Aprender SAP: una guía

completa
Seguimos recibiendo correos sobre consultas sobre orientación, cómo
aprender SAP o cómo empezar en SAP porque la mayoría de las personas
tienen contacto con ésta palabra (SAP) cuando leen en una propuesta
laboral que "es necesario tener experiencia SAP".

Ésta comunidad no tiene problemas en recibir correos y responderlos

uno por uno, es más, puedo decirles que he respondido a muchos de
vosotros; me siento muy bien ayudandoles de forma particular y sin
solicitar nada a cambio. Éste artículo será una breve síntesis de los temas
que si y solo sí tienen que leer aquellas personas que buscan sus
primeros conocimientos en SAP, y aprender a moverse en éste mundo.

Cuando escribimos (allá por el año 2012) cómo empezar o

iniciarnos en SAP, no imaginamos tener tantos lectores que nos
envían correos y nos agradecen todo el esfuerzo que hacemos para
guiarlos por el camino correcto. El presente artículo complementa la
guía anterior... no la sustituye. Sin embargo, recomendamos primero
leer éste artículo y complementar con el del año 2012.

Primer contacto con SAP

Si cuando leíste por primera vez las siglas SAP, abriste tu buscador
favorito de internet y buscaste solamente la palabra "SAP", seguramente
habrás leído resultados sobre SAP AG, sobre "Software SAP
Business One en SAP.com", sobre software y soluciones SAP, el SAP
Business Suite, entre otros.
Lo cierto es que todo parte de lo mismo: es un programa informático.
Nadie te lo va a exponer más simple que nosotros aquí.

Manual super básico: el ABC de SAP

Como llevamos tiempo respondiendo las consultas más básicas, hicimos
un compilado en varios artículos que categorizamos
bajo CSAP1 (Consultoría SAP Nivel 1). Es un manual super básico,
pensado para aquellas personas que no saben nada de SAP, y que
necesitan ganar conocimientos para estar más seguras cuando les
pregunten cosas sobre SAP.

El índice del curso CSAP1 en partes, algunas de ellas son:

 Parte 1: SAP, la presentación
 Parte 2: El Sistema SAP
 Parte 3: SAP Logon
 Parte 4: Navegación SAP
 Parte 5: Navegación SAP (parte 2)
 Parte 6: Cómo usar el programa SAP
 Parte 7: Las ventanas (modos) de SAP

Cómo seguir aprendiendo SAP

Si leímos el manual CSAP1, ya sabemos lo que es SAP, sabemos sobre la
empresa SAP AG, hemos leído que es la competencia de IBM, Oracle y
Microsoft como ERP, todo en orden, pero ¿cómo seguir aprendiendo
SAP? ¿Busco manuales de consultoría o busco manuales de usuario?

SAP es muy grande; y por el dicho: "El que mucho abarca..."

Por lo tanto, antes de buscar manuales, cursos, academias, másters (?),
ides, minisap, y todo lo internet ofrece para aprender sobre ésta
tecnología, antes que toooodo ésto, tenemos que saber dónde estamos
parados, y qué es lo que queremos.
Dónde estamos parados
Muchos estamos de paro, desempleados, o lo estaremos pronto... el
tiempo nos sobra, y el dinero nos falta.

La crisis mundial, y el calentamiento global, el efecto invernadero y la

re put#@$! (disculpen).
Es importante tranquilizarse y entender que SAP no es un
programa gratis, por lo tanto el 90% de las cosas que encontremos en
internet sobre éste programa serán pagas. Salvo excepciones (como
consultoria-sap) donde todo es gratis.

Buscaremos cómo capacitarnos mejor para ser más competitivos en IT,

y hacer frente a cualquier propuesta laboral que nos aparezca. Pero antes
de ésto, tenemos que aprender a identificar nuestras capacidades, y
tenemos que definir nuestro perfil.

Perfil, Curriculum, Título, Profesión ...

La principal consulta es si es necesario ser informático para
aprender SAP.
Es deseable ya que se necesitarían ciertos conocimientos previos en
informática, pero no es algo excluyente. A lo largo de mi experiencia
profesional, he visto psicólogos, administrativos, ingenieros químicos, y
personas que no iniciaron estudios universitarios dedicarse a SAP, y ser
excelentes profesionales de éste ERP.

Qué es lo que queremos en SAP

¿Queremos ser profesionales en SAP?
¿Queremos sólo usar la herramienta SAP?

Son dos preguntas simples, que abren dos caminos distintos sobre una
misma tecnología.
Recomendamos leer las diferencias entre ser consultor SAP o ser
usuario de SAP.

Auto-Evaluación
Sería muy difícil hacer un artículo que englobe a todos los perfiles que
nos pueden estar leyendo, pero creería que cada lector debería
autoevaluarse para saber si desea dedicarse a SAP como profesional
(consultoría) o bien sólo quiere aprender SAP para defenderse en el
ámbito laboral; es decir, usar SAP como herramienta de trabajo.

Para recibir una mejor orientación para cada uno de ustedes,

pueden contactarnos a través de nuestro foro de ayuda sobre el
ERP SAP y se les responderá a la brevedad por ese medio.

Quiero ser consultor SAP, ¿dónde

empiezo?
Bienvenido! Pero no tan rápido... dentro de la consultoría hay dos
grandes ramas (no siempre separadas), es muy importante que las
conozcas: Consultores SAP Funcionales, o Consultores SAP
Técnicos.

A su vez, y para sumarle más complejidad al tema, SAP no deja de crear

módulos nuevos, nichos nuevos, super organizaciones, y un universo
completo de cosas "SAP", por lo que la consultoría SAP ha ido
evolucionando y los perfiles funcionales y/o técnicos se han ido
entremezclando... para comprender mejor ésto, recomiendo leer:
"Perfil SAP: qué módulo elegir"

Así que una vez que sepas si vas a ser funcional o técnico (o ambos?) y
en qué módulo sumergirte... recién ahí estarás listo para empezar a
buscar información sobre ese tema en particular. Aquí tenemos un
buscador sobre temas SAP, puedes empezar por ahí... y si aún no
encuentras lo que buscas, puedes ponerte en contacto con nosotros que
con mucho gusto te diremos cómo seguir en SAP.

