Borrador Propuesta Manual Normas y Procedimientos BNM 2019

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
TURMERO- EDO. ARAGUA

COORDINACION DE BIENES
PROPUESTA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA EL MANEJO GUARDA Y CUSTODIA DE LOS BIENES
MUEBLES ADSCRITOS A CONCEJO MUNICIPAL
SANTIAGO MARIÑO.
ELABORADO REVISADO APROBADO

Sesión N° -2019 Fecha: -2019
Fecha: Fecha:
Acuerdo Nº -2019 G.E.M. Nº -2019
Coordinador de Bienes Nacionales Directora de Despacho Concejal Johan Norato
Julio Arreaza Reaza

Presidente del Concejo Municipal Santiago
Lcdo. Admón. y Gestión Municipal Lcda. Bárbara Fernández
Mariño. Estado Aragua
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I.- ASPECTOS GENERALES

I.1.1.- Objetivo de Manual
I.1.2.- Alcance
I.1.3.- Unidades que Intervienen
I.2.- Coordinación de Bienes
I.2.1.- Objetivo General
I.2.2.- Misión
I.2.3.- Visión
CAPITULO II.- MARCO LEGAL

II.1.- Base Legal.
II.2.- Normas Generales.
II.3.- Normas Específicas.
II.4.- Responsabilidad del Usuario Final.
CAPITULO III.- GLOSARIO
CAPITULO IV.- DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

IV.1.- Fiscalización de Bienes Muebles.
IV.2.- Recepción y Asignación de Bienes.
IV.3.- Incorporación y Rendición de Documentación.
IV.4.- Desincorporación y Rendición de Documentación.
IV.5.- Solicitud de Consolidado Compras.
IV.6.- Desincorporación por Traspaso.

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Julio Arreaza Reaza

CAPITULO V.- ANEXOS Y FORMULARIOS UTILIZADOS

V.1.- Formulario BM-1.
V..-
V.2.2.-
V.3.-
V.3.1.-
V.4.-

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Julio Arreaza Reaza

INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Organización, Normas y Procedimientos
correspondiente a la Coordinación de Bienes, adscrita a la Dirección de
Administración de Consejo Municipal Santiago Mariño, son de observancia
general, sirve como instrumento de información y consulta. El propósito
fundamental es disponer en forma ordenada la información básica
concerniente a las funciones, organización y funcionamiento de la
Coordinación de Bienes para lograr el aprovechamiento de los recursos, el
cumplimiento las metas y objetivos propuesto, además sirve como
instrumento, sistemático de consulta y adiestramiento del personal.
En este sentido, el manual está estructurado de la siguiente manera: una

primera parte que contiene el Objetivo del presente manual, alcance, unidades
que intervienen con la Coordinación en la consecución del objetivo general,
misión, visión, base legal aplicable. Posteriormente, se describen las normas
generales de aplicación para el manejo interno, así como las normas
específicas para los procedimientos que rigen el control de bienes muebles en
todos sus procesos internos con sus respectivos anexos, las
responsabilidades del usuario final, formularios destinados a la formación de
inventarios y terminología utilizada.

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Julio Arreaza Reaza

Con el propósito de facilitar su utilización el presente manual está

conformado por los siguientes puntos:
Capítulo I.- Aspectos Generales del Manual conformado por los objetivos y el
alcance.
Capítulo II.- La Base Legal que regulan las Normas y Procedimientos de
Bienes Nacionales.
Capítulo III.- El glosario que permitirá al funcionario facilitar su interpretación.
Capítulo IV.- La descripción de los procedimientos administrativos a seguir en
cada una de los procesos del manejo de bienes, donde se
indican los funcionarios responsables de ejecutarlos.
Capitulo V.- Anexos y Formularios utilizados
El manual se ha elaborado con base a la normativa legal vigente, entre las

cuales se señalan: Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica en
concordancia con el Sistema de Nacional de Control Fiscal y el Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos y otras bibliografías oficiales
vigentes

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Julio Arreaza Reaza

CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1- Objetivo del Manual

Establecer los procedimientos de obligatorio cumplimiento para el manejo
general de los Bienes Nacionales por la Coordinación de Bienes del concejo
Municipal Santiago Mariño referente a las incorporaciones, desincorporaciones,
traspasos y demás actividades de los bienes muebles e inmuebles. Como
mecanismo de control que permite regular de manera integral y eficiente el
registro, fiscalización, supervisión, mantenimiento, y disposición de los bienes
públicos, mediante la aplicación de normas legales reglamentarias vigentes en el
ámbito municipal y nacional, a fin de salvaguardar el Patrimonio Público.
1.2.- Alcance
Las disposiciones contenidas en este Manual aplican al funcionamiento y

organización de la Coordinación de Bienes Nacionales e involucra todas las
dependencias interrelacionadas del Consejo Municipal Bolivariano Santiago
Mariño, así como las instituciones y organismos externos con inherencia en su
funcionamiento.
1.3.- Unidades que Intervienen
Todas las Direcciones, Coordinaciones y Dependencias del Concejo Municipal

del Municipio Santiago Mariño, están sujetas al Control y Fiscalización por parte
de la Coordinación de Bienes.

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Julio Arreaza Reaza


CAPITULO I
COORDINACION DE BIENES
2.1.- Objetivo General:
Garantizar la correcta administración de los Bienes Muebles e Inmuebles,

mediante la aplicación de un sistema integral de registro y control de inventario
que permita la eficiencia en los procesos de manejo, mantenimiento, fiscalización
y disposición de bienes muebles, ajustado al marco legal vigente y demás políticas
que indique la presidencia del Concejo Municipal Santiago Mariño a través de la
Dirección de Administración.
2.2.- Misión
Ejercer los procesos de manejo y control necesarios para la recepción,

incorporación, asignación, traslado y ubicación de bienes muebles a utilizarse
exclusivamente para los fines previsto de la institución, con el fin de garantizar el
normal desarrollo de sus operaciones y velar por el resguardo del patrimonio
público del Concejo Municipal Santiago Mariño.
2.3.- Visión
Constituirse como Unidad de control guarda y custodia de Bienes Muebles e

Inmuebles, de acuerdo con lo programado y metas previstas en los planes
operativos anuales, para consolidarse de manera eficiente como salvaguarda y
garante del patrimonio del Concejo Municipal Santiago Mariño.

