Control de Compras

I.
CONTROL COMPRAS E INVENTARIO

I.CC. CONTROL DE COMPRAS 1-28
I.CC.1. Información general 1
I.CC.2. Proceso de Compra de Alimentos y Bebidas 7
I.CC.3. Proceso de Compra de Suministros 12
I.CC.4. Proceso de Compra Activos de Operación 14
I.CC.5. Proceso de Compra de Activos Fijos 15
I.CA. Descripción Formatos Control de Compras 16-28
I.RM. RECIBO DE MERCANCÍA 1-36
I.RM.1. Información General 1
I.RM.2. Proceso de Recibo de Alimentos y Bebidas 10
I.RM.3 Proceso de Recibo de Suministros 19
I.RM.4 Proceso de Recibo de Activos de Operación 21
I.RM.5. Proceso de Recibo de Activos Fijos 22
I.RM. Descripción Formatos Recibo de Mercancía 24-36
I.CA. CONTROL DE ALMACÉN 1-25
I.CA.1. Información General 1
I.CA.2. Proceso de Despacho de Mercancías 6
I.CA.3. Proceso Control de Inventario en Almacén 10
I.CA.4. Proceso de Solicitud Compra de Mercancías 12
I.CA.5. Manejo de Máximos y Mínimos 13
I.CA. Descripción Formatos Control de Almacén 17-25
I.CT. CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 1-114
I.CT.1. Información General 1
I.CT.2. Proceso de Medición del Costo 9
I.CT.3. Proceso de Control de Producción y Consumo 31
I.CT.4. Proceso de Evaluación del Costo 39
I.CT. Descripción Formatos Control Costos de Alimentos y 45-114
Bebidas
I.GS. REGISTRO GASTO DE SUMINISTROS 1-16
I.GS.1. Información General 1
I.GS.2. Medición del Gasto de Suministros 8
I.GS. Descripción Formatos Registro Gasto Suministros 14-16
CONTENIDO
I.CC. CONTROL DE COMPRAS 1

I.CC.1. Información General 1
I.CC.2. Proceso de Compra de Alimentos y Bebidas 7
I.CC.3. Proceso de Compra de Suministros 12
I.CC.4. Proceso de Compra Activos de Operación 14
I.CC.5. Proceso de Compra de Activos Fijos 15
I.CC. Descripción Formatos Control de Compras 16-28
LISTA DE FORMATOS
ICC Control de compras
pág
ICC1O1 Registro de proveedores
17
ICC1O2 Control de proveedores por artículo
18
ICC2O1 Lista de frutas y verduras
19
ICC2O2 Lista de carnes
21
ICC2O3 Lista de lácteos
23
ICC2O4 Solicitud de compras de almacén
25
ICC3O1 Órden de compra
27
ICC401 Especificaciones estándar compra de A y B
Carnes y Salsamentaria
29
ICC402 Especificaciones estándar compra de A y B Pescados y Mariscos
30
ICC403 Especificaciones estándar compra de A y B Aves y Caza
31
ICC404 Especificaciones estándar compra de A y B Lácteos y Derivados
32
ICC405 Especificaciones estándar compra de A y B Empacados
33
ICC406 Especificaciones estándar compra de A y B Frutas y Verduras
34
HOTELES LTDA SICO Proceso Página
CONVENIO SENA Subsistema Área INFORMACIÓN No. 1
SUB PROYECTO CONTROL COMPRAS CONTROL DE GENERAL De 28
RESTAURANTES E INVENTARIO (I) COMPRAS (CC)
I CC 1. INFORMACIÓN GENERAL
La gestión de compras es una de las áreas de responsabilidad que más requiere de

control y de la implantación de información adecuada, para conocer y diligenciar los
insumos (materia prima) necesarios para la operación del restaurante.
Esta actividad debe ser coherente con los mismos niveles de producción, tipo de
menú, capacidad de pago y almacenamiento. El sistema de información para el
proceso de compras está condicionado a los conocimientos e información que tenga
el contralor de alimentos y bebidas respecto a las necesidades y características de
los artículos requeridos, de acuerdo con los estándares establecidos para la
operación del restaurante.
OBJETIVO
Adquirir los productos necesarios para satisfacer las necesidades del restaurante,
mediante la aplicación de un criterio técnico, teniendo en cuenta las solicitudes y de
acuerdo con las cantidades, las especificaciones y el precio favorable.
Este objetivo se reduce a cuatro aspectos básicos que condensa el área de

responsabilidad de compras.
 Qué comprar...................Calidad
 Cuánto comprar.............Cantidad
 Cuándo comprar............Necesidad
 A quién comprar.............Precio –tiempo de entrega
La combinación de estos aspectos y su respectiva ponderación constituyen la base

para la toma de decisiones en la gestión de compras, es decir, es muy difícil realizar
una compra óptima que cumpla las exigencias perfectas de calidad a un precio
cómodo; generalmente la habilidad en el diligenciamiento de la compra descansa en
la evaluación de estos factores, midiendo, para ese momento, cual de estos es el que
más pesa en la decisión.
RESTAURANTES E INVENTARIO ( I) COMPRAS ( CC )
Las compras están condicionadas por:

