Enfoque de sistemas del proceso administrativo

Como es evidente, una empresa organizada no flota en el vacío, sino que depende de su ambiente
Externo; es parte de sistemas mayores, como la industria a la que pertenece, el sistema económico
y la sociedad.

la empresa toma
insumos, los transforma y los devuelve al entorno como productos. Sin embargo, es preciso ampliar
y desarrollar este modelo simple en un modelo de administración de procesos que indique
cómo se transforman los insumos mediante las funciones administrativas de planeación,
organización,
integración de personal, dirección y control

Modelo de insumos y productos

Insumos y solicitantes
Los insumos del medio externo comprenden personas, capital
y habilidades administrativas, así como conocimientos y habilidades técnicas.
Además, diversos grupos plantean exigencias a la empresa. Por ejemplo, los empleados
quieren aumentos de sueldo, más prestaciones y seguridad laboral. Por
otro lado, los consumidores demandan productos seguros y confiables a precios
razonables. Los proveedores quieren asegurar que van a comprar sus productos. Los accionistas
quieren, aparte de rendimientos elevados sobre sus inversiones, garantías para su dinero.

Los gobiernos
federales, estatales y locales dependen de los impuestos que paga la empresa y también
esperan que ésta acate las leyes. Del mismo modo, la comunidad exige que las empresas sean
“buenas ciudadanas”, que abran la mayor cantidad de fuentes de empleo y que generen la menor
contaminación posible. Otros interesados en la empresa son las instituciones financieras y los
sindicatos;
hasta los competidores tienen el derecho legítimo a exigir un juego limpio. Es evidente que
muchas de estas peticiones son incongruentes. Es trabajo del administrador articular los objetivos
legítimos de los interesados, lo cual se consigue mediante negociación, equilibrios y negación del
ego del administrador.

El proceso de transformación administrativa

El trabajo de los administradores es transformar, con eficacia y eficiencia, los
insumos en productos. Desde luego, el proceso de transformación puede verse
desde diversos ángulos. Así, uno puede centrarse en funciones empresariales
tan diversas como finanzas, producción, personal o marketing. Los que escriben

El sistema de comunicación
La comunicación es esencial en todas las fases del proceso administrativo, por dos causas: en
primer lugar, integra las funciones administrativas; por ejemplo, los objetivos de planeación se
comunican con el fin de que se realice el diseño de la estructura apropiada para la organización.

La comunicación es fundamental en la selección, evaluación y capacitación de administradores

que cumplan tales funciones en la estructura. De la misma manera, el liderazgo efectivo y la
creación
de un entorno de motivación dependen de la comunicación. Más aún, en la comunicación
se determina si los hechos y el desempeño corresponden a lo previsto. Así, la administración es
posible gracias a la comunicación.

El segundo objetivo del sistema de comunicación es vincular la empresa con su ambiente externo,
donde están muchos de sus grupos de interés. Por ejemplo, nunca hay que olvidar que los
clientes, la razón de la existencia de prácticamente todas las empresas, están fuera de la
compañía.
Por medio del sistema de comunicación se descubren sus necesidades y este conocimiento faculta
a la empresa para proveer productos y servicios a cambio de una ganancia. De la misma manera,
mediante un buen sistema de comunicación la organización está al tanto de la competencia y de
los posibles peligros y factores limitantes.
Producción
El trabajo de los administradores es conseguir y aprovechar los insumos de la empresa
y transformarlos en productos mediante las funciones administrativas (sin
dejar de lado las consideraciones externas). Lo que proporciona una compañía
varía con los casos, pero en general consiste en lo siguiente: productos, servicios,
utilidades, satisfacción e integración de las metas de los solicitantes de la empresa. La mayoría no
requieren elaboración.

La organización debe ofrecer muchas “satisfacciones” si quiere conservar y estimular las

aportaciones de sus miembros. Debe contribuir a la satisfacción no sólo de las necesidades
materiales
básicas (por ejemplo, los empleados necesitan dinero para pagar comida y vivienda o necesitan
seguridad laboral), sino también de las necesidades gregarias de aceptación, estima y quizá
de autorrealización, ello con el fin de que los empleados empeñen todo su potencial en el trabajo.
Otro resultado es la integración de los objetivos. Como se mencionó, los grupos de interés
de la empresa tienen fines muy divergentes y, con frecuencia, contradictorios. Es cometido de los
administradores resolver conflictos e integrar estos fines.

Revigorizar: dar nueva energía al sistema

Por último, es importante advertir que, en el modelo de sistemas del proceso de administración,
algunos productos vuelven a ser insumos. Así, la satisfacción y los nuevos conocimientos o
habilidades
de los empleados se convierten en insumos humanos sustanciales. De la misma manera, las
utilidades, esto es, el valor agregado de los ingresos menos los costos, se reinvierten en efectivo y
bienes de capital, como maquinaria, equipo, instalaciones e inventario.

Funciones de los administradores

Las funciones de los administradores proveen una estructura conveniente para organizar el
conocimiento
administrativo No hay ideas, resultados de investigación
ni técnicas que no encuentren fácilmente un lugar en la clasificación de la planeación,
organización, integración de personal, dirección y control.
Planeación
La planeación consiste en elegir misiones y objetivos, y en encaminar acciones
para materializarlos. Requiere tomar decisiones, lo que significa elegir líneas futuras
de acción entre varias alternativas.

la organización es la parte de la administración que consiste

en establecer una estructura intencional de papeles o roles para la integración de
una corporación. Es deliberada pues se asegura de que se asignen todos los trabajos
necesarios para alcanzar los objetivos y de que, se espera, se asignen a quienes
pueden ejecutarlos mejor.

Integración de personal
consiste en integrar y mantener ocupados
los puestos de una estructura organizacional. Para este fin, se determinan las
necesidades de los trabajadores, se hace un recuento del personal actual y se
reclutan, seleccionan, colocan, promueven, evalúan y capacitan o desarrollan
candidatos o titulares actuales, además de que se planea su carrera y se les compensa,
de modo que el trabajo se cumpla de manera eficaz y eficiente.

Dirección
La dirección consiste en influir en las personas de modo que contribuyan a las
metas de las organizaciones y grupos. En particular se relaciona con el aspecto de trato personal
de la administración. Todos los administradores estarán de acuerdo en que los
problemas más importantes tienen que ver con la gente: sus deseos y actitudes, su
comportamiento
como individuos y en grupo. Los buenos administradores también tienen que ser líderes
eficaces. Como el liderazgo requiere seguidores y los empleados siguen a quienes les ofrecen un
medio para satisfacer sus necesidades, anhelos y deseos, es entendible que la dirección
comprenda
la motivación, estilos y métodos de liderazgo y comunicación.

Control
El control es medir y corregir el desempeño de individuos y organizaciones para
asegurarse que los hechos se ajusten a los planes. Consiste en medir el desempeño
en relación con las metas y los planes, señalar las desviaciones de los estándares
y corregirlas. En síntesis, controlar facilita la realización de los planes.