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EMPRESA ABC

PROPUESTA DEL PLAN DE TRABAJO Y DE PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTO


VIGENCIA 2017
ENERO 30 DE 2017

INDICE
1. ENTORNO
2. EMPRESA ABC ACTUALMENTE
3. OBJETO GENERAL DEL PLAN
4. OBJETIVOS ESPECIFICOS
5. ACCIONES
6. PRESUPUESTO

DESARROLLO

1. ENTORNO (1)

NACIONAL MERCADOS FINANCIEROS


Consenso que el 2010 será el año del despegue de la Las nuevas condiciones económicas y el panorama
economía. político del país, hacen que la opinión de los analistas
Vuelve cifras positivas en crecimiento, demanda, sean variadas.
exportaciones, producción y ventas. El año electoral puede repercutir en la confianza de los
Se sentirá el efecto del año electoral. inversionistas, como mayor percepción del riesgo, alza
Incertidumbre sobre futuro de la tasa de cambio, según en el precio del dólar y menos volumen de negociación.
analistas, se proyecta para el 2010, en 2.040 pesos por Se cree en el fin de la política expansiva de los bancos
dólar. centrales, y por tanto los intereses no tienen más
La inflación, el Banco de la República la estimó para el espacio para bajar, además que en la medida que se
2010 en un 3%. consolide la recuperación, se espera que las tasas
El crecimiento económico para el 2010 se proyecta en empiecen a subir hacia junio/10.
2.5%. Para el 2010 se recomienda invertir en acciones de
El hueco fiscal crece, impactando la necesidad por más títulos relacionados con las actividades de la
recursos, pudiéndose recurrir a impuestos y construcción y energía, que serán los jabonadores de la
privatizaciones, sin embargo, se espera controlado por economía.
el escenario de recuperación gradual. Habrá liquidez en el mercado accionario por la puesta
El desempleo, según firmas independientes, señala que en marcha del esquema multifondos de los Fondos de
se podría ubicar la tasa de desocupación en un 13%. Pensiones y Cesantías y la integración con las bolsas
Crecimiento del producto interno bruto estaría por de valores de Lima, Perú y Santiago de Chile, con la
encima del 2% en el 2010, no siendo superior por cual se podrá negociar títulos de los 3 países como si
factores como: si se mantiene la “endémica” demanda fueran locales.
de crédito, desmejora en el comportamiento de la
demanda de la energía y el crecimiento del desempleo.

COOPERATIVA
Nuevas regulaciones de la Supersolidaria.
INTERNACIONAL Impuesto al patrimonio
Persiste incertidumbre sobre la EMPRESA
economía mundial. EMPRESA ABC
ABC Normas Internacionales de Contabilidad.
Reforma financiera.
Definición futuro laboral de los servidores
públicos en provisionalidad.

SECTOR FINANCIERO

En el 2009 mientras el sector financiero mundial se debatía en la mayor crisis financiera en los últimos 80 años, el
local se fortaleció y las utilidades crecieron de la manera ostensible, gracias a altos volúmenes de capitalización,
buen comportamiento de la cartera de créditos en materia de morosidad, la orden legal de congelar parte de las
utilidades del 2008 sin repartir a los accionistas, política que se puede extender hasta el 2011, y el aumento
sostenido del nivel de solvencia, cuyo mínimo exigido es del 9% y hoy está en el 15%.
El 2010 el sistema colombiano presenta mejores perspectivas, en especial en el comportamiento de desembolsos
de créditos, teniendo en cuenta el escenario de reactivación económica. Las entidades financieras se preparan
para atender una mayor demanda en todas las modalidades de financiación (consumo, comercial e hipotecario),
lanzando campañas de oferta de productos, compra de cartera, entre otros. El subsidio a las tasas de interés para
compra de vivienda dado por el Gobierno nacional, ayuda en gran manera al crédito hipotecario.
Se cree en el 2010 una aceleración de la demanda del crédito para vivienda de todos los estratos de la población.
En materia de la calidad de la cartera, si bien ésta se ha deteriorado, no ha sido alarmante.

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2. EMPRESA ABC ACTUALMENTE

La cooperativa viene en un proceso de crecimiento. En los últimos 6 años la tasa de crecimiento


de en promedio de los activos es del 21%, siendo en el 2009 del 19.3% equivalente en cifras del
$4.427’793.171, que en su mayoría corresponde a créditos colocados. Este indicador es excelente
frente a lo observado en el medio. Es de resaltar los factores diferenciadores, los valores
agregados que EMPRESA ABC brinda, además del crédito.

En este actuar no debe desconocerse el impacto del mercadeo que viene ejecutando la
competencia, concretamente la banca tradicional en los últimos años, la cual por su estructura,
músculo financiero y tamaño, se convierte en un contendor importante, más cuando empezó a
“atacar” el mercado de créditos a través de libranza con tasas BRUTAS entre el 1.3% y 1.5%. A
lo anterior, se suma las disposiciones en política monetaria por parte del Banco de la República y
en material legal por la Supersolidaria, conllevando necesariamente a revisar a la baja las tasas de
interés de nuestro servicio de crédito, siendo conscientes de las implicaciones en los ingresos y
excedentes que ello pueda conllevar.

Otro factor a evaluar hoy es el impacto en nuestros asociados de las reglamentaciones aplicadas
en los diferentes servicios y programas sociales, invitando a hacer una revisión tendiente a
flexibilizarlas, sin desconocer las normas. Así mismo, otra tarea a abordar es lograr que cada
dependencia de la empresa se dedique a lo estratégico de ella, ahora que se cuenta con un
refuerzo en la planta de personal.