 La estructura del menú (carta de restaurante, menú de eventos y carta de bares)
así como al consumo promedio de suministros.
 Volúmenes de ventas.
 Capacidad de almacenamiento.
 Capacidad de pago.
 Condiciones del proveedor.
Estos factores condicionan la cantidad, calidad y precio de los artículos que se

compran, siendo algunos más importantes que otros. Para algunos, la cantidad es el
aspecto de mayor consideración por su necesidad en la estructura del menú y
volumen de venta, pero, tiene límites como el almacenamiento y la capacidad de
pago.
Principios generales en la compra de alimentos y bebidas
Los principios que se enuncian a continuación definen, básicamente, el aspecto

funcional para gestar adecuadamente la compra.
 Conocimiento de la necesidad de compra.
 Conocimiento de las especificaciones del artículo en lo relativo a marca, peso,
tamaño, calidad, cantidad y precio.
 Conocimiento de los proveedores.
 Conocimiento del tratamiento de información para diligenciar la compra en forma
oportuna.
 Disponer de la información sobre fechas, cantidad y precio de proveedores que
han suministrado mercancía.
 Lograr convenios y formas de pago favorables a la situación financiera del
restaurante.
 Coordinación correcta entre recibo, almacenamiento y producción consiguiendo la
mejor fluidez de mercancías.
Los anteriores principios básicos para la gestión de compras, conforman el ciclo de la

compra que se reduce a:
 Reconocer la necesidad de compra.
 Especificar las características de los artículos.
 Contactar y seleccionar al proveedor.
 Ordenar la compra una vez autorizada.
 Asegurarse del recibo de la mercancía.
RESTAURANTES E INVENTARIO ( I ) COMPRAS ( CC )
Relación organizacional
Para restaurantes con operación regular, la responsabilidad de las compras se

fusiona con la de costos e inventarios, en el cargo de contralor de Alimentos y
Bebidas; quién goza de cierta autonomía, aunque para algunos productos, está
condicionado por otras niveles de decisión. La línea de autoridad es el
contralor/contador.
De acuerdo al volumen de operaciones, se puede separar el área de compras y
posiblemente se requiera de facilidades de transporte. La línea de autoridad, seguirá
siendo el contralor/contador.
Para restaurantes pequeños, la responsabilidad de compras la asume el gerente, con

el soporte administrativo del almacenista/recibidor.
Lo importante para el adecuado control de las compras, es la centralización de la

información en una persona que se encarga de diligenciar y contactar a los
proveedores, aunque la toma de decisión y autorización depende de otro nivel de
responsabilidad.
Un buen sistema de compras se inicia con el establecimiento de "niveles de
decisión" para cada uno de los grupos de inventario. Adicionalmente, y con el fin
de tener un soporte especializado, se crea un comité de compras conformado
por: El gerente, el contralor/contador y el contralor de alimentos y bebidas.
A continuación se describen, los niveles de decisión para cada grupo de

inventario:
GRUPO DE INVENTARIO AUTORIZA

 Activos fijos La junta directiva y el gerente, con base en
un presupuesto que debe presentar la
gerencia del restaurante. Define fecha de
compra y proveedor. La compra se tramita
con orden de compra.
 Activos de operación El comité de compras, con base en un

presupuesto anual que debe presentar la
gerencia del restaurante. Se define fecha
de compra y proveedor. La compra se
tramita con orden de compra.
GRUPO DE INVENTARIO AUTORIZA

 Carnes y salsamentaria El gerente, con base en los par stock
 Pescados y mariscos predeterminados, y los eventos
 Aves y caza programados.
 Lácteos
 Frutas y verduras
 Enlatados, envasados y
empacados
 Gaseosas
 Licores, vinos y cigarrillos
El gerente, de acuerdo con los stock de

 Suministro clientes máximos y mínimos. La gestión se hace a
 Suministro aseo través de una orden de compra, si el monto
 Suministro papelería es muy alto y si se requiere de un
 Suministro impresos compromiso de entrega específico, por
parte del proveedor.
La segunda regla de oro en el manejo de las compras se refiere al conocimiento que

debe tener el encargado del área en cuanto a la mercancía que se maneja en el
restaurante y a los proveedores que la suministran.
Lo expuesto en este punto se resume en dos preguntas claves:
 Qué comprar?
 Cómo comprar?
Qué comprar : Los requerimientos de materia prima o mercancía se solicitan a

través de la lista de frutas y verduras, lista de carnes, lista de lácteos, solicitud de
compra de almacén u orden de compra, dependiendo del grupo de inventario.
Cómo comprar : La respuesta a ésta pregunta se encuentra en las "especificaciones

estándar" para cada uno de los productos (características propias de determinados
productos), al igual que en el control de proveedores por artículo y el registro de
proveedores. Estos datos sirven para contactar quién, cuándo y a qué precio se hizo
la última adquisición de un determinado artículo. Información básica para gestionar y
reiniciar el proceso de compra.
En cualquier oportunidad se pueden presentar compras urgentes que no permiten

efectuar un proceso normal de compra, para lo cual, el gerente delegará autorización
con el contralor/contador o el contralor de A y B y estableciendo un rango de valores
en dinero.
Información requerida
El Contralor de alimentos y bebidas debe proveer al restaurante de todos los

productos que requiere la operación para su normal desarrollo, los cuales se
condensan en:
1- Compra de alimentos y bebidas

2- Compra de suministros de clientes, aseo, papelería e impresos
3- Compra de activos de operación y otros activos
4- Compra de activos fijos.
El contralor de A y B , debe contar con información que le facilite los procesos de la

gestión de compra, como son:
 Registro proveedores: A través de este formato, el contralor de alimentos y
bebidas lleva un récord de información acerca de los datos del proveedor y de los
diferentes productos que se le han comprado a éste, definiendo la presentación,
cantidades y precios de la última compra.
 Control de proveedores por artículo: A través de esta tarjeta, el contralor de
alimentos y bebidas lleva un récord de la compra por cada artículo según grupo de
Inventario, definiendo las cantidades, precios y diferentes proveedores que
ofrecen el mismo producto, así como las condiciones de pago.
Esta información también es posible obtenerla del sistema. Cada vez que sé digita
un “comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01), se actualizan
estos datos, y le servirán al contralor de alimentos y bebidas para consultar la
información.
 Especificaciones estándar: Para cada uno de los productos se han definido las
características que cumplan de forma óptima con los requerimientos específicos
del restaurante. En éstas se estipula el artículo, la marca, su peso, la calidad que
debe poseer, el color, forma, temperatura y el tiempo requerido para la entrega.
Para algunos grupos de inventario se han estipulado características adicionales
como son: Especificaciones de corte o tolerancia de hueso (carnes en general),
o el grado de madurez y aspecto físico (frutas y verduras).
Esta información le sirve de guía al contralor de alimentos y bebidas y al

