RESUMEN CAPÍTULO NO.

7 / PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LAS COMPRAS Y DE LA

UTILIZACIÓN DE MATERIALES: EMPRESAS FABRICANTES Y NO FABRICANTES
7. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LAS COMPRAS Y DE LA UTILIZACIÓN DE
MATERIALES: EMPRESAS FABRICANTES Y NO FABRICANTES.

7.1. INTRODUCCIÓN Y PROPÓSITO.

Un programa integral de planificación y control de utilidades incluye la planificación y control de las
materias primas y partes componentes que se utilizan en la fabricación de los artículos terminados. En
este caso, la coordinación que se ha de planificar y controlar se ubica en:
1. las necesidades de materiales y partes componentes para la producción;
2. los niveles del inventario de materias primas y partes, y
3. las compras de materias primas y partes.

7.2. PRESUPUESTO DE MATERIAS PRIMAS Y PARTES COMPONENTES.

Para asegurar que se tengan disponibles las cantidades adecuadas de materias primas y partes
componentes, en el momento en que hayan de necesitarse, así como planificar los costos de tales
insumos, el plan táctico de utilidades de corto plazo debe comprender:
1. un presupuesto detallado que especifique las cantidades y los costos de tales materiales y
partes.
2. un presupuesto correspondiente de compras de materiales y partes.

La planificación de las materias primas y las partes generalmente requieren de la preparación de los
cuatro siguientes subpresupuestos:
1. Presupuesto de materiales y partes. Este presupuesto especifica las cantidades planificadas
de cada clase de materia prima y partes, requeridas para la producción planificada.
2. Presupuesto de compras de materiales y partes. Este presupuesto especifica las cantidades
requeridas de cada material y parte y las fechas aproximadas en que se necesitan;
3. Presupuesto del inventario de materiales y partes. Este presupuesto especifica los niveles
planificados del inventario de materias primas y partes en términos de cantidades y costo.
4. Presupuesto del costo de materiales y partes utilizados. Este presupuesto especifica el costo
planificado de los materiales y partes que serán utilizados en el proceso productivo.

Además de la planificación, existen dos objetivos básicos imperantes para diseñar cada uno de estos
presupuestos de materiales y partes:
1. El control. Los costos de las materias primas y partes están sujetos al control directo en el
punto de utilización
2. Costeo del producto. Los costos de los materiales directos y las partes se incluyen en los
costos de manufactura; por consiguiente, deben rastrearse hacia los productos.

7.2.1. PRESUPUESTO DE MATERIALES Y PARTES.

Tradicionalmente, los materiales que se usan en la fábrica se clasifican en directos e indirectos. Las
partes, por lo común, se clasifican como material directo. El material directo se define como aquellos
materiales y partes integrantes del producto terminado y que pueden identificarse de manera directa
con el costo unitario de los artículos terminados. El costo del material directo comúnmente es un costo
variable, es decir, un costo que varía en proporción a los cambios en el volumen de la producción. El
material indirecto se define, por lo general, como aquel que se usa en el proceso de manufactura pero
cuyos costos no son directamente rastreables hasta cada producto.

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UTILIZACIÓN DE MATERIALES: EMPRESAS FABRICANTES Y NO FABRICANTES
Los insumos básicos de información (estimados) para desarrollar el presupuesto de materiales directos
y partes son:
1. el volumen de la producción planificada y,
2. los coeficientes estándar de uso, por tipo de materia prima y parte para cada artículo
terminado.

7.2.2. PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIALES Y PARTES DEL INVENTARIO.

El presupuesto de compras especifica:
1. las cantidades de cada tipo de material y partes que habrán de comprarse;
2. las fechas aproximadas de tales compras, y
3. el costo estimado de las compras de materiales y partes (por unidad comprada y en total).
Para desarrollar el presupuesto de compras, el gerente de compras es responsable de lo siguiente:
1. Apegarse a las políticas de la administración respecto a los niveles del inventario de materiales
y partes.
2. Determinar el número de unidades y las fechas en que deben adquirirse los distintos tipos de
materiales y partes.
3. Estimar el costo unitario de cada material y partes que vayan a comprarse.

