Unidad 1. Actividad 1.

Taller de análisis: diagnóstico presupuestal

Instrucciones:

Respondan las primeras 5 preguntas de forma clara y concreta, según el aprendizaje obtenido en el
desarrollo del cuestionario diagnóstico y la lectura de los recursos de la unidad

1. El gerente de la empresa El Gran Varón Ltda., asegura que "Los presupuestos son una
herramienta exclusiva de la planeación". ¿Está de acuerdo con esta afirmación?
Explique su respuesta.
No estoy de acuerdo, porque es la herramienta principal de la gestión financiera, a través de el se
pueden obtener una serie de beneficios porque brinda la opción de planificación y de control, en
ese sentido, se resalta el presupuesto como herramienta de control para la buena gestión de los
recursos económicos.
Al implementar un sistema de control, en cualquiera de los ámbitos de la vida o los negocios, lo
que se está buscando es evitar el mal uso de los recursos disponibles, en otras palabras, su
objetivo es optimizar, es más que extraer el mayor beneficio posible de algún recurso
determinado, en el caso de las finanzas, el presupuesto es esa herramienta de control la cual
permite a quien la utilice, establecer un marco de referencia para tomar decisiones de consumo
acordes a una planeación previa.

2. ¿En qué consisten los mecanismos utilizados en la elaboración de un presupuesto?

Explíquelos detalladamente.
Hacen referencia a la manera como se presentan las cifras, debiendo organizarse éstas en
cédulas presupuestales, la cédula debe contener un nombre específico que la identifique y tenga
la información necesaria.
Una cédula presupuestaria es como una hoja de control del presupuesto, sirve para verificar
periódicamente (generalmente cada mes y semestralmente) el avance de ejecución de los proyectos
de la organización.
En ella colocas las diferentes partidas presupuestarias, la fuente de financiamiento, el valor que se
les ha asignado como presupuesto total para el año, el valor que se va devengando hasta la fecha
(ósea el valor ya usado) y el saldo que te queda por devengar (usar).
Ejemplo:
Partida Fuente de financiamiento Valor asignado Valor devengado Saldo
Material Oficina Crédito (o fondo propio) $5000 $1500 $3500
También se puede añadir una columna con el porcentaje de uso en base al valor asignado.
Las cédulas presupuestales son una herramienta útil en la confección del presupuesto, ya que en
ellas se presenta la información en periodos que permiten fácilmente compararlas en el
momento de la ejecución, se pueden elaborar en hoja electrónica con la cual se facilita el cálculo
de los valores, o en cualquier otro medio; en todo caso, el estilo es propio de cada empresa, es
decir, no hay un formato único ni tampoco un número determinado de las mismas. Cada
organización define el grado de detalle.
La cédula deberá tener un nombre específico que la identifique y que obviamente tenga
correspondencia con la información allí presentada. También deberá enumerarse y corresponder
al desarrollo lógico del presupuesto, ya que la información contenida en algunas de ellas son la
base para realizar otras; por ejemplo, cuando se está haciendo la cédula de compra de materia
prima, se deben tener en cuenta los datos de la cédula de cantidad de material requerido. El
diseño de la cédula debe contener los periodos en los cuales se presenta la información (por
ejemplo, meses, trimestres, semestres) y debe dar cuenta del total del año.
3. Mediante un ejemplo claro, identifique los 5 principios del presupuesto.