Finalmente, la cooperativa debe seguir trabajando por fortalecer ese factor CONFIANZA que es el
que le ha permitido su solidez. Los asociados creen en su empresa y en el manejo trasparente de
sus recursos.

3. OBJETO GENERAL DEL PLAN

Revisar y mejorar los procesos y estrategias para hacer más competitiva la empresa, buscando
lograr hacer frente al agresivo mercado y crecer en colocación y afiliación.

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL PLAN

a. Especializar los procesos en cada dependencia para atender estrictamente lo estratégico,


redundando en mayor productividad y resultado económicos y sociales.

b. Revisar las reglamentaciones vigentes de servicios, subsidios, auxilios y demás programas


sociales, haciéndolas más flexibles y con menos exigencias a los asociados.

c. Mejorar la competitividad del grupo de empleados.

d. Con lo anterior, fortalecer la estructura administrativa, para incrementar la colocación, la


afiliación y el balance social.

5. ACCIONES

FORTALECIMIENTO DE LA COLOCACION

a. Innovaciones en el servicio de crédito

Además de las adoptadas al finalizar el 2009 (ampliación del plazo de financiación máximo a 72
meses para créditos mayores a $15’, ampliación del monto máximo a prestar a 80 s.m.m.l.v.,
créditos para deudores en carrera administrativa hasta $10’ sin codeudor y de $10’ a $20’ con un
solo codeudor, aumento en el número de veces que se presta los aportes, de 6 a 8 veces, entre
otros.); se propone:

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 Tasa de interés única para créditos por libranza, del 1.5%.

 Tasa de interés única para créditos con pago personal, del 1.7%, tasa que estará cerca a la
máxima legal vigente.

 Revisar la eliminación del cobro de papelería, transferencia bancaria y cuota de administración


(para créditos con pago personal). El servicio a domicilio si se sigue cobrando. Esto para dar
cumplimiento a lo que exige la Superintendencia. Este último servicio debe ajustarse las
tarifas, pues se hace necesario incrementar el auxilio de rodamiento tanto al mensajero como
al asesor, en atención al incremento representativo de visitas a domicilio (actualmente se
reconoce $100.000 mensuales, según seguimiento, se reajustaría a $150.000).

 Tasa de interés para los créditos que son cubiertos por los aportes sociales, del 1.2%. se tiene
en cuenta solo el capital, y el monto máximo a prestar será el 95% del saldo de los aportes.

 Revisar la posibilidad que a los asociados en provisionalidad, se les otorgue créditos


flexibilizando el número de los codeudores que se les exige, teniendo en cuenta el tiempo del
contrato. Ejemplo: créditos hasta 6 s.m.m.l.v. ($3’090.000) con un (1) codeudor de carrera
administrativa o pensionado con cupo por nómina, con un plazo no superior a 2 años, por
libranza. Sin embargo, por una parte, recordar que se espera que este año se defina el futuro
laboral de este grupo, pudiéndose dar desvinculaciones. Por la otra, se presupuesta para ellos,
trabajar con el aval del Fondo Nacional de Garantías, el seguro de deuda y la “consulta” en
las centrales de riesgo, propuestas que se tratarán más adelante.

 Revisar la viabilidad de no descontar cuotas anticipadas a Entidades que estén en mora de


pagos (Hospital de Rionegro). Se propone En el primer mes de mora, no se descuenta cuota
anticipada. En el segundo mes, se descuenta solo una (1), y al tercer mes se suspende el
servicio.

 Aumentar el monto a prestar por la línea de credi-instantáneo al 50% del salario neto
devengado, pagadero en máximo 3 cuotas, debiendo quedar recibiendo el deudor mínimo
$400.000 mensual.

 Exigir solo a los asociados nuevos el certificado laboral original para el trámite del crédito. A los
asociados que a la fecha de iniciar a funcionar esta reforma, ya han tramitado créditos con la
cooperativa y cuentan con este soporte, no se les pedirá. Sin embargo, se gestionaría los
listados certificados en cada entidad patronal para estar más seguros. Esto con el fin de
ahorrar tiempo y dinero a los asociados. El inconveniente al respecto es que las certificaciones
de agosto de 2009 hacia atrás no están archivadas en las carpetas de hojas de vida de los
asociados, sino adjunta a cada egreso contable, siendo dispendiosa su verificación.

 Implementar en el 2010 el cupo de canasta familiar en la ciudad de Barrancabermeja y en El


Playón.

 Revisar la forma de cómo permitir codeudores servidores públicos de entidades donde la


cooperativa no tiene código de descuento por nómina, con el fin de facilitar el servicio a los
asociados. Recordar que este requisito lo aplica la cooperativa por cuanto, en caso de
embargo, estas entidades, por desconocimiento legal, no lo atiende y obligan la orden de un
juez, y porque además niegan otorgar el código. De aprobarse, este servicio aplicaría solo al
personal de carrera administrativa o pensionado.

 Revisar la forma de aumentar la colocación, cuando el asociado cuenta con un ingreso alto
pero por la política de la entidad patronal de que solo visa descuentos hasta máximo el 50%
de su salario, no puede acceder a más crédito a pesar que todavía le quedan recursos para
responder. En estos casos se propone prestar con pago personal, debiendo la cuota del crédito
nuevo ser de monto moderado, por ejemplo: máximo el 10% del neto devengado.

 Aprovechar la flexibilidad en las políticas de visado de algunas entidades para mayor


colocación.

