VIGENCIA: 15/01/2018

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y
ENTRENAMIENTO EN SEGURIDAD,
CÓDIGO: GRI-PR-05
SALUD EN EL TRABAJO Y
AMBIENTE
VERSIÓN: 01

1. OBJETIVO

Elaborar y desarrollar un programa de formación, capacitación y entrenamiento de acuerdo

con los criterios establecidos y las necesidades en cada proceso, en cuanto al Sistema de
Gestión de la Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente del GRUPO
EMPRESARIAL SOLANCO S.A; y las respectivas actualizaciones aplicables a dicho
sistema, de manera que tenga el equipo de colaboradores (independientemente de su
modalidad de contratación) obtenga el nivel de competencia suficiente para garantizar la
eficacia en la ejecución de sus funciones y responsabilidades.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todo el equipo de colaboradores (independientemente de su

modalidad de contrato) que labora e interviene directa e indirectamente en la
implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad,
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente del GRUPO EMPRESARIAL SOLANCO S.A.

3. DEFINICIONES

a) Alta Dirección: Persona o grupo de personas encargado de dirigir o coordinar una

organización; en este caso Gerente General y Director de Operaciones.

b) Capacitación: Actividades planeadas por el GRUPO EMPRESARIAL SOLANCO S.A.,

para desarrollar en sus funcionarios y colaboradores, nuevas habilidades, conocimientos
y actitudes que les permitan desempeñarse eficientemente en sus cargos actuales y
futuros; y a su vez, el desarrollo de sus funciones y responsabilidades aporten al
cumplimiento de los objetivos, metas y demás propósitos del Sistema de Gestión de la
Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.

c) Instructor Interno: Funcionario con la competencia, conocimiento y calificación

requerida para ejecutar una capacitación al interior de la organización.

d) Instructor externo: Persona, ajena a la organización con la competencia, conocimiento

y calificación requerida para ejecutar una capacitación al interior de esta.

e) Colaborador: Toda aquella persona o trabajador de planta, que desempeña y realiza

labores especificas propias del objeto y razón social del GRUPO EMPRESARIAL
SOLANCO S.A.

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f) Entrenamiento: Es la educación profesional que busca adaptar a la persona a

determinado cargo o puesto de trabajo. Su objetivo es buscar en el trabajador los
elementos esenciales para ejecutar un cargo de manera adecuada y a corto plazo.

g) Programa de inducción: Corresponde a un plan de actividades diseñado e

implementado en un tiempo definido, que facilita la incorporación y adaptación de las
personas a un nuevo cargo.

h) Re-inducción: Continuación de la inducción que se lleva a cabo a través de capacitación

o profundización de la inducción primera, y una vez al año.

4. RESPONSABLE

El funcionario responsable de garantizar la eficacia en la ejecución de las actividades

definidas en el presente programa es el Director Administrativo.

5. ACTIVIDADES

5.1 Detección de necesidades

5.1.1 Inducción y reinducción corporativa

El programa de inducción y reinducción de personal se realiza de la siguiente manera:

Se tiene establecido el procedimiento denominado PROGRAMA DE INDUCCIÓN/RE-

INDUCCIÓN (GRI-PR-06) en el cual se identifican las aéreas o procesos que van a brindarle
la inducción al nuevo empleado; este formato varía de acuerdo con las necesidades de
inducción de cada cargo; luego de realizar todo el proceso de inducción el funcionario y/o
trabajador debe diligenciar el formato EVALUACIÓN DE LA INDUCCIÓN/RE-INDUCCIÓN
DE PERSONAL (GRI-FO-33), cuyo propósito es verificar la eficacia de la información y
asimilación de la información suministrada a los colaboradores.

5.1.2 Inducción y reinducción en SSTA

El programa de inducción o re-inducción SSTA se presenta con una presentación de

PowerPoint y se identifican las siguientes necesidades: generalidades de la empresa,
aspectos generales y legales en SSTA, COPASST, Comité de Convivencia, Reglamento
de Higiene y Seguridad Industrial; Plan de Preparación, Prevención y Respuesta ante
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Emergencias; factores de riesgo del puesto de trabajo, aspectos e impactos ambientales,

derechos y deberes dentro del sistema general de riesgos profesionales, procedimientos
de seguridad, etc; dejando constancia en los formatos de INDUCCIÓN/RE-INDUCCIÓN DE
PERSONAL (GRI-FO-32) y EVALUACIÓN DE LA INDUCCIÓN/RE-INDUCCIÓN DE
PERSONAL (GRI-FO-33).