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Julio Arreaza Reaza


CAPITULO II
MARCO LEGAL
II.1.-Base Legal.
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en
Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.908 de fecha 19 de febrero de 2009.
 Ley de la Reforma Parcial de la Parcial de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República del Sistema Nacional de Control
Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial N° 6.013 de fecha 23 de Diciembre
del 2010.
 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos publicada en la Gaceta
Oficial N° 2.818 de fecha 01 de julio de 1981.
 Ley Orgánica del Poder Público Municipal, publicada en la Gaceta Oficial
de la República Bolivariana de Venezuela N°6.015 de fecha 28 de
Diciembre del 2010.
 Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos, publicada en
la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela publicada en
la Gaceta Extraordinaria N°6.149 de fecha 18 de Noviembre 2014.
 Ley Contra la Corrupción, publicada en la Gaceta Oficial Extraordinaria
N°5.637 de fecha 07 de Abril del 2003.
 Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector Publico no
afectos a las industrias Básica, publicada en la Gaceta Oficial Nº 3.951 de
fecha 7 de enero de 1987.
 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Reforma Parcial de la Ley
Orgánica de Bienes Públicos. Gaceta Oficial N° 6.155 Extraordinaria de
fecha 19/11/2014.

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Julio Arreaza Reaza


 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial
N° 39.240 del 12 de Agosto del 2009.
 Reglamento de la Ley de Enajenación de Bienes del Sector Publico no
afectos a las Industrias Básicas, publicada en la Gaceta Oficial Nº 36668
del 24 Marzo de1999.
 Código Civil de Venezuela publicado en Gaceta Nº 2.990 Extraordinaria
del 26 de Julio de 1982.
 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Reforma de la Ley Contra la
Corrupción. Gaceta Oficial N° 6.155 Extraordinario de fecha 18/11/2014.
 Providencia Nº 053 de fecha 18 de octubre 2018
 Providencia Nº 049 de fecha
 Publicación N° 21 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de
los Estados de la República”, Gaceta Oficial N° 2.624 Extraordinaria de
fecha 30-06-1980
 Instructivo para Tramitar la Solicitud de Enajenación de Bienes Públicos
ante la CEMBISP, Marzo del 206
 Normas Generales de Control Interno, publicada según Gaceta Oficial de
la República Bolivariana de Venezuela N.° 40.851 del 18 de febrero de
2016.
 Lineamientos de Organización, Funcionamiento y Atribuciones de la
Estructura Organizativa del Concejo Municipal del Municipio Santiago
Mariño del Estado Aragua y demás Leyes, Normas, Decretos,
Resoluciones y Ordenanzas Municipales vigentes en la República
Bolivariana de Venezuela relacionadas con la administración pública
Nacional, Estadal y Municipal.
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Julio Arreaza Reaza

II.2.- Normas Generales.

 El Coordinador de Bienes adscrito a la Dirección de Administración es
el encargado de llevar el registro, control, y custodia de los Bienes
Muebles.
 Elaborar y mantener actualizado el inventario general y los inventarios
internos de las diferentes dependencias del Consejo Municipal Santiago
Mariño.
 Realizar los ajustes a los inventarios en sus respectivos formatos, de
las Dependencias adscritas al Consejo Municipal Santiago Mariño, para
ser registrados en la Contabilidad Fiscal.
 Regirse por el Catálogo-Guía de Inventarios, contenido en la
Publicación 21 “Instructivo Para la Formación de Inventario y Cuentas
de los Bienes Muebles e Inmuebles de los Estados y Municipios”,
(dictada por la Contraloría General de la República. Para la
clasificación, nomenclatura y especificaciones, que servirá como
instrumento de consulta.
 Llevar el control de formularios para la formación, rendición y
movimiento de los Bienes Muebles.
 Velar por la Guarda y custodia, mantenimiento e identificación de los
Bienes Muebles pertenecientes al Consejo Municipal Santiago Mariño,
a los fines de facilitar la su identificación y localización.
 Llenar el Formato “Tarjeta de Custodia” donde se le asigne los bienes
a cada uno de los Funcionarios que laboran en la Dependencia, esta
deberá ser actualizada en caso de que se asigne un nuevo bien.

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 Deberán asegurarse que todos los bienes muebles inventariados,

tengan número de identificación y estén debidamente etiquetados en
un lugar visible o de fácil acceso.
 Todos los jefes de las dependencias del Concejo Municipal Santiago
Mariño son garantes de la guarda y custodia de los bienes que poseen
asignados.
 Informar a los Jefes de Dependencias que, para realizar traspaso de
Bienes Muebles, deben ser solicitada por escrito y autorizada por la
máxima autoridad de la Unidad de Trabajo.
 Realizar inspección por lo menos tres (03) vez al año a las
Dependencias adscritas al Consejo Municipal Santiago Mariño, a fin de
verificar por percepción directa la ubicación y el estado en que se
encuentran los Bienes Muebles que le han sido asignados,
concatenándolo con los reflejado en el BM-1. se practicará de acuerdo
a procedimientos generales.
 Ninguna bien mueble propiedad del Consejo Municipal Santiago
Mariño, podrá salir de los espacios o edificios donde se encuentren
asignados, salvo en el caso que requiera reparación, servicio y/o
comisión.
 Los Bienes Muebles que requieran reparación sólo podrán salir de las
direcciones u oficina a las que estén asignados, mediante un control de
salida del bien autorizado por el administrador y el funcionario
responsable de la Coordinación de Bienes, quienes serán responsable
de verificar que dicho bien sea devuelto en un plazo no mayor de 30
días continuos.
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Julio Arreaza Reaza