 Incrementar el fondo de tesorería para despacho de créditos menores y devolución de saldos a


favor, a $10’, pues se agota rápidamente afectando el servicio. Sin embargo se revisará este

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monto con la compañía de seguros, pues ésta solo permite un techo de $8’. Actualmente el
fondo está en $7’.

 Cuando un asociado reliquida un crédito y no desea que se le entregue dinero, sino solo
mantener la cuota pagar antes del plazo pactado, permitirle hacerlo mediante una carta donde
informa, pero no hacerle volver a diligenciar toda la documentación y firma de garantías. En
caso de proceder, la empresa deberá estar pendiente para enviar la novedad. Esta reforma
aplicaría una vez opere en nuevo sistema, pues el actual no lo permite.

 Actualmente solo se acepta reliquidar un crédito cuando éste se ha cancelado en un 40% del
capital ó por cambio en la tasa de interés. Atendiendo observación hecha por la revisora fiscal,
revisar si se acepta reliquidar también, por cambio en las políticas de crédito, ejemplo: por
aumento en el plazo de financiación o por incremento en el monto máximo a prestar.

 Equiparar los contratos a término indefinido que manejan algunas entidades patronales (ej.:
Hospital de Rionegro) como si fueran en carrera administrativa, para efectos de trámite de
créditos.

 Revisar la opción que para los asociados en carrera administrativa, para solicitudes de crédito
hasta $20’ millones no pedir codeudores.

 Revisar la introducción de garantías reales como soporte de los créditos (hipoteca y


pignoración). Estos gastos de honorarios del abogado y perito los asumiría el deudor,
buscándole una tarifa competitiva.

b. Nuevas acciones

 Implementar el seguro de deuda y el aval del Fondo nacional de Garantías


Estos seguros son para aquellos deudores que no desean o se les dificulta conseguir
codeudores, en especial a provisionales y de libre nombramiento y remoción, pagando por este
servicio, cuya tarifa es representativa. El deudor asumiría este gasto. Incluso este servicio se
puede ofrecer para todos los asociados. En todo caso, también depende de las políticas de la
aseguradora.

Para cotizar estos seguros, las compañías exigen el reglamento de crédito. Con parte de los
recursos destinados en el 2009 para la asesoría financiera, se está adelantando la actualización
del reglamento y el manual del crédito con Confecoop Oriente.

 Puesta en marcha del nuevo software


Atendiendo las directrices del Consejo de Administración al respecto en última sesión, la
audiencia ante la cámara de comercio el 17 febrero/10, el retiro de la Dra. Martha por una
mejor oferta laboral en otra ciudad; se designará al actual jefe de cartera para liderar el
proyecto en lo que respecta a los módulos de Cartera y a la asistente de Contabilidad con más
experiencia, para coordinar los módulos de contabilidad. Se presupuesta máximo 5 meses de
implementación de lo que resta del proyecto, incluyendo 2 meses de paralelo. Con la reserva
de $10’ más un valor adicional, se contrataría 2 temporales en estas 2 dependencias por los 5
meses. Se presupuesta iniciar el 1 al 15 de marzo de 2010, pues debe buscarse y capacitarse
antes el personal.

 Implementar los cupos ó créditos rotativos con pago personal


Son cupos de crédito automáticos con pago personal para los asociados con calificación AAA ++
+ (sin antecedentes de morosidad ni con la cooperativa ni la banca ni el comercio). El monto
del cupo dependerá del tipo de vinculación laboral y el ingreso. Es importante que este
operando el módulo Scoring del nuevo software, para empezar a alimentar los perfiles
crediticios de los asociados para facilitar este estudio en los próximos años.

 Implementar la “consulta” en las centrales de riesgo


Esto se hace necesario por el aumento de cartera con pago personal, más con la creación de
los cupos rotativos. Esto es uno de los mecanismos en los que la banca se apoya para prestar
“más fácil”.

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 Ofrecer un horario extendido semanal
Esto con el fin de facilitarle el servicio al asociado y ponernos a tono con el mercado. Se
propone los días viernes (mayor movimiento), en jornada continua, de 71/2 a.m. a 4:00 p.m.
Para almorzar, saldría por turnos los funcionarios. Se cambiaría el día de pago de proveedores.
Tener presente que el personal terminaría su jornada laboral a las 4:00 p.m. Más adelante se
cita cómo quedaría el horario general.

 Cotizar y ofrecer el seguro de desempleo por 6 meses


Se les ofrecería a los asociados en provisionalidad recién ingresados a la entidad patronal,
siendo discrecional tomarlo o no, asumiendo él su costo.

 Ingreso de un segundo asesor comercial – segundo semestre


Se propone nuevamente esta medida, a partir del segundo semestre del año (julio). Se
segmentará el mercado tanto en la ciudad como en la provincia para incrementar colocación y
afiliación. El futuro está en este último mercado donde hasta ahora llega la banca. Por el
cambio de asesor quien renunció, se requiere primero capacitar al reemplazo. En meses
previos al inicio del segundo asesor, se presentará las proyecciones de colocación e ingresos
Vs. gastos de contratación.

 Se diferenciará la comisión por colocación en asociados antiguos de los nuevos


Se busca estimular los créditos en mercados nuevos y no en el que ya cuenta la empresa. Así
mismo, comisionar según topes de montos colocados.

 Capacitar una persona adicional para información básica de créditos


Hoy solo 2 funcionarios atienden el servicio de crédito en la sede. Se observa que el tiempo de
espera es prolongado, cuando hay alta concurrencia de asociados. Para ello la planta de
personal manejará instructivos para orientar telefónica y personalmente en la información
básica de los servicios a los asociados mientras son atendidos.

