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Dans une première partie, après une présentation des fondamentaux de la gestion de projet
(définition, mode projet, méthodologies classiques et agiles, etc.), le livre présente une nouvelle
approche centrée sur une gestion collaborative des projets donnant une place importante aux
équipes, au management visuel grâce à la méthode Kanban et aux outils numériques au travers
d'Office 365. Une présentation d'ensemble d'Office 365 est d'ailleurs proposée avant une étude
plus détaillée des principes de fonctionnement des principaux outils de collaboration (SharePoint,
Yammer, Groupes et Teams) et de gestion de projet (Project Online et Planner) et de leur
application dans le cadre d'une gestion collaborative des projets.
La seconde partie du livre est alors consacrée à la mise en œuvre de la méthodologie en suivant
les principales activités : Démarrer, Planifier, Exécuter, Surveiller, Maîtriser et enfin Clôturer. Par-
delà les aspects méthodologiques, une part importante est accordée à l'utilisation des outils Office
365 tels que Groupes, Teams, Planner et Skype Entreprise.
Enfin, la dernière partie aborde l'animation d'une équipe projet afin de perfectionner sa pratique
de la gestion collaborative de projet tant du point de vue méthodologique que de l'utilisation d'Office
365.
Gilles BALMISSE
Gilles BALMISSE est le fondateur de KnowledgeAngels, une société spécialisée dans l'accompagnement de projets
d'innovation de PME et de startups du secteur du numérique. Il a accompagné pendant plus de 15 ans de nombreux
projets de mise en œuvre de dispositifs, reposant notamment sur des logiciels Microsoft, autour de la gestion des
connaissances, du travail collaboratif, des réseaux sociaux d'entreprise, de la messagerie, de la gestion des contenus
et de la veille.
Chargé d'enseignements en management des systèmes d'information, il participe régulièrement à des conférences et
séminaires. Il est également l'auteur de nombreuses publications et vidéos en particulier sur les outils Microsoft
associés à la transformation numérique des entreprises tels que Office 365, Yammer, OneNote...
Introduction
Consumérisation de l’informatique
En effet, les collaborateurs utilisent de plus en plus les services logiciels disponibles en mode
SaaS comme par exemple les services de partage de fichiers tels que OneDrive ou Dropbox ou
bien encore les services de messageries tels que WhatsApp ou Slack pour leurs besoins privés
mais aussi et surtout, de plus en plus professionnels.
Ces services sont généralement faciles à comprendre, à utiliser et accessibles n’importe quand
depuis n’importe quel lieu et via n’importe quel terminal (ordinateurs, tablettes ou
smartphones). Cette situation a contribué à rendre les collaborateurs de plus en plus exigeants
envers les logiciels d’entreprise qu’ils souhaitent aussi faciles à utiliser et efficaces que les
services Internet.
Mais si les collaborateurs « ont fait avec » pendant de nombreuses années, aujourd’hui ce n’est
plus le cas. Smartphones, tablettes, phablettes… sont autant de terminaux performants qui
peuvent être utilisés au travail. Ce phénomène porte d’ailleurs un nom le BYOD (Bring Your Own
Device) qui a été rapidement complété par le BYOA (Bring Your Own App) pour désigner
l’utilisation d’applications personnelles de productivité dans le cadre de l’entreprise.
L’utilisation de plus en plus importantes des technologies par les individus dans leur quotidien
façonne de nouvelles manières de faire et des nouveaux modes de fonctionnement qui
contribuent à la deuxième tendance de fond qui est la digitalisation de l’activité des
organisations.
Digitalisation de l’activité
Par exemple, le développement des médias sociaux et leur utilisation toujours plus importante
par les internautes pour parler de leurs marques préférées, donner leur avis sur des produits
ou des services, commenter l’actualité… a profondément modifié la manière dont les entreprises
gèrent leur communication et leur relation client. Forcées d’être également présentes sur les
médias sociaux, les entreprises doivent désormais animer des communautés de clients et
prospects en conversant publiquement avec eux et ce, quotidiennement.
Si la digitalisation de l’activité des organisations peut se matérialiser par une digitalisation des
relations avec l’extérieur, elle concerne également l’interne. À la recherche de nouveaux leviers
d’amélioration de la performance opérationnelle, les organisations se sont lancées dans la
digitalisation de leur processus métiers : dématérialisation des échanges, automatisation de
certaines tâches, ouverture des processus aux parties prenantes externes à l’entreprise,
développement de la socialisation et de la collaboration, etc.
Ces nouveaux modes de management qui modifient l’organisation des entreprises peuvent
générer des opportunités de développement ouvrant ainsi de nouvelles perspectives en matière
d’innovation tant au niveau des produits et des services que des modèles économiques. De
même, ces nouveaux modèles économiques impliquent nécessairement de nouvelles façons
d’agir, de consommer, de voir le monde… qui peuvent amener des innovateurs technologiques
à proposer des nouveaux outils numériques qui à leur tour engendreront de nouveaux modes
de fonctionnement, et ainsi de suite.
Par exemple, l’irruption dans les entreprises des réseaux sociaux d’entreprise (RSE) et leur
déploiement de plus en plus large et fréquent n’ont fait qu’accélérer le développement d’une
organisation en réseau favorisant l’émergence de communautés dédiées au partage des
connaissances, à la résolution de problème, à l’entraide, à l’innovation, etc.
D’une manière générale, les entreprises de toutes tailles ont pris la mesure de la nécessité
croissante de basculer d’une organisation hiérarchique du travail à un fonctionnement plus
collaboratif et transversal. Développer l’empouvoir des collaborateurs (l’empouvoir consiste à
impliquer plus les collaborateurs d’une organisation et à les responsabiliser en favorisant la prise
d’initiative, la créativité, etc.) et valoriser l’intelligence collective semble être aujourd’hui
devenus des impératifs pour rester compétitif, attirer les talents et faire face à la concurrence.
Tirées par les technologies, ces transformations affectent le contexte économique des
organisations. C’est ainsi que la mutation de l’environnement économique constitue la
quatrième et dernière tendance de fond.
Aujourd’hui, les organisations évoluent dans un environnement que certains qualifient de VUCA
(Acronyme anglais de Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity initialement utilisé par
l’armée américaine), c’est-à-dire qu’il est volatile, incertain, complexe et ambiguë.
Dans un environnement VUCA, les stratégies, les priorités et les projets changent rapidement pour
tenter de s’adapter à la volatilité des situations, c’est-à-dire à l’imprévisibilité et à la rapidité de
leurs évolutions. La conséquence est que la visibilité se réduit drastiquement faisant ainsi
augmenter l’incertitude quant à l’avenir. À cela s’ajoute la complexité croissante du contexte dans
lequel évolue les organisations du fait de l’apparition constante de nouveaux facteurs d’influence
en termes politique, économique, sociétal, technologique, environnemental ou encore légal. Cette
complexité associée à la volatilité et l’incertitude de l’environnement engendre de l’ambiguïté.
Difficile en effet d’interpréter et de comprendre à coup sûr les situations : pourquoi l’introduction
d’un service innovant a été un succès ? Quels sont les facteurs d’adoption d’un nouveau produit
sur un marché en émergence ? etc.
Pour subsister dans un tel environnement, les entreprises doivent notamment faire preuve d’agilité
pour pouvoir s’adapter aux changements perpétuels autour d’elles.
Impacts sur le management de projet
Les quatre tendances de fond que nous venons de rapidement présenter engendrent de nombreux
changements dans les organisations, dont trois sont particulièrement importants :
Ces changements ne sont pas sans impacts sur le rôle des projets dans les organisations et la
manière dont ils sont gérés.
En effet, ils ont fait évoluer la gestion de projet d’une approche organisationnelle avec un contrôle
très important et des prises de décisions centralisée vers une approche plus collaborative avec
des prises de décisions plus décentralisées.
Confrontés à des situations nouvelles de plus en plus complexes, les collaborateurs sont
naturellement amenés à solliciter leurs homologues et à collaborer notamment dans le cadre de
projets de plus en plus nombreux et de petites tailles. Obligés à plus de réactivité et de souplesse,
ces collaborateurs sont devenus des acteurs-décideurs. La figure suivante tente de résumer cette
situation.
Vers une nouvelle approche du management de projet (adapté de Craig Brown
www.betterprojects.net)
Au final, de nombreuses activités quotidiennes sont réalisées sous l’appellation de projet mais ne
sont pas aussi « cadrées » qu’elles pourraient l’être au sens de la gestion de projet traditionnelle.
L’objectif premier n’est plus de structurer la démarche et de contrôler de manière drastique son
déroulement mais d’obtenir rapidement des résultats en privilégiant la souplesse et la réactivité.
Cette nouvelle nature de projet privilégie :
Une nouvelle approche de management de projet est désormais nécessaire. Il s’agit de la gestion
collaborative de projet, objet du présent ouvrage.