Quiero aprender a usar el programa

SAP, no quiero ser consultor
Entonces tú quieres ser usuario SAP. Quieres usar SAP como una
herramienta de trabajo, sin necesidad de aprender a configurar el
programa, sólo quieres saber usarlo, hacer transacciones, cargar
facturas, hacer pagos, generar reportes para la toma de decisiones,
etc... Leer un ejemplo práctico sobre lo que hace un Usuario SAP.

Si quieres aprender a usar SAP, lo principal es comprender todos los

artículos de nuestro curso online (y gratis) CSAP1. Una vez que los
domines bien, pasarás al CSAP2...

Antes de que te retires puedes:

 +1 Unirte a la lista #1 de SAP, sumate ahora!
 Dale "me gusta" a nuestra página de Consultoria-SAP en Facebook.

Y comparte nuestra web en las redes sociales:

En Facebook a través de éste enlace y en Twitter puedes
hacerlo aquí.
 1. SAP LA PRESENTACION

¿Qué es SAP y para qué sirve?

No hace mucho tiempo atrás, conversando con un asesor de
inversiones de una importante entidad bancaria, me hicieron una
pregunta simple sobre SAP que en un segundo no supe responder: "¿Qué
es SAP?". A ver... SAP es... un sistema... es un ERP... pero... ¿cómo le
explicamos a alguien que no sabe de qué hablamos cuando hablamos de
SAP? Quizás éste episodio de mi vida fue el que me motivó a crear este
curso inicial, al que denominamos CSAP1, y está dirigido a todo aquel
que no sabe de qué hablamos cuando hablamos de SAP.

Algo importante, CSAP1 no intentará venderte SAP. Estamos para

informar. Si tienes dudas, un problema, o necesitas ayuda sobre lo que
sea (relacionado con SAP), estamos respondiendo aquí.

Si necesitas capacitarte en SAP, actualmente Consultoria-SAP ofrece

descuentos a cursos que brindan otras empresas. Puedes obtener más
información sobre CURSOS SAP aquí.

¿Qué es SAP?
Muchos dicen que las siglas son "Sistemas, Aplicaciones y Procesos". Lo
que es en realidad: "Systems, Applications, Products in Data
Processing". Ustedes podrán sacar sus propias conclusiones, aunque
realmente la palabra SAP es una sigla de algo en alemán (que no tiene ni
sentido escribir). Si quieren decir que SAP es Sistemas, Aplicaciones y
Procesos, pueden hacerlo... o bien, decir que SAP es Sistemas,
Aplicaciones y Productos para el procesamiento de datos también
quedaría bien explicado.
Así que SAP es un sistema. Un programa, software para la
computadora. Estamos hablando de una tecnología. Desde sus
inicios, es un programa para aplicaciones de negocios. "SAP AG" es la
empresa multinacional alemana creadora de lo que hoy todo el mundo
conoce como SAP. Ellos son los responsables de todo lo que hoy el
mundo realiza con este potente programa, y de todas las metodologías y
"buenas prácticas" que han ido desarrollando y el mundo ha ido
aplicando a lo largo de los años (desde 1970 hasta nuestros días).

Cuando se habla de que SAP es un ERP, es porque partiendo de la

definición de ERP (Enterprise Resource Planning) que en castellano
sería Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, SAP es sin
lugar a dudas esto y mucho más... al ser un sistema modular que
combina muchísimas áreas de la organización entre sí formando así un
todo integrado que posibilita la comunicación e interacción de los datos,
procesando así grandes cantidades de datos y obteniendo información
últil para la toma de decisiones.

Antes de seguir, debemos tener en cuenta que el sistema SAP como

programa tiene dos partes inseparables: por un lado el servidor (donde
está la base de datos), éste es el motor de SAP. Por otra parte, está el
cliente SAP que se lo denomina SAP Logon que es lo que se instala en
cada PC de una empresa. Ampliaremos estos puntos más adelante...

¿Quieres PRACTICAR SAP GRATIS? ¡LANZAMIENTO 2018

por tiempo limitado! Lee más sobre el grupo de PRÁCTICAS SAP y
aprende a usar el programa mientras practicas; tendrás el soporte de
toda nuestra comunidad.
¿Para qué sirve SAP?
SAP es un sistema informático, sirve para brindar información. Se
alimenta de los datos que se cargan y procesan dentro de un entorno, y
el sistema se encargará (de acuerdo a la configuración realizada por el
usuario -consultores SAP) de producir con esos datos información útil
para la toma de decisiones y la exposición de esos datos de forma tal que
puedan ser interpretados por los interlocutores interesados.

¿SAP es gratis?
SAP no es gratis. Es un producto de SAP AG, y como tal, tiene
una licencia de uso.
SAP no es un producto de uso personal. No puedes obtener SAP para
correrlo de forma "demo" en tu PC.

Existe un "MiniSAP" que sirve para aquellas personas con perfiles

técnicos que quieran aprender y practicar ABAP, es decir el lenguaje de
programación de SAP. El MiniSAP puede ser descargado desde SAP, y
tendrán una licencia que tienen que renovar para poder usar. Existe
también lo que se conoce como SAP IDES, que es un SAP básico con
módulos básicos totalmente preconfigurados por SAP para mostrar
cómo funciona el sistema. Más info sobre las descargas de SAP
gratuitas aquí.

¿SAP es barato?
SAP no es barato. No está dirigido a empresas pequeñas. De hecho
debes tener una facturación anual muy importante para ser un
potencial cliente de SAP. Cuando las empresas hablan de SAP, hablan
del sistema global, pensado para empresas multinacionales. También
existe una versión de SAP para Pymes, conocida como SAP Business
One (SAP B1). Pero SAP B1 no es igual que SAP, el sistema modular
cambia bastante, y un consultor SAP no puede aplicar en SAP B1, y
viceversa. Si deseas ampliar sobre esta solución, hablamos de SAP B1
en este artículo.