 Instalación Televisor
Se ubicará en el área pública y funciona solo en el horario de atención al público, por ahorro
de energía. Esta distracción también lo tiene bancos y cooperativas. De ejecutarse lo planteado
más adelante, se pasaría también información institucional. Igualmente vuelve la revista de
farándula, muy preguntada por los asociados.

 Implementación de la página web


El dominio ya fue adquirido, en este momento se adelanta la capacitación sobre el diseño y
actualización. Con ella la empresa tendrá su propia identidad institucional y los asociados
podrán consultar los servicios y requisitos para acceder a los diferentes programas que le
brinda la cooperativa. Se cotizará el servicio externo para la administración y actualización de
la página.

 Rifa semestral entre asociados puntuales en sus crédito con pago personal
Se realizará 2 rifas en el año, para incentivar y premiar los que cancelan en caja puntuales sus
compromisos de aporte y cartera. Se propone un bono de consumo en supermercado
Cootracolta por $60.000.

 Concurso de Referidos entre empleados


Los empleados (diferente al personal de cartera) preguntará a los visitantes REFERIDOS que
estén interesados en créditos y afiliación. Mensualmente se premia al empleado que más
referidos “efectivos” haya gestionado. El personal de cartera participará solo en el concurso de
referidos para Afiliación. Dependiendo del número acumulado, se daría el premio, siendo el
mayor, un bono de consumo de $40.000.

 Premiar a la dependencia de cartera por el cumplimiento de metas de colocación


De acuerdo a lo colocado en créditos en la vigencia anterior, se fija un % de crecimiento
trimestral (en cartera diferente a la que coloca el asesor), y de cumplirse, la dependencia sería
objeto de un premio. Se otorgaría premio por rangos de cumplimiento: si se cumplió en un
80%, el premio es un monto, si se cumplió en un 100%, es otro, y si es un 120% o más, es un
valor máximo.

 Premiar al asesor comercial por el cumplimiento de metas de colocación y afiliación

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De acuerdo a las metas fijadas en cada servicio para el 2010, de cumplirse en un porcentaje
mayor al estipulado, el asesor sería objeto de un premio. Se otorgaría premio por rangos de
cumplimiento: si se cumplió en un 100%, el premio es un monto, si se cumplió en un 120%,
es otro, y si es un 150% o más, es un valor máximo.

c. Revisión del tema de aportes sociales

Se observa que un número representativo de asociados con un monto importante de aportes, se


han retirado para utilizar sus ahorros y no endeudarse más. Es claro que legalmente no es
permitido cruzar deuda con aportes y continuar afiliado, además que ello atenta con el patrimonio
de la cooperativa. Sin embargo, es un tema que amerita un análisis profundo y urgente.

Revisar:

a. Reforma estatutaria, los asociados que lleguen a 15 s.m.m.l.v. ($7’725.000) en aportes


ordinarios, después de esto aporten una suma igual mensual de $50.000. esto tiene
implicaciones en el patrimonio de la empresa.
b. Reforma estatutaria para disminuir el tiempo en que una persona puede volver a la
cooperativa, no sea 6 sino 4 meses, sin embargo, todos pueden optar por esto como una
forma de sacar lo ahorrado, golpeando financieramente a la empresa.
c. Reforma estatutaria para bajar el % del aporte social al 3%, pero ser conscientes que tiene un
impacto fuerte patrimonialmente.
d. Revisar una figura legal que permita la devolución parcial de aportes, después de cierto tope.

FORTALECIMIENTO DE LA AFILIACION

Estrategias

- Se fijaría un cronograma para que cada mes existiera afiliación gratuita por entidades, ejemplo:
alcaldías, colegios, pensionados, Gobernación, contralorías, secretarías de salud, etc. Con un
mes de anterioridad se iniciaría a promocionar mediante volantes repartidos en casa institución.
Se continuaría en el mes de junio para aplicar la afiliación gratuita general.

- Envío de carta de bienvenida a los nuevos asociados, con un recordatorio.

- Incentivar y flexibilizar la afiliación del grupo familiar del asociado. Hasta ahora quienes han
averiguado son asociados que tienen aprecio y sentido de pertenencia con la empresa. La
reglamentación es rigurosa y difícil de acceder. En otras cooperativas en más sencillo. Recordar
que para créditos, igual se solicita codeudores servidores públicos o pensionados con cupo y
estabilidad laboral. No olvidar que nuestro slogan cita nuestra preocupación por la familia de los
asociados. Se propone que el ingreso sea con la carta de presentación del asociado, documento
que acredite el parentesco, y certificado de contador público o laboral que soporte el ingreso
mensual del presentado, sea como independiente o como dependiente de empresa pública o
privada, para el cálculo del aporte. Prever que se observa personal vinculado con agencias
temporales. En el evento de un crédito, para no crear falsas expectativas, se deja claro que
debe acreditar ingresos idóneos para responder por la cuota, así mismo que el plazo de
financiación iría de acuerdo a la estabilidad laboral, siendo inicialmente plazos cortos. Así
mismo, en caso de morosidad, se suspendería inmediatamente los servicios dejando todo esto
claro al momento de la afiliación. Al iniciar la consulta en las centrales de riesgo, ello ayudará
en el estudio de los créditos. Los requisitos actuales resumidos son:

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- Se continúa otorgando la comisión de $5.000 a los asociados que presentan a un nuevo
afiliado. Para que recuerden la campaña, se les hará llegar un volante publicitario al respecto.
Al finalizar el año se entregará un premio SORPRESA a quien más afiliados “efectivos” presentó.
Es sorpresa pues depende del número, si llegare a ser bajo, no se justifica gastar en un artículo
oneroso.

