una empresa de fabricación de componentes electrónicos, ubicada en el sur

de España, que se encontraba inmersa en el dilema de bajar sus precios respecto a sus
competidores, todos ellos multinacionales del sector.

La Dirección General se puso a trabajar en el diseño de nuevas estrategias corporativas y de

marketing, para contrarrestar la amenaza surgida en su evolución económica.

A ello dedicó bastante tiempo y mientras, empezaron a surgir problemas dentro de la empresa
y el Consejo de Administración se dio cuenta que deberían recurrir a soluciones urgentes para
resolver esta eventualidad, dado que todos los directores de departamento empezaban a tener
problemas porque su tiempo y recursos empezaban a colapsarse.

Los problemas se agudizaron cuando las relaciones laborales, que siempre habían sido
buenas, empezaban a deteriorarse debido al oscuro panorama que se presentaba y los
trabajadores reivindicaron soluciones inmediatas para tajar el problema.

El Consultor asignado en esta intervención, propició mediante un dialogo constructivo con los
trabajadores que sus quejas serían pronto solucionadas y que la empresa introduciría a muy
corto plazo un sistema totalmente nuevo para poder dar satisfacción a los nuevos retos.

El IEGE introdujo un sistema de gerencia temporal “excepcional” que gradualmente fue

implementado. Esto permitió que la Dirección General y su staff se concentraran en una nueva
política estratégica, mientras se revitalizó la moral de los empleados que respondió a las
nuevas responsabilidades extras que le fueron impuestas.

EJERCICIO

Considere su presupuesto familiar, mes a mes, durante un año. Trate de identificar las partidas
que han variado y trate de explicar la razón.

PREGUNTAS

1) Defina lo que es la “gerencia excepcional”

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2) ¿Cuáles son los principios que se combinan en la gerencia
excepcional?

3) ¿Qué características destacan en el empleo de la gerencia

excepcional?

4) ¿Que es el sistema de códigos de colores?

5) ¿Cuáles son las áreas de comparación que intervienen en la gerencia

excepcional?

6) ¿De qué manera podemos simplificar los problemas de control

utilizando la gerencia excepcional?

7) Resuma los principios de acción de la gerencia excepcional.

8) ¿Qué significa el término “presupuesto por factores críticos”?

9) ¿Qué criterios deben contemplarse al analizar el resultado de los

presupuestos?

10) Resuma los factores que dependen del control excepcional.

11) ¿Por qué el factor humano es importante en los procedimientos de

control?

12) ¿Por qué la informática de gestión es tan útil en el control

excepcional?

13) ¿Qué área de control es la más adecuada para la aplicación de la

tecnología informática?

Unidad 9 La Gestión de los distintos

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