Manual de procesos de y procedimientos de redes eléctricas

Arley Montenegro

Yesid sarmiento Mendoza

Diego Andrés Espinosa Otálora

Tecnología En Gestión Logística

Ficha: 1485939

Servicio Nacional de aprendizaje SENA

Coordinación

Gestión Logística

Bogotá, Colombia

2018
 INTRODUCCIÓN

El presente documento contiene el Manual de Procesos y Procedimientos de Redes eléctricas

S.A.S, es una herramienta que permite a la empresa garantizar la organización y mejorar la calidad
del servicio. La estructura de este manual relaciona los macro procesos identificados en la
compañía, los cuales están conformados por procesos y procedimientos; información que se
presenta a través de la caracterización de los procesos, diagramas de flujo, los cuales describen los
procedimientos de cada actividad.

La estandarización de los procesos y procedimientos permiten cumplir los objetivos y principios de

la compañía, ya que permiten determinar los niveles de responsabilidad de cada funcionario de
Redes eléctricas S.A.S en cada una de las actividades ejecutadas, facilitando el seguimiento y
control de los procesos.

MISION

Comercializar con excelencia altos volúmenes de material eléctrico a nivel nacional.

VISION

Para el año 2020, nos consolidaremos como el Distribuidor Master preferido por nuestros clientes a
nivel nacional, por la calidad y variedad de nuestro portafolio, la oportunidad de nuestro servicio y
la actitud de nuestro equipo.

OBJETIVO DEL MANUAL

El presente Manual de Procesos y Procedimientos tiene como objeto principal fortalecer los
mecanismos de sensibilización, para brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del
mismo Sistema de Control Interno. Los procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura,
base conceptual y visión en conjunto, de las actividades misionales y de soporte de la Empresa
Redes eléctricas S.A.S, con el fin de dotar a la misma entidad, de una herramienta de trabajo que
contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas esenciales.
 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

La importancia del manual de procedimientos para los procesos administrativos de Redes eléctricas
S.A.S radica en la instrucción que el mismo brindará al lector, brindando conocimiento exacto de
los pasos que deben seguir para ejecutar de forma adecuada y oportuna las actividades
encomendadas, garantizando mejores inversiones de tiempo tanto para el personal encargado como
para la directiva. Esta investigación también podrá dar lugar al surgimiento y evaluación de otros
procedimientos, pudiendo constituir un antecedente para otras investigaciones relacionadas con el
tema.

SIMBOLOGÍA UTILIZADA

A continuación, se relacionan los símbolos utilizados en los diferentes diagramas de

flujos, para una mejor compresión de los procesos levantados.

SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Inicio/ Final Indica fin o inicio de un procedimiento.

Acción Representa la ejecución de una o más tareas

dentro de un procedimiento.

Decisión Representa una actividad de decisión o

conmutación.

Conector Representa una entrada o una salida de una parte

interno del diagrama de flujo a otra, dentro de la misma
página.

Conector Representa el enlace en hojas diferentes de un

externo procedimiento.

Simboliza cualquier documento que intervenga

Documento en el proceso y que aporte información para que
este se pueda desarrollar.
 Dirección del Conecta los símbolos señalando el orden en que
flujo deben ejecutarse las tareas en el proceso o
procedimientos.

MAPA DE PROCESOS

Planeación y Financiero Calidad

mercadeo.
Clientes

Clientes
Clientes

Clientes
Almacenamiento y Facturacion.
Comercial
distrucion

Compras Talento humano

PROCESO COMERCIAL.
POLÍTICA COMERCIAL

El comercial debe elaborar la cotización de acuerdo a la solicitud del cliente.

Ninguna cotización podrá ser enviada al cliente sin especificar la validez de la oferta, la cual no
debe exceder los 30 días calendario; en caso de exceder este tiempo debe tener la autorización del
Gerente Nacional de Ventas.

Las cotizaciones de cable tendrán una validez de 5 días máximo.  Se mantendrán los precios de
las cotizaciones, siempre y cuando exista una cotización escrita generada en el sistema.

En caso que se cotice en una moneda diferente a COP se debe especificar que se aplica la TRM de
la fecha de facturación.

Se debe relacionar en las cotizaciones el lugar de entrega del producto.

El cliente confirmará la compra mediante un documento escrito (orden de compra), de acuerdo a

las condiciones descritas en la cotización.

El cliente debe estar habilitado en cartera para realizar el despacho

Elaborar el comprobante de entrega para enviar o para recoger el material de acuerdo a las
instrucciones del cliente.

En el caso de los cables que requieren corte, el cliente debe enviar un documento escrito
especificando las cantidades exactas que requiere, aceptando que una vez realizados los cortes del
material no se aceptan devoluciones.

Los tiempos de entrega de producto, que estén por fuera de nuestra promesa de entrega deben ser
consultadas con el área de operaciones (Director de Operaciones), antes de emitir una respuesta al
cliente.

El comercial deberá cotizar al cliente de acuerdo a la lista de precios asignada al mismo; en caso
que el cliente no esté registrado en el sistema se deberá cotizar con la lista No. 1.

Toda venta especial que requiera un cambio en el listado de precios deberá ser autorizado por
escrito por uno de los Gerente Nacional de Ventas y/o Gerente de Ingeniería.

El comercial debe validar con el área de compras el precio de todo producto agotado o en
cantidades insuficientes.

El comercial no podrá adquirir compromisos que no estén dentro de los lineamientos de esta
política o que no sean avalados por la Gerencia Nacional de Ventas y/o Gerente de ingeniería.

Está terminantemente prohibido que el comercial reciba dinero en efectivo o cheques.

El comercial no está autorizado para otorgar garantías ni devoluciones y debe ceñirse a las
condiciones estipuladas en las políticas de las mismas.
 Para poder tramitar la compra de un producto de baja rotación o que no haga parte del portafolio
estándar, el comercial deberá solicitar al cliente un anticipo del 50%.