 Todos los bienes del Consejo Municipal Santiago Mariño, deben
utilizarse exclusivamente para los fines previstos en la programación de
sus operaciones.
 Las diferentes dependencias deberán hacer del conocimiento a la
Coordinación de Bienes, cualquier sustracción o pérdida de bienes
nacionales, a los fines de proceder con el trámite administrativo
correspondiente.
 Se levantarán oportunamente inventarios físicos en aquellas
dependencias donde se efectúen actas de entregas y/o recepciones de
cargos de empleados.
 Se encargará de tramitar de forma inmediata la desincorporación de un
bien, según Formato BM-2.
 Los Bienes obsoletos, deteriorados o faltantes deben ser
desincorporados oportunamente de los registros contables e
inventarios, previo el cumplimiento de los trámites legales vigente y a la
debida autorización, mediante Acta.
 Podrá desincorporarse un bien que se encuentre deteriorado o
inservible que imposibilite de manera permanente su utilidad (cuando el
bien es un equipo informático, se realiza previo diagnóstico a través de
la Dirección de Soporte Técnico) y deberá ser desincorporado del
inventario de Bienes, previa autorización de la Comisión de Enajenación
de Bienes. Igual procedimiento habrá de seguirse en los casos de
bienes que no sean susceptibles de reparación, a los cuales se les dará
la condición de obsolescencia y los que resultaren inservibles por haber
sido modificados o alterados para recuperar oponer en funcionamiento
otros bienes.

Fecha: Fecha:
Julio Arreaza Reaza

 Llevar un registro que evidencie la cronología de los trabajos de

conservación, mantenimiento, reparaciones y protección de todos los
bienes del órgano de control, especificando el detalle de los materiales
utilizados y costos de los mismos.
 Auditoría Interna intervendrá en la verificación de la recepción de

materiales, suministros y bienes muebles e inmuebles adquiridos por
la institución municipal.
 Auditoría Interna, verifica conjuntamente con la Coordinación de
Compras y Servicios Generales correspondiente a las existencias de
los bienes, su legalidad, bajo un muestreo aleatorio y exhaustivo por lo
menos anualmente.
 A Partir de la entrada en vigencia de este manual todas las
dependencias del Concejo Municipal Santiago Mariño, tendrán la
obligación de guiarse por el mismo, a fin de llevar un control estricto en
cuanto manejo, resguardo y uso de los bienes muebles e inmuebles.
 Las situaciones no previstas en el presente manual, serán resueltas
tomando en consideración las disposiciones legales que regulen casos
semejantes o materias análogas.

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II.3.- Normas Específicas.
 Para el control de rendición y movimiento de los bienes muebles se
llevarán los siguientes formularios:
 BM-1 “Inventario de Bienes Muebles”: Al 31/12 de cada año.
 BM-2 “Relación del Movimiento de Bienes Muebles”: Se
elabora este formulario, cada vez que ocurra un movimiento
de bienes, Incorporación o Desincorporación por cualquier
concepto.
 BM-3 “Relación de Muebles Faltantes”: Se utiliza para
reflejar los Bienes Muebles faltantes donde se notifican las
diferencias determinadas para iniciar averiguaciones y
esclarecimientos de los hechos, previa denuncia a los
cuerpos de investigación correspondientes.
 BM-4 “Resumen de la Cuenta Bienes Muebles de la Unidad”:
Su elaboración es con el objeto de presentar el resumen
mensual de los saldos contables a la Dirección de
Administración de la cuenta de Bienes Muebles, debiendo
prepararse los primeros cinco (05) días hábiles de cada mes,
incluye existencia anterior, Incorporación y/o
Desincorporaciones.
 La Coordinación de Bienes Muebles, mantendrá actualizado el registro
y control de los bienes Mueble e Inmuebles, el cual estará conformado
por la información legal que demuestre su valor nominal, fecha de
adquisición, ubicación, reparación, mantenimiento, número de
identificación, etc.
 La Dirección de Administración debe remitir a la Coordinación de
Bienes, copias certificadas de las Facturas, copias de las órdenes de
compra, y notas de entrega de los bienes muebles.
 Rendir cuenta trimestralmente ante la Dirección de Administración, los
cinco (05) primeros días hábiles de cada tercer mes.

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Julio Arreaza Reaza


 Informar vía memorándum / oficios a los Jefes de Dependencia, que
deben abocarse garantizar la correcta conservación y cuido de los
bienes a los efectos de la guarda y custodia de uso que le fueron
asignados.
 La coordinación de Bienes Nacionales es la Responsable de la
incorporación y codificación de los bienes por donación, recuperación,
los mismos deberán de recibirse mediante un Acta de recepción del
bien a incorporar y a su vez decidir su uso y ubicación. En los casos de
los bienes adquiridos por la institución estos deberán registrarse
mediante la Orden de Compra y la factura
 Cuando un bien donado no posea factura original que señala el precio
de adquisición, se deberá contar con los servicios de un evaluador o
autoridad correspondiente a los fines de determinar su precio mediante
un avaluó para luego ser incorporado al inventario de bienes.
 La Dirección de Administración mediante comunicación remitirá a la
Coordinación de Bienes el avalúo del bien donado para su registro
contable.
 Sera responsabilidad del registrador de bienes realizar supervisiones
periódicas para evaluar el estado y localización actual de los bienes, a
fin de llevar el control del inventario de estos, así mismo deberá notificar
mediante un informe los resultados encontrados.
 Las etiquetas utilizadas para la codificación de bien deben mantener un
orden numérico y correlativo con la finalidad, de llevar el control de la
cantidad de bienes que posee el Concejo Municipal Santiago Mariño.
 Realizar un inventario interno con aquellos bienes denominados de
consumo que sean de fácil deterioro o poca durabilidad.
Fecha: Fecha:
Julio Arreaza Reaza


