INFORME

GESTIÓN DOCUMENTAL PARA ÑATUBAIYIBARI

INFORME
GESTIÓN DOCUMENTAL PARA ÑATUBAIYIBARI

Management Systems International

Corporate Offices

200 12th Street, South

Arlington, VA 22202 USA

Tel: + 1 703 979 7100

Tibú, 5 De Mayo de 2017

Asociación de Autoridades Tradicionales Del Pueblo Bari

Dirección: Carrera 6 # 6 – 34 Barrio El Carmen
Teléfono: 3209344248
Correo electrónico: Secretaria.natubaiyibari@gmail.com

Persona de contacto:
Angélica Rocío Silva Navas
Archivista
3223090034

angelica.silva09@hotmail.com

Este reporte fue posible por el generoso soporte del pueblo americano a través de la Agencia de los Estados Unidos para el
Desarrollo Internacional (USAID). El contenido es responsabilidad de Asociación de Autoridades Tradicionales Del Pueblo
Bari] y no refleja necesariamente la opinión de USAID o del gobierno de los Estados Unidos.

DOCUMENT TITLE 1
CONTENIDO

DATOS BÁSICOS DEL CONTRATO:

Gestión Documental para la

Asociación de Autorización
Tradicionales del pueblo Bari
Título del Programa Ñatubaiyibari
OBJETO DEL CONTRATO:
No. Contrato 608600.02.03. NDS038
Nombre del
prestador del
Angélica Rocío Silva Navas
servicio
Perfil en el Equipo Tecnóloga en Gestión Documental Organización de los documentos de
Días empleados en la la empresa la asociación de
ejecución del autorización tradicionales del
46 Dias pueblo Bari “Ñatubaiyibari” para su
producto
Total a Pagar 4.000.000 uso y funcionamiento de los
Fecha inicio de documentos producidos en esta
23 de Febrero de 2017 entidad, Con la ley 594 de 2000
Contrato
Fecha Terminación de basada con el Archivo General de la
22 de Abril de 2017
Contrato Nación.
PRODUCTO ENTREGABLE
Se capacito a los coordinadores Bari, el cual no asistieron todos los coordinadores estipulados en
los dos grupos, ya que ellos tenían otros compromisos por cumplir, se realizó la capacitación con
los que asistieron, La capacitación duró 3 horas por grupo, para un total de 6 horas.

ITEM 1. El primer día y segundo día, la cual se dividieron en dos grupos, con el fin de que tuvieran
CAPACITACIONES conocimiento e interés, obtuvieron el privilegio en socializar, preguntar, aprender todo tratado en
Leyes, artículos, Decretos, Resoluciones y Normas en Gestión Documental todo basado con el
Archivo General de la Nación.
CAPACITACIÓN 1

TEMA: NORMAS Y Temas vistos:

POLITICAS

Ley 594 de 2000 (Archivo General de la Nación

Acuerdo 038/ 2002

Acuerdo 042/2002 entre otras.

DOCUMENT TITLE 2
 Se capacito a los coordinadores Bari, el cual no asistieron todos los coordinadores estipulados, ya
que ellos tenían otros compromisos por cumplir, se realizó la capacitación con los que asistieron,
La capacitación duró 5 horas por grupo, para un total de 10 horas.

El tercer y cuarto día de capacitación, la cual se dividieron en dos grupos, el primer grupo
asistieron 11 coordinadores, el segundo grupo asistieron 8 coordinadores, para un total de 19
coordinadores Bari, también asistieron coordinadores de otras comunidades.

Los Coordinadores ya se le veían el interés y preocupación por Gestión Documental, ya que ellos
no tenían los documentos clasificados ni ordenados, Ellos aceptaban que no tenían el
conocimiento de la importancia que había en los documentos.

Los temas visto:

CAPACITACIÓN 2
TEMA: ¿Cuál es la organización del archivo?
CLASIFICACIÓN Y
¿Qué es la Clasificación Documental?
ORDENACIÓN
¿Cómo se subdividen las agrupaciones documentales?

¿Qué es Agrupaciones documentales?