Le livre en bref
Objectif du livre
Ce livre a pour vocation de présenter une méthodologie de gestion de projet simple,
collaborative et facilement utilisable par des débutants ou des professionnels qui ne sont pas
des experts du management de projet et ce, grâce à Office 365. Il s’adresse donc à l’ensemble
des professionnels et utilisateurs d’Office 365 susceptibles de gérer des projets de tous types
dans le cadre de leurs activités.
Contenu du livre
La première partie Comprendre la gestion collaborative de projet avec Office 365 a pour
vocation de poser les bases de la gestion collaborative de projet.
Les deux chapitres suivants vont quant à eux s’intéresser à Office 365. Dans un premier temps une
présentation d’ensemble d’Office 365 est réalisée dans le cadre du chapitre L’essentiel d’Office 365.
Puis, le chapitre La gestion collaborative de projet avec Office 365 va s’attacher à proposer une
étude plus détaillée des principes de fonctionnement des principaux outils de collaboration
(SharePoint, Yammer, Groupes et Teams) et de gestion de projet (Project Online et Planner) en se
focalisant sur leur application dans le cadre d’une gestion collaborative des projets.
La seconde partie du livre intitulée Gérer un projet en mode collaboratif avec Office 365 est
alors consacrée à la mise en œuvre de la méthodologie en suivant les principales activités :
Par-delà les aspects méthodologiques, une part importante est accordée à l’utilisation des outils
Office 365 tels que Groupes, Teams, Planner et Skype Entreprise.
Introduction
Avant de se focaliser sur la gestion collaborative de projet, il paraît judicieux en introduction de
rappeler ce qu’est un projet et sa raison d’être afin de remettre en contexte nos propos. En
effet, parler directement de gestion de projet pourrait laisser croire que toute action au sein
d’une organisation peut être qualifiée de projet : ce n’est pas du tout le cas !
Il n’existe pas une seule et unique définition de la notion de projet, cependant toutes mettent
en avant un certain nombre de caractéristiques que nous allons étudier dans les paragraphes
qui vont suivre.
Définition et caractéristiques
Dans le cadre de cet ouvrage, nous allons nous appuyer sur les définitions de la notion de projet
données par l’AFITEP et le PMI, deux associations professionnelles, respectivement française et
américaine, promouvant le management de projet.
« Un projet est un ensemble d’actions à réaliser pour atteindre un objectif défini dans le cadre
d’une mission précise et pour la réalisation desquelles on a identifié non seulement un début,
mais aussi une fin », Dictionnaire de management de projet, AFITEP (4e édition, AFNOR Éditions,
2010)
« Un projet est une entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou
un résultat unique »
PMI (Project Management Institute - USA) - PMBOK® Guide 5e édition, 2013 (Project
Management Body of Knowledge - Guide)
Cette définition reprend certaines caractéristiques citées précédemment notamment celles relatives
à l’objectif et à limitation dans le temps.
Enfin, elle introduit deux caractéristiques nouvelles. La première concerne celle de livrable : un
projet fournit un produit, un service ou un résultat. Ce livrable final peut nécessiter la réalisation
de livrables intermédiaires, soit à destination de l’équipe projet, soit à destination du client.
La seconde caractéristique porte sur l’unicité du résultat obtenu. Dit autrement, un projet n’a pas
vocation à répéter ce qui a déjà été fait. Un projet est une activité à opposer à une activité courante
dans le cadre d’une organisation qui est connue, maîtrisée et qui ne présente aucune nouveauté
dans sa réalisation.
Au final, un projet peut être défini par sept caractéristiques :
Un objectif clair.
Un cadre précis.
Une durée limitée.
Un ensemble structuré d’actions.
Des ressources allouées.
Des livrables.
Une unicité.
Arriver à atteindre l’objectif du projet et délivrer le résultat attendu, le tout dans un cadre
contraint notamment en termes de temps et de ressources allouées, nécessitent de maîtriser
un certain nombre d’éléments. C’est ce que l’on nomme le management de projet.
La gestion de projet.
La direction de projet.
Quant à la direction de projet, la même norme la définit comme la fonction dans le cadre de
laquelle sont prises les décisions relatives aux objectifs, à la politique, aux aspects financiers et
à l’organisation du projet. Ces décisions peuvent porter sur des aspects techniques, sur les
actions à mener ou bien encore sur l’allocation des ressources.
La vocation de ces deux fonctions est de mener à bien le projet en réduisant au maximum les
incertitudes.
En effet, réaliser un projet c’est se confronter à la nouveauté : des objectifs, du résultat attendu,
du périmètre, des ressources, des clients, etc. Cette nouveauté engendre de nombreuses
incertitudes quant à la manière de procéder ainsi qu’aux aléas pouvant intervenir tout au long des
travaux.
En pratique, la réduction des incertitudes repose sur la mise en place de ce que l’on nomme le
mode projet.
Mode projet
Introduction
Ces trois piliers reposent chacun sur plusieurs éléments qui sont présentés dans le tableau ci-
après et qui seront décrits dans les paragraphes suivants.
Organisation
Dans le cadre d’un projet, de nombreuses personnes sont susceptibles d’intervenir : clients,
membres de l’équipe projet, experts métiers, partenaires, etc. Toutes ces personnes qui sont
impliquées plus ou moins directement dans le projet sont appelées « parties prenantes ». Ces
parties prenantes peuvent influencer les objectifs et les résultats du projet.
Pour coordonner et gérer ces parties prenantes, il est nécessaire d’établir des rôles précis
auxquels seront attachées des responsabilités vis-à-vis du projet.
Dans le cadre de cet ouvrage, nous allons nous appuyer sur les principaux types d’acteurs
définis par l’AFITEP et illustrés par la figure suivante :
acteurs-projet
commanditaire
équipe projet
responsable de projet
équipe de management de projet
acteurs-métier
Les parties prenantes d’un projet (Source : AFITEP)
Acteurs-projet
prescrit, apporte son soutien, achète, évalue, réoriente, voire arrête le projet (client,
maître d’ouvrage, commanditaire, partenaires du projet, destinataires, etc.) ;
pilote le projet (responsable de projet, maître d’œuvre, directeur de projet,
coordinateur de projet, etc.) ;
réalise le projet (assistant chef de projet, membre de l’équipe projet, acteur-métier,
etc) ;
entoure le projet (tiers, bureau des projets, etc.).
Les acteurs-projets contribuent au projet par leurs compétences spécifiques ou par leur
expertise, mais aussi en manifestant leur soutien et en exprimant clairement leurs attentes.
Commanditaire
Le commanditaire est également parfois appelé sponsor, notamment lorsque celui-ci est
impliqué dans le financement du projet.
Équipe projet
L’équipe projet est définie par l’AFITEP comme étant l’ensemble des personnes placées
directement ou non sous l’autorité du responsable de projet et chargées de l’exécution du
projet dans le cadre des responsabilités qui leur sont confiées. L’équipe projet peut être
constituée de personnes internes ou externes à l’organisation et elle regroupe l’équipe de
management de projet et les acteurs métiers.
Responsable de projet
Selon l’AFITEP, l’équipe de management de projet est constituée des membres de l’équipe
projet directement impliqués dans les activités de management de projet.
Acteurs-métier
Un acteur métier est, selon l’AFITEP, un acteur-projet rattaché à un métier donné dans
l’organisation.
Introduction
Au-delà de l’identification des acteurs, il est indispensable de préciser les rôles de chacun et
d’affecter à ces rôles des responsabilités, c’est-à-dire des obligations inhérentes à la réalisation
d’activités liées au projet.
Pour la fonction de gestion de projet, il va notamment s’agir de définir une matrice précisant
les rôles et responsabilités pour chacun des acteurs ainsi que leurs interactions avec les autres.
Cette méthode permet d’apporter des réponses claires aux questions suivantes :
Autrement dit, la méthode RACI permet non seulement de clarifier les rôles et les
responsabilités de chaque acteur-projet, mais elle permet également de définir leur niveau
d’implication.
Il est important de noter que dans certains cas, les rôles et responsabilités de R et de A sont inversés
et où R signifie Responsable et A signifie Acteur. La méthode RACI étant anglo-saxonne, la traduction
de l’anglais n’est pas toujours évidente si l’on souhaite utiliser les mêmes lettres quelle que soit la
langue et conserver le même acronyme (R : Responsible, A : Accountable, C : Consulted, I :
Informed).
Dans le cadre d’un projet, les instances projet ont pour vocation d’assumer la dimension
décisionnelle.
Le comité de pilotage peut être défini comme l’instance décisionnelle de suivi et d’arbitrage
d’un projet, composée de décideurs issus des parties prenantes, dont la responsabilité est
définie par, ou en accord avec, le commanditaire (Source : AFITEP).
Le comité projet est une instance décisionnelle avec une orientation plus opérationnelle que
le comité de pilotage. Il s’agit d’opérer le suivi opérationnel du projet et de préparer le comité
de pilotage.
Alors que le comité de pilotage est créé à l’initiative du maître d’ouvrage, le comité projet est
quant à lui créé à l’initiative du maître d’œuvre.
