MINISTERUL EDUCATIEI , CULTURII SI CERCETĂRII AL REPUBLICII MOLDOVA

UNIVERSITATEA DE STAT DIN MOLDOVA

FACULTATAEA ȘTIINȚE ECONOMICE

DEPARTAMENTUL ADMINISTRAREA AFACERILOR

LUCRUL INDIVIDUAL
Proiectarea sistemul informational la BICOMPLEX SRL
La disciplina: Proiectarea sistemul de management

Student: Paiu Elena

BA 161

Conducător științific:

Svetlana MIRONOV

2019,Chișinău
 CUPRINS:

INTRODUCERE........................................................................................................................3

I. Identificarea beneficiarului proiectului..................................................................4

II. Determinarea cerinţelor informaţionale ale noului sistem ................................

III. Proiectarea noului sistem informaţional..................................................................

IV. Implementarea noului sistem informaţional ....................................................

CONCLUZII .............................................................................................................................7
 INTRODUCERE

Sistemul informaţional cuprinde ansamblul de date, informaţii, fluxuri şi circuite

informaţionale, proceduri informaţionale, mijloace de tratare a informaţiilor, ce contribuie
nemijlocit la fundamentarea, adoptarea şi aplicarea deciziilor. Aşa cum a rezultat şi din definiţia
de mai sus, componentele sistemului informaţional se referă la: date; informaţii; fluxuri
informaţionale; circuite informaţionale; proceduri informaţionale; mijloace de tratare a
informaţiilor.

Data este reprezentarea cifrică sau letrică a unui fenomen, proces, activitate, acţiune etc.
Informaţia reprezintă componenta principală a sistemului informaţional fiind definită ca o
înştiinţare, comunicare, mesaj în legătură cu starea sau condiţiile unor procese şi fenomene
economice, ştiinţifice, sociale, tehnice, culturale etc., care constituie o noutate şi prezintă un
interes pentru primitor, sporind astfel gradul de cunoaştere al acestuia privind rezultatele
obţinute. Informaţia mai poate fi definită ca un mesaj cu caracter de noutate despre evenimentele
care au avut loc, au loc, sau care vor avea loc atât în interiorul sistemului, cât şi în exteriorul
acestuia şi prezintă interes pentru receptor.

Actualitatea temei. Se cunoaşte faptul că, actualmente, cea mai dinamică evoluţie o
înregistrează Tehnologia Informaţiei. Întreprinderile sunt constrânse să reacţioneze la noile
cerinţe ale societăţii în timp real, în care scopul este să-şi amplifice sau să-şi restructureze
procesele din business şi să le administreze cu eficienţă sporită. În momentul actual se utilizează
din ce în ce mai multe tranzacţii electronice pentru efectuarea plaţilor, încăsărilor, creditărilor şi
a altor operaţii. De asemenea, a crescut gradul de prelucrare a datelor, s-au automatizat procesele
decizionale, se adoptă soluţii integrate pe o scară largă.

Practic, nu există domeniu în economie (sfera socială, energetică, educaţională, apărare etc.)
în care să nu existe, cel puţin, un sistem informaţional, care să controleze diferite elemente ale
activităţii acelor domenii. Dezvoltarea rapidă al domeniului TIC a condus şi la apariţia unor noi
noţiuni care de multe ori sunt ambigue. Un sistem informaţional este proiectat pe sistemul
economic pe care îl deserveşte. Sistemul informaţional are în componenţa sa resurse materiale,
umane şi informaţionale, sisteme informatice, care sunt destinate pentru rezolvarea sarcinilor pe
care le are de executat la un anumit moment sau într-o perioadă de timp, Acest lucru explică
importanţa sistemelor Materiale ale Conferinţei ştiinţifico-practice internaţionale 505
informaţionale în administrarea eficientă a organizaţiilor contemporane.
 I. Identificarea beneficiarului proiectului

Misiunea companiei

Furnizarea de produse de înaltă calitate si performanta conform cerinţelor clienţilor în timpul

cerut pe piaţa interna şi mărirea satisfacţiei clienţilor.

