MF0971_1: Reproducción y archivo

MANUALES DE CERTIFICADOS DE PROFESIONALIDAD

FAMILIA PROFESIONAL: Administración y Gestión
 MF0971_1 Reproducción y archivo

MF0971_1 Reproducción y archivo

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MF0971_1 Reproducción y archivo

1ª Edición, 2015

© Andavira Editora, S.L.

© Método Estudios Consultores, S.L.U.

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ANDAVIRA EDITORA, S.L.
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Depósito legal: C 38-2015

ISBN: 978-84-8408-833-2

Impreso en Galicia (España)

Impresión: Tórculo Comunicación Gráfica, S.A.
 Índice

Índice de contenidos
UF0513 Gestión de archivo en soporte convencional o informáti-
co............................................................................................................... 9

Objetivos..........................................................................................................  11

1. Sistemas operativos habituales...............................................................  13

1.1. Sistema operativo................................................................................................................ 18
1.2. Entorno de trabajo. Interfaz...........................................................................................  22
1.2.1. Partes............................................................................................................................  24
1.2.2. Desplazamiento........................................................................................................  24
1.2.3. Configuración.............................................................................................................  25
1.3. Carpetas, directorios, operaciones con ellos...........................................................  32
1.3.1. Definición.....................................................................................................................  32
1.3.2. Creación.......................................................................................................................  34
1.3.3. Cambio de nombre...................................................................................................  36
1.3.4. Apertura....................................................................................................................... 37
1.3.5. Copiado.......................................................................................................................... 37
1.3.6. Cambio de ubicación...............................................................................................  38
1.3.7. Eliminación..................................................................................................................  38
1.4. Ficheros, operaciones con ellos....................................................................................  39
1.4.1. Definición....................................................................................................................  39
1.4.2. Creación....................................................................................................................... 40
1.4.3. Cambio de nombre................................................................................................... 41
1.4.4. Apertura....................................................................................................................... 41
1.4.5. Copiado........................................................................................................................  42
1.4.6. Cambio de ubicación..............................................................................................  42
1.4.7. Guardado.....................................................................................................................  43
1.4.8. Eliminación................................................................................................................. 44
1.5. Aplicaciones y herramientas.......................................................................................... 44
1.6. Exploración/navegación..................................................................................................  47
1.7. Configuración de elementos..........................................................................................  50

3
 MF0971_1 Reproducción y archivo

1.8. Cuentas de usuario. Uso..................................................................................................  53

1.9. Copia de seguridad. Soportes........................................................................................  55
1.10. Operaciones en un entorno de red...........................................................................  56
1.10.1. Acceso......................................................................................................................... 57
1.10.2. Búsqueda de recursos de red. .......................................................................... 57
1.10.3. Operaciones con recursos de red...................................................................  58

2. Archivo y clasificación de documentación administrativa................... 61

2.1. El archivo en la empresa...................................................................................................  63
2.1.1. Descripción.................................................................................................................  63
2.1.2. Finalidad...................................................................................................................... 64
2.1.3. Importancia del archivo para la empresa....................................................... 64
2.1.4. Tipos de archivos..................................................................................................... 64
2.1.5. Equipos y materiales para el archivo................................................................  65
2.1.6. Funcionamiento de un archivo...........................................................................  67
2.1.7. Mantenimiento de un archivo.............................................................................  67
2.1.8. Proceso de archivo de un documento............................................................. 68
2.1.9. Normas que regulan la conservación de documentos.............................  69
2.1.10. Destrucción de los documentos......................................................................  69
2.1.11. Confidencialidad y seguridad de la información........................................  70
2.2. La organización del archivo............................................................................................. 72
2.2.1. Centralizado................................................................................................................ 73
2.2.2. Descentralizado........................................................................................................ 73
2.2.3. Mixto.............................................................................................................................. 73
2.2.4. Activo............................................................................................................................ 74
2.2.5. Semiactivo................................................................................................................... 74
2.2.6. Inactivo o pasivo. ..................................................................................................... 74
2.3. Sistema de ordenación y clasificación de la documentación administrati-
va........................................................................................................................................................ 74
2.3.1. Concepto de ordenación y clasificación........................................................... 74
2.3.2. Clasificación alfabética........................................................................................... 75
2.3.3. Clasificación numérica............................................................................................ 75
2.3.4. Sistema mixto...........................................................................................................  76
2.3.5. Clasificación cronológica......................................................................................  76

4
 Índice

2.3.6. Criterio geográfico..................................................................................................  76

2.3.7. Calificación por materias......................................................................................  76