¿SAP es bueno?
Los resultados están a la vista.
Quien escribe este artículo es Consultor SAP con más de cinco años en
el mercado, y nunca ha escuchado que una empresa se queje sobre el
producto en sí.
Sí hay clientes que se quejan sobre el servicio que le brindan los
parthners de SAP, pero ese es otro tema totalmente distinto a lo que es
el sistema en sí de SAP. A nivel global, el mundo tiene SAP, y eso debe
ser por algo, ¿no?
 2. EL SISTEMA SAP

El sistema SAP, módulos,

versiones, ambientes y...





En nuestro primer artículo del curso inicial de SAP vimos qué es

SAP y para qué sirve; en este artículo hablaremos sobre el "sistema
SAP", es decir algo no tan general sino más bien puntual sobre el sistema
en sí, recuerden que es un programa informático, un software. Por lo
tanto, cuando decimos sistema, hacemos referencia a éstos conceptos
justamente: sistema = software = programa.

Qué es el Sistema SAP

Habiendo aclarado ésto partimos por la idea de que el sistema usa una
arquitectura de cliente / servidor.

Como dijimos en nuestro artículo anterior, cuando definimos SAP, el

programa trabaja con una interfaz (GUI) y una base de datos que corre
en un servidor. Por lo general, al servidor se lo denomina servidor SAP
(para diferenciarlo de otros servidores que tenga la organización).
Dentro del servidor SAP, pueden existir diferentes sistemas SAP. Así
tendremos lo que en muchos artículos o foros escuchamos hablar de
"Productivo", "Calidad", "Desarrollo", "Sandbox", o "Piloto".
No ahondaremos en términos de arquitectura de sistemas informáticos,
si desean conocimientos técnicos, se brindarán en artículos más
avanzados, recuerden que esta serie de artículos es CSAP1, y está
dirigido a dar una introducción general a cualquier
usuario sin conocimientos previos.

Módulos del Sistema SAP

Haciendo un poco de memoria de nuestro artículo anterior, sabremos
que SAP es un ERP. Como tal, presenta distintos módulos y dentro de
cada módulo se dividen distintas secciones que podemos definir como
sub-módulos...

¿Qué es un módulo?
Es un paquete, un área, una sección, un sector (si así queremos
denominarle), aunque técnicamente para SAP es "módulo" la palabra
que tenemos que usar. Para entenderlo en términos prácticos,
supongamos que tenemos una empresa (una pequeña organización).
Partiendo del concepto de organización empresarial, básicamente
vuestra empresa tendrá que tener ciertos sectores, o sub-divisiones
dentro de dicha organización para que la información fluya desde el
interior de la empresa. Básicamente, tendrá un departamento de
finanzas (contabilidad), un departamento de ventas, uno de compras, y
quizás uno para recursos humanos. Puede que tenga más o menos,
dependiendo de la industria de nuestra empresa. Los módulos en
SAP, son paquetes que representan éstas áreas de la
organización empresarial, así para el Depto de Finanzas, el módulo
será SAP FI, para el depto de compras, el módulo será SAP MM, para el
departamento de ventas, el módulo será SAP SD, y si tenemos un sector
de Recursos Humanos, el módulo es SAP HR.

Hemos escrito ya un artículo muy útil que les abrirá los ojos en cuanto a
la cantidad de módulos que tiene SAP, no se asusten... y sean
bienvenidos al UNIVERSO SAP.

Versiones de SAP
Aquí hay que tener en cuenta la estructura que mencionamos de
"Cliente" / "Servidor", porque para hablar de versiones podemos correr
versiones distintas (siempre que sean compatibles).

Cliente SAP = SAP GUI = SAP Logon

El SAP GUI (la interfaz de usuario) es el programa que interactua entre
el usuario y el servidor de SAP. Interpreta lo que el usuario quiere, y lo
registra dentro de la base de datos del servidor SAP. Este cliente, tiene
versiones... la última versión estable es la versión SAP Logon 7.30.

Cuando lean SAP Logon, están haciendo referencia al cliente de SAP, o

SAP GUI.

Son distintas formas de llamar al mismo programa.

Servidor SAP
El servidor en sí, tiene multiples componentes o paquetes de
componentes que son los que incluyen los módulos. Básicamente y para
que lo entendamos todos, el servidor necesita la base de datos (que
tendrá su versión), necesita el módulo Basis (o Netweaver) con su
respectiva versión, y tendrá otros paquetes activos que son los
responsables de que el ERP funcione con los módulos necesarios. Cada
paquete tiene su versión. Básicamente, cuando se instala SAP ECC 6, se
está instalando la versión 6 de todos los paquetes base necesarios para
que corra SAP, y la versión exacta es 6.xx siendo "xx" la última versión
disponible del EHP en SAP para la versión 6.

¿EHP?

No quería entrar en terminología técnica, pero parece inevitable.

SAP tiene versiones finales, es decir cuando dicen SAP 5, o SAP 6.

Y tiene versiones con mejoras. EHP es el acrónimo de "Enhancement

Package". Es decir, un paquete de mejoras... son paquetes que actualizan
la versión final de SAP, y le brinda posibilidades de activar ciertas
funciones a SAP para que "mejore" ciertos procesos o áreas del sistema.
Éstas mejoras se activarán para ciertas empresas, y para otras no... eso
dependerá del consultor SAP asignado a la empresa, y de sus
conocimientos en el EHP.

Ambiente SAP
Dentro de un sistema SAP, podemos encontrar distintos ambientes
SAP.

Por defecto, siempre debe haber uno. Un ambiente SAP mínimo.

El ambiente consta de una codificación de tres dígitos.

Por ejemplo:

-- Ambiente "Desarrollo".