5.1.3 Formación, capacitación y entrenamiento

El Director HSEQ llevan a cabo anualmente la detección de necesidades de entrenamiento

y capacitación; para esto se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Perfil del cargo;
matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de
controles; resultados de auditorías internas, resultados de las evaluaciones de desempeño
laboral, resultados de la medición de indicadores de gestión, resultados de la realización de
simulacros de emergencias, conclusiones definidas en los comités del COPASST/Vigía en
Seguridad y Salud en el Trabajo, resultados de Revisiones por la Dirección, resultados de
las Reuniones Gerenciales, resultados de las investigaciones de los accidentes e incidentes
de trabajo generados; resultados de las inspecciones de seguridad, resultados de la
implementación de los Programas de Vigilancia Epidemiológica, recomendaciones emitidas
en el Informe de Condiciones de Salud, actualizaciones en normatividad legal relacionada
con Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente; y cualquier otra fuente de información que
la organización considere relevante para la consolidación de las competencias y
conocimientos que exija su Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente. Lo anterior deberá consolidarse a través del CRONOGRAMA ANUAL
DE CAPACITACIONES (GRI-FO-03), contemplando los siguientes mecanismos para la
obtención de la información:

a) Observación

Los miembros de la Alta Dirección y mandos medios identificarán en los equipos de trabajo
que lideran, necesidades de capacitación formación y entrenamiento inherente a la labor
allí desarrollada.

b) Solicitud directa

El funcionario solicitará a su jefe inmediato incluir su requerimiento de capacitación, siempre

y cuando esté relacionado con el cumplimiento de los objetivos del cargo y tenga incidencia
directa con la calidad de su trabajo.

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c) Modificación del trabajo

Los miembros de la Alta Dirección y mandos medios evaluarán las necesidades de

modificaciones totales o parciales en las rutinas de trabajo, métodos, procesos o
procedimientos, que afecten o tengan incidencia directa en la calidad. En esta categoría
aplicaran las actualizaciones a que haya lugar de acuerdo con las actividades desarrolladas
en cada área.

d) Modernización de equipos

El Director HSEQ, juntos con los miembros de la Alta Dirección, evaluarán la necesidad de
capacitación y entrenamiento a todo el hospital, cada vez que se efectué renovación
tecnológica.

e) Evaluación de desempeño

Los miembros de la Alta Dirección y mandos medios determinarán la necesidad de

capacitación y entrenamiento, producto de los resultados grupales o individuales de la
evaluación de desempeño.

f) Evaluación SST

El Director HSEQ revisará la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de

riesgos y establecimiento de controles; reunión del COPASST/Vigía en Seguridad y Salud
en el Trabajo, normatividad vigente en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente y
programará la capacitación para informar y actualizar a los funcionarios en estos temas.

5.2 Levantamiento de la información

El Director Administrativo, en colaboración con el Director HSEQ, debe consolidar toda la

información requerida en el numeral 5.1.3 del presente documento; a través del
CRONOGRAMA ANUAL DE CAPACITACIONES (GRI-FO-03), el cual debe ser presentado
y divulgado a todos los miembros de la organización.

Para la consolidación de la información en el cronograma anteriormente mencionado, se

deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

a) Descripción clara y específica de la temática a desarrollar en las capacitaciones.

b) Definición de los objetivo y meta de la capacitación a realizar.

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c) Marco legal o referente normativo que rige o exige la realización de la capacitación.

d) Determinar el alcance de la capacitación. (En este caso, la realización de las

capacitaciones aplicará para todos los colaboradores, contratistas, subcontratistas y
proveedores que presenten sus servicios en la organización)

e) Definición de los recursos que ha dispuesto la Alta Dirección para la realización de las
capacitaciones. (Recursos tecnológicos, físicos o de infraestructura, humanos y
económicos)

f) Identificación del funcionario responsable de realizar la capacitación.

g) Establecimiento de las fechas de inicio y final de la capacitación.