7.2.2.1. POLÍTICAS DEL INVENTARIO DE MATERIALES Y PARTES.

Las principales consideraciones en la formulación de políticas de inventarios respecto a los materiales
y partes son:
1. Tiempos y calidad de las necesidades de manufactura.
2. Economías en la compra a través de descuentos por cantidad.
3. Disponibilidad de materiales y partes.
4. Plazo (tiempo) de entrega (entre el pedido y la entrega).
5. Carácter perecedero de los materiales y partes.
6. Instalaciones necesarias de almacenamiento.
7. Necesidades de capital para financiar el inventario.
8. Costos de almacenamiento.
9. Cambios esperados en el costo de los materiales y partes.
10. Protección contra faltantes.
11. Riesgos involucrados en los inventarios.
12. Costos de oportunidad (inventarios insuficientes).

Del mismo modo que las políticas relativas al inventario de artículos terminados, las políticas acerca
del inventario de materias primas y partes tienen como mira reducir al mínimo la suma de dos clases
de costos: el de mantener un inventario y el de no mantener un inventario suficiente.
Debe especificarse la política de la administración con respecto a las compras y al inventario.
Los dos factores de tiempo que básicamente deben considerarse en relación con la planeación de las
compras son: 1) cuánto comprar en cada ocasión y 2) cuándo comprar.

7.2.2.2. COMPRAS JUSTO A TIEMPO.

Su objetivo principal es minimizar los niveles del inventario y los consiguientes costos. En este
método, los materiales y las partes no se compran sino hasta el momento en que se necesitan para la
producción, minimizando con ello los costos de mantener el inventario.

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7.2.2.3. ESTIMACIÓN DE LOS COSTOS UNITARIOS DE LOS MATERIALES Y
PARTES.
El gerente de compras tiene la responsabilidad de estimar el costo unitario de cada materia prima y
parte. Los gerentes de compras tal vez se muestren renuentes a utilizar tales estimaciones de costos
porque reconocen que, fuera de la compañía, puede haber numerosos factores importantes que afecten
a los precios de las materias primas y partes.
La administración ejecutiva debe insistir en que el gerente de compras evalúe las probables tendencias
futuras de los costos de los materiales y partes.
El gerente de compras tiene una responsabilidad de planificación muy similar a la que asume el
gerente de ventas cuando desarrolla el plan de ventas para la compañía.

7.2.2.4. PLANIFICACIÓN DE LOS COSTOS DE MATERIALES Y PARTES PARA

MAYOR NÚMERO DE PRODUCTOS.
Muchas compañías tienen centenares de productos. Más que presupuestar en detalle los costos de los
materiales para cada producto, algunas compañías seleccionan productos representativos en cada una
de las distintas clases de productos. Los costos de los materiales y partes para estos productos se
presupuestan en detalle y después los resultados se aplican al resto de los productos de la misma clase.

