¿Cuáles son las etapas de un proyecto?

Te lo contamos en esta infografía

"El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y
cierre. En esta guía queremos explicar en qué consiste cada una, cuál es su objetivo, de qué actividades se componen y
cuáles son los documentos esenciales que se prepararán en cada momento."
En esta ocasión compartimos con todas estas infografías en la que podemos conocer, paso a paso, las etapas de un
proyecto (haz clic en la imagen para agrandar):
Resumiendo, estas son las 5 etapas principales:
1. Inicio
La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento de definir el alcance y proceder a la
selección del equipo. Sólo con un ámbito claramente definido y un equipo especializado, se puede garantizar el éxito. Es
además, el momento de compartirla visión con los stakeholders y buscar su compromiso y apoyo.
2. Planificación
Ésta es a menudo la fase más difícil para un director de proyecto, ya que tiene que hacer un importante esfuerzo de
abstracción para calcular las necesidades de personal, recursos y equipo que habrán de preverse para lograr la
consecución a tiempo y dentro de los parámetros previstos. Asimismo, también es necesario planificar comunicaciones,
contratos y actividades de adquisición. Se trata, en definitiva, de crear un conjunto completo de planes de proyecto que
establezcan una clara hoja de ruta.
3. Ejecución
En base a la planificación, habrá que completar las actividades programadas, con sus tareas, y proceder a la entrega de
los productos intermedios. Es importante velar por una buena comunicación en esta fase para garantizar un mayor
control sobre el progreso y los plazos. Asimismo, es indispensable monitorizar la evolución del consumo de recursos,
presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en alguna herramienta de gestión de proyectos. En
esta etapa se deben gestionar: el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y
modificaciones.
4. Seguimiento y control
Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso de
proyecto. Se concibe como el medio de detectar desviaciones con la máxima premura posible, para poder identificar las
áreas en las que puede ser requerido un cambio en la planificación. La etapa de seguimiento y control se encuentra
naturalmente asociada a la de ejecución, de la que no puede concebirse de forma separada, aunque por su importancia
y valor crítico.
5. Cierre
Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales
inherentes. Una vez terminado este estadio, se establece formalmente que el proyecto ha concluido.
¿Conoces cuáles son las etapas de un proyecto?
Para convertirte en un excelente gestor, tendrás que dominar tus proyectos de principio a fin. Aunque durante tu vida
como Project Manager no siempre serás responsable de tus proyectos desde el principio – por ejemplo, puedes empezar
a hacerte cargo cuando el proyecto ya se encuentra en fase de ejecución en sustitución de otra persona – es importante
que tengas claras cuáles son todas las etapas por las que, necesariamente, pasa un proyecto.
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Dividir la montaña en granos de arena
Los proyectos comienzan siendo ideas. Ideas que provienen de clientes o que la empresa les ofrece. Estas ideas
evolucionan, adquieren una forma más concreta, se definen. Cuando la definición ha sido consolidada y todas las partes
están de acuerdo, comienza la verdadera gestión de proyecto. Aunque cada proyecto varía en diferentes aspectos, como
la complejidad, la duración o la temática, todos ellos tienen fases en común. Reconocer estas fases te ayudará a
establecer metas y objetivos concretos, así como a controlar la duración y los costes de tu proyecto. Para hacerte una
primera idea de las fases de un proyecto.
Es el viejo truco de dividir la gran montaña en pequeños granos de arena para poder hacerla manejable. Al terminar
cada etapa, puedes establecer controles de calidad y realizar una evaluación del grado de éxito alcanzado y de los
aspectos mejorables en ella. Además, puedes extraer lecciones que te servirán para gestionar las etapas siguientes un
grado mayor de satisfacción para todos los involucrados en ella. Así, de cada fase surgirán unos resultados, en forma de
documentos, productos u otro tipo de entregables.

Etapas de un proyecto
Las etapas de un proyecto suelen completarse secuencialmente, aunque en algunos momentos puntuales pueden
coexistir. Habitualmente se suelen distinguir cuatro principales, aunque según la naturaleza de tu proyecto puedes
añadir o eliminar fases. Lo importante es que la estructura en etapas te ayude a la gestión.
1. Inicio: implica las tareas de definición del proyecto, que consisten en acotar su alcance y realizar los
procedimientos necesarios a nivel administrativo para abrir el proyecto de forma oficial dentro de la compañía.