La información comercial suministrada al cliente por parte del comercial debe ser veraz, clara y
oportuna.

La información de las condiciones comerciales de cada cliente es única y no se debe compartir con
ningún otro cliente.

Todo flete que supere el 2% del valor de la mercancía (antes de IVA) deberá ser autorizado por
alguno de los Gerente Nacional de Ventas
 CARACTERIZACION DE PROCESOS.

NOMBRE DEL PROCESO EJECUTIVO – COMERCIAL

CODIGO COM-01
RESPONSABLE Gerente Nacional de ventas
OBJETIVO: Identificar y satisfacer los requisitos y necesidades de nuestros clientes, siendo un aliado en sus ALCANCE:
operaciones con el apoyo de personal competente, desarrollando actividades de preventa, venta, y
post-venta terminando con la elaboración del comprobante y/o factura de contado.

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTE

Proveedor Fichas técnicas Establecer condiciones de negociación y Órdenes de Compra Proveedores
- Listas de precios generar Orden de Compra. - Retroalimentación de
- catálogos, facturas y Recepción de facturas de los proveedores de evaluación y reevaluación
cotizaciones importaciones. - Encuestas a Proveedores
- Muestras Diseñar cronograma de evaluación y - Contratos comerciales
- Documentos de transporte reevaluación. - Entregas de certificados a
- Certificados de calidad y de comerciales y/o Cliente.
productos

Cliente Necesidades y requerimientos del Presentación de la organización Visita al cliente Presentación de la Organización. - Entrega Clientes actuales, Potenciales y
cliente. - Solicitudes de cotización, Asesoría al cliente Cotizaciones, ofertas y Licitaciones de documentación del producto requerida Proveedores
Órdenes de Compra, Carta de Suministrar los certificados de producto Seguimiento por el cliente. - Propuesta técnica-comercial,
Aceptación de oferta, Contrato comercial Preparación y desarrollo de capacitaciones Oferta, Cotización y/o Factura (Si Aplica). -
Comercial. - Información del mercado. - especificas Elaborar y difundir noticias relacionadas Documentación asociada a las
Especificaciones Técnicas. - Solicitudes con el portafolio de productos Elaborar comprobante y/o negociaciones.
de garantía factura Cumplimiento de políticas comerciales
Verificación de viabilidad de propuestas Detectar e
informar la necesidad de inscripción ante terceros de
acuerdo a la exigencia de nuestros clientes. Búsqueda
de clientes potenciales
Proveedores Políticas específicas de cada proveedor - Difusión y venta de productos de los diferentes Solicitudes de entrenamiento. - Solicitud de Proveedores.
Contratos de distribución (Si Aplica). - proveedores. - Participación en ferias y eventos. apoyo técnico y comercial en el desarrollo
Capacitaciones - Direccionamiento de de ofertas. - Solicitud de acompañamiento en
posicionamiento de marca. - Información visitas.
de nichos de Mercado. - Estrategias de
comercialización del producto. -
Acompañamiento Técnico. - Aval de
Soluciones - Muestras - Material
Publicitario

Proceso de Reporte de despachos (Remesas) - Entrega de documentos para despacho Comprobantes de entrega de material. - Proceso de Operaciones
almacenamient Cumplido de entrega - Garantías Condiciones de entrega especificas (Si
oy Ejecutadas Aplica)
distribucion.

Proceso de Material publicitario - Documentos
planeación y publicados en la página Web - Espacios
Mercadeo disponibles en el salón de
capacitaciones y recursos. - Soporte en
la participación de ferias y eventos -
Apoyo y seguimiento a concursos
comerciales internos
Proceso Aprobaciones de Crédito - Reportes de
Financiero estado de Cartera de los clientes -
Confirmación de pago. - Autorización de
despachos por estado de cartera (Si
Aplica)
Calidad. implementación. - Informe de Auditorias. -
Planes de Acción. - Lineamientos sobre
el proceso
Identificación de necesidad de material publicitario y
actividades de mercadeo
Solicitar trámite de crédito y/o ampliación de cupo
Solicitar aprobación de despachos
Solicitud de Material publicitario. - Entrega de Proceso de planeación y Mercadeo
documentos para publicar en la página Web. -
Solicitud de Espacios disponibles en el salón
de capacitaciones y recursos. - Solicitud de
recursos para atención de clientes. -
Solicitud de divulgación interna
Solicitudes de Crédito - Facturas de Contado Proceso Financiero
- Legalización de Costos y Gastos - Solicitud
de reportes de estado de Cartera de los
clientes - Solicitud de Confirmación de pago
aprobación, Acciones Correctivas y Calidad.
Preventivas, Producto/Servicio No Conforme,
Estado de objetivos de calidad e indicadores.

Proceso Programa de Capacitación y formación
Administrativo (anual). - Colaboradores competentes,
calificados y capacitados: equipo
humano. - Suministro de Dotación y
elementos de protección personal y de
seguridad - Políticas y direccionamientos
de seguridad en el trabajo de acuerdo a
la legislación colombiana. - Pólizas y
Seguros - Documentos definidos por la
organización - Documentos requeridos
por el cliente. - Factura.(Si Aplica) -
Contrato Laboral
Aplicación de evaluaciones de desempeño -Elaboración
de la requisición de solicitud de personal - Re-
direccionar los requerimientos de Seguridad y Salud en
el Trabajo -Recepción y re-direccionamiento de
formularios de inscripción y/o actualización de datos en
las bases de proveedores de clientes existentes o
potenciales -Revisión de requisitos documentales para
la presentación de ofertas comerciales -Recepción y
entrega de pólizas
Necesidades de capacitación. - Proceso Administrativo.
Requerimientos de personal - Solicitud de
Pólizas y Seguros - Documentos definidos
por la organización - Solicitud de
Documentos requeridos por el cliente. -
Solicitud de facturación de Comprobantes.
(Si Aplica)