Démarche structurée
Le cycle de vie d’un projet peut être défini comme étant l’ensemble des phases du projet,
allant de l’idée initiale et de l’émergence du besoin jusqu’à la livraison de la solution.
Le cycle de vie constitue en quelque sorte une feuille de route contenant les bornes du projet,
les différentes phases, les livrables, etc.
Le nom, le nombre et le découpage des phases varient d’un projet à l’autre en fonction des
besoins, des contraintes, de l’approche suivie, etc.
Chaque phase vise un objectif spécifique. C’est un ensemble d’activités du projet aboutissant
à un livrable déterminé. Une phase est caractérisée par un ensemble de paramètres (données
d’entrée, données de sortie, activités, acteurs, objectifs, etc.) (Source : AFNOR - Norme FD X
50-118).
Exemple de grandes phases d’un projet (Source : AFITEP, Le Management de projet)
Au final, alors qu’un projet possède un début et une fin parfaitement déterminés, les livrables et
les activités entre ces deux bornes peuvent varier en fonction des choix établis notamment par le
chef de projet. Ces choix reposent sur l’adoption d’une approche de gestion de projet plutôt qu’une
autre comme nous allons le voir dans la section suivante.
Introduction
en cascade ;
en V ;
en W ;
en spirale ;
etc.
Ces différents modèles peuvent être catégorisés en deux grands types d’approches,
l’approche séquentielle et l’approche itérative.
Approche séquentielle
Dans une approche séquentielle du cycle de vie d’un projet, les différentes phases s’enchaînent
les unes à la suite des autres. Autrement dit, une phase ne peut démarrer que lorsque la
précédente est terminée. C’est l’approche classique pour la définition du cycle de vie d’un
projet.
Exemple de cycle de vie séquentiel (Adapté de R.K. Wysocki et R. McGary)
Dans l’approche séquentielle, la notion de jalon est importante puisqu’elle marque la limite d’une
phase. Ainsi, l’atteinte du jalon permet de déclencher le lancement de la phase suivante. Il est
important de noter qu’un jalon ne peut être considéré comme atteint que lorsque les livrables
associés ont été fournis. Ils sont ainsi utilisés pour faciliter le suivi de l’avancement du projet.
En d’autres termes, cette approche est adaptée pour les projets où les principaux éléments et la
manière de faire sont connus et maîtrisés. C’est-à-dire pour des projets simples où l’incertitude
n’est pas importante, les risques identifiés sont faibles, les technologies et l’environnement sont
connus et les membres de l’équipe projet expérimentés.
Cependant, bien qu’utile pour réduire l’incertitude, cette approche a l’inconvénient majeur de ne
pas faciliter l’optimisation des délais de réalisation du projet.
Approche itérative
Aujourd’hui, il devient de plus en plus fréquent de démarrer un projet sans avoir une idée
claire est précise de ce à quoi va ressembler la solution ou le résultat final. Cela peut résulter
de différentes situations, les besoins peuvent ne pas être clairs et précis où bien
l’environnement dans lequel va se positionner la solution finale est très changeant et de fait,
les besoins vont évoluer au fur et à mesure que le projet avance. Quelles que soient les
raisons, ce type de projet nécessite une approche différente de l’approche classique, car il est
impossible de définir à l’avance l’ensemble du projet. Cette approche est l’approche itérative.
Le principe de cette approche est simple : fournir par itération des solutions partielles, mais
tout à fait opérationnelles permettant de répondre progressivement aux besoins les plus
importants.
Exemple de cycle de vie itératif (extreme programming - XP)
Avec cette approche, les clients du projet peuvent disposer d’une solution plus rapidement même
si celle-ci n’est que partielle, du moins dans les premiers temps. Par ailleurs, leurs retours sur les
premières livraisons vont être d’une aide précieuse pour améliorer et faire évoluer la solution finale
vers un résultat réellement adapté aux besoins.
Dans une approche itérative, les clients sont beaucoup plus sollicités que dans une approche
classique. Quant à l’équipe projet, celle-ci doit être de taille réduite et autonome, c’est-à-dire avec
des membres capables de travailler sans une supervision trop importante.
Les méthodes de management de projet dites agiles reposent toutes sur une approche itérative.
Modes de fonctionnement
Transversalité
Les projets s’insèrent généralement dans une organisation plus vaste qui, suivant les cas, est
plus ou moins adaptée au fonctionnement en mode projet.
C’est évidemment le cas pour les organisations construites autour des projets que l’on retrouve
dans des entreprises dont l’activité principale est la réalisation de projets : bureaux d’études,
sociétés d’ingénierie, cabinets de consultants, entreprises du BTP, etc. Pour ces organisations,
le système de management est adapté au mode projet et la transversalité est au cœur de leur
fonctionnement.
Organisation par projets (Adapté de PMI)
Cependant, ce n’est pas le cas pour toutes les organisations. En effet, à l’opposé de l’organisation
par projets se trouve l’organisation fonctionnelle qui est structurée de manière hiérarchique avec
un découpage par fonction ou métier.
Entre ces deux extrêmes se trouvent les organisations dites matricielles qui sont un mix entre
organisation fonctionnelle et organisation par projets. Selon le Project Management Institute, il
existe 3 types d’organisation matricielle : faible, équilibrée et forte
Exemple d’organisation matricielle (Adapté de PMI)
Collaboration
Vue d’ensemble
Le travail au sein d’une équipe projet est fortement collaboratif, c’est-à-dire qu’il repose sur
la collaboration entre les différents membres de l’équipe. Mais qu’est-ce que la collaboration ?
Quel que soit le travail en commun envisagé, celui-ci repose sur les trois piliers de la
collaboration, aussi appelés trèfle fonctionnel de la collaboration ou encore modèle des 3C
d’Ellis :
La communication, qui facilite les échanges et les interactions entre les acteurs.
La coordination, qui porte sur la synchronisation des acteurs, des actions et des
ressources.
La coopération qui concerne la coréalisation du travail commun.
Les trois piliers de la collaboration
Communication
La communication a pour vocation de faciliter les échanges entre deux ou plusieurs individus.
Dans le cadre d’une équipe projet, la communication est à la base de tous les échanges. Ces
échanges peuvent être intermédiés par des outils et prendre différentes formes en fonction
des types de contenus échangés (texte, son, image, vidéo, application, etc.) et des modalités
de communication (voix sur IP, communication vidéo, messagerie électronique, messagerie
instantanée, etc.).
Coordination
La coordination prend en charge la gestion de trois éléments clés du travail collaboratif : les
individus, les tâches et les ressources. De manière simplifiée, la coordination s’attache
principalement à organiser le travail en commun que doivent réaliser les membres de l’équipe
projet. Ainsi, dans le cadre d’un projet, la coordination doit être formelle et structurée et doit
s’articuler autour des actions à réaliser.
Coopération
La coopération peut être définie comme étant la coréalisation des actions définies et
organisées dans le cadre de la coordination. Dans la perspective de l’utilisation d’outils
informatiques pour faciliter le travail collaboratif, la coopération a besoin de plusieurs
éléments. Tout d’abord un espace partagé de travail où les membres de l’équipe projet
peuvent collaborer et ensuite des fonctionnalités permettant de produire ensemble des
contenus et de les partager, principalement la coédition de contenus et le suivi des
modifications.
Interdépendance
Les trois piliers de la collaboration ne sont pas indépendants les uns des autres, bien au
contraire.
Par exemple, pour être en mesure de communiquer avec une personne, il est au préalable
nécessaire de se coordonner un minimum avec elle, ne serait-ce que pour se mettre d’accord
sur un créneau horaire et éventuellement sur le thème des échanges.
Par ailleurs, ces échanges peuvent nécessiter une coopération plus ou moins importante
suivant les cas. Cela peut aller de simples échanges sous forme de conversation à la
coédition d’un même document.
Introduction
La mise en place et l’exploitation du mode projet qui vient d’être présenté nécessitent de
maîtriser de nombreux éléments pour mener à bien un projet. C’est la raison pour laquelle des
méthodologies de management de projet ont été mises au point. S’il en existe un très grand
nombre, seules certaines sont plus largement répandues et utilisées. Parmi celles-ci, on peut
par exemple citer :
PMBOK
PRINCE2
SCRUM
Si les deux premières sont généralement considérées comme des approches classiques, la
dernière, SCRUM, fait partie des approches dites agiles. Basées sur le manifeste agile (voir
encadré), les méthodes agiles reposent sur un cycle de vie du projet itératif, incrémental et
adaptatif où les clients sont beaucoup plus impliqués.
Manifeste agile
Élaboré en 2001 par 17 experts du développement logiciels, le Manifeste agile est constitué de 4
valeurs et de 12 principes fondateurs.
Les 4 valeurs :
- Individus et échanges plus que processus et outils.
- Produit fonctionnel plus que documentation pléthorique.
- Collaboration du client plus que négociation du contrat.
- Réactivité au changement plus que suivi d’un plan.