---- Mandante: "100" (Configuración)

---- Mandante: "200" (Pruebas de desarrollo)

-- Ambiente "Calidad"
---- Mandante: "600" (Pruebas xxxxx)
---- Mandante: "900" (Pruebas finales)
-- Ambiente "Productivo"
---- Mandante: "001" (PRD)

Las pruebas y datos que se registren en los mandantes, son propios de

cada mandante. Por eso es importante saber éstas subdivisiones cuando
trabajamos con SAP. Cuando se trabaja en 600 y contabilizamos (por
ejemplo) en ese mandante, no afectará a las pruebas que estén haciendo
en el mandante 900 de calidad, salvo que se "transporten" cambios.
Cómo visualizar en qué mandante trabajamos:
Suponiendo que estamos trabajando en SAP FI (Transacción FB01):

En la parte inferior de la ventana, encontrarán la información del

mandante. El nombre que el consultor BASIS le ha dado al mandante,
en este caso QAS (mandante de calidad) y el número de codificación que
lo identifica, en este caso 900.

En los proximos artículos de CSAP1 hablaremos de todos los

componentes de la ventana SAP :-)

Órdenes de Transporte
¿Qué es transportar?

Estamos entrando en temas más funcionales, y específicos, pero

brévemente para entenderlo se usa el término "transporte" para llevar
ciertos objetos de un ambiente a otro, o de un sistema a otro. Así, SAP
logrará homogeneidad entre sus sistemas si se mantiene una correcta
gestión de transportes. El objeto que se transporta, recibe la
denominación de "OT (Órden de transporte)"., y se traslada de un
ambiente origen, a un ambiente destino.

Es importante el concepto, y creemos necesario hablar del mismo, ya

que si van a trabajar con SAP, es fundamental que entiendan en qué
sistema/ambiente están trabajando, porque muchas veces tendrán que
"probar" una transacción o un procedimiento, y ésto significará que NO
deben hacerlo en el sistema final de la empresa (que es el ambiente
productivo).

Por el momento esto es todo, pueden leer el índice del curso gratis
de SAP para ampliar sus conocimientos.

Si tienen dudas sobre éste artículo, pueden comentarlas aquí mismo y

se les responderá a la brevedad.

Saludos,
@SAP_blog
 3. SAP LOGON

Qué es el SAP Logon: cómo

entrar al sistema

Continuando con nuestras entregas del manual

inicial SAP, hoy tenemos que hablar de cómo entrar a SAP, a través de
qué ícono del escritorio podemos ingresar al sistema. Como bien leímos
en las entradas anteriores de este curso (ver índice), ya sabemos qué es
SAP, para qué sirve, y cómo es el sistema SAP en general. Hoy veremos
un poco más, siempre desde el punto de vista básico y sin entrar en
complicaciones ya que este manual forma parte de algo muy superficial
y básico dedicado a todas las personas que quieran una primera
aproximación de lo que es SAP y cómo funciona, cómo usarlo para tener
en claro qué pueden decir en las entrevistas cuando le pregunten qué
conocen de SAP ;-)

Cabe aclarar que en este artículo se usarán conceptos que ya hemos

abarcado en los artículos anteriores del curso SAP CSAP1. Si tienen
dudas sobre qué es tal cosa, o no se entiende algo, pueden comentar sin
ningun problema, y se les responderá.
SAP Logon
El Logon es el programa informático que utilizamos para iniciar sesión
en los sistemas SAP en la PC. Lo encontraremos en Windows, o en el
sistema operativo que esté corriendo el cliente. Para muchas personas
es sólo un ícono que sirve para enlazar al servidor SAP y que el usuario
así pueda entrar dentro de un ambiente; para otros usuarios más
avanzados, el SAP Logon posee herramientas muy útiles para mejorar
su trabajo dentro del sistema SAP. Hoy veremos en general cómo se usa
el SAP Logon, pero no ingresaremos al uso avanzado del programa, ya
que como lo dijimos antes, no buscamos confundir a quienes recién
están teniendo una primera aproximación sobre éste mundo de SAP.

Lo que se denomina "SAP Logon" actúa de mediador entre el

sistema SAP y la interfaz de usuario, esa interfaz se
denomina SAP GUI, y de ahora en más cada vez que leamos GUI,
tendrémos que pensar en la interfaz.

El SAP Logon, lo veremos como una ventana más en la PC, con una lista
de los sistemas SAPdisponibles (si es que existen) y podrás seleccionar
a qué sistema ingresar.

Como todo programa, tiene versiones. SAP ha ido actualizando el SAP

Logon a lo largo de los años, y la última versión estable es la siguiente:
7.30. En éste artículo no profundizaremos sobre las mejoras de la
versión, porque simplemente estamos dando un pantallazo general de
los conceptos.
El ícono de SAP
Hace un buen tiempo atrás, el ícono de SAP Logon era el siguiente:

A través de éste ícono se accedía a SAP.

Con el tiempo, y como casi todas las cosas, SAP ha cambiado el ícono y
es lo que tenemos actualmente:

Éste ícono es el acceso a SAP en la mayoría de las máquinas del mundo,

salvo por supuesto que algún usuario más avanzado haya querido
personalizar el ícono (que no se si saben, pero Windows permite
personalizar cualquier ícono de cualquier programa, pero éste es otro
tema).

Cuando el usuario hace doble clic sobre cualquiera de esos íconos de SAP
Logon, se ejecuta el programa "saplogon.exe" y veremos la pantalla
inicial del SAP Logon, con las opciones para acceder a los distintos
sistemas que tenga configurado (por lo general, el usuario final no
configura nada aquí, lo hacen los consultores SAP, o bien el personal de
sistemas de la empresa).

SAP Logon: Navegación

No ahondaremos en la navegabilidad del SAP Logon, aunque presenta
diversas opciones.
Pero la mayoría de nosotros no le daremos utilidad, salvo que tengamos
muchos servidores SAP, y tengamos que clasificar los diversos sistemas
para organizarnos. Quizás en otro artículo complementario a éste,
podamos avanzar sobre la navegación y el uso avanzado de SAP Logon.

En términos simples, veremos las conexiones al sistema SAP que nos

proveerán los responsables de dichos sistemas, y con un simple doble
clic, veremos la pantalla inicial de SAP GUI donde el sistema nos solicita
un usuario y contraseña, para poder "loguearnos" a SAP.

Veamos una captura de pantalla:

Es muy probable que no lo recuerden, pero en el artículo anterior leímos

qué eran los mandantes. Si es necesario, pueden repasarlo. Es aquí
donde el usuario coloca a qué mandante acceder, su código de usuario,
y una clave que le permitirá acceder a SAP para realizar sus tareas diarias
(operativas).

El idioma puede aparecer como un campo vacío como en nuestra

captura de pantalla, o bien estar lleno automáticamente con algún
idioma predeterminado. Las opciones que se usan generalmente son
"ES" (español), o "EN" (english).

Si el idioma lo dejamos en blanco, el sistema toma el idioma de acuerdo

a la configuración del usuario dentro de SAP. No es necesario
profundizar sobre este tema ahora, pero si alguien tiene dudas, puede
comentarlo aquí y con gusto ampliaré el tema.

Por el momento, aquí terminamos este artículo para que nos comenten
qué les ha parecido, y evacúen todas las dudas que ésto puede llegar a
dar.

En nuestro próximo artículo veremos más capturas de pantalla, y

estaremos de lleno "dentro" de SAP, explicando cómo usar la pantalla,
qué botones tendremos disponible, etc.

Se agradecería que compartan este artículo.

 4. NAVEGACION SAP

Aprender SAP: Navegación

El curso online SAP que decidimos empezar va llegando lentamente
a su fin, y nuevamente destaco la importancia de sus comentarios en
el índice de artículos sobre nuestro curso SAP inicial para que
puedan pedir más material inicial, todo lo que no haya sido respondido,
las dudas, etc... así podemos brindar mejor feedback, y dar toda la
información que necesitan para poder hacer frente a las ofertas laborales
que exigen conocimientos SAP.

Ya vimos qué es SAP, para qué sirve, qué es el sistema SAP, y

hablamos sobre el cliente SAP (conocido como SAP Logon)... ahora
tenemos que profundizar un poco sobre la interfaz del usuario; quizás
sea uno de los temas que más queremos aprender cuando buscamos
sobre cómo aprender SAP gratis.

Ver pantallas, ver cómo trabaja SAP, ver cómo se usa, ver y aprender.
¿Practicar? Ahhh, quizás más adelante =)

SAP GUI: ¿qué es?

Ya hicimos una aproximación sobre SAP GUI en este artículo.
En términos muy simples, como ya lo comentamos, es la interfaz de
SAP con la que trabaja el usuario.

Si recordamos los artículos anteriores, hablamos de que el programa

(software) de SAP trabaja con una arquitectura cliente-servidor. El
cliente (SAP Logon), tiene una interfaz bastante "amigable" aunque aquí
entran muchas connotaciones particulares, ya que sobre gustos no hay
nada escrito. Lo que a mí me parezca amigable, a otros les parecerá
tosco, y viceversa. Por lo tanto, evitemos la comparación con otros
sistemas, y vayamos más al grano, SAP usa una interfaz desarrollada a
lo largo de los años, y va cambiando el diseño de la ventana con versiones
de su SAP GUI... pero lo básico de esa interfaz está aceptado
mundialmente.

SAP GUI: Navegación

La ventana de SAP se compone de los siguientes elementos:

 Menu Bar
 System Function Bar
 Title Bar
 Application Toolbar: Barra de Herramientas de la transacción
 Dynpro Area
 Status Bar
Menu Bar
La barra de menú, es la primera barra superior que presenta la
ventana del SAP GUI, y si no accedemos a ninguna transacción SAP,
lo veremos así:

Cada opción presentará una variedad distinta de opciones y/o accesos

a otras operaciones.
Cabe destacar que el menú no es estático, e irá cambiando de acuerdo a
la transacción que estemos usando en SAP.

Por ejemplo, el menú de la transacción FB03 (para visualizar

documentos financieros) será el siguiente:

Barra de Herramientas
La barra de herramientas, es la 2da barra superior debajo de la barrá
de menúes que trae SAP GUI.

Ésta barra consta de varios íconos, que son accesos directos a

ciertas funcionalidades, y un "campo de texto" que visualizaremos
como un "espacio" muy importante que es el espacio donde se escriben
las transacciones de SAP.

SAP Navegación: Íconos

Podemos hacer una tabla con los íconos:
Title Bar
La barra de título, simplemente mostrará el título de la transacción que
estemos operando.
Barra de Herramientas SAP
La barra de herramientas de la transacción es propia de cada
transacción.

Irá cambiando de acuerdo a qué operación hagamos en SAP.

Por ejemplo, en la FB03 que es para visualizar documentos contables,

la barra es:

Dynpro Area
Lo que SAP denomina como Dynpro Area, es simplemente la
parte de la ventana que es propia de cada transacción. Es donde
aparecerán todos los campos de selección, y/o datos que el usuario SAP
deberá cargar para consultar información o bien contabilizar datos
(entre otras cosas).

Status Bar
La barra de status, consta de dos partes:

 Barra inferior izquierda

 Barra inferior derecha
En la parte izquierda veremos los mensajes relevantes de cada
transacción. Estos mensajes pueden ser verdes (informativos),
amarillos (mensajes de advertencia), o bien, rojos (cuando son mensajes
de error).
En la parte derecha de la barra de status, veremos
información técnica del sistema.
Muchas veces los usuarios ignoran esta parte.

No profundizaremos más sobre la barra de status, quizás en otro

artículo (o si preguntan).

El diseño visual de las ventanas en SAP

Creo que es importante destacar que cada usuario puede personalizar
el diseño de SAP.

Puede poner determinados "diseños" (denominados themes), así como

un usuario puede cambiar la forma en la que ve su sistema operativo
Windows. Eso puede hacerlo, pero no podrá alterar el orden de los
botones que hemos explicado con anterioridad. Es decir, no podrá
cambiar por ejemplo el botón de "guardar".

Sí podrá adaptar themes (o diseños) que cambian la forma de los

botones, el color, el contraste, etc.

Un ejemplo, veamos la siguiente captura:

En la comparación anterior, tenemos en el costado izquierdo de la
imagen, cómo se visualiza el diseño que SAP denomina "Enjoy Theme"
(es el clásico que casi todos los usuarios usan), y el diseño nuevo que fue
introducido hace poco (con la versión 6 de SAP) es el "Signatude
Theme".

El uso de uno, u otro, dependerá de los gustos del usuario.

También podrá el usuario cambiarle el color base... pero éstas

configuraciones más avanzadas las estaremos viendo si lo solicitan en
otros artículos.
Pantalla de SAP
Pasaremos algunas capturas de pantalla, en la web pueden encotrar
miles...

Si te interesa este tema, o tienes alguna duda, por favor comenta todo
lo que gustes aquí mismo, y se te responderá a la brevedad. Si tienes
problemas o más consultas sobre SAP, puedes enviarnos un correo
electrónico.
 5. NAVEGACION SAP (PARTE 2)

Aprender SAP: Navegación

(Parte 2)
En la introducción que vimos "Aprender SAP: Navegación",
hablamos de la navegación en general del programa SAP. A pedido de
varios usuarios he decidido extender un poco más las explicaciones
relacionadas a la navegación del ERP para que puedan tomar contacto
de forma visual del programa, para que el día de mañana si tienen la
suerte de poder ingresar al SAP Logon, puedan reconocer la pantalla y
saber más o menos dónde éstan y qué hace cada botón de SAP.

Limites
Cabe aclarar que el administrador de sistemas (de ahora en más se le
denominará BASIS) puede haber limitado las opciones del usuario. Así
como cuando usamos el sistema Windows y nos dan un "usuario" sin
privilegios de administrador, SAP funciona de forma similar, puede que
haya opciones limitadas, o bien funciones que no puedan ejecutar
porque el BASIS no lo permite.

Ésto de los límites se aclara, ya que si alguna vez están en una empresa
que tiene SAP y no pueden hacer algo (o replicar algo) tal como lo
comentamos en nuestro sitio web, es porque el BASIS de dicha empresa
no desea que ustedes lo hagan... pero para estar seguros,
puedes enviarnos tu consulta absolutamente gratis aquí a
nuestra comunidad de ayuda y analizaremos cada caso.
Una vez dentro de SAP
Vímos que apenas ingresamos a SAP, veremos una pantalla inicial con
un árbol de menúes. En la mayoría de los clientes, salvo que el BASIS
haya dispuesto otro título para la pantalla inicial, el título será: "SAP
Easy Access".

Tip: se recomienda verificar las opciones de SAP en cuanto a la

disposición del menú SAP (ya sea estándar, de usuario y/o carpeta
favoritos). Para ello irémos a: "Detalles" --> "Opciones"

Se abrirá un cuadro en el sistema, y seleccionaremos "Visualizar

nombres técnicos" para poder amigarnos con el nombre de las
transacciones de SAP. Si otras opciones están habilitadas, por favor
verificar. Se recomienda la siguiente configuración:
Debajo del título, tendremos mínimamente una "carpeta" con el título:
"Menú SAP" o bien una carpeta con el título: "Menú Usuario xxxxx..."
siendo "xxxxx" el nombre del usuario que se ha logueado en el sistema.
Si fuese éste último caso, es porque el BASIS ha dispuesto un menú
especial para el usuario, donde listará todas las transacciones donde el
usuario tiene acceso.

Tal como vemos en la captura de pantalla, éste es un ejemplo del menú

para el usuario. Éste menú se generó automáticamente teniendo en
cuenta los permisos que tiene el usuario.

Cambiar menú en SAP

Es muy importante tener en cuenta que SAP nos permite alternar entre
el menú del usuario (en base a los permisos del mismo) y el menú SAP
(que es el menú que trae por defecto SAP).

En la imagen anterior, visualizamos la barra de aplicaciones de la

pantalla inicial del SAP.
En ésta barra, debemos prestarle atención a los dos primeros
íconos que tiene dicha barra:

Este ícono es el del menú del usuario. Cuando hacemos clic en éste ícono,
SAP nos muestra el menú del usuario compuesto por todas las
transacciones donde el usuario tiene acceso.

Éste ícono es el del menú de SAP. Cuando hacemos clic sobre éste ícono,
SAP nos muestra el menú por defecto, y éste menú es igual en todos los
clientes del mundo. El usuario verá todas las transacciones que tiene el
sistema instalado (y habilitado), y podrá ver en el menú transacciones a
las que no tiene acceso.

En el próximo artículo hablaremos sobre el menú de SAP en sí, lo que

contiene, cómo gestionar los favoritos para usar SAP diariamente, entre
otras cosas.
 6. COMO USAR EL PROGRAMA SAP

Cómo usar el programa SAP

SAP es uno de los programas más usados del mundo cuando hablamos
de multinacionales, y grandes organizaciones. Si llegaste a éste artículo
de ayuda, es porque te interesa SAP como ERP y estás buscando
información útil para capacitarte y aprender a usar el software
número 1 en el mercado IT.

El menú SAP

El menú SAP contiene todas las transacciones del sistema. Tal como lo
vimos cuando hablamos del SISTEMA SAP, uno de los componentes
del mismo son los módulos (también hay aplicaciones), y dependerá de
qué módulos estén habilitados en un cliente para que el menú SAP
contenga esas "carpetas" y muestre las transacciones para ejecutar los
procesos propios de cada módulo.
¿Módulos?
Si aún no sabemos lo que es un módulo en SAP, se recomienda leer en
detenimiento el artículo sobre el sistema SAP. Asímismo recomiendo un
repaso general de todos los artículos del manual inicial básico
sobre SAP para re-afirmar conceptos.

¿Transacciones?
Sobre transacciones no hemos hablado, o bien hemos hablado
vagamente.

Una transacción en SAP es un código único que debe ser colocado en el

campo de transacciones (ver artículo donde hablamos de las partes de
la ventana de SAP)

Éste código único es el mismo en todo el mundo.

Así, por ejemplo tendrémos la transacción "FB03" para visualizar un

documento FI, y si vamos a CHINA (entramos a SAP) y ponemos FB03,
veremos que SAP nos lleva a visualizar documentos FI (en el idioma del
país del cliente) pero veremos que el proceso es el mismo, la pantalla
será igual, la cantidad de campos, etc. Igual si vamos a Alemania, o en
Rusia, si ingresamos a la transacción FB03 visualizaremos documentos
financieros. De ésta forma, SAP se asegura que todo el mundo use los
mismos procesos (estandar) a través de las mismas transacciones.

