Sunteți pe pagina 1din 31

IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC DE TIP ERP -

ORACLE APPLICATION

Realizarea unui sistem de tip ERP este o activitate extrem de laborioasă care necesită
utilizarea unor însemnate resurse financiare şi umane pe o perioadă considerabilă de timp.
În lucrarea noastră vom prezenta baza de date şi modul de exploatare pentru o
componentă a modulului de aprovizionare şi desfacere, respectiv interacţiunea cu furnizorii.

2.1. Caracteristici generale ale sistemului ORACLE APPLICATIONS

Oracle Corporation, prin departamentul său Oracle Applications, este cel mai mare
furnizor de pachete integrate de aplicaţii atât pentru gestiunea internă cât şi pentru activităţile
legate de lucrul direct cu clienţii - “front & back office” - fiind destinate instituţiilor şi
întreprinderilor de orice dimensiuni.
Strategia Oracle Applications este de a oferi toate componentele care constituie o soluţie
completă - aplicaţii care şi-au dovedit funcţionalităţile, metodologia Oracle de conducere a
proiectelor de implementare a soluţiilor informatice, experienţă îndelungată în domeniu precum
şi o relaţie de parteneriat pe termen lung cu beneficiarii săi.
Aceste componente vor permite clientului să-şi construiască în cadrul întreprinderii un
mediu informaţional modern şi eficient care oferă informaţii exacte ce vor contribui la
îmbunătăţirea procesului de luare a deciziilor.
Oracle Applications lucrează cu 15000 de specialişti în întreaga lume pentru
implementarea soluţiilor Oracle. De asemenea Oracle Corporation lucrează cu partenerii săi,
companii producătoare de software care pot furniza soluţii software proprii, pentru a asigura
beneficiarilor săi cel mai înalt nivel de funcţionalitate şi integrare.
Oracle Applications Release 11 este o suită unică de pachete de aplicaţii de tip Enterprise
Resource Planning (ERP) care foloseşte şi se bazează pe modelul de prelucrare pe Internet
“Internet Computing”. Toate modulele produsului Oracle Applications pot lucra pe web, în
reţelele proprii ale companiilor şi întreprinderilor (Intranet) folosind doar un simplu browser pe
maşina client.
Complexitatea administrării, întreţinerii şi actualizării pachetelor software Oracle
Applications se transferă de pe maşinile client pe serverele gestionate profesional în mod
centralizat, reducând dramatic costurile de exploatare.
Prin minimizarea traficului pe reţea exploatarea software-ului Oracle Applications de
către sute sau mii de utilizatori pe reţele de tip WAN este foarte economică şi permite
distribuirea informaţiei într-un mod mult mai larg decât în arhitectura client-server.
Oracle Applications exploatează costul scăzut şi posibilităţile sporite de acces oferite de
modelul de prelucrare prin Internet “Internet Computing” şi include un set de pachete de aplicaţii
concepute special pentru tranzacţii pe Internet sau Intranet.
Familia de produse Oracle Applications include următoarele module software care
acoperă o variată gamă de funcţiuni:
1. Modulul Financiar - Oracle Financials, care cuprinde următoarele submodule:
Contabilitate generală - Oracle General Ledger (GL)
Contabilitatea Furnizorilor si Plăţilor - Accounts Payable (AP)
Modulul de Contabilitate a Clienţilor şi a Încasărilor - Oracle Accounts Receivable (AR)
Gestiunea mijloacelor fixe - Oracle Assets (FA)
Analizorul Financiar Oracle - Oracle Financial Analyzer (OFA)
2. Modulul Logistic - Lanţul de Aprovizionare/ Desfacere, care cuprinde următoarele
submodule:
Gestiunea stocurilor - Oracle Inventory (INV)
Aprovizionare - Oracle Purchasing (PO)
Modulul de Desfacere - Oracle Order Entry (OE)
3. Modulul de producţie - Oracle Manufacturing
4. Modulul de Resurse Umane – Oracle Human Resources
Există în prezent mai mult de 6000 de companii care utilizează produsul Oracle
Applications, în peste 76 de ţări.
Produsul este disponibil în 29 de limbi, permite companiilor să lucreze în mai multe
monede sau limbi, se poate adapta la tipul de funcţionare şi organizare internă a companiei şi la
legile din ţara respectivă şi operează în regim de activităţi critice.
Prin soluţiile flexibile şi funcţionalităţile oferite, prin siguranţa pe care o oferă clienţilor
Oracle stabileşte noi standarde pentru soluţiile informatice care automatizează activităţile dintr-o
întreprindere.

2
2.2. Implementarea modulelor sistemului ERP - ORACLE
APPLICATION în structura organizatorică a S.C DANONE P.D.P.A.
S.R.L

Dezvoltarea continuă şi problemele generate de această dezvoltare atât la nivel micro, cât
şi la nivelul macroeconomic, pe de o parte, şi soluţiile flexibile şi funcţionalităţile oferite de
sistemele integrate Oracle Application, pe de altă parte, au convins echipa managerială a
Complexului Energetic Turceni, să procedeze la implementarea sistemului.
Astfel, pornind de la structura organizatorica a complexului, vom urmări, modul de
implementare a sistemului integrat Oracle Applications, pe diferitele direcţii, departamente:
 La nivelul Direcţiei Generale, care cuprinde următoarele structuri:
1. Director General
2. Corp Unic de Control
3. Biroul Audit
4. Biroul Planificare
5. Biroul Privatizare
6. Departamentul Marketing
7. Departamentul de Protecţie a Muncii şi a Mediului
a fost implementat submodulul Oracle Financial Analyzer (OFA), permiţând astfel
organelor de conducere şi control o viziune de ansamblu a activităţii complexului, rezultatele
economice, modul de gestionare a resurselor şi de desfăşurare a producţiei, de coordonare şi
organizare a procesului de stabilire a bugetului, indiferent de metodologia de stabilire a bugetului
de sus în jos, de jos în sus sau mixtă. Oracle Financial Analyzer poate aloca obiectivele bugetului
la nivele înalte, cum ar fi trimestru şi divizie, până la nivele reduse, cum ar fi lună şi
departament.
 La nivelul Direcţiei de Dezvoltare, care cuprinde următoarele structuri:
1. Director
2. Serviciul Modernizare, Retehnologizare,
3. Serviciul Investiţii
4. Serviciul Construcţii
5. Departamentul Cadastru
au fost implementate submodule din cadrul modulelor logistice Oracle Inventory (INV),
Oracle Purchasing (PO), Oracle Order Entry (OE).

 La nivelul Direcţiei Resurse Umane a fost implementate modulul de resurse umane –


3
Oracle Human Resources care este astfel conceput incât sa-i permita unei intreprinderi să
îşi gestioneze angajaţii astfel incât să existe in orice moment o imagine clară si obiectivă a
informaţiilor despre aceştia, a pregătirii lor profesionale, a poziţiei din cadrul
complexului.

 La nivelul Direcţiei Energie, care cuprinde următoarele structuri:


1. Producţie
2. Tehnic,
a fost implementat modulul de producţie - Oracle Manufacturing care are un singur scop,
orientat pe serviciu: cel mai scăzut cost, cea mai bună calitate, livrare la timp. Din
această perspectivă, cerinţa numărul unu este de a garanta rapid date de livrare pentru
fiecare produs configurat. Folosind trăsăturile lui Oracle Web Configurator, Oracle
Supply Chain Planning, şi Oracle Global Capable-To-Promise, puteţi oferi clienţilor
angajamente ferme de livrare pentru a veni în întîmpinrea dorinţelor lor, crescând
totodată viteza de reacţie pe piaţă.
 La nivelul Direcţiei Financiare, care cuprinde următoarele structuri:
1. Director
2. Serviciul Financiar
3. Serviciul Contabilitate
4. Birou Calcul Salarii
5. Compartiment Costuri, Analiză Financiară
a fost implementat sistemul integrat de module financiare si anume: Oracle General
Ledger (GL), Oracle Accounts Payable (AP), Oracle Accounts Receivable (AR) , Oracle Assets
(FA), Oracle Financial Analyzer (OFA) .

 La nivelul Direcţiei Comerciale, care cuprinde următoarele structuri:


1. Director
2. Biroul Gestiuni
3. Biroul Discuţii Contractuale
4. Birou Achiziţii Produse
5. Serviciul Achiziţii Servicii
6. Birou Achiziţii Lucrări
a fost implementat sistemul integrat de module logistice, necesare lanţului de aprovizionare
desfacere, si anume: Oracle Inventory (INV), Oracle Purchasing (PO), Oracle Order Entry (OE).

4
Oracle Inventory - Sistemul Oracle pentru gestiunea stocurilor - este o soluţie completă de
evidenţă a stocurilor care ajută la controlul stocurilor, la asigurarea că aprovizionarea este
adecvată.

Oracle Purchasing este o soluţie integrată completă, proiectată vă ajute în prelucrarea


cererilor de ofertă, a necesarului şi comenzilor de aprovizionare rapid şi eficient, astfel încât să
se pună accent pe dezvoltarea bazei strategice de aprovizionare şi pe îmbunătăţirea procesului de
aprovizionare.