Les 12 principes :
- Notre priorité est de satisfaire le client en livrant au plus tôt et de manière constante un logiciel de
qualité.
- Tout changement, même tardif, des exigences pendant le développement est bienvenu. Les
méthodes agiles transforment le changement en avantage compétitif pour le client.
- Livrer régulièrement un logiciel fonctionnel, toutes les deux semaines à deux mois, en préférant la
plus petite périodicité.
- Maîtrise d’ouvrage et développeurs doivent collaborer quotidiennement tout au long du projet.
- Bâtir le projet avec des personnes motivées. Leur donner l’environnement et le soutien dont elles
ont besoin et croire en leur capacité à accomplir le travail.
- La plus efficace des méthodes pour transmettre l’information au sein et à destination d’une
équipe est le face à face.
Certains opposent les méthodologies « classiques » comme celle du PMBOK ou de Prince2 avec
les méthodes agiles comme SCRUM. Si cette opposition possède de réels fondements
notamment dans la philosophie même de l’approche projet (voir tableau ci-après), en pratique
elle peut être discutée et remise en cause dans la mesure où les méthodologies comme PMBOK
évoluent régulièrement et prennent de plus en plus en compte l’approche agile. C’est d’ailleurs
l’un des objectifs de la prochaine version du PMBOK (la version 6 qui devrait être disponible fin
2017).
Dans les sections suivantes, nous allons présenter de manière synthétique les trois principales
méthodologies projet que sont PMBOK, PRINCE2 et SCRUM. Il faut noter que pour ces trois
méthodologies, plusieurs certifications existent. Nous invitons le lecteur qui souhaite avoir un
aperçu plus détaillé de ces méthodologies à consulter les sites web suivants :
PMBOK : www.pmi.org
PRINCE2 : www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2
SCRUM : www.scrum.org.
PMBOK
Introduction
Le PMBOK est un standard formalisé dans un guide publié par le Project Management Institute
(PMI) et définissant les champs de connaissance couvrant la gestion de projet, et recensant
les bonnes pratiques professionnelles en la matière.
La première édition du PMBOK a été publiée en 1987. La version actuelle est la 5e, publiée en
2012. La version 6 est en cours d’élaboration et devrait être publiée fin 2017.
Il faut noter que la norme ISO 21500 est très proche du PMBOK. Ces deux normes mettent
en application l’approche processus des projets et proposent de clarifier les interactions et les
flux d’informations des processus de management de projet tout au long de son cycle de vie.
Un processus est un ensemble d’activités destinées à accomplir un objectif spécifique. Ces activités
aident à diriger, gérer et livrer un projet. Un processus a besoin d’éléments en entrée pour réaliser
les activités qui le composent. Celles-ci produisent alors en sortie d’autres éléments qui pourront
être utilisés, ou pas, par d’autres processus.
PMBOK signifie « Project Management Body of Knowledge », qui se traduit par guide du corpus
des connaissances en management de projet.
Contenu
Vue d’ensemble
5 groupes de processus.
10 domaines de connaissances.
Et 47 processus liés.
Il est à noter que le PMBOK laisse libre l’équipe projet quant à la forme des livrables du projet.
Processus
Le management de l’intégration définit les processus et les activités qui intègrent les
divers éléments du management de projet :
élaborer une charte de projet
élaborer le plan de management de projet
diriger et gérer le travail du projet
surveiller et maîtriser le travail du projet
mettre en œuvre la maîtrise intégrée des modifications
clore le projet ou la phase
Le management du contenu décrit les processus permettant d’assurer que tout le
travail requis par le projet, et seulement le travail requis, est effectué pour le mener
à son terme avec succès :
planifier le management du contenu
recueillir les exigences
définir le contenu
créer la structure de découpage du projet
valider le contenu
maîtriser le contenu
Le management des délais rassemble les processus permettant d’assurer
l’achèvement du projet dans les délais impartis :
planifier le management de l’échéancier
définir les activités
organiser les activités en séquence
estimer les ressources nécessaires aux activités
estimer la durée des activités
élaborer l’échéancier
maîtriser l’échéancier
Le management des coûts décrit les processus relatifs à l’estimation, l’établissement
du budget et la maîtrise des coûts, de façon à ce que le projet soit achevé en restant
dans le budget
approuvé :
planifier le management des coûts
estimer les coûts
déterminer le budget
maîtriser les coûts
Le management de la qualité décrit les processus qui se rapportent à la planification de la
surveillance et du contrôle de la qualité, et à l’assurance que les exigences de qualité du
projet sont satisfaites :
planifier le management de la qualité
mettre en œuvre l’assurance qualité
mettre en œuvre le contrôle qualité
Le management des ressources humaines décrit les processus qui se rapportent à la
planification, le recrutement, le développement et le management de l’équipe de projet :
planifier le management des ressources humaines
constituer l’équipe de projet
développer l’équipe de projet
diriger l’équipe de projet
Le management des communications identifie les processus qui se rapportent à la
génération appropriée et en temps voulu des informations du projet, à leur archivage,
à leur diffusion, à leur stockage et à leur déclassement définitif :
planifier le management des communications
gérer les communications
maîtriser les communications
Le management des risques décrit les processus qui se rapportent à l’identification,
l’analyse et la maîtrise des risques du projet :
planifier le management des risques
identifier les risques
mettre en œuvre une analyse qualitative des risques
mettre en œuvre une analyse quantitative des risques
planifier les réponses aux risques
maîtriser les risques
Le management des approvisionnements décrit les processus qui se rapportent à
l’achat ou l’acquisition des produits, des services ou des résultats nécessaires au
projet :
planifier le management des approvisionnements
procéder aux approvisionnements
maîtriser les approvisionnements
clore les approvisionnements
Le management des parties prenantes décrit les processus nécessaires pour identifier
et gérer les personnes, les groupes ou les organisations susceptibles d’affecter le
projet ou d’être affectés par celui-ci :
identifier les parties prenantes
planifier le management des parties prenantes
gérer l’engagement des parties prenantes
maîtriser l’engagement des parties prenantes
Principales caractéristiques
Le PMBOK est un référentiel de connaissances et une norme de fait. Son objectif est de
proposer une présentation générale, plutôt qu’une description exhaustive, de bonnes pratiques
généralement reconnues. Il définit un corpus des connaissances de base à partir duquel,
n’importe quelle industrie ou secteur d’activité peut établir de bonnes pratiques spécifiques à
son domaine d’application.
Orienté processus, il établit les connaissances requises pour gérer le cycle de vie de n’importe
quel projet, composant de programme et de portefeuille de projets. Il définit pour chaque
processus les éléments en entrée, les outils, techniques et les éléments en sortie, c’est-à-dire
les livrables.
Cependant, il faut bien avouer que l’application du PMBOK stricto sensu peut être complexe
pour de petits projets. Par contre, une adaptation peut être réalisée et c’est ce que nous
verrons tout au long de cet ouvrage.
PRINCE2
Introduction
PRINCE2 signifie PRojects IN Controlled Environment. Quant au chiffre 2, celui-ci fait référence
au numéro de la version de la méthode de gestion de projet publiée en 1996.
Contenu
Vue d’ensemble
Principes
Les principes de PRINCE2 définissent un cadre de bonnes pratiques pour la gestion de projet issues
des leçons tirées de projets passés :
Justification continue pour l’entreprise : il existe une raison justifiable de démarrer le projet.
Cette justification reste valide tout au long du projet. Elle est documentée et approuvée.
Leçons tirées de l’expérience : tout au long du projet les retours d’expérience sont identifiés,
formalisés et appliqués.
Rôles et responsabilités définis : une structure organisationnelle avec des rôles et des
responsabilités clairement définis et partagés représente les intérêts des parties
prenantes de l’entreprise, des utilisateurs et des fournisseurs.
Management par séquences : un projet est planifié et contrôlé séquence par séquence
afin de prendre en compte les contraintes différentes à court, moyen et long termes.
Management par exception : un projet comporte des tolérances définies pour chaque
objectif du projet en vue de ne mobiliser les différents niveaux de management qu’en
cas de nécessité.
Focalisation produit : un projet doit se concentrer sur la définition et la livraison des
produits. Les résultats des livraisons et leurs exigences en termes de qualité sont à
l’avant-plan du projet.
Adaptation à l’environnement de projet : PRINCE2 s’adapte au contexte, l’ampleur, la
complexité, le potentiel et le niveau de risque du projet.
Thèmes
Les 7 thèmes renvoient aux aspects du management de projet qui doivent être abordés en
permanence :
Processus
Élaborer le projet : processus dans lequel le projet est défini. On examine s’il est utile.
En pratique, c’est une phase courte et rigoureuse où le responsable du projet collabore
intensivement avec le commanditaire. Le projet est commandé officiellement et le
responsable détermine alors la composition et l’organisation du projet.
Diriger le projet : processus déclenché à la fin du processus Élaborer le Projet par le
Comité de Pilotage de Projet. Le processus est ensuite utilisé par le Comité de Pilotage de
Projet tout au long du projet pour en assurer la direction et le contrôle.