- Las campañas de referidos con los empleados citadas anteriormente, también apoyarán el
crecimiento de afiliaciones.

- Cotizar banner publicitario en la página web de la Gobernación de Santander y otros entes


públicos, en especial donde tenemos códigos de descuento por nómina.

- Incursión de medios de comunicación masivos. Es importante que la empresa se de a conocer.


Si bien este tipo de publicidad no ataca directamente el mercado de servidores públicos, el
objetivo es crear CONFIANZA entre la ciudadanía. Se aplicaría primero una encuesta y de
acuerdo a los resultados, se procedería con una cuña de radio. Se envía a grabar un jingle
institucional para pautar en las emisoras de la cuidad y para ser escuchado en el sistema de
audio y video de la empresa (T.V).

- Continuación de las estrategias de mercadeo que vienen operando y que han dado resultados:
presencia (pendón, stand, volantes y detalles para rifar) en actos internos de las entidades
patronales, o actos donde haya presencia masiva de servidores públicos. Apoyo con material
publicitario POP (souvenires) en charlas de mercadeo, boletines informativos, entre otros.

FORTALECIMIENTO DEL BALANCE SOCIAL

Direccionado a los asociados

a. Revisión de la reglamentación vigente de los Programas sociales

Seminarios cooperativos
La participación del asociado sea por persuasión y motivación, procurando al máximo no generar
la sanción por inasistencia cuando él confirma y no asiste. Esto se aplicaría si acudió otro asociado
que no estaba inscrito, pudiéndose trasladar el gasto. Sin embargo, se trabajaría un “comparendo
pedagógico”.

Subsidios de escolaridad
La calificación exigida para educación básica y media sea entre sobresaliente y excelente. Sin
embargo, con la reforma de ley, tener presente esto en el nuevo sistema de notas.
Los asociados que ya cancelaron los costos educativos, demostrado con el recibo de pago,
expedirles un bono de Cootracolta para “útiles escolares” destinado exclusivamente para este fin.
Ello disminuye el trabajo administrativo.

Seguro colectivo de vida


No exigir el reintegro del subsidio del seguro cuando el asociado se retira de la empresa cuando
cuenta con más de 1 año de antigüedad. Revisar la viabilidad que al asociado recién afiliado
otorgarle también el subsidio (de manera proporcional, el 25%), solo que si se retira antes del
año, debe reintegrarlo.

Auxilios Funerarios
Eliminar la exigencia de las declaraciones extrajuicio diferentes a familiares para certificar
parentesco y dependencia económica.

Auxilios de Canasta Familiar (Bonos Navideños)


Eliminar la exigencia de la permanencia, solo exigirla a los que tienen menos de 1 año de
antigüedad con la cooperativa. Así mismo, negar el bono solo a los asociados con mora mayor a
seis (6) meses, y solo por concepto de crédito o aportes. Sin embargo, los otros conceptos
diferentes a pecuniarios) debe existir un compromiso del asociado de “procurar” legalizarlos
durante el año que comienza.

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Talleres gratuitos en artes y oficios
Procurar no cobrar los cursos cuando el asociado confirma la participación y no asiste. Esto se
aplicaría si acudió otro asociado que no estaba inscrito, pudiéndose trasladar el gasto. Sin
embargo, se trabajaría un “comparendo pedagógico, ejemplo: no puede asistir a ninguna de las
demás capacitaciones gratuitas organizadas en lo que resta del año”.

b. Innovación de los programas sociales

Seguro colectivo de exequias


Seguro que cubre al núcleo familiar básico del asociado (padres, cónyuge e hijos hasta 40 años) y
a los solteros (padres, hermanos, hijos, sobrinos). El titular puede ingresar hasta los 72 años de
edad con permanencia indefinida. Con la red nacional de funeraria Los Olivos, el costo mensual
por asociado es de aprox. $7.000 y anual de $84.000. El servicio es integral. En todo caso de
existir un interés, la aseguradora expondría en detalle el servicio y su alcance. Se presenta esta
propuesta como un mayor valor agregado y como reciprocidad, considerando el tema de los
asociados con saldos considerables en aportes sociales, que no tramitan crédito, buscando
disminuir su retiro.

Se podría considerar opciones como: subsidiar un porcentaje interesante para los asociados con
una antigüedad mayor a 1 año y para los nuevos afiliados, sería a discrecionalidad si la quieren
tomar, asumiendo su costo. La aseguradora enviaría un asesor de ellos para orientar y afiliar a los
asociados. Así mismo, harían cruce de información para conocer quienes ya tienen la póliza y a
quienes les conviene trasladarse a la de EMPRESA ABC . Sin embargo, prever que el saldo que
asumiría el asociado debe aprobarse por asamblea, para que sea un cobro general. Otra opción es
ofrecerlo para quienes quieran, otorgarles el subsidio, el asesor de Olivos les da la charla y tramita
el ingreso, previa una fuerte campaña de mercadeo apoyada por EMPRESA ABC . Sin embargo,
recordar que la tarifa super especial brindada por Olivos exige un número mínimo de afiliados.

Convenio sede recreacional en la ciudad y cerca a Panachi


Sea con una caja de compensación o una asociación o los “RECREAR” de la ciudad. Así mismo, el
alquiler de cabañas cerca a Panachi, como sitio de moda de alta afluencia de turistas, en especial
de nuestros asociados de provincia.