Obiective:

 Creşterea capaciţăţii de producţie

 Asigurarea informaţiilor necesare în cel mai scurt timp posibil de la solicitarea lor;
 Creşterea cifrei de afaceri
 Modernizarea utilajelor
 Satisfacerea tuturor clientilor
 Completarea gamei de produse în funcţie de cererea clienţilor
 Îmbunătăţirea salariilor personalului
 Îmbunătăţirea calităţii produselor

Strategia informationala a firmei:

La nivelul conducerii sunt stabilite obiectivele strategice cum ar fi: promovarea de noi produse,
penetrarea pe noi pieţe cât şi cele de ordin inferior cum ar fi: creşterea profitului, creşterea calităţii
produselor şi sunt analizate modalităţile de rezolvare., Sistemul informaţional oferă următoarele
categorii de informaţii:

 informaţii despre starea financiară curentă, prognozarea evoluţiei viitoare, în vederea

angajării unităţii în investiţii de valori mari şi pe perioade lungi de timp;
 informaţii despre vânzările de produse pe zone geografice.
 informaţii despre produsele pe care concurenţa le are în fabricaţie sau intenţionează să
le introducă în fabricaţie;
 informaţii legate de legislaţia privind activitatea de desfacere şi măsuri de stimulare şi
susţinere a acesteia (subvenţii, împrumuturi);
Scurtă descriere a organizării firmei

Descrierea activităţii în cadrul compartimentului contabilitate

Adresa: mun. Chişinău, sec. Botanica, str. Munceşti şos., 89

Telefon: (373) 22 55 55 05
(373) 22 55 55 05
FAX (373) 22 53 79 91
E-mail bicomplex@bicomplex.md

Firma Bicomplex SRL a fost infiintata in anul 1995 si proiecteaza, comercializeaza si monteaza o
gama diversa de elemente de tamplarie, atat de PVC cat si de aluminiu, respectiv: ferestre, vitrine,
usi, balcoane, terase si compartimentari interioare. TAMPLARIA DIN PVC realizata de
Bicomplex SRL este conforma cu standardele si normativele in vigoare. Utilizeaza profilele
ALUPLAST seriile IDEAL 1000 - 4000, provenite exclusiv din Uniunea Europeana, fabricate la
cele inalte standarde calitative si certificate de organisme specializate de prestigiu din intreaga
lume.

Cod fiscal: 1002600039681

Obiectul de activitate:

Obiectul de activitate al firmei CLAR GRUP SRL il reprezinta confectiile de tamplarie din
aluminiu si pvc (interioare si exterioare),

Principalele activitati a firmei sunt:

Închirierea bunurilor imobiliare proprii

Fabricarea de structuri şi tîmplării metalice pentru construcţii

Fabricarea de elemente de dulgherie şi tîmplărie pentru construcţii

Fabricarea articolelor din material plastic pentru construcţii

Comerţul cu ridicata al materialelor lemnoase, al materialelor de construcţie şi echipamentului sanitar

Comerţul cu ridicata al articolelor din cauciuc tehnic

Comerţul cu amănuntul al articolelor de fierărie, al vopselelor şi sticlei

 Structura organizatorică are în vedere următoarele principii generale:

- unitatea de comandă;
- competenţa profesională;
- delegarea de atribuţii;
- dirijarea activităţii pe compartimente operaţionale şi funcţionale;
- eficienţa maximă.
Structura organizatorică a firmei este de tip funcţiune – proces, fiind compusă din patru
compartimente: administrativ, comercial (ce cuprinde marketing şi vânzări), financiar-contabil şi
tehnic (proiectare, producţie şi montaj).

Firma BICOMPLEX SRL are în prezent în dotare un sediu, spaţii de producţie şi depozitare,
utilaje moderne, mijloace de transport proprii şi patru calculatoare, programe de personal –
salarizare şi contabilitate.

Rolul jucat de sistemul informaţional în cadrul firmei (operaţional, decizional, strategic)

Sistemul informaţinal poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi

circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să
contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor societăţii.