almacenista/recibidor para tener los criterios para solicitar los productos a los
proveedores, así como para el recibo de los mismos.
Es indispensable el conocimiento de estas características por parte de todo el

personal involucrado en el manejo de la operación, especialmente:
 El chef : Quien elabora con base en estas especificaciones sus recetas estándar.
 El Contralor/contador: Quien controla los consumos y pedidos.
 El almacenista/recibidor de mercancías: Para evitar discrepancias con compras y
que al recibir la mercancía, certifique que se cumple las especificaciones estándar
o rechace los productos enviados por el proveedor.
 El contralor de alimentos y bebidas: Para hacer la gestión de compras
correctamente, evitando traumas en el recibo como devoluciones y cambios.
Todas las compras, deben estar sujetas a las especificaciones estándar, sin embargo,
cuando no sea posible conseguir el producto que se ajuste a éstas, se debe solicitar
la aprobación de quien autoriza la compra de acuerdo al grupo de inventario al que
pertenezca.
Las especificaciones estándar se hacen por grupo de inventario, analizando producto

por producto y se debe revisar con cierta frecuencia puesto que, hay artículos que
pasan a una muy baja rotación y van desapareciendo, así como hay otros nuevos
que se incluyen en la operación del restaurante.
Las ventajas que se derivan de disponer de las especificaciones son:
 Al ser elaboradas, se requiere que el contralor de alimentos y bebidas y el cheff

establezcan cuidadosamente las prioridades y calidad de los productos.
 Elimina las malas interpretaciones entre el comprador y proveedor.
 Ahorro de tiempo en la orden de pedido ya que no es necesario repetir al
proveedor en qué condiciones debe entregar los artículos.
 Facilita al recibidor chequear la mercancía en el momento de la llegada.
Estas especificaciones deben también conocerlas los proveedores potenciales para

que se cumplan las ventajas enunciadas I CC 401, I CC 4 02, I CC 4 03, I CC 4 04,
I CC 4 05, I CC 4 06
CONVENIO SENA Subsistema Área COMPRA No. 7
SUB PROYECTO CONTROL COMPRAS CONTROL DE DE ALIMENTOS De 28
RESTAURANTES E INVENTARIO ( I ) COMPRAS ( CC ) Y BEBIDAS
I CC 2 PROCESO DE COMPRA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Para la compra de alimentos y bebidas se practican dos métodos generales:
1. Mercado abierto
2. Contratista
1. Mercado abierto: Una de las formas más comunes en diligenciar la compra de

alimentos y bebidas es la práctica del mercado abierto, que consiste en que una
vez el o contralor de alimentos y bebidas conozca la necesidad, se dirige
libremente a los proveedores para solicitarles las respectivas cotizaciones. Esta
gestión se hace por teléfono o en muchas ocasiones por fax que es muy
conveniente pues queda este anexo como soporte. Una vez que se disponga de
estas cotizaciones y se defina la compra, el contralor de alimentos y bebidas
ordena la misma ya sea por teléfono o por orden de compra.
2. Contratista: Cuando se trata de manejo de algunos productos, tales como leche,

huevos, pan, bizcochos, tortas, postres e inclusive algunas frutas y verduras, es
común la práctica de utilizar contratistas, a quien no es necesario contactar el día
anterior para ordenar el pedido, sino que previamente se les fija una cantidad
determinada y una frecuencia de entrega. Existe la modalidad de que el contratista
entrega solo lo que la operación requiera, si se establece ‘’par stock’’ (lo que
siempre tiene que haber en el economato) para cada uno de estos artículos que
representaría lo que se consume cada día, el almacenista/recibidor y el chef
relacionan lo que todavía está por consumir y sólo se le acepta al contratista lo que
se requiere. Este método de compra se utiliza, con mucha frecuencia, para la
adquisición de gaseosas y cervezas.
Es indispensable que el contralor de alimentos y bebidas tenga conocimiento de las

necesidades de compra de alimentos y bebidas. Esta información la obtiene a través
de cuatro documentos básicos, los cuales son elaborados por el almacenista/recibidor
de la mercancía conjuntamente con el chef, con la debida aprobación del gerente
dependiendo del grupo de inventario, a saber:
 Lista de frutas y verduras.

 Lista de carnes.
 Lista de lácteos.
 Solicitud de compra de almacén.
Lista de frutas y verduras: (formato I CC 2 01) Para este grupo es indispensable

definir un ‘’par stock’’, que facilita el cálculo de la cantidad requerida, al igual que los
días de pedido, puesto que no se deben almacenar muchos productos por períodos
largos de tiempo, ya que estos productos son perecederos y su consumo es casi
inmediato. En su elaboración deben participar tanto el almacenista/recibidor, como el
chef y el contralor de alimentos y bebidas.
Lista de Carnes : (formato I CC 2 02) Se presenta una lista por cada grupo de
inventario así: Lista de carnes y salsamentaria, de aves y caza, de pescados y
mariscos.
Lista de lácteos: (formato I CC 2 03) Se trabajan por medio de contratistas y se