Activar convenios comerciales para los asociados de provincia


San Gil y Socorro: sede recreacional Mesón del Cuchicute o Guarigua.
San Gil Supermercado Multihogar
Capacitación Comfenalco
Rionegro: Supermercado Sión
Sede recreativa El Portal
Barrancabermeja: Capacitación Comfenalco

Actualización de los convenios comerciales


Se actualizará el directorio de convenios. Por el gran desgaste administrativo que este conlleva, en
esta ocasión se manejará calidad y no cantidad, máximo 12 almacenes en Bucaramanga, y 3 en
cada provincia.

Nuevas actividades sociales


Se plantean algunas actividades a ejecutarse por primera vez. Sin embargo, por la cantidad de
eventos que vienen desarrollándose desde años pasados y que deben continuar por la acogida que
han tenido, no queda el tiempo ni el personal para gestionarlos. En todo caso se plantean y se
consultará la agenda para revisar si son viables ejecutarlas. Ellas son:

 Realizar una actividad artística general, ejemplo para la celebración de Amor y Amistad, con
opciones como: Up stand comedy, presentación de un humorista, o de un artista (Jorge
Veloza), etc. Se cobra la entrada. Se procuraría una tarifa especial.
 Realizar una conferencia general gratuita o sobre, por ejemplo: “Antes de endeudarse prepare
lápiz y papel”. Se convoca a todos, y se haría en un auditorio del IMC.
 Eucaristía por asociados enfermos y fallecidos. Dos en el año, sin embargo recordar que hay
asociados de otras creencias religiosas.
 Visita asociados enfermos, apoyados por el comité de Bienestar Social.

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Continuación de los demás programas sociales de la vigencia 2009
Los programas sociales de alto impacto donde se beneficio el asociado y se posicionó más la
cooperativa, continuarían. Adjunto a este documento se envía la agenda social para esta vigencia.
De ella se destaca:

Programas recreativos:
 Viaje turístico a Santa Martha (terrestre, 2 noches, 3 días, todo incluido)
 Viaje turístico a Panamá (aéreo, 3 noches, 4 días, todo incluido)
 Vacaciones recreativas en junio y diciembre, Bucaramanga
 Día de los pensionados
 Día recreativo niños, Rionegro
 Mañana recreativa con entrega de Bonos, San Gil – Socorro
 Mañana recreativa con entrega de Bonos, Barrancabermeja
 Convenios apartamento en El Rodadero con Coaviconsa
Programas de capacitación:
 Convenio cursos artes y oficios con Comfenalco (tarifa especial y subsidio)
 Seminarios cooperativos (3), Bucaramanga
 Capacitaciones gratuitas en Bucaramanga, 4 técnicas, 8 cursos:
Taller manualidad para niños (1),
Foamy avanzado (2)
Carnes y ensaladas (2)
Tarjetería (sobres) (1)
Navideño (2)
 Capacitaciones gratuitas en Rionegro – El Playón:
Foamy navideño
Moños y empaques
 Capacitaciones gratuitas en Barrancabermeja:
Foamy navideño
___________
 Capacitaciones gratuitas en San Gil - Socorro:
Foamy navideño
Moños y empaques
 Capacitaciones gratuitas en Lebrija:
Decoración con bombas
Programas de solidaridad y económicos:
Entrega bonos navideños
Subsidios de escolaridad
Auxilios funerarios
Subsidio seguro colectivo de vida
Subsidio seguro colectivo de exequias
Revalorización de aportes

c. Horarios laborales y de atención al público 2010

Una vez opere la totalidad de los cargo de la planta de personal, se propone ajustar el horario
según las nuevas necesidades y lo que exige el mercado. Así mismo, se busca fijar desde ahora la
agenda anual, para avisar con suficiente tiempo a los asociados, y evitar inconvenientes en la
prestación de los servicios.

 Se propone volver al horario antiguo, el cual había sido modificado cuando iniciaron en el
centro de la ciudad las obras de Metrolínea.

 Se vuelve también a atender los sábados, en consideración a la solicitud de los asociados de


provincia.

 Se conservará para la nueva jornada el horario de atención al público a partir de la 11/2 p.m.,
pues se observa gran número de asociados visitantes a esta hora, aprovechando su hora de
descanso y así evitar pedir permiso. Para ello, el personal saldría a las 11.30 a.m.

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 Como ya se expuso, habrá un día de semana que se laborará en jornada continua.

 El horario de atención al público el último día hábil del mes continuaría igual, hasta el medio
día, cerrándose en la tarde para poder hacer el cierre de mes.

 Los horarios propuestos son:

Horario laboral:
Lunes a jueves de 7:30 a 11:30 a. m. y de 11/2 a 6 p.m.
Viernes, de 7:30 a. m. a 4 p.m. (jornada continua).
Sábados de 8 a 12 m.

Horario atención al público:


Lunes a jueves de 8:00 a 11 a.m. y de 11/2 a 4 p.m.
Viernes, de 7:30 a. m. a 4 p.m. (jornada continua).
Sábados de 9 a 12 m.

Horario atención último día hábil del mes


Hasta el medio día.

Horario Semana Santa


Se solicita evaluar otorgar estos días al personal, del 29 de marzo al 2 de abril/10. Para ello,
una parte será en compensación por la labor adelantada en la logística de asamblea general, y
la otra, por reposición de tiempo según horario que fije el Consejo.

Cierre del servicio de crédito para entrega de bonos navideños


El día jueves 9 de diciembre de 2010.