Funcţiile sistemului informaţional sunt:

 Funcţia decizională-exprimă menirea sistemului informaţional de a asigura elementele

informaţionale necesare luării deciziilor.
 Funcţia operaţională- sitemul informaţional are menirea de a declanşa acţiuni pentru
realizarea obiectivelor organizaţiei.
 Funcţia de documentare-are menirea gnoseologică a sistemului informaţional, se
înregistreză o serie de informaţii ce servesc îmbogăţirii cunştinţelor personalului.

Sistemul informaţional din unitate trebuie să permită cunoaşterea situaţiei existente, a

celei trecute, dar şi anticipări ale evoluţiei viitoare, contribuind la elaborarea şi îndeplinirea
obiectivelor stabilite (obiectivele organizaţionale). Prin intermediul său se obţin informaţii
necesare fundamentării deciziilor, implementării acestora, precum şi cele necesare adaptării
sistemului firmei la modificările interne şi externe lui.
 În cadrul sistemului informaţional din această unitate, locul cel mai important îl ocupă
sistemul informaţional Financiar Contabil, unde se concentrează toate datele referitoare la intrări,
prelucrări şi ieşiri şi se obţin rezultatele financiare ale activităţii întreprinderii. Sistemul
informaţional Financiar Contabil realizează evidenţa centralizată la nivel de unităţi a celorlalte
componente ale sistemului informaţional referitoare la personal, clienţi, furnizori, stocuri,
mijloace imobilizate, etc.
Sistemul informaţional oferă şefilor de compartiment informaţii pentru observarea
tendinţelor, pentru înţelegerea abaterilor de la calitate, pentru a sugera soluţii. Sunt oferite atât
informaţii interne, sub forma bugetelor de venituri şi cheltuieli, bugetelor de investiţii, cât şi
informaţii externe cum ar fi: indici de cost, informaţii privind laturile competitive. Şefii
compartimentelor funcţionale, inginerii şefi, pe baza rezultatelor înregistrate, analizează:
vânzările, planul de producţie, bugetul anual, profitul, selecţiile şi angajările în funcţie de
necesităţile şi de deciziile primite de la nivelul strategic.

II. DETERMINAREA CERINŢELOR INFORMAŢIONALE ALE NOULUI SISTEM

Pentru realizarea acestei etape se pot folosi diferite metode, printre cele mai uzuale fiind:

 Interviuri cu persoane implicate în activitatea firmei;

 Consultarea evidenţelor financiar-contabile şi economice;
 Studierea documentelor vehiculate în cadrul firmei şi spre exteriorul acesteia;
 Studierea documentaţiei ce reglementează, conceperea, funcţionarea şi controlul
sistemului informaţional;

Eu am ales metoda interviurilor si pentru realizarea acestora am elaborat 2 chestionare , unul

pentru manageri si unul pentru persoanele implicate in activitatea informational-decizional.

Culegerea informaţiilor despre situaţia existentă în cadrul unităţii a avut loc pe data de 25
septembrie 2019, la sediul firmei .
Chestionar Pentru manager

1. Aveti un sistem informational care sa permita transmiterea usoara a informatiilor?

2. Sistemul Informational permite managerilor să aprecieze situaţia actuală a întreprinderii?
3. Pentru raspandirea informatiilor alegeti discutia fata in fata , telefonul sau un delegat?
4. Sistemul informational permite managerilor să constate în timp util punctele slabe si tari
ale firmei?
5. Prin ce modalitati luati in evidenta clientii si furnizorii dvs?
6. Informaţia ajunge la timp acolo unde e nevoie de ea?
7. Aveti un sistem structurat de evidentiere a informatiilor?
8. Informaţiile emise sunt în cantitate mai mare decât e nevoie?
9. Sunteti multumit de rapiditatea transmiterii informatiilor?
10. considerati ca este necesar sa aduceti imbunatatiri sistemului informational?
11. Ce imbunatatiri?