- Proceso de Confirmación de elaboración de pedido - Elaborar requisiciones de Compra
Compras Reporte de entrada de importaciones -
Tiempos de entrega (Productos) -
Reporte de nuevos productos -
Información de trámite de Garantías. -
Certificado de producto
INDICADORES:CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTO
COMPAÑÍA
Ventas Realizadas
Presupuesto de ventas
CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTO POR GERENCIAS
COMERCIALES
Ventas Realizadas por Gerencia
Presupuesto de ventas por Gerencia
Requisiciones de Compra - Solicitud de Proceso de Compras
información de tiempos de entrega - Solicitud
de confirmación del trámite de la requisición -
Solicitud de Garantías - Solicitud de Cambios
de precios
F-CAL-05. Acta de Reunión F-CAL-12 Registro de Acciones recursos:Elementos y equipo de
Correctivas y Preventivas.F-CAL-14 Informe de Indicadores de oficina en general.
Gestión F-ADM-01 Requisición para la selección de Financiero, Humano, Tecnológico,
personal F-CAL-15 Control de Asistencia F-EJE-02 Encuesta de satisfacción Comunicación.
Proyectos F-EJE-03 Encuesta de satisfacción
Comercial F-OPE-02 Solicitud de aplicación de Garantías
F-FIN-04 Solicitud de Crédito F-COM-03 Requisición de Compra
F-EJE-05 Formato de cotización manual F-EJE-04 Instrucciones especiales de
Entrega Informe Cuatrimestral de Proceso
Comercial y Presupuestos.
Propuestas Técnica – Comerciales, Oferta,
Cotización o Presupuesto.
Contrato, oferta mercantil, carta de aceptación, correo electrónico.

NOMBRE DEL PROCESO
RESPONSABLE
OBJETIVO: Asegurar el abastecimiento de mercancía, garantizando que los productos y/o servicios
cumplen con los requisitos de compra establecidos por el cliente y la organización, aplicando los ALCANCE:
controlesnecesarios al proveedor (Selección, evaluación y reevaluación) y al producto adquirido.
PROVEEDOR ENTRADAS
Fichas técnicas
- Listas de precios
- catálogos, facturas y
cotizaciones
PROVEEDOR
- Muestras
- Documentos de transporte
- Certificados de calidad y de
productos
Requisiciones de Compra
Solicitud de información de
tiempos de entrega de
productos
Solicitud de confirmación
de trámites de
Proceso Ejecutivo
requisiciones
Comercial
Solicitud de cotizaciones,
garantías, fichas técnicas,
certificaciones de calidad
Solicitud de cambio de
precios.
Información del Producto
Proceso de No conforme
almacenamiento y - Información sobre
distribucion. novedades en las entregas
de los proveedores
Asignación de Recursos
Proceso Financier
Financieros.
Proceso de
Planeación y Documentos de proveedores
Mercadeo
Documentos aprobados para
Proceso de Calidad implementación. - Informe de
Auditorias - Planes de Acción.
Programas de capacitación y
Proceso formación anual - Colaboradores
Administrativo competentes, calificados y
capacitados.
Indicadores:
CARACTERIZACION DE PROCESOS.
COMPRAS CODIGO COMP-01
GERENCIA DE COMPRAS.
ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTE
Establecer condiciones de negociación y Órdenes de Compra
generar Orden de Compra. - Retroalimentación de
Recepción de facturas de los proveedores evaluación y reevaluación
de - Encuestas a Proveedores Proveedores
importaciones. - Contratos comerciales
Diseñar cronograma de evaluación y - Entregas de certificados a
reevaluación. comerciales y/o Cliente.
Realizar selección, evaluación y
reevaluación Órdenes de Compra
de proveedores. - Confirmación de
Verificar resultados de las evaluaciones y realización de pedidos.
toma - Reporte de entrada de
de acciones. importaciones.
Proceso Ejecutivo
Recepción de requisiciones de compra. - Reporte de nuevos
Comercial
Verificar y analizar la disponibilidad de los productos
Inventarios - Información de trámite de
Análisis de solicitudes de productos contra garantías
posibles proveedores, costos, existencias - Cotizaciones, fichas
y técnicas, certificados,
disponibilidad.
Información de llegada de
Modificación de precios en el sistema.
productos de importación
Entrada de productos de importaciones al
- Cambio de productos y/o Proceso de
sistema. Tramitar ante el proveedor el
respuesta del proveedor Operaciones
cambio y7o garantía del producto No
- Autorización de ingreso al
conforme.
sistema para novedades
Documentación para inscripción
de proveedores. - Facturación
Solicitar a los proveedores la
de proveedores nacionales y de
documentación establecida por la
importación - Declaraciones de Proceso Financiero
Organización para la respectiva
importación y de pago de
inscripción.
divisas - Solicitudes de pago a
proveedores
Fichas técnicas de productos
Solicitud de adecuación digital de certificaciones de productos, Proceso de Planeación
documentos Catálogos y listas de precios y Mercadeo
disponibles para divulgación.
- Documentos para
Generación e implementación de acciones
actualización o aprobación,
correctivas y preventivas del proceso.
Acciones Correctivas y
Comunicación con el proveedor para Proceso de Calidad
Preventivas, - Estado de
gestionar soluciones de productos No
objetivos de calidad e
conformes
indicadores.
Aplicación de Evaluaciones de desempeño Necesidades de capacitación -
Proceso Administrativo
Análisis de necesidades de personal Requerimientos de personal
REGISTROS:COM-01 Selección y
evaluación de
Proveedores
F-COM-02 Reevaluación de Proveedores
F-COM-03 Requisición de Compras
F-COM-04 Liquidación individual de
importaciones
F-COM-05 Acta de entrega de mercancía
para exportación RECURSOS: Elementos y Equipos de oficina en general
F-COM-06 Inscripción y actualización de (Computador, impresora, hojas, tinta, etc).
proveedores Humanos, Financieros,Físicos,Softw are.
F-OPE-09 Recibo de mercancías de
importación
F-CAL-05 Acta de Reunión.
F-CAL-12 Registro de Acciones
correctivas y Preventivas
F-CAL-14 Informe de Indicadores de
Gestión
PROCESO ADMINISTRATIVO Y GESTIÓN HUMANA.

