Guia de Procesos Academico Administrativos PDF

GUIA DE PROCESOS ACADÉMICO – ADMINISTRATIVOS
USS | Dirección de Admisión y Registros Académicos

PRESENTACIÓN
Presentamos en esta oportunidad, la Guía de procesos académico
– administrativos, con el deseo de orientar, a través de este instrumento
informativo, logrando una comunicación dinámica y oportuna, que
permita acceder a un conocimiento integral de los procesos y
desempeñarse eficientemente.
Con este documento pretendemos dar respuesta a las inquietudes
sobre como realizar un trámite, cuáles son las tasas, plazos,
responsables de ejecutar las tareas inmersas en cada proceso, y al
mismo tiempo, capacitar a quien se relaciona directamente con los
estudiantes, permitiendo así, una interacción eficiente.
“Lo que escucho lo olvido,
Lo que veo lo recuerdo,
Pero lo que hago, lo entiendo”
Confucio

Contenido
BASE NORMATIVA .................................................................................................................. 4
CAMBIO DE CARRERA ......................................................................................................... 5
CAMBIO DE MODALIDAD .................................................................................................... 7
CATEGORIZACIÓN ................................................................................................................. 9
REINICIO DE ESTUDIOS .................................................................................................... 18
TRASLADOS INTERNOS ..................................................................................................... 20
REGISTRO DE MATRÍCULA .............................................................................................. 22
RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA ................................................................................... 27
RESERVA DE MATRÍCULA ................................................................................................ 29
ACTIVACIÓN DE RESERVA DE MATRÍCULA .............................................................. 31
CONSTANCIA DE ESTUDIOS ............................................................................................ 33
CERTIFICADO DE ESTUDIOS .......................................................................................... 35
CONVALIDACIÓN DE CURSOS ........................................................................................ 37

BASE NORMATIVA
• Reglamento de ingreso y matrícula de estudiantes de la USS.

• Ley universitaria Nº23733.
• Estatuto General de la USS.
• Reglamento general de la USS.
• Manual de organización y funciones de la USS.

CAMBIO DE CARRERA

1. Flujograma
CAMBIO DE CARRERA
VICERRECTORADO
TESORERIA REGISTROS ACADÉMICOS
ACADEMICO
INICIO
Resolución de
Cambio de
Carrera
Apellidos
y
nombres
1 3
Boleta de venta;
¿Es ingresante del proceso de Registra
Registra pago Formato de
admisión vigente y no tiene SI cambio de
de derecho solicitud
registro de matrícula? carrera
Elaborar y emitir
NO Resolución Datos de
solicitante
actualizados
Tramitar Traslado Resolución de

interno/ Cambio de
Rectificación de Carrera
matrícula
Registra cambios de
escuela y programación FIN
de pensiones
Va a proceso de Traslado
interno/Rectificación de Datos de
matrícula solicitante
actualizados
2. Descripción
Podrán solicitar Cambio de Carrera los ingresantes del proceso de

admisión vigente. El primer paso es cancelar la tasa correspondiente
y Derecho de Trámite, en la Oficina de Tesorería, donde entregarán
el Comprobante de pago y Formato de Solicitud, lo cual presentarás
en la Oficina de Vicerrectorado Académico, quien resolverá la
aprobación del Cambio de Carrera solicitado, comunicando mediante
Resolución a las oficinas pertinentes para el registro en el Sistema
Académico y Cuentas Corrientes.
5

3. Plazo para trámite
Podrán solicitar Cambio de Carrera hasta la primera semana de

iniciado el Semestre Académico.
4. Requisitos
‐ Comprobante de pago de Derecho.