Initialiser le projet : processus obligatoire, il s’agit d’une réflexion permettant de déterminer
les résultats escomptés, le planning, les tâches et les responsabilités de chacun. Le résultat
principal de ce processus est la Documentation d’Initialisation de Projet (PID).
Contrôler une Séquence : processus au travers duquel le chef de projet affecte et surveille
le travail à faire, informe le comité de pilotage de la progression remonte les incidences et
les risques.
Management de la Livraison du Produit : processus par le biais duquel le chef d’équipe
coordonne une zone de travail pour livrer un ou plusieurs produits. Le chef d’équipe sera en
mesure d’établir des exigences formelles pour l’acceptation, l’exécution et la livraison des
travaux du projet. Le chef d’équipe rend compte au travers de ce processus des progrès au
Chef de projet.
Gérer une Limite de Séquence : processus garantissant que le chef de projet fournit au
comité de pilotage les informations nécessaires pour évaluer la viabilité continue du projet
et approuver le plan de séquence suivante. En effet, la fin d’une séquence est un point où le
Comité de Pilotage de Projet doit prendre une décision de poursuivre ou d’arrêter le projet.
Clore le projet : processus lancé par le Chef de Projet à la fin du projet pour assurer une fin
contrôlée. Il garantit que tout le travail qui aurait dû être fait a été achevé et il donne
l’occasion d’évaluer le projet et de documenter des retours d’expérience qui pourraient être
répercutés sur des projets futurs.
Principales caractéristiques
PRINCE2 est une méthodologie de gestion de projet focalisée sur la justification métiers de
la demande avec comme élément central de la démarche, le business case.
L’autre singularité de PRINCE2 tient à la mise en avant de ses 7 principes. Si pour le novice
l’utilisation de ces principes peut apparaître abstraite, il faut bien reconnaître qu’ils sont
d’une grande utilité aux chefs de projet plus aguerris qui peuvent alors s’en servir comme
fils directeurs.
Enfin, avec PRINCE2, le projet est réparti en différentes phases, appelées séquences, qui
sont à la fois plus facilement gérables et contrôlables. Ce découpage permet de plus
facilement faire face aux contraintes et aux changements inhérents à tout projet.
Tout comme pour le PMBOK, PRINCE2 n’est pas facilement applicable à de petits projets.
Cependant, certains éléments peuvent être repris, notamment certains principes, et utilisés
dans le cadre d’une version adaptée du PMBOK aux petits projets.
SCRUM
Introduction
SCRUM n’est pas à proprement parler une méthode de gestion de projet, mais plutôt un cadre
de travail permettant de répondre à des problèmes complexes et changeants tout en livrant
de manière productive et créative des produits de la plus grande valeur possible (Source :
scrum.org.).
Le nom « SCRUM » tient son origine du terme sportif de rugby signifiant « mêlée » en anglais.
En effet, tout comme dans le cadre d’une mêlée au rugby, la méthodologie demande à ses
acteurs d’être soudés dans l’accomplissement d’un projet et l’atteinte d’un but.
SCRUM est avant tout utilisé pour les projets informatiques et le développement de logiciels.
Contenu
Vue d’ensemble
Événements
SCRUM repose sur le découpage d’un projet en séquences appelées sprints. Un sprint est une
itération réalisée dans un temps limité et dont la vocation est d’aboutir à la livraison d’un
incrément du produit. La succession de ces itérations et des incréments produits permettra
d’aboutir au produit final à la fin du projet. Ce qui est important, c’est que chaque incrément
du produit a vocation à être opérationnel et utilisable !
Chaque sprint débute par une planification opérationnelle et se termine par une
démonstration de ce qui a été achevé et une rétrospective. Cette rétrospective analyse le
déroulement du sprint dans le but d’améliorer les pratiques. Quotidiennement est réalisé un
Daily Scrum pour permettre à l’équipe de se rencontrer brièvement de manière à offrir la
possibilité à chacun de faire le point sur les travaux réalisés et restants à réaliser ainsi que sur
les obstacles rencontrés dans la perspective de réussir au mieux le sprint en cours.
Tout projet commence par un sprint 0 qui consiste à (Source : « Scrum - Une méthode agile
pour vos projets » d’Aurélien VANNIEUWENHUYZE aux Éditions ENI) :
Il faut noter que les sprints ont tous une durée fixe et ne se chevauchent pas. La durée maximale
pour les sprints est d’un mois.
Artéfacts
Le Backlog du produit, ou tout simplement Backlog, est un élément très important de la méthode.
Il contient l’expression des besoins traduite sous forme de « User Stories » qui sont des besoins
utilisateurs précis. À chaque User Story est attribuée une valeur métier, ce qui va permettre
d’établir une priorisation des besoins.
Une étape fondamentale dans l’utilisation de la méthode SCRUM est l’élaboration du Backlog, c’est-
à-dire la formalisation des besoins. Ces besoins sont exprimés sous la forme : En tant que… je peux
/ je dois… afin de…
Par exemple : en tant qu’utilisateur, je peux ajouter un commentaire à une publication afin de
partager mon point de vue.
L’identification des User Stories peut se faire au travers d’ateliers réunissant les principales parties
prenantes de manière à coconstruire le Backlog. Il peut également se faire via des entretiens ciblés.
Une fois tous les besoins recensés sous forme de User Stories, il s’agit maintenant de les prioriser
en leur affectant une valeur métier.
Il n’existe pas une seule et unique manière de prioriser de façon objective les User Stories. Les
choix de priorité peuvent reposer sur plusieurs éléments :
L’existant.
L’ampleur et l’urgence des besoins à couvrir.
La cohérence technique, fonctionnelle et métier du déploiement global.
Les changements possibles en cours de route.
La disponibilité des parties prenantes.
etc.
Parmi les méthodes les plus utilisées, on peut citer la méthode Kano.
En règle générale, doivent être mis en place : toutes les User Stories élémentaires, une partie des
User Stories de performance et seulement quelques User Stories d’enthousiasme.
Cette priorisation peut être menée de manière participative avec les différentes parties prenantes
du projet.
Cette priorisation va permettre d’identifier les premières User Stories à mettre en œuvre. À partir
de là, la méthode SCRUM va pouvoir être déroulée de manière classique.
Ainsi, en début de sprint, un but est décidé. Pour l’atteindre, l’équipe de développement choisit lors
de la réunion de planification de sprint quels éléments du Backlog de produit seront réalisés. Ces
éléments sont alors groupés dans le Backlog de sprint.
Rôles
SCRUM définit trois rôles :
Principales caractéristiques
SCRUM est particulièrement adapté aux projets pour lesquels il n’est pas possible de tout
définir dès le début.
Il introduit un cadre de travail pour suivre un processus itératif empirique permettant d’obtenir
un produit répondant à des besoins qui évoluent. Le principal but est de maximiser la valeur
pour les clients.
Si SCRUM possède de nombreux avantages, il a avant tout été mis au point pour les projets
informatiques et il n’est pas toujours évident de l’adapter à d’autres contextes.
Synthèse
Dans le cadre de cet ouvrage, nous nous adressons à des professionnels novices en la matière
et qui ont plutôt à mener à bien des projets avec une équipe de taille modeste, c’est-à-dire
jusqu’à une dizaine de professionnels. De ce fait, il ne serait pas judicieux de choisir l’une ou
l’autre de ces trois méthodologies et de voir comment Office 365 peut aider à leur mise en place
et leur utilisation au quotidien.
Nous allons donc élaborer notre propre méthodologie en nous basant sur des éléments issus de ces
trois méthodologies. Il s’agit ici de s’adapter au nouveau contexte auquel sont confrontées les
organisations aujourd’hui : environnement en évolution permanente, nouveaux modes de
fonctionnements ancrés dans la collaboration et transformation numérique.
De manière concrète, cela doit se traduire par une approche de management de projet qui soit :
Souple et adaptative.
Collaborative, y compris en matière de gestion et non pas uniquement de réalisation comme
dans les approches classiques.
Numérique, c’est-à-dire où les outils font partie intégrante des pratiques de management de
projet.
Introduction
Les mutations actuelles que subit l’environnement de travail, et qui ont été présentées en
introduction de ce livre (consumérisation de l’information, digitalisation de l’activité, évolution
des modes de management et mutation du contexte économique), n’ont pas été sans impacts
sur les projets et la manière dont ils sont mis en oeuvre dans les organisations.
Pour prendre en compte ces transformations et permettre de gérer au mieux ces nouveaux
types de projets, une nouvelle approche de gestion collaborative de projet a été mise au point.