Fechas entrega bonos navideños


Bucaramanga, a partir el día miércoles 15 de diciembre de 2010.
Barrancabermeja, sábado 18 de diciembre de 2010
San Gil, Socorro y Poblaciones aledañas, domingo 19 de diciembre de 2010

Horarios temporada navideña y año nuevo


Los días 24 y 31 se otorgarán al personal, no hay servicio.
Los días del 4 al 8 de enero de 2011 se otorgarán al personal, no hay servicio. Se reiniciarían
labores el lunes 10 de enero de 2011.

Balance Social direccionado a los empleados

Como se mencionó en los objetivos del plan, en el 2010 de requiere mejorar la competitividad del
grupo de empleados. Se desarrollará capacitaciones cortas en servicio al cliente, atención
telefónica, trabajo en equipo, expresión oral, organización del tiempo, manejo de conflictos, como
también capacitaciones técnicas de acuerdo a las funciones que cumplen en cada dependencia
(tesorería, Excel avanzado, nóminas, actualización tributaria, diseño página web, riesgos
financieros, calculo de tasas, cobranza, auditoria de datos, entre otros. Así mismo, este proceso
va acompañado de los programas de salud ocupacional, como pausas activas, charlas sobre
motivación, manejo del estrés y actividades de recreación.

FORTALECIMIENTO ADMINISTRATIVO

a. Ajuste organigrama actual

En razón a la reforma y aprobación de los nuevos cargos realizados al final de la vigencia pasada,
y a lo planteado en el presente Plan de Trabajo 2010 de especializar las dependencias, se
propone:

1) Constituir la jefatura de Mercadeo y Publicidad, quien la ocuparía el actual asistente de


mercadeo y publicidad, hoy ya profesional y con 4 años de experiencia en el cargo, el señor

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Alexander Suárez, quien tendría bajo su responsabilidad, además del manejo de los medios y
de la promoción y publicidad de la cooperativa, la ejecución de la agenda social en sus todos
sus frentes (capacitación, recreación, económico y de solidaridad) y junto con la gerencia, el
manejo de los asesores comerciales.

2) De otra parte, entraría a operar el servicio externo de aseo de las instalaciones, con el fin de
que la mensajería atienda exclusiva y oportunamente, de más de lo propio del cargo, los
servicios a domicilio de créditos, cuya demanda viene en aumento. La labor de aseo se
cumpliría en 21/2 horas de lunes a viernes, y los sábados, la jornada de la mañana. El costo
mensual, por prestación de servicios, es de $270.000.

3) El nuevo organigrama, quedaría:

Nivel ejecutivo:

GERENTE

COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD MERCADEO Y PUBLICIDAD
CARTERA Y CREDITO

CONTADOR JEFE DE MERCADEO


JEFE DE CARTERA

TESORERA

ASISTENTE DE CARTERA
AXILIAR ADMINISTRATIVO - M
ASISTENTE DE CONTABILIDAD MENSAJERA
NoNo. 1
ASISTENTE DE CARTERA (2) ASESOR COMERCIAL
AUXILIAR DE CONTABILIDAD AUXILIAR ADMON.
(Supernumerario)
ASESOR COMERCIAL (2)

ASEADORA (externo)
PASANTES UNIVERSITARIOS
(Mercadeo)

Proyectos

4) La política de sueldos para el 2010. Se cita los cambios al respecto:

 Recordamos antes los sueldos de la vigencia 2009

Empleados:
CARGO SUELDO
1 Gerente $2’700.000
2 Coordinador Administrativo y financiero (1) 1’500.000
3 Jefe de cartera 1’296.000
4 Asistente de Cartera 972.000
5 Tesorera 972.000
6 Asistente de Contabilidad 972.000
7 Asistente de Contabilidad 972.000
8 Asistente de Mercadeo 972.000
9 Asesor comercial (más comisiones) 500.000
10 Auxiliar administrativo – Mercadeo (2) 750.000

11
11 Auxiliar administrativo – supernumerario (3) 650.000
12 Mensajero y servicios generales 540.000

(1) Inicia en el 2010


(2) Se aprobó $700.000, sin embargo, por la carga laboral (32 programas sociales), se reajustó,
compensándose con el siguiente cargo.
(3) Labor más de secretariado y operativa

Asesores permanentes (honorarios)

CARGO HONORARIOS (mes)


1 Contador - Jornada de medio tiempo de lunes a viernes $1’296.000
2 Revisora fiscal - 8 horas semanales 1’000.000

 Sueldos vigencia 2010. A continuación de cita las reformas propuestas:

 Se reforma el sueldo del asistente de mercadeo al pasar a Jefe. Se tasa además, el