‐ Formato de Solicitud.
‐ Ser ingresante del proceso de admisión vigente.
‐ No estar registrado en el semestre académico vigente.
5. Tasas:
Cambio de carrera: S/.10.00 nuevos soles

Derecho de trámite: S/.5.00 nuevos soles
Total: S/.15.00 nuevos soles

CAMBIO DE MODALIDAD

1. Flujograma
CAMBIO DE MODALIDAD DE ESTUDIOS

VICERRECTORADO REGISTROS
TESORERIA FACULTAD
ACADÉMICO ACADÉMICOS
INICIO
Apellidos
y
nombres
Boleta de venta;
Registra pago Formato de
de derecho solicitud
Boleta de venta;
Evaluar y derivar
Formato de
solicitud al área
solicitud
correspondiente
Resolución de Resolución de
Cambio de Cambio de
modalidad de Elaborar y emitir modalidad de
estudios Resolución estudios
Registra cambio de
Registra
modalidad y
Cambio de
programación de
modalidad
matrícula y pensiones
Datos de
Datos de
solicitante
solicitante
actualizados
actualizados
FIN
2. Descripción
Podrán solicitar Cambio Modalidad de Estudios los ingresantes y/o

estudiantes, para lo cual cancelarán la tasa correspondiente y
Derecho de Trámite, en la Oficina de Tesorería, donde entregarán el
Comprobante de pago y Formato de Solicitud, el cual presentarás en 7
la Oficina de la Facultad a la que pertenece, quien evalúa y eleva al
Vicerrectorado Académico a fin que resuelva su aprobación, quien a

la vez comunica mediante Resolución a las oficinas pertinentes para
el registro en el Sistema Académico y Cuentas Corrientes.
Podrán solicitar Cambio de Modalidad de Estudios hasta la primera

semana de iniciado el Semestre Académico de la modalidad de
estudios de destino.
4. Requisitos
‐ Comprobante de pago de Tasas.
‐ Formato de Solicitud.
5. Tasas:
‐ Cambio de modalidad de estudios: S/.5.00 nuevos soles.
‐ Derecho de trámite: S/.5.00 nuevos soles.
‐ Total: S/.10.00 nuevos soles.

CATEGORIZACIÓN

1. Flujogramas
9 Sólo ingresantes

9 Categorización de ingresantes por Situación Económica
10

9 Categorización de estudiantes por Situación Económica
11

2. Descripción
9 Sólo ingresantes
El proceso de categorización para ingresantes es automático de
acuerdo a las categorías ofrecidas por la USS, debiendo contar
con los requisitos exigidos para que la oficina de Servicio de
atención al cliente aperture el expediente de categoría e inicie el
trámite en la oficina de Gerencia General quien evalúa, aprueba
mediante Resolución y registra la categoría en el Sistema
Académico, luego la oficina de Tesorería registrará el descuento
en las pensiones según categoría asignada.
9 Categorización de ingresantes por Situación Económica

Si el ingresante no cubre los requisitos de las categorías
especiales ofrecidas por la USS estará en posibilidad de acercarse
a la oficina de Gerencia General a fin de pasar por evaluación y
así contar con la autorización para el otorgamiento de Categoría
especial por Situación económica, Seguidamente, la oficina de
Servicio de atención al cliente, apertura el expediente de categoría
especial por Situación económica y lo remite a la oficina de
Gerencia General quien da conformidad de los documentos,
aprueba mediante Resolución y registra la categoría en el Sistema
Académico, luego la oficina de Tesorería registrará el descuento
en las pensiones según categoría asignada.
9 Categorización de estudiantes por Situación Económica

Si el estudiante no cubre los requisitos de las categorías
especiales ofrecidas por la USS estará en posibilidad de presentar
solicitud y requisitos en la oficina de Servicio Social a fin de pasar
por evaluación y así contar con la autorización del Vicerrectorado
de Asuntos estudiantiles, para el otorgamiento de Categoría 12
especial por Situación económica, Seguidamente, la oficina de

