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INDICE
1. ENTORNO
2. EMPRESA ABC ACTUALMENTE
3. OBJETO GENERAL DEL PLAN
4. OBJETIVOS ESPECIFICOS
5. ACCIONES
6. PRESUPUESTO
DESARROLLO
1. ENTORNO (1)
COOPERATIVA
Nuevas regulaciones de la Supersolidaria.
INTERNACIONAL Impuesto al patrimonio
Persiste incertidumbre sobre la EMPRESA
economía mundial. EMPRESA ABC
ABC Normas Internacionales de Contabilidad.
Reforma financiera.
Definición futuro laboral de los servidores
públicos en provisionalidad.
SECTOR FINANCIERO
En el 2009 mientras el sector financiero mundial se debatía en la mayor crisis financiera en los últimos 80 años, el
local se fortaleció y las utilidades crecieron de la manera ostensible, gracias a altos volúmenes de capitalización,
buen comportamiento de la cartera de créditos en materia de morosidad, la orden legal de congelar parte de las
utilidades del 2008 sin repartir a los accionistas, política que se puede extender hasta el 2011, y el aumento
sostenido del nivel de solvencia, cuyo mínimo exigido es del 9% y hoy está en el 15%.
El 2010 el sistema colombiano presenta mejores perspectivas, en especial en el comportamiento de desembolsos
de créditos, teniendo en cuenta el escenario de reactivación económica. Las entidades financieras se preparan
para atender una mayor demanda en todas las modalidades de financiación (consumo, comercial e hipotecario),
lanzando campañas de oferta de productos, compra de cartera, entre otros. El subsidio a las tasas de interés para
compra de vivienda dado por el Gobierno nacional, ayuda en gran manera al crédito hipotecario.
Se cree en el 2010 una aceleración de la demanda del crédito para vivienda de todos los estratos de la población.
En materia de la calidad de la cartera, si bien ésta se ha deteriorado, no ha sido alarmante.
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2. EMPRESA ABC ACTUALMENTE
En este actuar no debe desconocerse el impacto del mercadeo que viene ejecutando la
competencia, concretamente la banca tradicional en los últimos años, la cual por su estructura,
músculo financiero y tamaño, se convierte en un contendor importante, más cuando empezó a
“atacar” el mercado de créditos a través de libranza con tasas BRUTAS entre el 1.3% y 1.5%. A
lo anterior, se suma las disposiciones en política monetaria por parte del Banco de la República y
en material legal por la Supersolidaria, conllevando necesariamente a revisar a la baja las tasas de
interés de nuestro servicio de crédito, siendo conscientes de las implicaciones en los ingresos y
excedentes que ello pueda conllevar.
Otro factor a evaluar hoy es el impacto en nuestros asociados de las reglamentaciones aplicadas
en los diferentes servicios y programas sociales, invitando a hacer una revisión tendiente a
flexibilizarlas, sin desconocer las normas. Así mismo, otra tarea a abordar es lograr que cada
dependencia de la empresa se dedique a lo estratégico de ella, ahora que se cuenta con un
refuerzo en la planta de personal.
Finalmente, la cooperativa debe seguir trabajando por fortalecer ese factor CONFIANZA que es el
que le ha permitido su solidez. Los asociados creen en su empresa y en el manejo trasparente de
sus recursos.
Revisar y mejorar los procesos y estrategias para hacer más competitiva la empresa, buscando
lograr hacer frente al agresivo mercado y crecer en colocación y afiliación.
5. ACCIONES
FORTALECIMIENTO DE LA COLOCACION
Además de las adoptadas al finalizar el 2009 (ampliación del plazo de financiación máximo a 72
meses para créditos mayores a $15’, ampliación del monto máximo a prestar a 80 s.m.m.l.v.,
créditos para deudores en carrera administrativa hasta $10’ sin codeudor y de $10’ a $20’ con un
solo codeudor, aumento en el número de veces que se presta los aportes, de 6 a 8 veces, entre
otros.); se propone:
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Tasa de interés única para créditos por libranza, del 1.5%.
Tasa de interés única para créditos con pago personal, del 1.7%, tasa que estará cerca a la
máxima legal vigente.
Tasa de interés para los créditos que son cubiertos por los aportes sociales, del 1.2%. se tiene
en cuenta solo el capital, y el monto máximo a prestar será el 95% del saldo de los aportes.