3. Base de datos..............................................................................................  77

3.1. Entrada y salida de la aplicación.................................................................................... 81
3.2. La ventana de la aplicación............................................................................................  82
3.3. Objetos básicos...................................................................................................................  85
3.3.1. Tablas............................................................................................................................  85
3.3.2. Consultas.................................................................................................................... 86
3.3.3. Formularios................................................................................................................ 86
3.3.4. Informes o reports..................................................................................................  87
3.4. Creación..................................................................................................................................  87
3.5. Apertura................................................................................................................................. 89
3.6. Guardado................................................................................................................................  90
3.7. Cierre........................................................................................................................................  90
3.8. Copia de seguridad. ........................................................................................................... 91
3.9. Herramientas de recuperación y mantenimiento................................................  92

4. Inserción de datos en tablas..................................................................... 93

4.1. Registros y campos............................................................................................................  95
4.2. Introducción de datos.......................................................................................................  95
4.3. Movimientos por los campos y registros. ................................................................  99
4.4. Eliminación de registros..................................................................................................  99
4.5. Modificación de registros.............................................................................................. 100
4.6. Copiado y movimiento de datos................................................................................. 100
4.7. Búsqueda y reemplazado de datos........................................................................... 100
4.8. Aplicación de filtros.........................................................................................................  101
4.9. Ordenación alfabética de campos............................................................................. 102
4.10. Formatos de una tabla................................................................................................. 103
4.11. Operaciones básicas con tablas............................................................................... 104
4.11.1. Cambio del nombre............................................................................................. 104
4.11.2. Eliminación............................................................................................................. 105
4.11.3. Copiado.................................................................................................................... 105
4.11.4. Exportación e importación.............................................................................. 106

5
 MF0971_1 Reproducción y archivo

5. Consultas de selección............................................................................. 111
5.1. Creación................................................................................................................................. 113
5.2. Guardado..............................................................................................................................  116
5.3. Ejecución............................................................................................................................... 117
5.4. Modificación de los criterios......................................................................................... 117
5.5. Impresión de resultados................................................................................................ 120
5.6. Eliminación........................................................................................................................... 121

6. Formularios e informes............................................................................ 123
6.1. Introducción, modificación y eliminación de datos en formularios..............  125
6.2. Aplicación de filtros en formularios.......................................................................... 128
6.3. Creación de informes con el asistente..................................................................... 130
6.4. Publicación de informes en el procesador de texto para su mejora...........  132
6.5. Impresión de formularios e informes.......................................................................  133

Resumen UF0513......................................................................................... 135

UF0514 Gestión auxiliar de reproducción en soporte convencional o

informático.........................................................................................  139

Objetivos........................................................................................................ 141

1. Reproducción en equipos de reprografía.............................................. 143

1.1. Equipos de reprografía.................................................................................................... 146
1.1.1. Elementos.................................................................................................................. 146
1.1.2. Tipos: fotocopiadoras e impresoras............................................................... 148
1.1.3. Características......................................................................................................... 150
1.1.4. Funcionamiento......................................................................................................  161
1.1.5. Instrucciones técnicas......................................................................................... 162
1.1.6. Puesta en marcha.................................................................................................. 168
1.1.7. Mantenimiento y limpieza.................................................................................. 169
1.2. Soportes en la reproducción........................................................................................ 170
1.2.1. Papeles para reprografía...................................................................................... 171
1.2.2. Cartulina para reprografía..................................................................................  173
1.2.3. Cartón.........................................................................................................................  173
1.2.4. Plásticos....................................................................................................................  174

6
 Índice

1.2.5. Digitales.....................................................................................................................  175

1.3. Consumibles para los equipos de reprografía....................................................... 176
1.3.1. Tóner............................................................................................................................ 176
1.3.2. Tintas..........................................................................................................................  177
1.4. La reproducción de los originales............................................................................... 178
1.4.1. Tipos de originales................................................................................................ 179
1.4.2. Compatibilidad de los originales digitales................................................... 184
1.5. Producción en reprografía............................................................................................. 185
1.5.1. Calidad en la reproducción.................................................................................. 186
1.5.2. Parámetros modificables.................................................................................... 187
1.5.3. Pruebas de reproducción.................................................................................... 199
1.5.4. Ajustes durante la reproducción..................................................................... 199
1.6. Normativa de seguridad, salud y medioambiente en las operaciones de re-
prografía......................................................................................................................................  200
1.6.1. Normas de seguridad en las operaciones de puesta en marcha, manejo
y mantenimiento de los equipos................................................................................  200
1.6.2. Riesgos específicos y factores implicados................................................  203
1.6.3. Procedimientos de la gestión de residuos.................................................  204