2. Planificación: consiste en establecer las acciones que se llevarán a cabo durante el proyecto y su calendarización
en el tiempo, así como los objetivos que se pretenden conseguir y los recursos de los que se dispone, tanto
humanos como materiales. Lo más común es realizar una matriz en la que para cada acción que hay que realizar
se establece un responsable y una fecha en la que dicha acción debe estar finalizada. De esta manera, durante la
siguiente etapa de ejecución se puede realizar el seguimiento del proyecto de forma sencilla.
3. Ejecución y monitorización: una vez el proyecto está planificado, la ejecución consiste en que cada miembro del
equipo tomará la matriz definida y realizará las tareas que le han sido asignadas. La misión del gestor aquí es
doble; por un lado vigilar que la planificación se cumple con la mayor precisión posible, tanto en tiempo como
 en esfuerzo (para que no aumenten los costes), por otro, coordinar al equipo y facilitar la solución a los
problemas que vayan surgiendo al equipo para desatascar posibles cuellos de botella. Como gestor, irás
realizando modificaciones en tu planificación para reajustarla, adelantándote a los riesgos y comunicando el
estado del proyecto a tus interlocutores (jefes y clientes).
4. Cierre del proyecto: esta fase es meramente administrativa pero muy importante. Implica concluir oficialmente
el proyecto, de manera que todos los implicados entienden que las tareas planificadas se han ejecutado y se
puede realizar una valoración final del éxito del proyecto.
¿Cuáles son las fases de un proyecto?
Para la ejecución de proyectos y sus etapas, identificamos las principales fases de un proyecto:
1. Fase de inicio de un proyecto
Será la base de nuestros proyectos. Los cimientos que lo sustenten. En esta fase definiremos el alcanza y la descripción
del objetivo que perseguimos para transmitir de manera fácil y directa la información necesaria a todo el equipo para
poder empezar a construir.
Seleccionaremos las personas que formarán parte del equipo, así como sus responsabilidades y roles. Y detallaremos los
intereses de cada uno de los stakeholders.
La comunicación es la clave en esta fase. En ella, convocaremos una primera reunión de contacto con todo el equipo, en
la que informaremos de los objetivos del proyecto para aceptar un compromiso entre todos, tanto interesados externos
como el propio equipo de trabajo. No sólo es momento de responder a preguntas y dudas que puedan surgir en esta
etapa tan primaria, sino que anotaremos cada duda que no tenga respuesta. E investigaremos sobre su solución más
acertada. Esto es un paso fundamental para reducir contratiempos en el futuro que puedan poner en peligro el
proyecto. Así pues, cuantas más dudas sin respuesta, mejor. Más preparados estaremos.
2. Fase de diseño de un proyecto o planificación
Sabemos el objetivo del proyecto, su alcance y el equipo de trabajo con el contamos. Es momento de definir las
actividades o acciones con las que podremos llegar a cumplirlo. En esta fase vamos definiendo los recursos que
necesitamos y tenemos disponibles, así como los plazos.
El siguiente paso será encontrar la mejor ruta de trabajo según a plazos y recursos. Para eso, contamos con aplicaciones
de planificación y gestión de proyectos diseñadas para ordenar las actividades en el calendario de la manera más
óptima. ¿Cuándo realizar qué actividad para llegar a tiempo? Sinnaps nos da la respuesta. Añadimos nuestras
actividades y en unos segundos nos da la ruta de trabajo a seguir, informándonos de la fecha más temprana para
terminar el proyecto. Esto además, es una ventaja enorme si queremos hacer planificación realistas, que podamos llevar
a cabo según con los recursos que contemos.
La fase de diseño de un proyecto o planificación se puede extender a lo largo del desarrollo del proyecto. Esto quiere
decir, que usando métodos de trabajo ágiles en los que planificar a medida que vamos conociendo más datos de nuestro
proyecto, podemos re-calcular de nuevo la mejor ruta de trabajo. Y Sinnaps es capaz de hacerlo, al cambiar o añadir
cualquier dato de nuestra planificación. Un ejemplo es el desarrollo del software, cuya agilidad llega a ser tal que se
suele planificar cada semana en un mismo proyecto. Y es que los requerimientos del clientes pueden variar muy
fácilmente.
3. Fase de ejecución o desarrollo
Como venimos diciendo, esta fase se suele solapar con la fase de diseño de un proyecto, a medida que este avanza.
En la fase de ejecución, se empiezan a desarrollar y validar sub-tareas y actividades, cumpliendo así con los diferentes
objetivos dentro del proyecto. Por eso, la responsabilidad de Project Manager en esta fase es triple:
 Controla el cumplimiento de la planificación realista.
 Evalúa y realiza un seguimiento exacto del consumo de los recursos, tanto económicos, humanos como fechas
y plazos, apoyándose de herramientas como Sinnaps y su gráfica de consumo.