Tip: si tienes un problema con una transacción, puedes buscar la

transacción aquí y si hemos escrito sobre ella podemos ayudarte.
También puedes hacer clic aquí y enviar tu consulta a nuestra
sección de ayuda, te responderemos a la brevedad.

Transacciones Zeta
Para definir éste tipo de transacciones tendríamos que profundizar
sobre desarrollo SAP (con ABAP de por medio). Como no quiero marear
ni mezclar tanto, para definirlo en términos simples, una
transacción ZETA es aquella transacción "personalizada" por
el cliente. Es decir, cuando hablamos de transacciones Zeta (por lo
general empiezan con ésta letra), hablamos de transacciones que NO
aplican a nivel mundial. Por ejemplo: la transacción ZF110 seguramente
hará lo mismo que hace la transacción estándar F110, pero le agrega
ciertos procesos no estandares, es decir desarrollados por el propio
cliente con ayuda de un abaper.

Área de Navegación
Volviendo a la pantalla inicial, donde teníamos mínimamente una
carpeta que agrupa las transacciones de SAP, existe una carpeta
denominada "Favoritos" y no siempre tendrá datos dentro de dicha
carpeta.

Si prestamos atención a la imagen del menú SAP, veremos que cada

carpeta tiene un ícono al costado izquierdo (como si fuese una flechita),
con un clic sobre dicha flechita el sistema nos muestra el
contenido de la carpeta del menú. Ésta acción es similar a hacer doble
clic sobre la carpeta (haciendo analogía directa con el comportamiento
del sistema operativo Windows).

Gestionar Favoritos
SAP le permite a cada usuario gestionar sus transacciones favoritas.

Así podrá ordenar cada transacción con carpetas, posicionarlas, o bien

eliminarlas a gusto y placer.

Considero muy importante a la gestión de favoritos, ya que a medida que

vamos trabajando con SAP irémos conociendo nuevas transacciones o
formas de ejecutar ciertos procesos. No siempre podrémos acordarnos
de memoria, y se recomienda usar favoritos todos los días, para poder
refrescar la memoria.

Otro beneficio de usar favoritos, es la posibilidad de tener dentro del

menú las transacciones "Zeta"

¿Dónde se guardan los favoritos del usuario?

En base a una consulta que hicieron en los comentarios de éste artículo,
creo importante destacar aquí dónde SAP guarda la información de los
favoritos de cada usuario.

Las transacciones favoritas del SAP Logon, el sistema guarda cada

transacción agregada en el menú de favoritos dentro de la base de datos,
ya que así asegura el acceso a los favoritos desde cualquier ubicación
donde el usuario ingrese a SAP (usando su usuario por supuesto).
Mientras que los accesos directos están alojados localmente en la PC del
usuario. Por lo tanto si el usuario formatea la PC, perderá esa
información si no ha hecho backup de la misma.

La tabla de Favoritos del SAP Logon

La tabla de la base de datos es: SMEN_BUFFC

El campo clave es "UNAME" (SMEN_BUFFC-UNAME) que sería el

nombre del usuario. Ponemos el usuario en cuestión y el sistema nos
listará todos los favoritos que éste usuario tiene asignado en su carpeta
de favoritos.

Prestar atención al campo "Nivel" (MENU_LEVEL) ... si la transacción

aparece en nivel "1", significa que no tiene carpeta dentro de Favoritos,
mientras que si tiene nivel "2", significará que tiene una carpeta
agrupadora dentro de la carpeta favoritos.

Con un Nivel "3" significaría lo siguiente:

Las carpetas también se alojan en esta tabla, pero habría que

jugar con los campos PARENT_ID y OBJECT_ID conjuntamente al
nivel de cada transacción. Ya lo veo algo más complejo de explicarles
ésto por aquí. Si necesitan más ayuda sobre ésta gestión más avanzada,
por favor envíen su consulta a nuestro foro de ayuda SAP así lo vemos
ahí con más capturas de pantalla.

Crear un nuevo favorito SAP

Existen dos formas prácticas para crear favoritos en SAP:
1) Manualmente

Un consejo: cuando capacito a usuarios, recomiendo primero crear

carpetas para organizar los favoritos. Crear carpetas con procesos,
o bien con tareas, y luego ir creando los favoritos manualmente dentro
de cada carpeta.

En el menú de herramientas de la pantalla inicial de SAP, tenemos la

opción "Favoritos" donde podemos gestionar manualmente todas las
opciones que nos posibilitarán agregar, eliminar, y modificar los
favoritos de nuestro menú.

Veamos una captura de pantalla:

2) Utilizar arrastrar y soltar

Para usar esta forma de agregar favoritos, tenemos que ir hasta la

transacción en el árbol de SAP, y luego arrastrar y soltar el ítem. Como
si fuese un archivo que lo movemos de carpeta a carpeta.

Pestañas, Fichas o Tabs

Dentro de las ventanas de SAP, veremos en muchas ocaciones pestañas
de navegación.

En nuestro ejemplo es una ventana con pestañas y el idioma con el que

se ha logueado el usuario en SAP Logon, es ingles. El texto cambiará de
acuerdo al idioma, pero la pantalla con las pestañas y la distribución de
los campos permanecerá idéntica sin importar el idioma.

En algunos países he escuchado que le llaman "folder" a las pestañas.

Eso dependerá de la localización y la cultura de cada país u
organización.
Obligatoriedad de los campos
Hay que tener en cuenta cuando tenemos que introducir datos dentro
de SAP, ya sea para contabilizar algo, o bien para ejecutar un informe,
SAP nos muestra ciertos campos como oblitatorios.

En ésta pantalla de ejemplo, el campo fecha de documento es

obligatorio. También lo es la clase de documento, la sociedad FI, y la
moneda que usará el documento. Los demás datos no son obligatorios,
presten atención cómo SAP nos indica cuales son los campos requeridos,
y cuales no. Les he marcado en la captura de pantalla los campos con
cuadros rojos.

