Código: GC-PR01

Versión: 01
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Sistema de Gestión de Calidad
Fecha: 2019 /10/03

1. OBJETIVO

Establecer las actividades para el control de la documentación del Sistema de Gestión

(internos/externos) de CONFECCIONES S.A., en lo que hace referencia a la elaboración,
revisión, actualización, aprobación, identificación, distribución, disposición y archivo de
los documentos vigentes y obsoletos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos de origen interno y externo que
hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad DE CONFECCIONES S.A., comprende
desde la detección de la necesidad de crear o cambiar un documento hasta la
capacitación necesaria para el uso y administración de este.

3. RESPONSABLES

El responsable de este procedimiento es el administrador del Sistema de Gestión, quien

debe implantar, mantener y actualizar el documento.

4. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Norma NTC-ISO 9001 Sistema de Gestión de la Calidad.

 Norma NTC-ISO 9000. Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y
vocabulario.
 Norma NTC-ISO 10013. Guía para la elaboración de la documentación.

5. DESARROLLO

5.1. Condiciones Generales

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CONTROL DE DOCUMENTOS
Fecha: 2019 /10/03 Sistema de Gestión de Calidad

5.1.1. El documento que es actualizado o emitido por el responsable del proceso, se

almacena en su archivo original (Word, Excel) en el servidor en el disco asignado a
los documentos del Sistema de Gestión al cual solo tiene acceso el Sistema de
Gestión Integral, donde ese nuevo documento y/o actualización se identifica con su
código respectivo de acuerdo a la guía para la elaboración de los documentos, y
cuando es almacenado se le agrega la versión a la que corresponde. Ejemplo: 10-
GU01 V8.

5.1.2. Del documento emitido se genera una copia en PDF (Word) o se aplica una
protección de modificación (Excel) si aplica; el cual será ubicado en la carpeta
asignada para consulta y/o lectura permanente de los usuarios.

5.1.3. Los documentos generados deben ser revisados y aprobados antes de su emisión.

5.1.4. No está permitido reproducir plantillas o formatos de otro documento que no haga
parte de la carpeta de originales. En cuanto a los que se envían para impresión
fuera de la compañía, se debe aprobar por el Sistema de Gestión para asegurar que
la plantilla o formato a reproducir es la vigente.
5.1.5. Cuando el cuadro de control de cambios exceda una página del documento, se
dejará como mínimo las ultimas 2 modificaciones y/o más sin exceder una página

6. REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos del Sistema de Gestión serán revisados periódicamente en un lapso no

mayor a dos años para mantener su vigencia.

Para garantizar el mantenimiento, la implementación y la eficacia de este procedimiento,

se realizará una verificación aleatoria a los documentos y registros, conforme al
cronograma para la revisión documental, con el fin de asegurar el control de los
documentos del Sistema de Gestión de la Compañía.

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6.1. DOCUMENTOS EXTERNOS.

Los documentos de origen externo se identifican y controlan a través de la lista maestra

de documentos externos.

a. La persona responsable adquiere el documento.

b. Los documentos externos recibidos o adquiridos se identifican con el sello de
“DOCUMENTO EXTERNO”, los documentos deben distribuirse en una copia
controlada a cada sección de tal forma que todas las personas interesadas
puedan consultarlos.
c. Se deben relacionar los datos relacionados con el documento en la lista maestra
de documentos externos.

7. CONTROL DE LOS CAMBIOS

Fecha de
Versión Descripción del cambio Solicitado por
aprobación
Administrados
01 2019/10/03 Creación del documento Sistema de
Gestión

CONTROL DEL DOCUMENTO

ADMINISTRADOR
ELABORADO POR: EDWIN CALDERÓN SISTEMA DE
GESTIÓN
GERENTE
APROBADO POR: PEPITO PEREZ
GENERAL

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