CAPACITACIÓN 3 Se capacito
¿Qué a losDocumental?
es Fondo coordinadores Bari, el cual no asistieron todos los coordinadores estipulados, ya
que ellos tenían otros compromisos por cumplir, se realizó la capacitación con los que asistieron,
TEMA: CICLO VITAL ¿Qué
La es Secciónduró
capacitación Documental?
2 horas por grupo, para un total de 4 horas.
DE DOCUMENTO ¿Qué es Subsección Documental?

¿Qué es Serie
El quinto Documental?
y sexto día de capacitación, la cual se dividieron en dos grupos, el primer grupo
asistieron 5 coordinadores, el segundo grupo asistieron 9 coordinadores, para un total de 14
¿Qué es Subserie Documental?
coordinadores Bari, también asistieron coordinadores de otras comunidades.
¿Qué es Unidad Documental?

¿Qué es Ordenación Documental?

Se habló de la importancia que es el Ciclo Vital de Documentos, el tiempo que debe durar el ciclo
de vida de
¿Cuáles sonlos
losdocumentos
sistemas de en una entidad
ordenación tanto pública como privada.
documental?

Temas vistos:

¿Cuáles son las fases del ciclo vital de documento?

¿Cuáles son las etapas del ciclo vital de documentos?

¿Qué es el archivo Gestión?

¿Qué es el archivo Central?

¿Qué es el archivo Histórico?

¿Cuáles son las transferencias primarias y secundarias?

DOCUMENT TITLE 3
 CAPACITACIÓN 4 Se capacito a los coordinadores Bari, el cual no asistieron todos los coordinadores estipulados en
los dos grupos, ya que ellos tenían otros compromisos por cumplir, se realizó la capacitación con
TEMA: LAS los que asistieron, La capacitación duró 6 horas por grupo, para un total de 12 horas.
TIPOLOGIAS
DOCUMENTALES
El séptimo y octavo día de capacitación, la cual se dividieron en dos grupos, el primer grupo
asistieron 8 coordinadores, el segundo grupo asistieron 8 coordinadores, para un total de 16
coordinadores Bari, también asistieron coordinadores de otras comunidades.

Se habló de los tipos documentales, la importancia, lo eficaz, la eficacia, la facilidad que tiene
para encontrar la información solicitada por diferentes funcionarios de las entidades tanto
públicas y privadas. Ahí los documentos ya se encuentran clasificados, ordenados y con la
descripción. Está en la penúltima fase.

Los temas vistos:

¿Qué es tipologías documentales?

CAPACITACIÓN 5 Se
¿Quécapacito a los coordinadores Bari, el cual no asistieron todos los coordinadores estipulados en
es un documento?
los dos grupos, ya que ellos tenían otros compromisos por cumplir, se realizó la capacitación con
TEMA: ADECUADO ¿Cómo
los que se clasificanLalos
asistieron, documentos?
capacitación duró 2 horas por grupo, para un total de 4 horas.
PROCESO DE ¿Qué es Serie documental?
FOLIACIÓN
¿Qué es Unidad
El noveno Documental?
y décimo día de capacitación, la cual se dividieron en dos grupos, el primer grupo
asistieron 12 coordinadores, el segundo grupo asistieron 9 coordinadores, para un total de 21
¿La Unidad Documental se divide en dos fases?
coordinadores Bari, también asistieron coordinadores de otras comunidades.

Los temas vistos:

¿Qué es la foliación?
Se capacito a los coordinadores Bari, el cual no asistieron todos los coordinadores estipulados en
¿Qué
los dosdebo aprender
grupos, ya quepara
ellosllevar acabo
tenían otroslacompromisos
foliación? por cumplir, se realizó la capacitación con
SOCIALIZAR los que asistieron,
¿Cuáles La capacitación
son los requisitos duró 2 horas por grupo, para un total de 4 horas.
de la foliación?
LOS FORMATOS
DE PRESTAMO DE ¿Cuántos folios deben ir en cada carpeta legajadora?

DOCUMENTOS El undécimo y doce día de capacitación, la cual se dividieron en dos grupos, el primer grupo
asistieron 12 coordinadores, el segundo grupo asistieron 9 coordinadores, para un total de 21
coordinadores Bari, también asistieron coordinadores de otras comunidades.