POLÍTICA FIRMA DE CONTRATOS

Los contratos son actos jurídicos que comprometen legalmente a la compañía ante terceros para
cumplir y/o llevar a cabo alguna labor, por lo que la refrendación de los mismos está en cabeza
únicamente de aquellas personas que tengan la representación legal de la Compañía.

El contrato debe venir avalado, es decir, con la firma del responsable del área que requiere el
contrato.

Si un área requiere contratar un servicio (ej: arrendamiento de inmuebles, contratación de asesores,

etc) y este implica erogaciones de la compañía que sobrepasen los 20 SMLMV, se firmará un
contrato entre las partes en el cual queden claras las obligaciones de cada uno de los involucrados
en términos de duración, entregables, estado de los elementos, etc.

Si se trata de una contratación de una obra, la contra parte debe incluir la contratación de pólizas de
estabilidad de obra. Si el contrato implica el manejo de anticipos, debe constituirse una póliza de
manejo de anticipos.

Todo contrato debe estar avalado por la parte jurídica. PROCEDIMIENTO

El área que requiera el servicio será la encargada junto con el área de compras, de determinar el
proveedor a contratar.

De acuerdo con las políticas de contratación, se le solicitará al proveedor la realización del

contrato.

Las cláusulas del contrato deben reflejar un convenio y un trato justo y equitativo entre las partes,
preservando siempre un concepto ético de los negocios.

Una vez acordados los términos del contrato, es decir: objeto, obligaciones y derechos de las
partes, entregables concretos de parte del tercero, responsables por parte de Redes y del proveedor,
éste debe ser entregado al área administrativa para ser aprobado por la parte jurídica, luego debe ser
firmado en la parte inferior derecha por el responsable del área, de tal forma que avale y le de
confianza al representante legal sobre lo que firma.
POLÍTICA DE MANTENIMIENTO LOCATIVO

La Política de Mantenimiento Locativo es de gran importancia dentro del ámbito de ejecución de

las operaciones de REDES ELÉCTRICAS S.A. y de la buena administración depende no sólo el
funcionamiento eficiente de las instalaciones, sino que además permite garantizar que la vida útil de
las instalaciones y de los equipos prevalecerá a través del tiempo, cumpliendo con su función, sin
que esto signifique un aumento desmedido en el presupuesto destinado para su mantenimiento.

Por esta razón nuestra guía de trabajo será el Cronograma de Mantenimiento Locativo que se
realizará anualmente luego de verificaciones y de inspecciones locativas para así definir prioridades
y éstas serán ejecutadas por las personas autorizadas o definidas por esta labor, siguiendo los
lineamientos corporativos ya establecidos.

Las actividades que no hayan sido contempladas dentro del cronograma y surjan durante el
transcurso del año deberán ser solicitadas a la gerencia regional o a la coordinación administrativa
para revisión, aprobación y programación según presupuesto de gastos anual aprobado, siempre
coordinado con la Gerencia de Planeación y Mercadeo.
 CARACTERIZACION DE PROCESOS.

NOMBRE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y GESTION HUMANA CODIGO ADM-01

Gerente Administrativo
RESPONSABLE - Gerente de Recursos
Humanos

OBJETIVO; Realizar la selección, contratación, formación y evaluación del desempeño orientado al mejoramiento
continuo y la satisfacción de
nuestros clientes. Apoyar la efectividad y productividad de la organización a través del desarrollo de la gestión de ALCANCE:
la facturación, archivo,
mantenimiento de infraestructura y al sistema de cómputo y softw are de la compañía

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTE

Requisición de selección Selección del personal de acuerdo a los Personal seleccionado y
- Requisitos y necesidades del lineamientos establecidos. vinculado.
Cliente. - Contratación del personal de acuerdo al perfil y - Contrato firmado y revisado, y
Todos los - Necesidades de capacitación de descripción del cargo establecido y marco legal cumplimiento del marco legal
Todos los procesos
procesos los procesos. vigente. vigente (afiliaciones)
- Clientes
- Clientes - Solicitud y/o carta de terminación - Realización de la inducción corporativa al personal - Personal con conocimiento de los
de contrato de trabajo. contratado lineamientos básicos del
- Evaluaciones de desempeño - Elaboración del Plan Anual de Formación y funcionamiento de la compañía.
diligenciadas. consolidación del Programa Anual de Formación - Plan de formación de anual y
- Requisitos
Documentos paralegales y de la
subcontratación - Desvinculación del personal de acuerdo al marco Programa de formación anual.

con terceros.D62
- Facturas de REDES

ELÉCTRICAS.
- Solicitudes de apoyo logístico en Revisión de los contratos para generar Entrega de Contratos
Proceso
observaciones, modificaciones y/o anotaciones. - Facturas radicadas
comercial Proceso comercial
cuanto a hospedaje y tiquetes de - Coordinación con los mensajeros para la radicación - Entrega de reservaciones
y y
de facturas. logísticas para cada viaje.
- Proceso - Proceso Gerencia
viaje - Coordinación con los proveedores autorizados para - Acciones de Mejora.
Gerencia
- Asignación de recursos generar las reservas solicitadas. - Informes de procesos.
- Acciones de mejora
- Direccionamiento estratégico
- Manual de Calidad
- Retroalimentación de la gestión de

Proceso

F-ADM-01 Requisición para la selección de personal.