Servicio Social apertura el expediente de categoría especial por

Situación económica y lo remite a la oficina de Gerencia General
quien da conformidad de los documentos, aprueba mediante
Resolución y registra la categoría en el Sistema Académico, luego
la oficina de Tesorería registrará el descuento en las pensiones
según categoría asignada.
El estudiante que mantiene el Promedio Ponderado Acumulado

igual o mayor a 13.5 podrá continuar con el beneficio otorgado
durante sus estudios.
Podrán solicitar Categorización hasta veinte días después de iniciado

el semestre académico vigente.
4. Requisitos según Categoría especial
AHIJADOS DE PROMOCIÓN
Copia simple de certificados de estudios secundarios.
Copia simple de la partida de nacimiento.
DEPORTISTA CALIFICADO
Constancia original emitida por el IPD.
EGRESADO DE SENATI
Copia legalizada de la certificación de egresado del SENATI
(concluido carrera 3 años).
EGRESADOS DE INSTITUTOS Y UNIVERSIDADES 13
Copia legalizada del título profesional.


EGRESADOS DEL INSTITUTO PEDRO RUIZ GALLO
Copia legalizada del Certificado de Egresado del Instituto Pedro Ruiz
Gallo.
ESPOSOS
Copia simple del recibo de matrícula del alumno USS.
Partida original de matrimonio.
Copia simple de la partida de nacimiento de ambos esposos.
ESTUDIANTE DEL AÑO

Copia simple de Constancia de Estudiante del año.
Copia simple de certificados de estudios.
FAMILIA DE TRABAJADOR DEL CONSORCIO

Copia simple de las 3 últimas boletas de pago emitida por el
Empleador del consorcio
Copia de partida de Nacimiento del alumno (en caso de hijo(s))
Copia de partida de Matrimonio Original (en caso de esposo (a))
HERMANOS
Copia simple del recibo de matrícula del estudiante USS.
Copia simple de la partida de nacimiento de ambos alumnos.
HIJOS DE MAESTRO
Copia legalizada de la Resolución de Nombramiento o cese.
Copia legalizada de las tres (3) últimas boletas de pago.
Copia simple del DNI del padre de familia.
Copia simple de la partida de nacimiento del alumno. 14

HIJOS DE POLICÍAS Y MILITARES
Constancia de la PNP, expedida por la Región de la Policía Nacional
del Perú o Región Militar.
Copia legalizada de las tres (3) últimas boletas de pago
Copia legalizada de su carné de PNP o MILITAR
Copia simple de la partida de nacimiento del alumno.
ORFANDAD
Partida Original de Defunción.
Copia simple de la partida de nacimiento del alumno.
PADRE - MADRE E HIJO (A)

Copia simple del recibo de matrícula del alumno USS.
Copia simple de la partida de nacimiento del alumno USS y del
nuevo ingresante.
Copia simple del DNI del papá y mamá.
PREMIO DE EXCELENCIA (BECA = PRIMER PUESTO / MEDIA

BECA = SEGUNDO PUESTO)
Copia simple de certificados de estudios
Copia legalizada del acta de adjudicación de primeros puestos.
Copia simple de la partida de nacimiento
REGIÓN CAJAMARCA
Copia simple de la partida de nacimiento del alumno
CONVENIO CON TACABAMBA

Copia Legalizada de la partida de nacimiento del alumno.
15
INGRESO PREFERENCIAL
Copia simple de la constancia firmada por el Director de la I. E.

Copia simple de certificados de estudios.
SITUACION ECONÓMICA
Aprobación firmada y sellada por Gerencia General
TRABAJADORES DEL CONSORCIO

Copia simple de las tres últimas boletas de pago emitida por el
consorcio
UCV MOYOBAMBA
Copia Legalizada de la firma de Convenio Original
Copia simple de Record Académico
CATEGORÍAS POR CONVENIOS

Carta emitida por la empresa con la relación de alumnos
beneficiados.
Copia legalizada de las tres últimas boletas de pago.
Copia simple del DNI del padre de familia.
Copia de la partida de nacimiento del alumno.
CONVENIO TUMÁN/CONVENIO PUCALÁ/COMUNIDAD CAMPESINA

DE REQUE/CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA/EJÉRCITO DEL PERÚ
(6TA Y ULTIMA BRIGADA DE LA SELVA)/GOBIERNO
REGIONAL/HOSPITAL REGIONAL DOCENTE LAS MERCEDES/INPE
(INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO)/MUNICIPALIDAD DE
IMAZA CHIRIACO/UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL DE
BAGUA/JUAN AITA VALLE-ESSALUD/HOSPITAL BELEN DE
LAMBAYEQUE (*) 16

(*) Para los siguientes convenios el trámite de categoría se realizará
directamente con la institución quien emitirá la relación de alumnos
beneficiados al rectorado.
5. Tasas:
• Derecho de categorización (Anual): S/.30.00 nuevos soles

• Derecho de trámite: S/.5.00 nuevos soles
17

REINICIO DE ESTUDIOS
1. Flujograma
REINICIO DE ESTUDIOS
TESORERIA FACULTAD REGISTROS ACADÉMICOS
INICIO
Boleta de venta;
Apellidos Formato de
y solicitud
nombres
1
2
Tiempo que dejó Registra pago de Resolución de

estudios <= 6 SI derecho y programa Elaborar y emitir reinicio de
semestres matrícula/pensiones Resolución estudios
3
NO
Revisar situación
No académica de
procede estudiante
Datos de
solicitante
actualizados
FIN
2. Descripción
El estudiante que no registró matrícula en menos de seis semestres

académicos consecutivos, sin contar con Reserva de matrícula,
podrá solicitar Reinicio de estudios, debiendo cancelar el derecho
correspondiente en la oficina de Tesorería quien entregará formato
de solicitud para ser presentado en la oficina de la Facultad a la que 18
pertenece el estudiante. La Facultad resuelve la autorización del

Reinicio de estudios mediante Resolución y notifica a las instancias

pertinentes, siendo la Dirección de Registros Académicos la
encargada de revisar situación académica del estudiante y
actualización de datos.
Podrán solicitar Reinicio de estudios hasta la primera semana de

4. Requisitos
‐ Comprobante de pago de derecho de reinicio de estudios y trámite

‐ Formato de solicitud
5. Tasas
‐ Reinicio de estudios: S/.50.00 nuevos soles
‐ Derecho de trámite: S/.5.00 nuevos soles
19

TRASLADOS INTERNOS

1. Flujograma
TRASLADO INTERNO
VICERRECTORADO
TESORERIA FACULTAD REGISTROS ACADÉMICOS
ACADÉMICO
INICIO
Record integral
Boleta de venta;
Apellidos Formato de
y solicitud
nombres
3
1
Record integral Resolución de
Elaborar y emitir
Traslado interno
Boleta de venta; Resolución
¿Tiene 18 créditos Registra pago Formato de
aprobados? SI de derecho solicitud
4
2
Registra
NO Evaluar y derivar Traslado
solicitud al área interno
correspondiente
No
procede
Resolución de
Traslado interno
Datos de
solicitante
4 actualizados
Registra cambios de
escuela y programación
de pensiones
Datos de
solicitante FIN
actualizados
2. Descripción
Podrá solicitar traslado interno aquel estudiante que aprobó un

mínimo de dieciocho créditos, debiendo cancelar los derechos
correspondientes y presentar solicitud en la Facultad a la que
pertenece la Escuela profesional a la que aspira. Luego de realizada
la evaluación dicha Facultad elevará al Vicerrectorado Académico,
quien resuelve mediante Resolución la aprobación de la solicitud de
Traslado interno, que es registrado en el Sistema académico por la
Dirección de Registros Académicos y en el Sistema de Cuentas
Corrientes por la oficina de Tesorería. 20

Podrán solicitar Traslado interno hasta la primera semana de

4. Requisitos
‐ Comprobante de pago de derecho de traslado interno y trámite

‐ Record integral de notas
‐ Formato de solicitud
5. Tasas
‐ Traslado interno: S/.5.00 nuevos soles

‐ Derecho de trámite: S/.5.00 nuevos soles
21

REGISTRO DE MATRÍCULA
1. Flujograma
22

23

2. Descripción
• Regular
El registro de matrícula regular se realiza a través del Campus
Virtual, el ingresante o estudiante accede con el usuario y clave
proporcionado, seguidamente el sistema validará el pago del
Derecho de Matrícula y expediente completo, si es conforme,
permitirá crear la Ficha de Matrícula, a continuación mostrará los
24
cursos disponibles según plan de estudios y horarios
programados para el caso de la modalidad presencial. Luego de
registrados los cursos también deberá registrar el grupo de

tutoría y actividad integradora de su elección. El proceso termina
con la confirmación de la matrícula que incluye el aceptar la
programación de los derechos correspondientes a segunda y
tercera matrícula, pago por creditaje si el total de número de
créditos no excediera de 12.
• Especial
El registro de cursos de una matrícula especial autorizada se
realiza únicamente a través de la Secretaría Académica de cada
Facultad. El estudiante deberá cancelar el derecho de trámite en
la oficina de Tesorería y luego presentar la solicitud en la
Facultad a la que pertenece, la cual será evaluada y
posteriormente notificada la autorización o improcedencia. Las
matrículas especiales se dan en casos de pre-requisitos no
aprobados, el no dar prioridad a los cursos desaprobados o de
menor ciclo, creditaje adicional y no contar con promedio
ponderado acumulado igual o mayor a 14.
• Excepcional
El registro de cursos de una matrícula excepcional podrá
realizarse a través del Campus Virtual y Secretaría Académica de
cada Facultad y sólo procede para aquellos estudiantes que
cuentan con promedio ponderado acumulado igual o mayor a 14,
debiendo luego cancelar o solicitar programación del derecho por
creditaje adicional.
Según cronograma académico lectivo del semestre vigente.
25

4. Requisitos
‐ Pago del derecho de matrícula.

‐ Expediente de ingresante con documentación completa.
5. Tasas
‐ Presencial
• Derecho de matrícula: S/.250.00 nuevos soles
• Registro extemporáneo: S/5.00 nuevos soles
• Créditos adicionales: S/.50.00 nuevos soles
• Segunda matrícula: S/.50.00 nuevos soles
• Tercera matrícula: S/.70.00 nuevos soles
• Cuarta matrícula: S/.100. nuevos soles
‐ Distancia
• Derecho de matrícula: S/.300.00 nuevos soles
• Créditos adicionales: S/.50.00 nuevos soles
• Segunda matrícula: S/.30.00 nuevos soles
• Tercera matrícula: S/.40.00 nuevos soles
• Cuarta matrícula: S/.50.00 nuevos soles
‐ Segunda titulación
• Derecho de matrícula (*)
• Registro extemporáneo: S/5.00 nuevos soles
(*) El monto varía según la especialidad del programa
26

RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA
1. Flujograma
27

2. Descripción
Estudiante que registró matrícula y desea rectificarla por las razones

siguientes: Cambio de sección, agregar curso(s) o retirarse de
curso(s), deberá cancelar el derecho por rectificación y presentar
solicitud adjuntando Ficha de matrícula en la Secretaría Académica
de la Facultad a la que pertenece, quien evalúa y registra la
rectificación en el Sistema Académico.
Podrán solicitar Rectificación de matrícula hasta antes de iniciados

los exámenes parciales.
4. Requisitos
• Formato de solicitud.
• Recibo de pago por derecho de trámite y Rectificación de
matrícula.
• Ficha de matrícula del semestre vigente.
5. Tasas
• Rectificación de matrícula: S/.5.00 nuevos soles.

• Derecho de trámite: S/.5.00 nuevos soles.
28

RESERVA DE MATRÍCULA
1. Flujograma
RESERVA DE MATRÍCULA
REGISTROS
TESORERIA FACULTAD
ACADÉMICOS
INICIO
Apellidos
y
nombres
Registrar pago Boleta de venta;

¿Verificar pago y de derecho y Formato de
registro de matrícula? SI emitir solicitud
comprobante
Resolución de
NO Elaborar y emitir Reserva de
Resolución matrícula
Informar que
debe tramitar
Registro de 3
matrícula
Resolución de Registrar
Reserva de Reserva de
matrícula matrícula
3
Extornar
cuotas Datos de
Va a proceso de Registro vencidas solicitante
de matrícula actualizados
Datos de
solicitante FIN
actualizados
2. Descripción
El estudiante que desee reservar la matrícula y no está registrado,

primero tendrá que realizar el proceso de registro de matrícula y
29
luego cancelar en la oficina de Tesorería el derecho correspondiente.
La Facultad es quien resuelve la aprobación, emitiendo Resolución
que es comunicada a las oficinas pertinentes para el registro en el

Sistema Académico y Cuentas Corrientes (Extornar pensiones
vencidas y programadas).
La reserva de matrícula tendrá una vigencia de seis semestres
académicos regulares, considerando el semestre en el que se solicitó.
Podrán solicitar Reserva de matrícula:

• Hasta antes de iniciados los exámenes parciales.
• Sólo por motivos de salud podrá tramitar hasta antes de iniciados
los exámenes finales.
4. Requisitos
• Recibo de pago por derecho de trámite y Reserva de matrícula.
• Ficha de matrícula del semestre vigente.
5. Tasas
• Reserva de matrícula: S/.55.00 nuevos soles.

30

ACTIVACIÓN DE RESERVA DE MATRÍCULA
1. Flujograma
ACTIVACION DE RESERVA DE MATRÍCULA
FACULTAD TESORERIA
INICIO
Apellidos
y
nombres
Resolución de
Consultar y entregar
reserva de
Resolución de
matrícula
reserva de matrícula
Registrar pago y
emitir
comprobante
FIN
2. Descripción
El estudiante solicitará en la Facultad a la que pertenece, la

Resolución que aprobó su reserva de matrícula, luego se acercará a
la oficina de Tesorería para realizar la activación, debiendo cancelar
el derecho correspondiente.
31

Podrán solicitar Activación de reserva hasta 15 días después de

iniciado el semestre académico vigente.
4. Requisitos
Copia de Resolución de aprobación de Reserva de matrícula

(Vigente).
5. Tasas
Derecho de matrícula por activación: S/.5.00 nuevos soles.
32

CONSTANCIA DE ESTUDIOS

1. Flujograma
EMISIÓN DE CONSTANCIA DE ESTUDIOS

REGISTROS
TESORERÍA FACULTAD
ACADÉMICOS
INICIO
Apellidos
y
nombres
Registrar pago
Formato de
de derecho y
Solicitud
emitir
comprobante
Consultar estado
de expediente,
datos personales
y académicos
Informar Solicitante
Conforme NO observa atiende
ciones observaciones
SI
Solicitud de Solicitar informe a

Elaborar
constancia de SI Dir. Registros
informe
mérito Académicos
NO
Elaborar y Informe de orden

entregar de mérito
Constancia
Constancia de
estudios
FIN
2. Descripción
33
El solicitante de Constancia de estudios o de orden de mérito, deberá
cancelar en la oficina de Tesorería el derecho correspondiente, luego

presentar el Formato de solicitud en la Facultad a la que pertenece,
quien consultará en el Sistema Académico, el estado del expediente y
datos del solicitante, si existiera alguna observación tal como:
Documentos pendientes, informará al solicitante a fin que regularice
y así proceder a la atención, Si no existiera observación, la secretaria
de Facultad elaborará la Constancia solicitada, en caso de tratarse
de una Constancia de orden de mérito, la Facultad pedirá informe a
la Dirección de Registros Académicos.
No aplica plazo, se puede atender según requerimiento.
4. Requisitos
• Expediente completo.
• Recibo de pago por derecho de Constancia de estudios.
5. Tasas
• Constancia de estudios: S/.30.00 nuevos soles.
34