Chestionar Pentru angajat

1. Cunoasteti existenta unui sistem informational in firma?

2. Care sunt căile de transmitere a informaţiilor către angajaţi?
3. In ce masura participati la transmiterea informatiilor?
4. Cum ajung informatiile la dvs?
5. Ce informaţii elaborate nu sunt necesare nimănui?
6. Primiti informatii corecte la momentul potrivit?
7. Ce informaţii de care aveţi nevoie nu ajung la timp în sctorul dv de activitate?
8. Informatiile primite sunt intotdeauna pe intelesul dvs ?
9. Ce aţi dori să modificaţi la sistemul informaţional existent?
10. Enumerati cateva metode de accesare a informatiilor

Concluzii:

 nu există o strategie informaţional-decizională de sine stătătoare

 sistemul informaţional nu permite managerilor să sesizeze la timp şansele şi riscurile
datorate strategiei firmei
 managerul nu ştie şi nu dă importanţa necesară prelucrării corecte a informaţiilor in
vederea elaborării deciziilor
 nu se exercită un control propriu-zis asupra activitătii informaţionale
 2.1.2. Construirea diagramei de context a fluxurilor de date

Beneficiari Director Dir. tehnic Fabricaţie Vânzări

Produs

Directorul analizează cererile clienţilor externi, după care transmite concluziile

directorului tehnic care va hotărî condiţiile de fabricaţie. Urmează apoi ciclul propriu-zis de
fabricaţie după care produsul ajunge la beneficiari prin intermediul serviciului de vânzări.

Analiza critică a situaţiei existente prin determinarea punctelor slabe, forte şi

evaluarea lor cu ajutorul nivelului de evaluare şi a coeficientului de importanţă, precum şi
prin evaluarea în funcţie de criteriile de calitate ale sistemului informaţional.

Nr. Puncte slabe si puncte tari Nivel Coeficient Coeficient

crt. evaluare de Ponderat
importanţă
1 Sursele de informaţie nu sunt controlate 1 0.05 0.1
riguros
2 Degradări ale informaţiei în timpul 1 0.05 0.05
circulaţiei
3 Uneori dotare insuficientă pentru 2 0.1 0.02
prelucrarea informaţiilor primare
4 Manageri insuficient instruiţi în 1 0.1 0.1
domeniul informaţiilor
5 Uneori informaţii incomplete sau 1 0.1 0.1
eronate
 6 Deciziile privind politica salarială sunt 1 0.05 0.05
uneori greşite
7 Metode învechite pentru stocarea 2 0.05 0.1
informaţiilor
8 Există preocupări privind conceperea şi 3 0.1 0.3
structura bazelor de date acolo unde
este informatizare în unele domenii sau
perspective spre informatizare
9 Se înregistrează o orientare spre un 4 0.2 0.8
personal tânăr cu pregătire informatică
10 Se înregistrează creşterea nr. deciziilor 4 0.1 0.8
performante
11. Beneficiarii informaţiilor sunt bine 3 0.1 0.3
precizaţi, accesul lor la informaţii fiind
limitat
Total 23 1 2.72

1-foarte slab 3-bun

2-slab 4-foarte bun

După calculele efectuate, am obţinut 2.72 ceea ce reprezintă o putere informaţională

ridicată.

Pentru aceasta se sugerează perfecţionarea sistemului informaţional .

Grila de evaluare a criterilor privind calitatea sistemului informaţional

Nr
Criterii Punctaj Teoretic Punctaj Realizat
Crt

Criteriul privind sursele; emiterea;

50
transferul şi prelucrarea datelor primare

a) Diversitatea, controlul şi organizarea

1. 10
surselor de informaţii 8

b) Importanta calitatii informatiilor, a

25 15
tehnicilor si procedurilor de prelucrare
 c) Echilibrarea fluxurilor, circuitelor şi
5 3
procedurilor informaţionale