Oracle Order Entry măreşte în mod spectaculos productivitatea operaţiilor de administrare


a vânzărilor şi de distribuţie şi îmbunătăţeşte serviciile oferite clienţilor, fluidizînd procesul de
introducere a comenzilor de vânzare şi procesele de conducere.

5
2.3. Specificaţii cu privire la modul de utilizare a modulului ORACLE
FINANCIALS

Submodulul Oracle General Ledger (GL) - contabilitate generală

Contabilitatea Generală Oracle (Oracle GL-General Ledger) este o aplicaţie financiară


cuprinzătoare care asigură controlul financiar, culegerea datelor, raportările financiare şi accesul
la întreaga informaţie contabilă. Ea se caracterizează prin:
- flexibilitate: Oracle GL poate fi configurat astfel încât să asigure o adaptare maximă la
necesităţi, oferind utilizatorului posibilitatea de a alege structura planului de conturi care să
corespundă cel mai bine cerinţelor de înregistrare şi urmărire a informaţiei contabile.
- integrare: Oracle GL integrează informaţia contabilă din toate celelalte module din
Oracle Applications pentru a asigura o imagine completă a situaţiei financiare. Mai mult, Oracle
GL poate importa jurnale de tranzacţii din alte sisteme. De asemenea, Oracle GL integrează
informaţia din mai multe filiale, având un plan de cont identic sau diferit, realizând consolidarea
bilanţului.
- productivitate: prin folosirea notelor contabile standard, recurente, sau alocări bazate
pe distribuţii predefinite şi bazate pe formule, prin conversie valutară automată, Oracle GL
asigură o productivitate incomparabilă faţă de alte sisteme. De asemenea închiderea perioadelor
contabile se realizează într-un timp record.
- alocări de masă: acolo unde costurile indirecte trebuie să fie distribuite într-un anumit
procent, sau conform unor criterii definite pe alte centre de profit, acest proces poate fi complet
automatizat.
6
- conversie valutară, translaţie si reevaluare.
- raportare: generarea de rapoarte la cererea utilizatorului. Definirea uşoară de rapoarte
fără programare.
Oracle GL reprezenta nucleul aplicaţiilor financiare, concentrând întreaga informaţie
contabila referitoare la tranzacţiile efectuate şi asigură consolidarea bilanţului contabil între mai
multe planuri de conturi având aceeaşi structură sau structuri diferite şi monede diferite
(conturile se pot consolida după formule definite de beneficiar),

Inte gra re a Conta bilită ţii ge ne ra le Ora cle cu a lte module fina ncia re

P rogra m
Ora cle Ora cle
s a la riza re
Mijloce fixe Furnizori

S a la riza re
Amortiza re
Tra nza cţii
Re gis tre conta bile fonduri fixe
Informa ţii de s pre Ra te de s chimb
Fa cturi
a nga ja ţi Re gis tre conta bile P lă ţi
Ra te de s chimb

S is te me
e xte rne
Ora cle Informa ţii de s pre
orga niza ţie
Re s urs e uma ne
Ora cle
Conta bilita te ge ne ra lă
Re gis tre conta bile
Ra te de s chimb
OLAP
Ora cle Fa cturi Re gis tre conta bile
Chita nţe Ra te de s chimb
Clie nţi Re gis tre conta bile
Ra te de s chimb
Inve nta r
Activită ţi
Urmă rire a producţie i Accrue d
Chita nţe

Ora cle Ora cle Ora cle


Ale rte S tocuri Aproviziona re

Informaţia contabilă este structurată pe baza contului contabil extins, având un cod
format din segmente definite de utilizator, care conţine pe lângă contul natural, alte segmente ca
segmentul de companie (sau entitate de bilanţ), centru de cost, activitate etc. astfel încât să poată
urmări distribuţia cheltuielilor şi veniturilor.
Cu Oracle Gl se poate defini o structură flexibilă a planului de conturi, în conformitate cu
cerinţele specifice ale organizaţiei, astfel încât să satisfacă necesitatea de a reflecta cât mai fidel
şi relevant procesele financiare ce au loc. Aceasta se realizează printr-o alegere adecvată a
structurii cheii contului, structură formată din mai multe segmente definite de utilizator ca
lungime, denumire şi ordine. O structură trebuie să aibă cel puţin:

7
- un segment de balansare (în general referitor la entitatea legală care prezintă bilanţ
contabil şi declaraţie de venituri şi cheltuieli); orice înregistrare contabilă în Cartea Mare trebuie
să fie balansată în cadrul acestui segment,
- un segment care să definească contul contabil.
Aceasta permite înregistrarea contabilă a tranzacţiilor într-o structură organizatorică
complexă, care are un sediu central şi filiale. Alte segmente pot reprezenta departamente, sau
centre de cost, sau activităţi, sau produse, în funcţie de elementele pe care se doreşte distribuirea
şi evidenţierea costurilor sau a veniturilor. În configurarea structurii contului se pot prevedea
segmente suplimentare, pentru extindere, care nu sunt folosite iniţial.

Numarul maxim de
segmente este 30

Definiti numele
fiecarui segment

Segmentele pot fi independente, sau dependente unele de altele.


Un element important al segmentelor este posibilitatea de a crea ierarhii în interiorul unui
segment, adică relaţii de tipul copil-părinte; valorile efective ale tranzacţiilor se înregistrează
numai în valorile de tip copil, valorile părinte fiind valori de însumare. De ex. mai multe
departamente pot crea regiuni, mai multe conturi analitice pot compune un cont sintetic.
Conturile de sumarizare sunt conturi adiţionale în care se înregistrează toate tranzacţiile
conturilor componente şi se utilizează în scopul raportării mai rapide. Anumite segmente ale
conturilor de sumarizare sunt segmente de detaliu, alte segmente sunt de total, sau sunt asociate
valorilor părinte.
Segmentul de cont contabil este caracterizat printr-un atribut care precizează natura
contului: activ, pasiv, capital, venit, cheltuieli.
Reguli de validare încrucişată stabilesc combinaţiile valide de segmente ale unui cod,
astfel încât să asigure corectitudinea atribuirii conturilor în tranzacţiile efectuate. De ex. un cont
de activ nu poate avea un segment de centru de cost.
Reguli de securitate ale segmentelor definesc pentru diferite categorii de utilizatori
intervalele de valori din segmentele codului contabil la care aceştia au acces. Astfel de reguli pot
fi atribuite fiecărui tip de utilizator pentru a controla drepturile de acces.
8
Pot exista diferite tipuri de perioade definite în cadrul modulului Contabilitate generală
Oracle. Unele din acestea sunt predefinite (ex. luna, trimestru, an), dar Oracle permite definirea
unui număr practic nelimitat de perioade în funcţie de necesităţi (ex. Săptămână, 4 Săptămâni
etc.). Un calendar contabil poate conţine maximum 366 perioade, deci practic fiecare zi poate fi
o perioadă diferită. Perioadele din cadrul aceluiaşi calendar contabil nu trebuie să fie de durate
identice (luni diferite au un număr diferit de zile), dar un set de Registre contabile (o companie)
trebuie să conţină numai perioade de acelaşi tip. Se pot defini de asemenea perioade de ajustări
care se suprapun cu perioade normale contabile, care însă nu se pot suprapune la rândul lor.
Perioadele contabile normale trebuie să se succeadă fără goluri de timp între ele .La sfârşitul
fiecărei perioade contabile, aplicaţia Contabilitate generală Oracle rulează balanţele conturilor şi
transmite soldurile tuturor conturilor de venituri şi cheltuieli în Contul de rezultate/rezultat
reportat.
In cadrul Contabilităţii generale Oracle, fiecărui set de registre contabile (companie) i se
asociază o monedă funcţională, folosită pentru a înregistra tranzacţii şi pentru a păstra datele
contabile. Moneda funcţională este în general moneda în care sunt efectuate cele mai multe
tranzacţii comerciale ale companiei. Sunt permise tranzacţii în orice monedă definită în sistem;
tranzacţia este translatară în moneda funcţională, conform cu rata de schimb. Contabilitatea
generală Oracle poate lucra cu mai multe cursuri de schimb curent al zilei (al companiei, al user-
ului, spot, de raportare), sau istoric, de sfârşit de perioadă, medie ponderată şi să efectueze
conversii în mod automat. Contabilitatea generală Oracle suportă conversii, translaţii şi
reevaluări de valute în conformitate cu principiile contabile general acceptate (GAAP, SFAS #52
(US)).
Odată cu versiunea 11, adaptată deplin schimbărilor produse de introducerea monedei
unice europene EURO, noi funcţiuni au venit să se adauge sistemului financiar Oracle. Astfel, se
pot adopta mai multe monede funcţionale, ceea ce se traduce prin faptul că se gestionează în
paralel mai multe registre contabile, câte unul pentru fiecare monedă. Se alege pentru moneda
(monezile) alternativă o monedă stabilă, sau (şi) moneda de consolidare. În acest caz pentru
consolidări nu mai este necesară operaţia de translatare a sumelor din moneda funcţională în cea
de consolidare. Această funcţiune, introdusă cu scopul de a păstra moneda naţională în
contabilitatea statelor din UE care au adoptat moneda unică EURO (pentru perioada de
coabitare) este deosebit de utilă pentru ţările cu inflaţie, pentru care valorile cumulate în
perioadele anterioare nu mai sunt relevante pentru prezent, sau pentru companiile funcționând
într-un mediu internaţional de afaceri. Cu Oracle GL se realizează următoarele funcţiuni:
a) Introducere, actualizare, validat e intrări de jurnal: crearea de jurnale recurente
(repetitive) pentru tranzacţii care se repetă perioadă de perioadă (lună), crearea de înregistrări,