Principios Presupuestarios
Existen unos principios presupuestarios generales y otros usados particularmente por el sector
público. Salas (citado por Burbano, 2005) plantea que los principios son las causas primarias
que dieron nacimiento a la presupuestación y deben ser observados y utilizados en el desarrollo
de su actividad, aun cuando también manifiesta que no todos son de obligatorio cumplimiento.
Se pueden clasificar en 5 grupos: de previsión, de planeación, de organización, de dirección y de
control.
principios de previsión: Son tres y se orientan a la necesidad de hacer un estudio anticipado:
predictibilidad, determinación cuantitativa y objetivo.
principios de planeación: Indican el cambio para lograr los objetivos deseados: Precisión,
Costeabilidad, Flexibilidad, Unidad, Confianza, Participación, Oportunidad y Contabilidad por
centros de responsabilidad.
 principios de organización: Plantean la Importancia de la definición de las actividades:
División del trabajo, responsabilidad y autoridad.
principios de dirección tienen que ver con la Conducción de los individuos hacia el logro de
los objetivos. Son: Comunicación y Coordinación,
principios de control: se orientan a comparar los objetivos con los logros: Reconocimiento,
Excepción, Normas y Conciencia de costos.
presupuesto público: incluye otros principios de los cuales los más importantes para el control
de la gestión son: sistematicidad (todos los presupuestos deben elaborarse con la misma
técnica); anualidad (el periodo de un presupuesto no debe exceder a un año; veracidad (exige
que el presupuesto de ingresos sea calculado con base a sumas que verosímilmente puedan
ingresar a las arcas del Estado, y que el presupuesto de gastos obedezca a un cálculo fidedigno
de los montos necesarios para cada actividad.

4. Exponga algunas ventajas, problemas y limitaciones de un programa presupuestal.

Beneficios de realizar presupuestos
Entre las ventajas más importantes de realizar un presupuesto podemos encontrar:
Planificación de los ingresos y costes de la empresa
Permite detectar errores en el funcionamiento de la empresa de forma anticipada
Revisar la política de empresa para conseguir los objetivos planificados en caso de darnos cuenta
de que no llegamos a cumplirlos
Ayuda a realizar un control de la actividad empresarial para saber si todo funciona dentro de lo
normal
Favorece el análisis para la optimización de los recursos de la empresa y conseguir la mayor
eficiencia

Desventajas de los presupuestos

Sin embargo, no todo son ventajas. Los presupuestos también poseen una serie de limitaciones
como:
Al basarse en proyecciones y estimaciones, corremos el riesgo de confiar en unos datos que
posiblemente no sean correctos
En ocasiones no se tienen en cuenta imprevistos que pueden surgir
Hace falta tiempo para su realización e implementación si se quieren ser del todo fiable
No hay que dejar de lado que los presupuestos deben estarse adaptando y actualizando
constantemente, o podríamos caer en el peligro de echar por la borda todo el trabajo realizado.

5. Determine la clasificación de los presupuestos según su flexibilidad y su campo de aplicación,

mediante un ejemplo.

Según su flexibilidad
Presupuestos rígidos: son presupuestos que se establecen con el fin de que no varíen en la
realidad y que, por ende, no pueden ajustarse fácilmente según las disposiciones de colaboradores
de la entidad. Para el ajuste de tales presupuestos se requiere de una reunión de directivos que
determine tras un proceso de planeación y un estudio exhaustivos la factibilidad del ajuste.
Algunas empresas manejan presupuestos rígidos con el fin de mantener un control de su negocio
y disminuir sus niveles de riesgo, pero en ocasiones estos presupuestos pueden hacerles perder
algunas negociaciones beneficiosas.

Presupuestos flexibles: diferente al caso anterior, estos presupuestos permiten que se realicen
ajustes a lo largo del proceso o desarrollo del objeto social, es así como ante nuevos proyectos o
diferentes propuestas de algún directivo, el presupuesto puede sufrir modificaciones y ajustes,
esto permite que los directivos tomen decisiones con mayor autonomía, sin embargo, el bajo
control puede generar altos riesgos.
Ejemplo:
El presupuesto flexible
La necesidad de un presupuesto flexible puede ser sencillamente ilustrada como sigue. El dueño
de un automóvil sabe que entre más lo use por año, más le cuesta operarlo; también sabe que
entre más use su vehículo, menor es el costo por kilómetro o milla recorrida.

