MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

EMPRESA DISTRIBUIDORA LAB

INSTRUCTORA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

AGOSTO 23 DE 2019

JUSTIFICACIÓN
Según el diagnóstico en la Distribuidora LAP como proceso para mejorar el
funcionamiento de la empresa se puede identificar la necesidad de crear cargos con sus
respectivas responsabilidades de tal forma que se organice las tareas asignadas para que a
largo plazo se cumplan las metas y objetivos de la empresa.

Este manual describe claramente todas las actividades de la empresa, distribuyendo la

responsabilidad a cada persona según su cargo. Aunque la Distribuidora LAP ya cuenta con
un Manual de Funciones se puede evidenciar que aún no se ha aplicado por que nadie tiene
claro cuál es su cargo y mucho menos sus funciones en lo que repercute a la mala calidad
del servicio al cliente.

La idea de esta actividad es establecer un Manual para la gestión del talento humano,
responsable de la dimensión humana en la organización, con el fin de contratar personas
que cumplan con las competencias necesarias para ejercer el cargo, capacitar a los
empleados, proporcionar los mecanismos necesarios que propicie la motivación y la
productividad en la organización y garantizar el cumplimiento de los requisitos necesarios
para el desarrollo del trabajador en la organización.
Tabla de Contenido

DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y NORMAS .................................................................................... 4

DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE CARGOS .................... 5
BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES ............................................................................. 6
PARTICIPANTE ................................................................................................................................ 7
PERIODICIDAD ................................................................................................................................ 7
PROCESOS A DESARROLLAR EN EL MANUAL ........................................................................ 7
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL .......................................................... 8
MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS .................................................. 9
DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y NORMAS
 POLITICAS

Es una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete a

cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento
que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás
documentos (manuales, procedimientos, etc.) de la empresa.

Una buena política no debe de ocupar más de una o dos páginas y no debe incluir detalles.
Simplemente se deben enumerar las líneas generales que definen la filosofía de la empresa,
como pueden ser por ejemplo el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de crear
un buen ambiente de trabajo, la implantación de sistemas de mejora continua, la definición
de objetivos ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer
caso a los procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una
buena gestión de los recursos, etc.

Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de
Calidad o en el Manual Gestión Integral de la empresa. Además, la política debe ser
distribuida y conocida por los empleados, debe ser implementada y servir como punto de
partida a la hora de redactar el resto de documentos de la compañía. Por ejemplo, si en la
política se habla del “cumplimiento de la legislación”, el resto de los procedimientos deben
poner énfasis en que esto se cumple, de otro modo estarían incumpliendo ese principio
marcado por la empresa.

 NORMAS

Son patrones aceptables de comportamiento para las personas dentro de un grupo, es decir,
las normas indican a las personas lo que deben hacer o no hacer, en determinadas
situaciones o desde el punto de vista del individuo, las normas le dicen lo que se espera de
él. Todos los grupos tienen sus normas. A veces, son sólo sobreentendidas, pero otras veces
son explícitas, habladas y puede ser que hasta escritas.

Una vez que las normas son establecidas y aceptadas, influyen en el comportamiento de las
personas sin necesidad aparente de controlarlas externamente.

De la misma manera, la función de las normas dentro de la empresa es reglamentar el

comportamiento de los empleados diciéndoles lo que se permite y lo que no se permite en
el lugar de trabajo.

Pero también hay otras normas que es importante que aparezcan escritas en los manuales de
las organizaciones como "normas formales".
DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE CARGOS
 MANUAL DE FUNCIONES

Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que

desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente
basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el
establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas,
sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia
mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que
estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los
superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno
de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben
ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y
cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e
inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán
ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado
desarrollo y calidad de la gestión.

 DESCRIPCION DE CARGOS

La descripción y el análisis de cargos tienen que ver directamente con la productividad y

competitividad de las empresas, ya que implican una relación directa con el recurso
humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organización. Son
herramientas que permiten la eficiencia de la administración de personal, en cuanto que son
la base para la misma. Una descripción y análisis de cargos concienzudos y juiciosas dan
como resultado la simplificación en otras tareas propias de este sector de la organización.

Es muy importante tener claro que existe una gran diferencia entre una descripción de
puesto y análisis de puestos. La descripción de cargos es una fuente de información básica
para toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el
adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial.

La descripción es un resumen de las principales responsabilidades, funciones y/o

actividades del puesto; es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que
conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en una empresa;
es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la
periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de
las atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace).
Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes
y las responsabilidades que comprende. Todas las fases que se ejecutan en el trabajo
constituyen el cargo total. Un cargo "es la reunión de todas aquellas actividades realizada
por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupa un lugar formal en
el organigrama".