Quedaron satisfactorios con el formato, ya que es un orden, disciplina y manipulación de los

documentos, para llevar el control de carpetas legajadora, quien está solicitando y quien está
adquiriendo que le preste los documentos, así no tener ninguna pérdida de los documentos.

Se le hizo entrega el formato a la secretaria de Ñatubaiyibari.

DOCUMENT TITLE 4
 Se capacito a los coordinadores Bari, el cual no asistieron todos los coordinadores estipulados en
los dos grupos, ya que ellos tenían otros compromisos por cumplir, se realizó la capacitación con
los que asistieron, La capacitación duró 2 horas por grupo, para un total de 4 horas.

MANEJO DE LA BASE DE
DATOS CON EL El día 13 y 14, la cual se dividieron en dos grupos, el primer grupo asistieron 8 coordinadores, el
FORMATO ÚNICO DE segundo grupo asistieron 5 coordinadores, para un total de 13 coordinadores Bari, también
INVENTARIO asistieron coordinadores de otras comunidades.
DOCUMENTAL

Se realizó la capacitación teórico-práctico con los coordinadores Bari, como era el manejo de la
base
Se de datos
inició en Excel,
la selección deellosformato único de
documentos queinventario Documental,
se encontraban en AZ yencajas
la cual
en asistieron la baños
las oficinas, mitad
ydepasillos
los coordinadores Bari. Ñatubaiyibari.
en la Asociación
ITEM 2.
SELECCIÓN
Se laboraron seis días con los coordinadores Bari, con duración de 48 horas de trabajo, ya que no
DOCUMENTAL asistieron todos los coordinadores en la práctica, por motivo de compromisos que ellos tenían
que cumplir con la Asociación, se seleccionaron 150 AZ, en las cajas había documentos con
comején, mojados y documentos dañados sin información legible.

Ya con las AZ seleccionadas, el siguiente proceso es la clasificación, ordenación y foliación.

Se recuperan algunos documentos, para el siguiente proceso de clasificación.

Se clasificaron, ordenaron y se foliaron las AZ Seleccionadas, cada coordinador (Coordinador

ITEM 3.
territorio, coordinador de planeación, coordinador de educación, secretaria general y
CLASIFICAR, ORDENAR Y Representante Legal), ellos asistieron a las prácticas y los que realizaron el proceso de
Clasificación, ordenación y foliación.
FOLIAR

Clasificación:

En la clasificación, debe ser la siguiente, separar todo lo indicado a la misma serie, por fecha
cronología, por sección y lo más importante por Fondo documental.

Ordenación

En la ordenación, es el siguiente proceso a seguir, el orden que debe tener los documentos, para
hacer la disposición final que es la depuración, limpieza, eliminación de ganchos metálicos,
eliminación de documentos duplicados, eliminación de copias no legibles, documentos en blanco
y etc.

Foliación

La foliación es el último proceso en la organización documental, es donde cada carpeta legajadora

debe ir 200 a 250 folios por carpeta, estipulada por el archivo general de la nación.

Se foliaron 120 carpetas

DOCUMENT TITLE Se clasificaron 150 AZ 5

Se ordenaron 24 cajas
 Se diseñó los Formatos

Los formatos son los siguientes:

ÍTEM 5.
FORMATOS
1. Préstamo de documentos

2. Rotulo de
se carpeta
INFORME DE AVANCES En este proceso desarrolla las armadas de 6 estantes donde va quedar el Archivo Central, en
DE LAS ACTIVIDADES la
3. sede nueva
Rotulode
de la
cajaAsociación de Autorización Tradicionales del pueblo Bari Ñatubaiyibari,
también se armaron 50 cajas de Archivo.
SEGÚN PLAN DE 4. Base de datos en Excel
FORMACIÓN

Se anexa registro fotográfico, en donde se evidencia las actividades realizadas con el Plan de
REGISTRO FOTOGRAFICO
formación de Gestión Documental.

1. Dejar una persona responsable, encargada del archivo central bajo la seguridad y
responsabilidad de él, ya que son documentos importantes para la Asociación de
Autorización Tradicionales del pueblo Bari Ñatubaiyibari.