F-ADM-02 Cuestionario de selección por competencias.
F-ADM-03 Referencias Telefónicas.

F-ADM-05 Registro Interno de Colaborador.

F-ADM-06 Descripción y perfil de cargo F-ADM-07 Evaluación de Desempeño Tipo 1
F-ADM-08 Evaluación de Desempeño Tipo 2
F-ADM-09 Plan de Mejoramiento Individual
F-ADM-10 Control de Facturación F-ADM-11 Planilla de Control de mensajería
CUMPLIMIENTO ENTREGA DE FACTURAS AL CLIENTE F-ADM-12 Carta de examen médico ocupacional
Fecha de radicación de Factura Meta:90% F-ADM-13 Acta de inducción Elementos y equipo en
Fecha de Factura F-ADM-14 Agenda de Inducción. oficina en general.
EFICACIA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Financiero
Nº de colaboradores evaluados con criterio >/= 4 F-ADM-16 Entrevista de Retiro Humano
Meta:80% F-ADM-17 Plan anual de formación. Tecnológico
Nº total de colaboradores evaluados * 100 F-ADM-18 Programa anual de formación
F-ADM-19 Evaluación de capacitación
F-ADM-20 Promedio evaluación de la capacitación
F-ADM-21 Cronograma de Mantenimiento
F-ADM-22 Planilla Mantenimiento Locativo
F-ADM-23 Inspección de Motocicletas
F-ADM-24 Agenda de Formación
F-ADM-25 Acta de Formación
F-ADM-26 Solicitud de equipos
POLÍTICA DE PRESUPUESTOS FINANCIEROS

Los presupuestos son el reflejo de las acciones, actividades y proyectos de una compañía, que se
traducen en términos económicos para llevarlos a cabo y hacerle seguimiento a la ejecución.

Los diferentes presupuestos (de gastos, de ventas, de inversión) deben ser coordinados por el área
financiera de la compañía, en conjunto con cada una de las áreas que esté involucrada en los gastos,
los ingresos y las inversiones, quienes serán los responsables de su construcción. NORMA

El área Administrativa y Financiera será la encargada de entregar los parámetros para la realización
del presupuesto, a saber: a) Índice de inflación proyectado; b) TRM promedio año; c) IPC; d)
Política de Incremento de salarios; c) Márgenes de venta por línea, etc.

Esta información la entregará el 1 de Octubre de cada año, con el propósito de dar el tiempo
necesario para que cada unidad de negocio y/o de soporte tenga el tiempo necesario para hacer su
trabajo, surtir el proceso de aprobaciones y tener finalmente aprobado el presupuesto hacia
mediados de Diciembre del año anterior al que se vaya a ejecutar el presupuesto.

Los presupuestos de gastos deben ser coordinados por el área Administrativa y Financiera, pero los
elementos de gasto de cada área deben ser trabajados por cada una de ellas, de acuerdo a
metodologías y formatos previamente acordados.

Los presupuestos de ingresos deben ser coordinados por el área Administrativa y Financiera, pero
los elementos del ingreso deben ser construidos por las diferentes unidades de negocio, de acuerdo a
metodologías y formatos previamente acordados.

Los presupuestos de inversión deben ser coordinados por el área Administrativa y Financiera, pero
los proyectos de inversión a llevar a cabo deben ser construidos por las diferentes unidades de
negocio o de soporte, de acuerdo a metodologías y formatos previamente acordados.
PROCEDIMIENTO

El área Administrativa y Financiera debe elaborar las plantillas en las cuales recopilar la
información del presupuesto.

El área Administrativa y Financiera debe también entregar los parámetros para realizar cálculos de
ingresos y de costos.

Las áreas de Negocio (para proyectos de inversión y para ingreso), deben elaborar el plan que
sustente la construcción del ingreso y/o la realización de la inversión.  Las áreas de soporte, deben
incluir los gastos generales en las plantillas.

Para el ejercicio anual presupuestario, todas las plantillas deben entregarse debidamente elaboradas
y aprobadas por Presidencia el 1 de Noviembre del año en curso.

El área Administrativa y Financiera tiene el mes de Noviembre para la consolidación y

presentación de la información a Junta (con las iteraciones que sean necesarias hasta que haya
satisfacción)
 El área Administrativa y Financiera presentará un estado de resultados proyectado sin los proyectos
de inversión y otro incluyéndolos.  Una vez aprobados por la Junta Directiva, se entregarán los
presupuestos a cada área encargada para control.

Todos los meses, con entrega en los primeros cinco días de cada mes, se hará una comparación
entre lo presupuestado y lo ejecutado y se deben explicar las razones de las diferencias, sean este
sobre o estas sub ejecuciones.
CARACTERIZACION DE PROCESOS.