Una vez se haya divulgado el CRONOGRAMA ANUAL DE CAPACITACIONES (GRI-FO-

03), el Director Administrativo, en colaboración con el Director HSEQ, deben estar en la
disponibilidad de revisar y analizar la inclusión de temáticas que no se hayan tenido en
cuenta en la presentación inicial del mismo. Para esto, cualquier colaborador, contratista o
subcontratista puede estas sus necesidades de capacitación, formación y entrenamiento
por escrito al Director Administrativo o Director HSEQ. La inclusión de nuevas temáticas de
capacitación no amerita el cambio de versión del cronograma.

5.3 Planeación de la capacitación.

El Director Administrativo debe establecer los contactos y la logística para la coordinación

y ejecución del CRONOGRAMA ANUAL DE CAPACITACIONES (GRI-FO-03).

De igual forma, este funcionario debe buscar la reducción de costos dando prioridad a la
utilización de medios y recursos internos y realizando alianzas con las entidades de
seguridad social, cajas de compensación y demás entidades con las que se tenga
disponibilidad.

El Director Administrativo debe difundir anualmente el CRONOGRAM ANUAL DE

CAPACITACIONES (GRI-FO-03) través de los medios establecidos por la institución
comunicando a cada funcionario sobre su designación a los eventos de capacitación
cuando aplique. Para esto, puede consultar el procedimiento denominado MOTIVACIÓN,
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA (GRI-PR-07).

5.4 Organización y ejecución de la capacitación

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Es responsabilidad del Director Administrativo, la administración del CRONOGRAMA

ANUAL DE CAPACITACIONES (GRI-FO-03) definido para toda la organización, y para esto
se presentan las siguientes recomendaciones:

a) La Gerencia General y Gerencia de Operaciones determina y asigna cuando se requiere

al o los colaboradores, responsables de impartir capacitación al interior de la
organización.

b) El colaborador (para el caso de capacitaciones externas, se hará referencia a

contratistas, subcontratistas y proveedores de servicios de capacitación y
entrenamiento) responsable de impartir la capacitación debe solicitar como mínimo con
cinco días de anticipación, al Director Administrativo, la gestión de recursos necesarios
para su ejecución; quien será el responsable de gestionarlos y suministrarlos
oportunamente.

c) Es responsabilidad de todos los colaboradores, contratistas, subcontratistas y

proveedores adscritos a la organización; cumplir con los horarios determinados, para las
capacitaciones, previendo aspectos laborales o personales que interfieran, interrumpan
o suspendan su participación.

d) El colaborador (para el caso de capacitaciones externas, se hará referencia a

contratistas, subcontratistas y proveedores de servicios de capacitación y
entrenamiento) responsable de impartir la capacitación, remite al Director Administrativo,
los registros de asistencia y evaluación de la capacitación, así como las memorias físicas
y en medio magnético si existiese, haciendo entrega a su vez de los elementos y material
utilizado para el desarrollo de esta.

e) Al momento de requerirse el servicio de realización de capacitaciones externas, el

Director Administrativo debe consultar lo establecido en el procedimiento denominado
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (GRI-PR-11).

5.5 Registro de capacitaciones

El Director Administrativo es responsable de la recepción, archivo, actualización y manejo

de los registros de capacitación de toda la organización; entregar material necesario para
el control de asistencia, con el fin de dejar el registro de personal que toma la formación,
capacitación y/o entrenamiento. Igualmente se deja copia del contenido de los cursos,
certificaciones o diplomas para ser incluidas a las hojas de vida. Por lo tanto, para el registro
de la capacitación se debe utilizar el documento REGISTRO DE ASISTENCIA (GRI-FO-
11).

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El Director Administrativo es responsable de mantener actualizadas las estadísticas de

capacitación por funcionario, áreas, temas e instituciones, preparando y presentando a la
Alta Dirección los resultados.

Si la capacitación fue suministrada por algún contratistas, subcontratista o proveedor de

servicios de capacitación, formación y entrenamiento; se utilizarán los formatos que
pertenecen a su organización y para efectos de validez se dejará una copia y anexará al
registro de asistencia a dichas capacitaciones.