denominan grupo Lácteos L1 (lácteos) compuesto por: Leche, crema de leche (no
empacada), queso campesino no industrial, requesón, helados, natas, cuajada,
huevos y productos de panadería.
Solicitud de compras de almacén: (formato I CC 2 04) Se utiliza para aquellos

productos que se denominan no perecederos debido a que permiten ser
almacenados por su conservación. Los grupos de inventario que pertenecen a este
tipo son: enlatados, envasados y empacados, licores, vinos y cigarrillos.
Adicionalmente el grupo Lácteos L2, compuestos por los siguientes productos:
Quesos (industrializados), margarina, crema de leche (empacada), mantequilla y
yoghurt.
Documento requerido para la gestión de compra por grupos de inventario
TIPO DE COMPRA GRUPO DE INVENTARIO ABREVIATURA GESTIÓN
 Perecederos Frutas y verduras FV Lista de frutas y

verduras (formato I
CC 2 01)
Carnes y salsamentaria CS Lista de carnes

Pescados y mariscos PM (formato I CC 2 02)
Aves y caza AC
Lista de lácteos L1
Lácteos 1 L1 (formato I CC 2 03)
Solicitud de compra
(formato I CC 2 04)
Otros directos OD
Lista de lácteos L2
(formato I CC 2 04)
 No Lácteos 2 L2
perecederos Solicitud de compra
de almacén
(formato I CC 2 04)
Empacados, envasados y EE
enlatados
Gaseosas GS
Licores LIC
Vinos V
Cigarrillos CIG
Cervezas CV
Proceso de compra por grupos de inventario
 Proceso de compra de carnes y salsamentaria (CS), pescados y mariscos

(PM), aves y caza (AC) lácteos (L), frutas y verduras (FV)
El proceso se inicia con el diligenciamiento de las listas (formato I CC 2 01 - I CC 2 02

- I CC 2 03) por parte del almacenista/recibidor conjuntamente con el chef (en
ausencia de éste, la elabora el auxiliar de cocina).
El contralor de A y B encargado de compras debe verificar que las listas lleguen bien
diligenciadas, con la firma correspondiente del almacenista/recibidor y del cheff.
Para la compra de frutas y verduras, lácteos y carnes en general; es necesario definir

un "par stock" que representa la cantidad normal necesaria que se mantiene como
inventario. Lo define generalmente el chef con el gerente, el contralor/contador o
contralor de alimentos y bebidas, de acuerdo con la magnitud de la operación,
facilitando el cálculo de las cantidades requeridas.
Aprobada las listas por el gerente se comunica con el proveedor que se selecciona
para gestionar la compra. Se puede dar la situación para la compra de frutas y
verduras, que se efectúe directamente en el punto de venta (plaza de mercado). Este
proceso lo define el gerente del restaurante, designando las personas que se
encargarían de esta compra, qué días, qué monto y qué productos. Es importante
que siempre asistan dos personas y que el grupo se rote, con el fin de evitar malos
manejos.
Gestionada la compra, las listas se remiten al almacenista/recibidor tomando tantas

copias como proveedores se hayan escogido, resaltando en cada una de ellas el
proveedor y el pedido que corresponde, así como la fecha de llegada de la
mercancía, con el fin de que la persona encargada del área, esté pendiente de su
recibo. Cuando el producto no llega en la fecha pactada, el almacenista/recibidor,
debe informarle al contralor de alimentos y bebidas para que éste se comunique con
el proveedor y verifique la razón.
 Proceso de compra de enlatados, envasados y empacados (EE), licores

(Lic), vinos (V) y cigarrillos (CG)
Este proceso se inicia con el diligenciamiento de la “solicitud de compras de almacén”

(formato I CC 204), por parte del almacenista/recibidor.
Para su elaboración el almacenista/recibidor se basa en las tarjetas de ‘’bin card’’

(formato I CA 3 01), de la cual toma las cantidades de máximos y mínimos de cada
artículo, registrando en dicha solicitud, la cantidad necesaria para llegar al máximo
estipulado. El pedido lo hace únicamente cuando el artículo haya llegado al mínimo
definido en la tarjeta de “bin card”.
Una vez recibida la solicitud, el contralor de A y B, encargado del área de compras,

debe verificar que la solicitud llegue bien diligenciada, con la firma correspondiente
del almacenista y del gerente, lo que significa que ya esta autorizada. Procede a
diligenciar los espacios correspondientes a la última compra, consultando el “registro
de proveedor” (formato I CC 1 01) y el “control de proveedores por artículo” (formato I
CC 1 02).
Con estos datos, el contralor de alimentos y bebidas se comunica con los

proveedores para cotizar y/o verificar precios y condiciones (evitando discrepancias a
la hora de recibir la mercancía). Una vez hecha la selección, se llama al proveedor
para efectuar la respectiva compra o pedido.
La "solicitud de compras de almacén" (formato I CC 2 04) se remite al

almacenista/recibidor, tomando tantas copias como proveedores se hayan escogido,
resaltando en cada una de ellas el proveedor y pedido al que corresponde.
 Proceso de compra de cerveza ( CV) y gaseosa ( GS)