Celle-ci est caractérisée par :
Par ailleurs, la plupart de ces projets sont avant tout caractérisés par la taille réduite des équipes
qui en ont la charge. Ceci a pour effet de favoriser la communication interpersonnelle entre les
membres de l’équipe d’autant plus que cette dernière est généralement composée de
collaborateurs motivés et généralement pluridisciplinaires. Provenant bien souvent de différents
métiers ou fonctions de l’entreprise, les membres de l’équipe ont une ouverture importante sur
l’extérieur du projet. Ainsi, à l’équipe projet, qui constitue en quelque sorte le noyau de base,
vont venir se greffer d’autres professionnels. Ces professionnels vont apporter leurs points de
vue, leurs compétences, mais avec une implication plus ou moins forte dans le projet,
constituant ce que l’on appelle parfois une organisation en pelure d’oignon : chaque couche
étant caractérisée par un niveau d’implication différent des membres de l’équipe dans le projet.
La méthodologie de gestion collaborative de projet doit donc prendre en compte la gestion de
ces différentes parties prenantes du projet tout en favorisant la communication en petit groupe.
Enfin, les équipes projet sont de plus en plus souvent constituées de membres qui peuvent se
trouver éloignés géographiquement les uns des autres. Dans ce contexte, le management
d’équipe devient un véritable challenge. En effet, partager un même espace physique permet
des interactions informelles répétées qui permettent de développer un socle de références
communes facilitant les échanges et la cohésion. À distance, même avec des échanges fréquents
via les outils de communication, ce socle est beaucoup plus difficile à construire. Ainsi, la gestion
d’équipe projet virtuelle devra faire partie intégrante de la méthodologie de gestion collaborative
de projet.
Collaboration accrue
Par nature, le mode projet est collaboratif notamment dans sa phase de réalisation. Impossible
d’exécuter les tâches définies pour mener à bien le projet sans la collaboration des membres de
l’équipe projet entre eux et avec les différentes parties prenantes.
Cependant, la nouvelle configuration des équipes projet présentée dans les paragraphes
précédents, combinée à l’omniprésence d’échanges et de communication entre les membres de
l’équipe projet, tend à faire évoluer le rôle du chef de projet. Celui-ci est en effet désormais
épaulé par l’ensemble de l’équipe projet dans toutes les activités de management du projet
(planification, surveillance, contrôle, etc.), tout au long de son déroulement depuis son
démarrage jusqu’à sa clôture.
Ainsi, le chef de projet a maintenant non plus un simple rôle de gestionnaire/contrôleur, mais
un véritable rôle d’animation d’équipe. Il doit notamment développer la cohésion, et une
dynamique de groupe, ce qui demande de nouvelles compétences dont la méthodologie de
gestion collaborative de projet doit faciliter l’acquisition.
Avec pour principal objectif de démontrer des résultats concrets rapidement en utilisant un
planning macroscopique affiné au fur et à mesure du déroulement des phases, la méthodologie
de gestion collaborative de projet doit reposer sur une approche itérative d’amélioration
continue. Il ne s’agit plus de passer du temps sur la réalisation d’un cahier des charges exhaustif,
mais d’avoir recours à des itérations progressives reposant sur une approche largement inspirée
des méthodes agiles.
Sur le terrain, force est de constater que de nombreux chefs de projet, novices ou pas, n’utilisent
que très peu les logiciels spécialisés dédiés au management de projet « classique » tel que
Microsoft Project. À la place, la nature profondément collaborative de cette nouvelle approche
de management de projet, complétée par le fait que les membres des équipes projet peuvent
être distants les uns des autres, amène à utiliser de manière intensive les outils de travail
collaboratif facilitant ainsi la communication, la coopération et la coordination.
D’une manière générale, le choix, la mise en place et l’utilisation d’outils de travail collaboratif
et de gestion de projet doivent faire partie intégrante de la méthodologie. Dit autrement, sans
outils, pas de gestion collaborative de projet.
Introduction
Étant donnée la présentation qui vient d’être faite de ce qui caractérise la gestion collaborative
de projet, il semble nécessaire d’utiliser une méthodologie de management de projet adaptée.
Celle-ci doit notamment prendre en compte les caractéristiques suivantes :
L’équipe projet est réduite et ses membres peuvent se trouver éloignés les uns des
autres.
Les chefs de projets peuvent être novices en la matière.
La collaboration doit être présente dans la réalisation, mais également dans la gestion
du projet.
Les projets doivent être menés de manière souple et adaptative.
Les outils logiciels sont indispensables à la bonne marche du projet et doivent être
directement intégrés au management de projet.
Cette méthodologie emprunte certains éléments des trois méthodologies présentées dans le
premier chapitre (PMBOK, PRINCE2 et SCRUM), mais les adapte aux contraintes inhérentes aux
caractéristiques énumérées précédemment.
Des principes.
Des groupes d’activités.
Des recommandations et bonnes pratiques.
Nous allons présenter ces différentes composantes d’abord de manière synthétique dans les
paragraphes suivants puis de manière plus détaillée dans les chapitres suivants, notamment
ceux des parties Gérer un projet en mode collaboratif avec Office 365 et Perfectionner sa gestion
collaborative de projet du présent ouvrage.
Principes
Les principes que nous allons décrire ici définissent, à l’instar de ceux de PRINCE2, un cadre de
bonnes pratiques pour la gestion de projet. Ils s’appuient sur les caractéristiques présentées
dans la section précédente. Voici donc les principes de gestion collaborative de projet :
Groupes d’activités
Introduction
La gestion collaborative de projet a pour vocation d’apporter des résultats concrets rapidement
en utilisant un planning macroscopique affiné au fur et à mesure du déroulement des phases.
Il est donc nécessaire de définir des éléments de démarche permettant de répondre à ces
exigences tout en offrant souplesse et adaptabilité aux changements pouvant survenir.
C’est la raison pour laquelle nous allons nous appuyer sur le découpage proposé par le PMBOK qui
répond parfaitement à cette demande. Nous allons cependant utiliser ici la notion d’activité plutôt
que celle de processus qui est au cœur du PMBOK. En effet, la notion d’activité est beaucoup plus
générale, facile à adapter et à s’approprier pour des novices et moins formelle que celle de
processus qui nécessite la définition d’éléments en entrée et en sortie.
Au final, on organise les principales activités à réaliser dans le cadre de la gestion collaborative
d’un projet en 5 grandes catégories d’activités.
Il est très important de comprendre que les groupes d’activités ne représentent pas
nécessairement les phases du projet. Dit autrement, les activités au sein de ces 5 groupes
peuvent être soit appliquées au projet tout entier soit à des phases du projet. Nous verrons
comment cela peut s’appliquer de manière concrète après avoir présenté chacun des groupes.
Vue d’ensemble
Démarrage
Planification
Il s’agit ici de définir précisément les besoins et le plan projet à exécuter notamment en
affinant de manière itérative le périmètre du projet ainsi que l’estimation des coûts et des
délais. Il s’agit d’activités très importantes, car leur réalisation va conditionner en grande
partie le succès ou l’échec du projet.
Exécution
L’exécution se focalise sur la mise en action par le biais de la réalisation du travail défini
précédemment dans le plan projet.
Au-delà de l’exécution effective du plan projet, il s’agit ici aussi de faire en sorte que l’équipe
projet soit performante. Cela passe par plusieurs activités très importantes :
Surveillance et maîtrise
Clôture
La clôture s’attache à finaliser toutes les activités entamées afin de clore formellement le
projet (ou l’itération - voir ci-après).
Il s’agit notamment de :
S’assurer que le client du projet est satisfait du résultat.
Capitaliser sur l’expérience acquise et les leçons à tirer.
Il s’agit donc ici d’arrêter formellement le mode projet pour éviter une fin de projet en queue
de poisson.
Le découpage des activités d’un projet en 5 groupes est assez souple et adaptable pour être
utilisé soit dans une approche classique ou séquentielle, avec un cycle de vie en cascade, soit
dans une approche agile, avec un cycle de vie itératif comme le montre la figure suivante.
Dans le cadre d’une approche classique, les 5 groupes d’activités s’enchaînent les uns à la
suite des autres de manière séquentielle.
Par contre, dans le cadre d’une approche itérative, l’enchaînement est différent.
À la fin du démarrage, une première planification sera réalisée notamment afin de définir
globalement les besoins et le plan projet avec les différentes itérations. Une fois ces travaux
réalisés au niveau global, des activités de planification, d’exécution, de surveillance et de
contrôle ainsi que de clôture s’enchaînent de manière itérative. En d’autres termes, pour
chaque itération, une planification dédiée à l’itération en cours sera réalisée. Puis le plan de
cette itération sera exécuté, surveillé, maîtrisé et l’ensemble des activités engagées seront
closes. Et ainsi de suite pour chacune des itérations du projet. Une fois toutes les itérations
réalisées, une clôture globale sera réalisée.
Le tableau suivant présente, pour chaque groupe d’activités, les différences entre les deux
approches.
Approche séquentielle Approche itérative
Le choix de l’approche doit se faire sur des critères liés au contexte dans
lequel se positionne le projet ainsi qu’aux contraintes. Le tableau suivant en
présente une synthèse.
Introduction
La mise en œuvre des principes présentés précédemment peut être facilitée par la prise en
compte de recommandations et de bonnes pratiques.