9
alocând veniturile şi cheltuielile generale pe centre de cost, departamente, produse etc. folosind o
simplă formulă de alocare, crearea jurnalelor de ajustare, creare automată a liniei de taxă în cazul
introducerii tranzacţiilor cu taxe
b) Introducere-actualizare de jurnale în format Excel (spreadsheet)
c) Import de jurnale din celelalte module ale sistemului Oracle.
d) Importul şi validarea jurnalelor din sisteme externe.
Oracle GL oferă un set de rapoarte standard conţinând numeroase opţiuni şi selecţii ale
datelor de interes pentru raportare.
În afară de rapoartele standard, Contabilitate generală Oracle pune la dispoziţia
utilizatorului Generatorul de rapoarte financiare, o unealtă pentru construirea de rapoarte
personalizate fără a fi nevoie de programare. Cu ajutorul Generatorului de rapoarte financiare
utilizatorul poate:
- să proiecteze propriile rapoarte fără asistenţa programatorilor. In afara faptului că vor
putea defini şi modifica rapoarte on-line, ei vor putea de asemenea controla anumite aspecte ale
raportului, inclusiv capul de tabel şi descrierea, formatul, conţinutul şi calculul.
- să definească rapoartele financiare complexe de care au nevoie pentru a-şi analiza
activitatea.
- să includă în rapoartele lor toate tipurile de informaţii financiare.
Submodulul Oracle Accounts Payable (AP) - contabilitatea furnizorilor si plăţilor

Contabilitate
Mijloace Fixe
Generalã
Aprovizionare
Jurnale de
înregistrãri contabile Achiziţii M. Fixe Întreþinere Furnizori
Verificare cu CdaAp
şi Recepţia
Date din CdaAp
Cost Oracle Sisteme
Gestiunea
Costurilor Contabilitate Import Furnizori Externe
Furnizori-plati Import Facturi

Reconciliere bancarã
Prognozã de lichiditãţi
Angajaţi

Gestiunea
Lichiditãtilor
Personal

Contabilitate Furnizori - Schema de integrare


Contabilitatea furnizorilor este o soluţie contabilă de mare productivitate care permite un
control financiar puternic asupra tranzacţiilor cu furnizorii. Modulul de Contabilitate a Plăţilor
are numeroase funcţiuni şi facilităţi pentru a asigura gestionarea facturilor de la furnizori şi

10
controlul riguros al plăţilor , înţelegând prin aceasta: verificarea şi aprobarea facturilor pentru
plată sau blocarea lor, emiterea (sau înregistrarea) documentelor de plată, efectuarea plăţilor la
termenele scadente şi numai pentru bunuri şi servicii comandate şi efectiv livrate, valorificarea
discountului acordat de furnizor, prevenirea plăţilor duble, prognoza necesarului de lichidităţi.
Contabilitatea furnizorilor din Oracle Applications permite stocarea de informaţii
detaliate despre furnizori, inclusiv condiţiile de achiziţie, de plată şi de prelucrare a facturilor.
Oracle AP este integrat cu celelalte module ale lui Oracle Applications: cu submodulul de
Aprovizionare în ceea ce priveşte informaţia despre furnizori şi comenzi de aprovizionare, cu
submodulul de mijloace fixe, transferând către acesta informaţia despre achiziţia de m. fixe, cu
submodulul de Contabilitate generală, utilizând planul de conturi din modul şi transferând
tranzacţiile pentru a fi înregistrate în Cartea Mare.
Fiind complet integrat cu submodulul de Aprovizionare Oracle, Oracle AP admite
verificarea pe două, trei şi patru căi a facturii cu comanda de aprovizionare, documentele de
recepţie. Toate documentele de care compania are nevoie pentru autorizarea plăţii vor fi on-line
eliminând mişcarea hârtiilor (comenzi de achiziţie, facturi, chitanţe, documente de recepţie).
Facturile pot fi aprobate direct pe măsura intrării acestora sau în grup.
În cazul în care există o comandă de aprovizionare, la introducerea facturii, se pot
transfera datele din comandă în factură şi opera rectificările dorite.
Funcţiile de verificare a facturii cu Comanda de Aprovizionare, Recepţia şi Inspecţia pot
fi realizate numai în cazul implementării submodulului de Aprovizionare, modul de verificare
fiind stabilit prin parametrii de configurare a submodulului, la fel ca şi criteriile de verificare -
cantitatea, preţul, termenul de livrare, TVA.
Oracle AP are următoarele funcţiuni principale:
- administrează secţiunea bazei de date referitoare la furnizori (funcţiune realizată şi de
modulul de Aprovizionare,
- asigură introducerea facturilor standard , a notelor de debit, credit, a plăţilor în avans,
- stabileşte strategia de aprobare a facturilor, fluxul de aprobare şi condiţiile de aprobare,
- automatizează introducerea documentelor prin: asignarea prealabilă a conturilor de
furnizori, taxe, bănci, etc., prin preluarea integrală a informaţiei din comanda de
aprovizionare, prin predefinirea unor seturi de distribuţie,
- gestionează taxele şi asigură calculul automat al acestora,
- defineşte condiţiile şi metodele de plată - termene, discount, tipul documentului, etc.,
- efectuează plăţile către furnizor - automat, elaborând documentele de plată, sau manual,
înregistrând plăţile şi aplicându-le pe facturi

11
Oracle AP asigură facilităţi puternice şi uşor de folosit pentru administrarea tranzacţiilor şi
operaţiilor internaţionale:
- permite introducerea tranzacţiilor în diferite valute, la cursul curent al zilei;
- calculează câştigul sau pierderile nerealizate datorită diferenţelor de curs valutar, la
sfârşitul perioadei, pentru facturile neachitate;
- calculează câştigurile sau pierderile reale din diferenţele de curs valutar după efectuarea
plăţii;
- verifică concordanţa facturii cu comanda pentru aceeaşi valută.
Cu Oracle AP şi în concordanţă cu legislaţia română, se pot defini conturi bancare pentru
fiecare valută. Tranzacţiile (colectarea, plăţile) pot fi făcute prin aceste conturi bancare. Dacă
factura nu este plătită până la închiderea perioadei financiare în Oracle AP, sistemul recalculează
factura în RON, reflectând variaţia ratei de schimb. Pentru că această factură este încă deschisă,
diferenţa este transmisă în Contabilitatea generală ca pierdere (câştig) nerealizată.
In Oracle AP, informaţiile privind furnizorii pot fi ţinute în conformitate cu cerinţele
specifice privind furnizorii. Pentru acei furnizori cu care compania are puţine afaceri ar putea fi
suficientă introducerea în Oracle AP numai a principalelor date: adresa, numerele de telefon, fax
şi telex. Pentru acei furnizori cu care compania are afaceri importante se pot înregistra informaţii
mai detaliate. Datele furnizorilor sunt grupate în categorii logice:
- date de bază: numele şi numărul furnizorului;
- date privind aprovizionarea: informaţii privind transportul, modul de plată, moneda în
care se face aceasta, prioritate de plată, condiţii standard pentru reduceri etc.;
- date bancare: numele contului şi numărul, numele băncii, tipul contului şi informaţii
contabile privind facturile.
Oracle AP permite înregistrarea persoanei care menţine contactul cu reprezentantul
furnizorilor. Unii furnizorii pot avea mai multe sedii, astfel încât pot exista sedii diferite pentru
livrare şi pentru plată. De asemenea există posibilitatea înregistrării unui furnizor înainte ca
acesta să înceapă efectiv afacerile cu organizaţia.
Unul din sediile furnizorului poate fi utilizat pentru Cereri de ofertă. Facilitatea
câmpurilor descriptive flexibile a Oracle AP poate fi utilizată în perioada de implementare pentru
definirea de noi câmpuri pentru furnizori în concordanţă cu necesităţile specifice ale organizaţiei,
fără scrierea de cod.
La introducerea facturilor, pe lângă informaţia existentă pe factura furnizorului, se
adaugă conturile implicate în tranzacţie şi liniile de distribuţie referitoare la modul de
distribuire a sumei totale pe conturi de mijloace fixe, materiale, cheltuieli, taxe. Unele din aceste
conturi sunt predefinite la configurarea sistemului, de ex. contul de furnizor, de taxe, de