Esta gestión generalmente se cumple a través de un convenio preestablecido entre el
distribuidor o contratista y el restaurante. El distribuidor con una frecuencia estipulada,
visita el establecimiento y suple la necesidad según el número de envases
desocupados y de las necesidades que se generen de acuerdo con las estadísticas
de ventas diarias.
SUB PROYECTO CONTROL COMPRAS CONTROL DE DE De 28
RESTAURANTES E INVENTARIO ( I ) COMPRAS ( CC ) SUMINISTROS
I CC 3. PROCESO DE COMPRA DE SUMINISTROS
El contralor de alimentos y bebidas, encargado de compras recibe la solicitud de

compras proveniente del almacén, previo diligenciamiento por parte del almacenista,
basándose en las definiciones de máximos y mínimos que se encuentran
establecidas, las cuales aparecen registradas en las tarjetas de “bin card” (formato I
CA 3 01). El almacenista solicita la compra cuando el producto llega al mínimo,
pidiendo la diferencia para lograr el máximo.
Una vez recibida la solicitud, el contralor de A y B, encargado de compras, debe

verificar que la “solicitud de compras de almacén” (formato I CC 2 04), llegue bien
diligenciada, con la firma correspondiente del almacenista y del gerente, lo que
significa que ya está autorizada. Procede a llenar los espacios correspondientes a la
última compra, consultando con el “registro de proveedores” (formato I CC 1 01) y el
“control de proveedores por artículo” (formato I CC 1 02). Luego se procederá a
elaborar las cotizaciones, cuando se requieran confirmar precios y convenios.
Finalmente procede a hacer los pedidos o compras, y si es el caso la respectiva

“orden de compra” (formato I CC 3 02), de acuerdo con el grupo de inventario que se
solicite, y realizando el proceso estipulado para estos casos y que se describe mas
adelante.
Con respecto a los diferentes grupos de inventario, que conforman los suministros, la
autorización es del gerente:
 Suministro clientes: Conforman este grupo, productos como: pitillos, papel

higiénico, servilletas, sal de frutas, portavasos, etc.
 Suministro aseo: Conforman este grupo, productos como: Traperos, jabones,

ambientadores, ceras, etc.
 Suministro impresos: Conforman este grupo, productos como: comandas,

comprobantes de egresos, factura de venta, tarjetas bin card y meat tag y
ordenes de compra con logotipo de la empresa.
 Suministro papelería: Conforman este grupo, productos como: Tijeras, diskettes,

formas continuas, toner, útiles de escritorio, bolígrafos, etc.
RESTAURANTES E INVENTARIO ( I ) COMPRAS ( CC ) SUMINISTROS
Orden de compra
Para la adquisición de algunos suministros clientes y algunos productos de aseo,

debido a su alto costo, el contralor de alimentos y bebidas debe elaborar el formato
denominado "orden de compra" (formato I CC 3 02), el exige la aprobación del
gerente y del contralor/contador.
Aprobada la orden de compra, el contralor de A y B, se comunica con el proveedor

que se seleccionó, para efectuar la correspondiente compra.
La "solicitud de compra de almacén" (formato I CC 2 04) y la “orden de compra“

(formato I CC 3 02), se remiten al área de recibo, tomando tantas copias como
proveedores se hayan escogido, resaltando en cada una de ellas el proveedor y
pedido al que corresponde.
De la orden de compra, se debe remitir la primera copia al área de recibo de

mercancías y copias al contralor/contador y contralor de A y B, para los procesos de
costos y registro de los egresos.
Así como la compra de alimentos y bebidas está sujeta a ciertos aspectos, la compra
de suministros de igual manera está condicionada a:
- Consumo de elementos en las diferentes áreas (cocina, oficinas, áreas de

servicio) teniendo en cuenta la operación (volumen de venta) y edad del activo.
- Capacidad de almacenamiento.
- Capacidad de pago.
- Condiciones del proveedor. Las de mayor importancia son las condiciones
negociadas de calidad, pago y entrega. Se requiere que sean las más adecuadas
para el restaurante.
CONVENIO SENA Subsistema Área COMPRA DE No. 14
SUB PROYECTO CONTROL COMPRAS CONTROL DE ACTIVOS DE De 28
RESTAURANTES E INVENTARIO ( I ) COMPRAS ( CC ) OPERACIÓN
I CC 4. PROCESO DE COMPRA ACTIVOS DE OPERACIÓN
El proceso se inicia con la manifestación de la necesidad de compra. La gerencia

mediante el control estadístico y las reuniones con los jefes de área del restaurante,
establece el programa de compras de los activos de operación y periódicamente
informan al contralor de alimentos y bebidas para que este proceda a establecer las
diferentes cotizaciones (mínimo tres).
El comité de compras decide si es conveniente realizar o no la compra. En caso

afirmativo, se aprueba la cotización más conveniente, en cuanto a precio, calidad,
cantidad, forma de pago y tiempo de entrega.
Una vez aprobada la adquisición, el contralor de alimentos y bebidas elabora la

“orden de compra” (formato I CC 3 02) y por consiguiente el pedido respectivo.
Los elementos que componen el grupo de activos de operación son:
 Cristalería – table service

 Acero inoxidable- table service
 Loza (vajilla)
 Cubiertería
 Mantelería
 Utensilios cocina
 Utensilios bar
 Uniformes
 Empaques y canastas
CONVENIO SENA Subsistema Área COMPRA DE No. 15
SUB PROYECTO CONTROL COMPRAS CONTROL DE ACTIVOS De 28
RESTAURANTES E INVENTARIO ( I ) COMPRAS ( CC ) FIJOS
I CC 5. PROCESO DE COMPRA DE ACTIVOS FIJOS
La autorización de compra de estos productos viene directamente del comité de

inversión o junta directiva del restaurante, de acuerdo con el presupuesto anual y el
cronograma de inversión que debe presentar la gerencia este estamento, el cual
obedece a las necesidades de mantenimiento y reposición del activo.
Las compras se van ejecutando durante el transcurso del año y para su gestión se
requiere que la gerencia autorice la compra. Una vez suplido este requisito, el
contralor de alimentos y bebidas, procede a establecer las diferentes cotizaciones
(mínimo tres). Estas son presentadas a gerencia o administración para su aprobación.
Una vez aprobada la cotización más conveniente en cuanto a precio, calidad, forma
de pago y tiempo de entrega, el contralor de alimentos y bebidas elabora la “orden de
compra” (formato I CC 3 02) y por consiguiente el pedido respectivo.
Los activos fijos sujetos de compra bajo este procedimiento son:
 Equipo de oficina.
 Maquinaria y equipo.
 Muebles y enseres.
 Equipo de procesamiento de datos.
 Equipo de telecomunicaciones.
 Equipos de radio, satélites y antenas.
 Líneas telefónicas.
 Flota y equipo de transporte.
Igual procedimiento opera para las reformas, mejoras, reconversiones y