7.2.3. PRESUPUESTO DEL COSTO DE MATERIALES Y PARTES UTILIZADOS.

Las cantidades de partes y materiales que se necesitan para la producción planificada se especifican en
el presupuesto de materiales y partes, en tanto que los costos utilitarios de estos insumos se detallan en
el presupuesto de compras. De esta manera, se cuenta con los datos de cantidades y costos unitarios
para desarrollar el costo presupuestado de los materiales y partes que entran en la producción. Si el
presupuesto de compras contempla un costo unitario constante para un determinado material o parte
durante el periodo que cubre la planificación, la multiplicación de las unidades por el costo unitario
nos da el costo presupuestado del insumo en cuestión. O bien, cuando se planifica un precio unitario
cambiante para los materiales y partes, debe desarrollarse el presupuesto del costo de materiales y
partes utilizados, así como el correspondiente presupuesto del inventario, empleando un flujo de
inventario que se escoja para el efecto, por ejemplo, PEPS, UEPS, promedio móvil o promedio
ponderado. Por lo general, se prefiere PEPS debido a su consistencia interna. A menudo se usa un
formato tabular, especialmente diseñado, para facilitar cálculo. El desarrollo de los cuatro
presupuestos de materiales se ilustra al final del capítulo, relación con la Superior Manufacturing
Company.
La planificación de los materiales y partes mejora la coordinación del esfuerzo al precisar las
responsabilidades.
La presupuestación de los materiales y partes obliga a los ejecutivos de manufactura y compras a
prever problemas importantes y a tomar decisiones en el momento en que deban tomarse y con
cuando tengan que tomarse necesariamente.
La coordinación de las necesidades de materiales primarias y partes, de los niveles del inventario y de
las compras, es un importante factor en las operaciones eficientes.
En el desempeño de las responsabilidades de compras, el gerente de compras debe desarrollar y
mantener fuentes seguras de abastecimiento continuamente, y estar siempre al tanto de los potenciales
y las limitaciones de los proveedores.
El control de los materiales y las partes se facilita, en distintos aspectos, mediante la presupuestación
de esos insumos. Al establecer políticas y normas precisas e inventarios, la administración ha dado ya
el primer paso para el control de los mismos. Los informes en los que se comparan los niveles reales
del inventario con los niveles estándar fijados por la administración, así como los costos reales
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unitarios de los materiales y partes con los costos unitarios presupuestados, facilitan la
administración por excepción. El presupuesto de compras, aprobado por la alta administración,
constituye la luz verde para comprar al costo planificado ciertas calidades y cantidades de materiales y
partes. Al tomar en cuenta las variaciones importantes de las necesidades reales de la producción.

7.3. PLANEACIÓN DE LOS NIVELES DE INVENTARIO Y LAS COMPRAS EN UNA

EMPRESA NO FABRICANTE.
Una vez ejecutado el plan de ventas se deben desarrollar otros planes o presupuestos.
1. Plan del inventario —la cantidad de mercancías que debe tenerse disponible al principio del
mes (que a menudo se abrevia como niveles de existencias al PDM).
2. Plan de compras a precios de menudeo —la cantidad de mercancías que deberá comprarse
cada mes. En este plan se considera también el inventario final (el cual se abrevia como
niveles de existencias al FDM).
3. compras al costo planificado —los desembolsos requeridos para las compras planificadas de
mercancías.

Los principales factores a considerar en la determinación de los niveles de existencias al principio del
mes (PDM), se han expresado como sigue:
1. Necesidades de existencias básicas; esto es, la inversión necesaria para mantener un surtido
adecuado de aquellos artículos cuya demanda es relativamente estable.
2. Mercancía promocional que se necesita para alcanzar el volumen planificado para el mes.
3. ¿Qué relación existe entre las existencias y las ventas? ¿Asegura esta relación una máxima
rotación y, al propio tiempo, permite mantener existencias completas?

7.4. PLANIFICACIÓN DE LOS NIVELES DEL INVENTARIO.

Las existencias más la afluencia planificada de mercancías durante un mes deberán ser suficientes
para cubrir las ventas planificadas. Sin embargo, el inventario debe mantenerse a niveles que
minimicen el riesgo de perdidas como consecuencia de cambios de estilo o temporada, obsolescencia
y capital excedente inmovilizado en el inventario. Para planificar niveles convenientes de existencia
las compañías no fabricantes utilizan razón de las existencias a las ventas.

7.5. PLANIFICACIÓN DE COMPRAS.

Planeadas al valor del menudeo: Ventas planificadas, + Reducciones Planificadas, + Existencias
Planificadas FDM, - Existencias Planificadas PDM.
Las compras deben ser equivalentes a las ventas, más o menos los cambios en el inventario de
mercadería disponible, suponiendo que todos los artículos se evalúan a precios de menudeo. Además,
deben comprarse suficientes artículos tomando en cuenta todas las reducciones en los precios de estos.
Las reducciones comprenden:
1. las rebajas en precios;
2. los descuentos que se dan a los empleados;
3. los descuentos que se conceden a ciertas clases de clientes y
4. los faltantes en inventario debido a robo y a otras causas.