L’amélioration continue.
Les outils numériques.
Pour le premier aspect, la méthode d’amélioration continue recommandée est celle du Kanban.
Elle va être présentée dans les paragraphes suivants.
Pour le second aspect, il s’agit d’une liste de recommandations pour le choix et l’utilisation des
outils numériques dans le cadre de la gestion collaborative de projet.
La méthode Kanban
Présentation
Le Kanban est à l’origine une méthode de gestion de production déployée à la fin des années
1950 dans les usines Toyota. Il s’agit d’opérer une production à flux tendu en tentant
d’équilibrer la production et la demande.
De manière pratique, le Kanban, dont la traduction du japonais est « panneau », est une fiche
qui fait la navette entre l’amont et l’aval d’un poste de production pour indiquer si le poste de
production situé en amont doit fabriquer une nouvelle série de pièces ou pas. Le principe
permet de limiter l’en-cours de stock et donc le gaspillage en cas de défaut détecté en aval de
la chaîne de fabrication.
Dans les années 2000, le domaine de l’informatique et du développement logiciel s’est emparé
de la méthode et l’a popularisée au point d’être utilisée aujourd’hui dans divers secteurs
d’activité.
Le Kanban est souvent présenté par le prisme de son aspect le plus visible : son tableau de
tâches. Mais le Kanban ce n’est pas qu’une approche visuelle de la gestion de tâches, c’est
avant tout une méthode de travail fondée sur l’amélioration continue.
Principes
La reconnaissance par l’équipe projet qu’il est nécessaire d’évoluer est un préalable à toute
démarche d’amélioration continue. Cependant, les changements ne doivent pas être radicaux
sous peine de créer des résistances aux changements et entraîner l’échec de toute tentative
d’amélioration continue. Au contraire, la méthode Kanban préconise que les membres de
l’équipe projet s’entendent sur le fait qu’une approche lente, douce, évolutive et progressive
est la meilleure voie à suivre. Les changements doivent être de petite envergure, continus et
évolutifs.
3. Respecter le processus actuel, les rôles, les responsabilités et les titres
La méthode Kanban reconnaît qu’il peut y avoir une valeur dans le processus, les rôles, les
responsabilités et les titres existants. Dit autrement, si la méthode Kanban est une méthode
d’amélioration continue, elle ne prescrit pas le changement pour le changement. Ce qui
fonctionne de manière acceptable mérite d’être conservé. Ainsi, en respectant les processus
actuels, les rôles, les responsabilités et les titres existants, il s’agit d’éliminer les peurs
inhérentes à tout changement et de faciliter le soutien à l’utilisation de la méthode Kanban.
La méthode Kanban repose sur l’idée qu’il n’est pas nécessaire d’être un chef d’équipe ou un
manager pour être un leader. Certains des meilleurs leaders se construisent au travers de
leurs actions quotidiennes. Tout le monde doit favoriser et cultiver un esprit d’amélioration
continue pour permettre à l’équipe d’atteindre ses performances optimales. Cela ne peut pas
être une activité de niveau de gestion.
Bonnes pratiques
La mise en œuvre de la méthode Kanban repose quant à elle sur 5 bonnes pratiques.
La méthode classique pour visualiser le flux de travail repose sur l’utilisation d’un tableau
organisé en colonnes représentant les différents états de réalisation des tâches (voir section
suivante) et contenant l’ensemble des tâches en cours de réalisation.
La vocation première de la méthode Kanban est de faciliter la réalisation des tâches en évitant
tout retard et décalage possibles. Cela nécessite de limiter la quantité de travail en cours à ce
qui peut raisonnablement être géré à un moment donné par l’équipe. Cette limitation implique
la mise en place d’un système limitant le nombre de tâches pour chacun des différents états
de réalisation.
La mise en œuvre opérationnelle des deux premières bonnes pratiques va permettre au flux
de travail de s’écouler plus facilement entre les différents états de réalisation. Il s’agit donc
maintenant de suivre le déroulement du travail à travers chacun des états de manière à
détecter et gérer tout ralentissement ou blocage du flux. Ainsi, en gérant activement le flux
de travail, les changements continus et évolutifs apportés au système peuvent être évalués.
Sans une explication claire de la façon dont les choses fonctionnent et de la manière dont le
travail est effectivement fait, toute discussion sur les problèmes tend à être subjective et bien
souvent anecdotique. Ainsi, établir les règles et recommandations claires et précises
concernant le fonctionnement du flux de travail est essentiel. Cela va par exemple concerner
les règles relatives au déplacement d’une tâche d’une colonne à l’autre, c’est-à-dire d’un état
de réalisation au suivant.
5. S’améliorer collectivement
La gestion des problèmes identifiés lors du suivi du flux de travail constitue des opportunités
d’amélioration des processus et manières de travailler. Ainsi, en ayant une compréhension
partagée du fonctionnement du flux de travail, les membres de l’équipe sont plus à même de
construire une compréhension partagée d’un problème et de suggérer de manière
consensuelle des actions d’amélioration.
Fonctionnement en pratique
En pratique, la mise en œuvre de la méthode Kanban est simple. Nous allons voir ici comment
mettre en place et utiliser le flux de travail qui est au cœur de la méthode.
Le projet est divisé en tâches à réaliser. Chaque tâche est représentée par une carte décrivant
différents éléments relatifs à la tâche à réaliser (nom, contenu, affectation, contraintes, etc.).
Afin de visualiser le flux de travail, un tableau de bord global est mis en place et organisé en
colonne. Chaque colonne correspond à un état de réalisation et en haut de chaque colonne est
indiqué le nombre maximum de tâches pouvant s’y trouver.
Afin d’illustrer nos propos, nous allons prendre l’exemple du développement d’un logiciel. Ainsi,
nous allons définir 5 colonnes :
Fonctionnalités identifiées
Analyse
Développement
Test
Fonctionnalités livrées
Dans cet exemple, seuls 5 besoins peuvent être analysés en même temps, 5 fonctionnalités
au maximum peuvent être en cours de développement et 5 en cours de test.
Il faut noter que les limites doivent être fixées en fonction de la capacité de traitement des
équipes de développement.
Chaque carte représente un élément bien précis et isolé, ici, une fonctionnalité relative à un
besoin exprimé. Lorsqu’un membre de l’équipe s’empare d’une carte correspondant à une
fonctionnalité identifiée, il la déplace dans la colonne Analyse. La tâche est alors prête pour
l’étape suivante, représentée par la colonne suivante.
Une règle pourra être mise en place et partagée pour décrire la manière de procéder quant au
déplacement d’une carte d’une colonne à l’autre lorsque la tâche correspondante est terminée.
Il faut noter qu’un autre découpage en colonne aurait pu être mis en place. Ainsi au sein de
chaque colonne Analyse, Développement et Test, deux sous-colonnes auraient pu être
définies (En cours et Terminée) afin de distinguer l’état de réalisation de chaque tâche. Ainsi,
une fois l’analyse d’une fonctionnalité terminée, la carte correspondante peut être déplacée
dans la colonne Terminée. Ce sera alors au membre de l’équipe de développement de venir
prendre une carte dans cette colonne pour la déplacer dans la sous-colonne En cours de la
colonne Développement.
Des règles d’entraide pourront être mises en place pour qu’aucun groupe de travail affecté à
la réalisation des tâches d’une colonne ne se retrouve surchargé.
Intérêt
La méthode Kanban est une méthode d’amélioration continue reposant sur des principes de
fonctionnement simples et efficaces en phase avec les exigences de la gestion collaborative
de projet :
Outils numériques
Vue d’ensemble
Les outils numériques font partie intégrante de la gestion collaborative de projet. Il est donc
primordial pour l’équipe projet de disposer de recommandations et de bonnes pratiques pour
le choix, la mise en place et l’utilisation de ces outils. Pour ce faire, nous allons identifier
l’ensemble des besoins inhérents à la gestion collaborative de projet et définir des
recommandations quant aux fonctionnalités attendues.
Les bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques pour la gestion collaborative de projet seront
présentées tout au long de la partie 2 du présent ouvrage avec comme exemple les outils Office 365.
Ces besoins vont être présentés dans les paragraphes suivants et accompagnés de
recommandations quant aux fonctionnalités attendues pour les outils numériques.
Pour que les membres de l’équipe projet puissent travailler de manière collaborative, il est
nécessaire de disposer d’un espace partagé spécifiquement dédié, ouvert à ces seuls membres
et à ceux qui y sont autorisés.
Du point de vue des fonctionnalités, gérer un espace d’équipe projet nécessite la mise à
disposition des fonctionnalités suivantes :
Communiquer efficacement
Les échanges sont au cœur du travail collaboratif au sein d’une équipe projet. Communiquer
efficacement signifie faciliter les échanges entre les collaborateurs, quelle que soit leur forme,
c’est-à-dire quels que soient :
Enfin, la troisième catégorie de messagerie est la messagerie sociale. Celle-ci peut être vue
comme un type de messagerie électronique, mais dont les échanges véhiculés peuvent être
de nature privée ou publique. Ce type de fonction est à mi-chemin entre la messagerie
électronique et les discussions de groupe.