adecuaciones del edificio y demás equipos de dotación.
CONVENIO SENA Subsistema Área DESCRIPCIÓN No. 16
RESTAURANTES E INVENTARIO ( I ) COMPRAS ( CC ) FORMATOS
DESCRIPCIÓN DE FORMATOS
I CC 1 O1 REGISTRO DE PROVEEDORES
I CC 1 O2 CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTÍCULO
I CC 2 01 LISTA DE FRUTAS Y VERDURAS
I CC 2 02 LISTA DE CARNES
I CC 2 03 LISTA DE LÁCTEOS
I CC 2 04 SOLICITUD DE COMPRAS DE ALMACÉN
I CC 3 01 ORDEN DE COMPRA
I CC 401 ESPECIFICACIONES ESTÁNDAR ALIMENTOS Y BEBIDAS CARNES

Y SALSAMENTARIA
I CC 402 PESCADOS Y MARISCOS
I CC 4 03 AVES Y CAZA
I CC 404 LÁCTEOS Y DERIVADOS
I CC 4 05 EMPACADOS, ENVASADOS Y ENLATADOS
I CC 4 06 FRUTAS Y VERDURAS
I CC 1 O1 REGISTRO DE PROVEEDORES
OBJETIVO
Disponer de información de consulta del proveedor y sus productos, definiendo los

que nos pueden suministrar, las cantidades y precios de la última compra.
INFORMACIÓN
a- Datos del proveedor: Nombre, dirección, teléfono, fax y nombre de la persona a

quien se debe dirigir la comunicación o solicitud de compra.
b- Producto: Nombre y marca de cada uno de los artículos que distribuye el proveedor
a quien se asignó la tarjeta.
c- Unidad: Presentación o unidad de compra del producto ejemplo: Bloque, frasco x
3.000 grs, libra, etc.
d- Última compra: Fecha, cantidad y precio de la última compra.
e- Observaciones: Cualquier información adicional respecto al proveedor o producto.
ELABORA: El contralor de alimentos y bebidas en tarjeta original, la cual se dispone

en un fuelle o tarjetero ordenado alfabéticamente. La información se
debe actualizar diariamente con base en los “comprobantes de recibo
de mercancías “( formato I RM 2 01).
DISTRIBUCIÓN: Permanece en el tarjetero o fuelle de área para consulta.
DISEÑO DE LA FORMA I CC 1 01
I CC 1 O2 CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTÍCULO
OBJETIVO
Llevar un récord de las compras por cada artículo según grupo de inventario,
definiendo las cantidades, precios y diferentes proveedores que ofrecen el mismo
artículo.
INFORMACIÓN
a- Nombre del artículo objeto de compra.

b- Unidad: Corresponde a la unidad de pedido o presentación del producto.
c- Marca del producto.
d- Código del producto.
e- Proveedor: Compañía o persona que suministra el producto.
f- Teléfono y fax del proveedor.
g- Dirección del proveedor.
h- Última compra: Fecha, cantidad y precio de la última compra.
i- Observaciones: Datos referentes al proveedor o artículo objeto de compra.
ELABORA: El contralor de alimentos y bebidas o encargado de compras, en tarjeta

original, la cual se dispone en un fuelle o tarjetero ordenado
alfabéticamente. La información se debe actualizar diariamente con
base en los “comprobantes de recibo de mercancías “ (formato I RM 2
01).
DISTRIBUCIÓN: Permanece en el tarjetero o fuelle de área para consulta.
I CC 2 01 LISTA DE FRUTAS Y VERDURAS
OBJETIVO.
Realizar los pedidos de los productos perecederos (fruver), según los requerimientos
del centro de producción (cocina).
INFORMACIÓN
a- Fecha: Día , mes y año en que se elabora la lista.

b- Unidad: Forma en que se presenta el producto.
c- Producto: Descripción del artículo que se solicita.
d- Existencia: Cantidad que se tiene en el almacén en el momento del pedido.
e- Par Stock: Cantidad normal necesaria que se mantiene como inventario.
f- Pedido: Cantidad requerida por almacén.
g- Cotizaciones: Precios ofrecidos por los diferentes proveedores.
h- Recibido: Cantidades recibidas efectivamente por el restaurante .
i- Observaciones: Anotaciones especiales respecto al producto y/o proveedor.
j- Almacén: Nombre del almacenista que elabora la lista.
k- Chef: Nombre del Chef que solicita la mercancía.
l- Autorización: Firma del gerente quien autoriza la compra.
m- Contraloría de A y B. Nombre del contralor de alimentos y bebidas o encargado de
compras que gestionó el pedido.
ELABORA: La lista la elabora el almacenista/recibidor en compañía del cheff, con

base en el "Par Stock" definido y en los eventos confirmados.
Se debe elaborar en horas de la mañana, para que inicie el proceso de
compras en horas de la tarde, y así ser recibida al día siguiente en horas
de la mañana.
El almacenista y el chef elaboran las columnas a, b, c, d, e, f, i, j, k. Las
columnas g, i, m , son diligenciadas por el contralor de alimentos y
bebidas. El gerente autoriza (l), y las columnas h, i por el
almacenista/recibidor.
DISTRIBUCIÓN : Original : Archivo de contralor de A y B, encargado de compras

Copia: Se entrega al área de recibo de mercancías para verificar la
entrada de las mismas.
I CC 2 02 LISTA DE CARNES
OBJETIVO
Realizar los pedidos de los productos perecederos (perecederos), según los

requerimientos del centro de producción (cocina).
Existe una lista de mercado específica para cada uno de los grupos de inventario:
Aves y caza (AC), carnes y salsamentaria (CS), pescados y mariscos (PM), la cual
podría contener los principales productos mas comunes que utilice el restaurante.
INFORMACIÓN
a- Grupo de inventario: Se marca con una (X) y se especifica el grupo solicitado.

b- Fecha: Día, mes, año en que se elabora la lista.
c- Unidad: Forma en que se presenta el producto.
d- Par stock: Cantidad normal necesaria que se mantiene como inventario.
e- Existencia: Cantidad que se tiene en el almacén en el momento del inventario.
f- Pedido: Cantidad requerida por el almacén.
g- Artículo: Descripción del producto que se solicita.
h- Ultima Compra: Datos de la última adquisición del producto.
i –Precios: Ofrecidos por los diferentes proveedores, cuyo nombre se anota el final del
formato en los renglones 1, 2 y 3 según corresponda.
j- Fecha de Compromiso: Para entrega del producto.
k- Observaciones: Anotaciones especiales de carácter importante.
l- Almacén: Nombre del almacenista que elabora la lista.
m- Autorización: Firma del gerente.
n- Compras: Nombre del contralor de alimentos y bebidas.
ELABORA: La lista la elabora el almacenista en compañía del chef, con base en el

‘’par stock’’ definido y en los confirmados.
El almacenista y el cheff elaboran las columnas a, b, c, d, e, f, g, k, l. Las
columnas h, i, j, k, l, n, serán diligenciados por el contralor de alimentos
y bebidas. El gerente autoriza (m).
DISTRIBUCIÓN : Original: Archivo del contralor/contador o encargado de compras

Fotocopias : Se entregan al área de recibo de mercancías para
verificar la entrada de las mismas. Se toma fotocopia para cada
proveedor.
I CC 2 03 LISTA DE LÁCTEOS
OBJETIVO
Realizar los pedidos de los productos perecederos, (lácteos) grupo L1, que se
manejan bajo este esquema según los requerimientos del centro de producción
(cocina).
INFORMACIÓN
a- Fecha: Día, mes, año en que se elabora la lista.

b- Unidad: Forma en que se presenta el producto.
c- Par stock: Cantidad normal necesaria que se mantiene como inventario.
d- Existencia: Cantidad que se tiene en el almacén en el momento del inventario.
e- Pedido: Cantidad requerida por el almacén.
f- Artículo: Descripción del producto que se solicita.
g- Ultima Compra: Datos de la última adquisición del producto.
h- Precios: Ofrecidos por los diferentes proveedores, cuyo nombre se anota al final
del formato en los renglones 1,2 y 3 según corresponda.
i- Fecha de Compromiso: Para entrega del producto.
j- Observaciones: Anotaciones especiales de carácter importante.
k- Almacén: Nombre del almacenista que elabora la lista.
l- Autorización: Firma del gerente.
m- Compras: Nombre del contralor de alimentos y bebidas o encargado de compras.
ELABORA: La lista la elabora el almacenista/recibidor en compañía del chef, con

base en el ‘’par stock’’ definido y en los eventos confirmados. Se debe
elaborar en horas de la mañana, para que inicie el proceso de compras
en horas de la tarde, y así ser recibida al día seguidamente en horas de
la mañana.
El almacenista y el chef laboran las columnas a, b, c, d, e, f, j, k. las
columnas g, h, i, j, m, son diligenciadas por el contralor de alimentos y
bebidas o encargado de compras. El gerente (l), verificando el par stock,
la existencia y el pedido.
DISTRIBUCIÓN: Original : Archivo del contralor de alimentos y bebidas o encargado

de compras.
Fotocopias: Se entregan al área de recibo de mercancías para
verificar la entrada de las mismas. Se toma fotocopia para cada
proveedor.
I CC 2 04 SOLICITUD DE COMPRAS DE ALMACÉN
OBJETIVO
Realizar los pedidos de los productos no perecederos de los grupos de inventario que
se manejan bajo este esquema según los requerimientos de centros de producción
(cocina y bar) y del centro de apoyo (Administración). Los grupos de inventario
mencionados son:
 Empacados, envasados y enlatados.
 Licores, vinos y cigarrillos.
 Suministro aseo.
 Suministro papelería.
 Suministro impresos- Algunos productos requieren orden de compra para la
gestión de la misma. Cada restaurante debe definir de acuerdo al monto de éstos,
cuáles requieren este documento adicional.
 Suministro clientes. Estos suministros requieren orden de compra para su gestión,
debido al alto costo de los mismos.
INFORMACIÓN
a- Grupo de inventario : Se colocan las iniciales del grupo de inventario al que

pertenece. Se debe elaborar una solicitud por cada grupo de inventario.
b- Tipo de inventario: Alimentos, bebidas o suministros.
c- Fecha: Día, mes, año en que se elabora la solicitud.
d- Unidad: Forma en que se presenta el producto.
e- Par stock: Cantidad normal necesaria que se mantiene como inventario.
f- Existencia: Cantidad que se tiene en el almacén en el momento del inventario.
g- Pedido: Cantidad requerida por el almacén.
h- Artículo: Descripción del producto que se solicita.
i- Ultima Compra: Datos de la última adquisición del producto.
j- Precios: Ofrecidos por los diferentes proveedores, cuyo nombre se anota al final del
formato en los renglones 1,2 y 3 según corresponda.
k- Fecha de Compromiso: Para entrega del producto.
l- Observaciones: Anotaciones especiales de carácter importante.
m- Almacén: Nombre del almacenista que elabora la lista.
n- Autorización: firma del gerente.
o- Compras: Firma del contralor de alimentos y bebidas o del encargado de la gestión
de compras.
ELABORA: La lista la elabora el almacenista/recibidor, con base en el "par stock"