Evidentemente, las descripciones de cargos son útiles, aunque se pueden permitir

desviaciones individuales. Un empleado nuevo querrá saber qué se espera de él, y cuando
el supervisor se percata de problemas de coordinación entre empleados tendrá que saber
cuáles son las funciones que corresponden a cada uno.

La descripción debería, en el caso ideal, distinguir entre el contenido prescrito y

discrecional de cada cargo. Así, quizá sea requisito que, por ejemplo, cada vendedor
presente un informe semanal de sus visitas, mientras un vendedor de más experiencia y
capacidad puede emplear su discreción al informarle a la gerencia acerca de las condiciones
cambiantes en el mercado, sus orígenes y posibles medidas correctivas en la línea de
productos.

BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES

Este Manual es una base que le da soporte y claridad a los cargos en las empresas. Por lo
tanto es fundamental su aplicación para organizar, coordinar y controlar todos los procesos
administrativos en todas las empresas como la selección de personal, inducción y re
inducción a empleados, capacitaciones, entrenamientos según las responsabilidades de cada
funcionario y adicional gestionar la evaluación de desempeño.

En cuanto a la Distribuidora LAP, constantemente enfrenta retos competitivos que la

obligan a mejorar su servicio con calidad y tener el propósito diario de mejorar en todos los
procesos.

Los beneficios más importantes que pueden llegar a tener la distribuidora LAP son los
siguientes:

 El Manual será una herramienta para evaluar todo el personal tanto el nuevo como el
actual, reforzar capacitaciones según el funcionario que lo requiera
 Mejor conocimiento en el momento de recular, seleccionar, contratar y evaluar a los
empleados.
 Evaluar el clima organizacional, los conocimientos adquiridos en los empleados para
así dar apertura a nuevos cargos para los empleados actuales.
 Este manual le permitirá a todos los empleados tener conocimiento de primera mano de
cuáles son sus funciones, sus responsabilidades dentro de la empresa.
 El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales, es en definitiva un
instrumento diseñado para lograr una adecuada Administración del Talento Humano.
En este Manual se establecen las funciones y competencias laborales de los cargos que
conforman la planta de personal y los requisitos exigidos para el desempeño de éstos.
 El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales se constituye en el
soporte técnico que justifica y da sentido a los cargos aprobados en la organización.
 En el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales podrá encontrarse
una descripción detallada de las funciones tanto transversales como esenciales que se
realizan en cada uno de los cargos específicos, los criterios de desempeño,
conocimientos básicos o esenciales, requerimientos de estudio y experiencia que se
deben acreditar para el adecuado y exitoso desempeño de los mismos.

Con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, se pretende entre otros

el logro de los siguientes propósitos:

 Organizar la marcha de procesos administrativos como la Selección y Elección de

Talento Humano, la Inducción de nuevos funcionarios, la Formación, Capacitación y
Entrenamiento en el puesto de trabajo y entre otros la Evaluación del Desempeño.
 Forjar en todos los Funcionarios de Plaza Mayor un mayor nivel de compromiso frente
al desempeño eficiente de los empleos, entregándoles información básica sobre estos.
 Suministrar información que sirva de soporte para la planeación e implementación de
medidas de mejoramiento, modernización administrativa y estudios de cargas de
trabajo.
 Facilitar el establecimiento de parámetros de productividad y competitividad
institucional.

PARTICIPANTE
En el desarrollo del siguiente Manual participa un aprendiz que están cursando la
Especialización Tecnológica Virtual de Gestión de Talento Humano por Competencias del
SENA, tomando como base el diagnóstico realizado a la Distribuidora LAP en el cual se
evidencia la necesidad de realizar el manual de funciones del área comercial.

PERIODICIDAD
Es necesario hacer una revisión periódica al manual como mínimo de cada (6) seis meses
en la cual se debe verificar si ha sido funcional o si requiere algún ajuste o en su defecto
actualizaciones en cuanto a funciones dentro de las mismas áreas

PROCESOS A DESARROLLAR EN EL MANUAL

Dentro del área de Gestión de Talento humano dentro del manual de funciones se deben
instaurar criterios para que sean de obligatorio cumplimiento dentro de los diferentes cargos
de la empresa.
Este proceso se realiza como instrumento dinámico que permita el buen funcionamiento de
la empresa por medio de una excelente gestión del talento humano de la misma con el fin
de que sea aplicado a todos los empleados en especial del área comercial.