Aumentar el monto a prestar por la línea de credi-instantáneo al 50% del salario neto
devengado, pagadero en máximo 3 cuotas, debiendo quedar recibiendo el deudor mínimo
$400.000 mensual.
Exigir solo a los asociados nuevos el certificado laboral original para el trámite del crédito. A los
asociados que a la fecha de iniciar a funcionar esta reforma, ya han tramitado créditos con la
cooperativa y cuentan con este soporte, no se les pedirá. Sin embargo, se gestionaría los
listados certificados en cada entidad patronal para estar más seguros. Esto con el fin de
ahorrar tiempo y dinero a los asociados. El inconveniente al respecto es que las certificaciones
de agosto de 2009 hacia atrás no están archivadas en las carpetas de hojas de vida de los
asociados, sino adjunta a cada egreso contable, siendo dispendiosa su verificación.
Revisar la forma de aumentar la colocación, cuando el asociado cuenta con un ingreso alto
pero por la política de la entidad patronal de que solo visa descuentos hasta máximo el 50%
de su salario, no puede acceder a más crédito a pesar que todavía le quedan recursos para
responder. En estos casos se propone prestar con pago personal, debiendo la cuota del crédito
nuevo ser de monto moderado, por ejemplo: máximo el 10% del neto devengado.
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monto con la compañía de seguros, pues ésta solo permite un techo de $8’. Actualmente el
fondo está en $7’.
Cuando un asociado reliquida un crédito y no desea que se le entregue dinero, sino solo
mantener la cuota pagar antes del plazo pactado, permitirle hacerlo mediante una carta donde
informa, pero no hacerle volver a diligenciar toda la documentación y firma de garantías. En
caso de proceder, la empresa deberá estar pendiente para enviar la novedad. Esta reforma
aplicaría una vez opere en nuevo sistema, pues el actual no lo permite.
Actualmente solo se acepta reliquidar un crédito cuando éste se ha cancelado en un 40% del
capital ó por cambio en la tasa de interés. Atendiendo observación hecha por la revisora fiscal,
revisar si se acepta reliquidar también, por cambio en las políticas de crédito, ejemplo: por
aumento en el plazo de financiación o por incremento en el monto máximo a prestar.
Equiparar los contratos a término indefinido que manejan algunas entidades patronales (ej.:
Hospital de Rionegro) como si fueran en carrera administrativa, para efectos de trámite de
créditos.
Revisar la opción que para los asociados en carrera administrativa, para solicitudes de crédito
hasta $20’ millones no pedir codeudores.
b. Nuevas acciones
Para cotizar estos seguros, las compañías exigen el reglamento de crédito. Con parte de los
recursos destinados en el 2009 para la asesoría financiera, se está adelantando la actualización
del reglamento y el manual del crédito con Confecoop Oriente.
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Ofrecer un horario extendido semanal
Esto con el fin de facilitarle el servicio al asociado y ponernos a tono con el mercado. Se
propone los días viernes (mayor movimiento), en jornada continua, de 71/2 a.m. a 4:00 p.m.
Para almorzar, saldría por turnos los funcionarios. Se cambiaría el día de pago de proveedores.
Tener presente que el personal terminaría su jornada laboral a las 4:00 p.m. Más adelante se
cita cómo quedaría el horario general.
Instalación Televisor
Se ubicará en el área pública y funciona solo en el horario de atención al público, por ahorro
de energía. Esta distracción también lo tiene bancos y cooperativas. De ejecutarse lo planteado
más adelante, se pasaría también información institucional. Igualmente vuelve la revista de
farándula, muy preguntada por los asociados.
Rifa semestral entre asociados puntuales en sus crédito con pago personal
Se realizará 2 rifas en el año, para incentivar y premiar los que cancelan en caja puntuales sus
compromisos de aporte y cartera. Se propone un bono de consumo en supermercado
Cootracolta por $60.000.
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De acuerdo a las metas fijadas en cada servicio para el 2010, de cumplirse en un porcentaje
mayor al estipulado, el asesor sería objeto de un premio. Se otorgaría premio por rangos de
cumplimiento: si se cumplió en un 100%, el premio es un monto, si se cumplió en un 120%,
es otro, y si es un 150% o más, es un valor máximo.
Revisar:
FORTALECIMIENTO DE LA AFILIACION
Estrategias
- Se fijaría un cronograma para que cada mes existiera afiliación gratuita por entidades, ejemplo:
alcaldías, colegios, pensionados, Gobernación, contralorías, secretarías de salud, etc. Con un
mes de anterioridad se iniciaría a promocionar mediante volantes repartidos en casa institución.