 Los bienes que sean adquiridos por el Código 05 (Adiciones y Mejoras)
para repotenciar o sustituir piezas a equipos o maquinarias; serán
incorporados en el inventario, formato BM-I, manteniendo el número
consecutivo con que fue registrado inicialmente en el inventario y se
aumentará el valor del bien, anexando los soportes respectivos al
momento de la rendición; dejando constancia en acta.
 La desincorporación de bienes muebles, a excepción de la
desincorporación por código 51; se regirá bajo la normativa legal
vigente y el Manual de Normas y Procedimientos de la Comisión de
Desincorporación de Bienes Muebles.
 Cuando se realicen fiscalizaciones y se verifique que la descripción del
bien presenta cierta discordancia con lo que se evidencia en el
“Inventario Físico de Bienes Muebles” (BM-1), se procederá a hacer
correcciones de características, las cuales se llevarán a cabo una vez
la Coordinación de Bienes realice el informe de inspección en el cual se
expresen las características exactas del bien. En caso de que se
presenten irregularidades en los saldos por error involuntario de
transcripción o sumatoria se podrá subsanar a través de acta correctiva
de saldo siempre y cuando se especifique como se incurrió en el error.
 Los préstamos internos de bienes muebles, solo se podrán realizar
dejando constancia en acta, la cual deberá ser firmada por el Director /
Jefe de la Dependencia Cedente y Receptora y el Funcionario asignado
a la Coordinación de Bienes, por un lapso no mayor a seis (6) meses,
en el caso en que se requiera deberá ser actualizado dicho préstamo
 Cuando se realice fiscalizaciones por parte de los Funcionarios
adscritos a la Coordinación de Bienes y se detecte que existe
Fecha: Fecha:
Julio Arreaza Reaza


sustitución de bienes muebles sin ninguna constancia o soporte legal
que avale la misma, se tomará como bien faltante.
 Al momento de ser detectados bienes faltantes, producto de robo o
hurto, ya sea por la Dependencia o por los Funcionarios adscritos a la
Coordinación de Bienes; el Jefe de la Dependencia y el Funcionario
asignado para llevar el inventario de bienes muebles, realizarán la
denuncia ante el respetivo cuerpo de investigaciones y tramitarán la
Desincorporación del Bien mueble por código 60 (Faltantes por
investigar).
 Remitir ante la Dirección de Administración, dentro de los diez (10) días
hábiles siguientes a la determinación y declaratoria de Faltante por
Investigar, concepto (60) un informe de inspección detallado de los
casos donde se haya detectado bienes faltantes, informando la
ubicación o estatus de los mismos con sus respectivos soportes.
 Se elaborará un expediente con un acta además de los formularios BM-
3, BM-4 y demás soportes de la Dependencias para dejar constancia
física de las acciones administrativa llevadas a cabo a fin determinar las
responsabilidades para los bienes declarados faltantes.
 El Funcionario responsable del Inventario de Bienes de la Dependencia
designado custodio de uso deberá solicitar en el caso de cese de
funciones Acta de Entrega de los bienes que le fueron asignados a
través de la “Tarjeta de Custodia”.
 El auxiliar o asistente de bienes llevara una carpeta contentiva de los
informes de Inspección realizadas de cada uno de las dependencias del
Concejo Municipal Bolivariano Santiago Mariño.

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II.4.- Responsabilidad del Usuario Final.

 Es obligación y responsabilidad de los Servidores Públicos a quienes se les
han asignado en resguardo bienes muebles propiedad del Municipio, darles el
uso adecuado para lo que están destinados, deberán informar de manera
precisa y puntual a la Coordinación de Bienes, sobre el robo, extravió,
deterioro, descompostura, destrucción o cualquier otra circunstancia respecto
de los bienes muebles que estén bajo su cargo.
 Cada funcionario (Director, Coordinador, Supervisor o Analista), deberá velar

por la custodia y el mantenimiento de los bienes nacionales a su cargo,
tomando las medidas pertinentes para evitar que sufran deterioro.
 Los funcionarios o funcionarias, tendrán el deber de conservar en buen estado

los bienes muebles y que se les proporcionen para el desempeño de sus
funciones, de tal manera que solo puedan sufrir el desgaste propio de su uso
normal.
 Los funcionarios o funcionarias, deberán informar por escrito a sus superiores

inmediato los desperfectos que sufran los bienes que presente su equipo de
trabajo y que se encuentran bajo su resguardo; así como cualquier
irregularidad que observen en el servicio del mismo.
 Los funcionarios o funcionarias, deberán vigilar, conservar los bienes

confiados a su guarda, uso o administración; en tal sentido todo funcionario
asumirá el resguardo directo de los bienes que se encuentren a su disposición.

Fecha: Fecha:
Julio Arreaza Reaza

 El responsable de los bienes de las direcciones y oficinas vigilarán y

procurarán que el personal adscrito se abstenga de realizar cambios
temporales o definitivos, préstamos o cualquier movimiento de los bienes que
se encuentren a su cargo sin la debida autorización establecida para ello.
 Todo funcionario o funcionaria que salga de vacaciones o se separe de su

cargo por renuncia, retiro, jubilación, entre otros, deberán de entregar
físicamente los bienes que tiene bajo su resguardo, a su superior inmediato,
conjuntamente con los Formatos de Inventario Interno de los bienes asignados
y el BM-1
 En caso de pérdida parcial o total, de un bien atribuirle por negligencia,

imprudencia o impericia; será objeto de las responsabilidades que dicho acto
conlleve.
La coordinación de Bienes mueble será la encargada de vigilar que se dé

cumplimiento y se apliquen las disposiciones contenidas en el presente Manual.

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CAPITULO III
GLOSARIO
Actividades:
Es el conjunto de tareas propias que deben realizar en un campo
determinado, dirigidas al logro de un objetivo específico; Determinan el grado
de responsabilidad y autoridad del cargo.
Actualización de Saldo:
Es la acción de coloca el saldo en la cuenta de las dependencias del
Concejo Municipal Bolivariano Santiago Mariño, con la finalidad de obtener un
saldo total del patrimonio que equivalga al monto que posee en activos
(Muebles e Inmuebles).
Bien mueble:
Cuerpo o cosa que puede trasladarse de un lugar a otro ya sea por sí mismo
o por efecto de alguna fuerza externa, sin que se modifique su estructura, y
que por la naturaleza de su uso son bienes duraderos y susceptibles de
inventariarlos.
Bienes Inmuebles:
Representa el valor de los terrenos y edificaciones de carácter fijo
(inmovilidad) y permanente propiedad de destinados al servicio de alguna
dependencia.
Daño:
Acción de detrimento o destrucción de activos, bienes o partes que
requieren reparación, reconstrucción, restituir elementos, piezas o parte de
ella.

Fecha: Fecha:
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Desincorporación:
Consiste en excluir o desechar un bien mueble del registro, el monto de la
desincorporación se efectuará sobre la base de la información contenida en
las planillas de Desincorporación y documentos anexos.
Donación:
Es la acción de dar fondos de un bien material, por voluntad propia.
Fiscalización:
Actuación de control que se ejerce en los lugares, establecimientos
edificios, vehículos, libros y documentos de naturales jurídicas que sean
contribuyentes o responsable, o que en cualquier forma contraten, negocien o
celebren operaciones con las entidades sujetas a control; o que de alguna
manera administren, manejen o custodien bienes o fondos de esas entidades.
Función:
Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para
alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio
generalmente es responsable de un área organizacional.
Gestión de Mantenimiento:
Planificación, programación, ejecución, supervisión y control de las
actividades de conservación y mantenimiento de los bienes.
Incorporaciones:
Estos asientos representan el ingreso de un bien mueble, cuantificando su
valor cargándolo al monto del patrimonio, el mismo se efectuará sobre la base
de la información contenida en las planillas de incorporación y documentos
anexos.

Fecha: Fecha:
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Inspección:
Actuación de control que se ejerce mediante visitas ordinarias o
extraordinarias al lugar donde se materializa la acción controlada a fin de
evaluar la sinceridad del obrar de la administración.
Mantenimiento Correctivo:
Conjunto de acciones destinadas a corregir una falla para restablecer las
condiciones originales del servicio de un bien.
Mantenimiento Preventivo:
Conjunto de acciones destinadas a disminuir el índice de fallas que
obstaculicen el buen funcionamiento de los bienes.
Mantenimiento Rutinario:
Trabajo continuo de reparaciones locales, sellado de grietas, limpieza y
mantenimiento de oficinas, equipos y mobiliarios.
Método:
Es la forma o modo de efectuar una actividad considerando la
disponibilidad de recursos materiales técnicas, económicas y humanos; que
utilizados eficientemente conlleva al logro de los objetivos.
Normas:
Son todas aquellas reglas que establecen las condiciones bajo las
cuales se deben efectuar las actividades en cada una de las entidades
organizativas, con el fin de lograr un mejor desarrollo de las mismas, están
dirigidas al cumplimiento de las políticas y por ende al logro de los objetivos.

Fecha: Fecha:
Julio Arreaza Reaza


Patrimonio:
Conjunto de bienes, obligaciones y derechos propiedad del Estado
susceptibles de ser cuantificables en dinero.
Procedimientos:
Es el conjunto de pasos secuenciales necesarios para realizar una labor,
los cuales especifican en forma detallada, operaciones, materiales, controles,
personal involucrado, relación entre áreas, con el fin de efectuar cada uno de
los procesos que se llevan a cabo en la organización de manera lógica,
secuencial y coordinada.
Registro:
Proceso por el cual se realiza el alta y asignación de número de inventario
de un bien mueble, que pasará a formar parte del patrimonio de Municipio.
Resguardo:
Es la acción de proporcionar seguridad a los bienes muebles, soportado
bajo un documento escrito que establece las características, obligaciones y
responsabilidades que tienen los servidores públicos, respecto a los bienes del
Estado para su uso, quedando bajo su custodia, responsabilidad y cuidado.
Tareas:
Son las operaciones que ejecuta un individuo para el desarrollo de sus
actividades, forman la base de los procedimientos, ya que representan cada
etapa o paso de los mismos.
Usuario:
Servidor Público que desempeña un empleo, cargo o comisión de cualquier
naturaleza, en las dependencias u organismos, independientemente de su
jerarquía.
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CAPITULO IV
DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
IV.1.- PROCEDIMIENTO: FISCALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.
Objetivo: Indicar los pasos a seguir para realizar la fiscalización de bienes

muebles pertenecientes al Concejo Municipal Santiago Mariño.
RESPONSABLE ACCIÓN
Coordinador de Bienes 1. Semestralmente planifica el Cronograma de Fiscalización (0) y

entrega al analista.
Analista 2. Realiza Cronograma de Fiscalización (0) y entrega al Coordinador

de bienes
Coordinador de Bienes 3. Recibe Cronograma de Fiscalización (0), revisa y firma en señal de

aprobación.
4. Entrega Cronograma de Fiscalización (0) a la secretaria
Secretaria 5. Recibe Cronograma de Fiscalización (0), revisa las dependencias

asignadas les notifica y publica para conocimiento del personal
adscritos a la coordinación de Bienes y realizar dichas inspecciones
Analista 6. Solicita a la secretaria el inventario físico de Bienes Mueble (BM-1)

Responsable de Inspección de la dependencia asignada.
7. Se traslada a la Dependencia.
8. Realiza la inspección de Bienes Muebles y solicita la colaboración al
Funcionario enlace de la unidad de trabajo de ser necesario.
9. Firma, sella y entrega Coordinador de Bienes.
10. Recibe, revisa y Elabora Informe Físico de inspección de Bienes

Coordinador de Bienes
Muebles (0,1,2) y de existir bienes faltantes lo refleja en el informe,
destacando que tiene un lapso de diez (10) días hábiles, después de
recibido el informe para que comunique a la coordinación de Bienes,
el destino de los mismos o en su defecto para que formule la denuncia
respectiva.
Secretaria 11. Elabora Oficio de Remisión (0,1) del informe a la Dependencia
fiscalizada, anexa Informe Físico de inspección de Bienes Muebles
(0,1,2) y entrega al Coordinador de Bienes.
Coordinador de Bienes 12. Recibe Oficio de Remisión (0,1) Informe Físico de inspección de
Bienes Muebles (0,1,2), revisa información contenida en el oficio,
firma y entrega a la Secretaria.

Fecha: Fecha:
Julio Arreaza Reaza


Secretaria 13. Recibe Oficio de Remisión (0,1), Informe Físico de Bienes Muebles
(0,1,2) asienta datos del oficio en libro de correspondencia.
Analista 14. Distribuye Oficio de Remisión (0,1), Informe Físico inspección de

Responsable de Inspección Bienes Muebles (0,1,2) a la dependencia fiscalizada.
Dependencia 15. Recibe Oficio de Remisión (0,1), Informe Físico de Bienes Muebles
(0,1,2), revisa y firma copias como acuse de recibo.
Analista
16. Recibe acuse de recibo del oficio (1), Informe Físico de inspección de
Responsable de Inspección
Bienes Muebles firmado y sellado recibido.
17. Entrega a la secretaria.
Secretaria 18. Recibe acuse de recibo (2) y archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

Fecha: Fecha:
Julio Arreaza Reaza


IV.2.- PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE BIENES.
OBJETIVO: Desarrollar los pasos a seguir para realizar la correcta recepción
de Bienes a Incorporar / Desincorporar y la asignación de bienes muebles
procedentes (proveedores, almacén, deposito, dependencias y otros entes e
instituciones)
RESPONSABLE ACCIÓN
Dirección de 1. Entrega comprobante de procedencia de bien (Factura,

Administración Recibo, Nota de Entrega, Acta).
Coordinador de Bienes 2. Recibe comprobante de procedencia de bien (Factura, Recibo,

Nota de Entrega, Acta) Revisa.
3. Participa a la Dirección de Auditoria Interna.

Analista
4. Recibe Comprobantes de Procedencia, revisa
Registrador de Bienes
5. Chequea cada una de las partes y áreas que integran bien.
6. Verifica el funcionamiento y Operatividad de bien.
7. Emite la aprobación y visto bueno, elabora Acta de
Recepción.
8. Entrega Comprobante de Procedencia, Acta de Recepción al
Coordinador de Bienes.
9. Recibe comprobante de procedencia del bien, “Acta de

Recepción”, revisa, Firma y sella.
10. Elabora la “Tarjeta de Custodia de bienes muebles”
11. Entrega a la Secretaria.
12. Recibe “Tarjeta de Custodia de bienes muebles”

Secretaria
13. Elabora Oficio de Asignación del bien (0,1), anexa “Tarjeta de
Custodia de bienes muebles” y entrega al Coordinador de
Bienes.
Coordinador de Bienes 14. Recibe Oficio de Asignación del bien (0,1), revisa información
contenida en el oficio, firma y entrega Registrador de Bienes.
Analista 15. Recibe Oficio de Asignación, (0,1), “Tarjeta de Custodia de

Registrador de Bienes bienes muebles” (0,1)
16. Distribuye Oficio de Asignación (0,1), entrega “Tarjeta de
Custodia de bienes muebles”, (0,1), a la Dependencia
asignada.
17. Jefe / Director de la Dependencia recibe Oficio de Asignación
(0.1) “Tarjeta de Custodia de bienes muebles” (0,1), revisa
Fecha: Fecha:
Julio Arreaza Reaza


Dependencia Custodio el estado en que se encuentra el bien asignado, firma en
de uso señal de conformidad y devuelve al Funcionario registrador
de bienes.
18. Recibe Oficio de Asignación (0.1) “Tarjeta de custodia de

bienes muebles” (0,1), revisa y entrega al Coordinador de
Analista Bienes.
Registrador de Bienes 19. Recibe Oficio de Asignación (0.1) “Tarjeta de custodia de
bienes muebles” (0,1), revisa y entrega a la Secretaria.
20. Recibe Oficio de Asignación (0.1) “Tarjeta de custodia de

Secretaria bienes muebles” (0,1), revisa y archiva.

Fecha: Fecha:
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IV.-3.- PROCEDIMIENTO: INCORPORACIÓN Y RENDICIÓN DE
DOCUMENTACIÓN.
Objetivo: Describir los pasos a seguir para realizar la incorporación y rendición
de Documentación de bienes muebles.
ACCIÒN
RESPONSABLE
Coordinación de Bienes 1. Recibe de la Dirección de Administración, Consolidado
Órdenes de compra (1), y demás Documentos de Procedencia
del bien a incorporar, revisa y entrega al registrador de bienes.
Analista 2. Recibe documentos de Procedencia del bien a incorporar

Registrador de Bienes (Órdenes de Compra, Factura, Actas), revisa
3. Efectúa el proceso establecido para la recepción de bienes a
incorporar, elabora “Acta de Recepción” () y entrega al
Coordinador de Bienes.
Coordinación de Bienes 4. Recibe documentos de Procedencia del bien a incorporar

(Órdenes de Compra, Factura, Actas) “Acta de Recepción”,
revisa.
5. Establece el Concepto de Incorporación a realizar según lo
establecido en la Publicación 21.
6. Elabora la Relación de Movimiento de Bienes BM-2 (01) BM-
4 (01) y con sus respectivos soportes de incorporación y
Oficio de remisión de documentación (0,1), firma y sella.
8. Procede a Incorporar el bien mueble en el sistema.
Secretaria 9. Recibe Oficio de Remisión (0,1), BM-2, (0,1) BM-4 (0,1)

asienta datos del oficio en libro de correspondencia.
10. Revisa que se encuentre toda la documentación necesaria
para la Incorporación, entrega al registrador de Bienes.
Analista 11. Recibe Oficio de Remisión (0,1), Movimiento Mensual BM-2

Registrador de Bienes (0,1), BM-4 (0) y soportes de incorporación, revisa.
12. Registra el Saldos en Carpeta de contabilidad, firma.
13. Entrega Documentación y Oficio de Remisión (0,1),
Distribuye en los Organismos y entes destinados.
Organismos y Entes 14. Recibe Oficio de Remisión (0,1), Documentación

Destinatario Incorporación BM-2 (0,1), BM-4 (0), revisa, firma y devuelve
copias como acuse de recibo.
Fecha: Fecha:
Julio Arreaza Reaza

Analista
Registrador de Bienes 15. Recibe acuse de recibo del oficio (0,1), Documentación
Incorporación BM-2 (0,1), BM-4 (0) firmado y sellado.
16. Entrega a la secretaria.
Secretaria
17. Recibe Oficio de remisión (0,1), revisa y archiva.
18. Archiva Movimientos Mensual BM-2 (0,1), Resumen de la
Cuenta de Bienes Muebles.