NOMBRE DEL PROCESO FINANCIERO CODIGO FIN-01

RESPONSABLE Gerente Financiero
Garantizar de forma oportuna el recaudo de la cartera, realizando seguimiento a las cuentas por - Gerente Administrativo
cobrar para obtener mayor liquidez y buscando minimizar el riesgo de pérdida patrimonial. Realizar
ALCANCE:
diligentemente el análisis de las solicitudes de crédito y actualización de cupos cuando esto sea
requerido.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTE
Cobro y recaudo de la cartera.
- Generar reportes de cartera y emitir informes de
gestión de cobro. Cheques post-fechados, cheques
- Generación de acuerdos de pago con clientes de al día.
difícil cobro y o negociaciones especiales. - Cheques confirmados por
- Autorización de despachos solicitados por los Covinoc.
Cliente asesores comerciales en el sistema para la - Notas Débito.
- Proceso elaboración de los comprobantes o remisiones y su - Consignaciones y Transferencias.
Gerencial. respectiva entrega de mercancía. Cliente
- Dinero correspondiente al pago de
- Proceso de Facturas de Venta - Confirmación de pagos realizados por los clientes. - Proceso Gerencial.
facturas.
Calidad - Notas Crédito - Ingreso de cheques y pagos en el sistema. - Proceso de Calidad.
- Cartas de Cobro
- Proceso - Convenios - Realizar la consignación de los cheques al día. - Proceso Ejecutivo
- Carta de solicitud de documentos
Ejecutivo - Solicitud de crédito. - Autorización o negación de prórroga de cheques. Comercial
- Documentos para actualización o
Comercial - Solicitud de referencias - Dar soporte sobre estados de cuenta y condiciones - Proceso de
aprobación, Acciones Correctivas y
- Proceso de comerciales comerciales de los clientes. Ingeniería
Preventivas, Producto/Servicio No
Ingeniería - Requisiciones de compra - Solicitar garantías adicionales en procesos de - Proceso de
Conforme, Estado de objetivos de
- Proceso de negociación, cuando sea necesario. Compras
calidad e indicadores.
Compras - Enviar por cheques emitidos por los clientes. - Aprobación o rechazo de la
- Radicación de cartas y documentos de cobranza. solicitud de crédito.
- Manejo y evaluación de las solicitudes de crédito. - Referencias Comerciales.
- Emisión y confirmación de referencias comerciales. - Autorización o no aprobación de la
- Verificación de estados de cuenta y condiciones requisición de compra
comerciales de los clientes, para aprobar y/o
rechazar la compra solicitada.

F-GFC-01 Anticipo de gastos

F- GFC -02 Legalización de gastos de viaje
F- GFC -03 Autorizaciones Despachos
Clientes
F- GFC -04 Solicitud de crédito RECURSOS : Elementos y equipo en
F- GFC -05 Carta estándar para comunicado oficina en general.
INDICADORES: sobre créditos Financiero
F- GFC -06 Hoja de cuadre de caja Humano
F- GFC -07 Entrega de documentos Tecnológico
financieros
F- GFC -08 Entrega parciales de efectivo
F-GIM-05. Acta de Reunión
Autorización de Descuentos por nómina
Compromisos de distribución

Operaciones logísticas a nivel nacional es responsable de entregar los pedidos, correctamente

embalados e identificados, en las cantidades solicitadas por el cliente y con la documentación
necesaria para garantizar el proceso de distribución.

Condiciones especiales: A continuación se mencionan las actividades adicionales que realiza la

operación para cumplir con las entregas y de alguna manera pueden afectar el flujo normal de las
entregas:

1. Corte de tramos

2. Ensambles

3. Cita previa por parte del cliente

4. Entradas anticipadas

5. Traslados entre sedes

6. Fletes fuera de política (Se aplica la PL-GCM-01 POLITICA COMERCIAL)

1. Distribución nacional (Transportadora):

Todos los pedidos (Comprobantes y/o Facturas) generados en el horario de lunes a viernes entre las
08:00 am y las 4:00 pm; y los días sábados de 8:00 am a 10:30 am, serán preparados y despachados
en ese mismo día; pero cuando el pedido contiene condiciones especiales; éste se despachará al día
siguiente. Los pedidos generados después de las 4:00 pm y hasta las 5:30 pm serán despachadas al
siguiente día en horas de la tarde a nivel nacional. Si el volumen generado en el último corte exceda
la capacidad instalada del almacén, se revisaran prioridades.

Distribución Urbana (flota propia):

Los pedidos (Comprobantes y/o Facturas) generados de lunes a viernes se atenderán en tres
momentos:

 Primero: Los pedidos que se generen de 08:00 am a 11:00 am serán preparados, despachados y
entregados en la tarde del mismo día; cuando el pedido compromete condiciones especiales, este se
despachara el siguiente día.

 Segundo: Los pedidos que se generen de 11:00 am a 4:00 pm serán preparados, despachados y
entregados en la mañana del siguiente día; cuando el pedido compromete condiciones especiales,
este se despachara al día siguiente; los pedidos que se generen después de las 4:00 pm y hasta las
5:30 pm serán despachadas al día siguiente en la tarde.

 Tercero: Los pedidos que se generen los días sábados entre las 08:00 am a 11:00 am, serán
preparados, despachados y entregados en la mañana del siguiente día hábil; cuando el pedido
compromete condiciones especiales, este se despachara el siguiente día; los pedidos generados
después de las 11:00 am y hasta las 12:30 pm; éstos serán despachados en la tarde al siguiente día
hábil.

Entregas flota propia: Los pedidos (Comprobantes y/o Facturas) generados de lunes a viernes se
atenderán en tres momentos:

 Primero: Los pedidos que se generen de 08:00 am a 11:00 am serán preparados, despachados y
entregados en la mañana del día siguiente; cuando el pedido compromete condiciones especiales,
este se despachara el siguiente día; siempre y cuando cumpla la política PL-GCM-01 POLITICA
COMERCIAL; de lo contrario se le informará inmediatamente al comercial.

 Segundo: Los pedidos que se generen de 11:00 am a 4:00 pm serán preparados, despachados y
entregados en la mañana del siguiente día; cuando el pedido compromete condiciones especiales,
este se despachara al día siguiente; los pedidos que se generen después de las 4:00 pm y hasta las
5:30 pm serán despachadas a la mañana del segundo día; siempre y cuando cumpla la política PL-
GCM-01 POLITICA COMERCIAL; de lo contrario se le informará inmediatamente al comercial.

 Tercero: Los pedidos que se generen los días sábados entre las 08:00 am a 11:00 am, serán
preparados, despachados y entregados en la mañana del siguiente día hábil; cuando el pedido
compromete condiciones especiales, este se despachara el siguiente día en la mañana, siempre y
cuando cumpla la política PL-GCM-01 POLITICA COMERCIAL; de lo contrario se le informará
inmediatamente al comercial.