d) Selecţia informaţiilor în raport cu

10 6
necesităţile sitemului informaţional

Criteriul de stocare, regăsire, emitere şi

50
transfer de informaţii finale

a) Deschiderea mangerului spre

perfecţionarea sistemului informaţional 25
2. prin informatizare 20

b) Operativitatea funcţionării sistemului

10 9
informaţional

c) Organizarea sistemului informaţional 15 10

Criteriul privind personalul implicat în

20
activitatea informaţională

a) Preocuparea pentru perfecţionare şi

3. 10
autoperfecţionare 5

b) Reorientarea managementului în
10 6
politica de personal

Criteriul calităţii documentelor 30

a) Respectarea formei şi structurii

13
4. documentelor reglementate 12

b) Volumul documentelor 5 5

c) Adaptarea documentelor la cerinţe 12 11

Total 150 110

Nivelul calităţii: foarte scăzut: 80

scăzut : 80-100
ridicat : 100-120
foarte ridicat: 120-130
 III Proiectarea noului sistem informaţional

Serviciul Vânzări asigură îndeplinirea sarcinilor contractuale şi necontractuale ale

societăţii prin care produsele firmei ajung la beneficiarul lor.

În activitatea de Vânzări se urmăreşte:

- distribuţia bunurilor sa se realizeze cu siguranţă şi eficienţă

- finalizarea obligaţiilor contractuale ale firmei şi urmărire facturi
În departamentul Vânzări au fost descoperite următoarele probleme:

- întocmirea şi înaintarea rapoartelor statistice se realizeaza cu intarzieri

- mici scăpări în evidenţa contractelor economice
Stabilirea deciziilor necesare rezolvării fiecărei probleme

- îmbunătăţirea comunicării intre departamente

- verificarea mai atentă a suporţilor de informaţii

Stabilirea listei informaţiilor finale pe baza cărora se iau deciziile, cu specificarea surselor,
beneficiarilor, periodicităţii

- prezintă oferte pentru desfacerea produselor

- răspunde de executarea contractelor economice, de livrarea la termen pe fiecare
beneficiar extern, cantitativ şi calitativ; asigură respectarea condiţiilor tehnice cerute de
beneficiar
- ţine evidenţa obligaţiilor contractuale de desfacere, organizează evidenţa
portofoliului de comenzi, întocmeşte şi urmăreşte graficele de livrare
- urmăreşte introducerea în fabricaţie a comenzilor primite, contribuie la realizarea
programului de fabricaţie
- evidenţiază şi raportează conducerii societăţii situaţia contractelor şi stadiul
livrărilor
Eliminare informaţiilor care se repetă şi a disfuncţionalităţilor stabilite în analiza
diagnostic

Din analiza putem observa ca aceste disfuncţionalităţi nu sunt majore, însă cele existente
pot fi eliminate sau mult restrânse prin gruparea, verificarea, sortarea şi cuplarea informaţiilor
mai eficient.
 IV. Implemenatarea noului sistem informaţional

Stabilirea etapelor de implementare. Implimentarea noului sistemului informaţional

înseamnă crearea ordinii fluxului informaţional în cadrul sistemului flexibil de
prelucrare.Abordarea pas cu pas a implementării noului sistemul informaţional, va aduce cele
mai bune rezultate.

Noul sistem informaţional este avizat de conducerea firmei după care este transmis
compartimentului respectiv pentru a fi pus în practică.

Compartimentul vânzări va lua la cunoştinţă cele menţionate, urmând să pună în aplicare

aceste decizii luate de conducere.

Etapele implementării sunt:

 Conştientizarea conducerii de necesitatea implementării unui SI

 Pregătirea personalului
 Efectuarea unui studiu pentru determinarea cerinţelor noului soft
 Planificarea implementării, alocare de resurse
 Evaluarea implementării la fiecare pas
 Stabilirea deficienţelor semnalate
 Comandarea softului la o firma specializată
 Testarea softului în paralel cu celălalt
 CONCLUZII

În urma culegerilor de informaţii la sediul firmei, am ajuns la concluzia că aceasta ar avea

nevoie de următoarele:

 pregătirea în domeniul informaţional a personalului şi managerului

 organizare mai atentă şi un control riguros asupra surselor de informaţii;

Ce tine de Alegerea variantei optime de proiectare a sistemului informaţional, ea ar fi

 achiziţionarea de calculatoare mai performante

 instruirea personalului implicat în procesul informaţional.