Por el momento ésto es todo, próximamente publicaré más artículos

CSAP1.
Por favor vayan solicitando temas para ampliar y crear más artículos de
acuerdo a lo que ustedes realmente necesiten para aprender más sobre
SAP.

Si necesitan ayuda, o quieren sacarse alguna duda pueden comentar

éste artículo o bien unirse a nuestra comunidad de ayuda SAP.
 7. LAS VENTANAS (MODOS) DE SAP

Todo sobre los modos en SAP

Continuando con los manuales básicos CSAP1, y el artículo
sobre cómo manejar SAP, creo que sería de utilidad para aquellos que
están comenzando a aprender SAP que sepan cómo se usa el programa
respecto a las ventanas (que en SAP se denominan modos). Éste artículo
profundizará sobre los modos en SAP.
Modos SAP
Un modo es básicamente otra instancia SAP en su pantalla.
En términos simples, es una pantalla. Una ventana nueva de SAP.
Imaginense que hacen doble clic sobre el ícono de Word o Excel en el
escritorio de Windows.
Se les abre una ventana, verdad? Bueno... así es un modo de SAP ;-)

Los diversos modos permiten que trabaje en más de una tarea a la vez.
Esto le puede ahorrar tiempo.

Captura de pantalla del modo SAP

A pedido del público, una captura más sobre una ventana (o modo)
SAP:

El botón que les menciono en la imagen, contiene información

relevante del sistema SAP:

 Mandante (el código de identificación del mismo)

 Usuario (el código de usuario que se ha logueado en SAP)
 Programa en ejecución (te muestra la transacción o el nombre del
programa)
 Y otros datos técnicos
Funcionalidad
El máximo de ventanas (o modos) de SAP -por defecto- es de 6
(seis) y se puede hacer una tarea diferente, o incluso la misma, en cada
uno de ellos. Se puede cambiar entre los modos abiertos y puede cerrar
cualquier modo sin tener que salirse del sistema.

Si intenta trabajar en el mismo registro (por ejemplo, el registro maestro

de materiales para un material específico) al mismo tiempo en varios
modos, se "puede bloquear" de uno de los modos. Si esto sucede,
seleccione Finalizar o Retroceder para irse de la transacción. A
continuación podrá continuar.

Creación de un nuevo modo

Puede crear un modo en cualquier momento. No pierde ningún dato en
modos que ya estén abiertos. Puede crear hasta seis modos (si el
administrador del sistema no ha cambiado el parámetro
"max_alt_modes"). Cada modo que crea es como si entrara otra vez al
sistema. Cada modo es independiente de las otras ventanas. Por
ejemplo, el cierre del primer modo no hace que otros modos se cierren.

Demasiados modos abiertos pueden resultar en un rendimiento del

sistema más lento. Por esta razón, el responsable del sistema puede
limitar el número de modos que puede crear a menos de seis. También
el administrador del sistema podría cerrar algún modo desde su panel
de administrador de usuarios si así lo deseara. Éstas son funciones de
administración, y es para optimizar los rendimientos de SAP.

Nota SAP sobre modos

El límite de modos abiertos en SAP depende de la versión del BASIS.,
así el administrador del sistema puede regular el parámetro del
perfil rdisp/max_alt_modes. Cuando se hace ésto, dependerá de
qué versión del módulo BASIS tenemos instalado en nuestro servidor,
así::

 46X: 2 - 6 (mínimo dos, máximo 6 modos)

 6XX: 2 - 10 (mínimo dos, máximo 10 modos)
 7XX: 2 - 16 (mínimo dos, máximo 16 modos)

Ver Nota: 12466 - Logon restrictions in R/3

Procedimiento para crear un nuevo modo en

SAP
Para crear un nuevo modo desde cualquier parte del sistema:
· Seleccione Sistema --> Crear modo de la barra de menús
o bien
· Seleccione el ícono en la barra de herramientas.
.

Resultado
El sistema abre una ventana adicional. El nuevo modo pasa a ser el modo
activo y sigue siéndolo a menos que haga clic en un modo diferente
(abierto o nuevo).
Cada modo tiene un número, que aparece en la barra de status de ese
modo. Aparece entre paréntesis junto al nombre de sistema.

Esta captura de pantalla muestra la nueva ventana de modo en la

ventana original.

Observe el número de modo entre paréntesis en la barra de status.

Cambio entre modos

Puede cambiar entre modos con la frecuencia que desee sin perder
ningún dato.

Mientras permanezca conectado al Sistema SAP, puede dejar un modo

todo el tiempo que desee. El cambio a un modo diferente es como poner
una llamada telefónica en espera: Puede reanudar la llamada cuando
esté listo.

Procedimiento
Para cambiar de un modo a otro, haga clic en cualquier parte de la
ventana que contenga el modo al que quiere pasar (o utilice las teclas
indicadas para cambiar ventanas).

La ventana que seleccione pasa a ser la ventana activa: se mueve sobre

todas las demás ventanas de la pantalla.
Si tiene abiertos varios modos, puede minimizar los modos que no esté
utilizando. Cuando necesite utilizar uno de estos modos más tarde, lo
puede restablecer haciendo clic en el símbolo apropiado en la barra de
status, haciéndolo el modo activo.

Minimizando los modos que no esté utilizando, puede reducir de modo

significativo la carga del sistema.

Terminación de un modo
Cuando finalice con un modo, es aconsejable terminarlo. Cada modo
utiliza recursos del sistema que pueden afectar a la rapidez de respuesta
del Sistema SAP a sus órdenes. Antes de que termine un modo, grabe los
datos que quiere guardar. Cuando termina un modo, el sistema NO le
pide que grabe los datos.

Si tiene abierto únicamente un modo y lo termina, saldrá del sistema.

Sin embargo, antes de desconectarle, el sistema le pide que grabe los
datos.

Procedimiento para cerrar el modo

Puede
· Seleccionar Sistema --> Terminar modo de la barra de menús o
· Seleccionar en la esquina superior derecha del modo activo.
Se cierra el modo y regresa al modo anterior.