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eabf-4cbd-9231-f0653f498801. Copie y guarde este número como prueba de la entrega
El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado
considerablemente; aproximadamente en los años 2003 al 2006; en la mayoría de
Empresas, organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban
para administrar y organizar la documentación y el archivo, lo realizaba cualquier
empleado y por ende lo hacían como ellos aparentemente era el mejor método, lo
que conllevo a un mal servicio al cliente en la hora de buscar un archivo o
documento.

A inicios del 2009 nuestro estado colombiano a creado normas donde se les da una
gran importancia al archivo y manejo de este mismo. Toda empresa debe tener
legalmente personal capacitado con las respectivas leyes y decretos que existen
acerca de la organización del archivo.

En todos los procesos administrativos de un ente económico los datos e información

procesada. En el documento son de vital importancia ya que de ahí se desprende
de una gran cadena de comunicación interna y externa.

Una de las posibles fallas que existen en el proceso general del documento
archivístico es que las personas que manipulan el documento no poseen los
suficientes conocimientos o herramientas necesarias para darle el uso correcto e
identificar cuáles son los pasos a seguir después de que se crea el documento, para
ello se debe realizar principalmente es determinar el uso de cada uno de los
elementos encontrados en la oficina, su finalidad y la importancia de cada uno de
ellos.

se deben clasificar y separar los documentos escritos de archivos en medios

magnéticos como las cintas magnéticas, videos y discos duros. Determinar si los
documentos encontrados son activos, semi activos o inactivos lo que quiere decir
que son documentos en constante uso o documentos con los cuales se puede
proceder a un proceso de descarte.

RECOLECCIÓN: es la etapa considerada como la recopilación, la captura o

recolección de datos primordiales dentro de una empresa o ente económico ya sea
público o privado para poder procesarlos en un sistema de información.

PROCESAMIENTO: es un cambio mucho más específico en la organización de los

mismos, en una forma más asequible, de acuerdo a su importancia, interés,
temática, función, contenido y destino.

TRANSFORMACION: es transferir la información procesada para así crear una

cadena de comunicación más fidedigna entre el usuario y el contenido del
documento.
Es importante tener definido un proceso de organización y archivo de documentos
con el fin de mantener orden, ganar espacio, correcta clasificación y limpieza en los
documentos existentes en una empresa y así aportar un buen funcionamiento de
archivos.
Dentro de ese proceso se encuentra unas etapas para organizar y archivar los
documentos entre las cuales tenemos las siguientes:
ordenación, documental, alfabéticos (numéricos, mixtos)

Todos estos aportes hacen referencia a la importancia que se le debe dar a toda
clase de documentos ya que no se deben omitir ni los más mínimos detalles ya que
de ello depende el buen funcionamiento del archivo de una empresa, con lo que se
asegura que los documentos en proceso de archivo están siendo clasificados,
verificados y permanecerán en un excelente estado para su consulta por parte del
usuario del archivo.