5.6 Evaluación de la capacitación

El Director Administrativo, en colaboración con el Director HSEQ, es responsable de realizar

la evaluación de validación del conocimiento aprendido de la información impartida en la
capacitación (sea interna o externa), a cada una de los colaboradores, contratistas,
subcontratistas y proveedores.

Por lo anterior, se considera adecuado los resultados cuya calificación promedio este por
encima del 70%; de ser así se considera optimo el proceso de capacitación, formación y
entrenamiento suministrado al equipo de colaboradores, contratistas, subcontratistas y
proveedores. De lo contrario, cuando el resultado no supere el promedio requerido, el
Director Administrativo, debe programar y ejecutar, en colaboración del Director HSEQ,
actividades de refuerzo y seguimiento a la información relacionada con la capacitación
impartida, garantizando el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas de formación
y entrenamiento, en el CRONOGRAMA ANUAL DE CAPACITACIONES (GRI-FO-03)

Para la realización de las evaluaciones de las capacitaciones, se pueden utilizar modelos

evaluativos tales como la presentación de preguntas con opción múltiple con única
respuesta; calificar los enunciados como falso o verdadero, entre otros.

5.7 Consolidación y presentación de resultados de capacitación.

El Director Administrativo debe consolidar el resultado de las capacitaciones y

entrenamiento impartido en la organización o gestionado con organismos externos,
presentar los informes a que haya lugar por funcionario o área.

Los indicadores para el control, seguimiento y vigilancia del presente programa son los
siguientes:

INDICADOR No. 1
Nombre del indicador: % Cumplimiento del Cronograma Anual de Capacitaciones
Tipo de indicador: Eficacia

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Para que sirve este indicador: Este indicador permite verificar cumplimiento del
Cronograma Anual de Capacitaciones.
Fórmula: No de capacitaciones realizadas / No de capacitaciones programadas en el
Cronograma Anual de Capacitaciones
Unidades: %
Meta: 80%
Frecuencia de medición: Trimestral
Fuente de información: Informes de capacitaciones reportadas, certificados de
asistencia a capacitaciones.
Responsable de analizar los resultados del indicador: Director Administrativo

INDICADOR No. 2
Nombre del indicador: Cobertura de las capacitaciones
Tipo de indicador: Eficacia
Para que sirve este indicador: Este indicador permite medir que porcentaje de
colaboradores, contratistas, subcontratistas y proveedores recibieron capacitación y
entrenamiento frente al total de la población trabajadora.
Fórmula: No de persona que recibieron capacitación o formación/ Total de personal que
necesita formación
Unidades: %
Meta: 80%
Frecuencia de medición: Trimestral
Fuente de información: Registros de asistencias y Cronograma Anual de
Capacitaciones
Responsable de analizar los resultados del indicador: Director Administrativo

INDICADOR No. 3
Nombre del indicador: Efectividad de las capacitaciones realizadas
Tipo de indicador: Efectividad
Para que sirve este indicador: Este indicador permite medir la efectividad de las
capacitaciones realizadas
Fórmula: No. Capacitaciones evaluadas satisfactoriamente / Total de personas
capacitadas
Unidades: %
Meta: 80%
Frecuencia de medición: Trimestral
Fuente de información: Evaluaciones de capacitación realizadas.
Responsable de analizar los resultados del indicador: Director Administrativo

5.8 Disposiciones finales

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El alcance del presente procedimiento aplica para todos los documentos que ya se
encuentran elaborados y su vigencia corresponde al año 2017. Lo anterior se establece con
el ánimo de no subestimar su disposición, uso y fines correspondientes.

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN CAMBIO REALIZADO

Emisión inicial del
15/01/2018 01
documento

7. CUADRO DE FIRMAS

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Mario Alberto Nombre: Natalia Caballero Nombre: Tatiana
Peña Martínez Solano Caballero Solano
Cargo: Gerente de
Cargo: Director HSEQ Cargo: Gerente General
Operaciones
Fecha: 15/01/2018 Fecha: 15/01/2018 Fecha: 15/01/2018

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