 Realiza los cambios necesarios y re-calcula la mejor ruta de trabajo, guardando simulaciones de planificaciones
para prevenir contratiempos indeseados. Una ventaja que puede usar al trabajar con Sinnaps.
Estas tres responsabilidades forman parte continua dentro de los pasos para el desarrollo de un proyecto.
4. Fase de análisis de un proyecto
Resaltamos esta fase de análisis y seguimiento de manera individual, pero siempre concibiéndola como parte clave de la
etapa de ejecución de un proyecto. El seguimiento continuo forma parte del desarrollo del proyecto, y además de la
planificación.
En la actualidad, cada vez más proyectos se gestionan de una manera ágil. Esto hace que estas tres fases se
complementen entre ellas. Partimos de un diseño, de una planificación inicial, para luego ejecutar esas actividades que a
su vez vamos evaluando y que mientras, vamos detectando los cambios necesarios en la planificación, para ejecutarlas y
seguir evaluando. Así funcionan muchos proyecto hoy día. Y sólo así se consigue una gestión adaptada a los
requerimientos exactos del proyecto o cliente. Consiguiendo resultados más acertados y minimizando los riesgos.
La fase de análisis suele estar incluida en la gestión de herramientas de planificación potentes. Sinnaps, de fácil y rápido
uso, aplica técnicas basadas en el Valor Ganado (EVM) para realizar un seguimiento continuo de la planificación. Gracias
a su panel de control, el Project Manager puede detectar en unos segundos y al instante las desviaciones y atascos o
cuellos de botella, que se puedan estar dando en el proyecto.
Muchas empresas realizan análisis de sus proyectos cada tres meses o incluso cada seis. Sin embargo, el mundo gira
mucho más rápido y, dependiendo el tipo de proyecto, es importante reducir al máximo estos hitos o momentos claves
en los que tomar decisiones de cambio. La gestión ágil y aplicaciones como Sinnaps permiten un seguimiento mucho
más preciso y al instante.
5. Fase de evaluación de un proyecto y lecciones aprendidas
¿Cuándo cerramos un proyecto? En el momento que obtengamos el objetivo principal, definido en la fase de inicio. O
bien, durante una de nuestras reuniones de hito valoramos que no somos capaces de afrontar una desviación tan
grande en el presupuesto o en los plazos de entrega. Esto último se puede deber a varios motivos concretos:
 Estimación errónea del presupuesto o cambio del mismo
 Modificación de la estrategia o del objetivo principal

 Por falta de recursos tecnológicos, humanos, etc. En este caso el proyecto suele pausarse.
Realizamos así una evaluación final de la gestión de proyecto. Una información que podremos encontrar detallada en
nuestra herramienta de gestión. Siempre podremos encontrar y volver a los datos del proyecto en Sinnaps. Además, a
veces tendremos que exportar informes de proyecto a Excel o en PDF. Todo el resumen del proyecto, en un sólo click.
Con esta información podremos anotar las lecciones aprendidas para seguir con la mejorar continua de la gestión de
nuestros proyectos. Recuerda que si sueles seguir siempre las mismas fases y etapas de un proyecto concreto, y con
actividades similares, puedes guardarlo como proceso o plantilla en Sinnaps para volver a utilizar y editarlo cuando te
sea necesario. Así, podrás ir mejorando cada una de estas gases de gestión de proyectos.
Etapas de un Proyecto
Proyecto
Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y
coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un
presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido. La gestión de proyectos es
la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los
requisitos del proyecto.
Un proyecto consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que tiene lugar durante un
tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión
de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el
resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial, o se agotan los recursos
disponibles.
Etapas de un proyecto
La idea de proyecto: Que consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el diseño
del proyecto. La idea de proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes razones:
Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prevé que existirán en el futuro si no se toma medidas al
respecto.
Porque existen potencialidades o recursos sub-aprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones
actuales.
Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los
mismos involucrados.
Diseño: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y estrategias a seguir, teniendo como indicador
principal el objetivo a lograr. En esta etapa se produce la aprobación del proyecto, que se suele hacer luego de la
revisión del perfil de proyecto y/o de los estudios de pre-factibilidad, o incluso de factibilidad. Una vez dada la
aprobación, se realiza la planificación operativa, un proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y
los plazos de tiempo necesarios para alcanzar los fines del proyecto, asimismo establece la asignación o requerimiento
de personal respectivo.
Ejecución: Consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente.
Evaluación. Etapa final de un proyecto en la que éste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo
planeado y lo ejecutado, así como sus resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados.