ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) Descripción:

Además de conocer conceptos relacionados con Administración Documental en la Archivística,
es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la
Administración Documental en la Archivística, es momento que usted emplee los conocimientos
adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto
laboral, a través del siguiente ejercicio:

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina
que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que
constituyan la empresa.

La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que corresponde en el
manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de documentos por lo tanto se tiene
que tener un archivo con todos los datos y documentos de dicha área, Tenga en cuenta que la
empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o
conozca. Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos: Basado en la
terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es
momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican
las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Funciones: Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado,
de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la
información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son: Control:
Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a: La Elaboración de nuevos
formatos de usos dentro de la empresa y del área. La selección de los tipos de papeles a usar
según la conservación documental, La definición de la Información contenida en los formatos y
su uso. La disposición final del documento.

La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento

de vigencias administrativas y valores documentales. Mantenimiento: Cuando en la
administración documental se habla de mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado,
la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la
información y el lugar en el cual se conserva la información documental. Es decir, que no sólo se
refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino también las condiciones que
hace que éste se preserve. Según la clase de documentos pueden tener cierto tiempo según las
reglas de cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida,
vacaciones, primas. Personal de nómina, personal de contrato y la información en medio
magnético.

Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los documentos,

debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en
un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se
pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso
llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural dependiendo
el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja información muy valiosa donde
clientes internos presenta su hoja de vida con toda su información que esto deberes reservados
y se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial. Descarte de documentos
(comité) En algún momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su
valor y utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones físicas y su
importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a
un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado, per o
no se puede proceder por sólo insinuación de la persona encargada sino que debe sujetarse a la
normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención.
Según el acuerdo 006 de 1996, el comité archivístico asignado por el Archivo General de la
Nación, interviene y toma la decisión de descarte de documentos, soportándola con actas que
justifiquen la actuación. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que
regularmente son cinco años, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo
hasta diez años.

Recuperación de la Información:

Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploración de basesde datos, palabras claves,
actas, registros, guías, catálogos, índices oindicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea
efectiva larecuperación de la información se acude a la búsqueda detallada deinformación en
los medios físicos o electrónicos que pueden serclaves en la indagación. No obstante, se pueden
encontrar dosresultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un grannúmero de datos

genéricos que no son relevantes frente a lo quedeseamos encontrar.

Silencio Documental: Se puede definir como la falta de información ohallazgos mínimos respecto
a lo que se esperaba encontrar porqueposiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el
momento deguardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden
serencontrados.Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo
contenido deestudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos. Tome apuntes
cuando estédesarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la información
obtenida dela actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluación.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas
quepresentan la tabla de retención documental, es decir, archivo de gestión, central y
ladisposición final.

Según la Organización

De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad.

Archivo centralizado
: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentaciónde la organización.

Archivo descentralizado:

Es aquel que lleva cada una de las dependencias de laorganización. Es decir, es independiente
de todo proceso archivístico.

Archivo descentralizado con control descentralizado:

Este depósito de información lolleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado:

Este depósito de archivo se maneja deacuerdo con las necesidades de las dependencias que
maneja un archivo descentralizado,el cual se maneja y depende del archivo central.

Según su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cadauna de las etapas
documentales, según a los requerimientos de la organización:

Archivo activo:

Este archivo está compuesto por documentos del año actual oaños anteriores que se
encuentren en proceso de tramitación como: historiaslaborales, resoluciones, contratos y
demás documentos que se encuentren enel proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface
las necesidades deconservación y consulta permanente.

Archivo semi activo

: Son los documentos que varían en su periodo deconservación y su consulta es menor.

Archivo inactivo

: Son los documentos con una durabilidad perpetua en elperiodo de conservación, de acuerdo
con sus disposiciones legales, fiscales,comerciales o históricas. Según su uso en el área de
urgencias se maneja losarchivos activos ya que los demás documentos los maneja en archivo
central.

Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, lascuales
se explicarán a continuación:
Archivo de gestión

: Es toda la documentación que se encuentra depositada y estásujeta a consulta administrativa

por toda la organización.

Archivo central

: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos pordiferentes archivos de gestión

de cada dependencia respectiva; su consulta no estan frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histórico:

Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivocentral al archivo de conservación

permanente.

Según su Naturaleza:

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice elproceso de archivo.

Archivo público:

Es todo documento que pertenece a las entidades públicas.

Archivo privado de interés público

: Son aquellos documentos que por su valorhistórico, investigativo, científico o cultural son de
interés público.

Archivo privado:

Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.