La razón de esto radica en la naturaleza de los gastos, algunos de los cuales son fijos mientras que
otros son variables o semivariables.

Seguros impuestos, registro oficial y garaje son costos fijos, los cuales permanecen lo mismo ya
sea operando 1,000 o 20,000 millas. Los costos de llantas, gasolina, aceite y reparaciones son
variables dependen en gran parte de las millas recorridas.
La obsolescencia y la depreciación resultan en un tipo de costo semivariable, el cual fluctúa en
algún grado, pero no directamente con el uso del vehículo.
El costo por milla de operación del automóvil depende del número de millas manejadas.
Este millaje constituye la base para juzgar la actividad del automóvil. Si el dueño prepara un
estimado de los costos totales y compara sus gastos reales, al final del año, con lo que ha
presupuestado, aun así, no puede decir qué éxito ha tenido en mantener sus gastos dentro de los
límites permitidos sin llevar una contabilidad para el factor del millaje recorrido. (1)

El principio fundamental de un presupuesto flexible es la necesidad de alguna norma de

erogaciones para un volumen dado de negocios, la cual debe ser conocida por anticipado para
proporcionar una guía a las erogaciones reales. Reconocer este principio es aceptar el hecho de
que cada negocio es una entidad dinámica, siempre cambiante y nunca estética.
Es erróneo, si no inútil, esperar que un negocio se ajuste a un patrón fijo, preconcebido. (1)

La preparación de presupuestos flexibles resulta en la construcción de una serie de fórmulas, una

para cada departamento. Cada serie a su vez, tiene una fórmula para cada cuenta en el
departamento o centro de costos.

La predeterminación del gasto total fijo y de la tasa variable como también de la subsecuente
aplicación de la tasa al nivel de actividad realmente experimentada, hace posible calcular las
erogaciones permisibles para el volumen de actividad alcanzado. Estas cifras presupuestarias son
comparadas con los verdaderos costos, lo que hace posible un control más estrecho de la
actuación por parte del jefe departamental que en el caso de las asignaciones basadas en un
presupuesto fijo.
La comparación de fin de periodo se usa para medir el desempeño de cada jefe de departamento.
Es esta comparación, fácilmente lograda, la que hace del presupuesto flexible un instrumento
valioso para el control de costos.

El presupuesto flexible ayuda en la evaluación de los efectos de volúmenes variantes de actividad

en las ganancias y en la posición de la caja.

6. Roberto Martínez, director del Hospital La Perseverancia, acaba de regresar de un seminario

de administración por objetivos. Le pidió al contador de la empresa que, de acuerdo con las
cifras históricas, elaborara un presupuesto para el próximo período teniendo en cuenta un
incremento en las ventas del 35 % con relación al último período. Una vez elaboradas las
proyecciones por parte del contador, reunió en su oficina a los tres vicepresidentes de la
empresa y les entregó las cifras para que ellos se encargaran de su ejecución, sin dar tiempo para
más discusiones.

- ¿Considera usted que lo que hizo el director del Hospital se le puede llamar presupuesto?
No estoy de acuerdo con el proceder del director, considero que no tomo en cuenta ninguno de
los principios, (previsión, planeación, organización, coordinación, dirección, control); es
impositivo, no sigue el protocolo para la elaboración y ejecución de un presupuesto.

- Mencione al menos tres fundamentos en los que se falló y explique brevemente por qué.
a- Planeación: El director no tiene en cuenta la costeabilidad, no es flexible, no le da
oportunidad a la participación, es imponente y no es previsivo, no es claro con todos los
objetivos que pretende alcanzar la organización,
b- organización: esta debe estipularse en los organigramas preparados por los jefes de los
departamentos, las líneas de autoridad y responsabilidad deben ser precisas que no quede duda
la labor de cada integrante.
c- dirección: La delegación de autoridad jamás debe ser absoluta como para eximir en su
totalidad a los funcionarios de la responsabilidad final de las actividades que debía cumplir.