Se continuaría en el mes de junio para aplicar la afiliación gratuita general.
- Incentivar y flexibilizar la afiliación del grupo familiar del asociado. Hasta ahora quienes han
averiguado son asociados que tienen aprecio y sentido de pertenencia con la empresa. La
reglamentación es rigurosa y difícil de acceder. En otras cooperativas en más sencillo. Recordar
que para créditos, igual se solicita codeudores servidores públicos o pensionados con cupo y
estabilidad laboral. No olvidar que nuestro slogan cita nuestra preocupación por la familia de los
asociados. Se propone que el ingreso sea con la carta de presentación del asociado, documento
que acredite el parentesco, y certificado de contador público o laboral que soporte el ingreso
mensual del presentado, sea como independiente o como dependiente de empresa pública o
privada, para el cálculo del aporte. Prever que se observa personal vinculado con agencias
temporales. En el evento de un crédito, para no crear falsas expectativas, se deja claro que
debe acreditar ingresos idóneos para responder por la cuota, así mismo que el plazo de
financiación iría de acuerdo a la estabilidad laboral, siendo inicialmente plazos cortos. Así
mismo, en caso de morosidad, se suspendería inmediatamente los servicios dejando todo esto
claro al momento de la afiliación. Al iniciar la consulta en las centrales de riesgo, ello ayudará
en el estudio de los créditos. Los requisitos actuales resumidos son:
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- Se continúa otorgando la comisión de $5.000 a los asociados que presentan a un nuevo
afiliado. Para que recuerden la campaña, se les hará llegar un volante publicitario al respecto.
Al finalizar el año se entregará un premio SORPRESA a quien más afiliados “efectivos” presentó.
Es sorpresa pues depende del número, si llegare a ser bajo, no se justifica gastar en un artículo
oneroso.
- Las campañas de referidos con los empleados citadas anteriormente, también apoyarán el
crecimiento de afiliaciones.
- Continuación de las estrategias de mercadeo que vienen operando y que han dado resultados:
presencia (pendón, stand, volantes y detalles para rifar) en actos internos de las entidades
patronales, o actos donde haya presencia masiva de servidores públicos. Apoyo con material
publicitario POP (souvenires) en charlas de mercadeo, boletines informativos, entre otros.
Seminarios cooperativos
La participación del asociado sea por persuasión y motivación, procurando al máximo no generar
la sanción por inasistencia cuando él confirma y no asiste. Esto se aplicaría si acudió otro asociado
que no estaba inscrito, pudiéndose trasladar el gasto. Sin embargo, se trabajaría un “comparendo
pedagógico”.
Subsidios de escolaridad
La calificación exigida para educación básica y media sea entre sobresaliente y excelente. Sin
embargo, con la reforma de ley, tener presente esto en el nuevo sistema de notas.
Los asociados que ya cancelaron los costos educativos, demostrado con el recibo de pago,
expedirles un bono de Cootracolta para “útiles escolares” destinado exclusivamente para este fin.
Ello disminuye el trabajo administrativo.
Auxilios Funerarios
Eliminar la exigencia de las declaraciones extrajuicio diferentes a familiares para certificar
parentesco y dependencia económica.
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Talleres gratuitos en artes y oficios
Procurar no cobrar los cursos cuando el asociado confirma la participación y no asiste. Esto se
aplicaría si acudió otro asociado que no estaba inscrito, pudiéndose trasladar el gasto. Sin
embargo, se trabajaría un “comparendo pedagógico, ejemplo: no puede asistir a ninguna de las
demás capacitaciones gratuitas organizadas en lo que resta del año”.
Se podría considerar opciones como: subsidiar un porcentaje interesante para los asociados con
una antigüedad mayor a 1 año y para los nuevos afiliados, sería a discrecionalidad si la quieren
tomar, asumiendo su costo. La aseguradora enviaría un asesor de ellos para orientar y afiliar a los
asociados. Así mismo, harían cruce de información para conocer quienes ya tienen la póliza y a
quienes les conviene trasladarse a la de EMPRESA ABC . Sin embargo, prever que el saldo que
asumiría el asociado debe aprobarse por asamblea, para que sea un cobro general. Otra opción es
ofrecerlo para quienes quieran, otorgarles el subsidio, el asesor de Olivos les da la charla y tramita
el ingreso, previa una fuerte campaña de mercadeo apoyada por EMPRESA ABC . Sin embargo,
recordar que la tarifa super especial brindada por Olivos exige un número mínimo de afiliados.