Entregas transportadora:

 Todos los pedidos (Comprobantes y/o facturas) generadas de lunes a viernes: de 08:00 am a 4:00
pm y los días sábados de 8:00 am a 10:30 am, serán preparados y despachados en el mismo día;
cuando el pedido compromete condiciones especiales, éste se despachará el siguiente día; los
pedidos generados después de las 4:00 pm y hasta las 5:30 pm serán despachadas al siguiente día en
horas de la tarde a nivel nacional, siempre y cuando cumpla la política PL-GCM-01 POLITICA
COMERCIAL; de lo contrario se le informará inmediatamente al comercial.
POLITICA DE DEVOLUCIONES

Productos para los que NO se aceptan devoluciones:

1. Equipos de medición eléctrica y/o electrónica.

2. Mercancía que por solicitud expresa del cliente haya sido comprada o modificada.

3. Cortes de cable.

4. Herramientas.

5. Productos que no hagan parte de nuestro portafolio y que se compren al fabricante por petición
expresa del cliente.

CONDICIONES GENERALES

1. No se aceptarán devoluciones 30 días después de haber sido entregado el producto.

2. El cliente debe entregar la documentación respectiva Formato (F-GOP-20) y comprobante de

entrega o Factura; teniendo en cuenta que el producto debe venir en su empaque original, y con toda
la documentación técnica entregada, manuales, piezas y complementos, en perfecto estado y sin
señales de uso.

3. Una vez cumplido los dos primeros puntos, el cliente debe enviar el material a la sede de Redes
Eléctricas donde se realizó el despacho para su respectiva revisión física. En caso de una devolución
en alguna ciudad donde no haya presencia de la compañía, el cliente deberá tramitar la autorización
a través del Director de Operaciones para el respectivo envío.

4. Toda devolución genera un cargo del 10% sobre el valor de la mercancía devuelta, por concepto
de manejo y reabastecimiento.

5. Para devoluciones en los que se generen costos por fletes, estos serán asumidos por el cliente en
su totalidad, NO se aceptarán devoluciones con flete al cobro.

6. Para las devoluciones de venta de contado se entregará un bono que podrá ser redimido en los
siguientes 30 días calendario a la aceptación de la devolución.

Procedimiento para las devoluciones

1. El cliente debe diligenciar correctamente el formato F-GOP-20 SOLICITUD DE

DEVOLUCIÓN, y adjuntar el comprobante de entrega o factura de venta, posteriormente entregarlo
al área de operaciones.

2. El área de Operaciones debe verificar la documentación; en caso que cumpla los requisitos
anteriores se le notificará al cliente las condiciones para el envío del producto (Estado de producto,
empaque y costos relacionados a la devolución, entre otros); o en su defecto la negación de la
devolución.
3. El cliente debe enviar o entregar el producto en las instalaciones de la sede donde se despachó. 4.
El área de operaciones debe recibir y verificar el estado del producto antes de aceptar la devolución;
en caso que no cumpla con las condiciones expresas en esta política, ésta será rechazada. De igual
manera toda devolución que no cumpla con las condiciones aquí relacionadas deberá ser autorizada
por la Gerencia de Planeación y Mercadeo o por un gerente de primer nivel que no sea a fin al área
comercial.

5. Si la devolución cumple con todos los requisitos de aceptación; el área de operaciones debe
generar un bono de devolución para los casos en que la venta haya sido de contado o una nota
crédito para los casos en que la venta haya sido a crédito.

Horario de atención para devoluciones: Lunes a Sábado de 8:00 am a 11:00 Am

 CARACTERIZACION DE PROCESOS.