2. Operaciones de encuadernación funcional de documentos............  207

2.1. La encuadernación funcional..............................................................................  209
2.1.1. Características y aplicaciones........................................................................... 210
2.1.2.Tipos de encuadernación funcional: canutillo, espiral, anillas............. 210
2.1.3. Ajuste de equipos..................................................................................................  215
2.1.4. Mantenimiento....................................................................................................... 216
2.2. Materiales y útiles de encuadernación................................................................... 218
2.2.1. Papeles de cubrir.................................................................................................... 218
2.2.2. Cartulinas.................................................................................................................  220
2.2.3. Plásticos: transparencias...................................................................................  221
2.2.4. Grapas y anillas....................................................................................................... 222
2.3. Operaciones de encuadernación............................................................................... 223
2.3.1. Igualado....................................................................................................................  224
2.3.2. Alzado........................................................................................................................  224
2.3.3. Perforado.................................................................................................................. 225
2.3.4. Numerado................................................................................................................. 225
7
 MF0971_1 Reproducción y archivo

2.3.5. Engomado................................................................................................................ 225
2.3.6. Grapado....................................................................................................................  226
2.4. Máquinas de encuadernación....................................................................................  228
2.4.1. Corte (guillotina manual, cizalla)....................................................................  228
2.4.2. Plegado (plegadora de planos).......................................................................  229
2.4.3. Plastificado (plastificadora).............................................................................  230
2.5. Normativa de seguridad, salud y medioambiente en las operaciones de en-
cuadernación funcional.......................................................................................................... 232
2.5.1. Riesgos....................................................................................................................... 233
2.5.2. Sistemas de protección......................................................................................  234
2.5.3. Procedimientos de trabajo seguros............................................................... 235
2.5.4. Eliminación y reciclaje de residuos................................................................  236
2.6. Control de calidad en la encuadernación funcional........................................... 241
2.6.1. Criterios de calidad del proceso......................................................................  242
2.6.2. Pautas para la inspección del producto......................................................  245

Resumen UF0514........................................................................................  247

Glosario........................................................................................................... 251

Bibliografía..................................................................................................... 261

8
 UF0513 Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático

UF0513 Gestión de archivo

en soporte convencional o
informático

9
 UF0513 Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático

O
Objetivos

El objetivo general de este módulo formativo se corresponde con la

Unidad de Competencia UC0971_1:

yy Realizar operaciones auxiliares de reproducción y archivo en

soporte convencional o informático.

Los objetivos específicos de la UF0513 son:

yy Utilizar las funciones básicas de los sistemas operativos habi-

tuales en la gestión y búsqueda de carpetas y archivos.

yy Aplicar técnicas de archivo y clasificación básicas y habituales

en la codificación y organización de documentación administra-
tiva tipo, utilizando archivos físicos o informáticos.

yy Utilizar las técnicas básicas de acceso, entrega, transferencia y

eliminación de documentos y archivos, en función de los distin-
tos niveles de acceso, conservación y vigencia.

yy Utilizar las funciones básicas de bases de datos necesarias, in-

troduciendo, ordenando, consultando y presentando informa-
ción de forma actualizada.

11
 UF0513 Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático

1
Sistemas operativos
habituales

13
 1. Sistemas operativos habituales

La informática ha cambiado radicalmente nuestra forma de trabajar. Hoy en día,

es rara la empresa, establecimiento, negocio… que no tenga al menos un sistema
informático (ordenador) como herramienta de trabajo, por tanto, hemos de saber
trabajar con ellos.

Un sistema informático es un conjunto de componentes físicos – hardware - y lógi-

cos – software-.

La parte física está formada por todos los elementos electrónicos y mecánicos
como, por ejemplo, la carcasa del ordenador, el microprocesador, los dispositivos de
entrada o salida de la información, el ratón, el teclado…

Estos sistemas atendiendo a las características físicas, pueden clasificarse en:

„„ Superordenadores: ordenadores no comerciales que se fabrican especial-

mente para grandes organizaciones con el fin de realizar tareas específicas
y muy avanzadas.
„„ Macroordenadores: también conocidos por la palabra inglesa mainframes.
Son ordenadores que pueden dar servicio a cientos de usuarios al mismo
tiempo. Suelen ocupar grandes espacios.
„„ Servidores y estaciones de trabajo o workstations: estos ordenadores
pueden ofrecer servicios a otros ordenadores dentro de una red, como co-
nexión a Internet, acceso a los periféricos, acceso a bases de datos compar-
tidas…

El tamaño de éstos puede ser más grande o más pequeño dependiendo de

los servicios ofrecidos y del tamaño de la red a la que sirva.