profesionalismo demostrado a la fecha, su grado profesional, el compromiso en la atención
con los asociados, los años de experiencia en el cargo, el valor agregado brindado a la
empresa por su habilidad en las manualidades, ahorrándole importante dinero a la
cooperativa, en proyectos como el cambio de imagen institucional, la decoración de la
sede, los talleres de manualidades a los asociados, entre otros. Se propone un sueldo de
$1’300.000.
 Se reajusta también el sueldo del jefe de cartera, quien además de coordinar la principal
dependencia de la cooperativa (generadora de ingresos), tendrá en compromiso de poner
a funcionar el nuevo software. Se propone un sueldo de $1’500.000.
 En consideración a lo anterior, se ajustaría el sueldo del coordinador (jefe de personal) a
$1’600.000.
 Se plantea para la dependencia de contabilidad, aprovechando el ingreso de una persona
nueva, hacer un ajuste y no seguir manejando las 2 asistentes actuales con sueldos
similares. Se plantea remunerar por encima a la funcionaria de más antigüedad y
experiencia en el cargo, quien continuaría devengando sobre los $972.000 más el
incremento del 2010. La segunda, devengaría un monto de $800.000 para vigencia 2010.
 Por la carga laboral, se plantea ajustar el sueldo de la auxiliar administrativa de mercadeo,
de $750.000 a $800.000, compensado ello con el ahorro por el ajuste citado en el punto
anterior.
 Se escinde de la mensajería de los servicios generales, como ya se expuso. Este último
concepto, su costo mensual es de $270.000, por prestación de servicios.
 Se incrementa el auxilio de rodamiento para asesor y mensajero de $100.000 a $150.000,
debiéndose también ajustar, en el presupuesto de ingresos, en un porcentaje moderado,
las tarifas por servicio a domicilio.
 En consideración a la mayor responsabilidad al incrementar el número de personal a cargo,
al crecimiento y tamaño de la empresa, al promedio en materia salarial aplicado en el
sector para cooperativas con montos similares de activos, a la gestión y resultados
económicos entregados, se solicita incrementar el sueldo de la gerencia, ajustándolo a una
cifra más acorde a lo que reconoce el mercado, teniendo también presente los años de
experiencia y antigüedad y la formación académica, la cual ostenta 2 especializaciones. Se
plantea un sueldo de $3’500.000.
 Los demás cargos, sueldos y demás conceptos en material de gastos de personal, se
mantienen, incrementándose en un porcentaje para la vigencia 2010 en un 4.5%,
explicándose en detalle en el presupuesto de ingresos y gastos adjunto; quedando en
consecuencia las siguientes cifras por sueldos:

CARGO SUELDO SUELDO


2010 2009
1 Gerente $3’500.000 $2’700.000
2 Coordinador Administrativo y financiero 1’600.000 1’500.000
3 Jefe de cartera 1’500.000 1’296.000
4 Asistente de Cartera 1’016.000 972.000
5 Tesorera 1’016.000 972.000
6 Asistente de Contabilidad 1’016.000 972.000
7 Auxiliar de Contabilidad 800.000 972.000

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8 Jefe de Mercadeo 1’300.000 -
9 Asesor comercial (sin comisiones) 515.000 515.000
10 Auxiliar administrativo - Mercadeo 800.000 750.000
11 Auxiliar administrativo - supernumerario 700.000 650.000
12 Mensajero 540.000 540.000

 Se plantea también ajustar los honorarios de la señora contadora, atendiendo la calidad


servicio entregado, el compromiso demostrado (otorgamiento de más intensidad horaria a
la pactada) y los resultados en materia contable. Se propone honorarios de $1’500.000. en
todo caso, este tema se verá reflejado en el presupuesto anexo de gastos generales de
funcionamiento.

b. PROYECTOS MACROS 2010

1. Estudio económico para la apertura de la sede de Barrancabermeja, con el ingreso de 2


entidades patronales más: Cormagdalena y el Municipio de Barrancabermeja.

2. Creación y fortalecimiento de capital institucional, según recomendación de la


Superintendencia Financiera, a través del cambio de destinación de fondos patrimoniales por
aprobación de la asamblea general.

3. Durante la vigencia 2010 finiquitar las actualizaciones de: reglamento y manual de crédito,
manual de seguridad, manual de seguridad informática, reglamento interno de trabajo, manual
de procedimientos, manual de administración de riesgos y el archivo hojas de vida asociados.
Así mismo, finiquitar la evaluación e implementación de las recomendaciones dadas por la
revisoría fiscal.

4. Con el acompañamiento de Confecoop Oriente, gestionar para la cooperativa la asesoría


técnica gratuita de la fundación Coopcentral en materia económica, financiera y comercial,
concretamente en temas como fijación tasas de interés de colocación, apalancamiento a través
de los aportes sociales, financiación a través de Bancoldex y Findeter, competitividad,
medición tendencias del mercado y provecho de la tecnología.

5. Para agosto de 2010 debe estar ya en funcionamiento pleno el nuevo software D&T.

6. Venta de la sede antigua.

7. Finiquitar el proyecto de Vivienda de Interés Social y asesoría técnica para los asociados
microempresarios.

8. Una vez opere lo descrito en el presente plan de trabajo, la cooperativa iniciaría para el
2011los trámites para certificarse en la norma de calidad.

6. PRESUPUESTO

Adjunto a la presente se expone el presupuesto de ingresos y gastos vigencia 2010, donde se tasa
lo nuevo aquí planteado más lo que viene operando de vigencias anteriores y que continua
aplicándose. El presupuesto de gastos, se divide en 2 grandes grupos: Gastos de Asociados
(programas sociales) que representa un 65% del presupuesto, y los Gastos de Funcionamiento,
que se subdividen en Gastos de Personal, Gastos Generales y Gastos Financieros. El Presupuesto

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de Ingresos lo constituye el servicio principal (crédito) más los otros conceptos que son montos
menores. Finalmente, se presenta un proyectado de excedentes, teniendo en cuenta el panorama
de baja en las tarifas de tasas de interés, no cobro de servicios menores y un superior gasto social
como mayor valor agregado para que los asociados continúen afiliados a EMPRESA ABC, que
implicará posiblemente merma en excedentes que se contrarrestará en el volumen de la cartera
colocada.

En espera de sus amables apreciaciones.

Cordialmente,

Gerente

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