12
materiale; în cazul m. fixe, este definit un cont intermediar, de clearing în care sumele sunt
concentrate până la transferul în modulul de mijloace fixe (operaţie numită Mass Addition) când
se transferă pe contul corespunzător categoriei mijlocului fix achiziţionat.
În cazul cheltuielilor, unele din acestea pot genera un număr foarte mare de linii de
distribuţie, dacă se repartizează pe centrele de cost - ex. cheltuielile de chirie sau telefon; în acest
caz, se apelează la aşa zisele seturi de distribuţie definite în prealabil conţinând coeficienţii de
alocare a sumelor pe centrele de cost şi liniile de distribuţie se creează automat.
Oracle AP tratează, pe lângă facturile standard şi Notele de credit primite de la furnizori
pentru anumite motive, precum şi Notele de debit trimise. Notele de debit, credit pot fi introduse
în Contabilitatea furnizori din Oracle Applications ca orice factură, dar cu valoare negativă. De
asemenea, Note de credit pot fi aplicate facturilor deschise ale anumitor furnizori.
De asemenea, plăţile în avans către un furnizor pot fi introduse ca orice factură. Ele pot
fi avansuri generale acordate furnizorului, sau pot fi avansuri acordate pentru o anumită
comandă.
Conducerea organizaţiei va avea un mai mare control asupra cheltuielilor printr-o
procedură de aprobare îmbunătăţită. Procesul de aprobare automată poate fi selectat în funcţie de
timp, set de facturi, furnizor, grad de prioritate la plată, factură, sau chiar administrator.
Datorită acestei facilităţi compania va avea posibilitatea de a selecta ce facturi să se
plătească. În cazul existenţei unei Comenzi de Aprovizionare (modulul Purchasing), factura se
verifică cu comanda, comanda şi recepţia, sau comanda, recepţia şi inspecţia, în funcţie de
metoda de verificare predefinită, pe baza unor criterii de cantitate, preţ, dată de livrare, taxă
calculată. Ieşirea din limitele de toleranţă admise, are ca efect blocarea automată la plată a
comenzii. Blocarea se poate realiza şi manual, de către operator.
Deblocarea are loc prin intervenţia factorului de decizie uman, autorizat pe baza fluxului
de aprobare stabilit (workflow). Aprobarea automată verifică facturile selecţionate sau toate
facturile, şi le pregăteşte sau le opreşte în funcţie de criteriile stabilite.
Oracle AP generează rapoarte pentru evidenţierea facturilor oprite de la plată şi motivul
pentru care acestea sunt oprite. La închiderea perioadei, sunt transferate în Oracle GL numai
facturile aprobate.
Facturile pot fi plătite individual, sau în grup, total sau parţial. Oracle AP poate programa
automat plata facturilor. Programarea automată selectează facturile pentru plată pe anumite
criterii - vechimea scadenţei, mărimea sumei, ş.a., asigurând plata facturilor la data scadentă, cu
sau fără discount, în funcţie de politica adoptată de companie.
Astfel se va îmbunătăţi fluxul de lichidităţi şi se va preveni plata de dobânzi sau
penalizări prin depăşirea termenelor de plată. La plata unui furnizor, în lista de facturi candidate

13
pentru a fi selectate pentru plată, apar numai facturile aprobate dar neplătite, sau parţial plătite;
eventualele plăţi în avans sunt afişate pentru a fi aplicate unor facturi primite de la acel furnizor;
în acest caz, Oracle AP generează automat intrările necesare în Contabilitatea generală, stornează
plata anticipată şi generează intrarea plăţii.
Plata în avans poate fi utilizată şi în cazul cheltuielilor cu angajaţii. In majoritatea
cazurilor angajaţii au nevoie de plata anticipată a cheltuielilor implicate de activitatea
desfăşurată. Oracle AP permite crearea unei plăţi anticipate către un angajat şi aplicarea acelei
plăţi unui decont de cheltuieli. Documentele de plată se pot fie genera automat, fie doar introduse
în sistem.
Oracle AP permite tratarea cheltuielilor cu angajaţii ca orice altă relaţie cu un furnizor.
Datele privind angajaţii provin de la modulul Resurse umane din Oracle pentru a reduce
necesarul de date de intrare, dar în absenţa modulului de HR, acestea sunt gestionate în cadrul
modulului. In multe situaţii cheltuielile cu angajaţii sunt simple facturi.
Pentru fluidizarea procesului şi reducerea activităţii de încărcare, Oracle AP dispune de
Xpense Xpress, un mod rapid şi uşor de introducere a pontajului şi a altor cheltuieli cu angajaţii
- deplasări, transport, diurnă, etc.
Oracle AP asigură o mare varietate de rapoarte standard despre furnizori, facturi, plăţi şi
contări, dintre care enumerăm: registrul facturilor, balanţa de verificare, necesarul de lichidităţi,
raportul facturilor, registrul facturilor scadente neachitate, pe intervale de vechime, registrul de
taxe, registrul de plăţi efectuate, istoricul plăţilor furnizorilor, raportul indicatorilor cheie permite
evidenţierea productivităţii departamentului Contabilitate furnizori
Atunci când în Oracle AP, se va închide o perioadă, sistemul verifică toate facturile în
valută deschise ale furnizorilor şi calculează efectul fluctuaţiei respectivei valute.
Când factura este introdusă şi contată în Contabilitatea generală, Contabilitatea furnizori
calculează valoarea echivalentă în ROL a facturii pe baza ratei de schimb din ziua respectivă.
Dacă factura este încă deschisă (neplătită) la momentul închiderii, Contabilitatea
furnizori din Oracle Applications recalculează valoarea în ROL a facturii şi contează diferenţa în
contul de pierderi nerealizate din Contabilitatea generală.

14
Submodulul Oracle Accounts Receivable (AR) - contabilitatea clienţilor şi a încasărilor

contract
venituri
retururi de material
Contabilitate contare factura
autoInvoic Desfacere
Generalã contare
incasare factura gestiune clienti
Ajustari
Debit/Credit memos

Import Clienti
Contabilitatea
Import Facturi
Clientilor si a Sisteme
Incasarilor Externe
reconciliere
previziuni lichiditati

Gestiunea
Pret informativ Venit din vanzari
Lichiditãtilor unitate de masura
Gestiune Comisioane
Stocuri Vanzari

Oracle AR este unul din principalele module ale aplicaţiei financiare Oracle. Asemenea
celorlaltor module, Contabilitatea clienţilor din Oracle Applications este un instrument proiectat
pentru a răspunde necesităţilor organizaţiei privind plăţile şi activităţile de încasare a clienţilor.
Principalele caracteristici ale Oracle AR sunt prezentate în continuare.
Oracle AR, fiind integrată cu celelalte module financiare, automatizează întregul ciclu al
veniturilor, inclusiv generarea facturilor, tranzacţii electronice, calcularea taxelor şi
recunoaşterea venitului pe baza regulilor definite de utilizator. Oracle AR asigură urmărirea
interactivă în timp real a datoriilor clienţilor făcând încasarea clienţilor mai eficientă şi eliminând
erorile. Rapoarte predefinite şi rapoarte sumarizate definite de utilizator asigură administrarea
proactivă a lichidităţilor. Posibilităţile multivalutare ale Oracle AR permit urmărirea atât a
clienţilor interni cât şi a celor externi în valuta corespunzătoare. Administrarea lichidităţilor este
vitală pentru organizaţie în utilizarea capitalului şi minimizarea datoriilor clienţilor rău platnici.
O bună administrare a lichidităţilor va asigura stabilitatea financiară şi va diminua costul total al
cheltuielilor operaţionale.
Oracle AR permite conducerea proactivă a politicii de credite şi încasări. Posibilităţile de
facturare asigurate de Oracle AR acoperă un mare număr de tranzacţii: intrarea angajamentelor,
intrarea facturilor, calcularea automată a taxelor, completarea facturilor, crearea tranzacţiilor
pentru facturare, generarea şi transmiterea către clienţi a extraselor de cont. O întreagă gamă de

15
facilităţi sunt disponibile pentru prelucrarea taxelor. Detaliile sunt păstrate centralizat astfel încât
păstrarea sistemului la zi cu schimbarea taxelor este un proces direct.
Oracle AR stochează o serie de informaţii despre clienţi, începând de la cele de bază cum
sunt numele clientului, adresa, numărul de telefon şi de fax, până la informaţii privind persoana
de contact, detalii bancare, modalităţi agreate de plată, valoarea creditelor şi profilul clientului.
Oracle AR stochează informaţii privind bilanţul clienţilor, informaţii pentru facturarea automată,
taxe aplicabile clientului şi alte informaţii pentru facturare.
La introducerea datelor referitoare la un client se pot defini atribute ale profilului
clientului cum sunt:
- valoarea creditelor: cheltuieli financiare, scrisori de atenţionare, balanţa clienţilor, balanţa
facturilor;
- plata la timp: termene de plată, reduceri, zile de graţie;
- volumul afacerilor: creditul limită, reduceri.
Introducerea manuală a încasărilor poate fi făcută individual sau în grup în ecranul de
introducere a încasărilor. Prin folosirea formei de introducere a încasărilor, informaţiile pot fi
introduse, se pot corela încasările cu facturile, se pot crea ajustări şi cere plăţi suplimentare.
Pentru introducerea încasărilor nefacturate există un ecran special.
Pentru a asigura un control asupra plăţilor ce trebuie să intre, suma pentru fiecare chitanţă
şi suma totală pentru un grup pot fi introduse. Oracle AR actualizează valoarea fiecărei chitanţe
la introducere. Diferenţa dintre valoare actuală şi cea de control indică o posibilă eroare de
introducere a datelor.
Oracle AR va asigura pentru organizaţie toate informaţiile istorice necesare recuperării
eficiente de la clienţi a sumelor datorate. Organizaţia va fi în măsură să urmărească care client
nu-şi respectă angajamentele în ceea ce priveşte achitarea datoriilor, putând astfel decide ce
acţiune trebuie să fie luată. Oracle AR permite utilizatorilor trecerea în revistă a datelor introduse
în forma de Înregistrare a convorbirilor. In istoricul convorbirilor, discuţiile anterioare avute cu
clienţii pot fi trecute în revistă. Ecranul grafic furnizează utilizatorului data scadentă a
tranzacţiei, data promisă şi suma.
Facturile pot fi introduse în orice valută. Sumele în valută sunt transformate automat în
moneda funcţională - ROL, folosind rate de schimb specificate de utilizator. Informaţiile din
factură sunt salvate în ambele monede pentru a menţine procesul de verificare a tranzacţiilor în
diferite valute. Tipul ratei de schimb, valoarea ratei, rata plăţilor în valută transferate în
Contabilitatea generală poate fi ajustată. Oracle AR postează automat ajustările, inclusiv
pierderile sau câştigurile rezultate din acestea. Oracle AR are posibilitatea de a procesa plăţi în
mai multe valute.

16
Legătura cu Contabilitatea generală - cu Oracle AR perioadele contabile pot fi deschise
sau închise pentru control şi pentru înregistrarea informaţiilor contabile pentru aceste perioade.
Perioade următoare pot fi de asemenea deschise pentru introducerea de tranzacţii chiar dacă
acestea nu au început.
Oracle AR permite crearea de note contabile detaliate sau sumarizate. Facturi, plăţi şi
pierderi/câştiguri realizate sunt contate în Contabilitatea generală. Înainte de transferarea în
Contabilitatea generală utilizatorul poate face balanţa tranzacţiilor folosind rapoarte standard.
Organizaţia poate rula rapoarte standard pentru identificarea articolelor cu termen de
plată scadent sau în discuţie. Raportul facturilor depăşite permite organizaţiei trecerea în revistă
a informaţiilor legate de un client: facturi depăşite, modificări ale valorii facturii, depozite, valori
suplimentare şi garanţii.
Problemele pot fi ulterior identificate şi utilizatorul autorizat poate decide asupra
acţiunilor ulterioare în ceea ce priveşte recuperarea debitelor.
Raportul balanţei perioadelor de îmbătrânire permite utilizatorului să treacă în revistă
articolele deschise corespunzătoare perioadei pe sume sau persoană responsabilă. Informaţiile
cuprind facturile curente şi cele depăşite, precum şi modificările de valoare a facturilor.
Toate facturile în discuţie, modificările de valori şi valorile suplimentare pot fi trecute în
revistă în Raportul facturilor în discuţie, inclusiv numele persoanei responsabile şi eventuale
comentarii.
Statistica creditelor evidenţiază cheltuielile financiare şi media zilelor de întârziere, în
timp ce Contabilitatea clienţi afişează numele clientului, numărul acestuia, balanţa debitelor şi
informaţii privind creditul limită. Creditul şi informaţiile legate de acesta sunt prezentate în
profilul clientului.
Alte ecrane furnizează detalii despre contul clientului, cuprinzând tranzacţiile şi balanţa
contului, convorbirile cu clienţii sunt înregistrate şi pot fi trecute în revistă împreună cu alte date
istorice.
Oracle AR asigură un set de rapoarte standard proiectate pentru asigurarea de răspunsuri
şi la cele mai dificile întrebări legate de contabilitatea organizaţiei. Datorită flexibilităţii şi
uşurinţei de utilizare rapoartele vor furniza organizaţiei cea mai nouă tehnologie. Rapoartele pot
fi create în diferite valute, astfel încât organizaţia va putea urmări balanţa şi tranzacţiile în valută
(USD, GBP, DEM etc.) în afara monedei curente (ROL).

Submodulul Oracle Assets (FA) - Gestiunea mijloacelor fixe

17
Contabilitate Proiecte
Proiecte de Capital Furnizori - Plati
Contabilitatea
Generalã
Achiziţii M. Fixe

Amortizare
Retrageri Sisteme
Mijloace
Ajustãri costuri Externe
Fixe
Reevaluare
Reclasificare
Import M.fixe
Unitãţi de Măsură
Informatii articole

Personal
Gestiune M. Fix
Gestiune
Stocuri
Oracle Assets este o soluţie completă pentru întreţinerea unui inventar precis al
proprietăţilor şi echipamentelor şi oferă posibilitatea alegerii celei mai bune strategii contabile şi
de impozitare.
Oracle Assets permite o întreţinere uşoară a inventarului. Apartenenţa unui mijloc fix la
un loc bine definit printr-un cod flexibil şi de o persoană responsabilă permite selectarea rapidă a
tuturor mijloacelor fixe. situate într-un anumit loc, sau depinzând de o persoană.. Oracle Assets
oferă de asemenea rapoarte care pot fi utilizate ca documente pentru a-l informa pe managerul
fondurilor fixe asupra adăugărilor, transferurilor, retragerilor sau a altor modificări
neînregistrate, asigurând astfel exactitatea inventarului şi posibilitatea corectării lui cu diferenţele
constatate.
Deoarece foloseşte reguli de amortizare şi nu o logică preprogramată, Oracle Assets se
adaptează uşor schimbărilor din legile de impozitare şi contabile. Utilizatorul fixează regulile de
amortizare, registrele de amortizare şi informaţia financiară care satisfac cel mai bine obiectivele
de raportare financiară.
Oracle Assets administrează şi proiectele în curs de desfăşurare de la pornire până la
terminare. Pot fi urmărite toate cheltuielile care apar în cursul ciclului de viaţă al unui proiect şi
totalizate la terminarea acestuia. De asemenea, pot fi prognozate cheltuielile de capital,
cheltuielile cu amortizarea proiectului şi administra cheltuielile în permanentă comparaţie cu
prognoza.
Oracle Assets vă ajută să păstraţi înregistrările dumneavoastră coerente şi la zi. Folosind
Mass Addition (Adăugarea în masă) puteţi încărca datele privind mijloacele fixe din orice
sistem, cum ar fi conturile de plată, în Oracle Assets. Tot Oracle Assets este cel care facilitează

18
integrarea cu Cartea Mare producând automat toate intrările în registre privind mijloacele fixe
din sistemul de contabilitate generală.
Oracle Assets permite introducerea mijloacelor fixe pe trei căi. Pentru a evita
reintroducerea informaţiei, adăugaţi majoritatea mijloacelor fixe folosind adăugarea în masă.
Dacă trebuie adăugate mijloacele fixe manual, se foloseşte ecranul QuickAddition
(Adăugare Rapidă) pentru fondurile fixe obişnuite pentru a economisi timpul. Se adăugă
mijloacele fixe cu acest ecran furnizând numai cinci informaţii: descrierea, categoria, registrul,
locul, costul şi numărul din cartea mare privind amortismentul. Oracle Assets foloseşte valori
implicite pentru cele mai multe informaţii privind fondurile fixe, cum ar fi metodele de
amortizare pe care le definiţi pe categorii de fonduri fixe
Oracle Assets permite definirea de subcategorii pentru toate categoriile de fondurile fixe.
De exemplu, dacă se creează o categorie pentru calculatoare, se pot crea subcategoriile de
calculatoare personale, terminale şi imprimante.
Oracle Assets poate înregistra relaţia unui mijloc fix cu altul, astfel încât se poate urmări
şi administra separat componentele detaşabile ale mijlocului fix, în timp ce ele sunt încă urmărite
global în mijlocul părinte. Se poate specifica regula după care Oracle Assets deduce viaţa unui
component din cea a mijlocului părinte.
Oracle Assets permite crearea automată de adăugări la mijloacele fixe folosind
informaţiile din orice alte sisteme. Oracle Assets este deja integrat cu Oracle Payables, dar se
poate integra uşor cu orice alt sistem. De asemenea, se poate folosi procesul de adăugare în masă
pentru a converti mijloacele fixe ale dumneavoastră din alt sistem la sistemul Oracle Assets.
Oracle Assets permite să executarea de reglări ale costurilor mijloacelor dumneavoastră
CIP de-a lungul întregului ciclu de viaţă al proiectului. Oracle Assets defineşte costul unui mijloc
fix CIP ca fiind suma costurilor articolelor din liniile facturilor incluse în mijloc. Se poate regla
costul unui mijloc in construcţie ajustând, adăugând sau ştergând o linie de factură atribuită
acelui mijloc.
Oracle Assets permite atribuirea cu uşurinţă a activele jurnalelor de amortizare şi
modificarea informaţiei financiare cum ar fi costul sau metoda de amortizare a unui mijloc fix.
Oracle Assets permite închiderea anului independent în fiecare registru de amortizare. El
creează automat calendarul şi perioadele de distribuţie pentru noul an când executaţi amortizarea
pentru ultima perioadă a anului fiscal precedent. La executarea programului de amortizare
independent pentru fiecare registru de amortizare, Oracle Assets calculează cheltuielile de
amortizare şi ajustările şi actualizează amortizarea cumulată şi cea pe anul în curs. Oracle Assets
închide automat perioada de amortizare curentă şi o deschide pe următoarea când se rulează din
nou programul de amortizare.

19
Oracle Assets permite specificarea detaliilor privind modul în care să creeze articolele de
jurnal pentru retrageri. Se pot specifica conturi distincte pentru fiecare component al sumei de
câştig/pierdere. Opţional se pot fixa seturi diferite de conturi de retrageri care au drept rezultat
câştiguri şi retrageri care au drept rezultat pierderi.
Oracle Assets permite anularea retragerii activelor. În acest caz, Oracle Assets creează
toate articolele de jurnal necesare din cartea mare. Pentru retrageri parţiale multiple, se pot
reintegra numai retragerea parţială cea mai recentă.
Oracle Assets permite ajustarea periodică a valorii activelor capitalizate datorită inflaţiei
sau deflaţiei în funcţie de ratele introduse. Acest proces este cunoscut ca reevaluare. Regulile de
reevaluare diferă de la o ţară la alta. Oracle Assets are flexibilitatea necesară pentru a executa
cereri specifice.

Submodulul Oracle Financial Analyzer (OFA) - Analizorul Financiar Oracle

20
Analizorul Financiar Oracle este o aplicaţie distribuită pentru raportare financiară,
analiză, buget şi planificare. Prin integrarea unei surse centrale de management a datelor, cu
instrumente analitice puternice, sistemul dă posibilitatea organizaţiilor de a atinge obiectivele
financiare critice - să controleze costurile, să analizeze performanţa, să evalueze oportunităţile şi
să formuleze direcţiile de viitor.
Asigurarea unor informaţii financiare consistente şi de încredere este cheia
instrumentului Analizorul Financiar Oracle. Produsul menţine integritatea datelor financiare
într–o sursă centrală şi asigură ca utilizatorii să acceseze datele de care au nevoie. Controlul
accesului permite administratorului să determine, funcţie de utilizator, care date financiare pot fi
vizualizate şi editate. De aceea utilizatorii văd şi administrează numai informaţiile pertinente
responsabilităţilor şi intereselor lor. Directorii executivi pot primi date sintetizate adaptate
nevoilor lor, în timp ce directorii de la nivelele inferioare primesc ambele tipuri de date detaliate
şi sintetizate.
Analizorul Financiar Oracle preia informaţia contabilă din submodulul de Oracle GL,
fără necesitatea dublării acestora, şi astfel asigură o soluţie managerială mai rapidă. Informaţiile
din GL se integrează cu uşurinţă în ierarhia şi dimensiunile analizorului financiar Oracle.
Balanţele de conturi sunt reflectate în analizorul financiar Oracle. Cu o permanentă legătură între
cele două aplicaţii, modificările ierarhiei şi altor structuri efectuate în cartea mare migrează în
analizorul financiar Oracle fără comenzi suplimentare. Datele şi structurile pot fi împrospătate
automat pe baza continuităţii astfel încât controlul datelor şi integritatea sunt păstrate.
Analizorul Financiar Oracle se adaptează la structura afacerilor oricărei organizaţii, cum
ar fi centre de cost, activităţi, servicii,etc. Afacerea nu trebuie să–şi schimbe perspectivele şi
activităţile pentru a se adapta instrumentului Oracle Financial Analyzer; produsul poate reflecta
orice afacere existentă. In plus, modelele şi datele produsului pot fi modificate rapid pentru a
reflecta noi priorităţi sau schimbări organizaţionale.
Analizorul Financiar Oracle manevrează bugetul şi prognozarea, revizuirea, modificarea
în cadrul aceluiaşi sistem. Produsul coordonează şi organizează procesul de stabilire a bugetului,
indiferent dacă organizaţia foloseşte metodologia de stabilire a bugetului de sus în jos, de jos în
sus sau mixtă. Oracle Financial Analyzer poate aloca obiectivele bugetului la nivele înalte, cum
ar fi trimestru şi divizie, până la nivele reduse, cum ar fi lună şi departament. Utilizatorii pot
copia activele anului trecut în bugetul anului curent şi să crească anumite balanţe cu cinci
procente. Utilizatorii pot depozita parţi din baza comună de date financiare pe calculatoare
personale pentru a–şi lua bugetul şi previziunile din mers. La închiderea ciclului bugetar, bugetul
definitivat asigura accesul întreprinderii, şi este blocat la modificări adiţionale interzise.

21
Modelul de date multidimensional ale instrumentului Oracle Financial Analyzer reflectă
modul în care managerii privesc afacere lor. Informaţiile cheie pot fi vizualizate in orice
combinaţie de dimensiuni: sub formă de linii, perioade de timp, produse, regiuni geografice şi
centre de cost. Instrumentele pentru navigaţia prin datele multidimensionale permit utilizatorilor
să izoleze rapid sursa unei variaţii. Aceste instrumente fac posibilă interogarea uşoară a
performanţelor financiare ale unui centru de profit pe produs, canal şi perioadă de timp.
Oracle Financial Analyzer suportă o mare varietate de scenarii financiare cu
instrumentele sale de modelare financiară. Rezultatele analizei ce–ar fi dacă sunt afişate imediat.
O vastă bibliotecă de funcţii incluse ajută utilizatorul să creeze prognoze şi să calculeze raportul
de performanţă. Modelele sunt caracterizate de independenţă controlată. Această independenţă
permite utilizatorilor să stabilească diferite ecuaţii detaliate pentru diferite organizaţii şi scenarii,
în timp ce calculele riguroase sunt păstrate pentru articolele universale sau consolidate.
Oracle Financial Analyzer utilizează o interfaţă grafică proiectată pentru profesionişti din
domeniul finanţe–contabilitate care au nevoie de acces rapid la scule analitice sofisticate.
Instrumentele sofisticate, ca Selector, oferă interogare şi analiză pe baza excepţiei. Rapoartele au
formate şi funcţii familiare utilizatorilor de foi de calcul, cum sunt comenzile de tipărire şi
stabilirea fonturilor care reflectă standardele industriei.
Oracle Financial Analyzer foloseşte familiarizarea utilizatorului cu foile de calcul
(spreadsheet). Pe ecran, sistemul se leagă direct cu foile de calcul devenite standard industrial
astfel încât utilizatorii pot vedea şi raporta datele aparţinând de Oracle Financial Analyzer din
aceste foi. Această legătură asigură utilizatorilor din mediul foilor de calcul accesul la
puternicele scule de interogare a datelor din Selector.

22
CAPITOLUL III. IMPLICAŢIILE IMPLEMENTĂRII UNUI SISTEM
INFORMATIC DE TIP ERP

Programele pentru planificarea resurselor întreprinderii, sau ERP, sunt concepute pentru
a fi nucleul unei întreprinderi, ţinând să integreze toate departamentele şi funcţiile unei companii
într-un singur sistem informatic ce poate servi tuturor necesităţilor firmei sau necesităţilor
particulare ale oricărui departament
Proiectarea unui singur produs informatic care să răspundă necesităţilor atât personalului
din departamentul financiar, cât şi a celor de la resurse umane sau a celor de la producţie nu este
deloc uşoară, deoarece fiecare departament are propriile lui sisteme informatice specializate şi
optimizate pentru nevoile particulare proprii. Însă ERP le combină pe toate acestea într-un singur
program informatic conectat la o bază de date comună, astfel încât comunicarea
interdepartamentală este mult mai facilă.
În cazul în care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrată, poate aduce
beneficii deosebite companiei respective.
Pentru a ilustra utilitatea deosebită a programelor ERP se prezintă o situaţie care
ilustrează ceea ce întâmplă în lipsa ERP comparativ cu situaţia existenţei implementării acestuia.
De exemplu, în mod clasic, comanda unui client, chiar şi în cazul în care este primită electronic,
va trece din Inbox în Inbox pe la mai multe birouri, acest lucru generând întârzieri în prelucrare
sau chiar şi rătăciri ale acesteia. De asemenea, nici un angajat din companie nu poate spune cu
adevărat care este stadiul respectivei comenzi la un anumit moment, deoarece cei de la
departamentul financiar nu au cum să intre în sistemul informatic al celor de la depozit, de
exemplu, şi nici invers nu este posibil. Sistemul ERP înlocuieşte vechile programe informatice
de la depozit, producţie, financiar, resurse umane cu un singur sistem integrat, divizat în mai
multe module ce aproximează funcţionalităţile vechilor programe. Integrarea sistemelor
informatice de gestiune pe Internet exemplu ca cei de la financiar să interogheze sistemul de la
depozit pentru a vedea dacă o comandă a fost onorată sau nu.
La începutul anilor ’90, sistemele ERP aveau o construcţie monolitică, dar între timp
producătorii acestora le-au făcut din ce în ce mai flexibile şi mai modularizabile, fiind posibil
pentru o anumită companie să instaleze de exemplu doar modulele pentru financiar şi pentru
resurse umane şi să lase restul departamentelor pentru mai târziu.
Scopul declarat al sistemelor ERP este de a îmbunătăţi activităţile corespunzătoare etapei
dintre obţinerea unei comenzi de la un client şi emiterea facturii pentru acea comandă precum şi

23
plata ei, etapă cunoscută sub numele de fulfillment process. Din acest motiv, ERP se mai
numeşte şi back-office software. În general, nu există preocupări legate de partea de vânzare a
produselor, (deşi există mai mulţi furnizori de ERP care au dezvoltat module de CRM -
Customer Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea traseului unei
comenzi primite de la client până când aceasta va fi onorată. Atunci când un reprezentant al
serviciului de relaţii cu clienţii introduce comanda în sistemul informatic, el va avea în acest fel
acces la toate informaţiile necesare şi anume: suma maximă cu care poate fi creditat clientul,
informaţie ce poate fi preluată de la departamentul financiar; istoricul comenzilor pentru
respectivul client, tot de la departamentul financiar; nivelul stocurilor, de la depozitul firmei;
posibilităţile de transport, de la modulul de logistică.
În cazul în care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil costurile
companiei şi poate accelera procesul transformării unei comenzi primite de la un client într-o
factură corespunzătoare. Comunicaţiile între departamentele companiei sunt mult îmbunătăţite.
De asemenea, deoarece angajaţii diferitelor departamente au acces la datele altor departamente,
pot fi luate decizii mai pertinente, şi clientul va fi mai bine servit.

3.1. Avantajele şi dezavantajele sistemelor ERP


Principalele avantaje sunt enumerate mai jos:
- Reducerea considerabilă a timpului de procesare a unei comenzi. Având în vedere că
parcurgerea traseului se face în mod automatizat, este evident că timpul este mult
diminuat.
- Angajaţii din fiecare departament au acces la aceleaşi informaţii, pe care le pot şi
modifica în caz de necesitate. Atunci când un departament finalizează activitatea la
o anumită comandă, aceasta este automat direcţionată de către ERP spre următorul
departament.
- Poate fi cunoscut în fiecare moment stadiul în care a ajuns o comandă. Pentru
aceasta, este suficient să te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce
departament a ajuns respectiva comandă.
- În mod asemănător cu procesul de prelucrare a comenzilor de la clienţi, ERP poate
aduce beneficii şi celorlalte departamente ale companiei, cum ar fi cele care se
ocupă de raportările financiare.
Deşi avantajele aduse companiei sunt destul de consistente, pot fi identificate, în acelaşi
timp şi dezavantaje, care pot fi chiar mai mari decât avantajele atunci când sistemul ERP nu este
bine implementat şi mai ales atunci când acesta nu este însoţit de schimbări în modul de
organizare a companiei.
24
Deşi nu era suficient de eficientă, organizarea separată a fiecărui departament era mult
mai simplă, şi în cazul în care ceva nu funcţiona bine în afara departamentului, aceasta era
problema altcuiva. Implementarea unui ERP trebuie însoţită obligatoriu şi de schimbări în modul
de organizare a departamentelor firmei. Angajaţii de la departamentul de relaţii cu clienţii nu mai
realizează doar introducerea datelor în sistemul informatic. Având acces la toate informaţiile
despre istoricul clientului, lista comenzilor anterioare, lista comenzilor achitate sau încă
neachitate, ca şi datele de la depozitul firmei, aceşti angajaţi trebuie să ia decizii mult mai
complicate iar munca lor devine dintr-o dată mult mai complexă, datorită faptului că deciziile lor
afectează clienţii şi toate celelalte departamente. Dar nu numai angajaţii de la relaţii cu clienţii
trebuie să-şi schimbe modul de lucru. Dacă înainte cei de la depozit erau obişnuiţi să-şi păstreze
datele în minte, sau pe mici bucăţi de hârtie, sau chiar şi în registre, acum aceasta nu mai este
posibil. Vor trebui să introducă datele în sistemul ERP, pentru ca cei de la celelalte departamente
să le poată accesa.

Sintetizând, principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt următoarele:


- Costul sistemelor ERP este foarte mare;
- Implementarea lor este foarte dificilă şi de lungă durată; deşi foarte mulţi
- Vânzători prezintă în reclame că implementarea se realizează în 3-6 luni, dar, de
cele mai multe ori timpul real este de 1-3 ani în medie;
- La început poate încetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajaţii erau
obişnuiţi cu vechile programe iar ERP introduce nu numai noi programe, dar şi
schimbări în activitatea acestora;
- Implementarea ERP presupune foarte multe schimbări în modul de lucru al
departamentelor companiei.
Având în vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce foarte multe
implementări ale sistemelor ERP nu şi-au atins scopul. Pentru că nu este atât de important
sistemul informatic, cât schimbările în modul de lucru al companiei. Dacă sistemul este doar
instalat, fără a se încerca schimbarea modului în care angajaţii îşi desfăşoară activitatea, atunci
ERP nu va fi altceva decât un foarte complex şi foarte scump nou program de contabilitate. Dacă
ERP este utilizat pentru a îmbunătăţi modul în care sunt preluate şi realizate comenzile sau
modul cum sunt livrate şi încasate, atunci integrarea adusă de sistemul ERP poate aduce mari
beneficii.

25
3.2. Motivaţia implementării de sisteme ERP
Există următoarele motive principale pentru care companiile trebuie să instaleze şi să
implementeze un sistem ERP:
1. Integrarea informaţiilor financiare. Atunci când managerul unei companii încearcă
să descopere performanţa de ansamblu a întregii sale companii, el poate găsi mai multe versiuni
ale stării adevărate a firmei. Departamentul financiar are un set de cifre, vânzările au alt set, şi
fiecare departament are o părere diferită despre modul cum contribuie la obţinerea profitului.
Sistemele ERP creează o singură versiune a stării financiare, care nu poate fi pusă la îndoială
deoarece fiecare departament foloseşte aceeaşi versiune.
2. Integrarea informaţiilor despre comenzile de la clienţi. Sistemul ERP poate deveni
locul unde sunt procesate comenzile de la clienţi din momentul în care acestea sunt primite de
către serviciul de relaţii cu clienţii până în momentul în care produsele sunt livrate şi este emisă
factura pentru comanda respectivă. Păstrând aceste informaţii într-un singur sistem, (şi nu în mai
multe sisteme informatice ce nu pot comunica unele cu altele), poate fi mai uşor de urmărit
traseul unei comenzi, stadiul în care ea se află în orice moment, şi de asemenea, pot fi
coordonate mai uşor toate departamentele firmei, indiferent de locaţia unde se află.
3. Standardizarea şi creşterea vitezei de producţie. De multe ori, companiile de
producţie descoperă că unele locaţii fabrică aceleaşi produse folosind metode diferite şi sisteme
informatice diferite. Sistemele ERP oferă premizele pentru a standardiza diferitele etape ale
procesului de producţie, standardizare ce reduce costurile, măreşte viteza şi productivitatea
sectorului respectiv şi reduce timpul pierdut prin inventariere. ERP ajută la desfăşurarea mult
mai uniformă a procesului de producţie şi îmbunătăţeşte vizibilitatea unei comenzi pe toată
perioada în care aceasta este procesată în interiorul companiei. Toate acestea, însoţite şi de
standardizarea procedeelor de producţie, conduc de asemenea la reducerea numărului de
inventare a materiilor prime, a mărfurilor şi a produselor în curs de realizare necesare.
4. Cunoscându-se în orice moment situaţia stocurilor, pot fi făcute planuri mult mai
precise de livrare a produselor la clienţi şi coordonarea mult mai bună a distribuţiei acestora.
5. Standardizează informaţiile pentru resursele umane. În special la companiile care
au mai multe unităţi de producţie sau mai multe filiale, un sistem ERP aduce beneficii
suplimentare deoarece introduce un sistem unificat de urmărire a activităţii angajaţilor şi de
comunicare între aceştia.
Deşi sistemele ERP au fost la început concepute pentru companiile cu producţie normală,
cu produse care pot fi uşor cuantificate, acum acestea au devenit atât de complexe încât pot fi
implementate în aproape toate domeniile de activitate şi din toate ramurile, producătorii de astfel
de sisteme integrate pretinzând că sutele sau chiar miile de particularizări aduse sistemelor lor le
26
pretează chiar şi pentru companii petroliere, din chimie sau din industria de utilităţi. În sprijinul
acestei afirmaţii vine şi faptul că şi la noi în România, societatea comercială de distribuţie a
gazelor naturale DISTRIGAZ SUD S.A., preluată recent de Compania Gaz du France, a
implementat un astfel de sistem integrat de gestiune a întreprinderii, şi anume SAP.

