Evidencia 2: PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

CLASES DE DOCUMENTOS DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO

ELECTRÓNICO

Determinado por el lugar Toda información

donde se encuentra toda la generada enviada y
información producida o recibida, almacenada
recibida por una entidad o acumulada por
pública o privada, en razón medio electrónico.
DEFINICIÓN de sus actividades y También se encuentran
funciones. documentos
electrónicos de archivo
que cumplen su acción
durante todo el ciclo
vital documental;
como los archivos de
gestión, central e
histórico.

 Estas dos clases de documentos tiene el mismo

objetivo, de conservar o almacenar la información
de manera organizada y segura, para que su
localización posterior sea fácil de encontrar en el
SIMILITUDES momento que se requiera.
 No importa si es física o electrónica, ya que se deben
disponer espacios tanto físicos como de software
para que estos reposen de acuerdo a ciclo vital.
 Se almacenarán por carpetas dependiendo de su
tipo, características y demás.

 Se pueden leer de manera  Por cómo se recibe

sencilla e inmediata. la información solo
 Por su disposición es física puede ser leída por
debe estar unido al medio de un
soporte. ordenador.
DIFERENCIAS  Se mantienen en carpetas  Su contenido se
tangibles que se puede separar del
guardaran en soporte; lo cual
archivadoras. afectaría la
  La autenticidad del veracidad del
documento es más mismo.
verídica por ejemplo por su  Se conservan en
firma. carpetas
 Puede ser vulnerable de electrónicas o
perdida por deterioro u virtuales.
incendios.  Su seguridad
dependerá del
software en el que
almacene. Aunque
no se deteriora.
 La localización del
documento es más
rápida.

 los soportes permiten la  Permite que la

verificación de los información se
procesos que se reciba y se emita de
desarrollan en la empresa. manera ágil y
USO  Permite la comunicación oportuna.
entre dependencias; o  Controla el acceso
terceros. a la información; es
 Cualquier persona dentro decir si una persona
de la empresa tiene no está autorizada
acceso a dicha no tendrá acceso a
información. ella.