2. Realizar el Comité de Archivo

RECOMENDACIONES
3. Realizar el Organigrama codificado

4. Realizar el Inventario Natural

5. Realizar todos los manuales, para así realizar la Tabla de Retención documental,
aprobados por el Archivo General de la Nación.

6. Realizar la Base de Datos sistematizado

Listado de asistencias delos
7. Veintitrés
Realizar la digitalización de los documentos, así evitar el cero papel. (23)
coordinadores Ñatubaiyibari

Aportes a Seguridad Social en Salud, Tres (3)

Pensión y ARL. (Marzo – Abril)
ENTREGABLES
Cuenta de Cobro por el valor del Producto
entregado y con base en los valores Uno (1)
estipulados en el contrato

DOCUMENT TITLE 6
 Constancia de Paz y Salvo en Uno (1)
Ñatubaiyibari
EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS

Capacitación De Normas y Políticas en Gestión Capacitación Tema Clasificación y Ordenación de Documentos.

Documental.

Capacitación Tema: Ciclo Vital de los Documentos.

Capacitación Tema: Tipologías Documentales

DOCUMENT TITLE 7
 Capacitación Tema: Servicio de Archivo

Capacitación Tema: Foliación

Capacitación Tema: Manejo de Base de Datos

Capacitación Tema: Préstamo de Documentos

Az en mal estado y en desorden

Az en mal estado y en desorden en forma de basurero

DOCUMENT TITLE 8
 Documentos en mal estado y desordenao

Se Seleccionaron las Az que habían en Cajas

Clasificar las Az con su respectivo Tipo documental

DOCUMENT TITLE 9
 Clasificar los documentos con respectivo tipo documental

Armando los estantes solicitados

DOCUMENT TITLE 10
 Armando las Cajas de archivo para el archivo
central. Su destino final, la foliación

Su disposición final, encarpetando y rotulando las Diseño de Formato de préstamo de documentos

carpetas legajadoras.

DOCUMENT TITLE 11
 Se le hizo
Se le hizo entrega el diseño de formato de rotulo de
entrega el diseño de Formato de Rotulo de la caja, a carpeta Legajadora, a la secretaria de
la secretaria de Ñatubaiyibari. Ñatubaiyibari.

FIRMA DEL PRESTADOR DEL

SERVICIO

VoBo

SUPERVISOR DEL CONTRATO NOMBRE ANDREA NIETO

COORDINADORA EQUIPO DE
CARGO
FORMACION DE ARTES EMPIRICAS

DOCUMENT TITLE 12
DOCUMENT TITLE 13
DOCUMENT TITLE 14
DOCUMENT TITLE 15
DOCUMENT TITLE 16
DOCUMENT TITLE 17
DOCUMENT TITLE 18
DOCUMENT TITLE 19
DOCUMENT TITLE 20
DOCUMENT TITLE 21
DOCUMENT TITLE 22
DOCUMENT TITLE 23
DOCUMENT TITLE 24
DOCUMENT TITLE 25
DOCUMENT TITLE 26
DOCUMENT TITLE 27
DOCUMENT TITLE 28
DOCUMENT TITLE 29
DOCUMENT TITLE 30
DOCUMENT TITLE 31
DOCUMENT TITLE 32
DOCUMENT TITLE 33
DOCUMENT TITLE 34
DOCUMENT TITLE 35
DOCUMENT TITLE 36
DOCUMENT TITLE 37
DOCUMENT TITLE 38
DOCUMENT TITLE 39
DOCUMENT TITLE 40
DOCUMENT TITLE 41
DOCUMENT TITLE 42
DOCUMENT TITLE 43
DOCUMENT TITLE 44
DOCUMENT TITLE 45
DOCUMENT TITLE 46
DOCUMENT TITLE 47
DOCUMENT TITLE 48
DOCUMENT TITLE 49
DOCUMENT TITLE 50
DOCUMENT TITLE 51
DOCUMENT TITLE 52
DOCUMENT TITLE 53
DOCUMENT TITLE 54
DOCUMENT TITLE 55
DOCUMENT TITLE 56
DOCUMENT TITLE 57
DOCUMENT TITLE 58