NOMBRE DEL PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION. LOG-01

RESPONSABLE Director de Operaciones
Llevar a cabo las actividades necesarias en cuanto recepción, almacenamiento, entrega y distribución de los productos ALCANCE:
comercializados
por Redes Eléctricas S.A. Cumpliendo con los lineamientos y requisitos establecidos tanto por la Dirección como por los
clientes.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTE
Cliente Requisitos y necesidades del Se recibe la solicitud de la necesidad de los Entrega de productos en las Cliente.
- Proceso Gerencial. Cliente. productos a suministrar mediante un condiciones y especificaciones - Proceso Gerencial.
- Proceso - Requisitos legales y de la documento escrito. requeridos por los clientes. - Proceso
Administrativo. organización. - Se verifica la existencia en inventario. - Cumplimiento de los requisitos y Administrativo.
- Proceso Calidad. - Necesidades de Recursos. - Se reciben en las instalaciones los productos necesidades del cliente. - Proceso Calidad.
- Proceso de - Requisitos y necesidades del área solicitados y se verifica el cumplimiento de las - Solicitud de recursos. - Proceso de
Compras. ejecutiva comercial especificaciones técnicas y de funcionalidad - Acciones de Mejora. Compras.
- Proceso Ejecutivo - Requisiciones de las diferentes (se hacen las pruebas que apliquen). - Documentos para actualización o - Proceso Ejecutivo –
–Comercial. sedes.D96 - Almacenamiento adecuado de los materiales y aprobación, Acciones Correctivas Comercial.
- Proceso Ingeniería equipos. (P-GOP-01) y Preventivas, Servicio No - Proceso Ingeniería.
- Una vez aprobado el cumplimiento de los Conforme, Estado de objetivos de - Proceso Financiero.
requisitos del equipo y/o material, se hace la calidad e indicadores.
entrega al cliente. - Resultado de la Revisión
- Lineamientos para establecer el cumplimiento Gerencial (Plan de Mejora y
INDICADORES: Indicador de Devoluciones requisitos del Cliente, Legales
F-OPE-01 y de la
CONSECUTIVO DE COMPROBANTES Conclusiones). RECURSOS:Elementos y equipo en
No. de devoluciones de los clientes F-OPE-02 SOLICITUD DE APLICACIÓN DE GARANTIAS oficina en general.
No. de comprobantes emitidos F-OPE-03 REGISTRO DEVOLUCION DE MERCANCIAS Financiero
Meta: <=2,5% F-OPE-04 RELACION DE REMESAS Humano
F-OPE-05 CONTROL DE PESOS Y MEDIDA DE CABLE Tecnológico
F-OPE-06 REPÓRTE DE MANTENIMIENTO MAQUINAS Y EQUIPOS Maquinaria y equipos:
F-OPE-07 INSPECCION AREAS DE MANTENIMIENTO Montacargas,
F-OPE-08 CONTROL DE RRECORRIDO Vehículos, Basculas,
F-OPE-09 RECIBO MERCANCIAS DE IMPORTACION Estibadores, Medidoras
F-OPE-10 CONTROL DE DOCUMENTOS FACTURAS de cable, Cámara
F-OPE-11 CONTROL DE SALIDA DE MATERIAL fotográfica, Cizallas,
F-OPE-12 CONTROL DE COMBUSTIBLE Ascensor de carga.
F-OPE-13 CONTROL DE RUTAS
F-OPE-14 TARJETA DE CONTROL CABLE
F-OPE-15 REPORTE DE DEVOLUCIONES
F-OPE-16 CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO
F-OPE-17 CHEQUEO DE MONTACARGAS
F-OPE-18 CHEQUEO DIARIO DE VEHICULOS
F-OPE-19 CONSECUTIVO COMPROBANTES Y CONTROL ENTREGA ING
F-OPE-20 CONSECUTIVO COMPROBANTES Y CONTROL DE ENTREGA
F-OPE-21 CHEQUEO DIARIO DE BICICLETAS
F-OPE-22 CONTROL DE SALIDA DE MATERIALES
F-OPE-23 IDENTIFICADOR DE MATERIALES
F-OPE-24 CONTROL DE INGRESO DE CABLES
F-OPE-25 KARDEX DE MATERIALES
F-OPE-26 CONTROL DE TRASLADOS
F-OPE-27 TRASLADO
F-OPE-28 SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN

NOMBRE DEL PROCESO
RESPONSABLE
Garantizar el mantenimiento y funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad, mediante el empleo de herramientas ALCANCE:
de
mejoramiento continuo.
PROVEEDOR ENTRADAS
Cliente Quejas y reclamos.
- Proveedor - Informes de Auditorias Externas.
- Auditores Internos. - Resultados de auditorias internas.
- Proceso Gerencial. - Lineamientos para establecer el
- Todos los cumplimiento requisitos del Cliente,
procesos. Legales y de la Organización.
- Asignación de recursos.
- Revisiones Gerenciales Anteriores.
- Encuestas de satisfacción de los
clientes.
- Acciones de Mejora.
- Documentos para actualización o
aprobación, Acciones Correctivas y
Preventivas, Producto / Servicio No
Conforme, Estado de objetivos de
calidad e indicadores.
- Retroalimentación del cliente
INDICADORES: CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA ANUAL DE
AUDITORIAS DE
CALIDAD
Número de Auditorias Ejecutadas
Número de Auditorias Programadas
Nota: Por tipo de Auditorias
EFICACIA DEL CIERRE HALLAZGOS
Número de Hallazgos Cerrados
Número Total de Hallazgos
CARACTERIZACION DE PROCESOS.
CALIDAD CAL-01
Director del Sistema Integrado de
Gestión
- Representante de la Dirección
ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTE
Establecer los lineamientos para la implementación, Planes de acción y solución de Cliente
mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la quejas y reclamos de los clientes. - Proceso Gerencial.
Calidad, basados en la NTC – ISO 9001:2008. - Elaboración del Informe Gerencial, - Todos los Procesos.
- Ajustar y mantener actualizados los procesos a los que contiene:
requerimientos de la NTC – ISO 9001:2008. De ser - Resultados de Auditorias de
necesario implementar acciones correctivas y Calidad.
preventivas. - Producto no conforme.
- Realizar el seguimiento a la efectividad de los ajustes. - Acciones correctivas y/o
- Coordinar Auditoria Internas de Calidad. preventivas.
- Seguimiento de los hallazgos de las Auditorias de - Encuestas de satisfacción.
Calidad. - Resultado de las acciones de
- Realizar el seguimiento a los planes de mejoramiento. mejora implementadas.
- Controlar la eficacia del Sistema de Gestión de las - Resultados de las Revisiones
Calidad. Gerenciales Anteriores.
- Recopilación de información para la elaboración del - Estado de los Indicadores de
Informe de Revisión Gerencial. Gestión.
- Documentos aprobados para
implementación.
- Informe de Auditorias.
- Planes de Acción.
F-GIM-01 Solicitud de creación o Cambios de RECURSOSElementos y Equipos de
documentos oficina en general
F- GIM -02 Listado Maestro de Documentos (Computador, impresora, hojas, tinta,
F- GIM -03 Listado Maestro de Registros. etc).
F- GIM -04 Control de Distribución de Documentos. Compendio de NTC ISO 9000.
F- GIM -05 Acta de Reunión. Humano
F- GIM -06 Cronograma Anual de Auditorias Económico
F- GIM -07 Evaluación de Auditores de Calidad
F- GIM -08 Lista de Chequeo de Auditoria.
F- GIM -09 Cronograma de Actividades del SGC
F- GIM -10 Plan de Auditoria
F- GIM -11 Informe de Auditoría
F- GIM -12 Registro de Acciones correctivas y
Preventivas
F- GIM -13 Registro de Producto/Servicio No
Conforme F- GIM -14 Informe de Indicadores de Gestión