3.3. Punctele sensibile în implementarea unor sisteme informatice de tip ERP

Investiţiile sunt de multe ori adevărate bombe cu ceas pentru bugetele companiilor.
Totuşi, firmele care au implementat pachete Enterprise Resource Planning (ERP) trebuie să
recunoască faptul că unele cheltuieli sunt supraevaluate, în timp ce altele sunt subestimate.
Daca încercăm să cercetăm care sunt principalii devoratori de buget în implementarea
pachetelor ERP, respectiv să identificăm care sunt punctele sensibile în implementarea unor
asemenea sisteme, în mod cert, nu putem să facem abstracţie de factorii prezentaţi în continuare.

1. Training-ul
Training-ul este o componentă neglijată în procesul de implementare, atât ca etapă, cât şi
la nivel bugetar. Astfel, costurile sunt subestimate cel mai adesea pentru ca se pierde din vedere
faptul că majoritatea angajaţilor au de învăţat un nou set de procese şi nu doar o noua interfaţă
software.

2. Integrarea şi testarea
Testarea compatibilităţii pachetelor ERP cu alte programe software este o altă cheltuială
de care nu se prea ţine seama în procesul de implementare. O companie standard de producţie
poate avea aplicaţii ce necesită modificări pentru partea de logistică, taxe, planificarea producţiei
şi codurile de bare. Dacă la toată această listă se adaugă şi customizarea funcţiilor de bază din
pachetul ERP, costurile de integrare, testare şi mentenanţă a sistemului vor arunca în aer bugetul.
În ceea ce priveşte training-ul, testarea integrării ERP trebuie făcută din perspectiva procesului.

3. Conversia datelor
Transferul datelor, de tipul informaţiilor referitoare la clienţi şi furnizori, sau la designul
produsului, de pe vechile sisteme pe cele ERP, este o operaţiune costisitoare. Deşi puţini
manageri sunt dispuţi să admită, multe din datele existente în sistemele primite moştenire nu sunt
foarte importante. Companiile neagă de multe ori redundanţa datelor pe care le deţin, cel puţin
până în momentul în care trebuie să le facă transferul în noile setări client/server necesare
pachetelor ERP. Şi din nou companiile subestimează costurile, de această dată pe cele necesare
transferului.

27
4. Analiza datelor
De multe ori datele din sistemele ERP trebuie combinate cu datele din sistemele externe
pentru a putea permite realizarea de analize. Utilizatorii care efectuează analize în mod curent ar
trebui să aibă în vedere în bugetul alocat implementării ERP-ului şi depozitul de date, dar şi
efortul necesar pentru a-l pune pe picioare. Utilizatorii sunt puşi în dificultate în acest moment:
reactualizarea zilnică a tuturor datelor ERP dintr-un imens depozit de date dintr-o corporaţie este
dificilă, iar sistemele ERP nu ajută prea mult la identificarea acelor date care s-au modificat de la
zi la zi, făcând updatări selective. O soluţie costisitoare este custom programming..

5. Consultanţi ad infinitum
Pentru a evita notele de plată kilometrice către consultanţi, companiile trebuie să
identifice clar obiectivele către care partenerii de consultanţă trebuie să îi orienteze pe angajaţi.
Activitatea consultanţilor trebuie să poată fi evaluată, iar pentru aceasta este necesar să le fie
stabilit un plafon în activitatea lor: de exemplu, un număr de angajaţi să poată trece cu brio un
test de project management.

6. Specialiştii
Cei mai mulţi analişti susţin că succesul unui sistem ERP depinde de echipa care lucrează
la implementarea lui. Software-ul este prea complex şi schimbările din zona de business prea
dramatice pentru a lăsa un astfel de proiect pe mâna unor amatori. Vestea proastă este că, la
finalul proiectului, companiile trebuie să fie pregătite să înlocuiască mulţi dintre specialişti.
Chiar dacă piaţa ERP-urilor nu mai este o zonă la fel de fierbinte ca pe vremuri, firmele de
consultanţă, dar şi alte companii care şi-au pierdut cei mai buni oameni, vor începe să vâneze
specialiştii altor firme cu oferte de genul salarii mai mari şi bonusuri

7. Echipele de implementare – o poveste fără de sfârşit


Multe companii tind să trateze implementările de ERP ca pe orice alt proiect software.
Odată ce programul software a fost instalat, gândesc ei, echipa va fi dizolvată şi fiecare îşi va
relua postul iniţial cu tot cu atribuţiile ce îi revin.
După o implementare de sistem ERP însă, membrul echipei nu se poate reîntoarce la
vechile atribuţiuni pentru că este mult prea valoros pentru companie – ajunge să ştie mai multe
lucruri despre procesul de vânzări şi de producţie chiar decât agentul de vânzări, respectiv
agentul de producţie însuşi.
Companiile nu îşi prea pot permite să trimită pe vechile posturi participanţii la proiect,
întrucât exista multe lucruri de făcut după instalarea ERP-ului. Doar crearea de rapoarte pentru a
extrage informaţii din noul sistem ERP ţine echipa ocupată cel puţin un an de zile.
28
Din păcate, puţine companii au în vedere etapa post-instalării şi chiar şi mai puţine o
prevăd în planificarea bugetară prealabilă implementării.

8. Profitul aşteptat
În managementul de proiecte software tradiţionale, companiile se aşteaptă să vadă
rezultatele imediat ce instalarea aplicaţiei s-a încheiat, lucru imposibil în cazul ERP. Majoritatea
sistemelor ERP îşi relevă eficienţa după o perioada mai îndelungată de la implementare, iar
echipa de proiect la rândul său nu primeşte recompensa decât după amortizarea investiţiei.
Identificarea corectă a acelor puncte sensibile permite managerilor unei firme care
investeşte într-un sistem de tip ERP să acţioneze în cunoştinţă de cauza şi implementarea să fie
un succes.
Sistemele informatice de tip ERP şi-au dovedit, pe termen lung, viabilitatea, eficienţa.
Problemele sunt critice pe termen scurt şi mediu.

29
BIBLIOGRAFIE

1. Buşe L. Analiza economico-financiară a firmei, SITECH,


Craiova, 2007
2. Nistorescu T., Sitnikov C. Management Strategic, Editura SITECH, Craiova, 2003
3. Dragomir Ghe. Managementul Resurselor Umane, Editura Universitaria,
Craiova, 2008
4. Constantinescu D. Managementul Întreprinderii, Editura SITECH, Craiova,
2005
5. Tumbăr C.,M. Vărzaru, Management şi gestiune pentru simulări decizionale,
I. Crăciun, R. Ogarcă Editura Universitaria, Craiova, 2007
6. Liţoiu V Birotică, Editura Universitaria, Craiova, 2005
7. Ţugui, A., Fătu, T., Managementul Resurselor Informatice, Ed. Secom Libris,
Iaşi, 2004
8. Kolb, F., Herman. A., Informatique et Organization, L’EO, Paris, 1990
9. Laudon, K., Laudon, J., Management Information System. Organization and
Technology in the Networked Enterprise, 6th Edition,
Prentice Hall, New Jersey, 2000
10. Oz, E., Management Information System, Course Tecnology,
Cambridgde, 1998
11. Peaucelle, J.-L., La gestion de l’informatique, L’EO, Paris, 1990
12. Fînaru L. Programare vizuală şi RAD, Editura Junimea, Iaşi, 2004
13. Gordon G., Gray M., Teleworking Explained, John Wilei/Sons, New York,
Hodson N. 2003
14. Grama A. Informatizarea Întreprinderilor mici şi mijlocii, Editura
Ankarom, Iaşi, 1998
15. Lucey T. Management Information Systems, DP Publications Ltd.
Ed. 6, 1991
16. Drăgoi G. Sisteme integrate de producţie asistată de calculator,
Editura Tehnică, Bucureşti, 1997
17. Nicolescu O. Management, Editura Didactică şi pedagogică, Bucureşti,
(coordonator) 1992

30
18. Niţchi S., Racoviţan D Bazele prelucrării informaţiilor şi tehnologia
informaţională, Editura Intelcredo, Cluj-Napoca, 1996
19. Oprea D. Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale, Editura
Polirom, Iaşi, 1999
20. Pătruţ B. Internet, Editura Teora, Bucureşti, 2002
21. *** www. agora.ro
22. *** www.cci.ro
23. *** www.mcti.ro

31