CERTIFICADO DE ESTUDIOS
1. Flujograma
EMISIÓN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS

VICERRECTORADO
TESORERIA REGISTROS ACADÉMICOS FACULTAD
ACADÉMICO
Formato de
INICIO Solicitud,
NO
Fotografías
Apellidos
Formato de
y
Solicitud,
nombres ¿Egresado? SI
Fotografías
Registrar pago
de derecho y Verificar
emitir expediente, datos
comprobante académicos y
personales
¿Conforme? SI
NO
Informar Validar Récord de

observa Notas, Pago de
ciones Convalidaciones
Solicitante Certificado Certificado

Emitir Certificado
atiende de de
de estudios
observaciones estudios estudios
Certificado Verificación y
Verificación y
de firma del
firma del Decano
estudios Vicerrector
Entregar
Certificado de
estudios a
solicitante
FIN
2. Descripción
El solicitante de Certificado de estudios, deberá cancelar en la oficina

de Tesorería el derecho correspondiente. Dependiendo de la
condición de egresado o estudiante, presentará el Formato de
solicitud en la oficina de Registros académicos o Secretaría
Académica de la Facultad, La oficina de Registros Académicos es
quien verifica el estado del expediente, así como los datos
35
académicos y personales, cuidando la correspondencia entre los
datos consignados en el formato de solicitud y los documentos del
expediente, específicamente, en la escritura de los apellidos y

nombres, si esto es conforme, procederá a la validación de notas con
las Actas de Notas y el pago de las convalidaciones en el estado de
cuenta corriente del solicitante. Seguidamente se emitirá el
Certificado de estudios para que sea refrendado por las autoridades
competentes en el orden siguiente: Director de Registros Académicos,
Decano de Facultad y Vicerrector Académico.
No aplica plazo, se puede atender según requerimiento (El tiempo de

atención es de un máximo de 5 días hábiles, contados a partir de la
recepción de la solicitud en la oficina de Registros Académicos).
4. Requisitos
• Expediente completo.
• 2 fotografías.
• Recibo de pago por derecho de Certificados de estudios.
5. Tasas
• Certificados de estudios: S/.30.00 nuevos soles por ciclo de

estudios.
• Derecho de trámite: S/.5.00 nuevos soles (Sólo para el caso de
estudiantes)
36

CONVALIDACIÓN DE CURSOS

1. Flujograma
CONVALIDACION DE CURSOS
REGISTROS COMISION DE
SECRETARIA ACADEMICA TESORERIA
ACADÉMICOS CONVALIDACION
INICIO
Solicitud
Silabos
Preparar listados y Certificado de estudios
documentos para superiores (Original)
convalidación
Solicitud
Silabos
Certificado de estudios
Evaluar documentación superiores (Original)
y elaborar Ficha de
convalidación Ficha de convalidación
Evaluar
convalidación de
cursos
Atender
NO Conforme?
observaciones
Certificado de estudios
SI
superiores (Original)
Ficha de Elaborar y Resolución de

convalidación emitir convalidación
Resolución
Resolución de
convalidación
Registra o
programa
Verificar: Derecho de
Expediente, convalidación
Pagos, Matrícula
Atender
Conforme? NO
observaciones
SI
Registrar
cursos
convalidados
FIN
37

2. Descripción
El ingresante por Traslado externo o Ingreso directo Titulado, que

cuenta con Certificado de estudios superiores originales, podrá
solicitar Convalidación de cursos, debiendo adjuntar los silabos
visados por la autoridad competente de la institución de
procedencia.
La Comisión de Convalidación de cada Facultad evalúa y dictamina a
través de la Ficha de Convalidación, la cual es remitida a la
Secretaría Académica, quien dará conformidad, emitiendo
Resolución de Facultad que autoriza la Convalidación, la misma que
es comunicada a las oficinas pertinentes para la programación en
Cuentas Corrientes y registro de cursos en el Sistema Académico.
Podrán solicitar Convalidación de cursos hasta 15 días después de

iniciado el semestre académico.
4. Requisitos
• Formato de solicitud
• Certificado de estudios superiores (Original)
• Sílabos visados
5. Tasas