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL

El área de Talento Humano de la Distribuidora LAP está en la obligación de organizar una
reunión con todos los empleados por áreas comenzando en el área comercial para dar a
conocer este manual de manera clara y coherente según los cargos y responsabilidades de
los empleados, la capacitación sobre el manual debe quedar registrada en listas de
asistencia.

¿Quiénes deben usar el Manual de Funciones?

Todos los funcionarios de la Distribuidora LAP deben consultar de manera permanente este
manual para que tengan un conocimiento claro de sus funciones y responsabilidades para
así llevar un control sobre los procesos para su mejoramiento continuo.

Los líderes de todas las áreas deben tenerlo más a la mano por que pueden evaluar el
desempeño de las personas que están a su cargo y ver el proceso que se está llevando a cabo
en su área para manejar un buen ambiente laboral y así obtener excelentes resultados.

El área de talento humano se encargará de supervisar el cumplimiento del manual de

funciones de los empleados con el fin de lograr los objetivos de cada área.

La descripción de Perfiles de Cargo permite a todos los empleados conocer como está
estructurada la compañía a nivel general y por áreas; las actividades y responsabilidades de
cada funcionario están clasificados según su área de trabajo, la idea general es luego de su
divulgación a todos los empleados se garantice el cumplimiento en todo el personal de la
Distribuidora LAP.
 MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: Director Comercial
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
ESTRATÉGIC
Marque con X el X
O
TIPO DE PROCESO
al cual se asocia MISIONAL
esta cargo
DE APOYO
DEPENDENCIA: Área Comercial
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General

II. PROPÓSITO PRINCIPAL: Será encargado de coordinar y hacer cumplir las actividades de la
fuerza de ventas, los planes de comercialización y mercadeo, a fin de lograr el posicionamiento de la
empresa, en base a políticas establecidas para la promoción, distribución y venta de productos y
servicios a fin de lograr los objetivos de ventas fidelizando a los clientes brindando un servicio al
cliente con excelencia.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Planificar todas las decisiones que impliquen Cumplir a tiempo con los proyectos para la
seleccionar los medios con los que se conseguirán aprobación del cliente
los objetivos de la empresa. Es decir, mirar al
futuro para prever qué será necesario para el
desarrollo de la actividad de la empresa a medio y
largo plazo.
Toda la información será manejada de manera
Establecer una estructura organizativa de la confidencial.
empresa, adecuada a la actividad que desarrolla,
para así conseguir una buena relación formal, y que
además permita atender a las necesidades de los
empleados.
Reclutar, seleccionar, formar y asignar a personas a
estas personas a un puesto de trabajo. Las
actuaciones de los empleados deben ir dirigidas a Coordinar, seleccionar y organizar una serie de
la consecución de objetivos de la empresa, y para elementos para producir objetos visuales
ello los trabajadores deben estar motivados e comunicando un mensaje específico.
identificados con la labor que desempeñan, por ello
los sistemas de recompensas y ayudas de la
empresa son muy importantes para conseguirlo.

Es el líder del equipo de ventas; representa al

Resolver problemas a través de la construcción
conjunto de sus vendedores frente al resto de
de proyectos con una visión prospectiva.
directivos y clientes.

Encargado de gestionar el cobro de las ventas. De Trabajar acorde a las políticas de

forma que en el caso de que un cliente se retrase en sustentabilidad, con una actitud responsable y
los pagos, es el encargado de reclamar las facturas. respetuosa.

Desarrollar un pensamiento e innovador, con

Encargado de formar a su equipo de ventas. capacidad para realizar proyectos.

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
 Conocimientos de técnicas de ventas.
 Nivel avanzado certificado de herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point y uso de
internet.
 Uso de software y herramientas
 Direccionamiento de equipos.
 Sólidos fundamentos conceptuales sobre Presupuesto.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS
 Profesional
 Maestría

DE DESEMPEÑO
 Experiencia: Dos años en cargos y procesos relacionados con la gestión administrativa y
financiera.
 Experiencia con diseño corporativo.
 Estar siempre dispuesto a ayudar a sus compañeros de equipo y compartir conocimiento
 Excelentes habilidades de comunicación verbal y oral

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

 Compromiso con la organización: Es la lealtad, respeto y amor que se siente hacia la
organización.
 Orientación a resultados: Realizar las funciones y cumplir los Compromisos organizacionales
con eficacia y calidad.
 Liderazgo: Utilización de los rasgos y métodos interpersonales más apropiados para guiar a una
persona o grupos hacia la consecución de un objetivo.

CIUDAD:

FECHA DE
23 de agosto de 2019
APROBACIÓN:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Director Talento Humano Gerente General Junta Directiva