Las estaciones de trabajo, pese a tener más prestaciones que los ordenado-
res personales, no suelen ser mucho más grandes que éstos.

„„ Ordenadores personales o PC: son ordenadores que surgieron tras la in-

corporación de los microprocesadores. Se utilizan tanto en el entorno do-
méstico como en el profesional.

Éstos a su vez pueden ser de sobremesa o portátiles, que en tamaño redu-

cido se denominan netbooks.

15
 UF0513 Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático

Hoy en día, y hacemos una clasificación nueva debido a la importancia que

están adquiriendo, aunque no se tratan más que de un subtipo de ordena-
dores personales, podemos encontrar las llamadas tablets, que son PCs pe-
queños sin teclado y con pantalla táctil.

La parte lógica o software está formada por todos los elementos no físicos, como
el sistema operativo, los programas de aplicaciones y los datos almacenados dentro
del ordenador.

Los sistemas operativos han ido evolucionando de forma paralela a la informática,

aunque su desarrollo no ha sido igual dependiendo del fabricante que lo comercia-
lizase.

En un principio, los sistemas operativos presentes en el mercado eran muchos, y

cada uno de ellos se diferenciaba de los demás porque respondía a una marca o tipo
de ordenador en particular, fórmula que utilizaba el fabricante para fidelizar a los
clientes con sus productos.

Con el paso del tiempo, se ha visto que esta política no era bien aceptada por el mer-
cado, puesto que lo que la sociedad requería era compatibilidad entre los distintos
sistemas para poder llevar a cabo intercambios de información entre ordenadores
de diferentes fabricantes y, por tanto, con diferentes sistemas operativos.

En la actualidad, los más utilizados son:

„„ Windows, siendo el de más instalado en cuanto a número de máquinas. De-

pende de Microsoft y es el que usa el 90% de los ordenadores personales
de todo el mundo.

16
 1. Sistemas operativos habituales

Periódicamente sacan versiones mejoradas y es barata la adquisición de

la licencia. La mayoría de las veces viene instalado en el propio ordenador.
Además, la práctica totalidad de los programas que se comercializan dispo-
nen de una versión para Windows. Sin embargo, es también uno de los sis-
temas más criticados por sus fallos de seguridad.

„„ M
ac Os, que es considerado por muchos expertos el sistema operativo más
sencillo de utilizar, más innovador y de estética más cuidada. En su última
versión ha mejorado su estabilidad, seguridad y ausencia de virus.

El número de programas disponibles para esta plataforma sigue sin ser tan
alto como el de Microsoft, aunque cumple las necesidades de cualquier
usuario doméstico o profesional multimedia. Es en el retoque, la producción
y edición de música, fotografías y vídeos donde este sistema tiene su punto
fuerte.

Es propietario y su licencia no es excesivamente cara. El mayor coste que

tendremos será comprar la máquina en la que lo instalemos, puesto que
este sistema operativo requiere ordenadores de marca Apple Macintosh,
sensiblemente más costosos que los pcs habituales.

„„ Linux es el sistema preferido por muchos de los profesionales de la infor-

mática y de Internet. Es libre (se puede modificar desde su código fuente en
base a nuestras necesidades) y gratuito (puede descargarse de Internet sin
coste alguno), pero algo más difícil de usar que los anteriores; para realizar
algunas tareas se necesitan conocimientos técnicos.

Las aplicaciones disponibles para algunos entornos son aún escasas o de poca cali-
dad, pese a que día a día van mejorando.

En relación con la instalación de nuevos periféricos, la compatibilidad también es

más escasa con algunos sistemas operativos que con otros. Windows y MacOS

17
 UF0513 Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático

normalmente tienen compatibilidad total y no suele ser necesario realizar ninguna

configuración manual, al contrario que con Linux.

1.1. Sistema operativo

El sistema operativo es el software que hace que el ordenador que tanto la parte
lógica como la física del ordenador lleguen a un buen entendimiento. También es el
programa intermediario entre el usuario y la máquina.

Se trata de una parte indispensable en todo sistema para que funcione. Se conside-
ra como el software de base cuyas funciones principales son:

„„ Gestionar de forma eficiente los recursos de hardware y software del siste-

ma informático.
„„ Desvincular al usuario de las particularidades internas del sistema propor-
cionándoles un interfaz de uso amigable.
„„ Controlar y administrar la ejecución de programas.
„„ Controlar y administrar el sistema de archivos.
„„ Detectar e intentar solucionar los errores que se puedan producir.

18
 El contenido de este manual ha sido elaborado conforme a la normativa
y a las exigencias curriculares de los certificados de profesionalidad.

ISBN: 987-84-8408-833-2