• Convalidación de cursos: S/.30.00 nuevos soles (Por cada curso)
38

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Presentamos en esta oportunidad, la Guía de procesos académico

– administrativos, con el deseo de orientar, a través de este instrumento

informativo, logrando una comunicación dinámica y oportuna, que

permita acceder a un conocimiento integral de los procesos y

Con este documento pretendemos dar respuesta a las inquietudes

sobre como realizar un trámite, cuáles son las tasas, plazos,

responsables de ejecutar las tareas inmersas en cada proceso, y al

mismo tiempo, capacitar a quien se relaciona directamente con los

estudiantes, permitiendo así, una interacción eficiente.

“Lo que escucho lo olvido,

Lo que veo lo recuerdo,

Pero lo que hago, lo entiendo”

ACTIVACIÓN DE RESERVA DE MATRÍCULA .............................................................. 31

• Reglamento de ingreso y matrícula de estudiantes de la USS.

Tramitar Traslado Resolución de

Podrán solicitar Cambio de Carrera los ingresantes del proceso de

Podrán solicitar Cambio de Carrera hasta la primera semana de

‐ Comprobante de pago de Derecho.

Cambio de carrera: S/.10.00 nuevos soles

CAMBIO DE MODALIDAD DE ESTUDIOS

Podrán solicitar Cambio Modalidad de Estudios los ingresantes y/o

3. Plazo para trámite

Podrán solicitar Cambio de Modalidad de Estudios hasta la primera

9 Categorización de ingresantes por Situación Económica

9 Categorización de estudiantes por Situación Económica

especial por Situación económica, Seguidamente, la oficina de

El estudiante que mantiene el Promedio Ponderado Acumulado

3. Plazo para trámite

Podrán solicitar Categorización hasta veinte días después de iniciado

4. Requisitos según Categoría especial

EGRESADOS DE INSTITUTOS Y UNIVERSIDADES 13

Copia legalizada del título profesional.

ESTUDIANTE DEL AÑO

FAMILIA DE TRABAJADOR DEL CONSORCIO

PADRE - MADRE E HIJO (A)

PREMIO DE EXCELENCIA (BECA = PRIMER PUESTO / MEDIA

CONVENIO CON TACABAMBA

TRABAJADORES DEL CONSORCIO

CATEGORÍAS POR CONVENIOS

CONVENIO TUMÁN/CONVENIO PUCALÁ/COMUNIDAD CAMPESINA

• Derecho de categorización (Anual): S/.30.00 nuevos soles

TESORERIA FACULTAD REGISTROS ACADÉMICOS

Tiempo que dejó Registra pago de Resolución de

El estudiante que no registró matrícula en menos de seis semestres

pertenece el estudiante. La Facultad resuelve la autorización del

3. Plazo para trámite

Podrán solicitar Reinicio de estudios hasta la primera semana de

‐ Comprobante de pago de derecho de reinicio de estudios y trámite

Podrá solicitar traslado interno aquel estudiante que aprobó un

Podrán solicitar Traslado interno hasta la primera semana de

‐ Comprobante de pago de derecho de traslado interno y trámite

‐ Traslado interno: S/.5.00 nuevos soles

3. Plazo para trámite

Según cronograma académico lectivo del semestre vigente.

‐ Pago del derecho de matrícula.

(*) El monto varía según la especialidad del programa

Estudiante que registró matrícula y desea rectificarla por las razones

3. Plazo para trámite

Podrán solicitar Rectificación de matrícula hasta antes de iniciados

• Rectificación de matrícula: S/.5.00 nuevos soles.

Registrar pago Boleta de venta;

El estudiante que desee reservar la matrícula y no está registrado,