Ces trois modes peuvent être associés les uns aux autres pour un seul et même message.
C’est-à-dire qu’il est possible de publier un message dans un espace public ou restreint de
l’adresser en même temps à une personne directement.
Le fait d’envoyer directement le message à une personne alors qu’il est visible par tous, y
compris par la personne visée directement, peut paraître inutile. Dans les faits, ce n’est pas
le cas dans la mesure où les messages privés sont gérés dans une messagerie électronique
classique, c’est-à-dire dédiée à une personne en particulier alors que les messages publics ou
restreints se trouvent dans des espaces appartenant à tous.
Une bonne illustration de cette fonction de messagerie sociale est présente dans le réseau
social d’entreprise de Microsoft, Yammer.
Lorsque l’on est sur le point de publier un message à tous ou bien dans un espace de groupe,
il est possible de choisir une personne en particulier qui recevra alors le message dans sa
messagerie personnelle Yammer et sera notifiée.
Un autre aspect inhérent à la messagerie sociale, c’est la notion de mention. Celle-ci consiste
à mentionner le nom d’une personne directement dans le contenu du message. Ce mécanisme
de mention peut être alors utilisé de différentes manières :
Généralement, les mentions sont réalisées à l’aide d’un opérateur particulier comme
celui utilisé sur Twitter : @.
Au final, il est possible de positionner chacun des moyens de communication en fonction des
besoins satisfaits quant à la forme des échanges comme l’illustre le tableau suivant.
Contenus Type Structure Nature
Partager l’information
documents bureautiques
photos
vidéos
logiciel
etc.
Le partage de contenus offre une expérience bien plus riche que de la simple communication
dans la mesure où il permet aux participants d’interagir avec les contenus. En effet, ils peuvent
par exemple modifier de manière asynchrone ou en temps réel les contenus ou utiliser des
fonctionnalités d’interaction sociale.
À ce stade il est important de définir ce que nous entendons par interaction sociale, car il est
facile de faire l’amalgame avec les actions de coédition de contenus.
Dans le cadre de ce livre, nous considérons qu’une interaction sociale est une réaction qui se
manifeste par l’action d’un individu sur un objet, généralement un contenu, qui appartient ou
a été réalisé par un autre individu. Ce type d’action est très différent de celui induit par la
production commune d’un contenu. Dit de manière simplifiée : il s’agit d’une réaction par
rapport à un contenu et non d’une production proprement dite de contenu.
Cette distinction faite, il est maintenant possible de présenter les principaux types
d’interactions sociales. Pour cela, il est nécessaire de distinguer les deux aspects constituant
une telle interaction : l’action et les types de contenus sur lesquels réaliser l’action.
Suivant ce découpage, il est possible d’identifier les éléments présentés dans le tableau
suivant.
Actions
Consulter Se connecter
Créer Se déconnecter
Supprimer Rechercher du contenu
Modifier Rechercher un utilisateur
Voter Associer
Modérer Dissocier
Envoyer S’enregistrer
Approuver Valider
Se mettre en ligne Rejeter
Se mettre hors ligne Suivre
Arrêter de suivre
Résoudre
Types de contenus
Ce tableau montre une chose importante : les interactions sociales représentent des
actions qui vont bien au-delà du simple « j’aime » popularisé par le réseau social grand public
Facebook.
Concernant ce tableau, il est également très important de noter qu’il est loin d’être
exhaustif dans la mesure où il est possible de créer différents types de contenus auxquels il
va être possible d’associer de nouvelles actions. Il est possible par exemple d’imaginer un
contenu du type « projet » auquel on va pouvoir appliquer certaines actions du tableau, mais
aussi en appliquer de nouvelles comme :
gérer
participer
financer
etc.
Au final, l’ensemble de ces interactions sociales va générer ce qui se nomme un flux d’activités
qui peut être défini comme étant une liste des activités récentes (dont les interactions sociales)
réalisées par un acteur.
Une équipe projet produit de nombreux documents qui peuvent être le fruit d’un travail
commun. Il est donc indispensable pour les équipiers projet de disposer de fonctionnalités leur
permettant de collaborer autour de documents avec notamment des fonctionnalités de :
coédition
suivi des modifications
La coédition est le procédé par lequel plusieurs personnes peuvent éditer et modifier un
même document. Cette coédition peut être de deux types. Elle est soit séquentielle, les
utilisateurs modifient le contenu du document les uns après les autres, soit simultanée, les
utilisateurs modifient le contenu du document en même temps.
Dans le cadre de la coédition, plusieurs personnes sont susceptibles d’intervenir sur un même
contenu, et ce, à plusieurs reprises. De fait, il peut être très utile de pouvoir réaliser un suivi
des modifications, c’est-à-dire de savoir :
La gestion des tâches consiste simplement à identifier les différentes actions à réaliser,
décrire ces actions et permettre de les modifier, de les supprimer, de les déplacer, etc.
L’organisation des tâches quant à elle s’intéresse à l’affectation des actions à des acteurs, à
ordonnancer ces actions et à leur planification dans le temps. Ainsi, sur la base de
l’ordonnancement qui a mis en valeur les dépendances entre les actions, la planification va
prendre en compte deux éléments :
Une fois les tâches organisées, nous pouvons procéder à leur automatisation. Dans le cadre
de tâches devant être réalisées par des « machines », cette automatisation ne pose pas de
problème. Par contre, lorsque ces tâches sont affectées à des individus, une automatisation à
proprement parler n’est pas possible. Dans ce cas, il va s’agir d’automatiser le suivi de la
réalisation du flux de travail, activités plus communément nommées gestion de workflow.
Cette gestion de workflow repose sur deux actions principales :
La modélisation du workflow.
L’automatisation de ce workflow.
Cela permet de disposer d’une représentation visuelle des différentes tâches à réaliser.
Les exceptions.
Les contrôles à réaliser.
Les exceptions consistent à identifier les points où des exceptions peuvent survenir puis à
définir les règles de gestion de ces exceptions. Parmi les exceptions les plus fréquentes, on
peut par exemple citer celles qui prennent en compte le fait que l’acteur censé réaliser une
tâche est absent.
En ce qui concerne les contrôles, il s’agit d’identifier les éléments que le moteur de workflow
doit vérifier, de définir les contrôles à réaliser et de déterminer les actions à entreprendre
suivant les résultats obtenus.
Le suivi du respect des délais de réalisation d’une tâche est un contrôle réalisé par défaut dans
l’automatisation d’un workflow. Cependant d’autres contrôles peuvent être ajoutés comme par
exemple la vérification de la production effective d’un contenu.
Pour plus d’efficacité, l’automatisation du workflow fait appel à la notification pour par exemple
alerter les acteurs que le délai de réalisation commence à partir de maintenant ou au contraire
va bientôt toucher à sa fin.
Une notification est un message qui permet d’informer une personne qu’un événement vient
de se dérouler : réalisation d’une tâche, organisation d’une nouvelle réunion, etc.
Une alerte est un message dont le but est de prévenir une personne en amont à propos de la
survenance prochaine et probable d’un événement : délai de réalisation d’une tâche arrivant
à échéance dans les prochains jours, début d’une réunion prochainement, etc.
Les réunions sont un des piliers de la collaboration au sein d’une équipe projet. Les outils mis
à disposition des équipiers projet doivent donc offrir toutes les fonctionnalités nécessaires à
l’organisation et à la réalisation de ces réunions. De manière plus précise, ils devront proposer
:
La planification des créneaux des réunions va s’appuyer sur l’utilisation des agendas
individuels ou partagés pour inviter et bloquer les créneaux ainsi que des fonctionnalités de
recherche automatique de créneaux libres pour l’ensemble des participants.
Pour la prise de notes, il s’agit de fournir des outils permettant de prendre des notes pendant
la réunion, quels que soient le terminal et le mode de transcription des notes : notes écrites
au clavier ou à la main.
À partir des besoins et des fonctionnalités qui viennent d’être présentés, les équipes projet
sont en mesure de choisir les outils numériques les mieux adaptés.
L’offre en la matière est pléthorique et il serait vain de vouloir en faire une présentation
exhaustive tant elle ne cesse d’évoluer.
Parmi les nombreux outils numériques disponibles à l’heure actuelle pouvant répondre aux
besoins présentés dans les paragraphes précédents, Office 365 est sans doute une des
plateformes les plus complètes et les mieux adaptées à la gestion collaborative de projet.
Cependant, Office 365 n’est pas toujours très facile à appréhender pour un novice dans la
mesure où cette plateforme est extrêmement riche et propose un grand nombre d’outils et de
services.
C’est la raison pour laquelle nous allons tout d’abord consacrer un chapitre entier à la
présentation d’Office 365 dans son ensemble avant de nous intéresser dans un autre chapitre
à son utilisation dans le cadre de la gestion collaborative de projet.