Fecha: Fecha:
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IV.-4.- PROCEDIMIENTO: DESINCORPORACIÓN Y RENDICIÓN DEL
DOCUMENTACIÓN
Objetivo: Indicar los pasos a seguir para efectuar la Desincorporación y
Rendición de Documentación de bienes muebles.
RESPONSABLE ACCIÒN
Dependencia 1. Solicita la Desincorporación de un Bien Mueble mediante

comunicación escrita Oficio (0,1) a la Coordinación de
Bienes.
Coordinación de Bienes 2. Recibe Oficio (0,1) de Solicitud de Desincorporación, revisa

(Secretaria) firma, sella y devuelve como acuse de recibo.
3. Asienta datos del Oficio (0,1) en libro de correspondencia,
entrega al Coordinador de Bienes.
Coordinador de Bienes 4. Recibe Oficio (0,1) de Solicitud de Desincorporación, revisa.
5. Notifica al Registrador de Bienes efectuar Fiscalización del
bien a desincorporar.
6. Levantan informe de inspección, determinando daños y
causales. (Servicio Generales)
Analista 7. Efectúa el proceso establecido para la recepción de bienes y

Registrador de Bienes entrega al Coordinador de Bienes.
8. Procede a trasladar el bien mueble al depósito de bienes
desincorporados para su respectiva guarda y custodia
Coordinador de Bienes 9. Recibe informe de inspección del bien a Desincorporar,
revisa.
10. Establece el Concepto de Desincorporación a realizar según
lo establecido en la Publicación 21.
11. Elabora la Relación de Movimiento de Bienes BM-2 (01) BM-
4 (01) y con sus respectivos soportes de Desincorporación y
Oficio de remisión de documentación (0,1), firma y sella.
13. Procede a desincorporar el bien mueble del sistema.
Secretaria 14. Recibe Oficio de Remisión (0,1), BM-2, (0,1) BM-4 (0,1)
asienta datos del oficio en libro de correspondencia.
15. Revisa que se encuentre toda la documentación necesaria
para la Desincorporación, entrega al Registrador de Bienes.
11. Recibe Oficio de Remisión (0,1), Documentación

Desincorporación BM-2 (0,1), BM-4 (0) y soportes de
Analista Desincorporación, revisa.

Fecha: Fecha:
Julio Arreaza Reaza


Registrador de Bienes 12. Registra el Saldos en Carpeta de contabilidad, firma.
13. Entrega Documentación y Oficio de Remisión (0,1),
Distribuye en los Organismos y entes destinados.
Organismos y Entes 15. Recibe Oficio de Remisión (0,1), Documentación

Destinatario Desincorporación BM-2 (0,1), BM-4 (0), revisa, firma y
devuelve copias como acuse de recibo.
16. Recibe acuse de recibo del oficio (0,1), Documentación

Analista Desincorporación BM-2 (0,1), BM-4 (0) firmado y sellado.
Registrador de Bienes 17. Entrega a la secretaria.
Secretaria 18. Recibe Oficio de remisión (0,1), revisa y archiva.

19. Archiva Movimientos mensual BM-2 (0,1), Resumen de la
Cuenta de Bienes Muebles.

Fecha: Fecha:
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IV.-5.- PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DEL CONSOLIDADO COMPRAS.
Objetivo: Indicar los pasos a seguir para tramitar la solicitud del consolidado
y órdenes de compras del mes ante la Dirección de
Administración.
ACCIÒN
RESPONSABLE
Coordinador 1. Los primeros cinco (05) días hábiles de cada mes elabora
de Bienes Oficio dirigido a Dirección de Administración (0,1) solicitando
órdenes de compra del mes y entrega Secretaria
Secretaria 2. Recibe Oficio solicitando órdenes de compra del mes (0,1),

revisa y distribuye.
Dirección de 3. Dirección de Administración Recibe Oficio solicitando órdenes

Administración de compra del mes (0,1), revisa y firma como acuse de recibo
y entrega a la Secretaria.
Secretaria 4. Recibe Oficio solicitando órdenes de compra del mes (0,1),

asienta datos del oficio en libro de correspondencia y archiva.
Coordinador 6. Continúa procedimiento para tramitar la recepción del

de Bienes consolidado y órdenes de compra del mes y verificar las
incorporaciones de las órdenes de compra al inventario
respectivo.
Secretaria 7. Recibe Oficio de Remisión de la Dirección de Administración

(0,1), Consolidado Órdenes de compra (1), revisa.
8. Firma y sella Oficio de Remisión (0,1) de la Dirección de
Administración como acuse de recibo
3. Archiva Oficio de Remisión (0,1) de la Dirección de
Administración.
4. Entrega al Coordinador de Bienes Consolidado y Órdenes de
compra (1).
Coordinador 5. Recibe Consolidado en digital y Órdenes de compra (1),

de Bienes revisa.
6. Coteja consolidado en digital y Órdenes de compra. Sí
existen bienes físicamente que no poseen comprobantes de
procedencia.
6.1. Elabora Oficio de remisión (0,1) dirigido a Dirección de
Administración solicitando la inclusión de los comprobantes

Fecha: Fecha:
Julio Arreaza Reaza


de procedencia de los bienes adquiridos, firma y entrega a
Secretaria la Secretaria.
6.2 Recibe Oficio de remisión (0,1), revisa, asienta datos de
oficios en libros y distribuye al Jefe de la Dirección de
Administración.
Dirección de
Administración 6.3. Recibe Oficio de remisión (0,1), revisa, firma como acuse
de recibo y devuelve a la Secretaria.
Secretaria
6.4. Recibe Oficio de remisión (0,1), revisa y entrega al
Coordinador Coordinador de Bienes
de Bienes 6.5. Recibe Oficio de remisión (0,1), revisa, y devuelve
Secretaria.
Secretaria 6.6 Recibe Oficio de remisión (1), revisa y archiva. En caso

contrario:
7. Archiva Consolidado y Órdenes de compra (1).