Realizar una actividad artística general, ejemplo para la celebración de Amor y Amistad, con
opciones como: Up stand comedy, presentación de un humorista, o de un artista (Jorge
Veloza), etc. Se cobra la entrada. Se procuraría una tarifa especial.
Realizar una conferencia general gratuita o sobre, por ejemplo: “Antes de endeudarse prepare
lápiz y papel”. Se convoca a todos, y se haría en un auditorio del IMC.
Eucaristía por asociados enfermos y fallecidos. Dos en el año, sin embargo recordar que hay
asociados de otras creencias religiosas.
Visita asociados enfermos, apoyados por el comité de Bienestar Social.
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Continuación de los demás programas sociales de la vigencia 2009
Los programas sociales de alto impacto donde se beneficio el asociado y se posicionó más la
cooperativa, continuarían. Adjunto a este documento se envía la agenda social para esta vigencia.
De ella se destaca:
Programas recreativos:
Viaje turístico a Santa Martha (terrestre, 2 noches, 3 días, todo incluido)
Viaje turístico a Panamá (aéreo, 3 noches, 4 días, todo incluido)
Vacaciones recreativas en junio y diciembre, Bucaramanga
Día de los pensionados
Día recreativo niños, Rionegro
Mañana recreativa con entrega de Bonos, San Gil – Socorro
Mañana recreativa con entrega de Bonos, Barrancabermeja
Convenios apartamento en El Rodadero con Coaviconsa
Programas de capacitación:
Convenio cursos artes y oficios con Comfenalco (tarifa especial y subsidio)
Seminarios cooperativos (3), Bucaramanga
Capacitaciones gratuitas en Bucaramanga, 4 técnicas, 8 cursos:
Taller manualidad para niños (1),
Foamy avanzado (2)
Carnes y ensaladas (2)
Tarjetería (sobres) (1)
Navideño (2)
Capacitaciones gratuitas en Rionegro – El Playón:
Foamy navideño
Moños y empaques
Capacitaciones gratuitas en Barrancabermeja:
Foamy navideño
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Capacitaciones gratuitas en San Gil - Socorro:
Foamy navideño
Moños y empaques
Capacitaciones gratuitas en Lebrija:
Decoración con bombas
Programas de solidaridad y económicos:
Entrega bonos navideños
Subsidios de escolaridad
Auxilios funerarios
Subsidio seguro colectivo de vida
Subsidio seguro colectivo de exequias
Revalorización de aportes
Una vez opere la totalidad de los cargo de la planta de personal, se propone ajustar el horario
según las nuevas necesidades y lo que exige el mercado. Así mismo, se busca fijar desde ahora la
agenda anual, para avisar con suficiente tiempo a los asociados, y evitar inconvenientes en la
prestación de los servicios.
Se propone volver al horario antiguo, el cual había sido modificado cuando iniciaron en el
centro de la ciudad las obras de Metrolínea.
Se conservará para la nueva jornada el horario de atención al público a partir de la 11/2 p.m.,
pues se observa gran número de asociados visitantes a esta hora, aprovechando su hora de
descanso y así evitar pedir permiso. Para ello, el personal saldría a las 11.30 a.m.
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Como ya se expuso, habrá un día de semana que se laborará en jornada continua.
El horario de atención al público el último día hábil del mes continuaría igual, hasta el medio
día, cerrándose en la tarde para poder hacer el cierre de mes.
Horario laboral:
Lunes a jueves de 7:30 a 11:30 a. m. y de 11/2 a 6 p.m.
Viernes, de 7:30 a. m. a 4 p.m. (jornada continua).
Sábados de 8 a 12 m.
Como se mencionó en los objetivos del plan, en el 2010 de requiere mejorar la competitividad del
grupo de empleados. Se desarrollará capacitaciones cortas en servicio al cliente, atención
telefónica, trabajo en equipo, expresión oral, organización del tiempo, manejo de conflictos, como
también capacitaciones técnicas de acuerdo a las funciones que cumplen en cada dependencia
(tesorería, Excel avanzado, nóminas, actualización tributaria, diseño página web, riesgos
financieros, calculo de tasas, cobranza, auditoria de datos, entre otros. Así mismo, este proceso
va acompañado de los programas de salud ocupacional, como pausas activas, charlas sobre
motivación, manejo del estrés y actividades de recreación.
FORTALECIMIENTO ADMINISTRATIVO
En razón a la reforma y aprobación de los nuevos cargos realizados al final de la vigencia pasada,
y a lo planteado en el presente Plan de Trabajo 2010 de especializar las dependencias, se
propone:
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Alexander Suárez, quien tendría bajo su responsabilidad, además del manejo de los medios y
de la promoción y publicidad de la cooperativa, la ejecución de la agenda social en sus todos
sus frentes (capacitación, recreación, económico y de solidaridad) y junto con la gerencia, el
manejo de los asesores comerciales.
2) De otra parte, entraría a operar el servicio externo de aseo de las instalaciones, con el fin de
que la mensajería atienda exclusiva y oportunamente, de más de lo propio del cargo, los
servicios a domicilio de créditos, cuya demanda viene en aumento. La labor de aseo se
cumpliría en 21/2 horas de lunes a viernes, y los sábados, la jornada de la mañana. El costo
mensual, por prestación de servicios, es de $270.000.
Nivel ejecutivo:
GERENTE
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD MERCADEO Y PUBLICIDAD
CARTERA Y CREDITO
TESORERA
ASISTENTE DE CARTERA
AXILIAR ADMINISTRATIVO - M
ASISTENTE DE CONTABILIDAD MENSAJERA
NoNo. 1
ASISTENTE DE CARTERA (2) ASESOR COMERCIAL
AUXILIAR DE CONTABILIDAD AUXILIAR ADMON.
(Supernumerario)
ASESOR COMERCIAL (2)
ASEADORA (externo)
PASANTES UNIVERSITARIOS
(Mercadeo)
Proyectos
Empleados:
CARGO SUELDO
1 Gerente $2’700.000
2 Coordinador Administrativo y financiero (1) 1’500.000
3 Jefe de cartera 1’296.000
4 Asistente de Cartera 972.000
5 Tesorera 972.000
6 Asistente de Contabilidad 972.000
7 Asistente de Contabilidad 972.000
8 Asistente de Mercadeo 972.000
9 Asesor comercial (más comisiones) 500.000
10 Auxiliar administrativo – Mercadeo (2) 750.000
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11 Auxiliar administrativo – supernumerario (3) 650.000
12 Mensajero y servicios generales 540.000
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8 Jefe de Mercadeo 1’300.000 -
9 Asesor comercial (sin comisiones) 515.000 515.000
10 Auxiliar administrativo - Mercadeo 800.000 750.000
11 Auxiliar administrativo - supernumerario 700.000 650.000
12 Mensajero 540.000 540.000
3. Durante la vigencia 2010 finiquitar las actualizaciones de: reglamento y manual de crédito,
manual de seguridad, manual de seguridad informática, reglamento interno de trabajo, manual
de procedimientos, manual de administración de riesgos y el archivo hojas de vida asociados.
Así mismo, finiquitar la evaluación e implementación de las recomendaciones dadas por la
revisoría fiscal.
5. Para agosto de 2010 debe estar ya en funcionamiento pleno el nuevo software D&T.
7. Finiquitar el proyecto de Vivienda de Interés Social y asesoría técnica para los asociados
microempresarios.
8. Una vez opere lo descrito en el presente plan de trabajo, la cooperativa iniciaría para el
2011los trámites para certificarse en la norma de calidad.
6. PRESUPUESTO
Adjunto a la presente se expone el presupuesto de ingresos y gastos vigencia 2010, donde se tasa
lo nuevo aquí planteado más lo que viene operando de vigencias anteriores y que continua
aplicándose. El presupuesto de gastos, se divide en 2 grandes grupos: Gastos de Asociados
(programas sociales) que representa un 65% del presupuesto, y los Gastos de Funcionamiento,
que se subdividen en Gastos de Personal, Gastos Generales y Gastos Financieros. El Presupuesto
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de Ingresos lo constituye el servicio principal (crédito) más los otros conceptos que son montos
menores. Finalmente, se presenta un proyectado de excedentes, teniendo en cuenta el panorama
de baja en las tarifas de tasas de interés, no cobro de servicios menores y un superior gasto social
como mayor valor agregado para que los asociados continúen afiliados a EMPRESA ABC, que
implicará posiblemente merma en excedentes que se contrarrestará en el volumen de la cartera
colocada.
Cordialmente,
Gerente
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