Fecha: Fecha:
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IV.-6.- PROCEDIMIENTO: DESINCORPORACIÓN POR TRASPASO.
Objetivo: Indicar los pasos a seguir para tramitar la desincorporación de un

bien por concepto (51) “Traspaso “a realizarse entre otros
Organismo o entes y el Consejo Municipal Santiago Mariño.
ACCIÒN
RESPONSABLE
Dependencia Cedente 1. Elabora “Acta de Desincorporación por Traspaso” (0,1,2),
BM-2 (0,1,2), BM-4 (0,1,2), Oficio (0,1).
Dependencia 2. Envía “Acta de Desincorporación por Traspaso” (2), con

Receptora Oficio (0,1) a la Dependencia Receptora.
3. Recibe Oficio (0,1) “Acta de Desincorporación por Traspaso”
(2), revisa y firma copia de Oficio y devuelve.
4. Envía a la Dirección de Administración Oficio (0,1). “Acta de
Desincorporación por Traspaso” (0,1), BM-2 (0,1), BM-4 (0,1)
de la dependencia cedente.
Dirección de 5. Recibe “Acta de Desincorporación por Traspaso” (2) Oficio

Administración (0,1), revisa y firma copia de Oficio y devuelve.
6. Remite Oficio (0,1) de Solicitud de incorporación de bienes
cedidos a Coordinación de Bienes.
7. Envía a la Coordinación de Bienes “Acta de
Desincorporación por Traspaso” (0,1,2), BM-2 (0,1,2), BM-4
(0,1,2).
Coordinador 8. Recibe Oficio (0,1), “Acta de Desincorporación por
de Bienes Traspaso” (0,1), BM-2 (0,1,2), BM-4 (0,1,2), revisa.
9. Firma y sella copia de Oficios de solicitud de incorporación
como acuse de recibo.
12. Realiza “Acta de Incorporación” (0,1,2,3), BM-2 (0,1,2,3),
BM-4 (0,1,2,3),
13. Firma y sella y entrega a registrador de Bienes.
Analista 14. Recibe “Acta de Incorporación por Traspaso” (0,1,2), BM-2

Registrador de Bienes (0,1,2), BM-4 (0,1,2), revisa.
15. Registra el bien
Secretaria 16. Recibe Oficio (0) “Acta de Incorporación” (0,1,2,3), BM-2

(0,1,2,3), BM-4 (0,1,2,3) Archiva Oficio(0) revisa.
17. Archiva Oficio (0).

Fecha: Fecha:
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IV.-7.- PROCEDIMIENTO: PARA LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE
ENAJENACIÓN DE BIENES DEL SECTOR PUBLICO
NO AFECTOS A LAS INDUSTRIAS BÁSICAS
Objetivo: Indicar los pasos a seguir para tramitar y solicitar ante la CENBISP
la autorización de Enajenación de un bien a realizarse en el Consejo Municipal
Santiago Mariño.
RESPONSABLE ACCIÒN
Coordinación de Bienes 1. Elabora informe de Exposición de Motivo, sobre la situación y

estado de los bienes a enajenar.
Ente u Organismo 2. original de solicitud de desincorporacion con exposicion de
Interesado motivo e identificacion de los bienes debidamente firmada y
sellada por la autoridad competente
Dependencia 3. original o copia simple de acto administrativo que aprueba la

Receptora desincorporacion de los bienes debidamente firmada y sellada
por la autoridad competente en materia de desincorporacion
de bienes
4. copia simple del documento en el cual consta la facultades de

quien autoriza la desincorporacion (o quien en ella delega)
Dirección de 5. relacion detallada de los bienes a desincorporar, con su valor

Administración contable, indicando su ubicación, componente, marca, nro de
factura y cualquier otro elemento que permita su identificacion.
debidamente firmada y sellada por las areas encargadas
(bienes y contabilidad)
destino bote y/o destruccion:

Coordinador 6. los demas que sean requeridos por la superintendencia de
de Bienes bienes publicos
 informe tecnico firmado y sellado por el area encargada,
certificando el estado actual de los bienes y las razones
que justifican su desincorpracion.
1. carta emitida por el encargado de ralizar el bote.
Analista
2. Elabora solicitud de Autorización de Enajenación y la envía a
Registrador de Bienes
la secretaria Técnica de de la CENBISP, con sus anexo “Acta

Fecha: Fecha:
Julio Arreaza Reaza


Secretaria de Desincorporación por Traspaso” (0,1,2), BM-2 (0,1,2), BM-
4 (0,1,2), Oficio (0,1).

Fecha: Fecha:
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Fecha: Fecha:
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Borrador Propuesta Manual Normas y Procedimientos BNM 2019

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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

TURMERO- EDO. ARAGUA

PROPUESTA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ELABORADO REVISADO APROBADO

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CAPITULO I.- ASPECTOS GENERALES

CAPITULO II.- MARCO LEGAL

CAPITULO III.- GLOSARIO

CAPITULO IV.- DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ELABORADO REVISADO APROBADO

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CAPITULO V.- ANEXOS Y FORMULARIOS UTILIZADOS

ELABORADO REVISADO APROBADO

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En este sentido, el manual está estructurado de la siguiente manera: una

ELABORADO REVISADO APROBADO

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TURMERO- EDO. ARAGUA

Con el propósito de facilitar su utilización el presente manual está

El manual se ha elaborado con base a la normativa legal vigente, entre las

ELABORADO REVISADO APROBADO

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TURMERO- EDO. ARAGUA

1.1- Objetivo del Manual

Las disposiciones contenidas en este Manual aplican al funcionamiento y

1.3.- Unidades que Intervienen

Todas las Direcciones, Coordinaciones y Dependencias del Concejo Municipal

ELABORADO REVISADO APROBADO

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2.1.- Objetivo General:

Garantizar la correcta administración de los Bienes Muebles e Inmuebles,

Ejercer los procesos de manejo y control necesarios para la recepción,

Constituirse como Unidad de control guarda y custodia de Bienes Muebles e

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II.2.- Normas Generales.

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 Deberán asegurarse que todos los bienes muebles inventariados,

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 Llevar un registro que evidencie la cronología de los trabajos de

 Auditoría Interna intervendrá en la verificación de la recepción de

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