Grupo lácteos 2 o máximos y mínimos definidos previamente y a los
eventos confirmados.
Se debe elaborar de acuerdo al ciclo de compra - recibo de
mercancías, teniendo especial cuidad con las fechas de compromiso
de eventos.
El almacenista elabora las columnas a, b, c, d, e, f, g, h, l, m. Las
columnas i, j, k, l, o, son diligenciadas por el contralor de alimentos y
bebidas. El gerente autoriza (n), verificando el par stock, la existencia
y el pedido.
DISTRIBUCIÓN: Original : Archivo del contralor de alimentos y bebidas o encargado

de compras.
Fotocopias : Se entregan al área de recibo de mercancías para
verificar la entrada de las mismas. Se tiene fotocopia para cada
proveedor.
DISEÑO DE LA FORMA I CC 2 O4
I CC 3 01 ORDEN DE COMPRA
OBJETIVO
Realizar formalmente la solicitud de compra ante el proveedor para los artículos que
así lo requieran, como son: suministros de alto valor o condiciones especiales, activos
de operación y activos fijos.
INFORMACIÓN
a- Fecha: Día, mes y año en que se elabora la orden.

b- Señores: Nombre del proveedor al cual va dirigida la orden, anotando la respectiva
dirección, teléfono y fax al igual que el nombre de la persona con quien se
realizó el contacto.
c- Solicitud de compra : nombre del área o dependencia para la cual se solicita el
pedido.
d- Presupuesto : Valor asignado para la compra.
e- Entregar en : Lugar en donde se debe entregar la mercancía.
f- Fecha de entrega: Día, mes y año en el que el proveedor hará entrega de la
mercancía.
g- Condiciones de pago: Número de días en que debe ser cancelada la factura.
h- Cantidad : Cantidad solicitada.
i- Descripción: Nombre del producto solicitado.
j- Unidad : Forma en que se presentan los productos.
k- Valor unitario: Valor asignado a cada producto
l- Total . Valor total producto de (J x K).
m- Firmas de autorización : Gerente, contralor/contador y contralor de A y B
n- Firma de aceptación de la compra y sus condiciones por parte del proveedor.
ELABORA: Es diligenciado por el contralor de A y B una vez que el comité de

compras o el gerente haya autorizado.
DISTRIBUCIÓN : - Original: Para el proveedor.

- Primera copia: Contralor/contador
- Segunda copia: Recibo de mercancías.
- Tercera copia: Archivo del contralor de A y B, junto con todas
las cotizaciones y las actas del comité de compras.
DISEÑO DE LA FORMA I CC 3 O2

Control de Compras

Încărcat de

Informații document

Descriere originală:

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Control de Compras

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

I.

CONTROL COMPRAS E INVENTARIO

I.CC. CONTROL DE COMPRAS 1

ICC Control de compras

ICC1O1 Registro de proveedores

ICC1O2 Control de proveedores por artículo

ICC2O1 Lista de frutas y verduras

ICC2O2 Lista de carnes

ICC2O3 Lista de lácteos

ICC2O4 Solicitud de compras de almacén

ICC3O1 Órden de compra

ICC401 Especificaciones estándar compra de A y B

ICC403 Especificaciones estándar compra de A y B Aves y Caza

ICC404 Especificaciones estándar compra de A y B Lácteos y Derivados

ICC405 Especificaciones estándar compra de A y B Empacados

ICC406 Especificaciones estándar compra de A y B Frutas y Verduras

La gestión de compras es una de las áreas de responsabilidad que más requiere de

Este objetivo se reduce a cuatro aspectos básicos que condensa el área de

 A quién comprar.............Precio –tiempo de entrega

La combinación de estos aspectos y su respectiva ponderación constituyen la base

Las compras están condicionadas por:

Estos factores condicionan la cantidad, calidad y precio de los artículos que se

Principios generales en la compra de alimentos y bebidas

Los principios que se enuncian a continuación definen, básicamente, el aspecto

Los anteriores principios básicos para la gestión de compras, conforman el ciclo de la

Para restaurantes con operación regular, la responsabilidad de las compras se

Para restaurantes pequeños, la responsabilidad de compras la asume el gerente, con

Lo importante para el adecuado control de las compras, es la centralización de la

A continuación se describen, los niveles de decisión para cada grupo de

GRUPO DE INVENTARIO AUTORIZA

 Activos de operación El comité de compras, con base en un

GRUPO DE INVENTARIO AUTORIZA

El gerente, de acuerdo con los stock de

La segunda regla de oro en el manejo de las compras se refiere al conocimiento que

Lo expuesto en este punto se resume en dos preguntas claves:

Qué comprar : Los requerimientos de materia prima o mercancía se solicitan a

Cómo comprar : La respuesta a ésta pregunta se encuentra en las "especificaciones

En cualquier oportunidad se pueden presentar compras urgentes que no permiten

El Contralor de alimentos y bebidas debe proveer al restaurante de todos los

1- Compra de alimentos y bebidas

El contralor de A y B , debe contar con información que le facilite los procesos de la

Esta información le sirve de guía al contralor de alimentos y bebidas y al

Es indispensable el conocimiento de estas características por parte de todo el

Las especificaciones estándar se hacen por grupo de inventario, analizando producto

Las ventajas que se derivan de disponer de las especificaciones son:

 Al ser elaboradas, se requiere que el contralor de alimentos y bebidas y el cheff

Estas especificaciones deben también conocerlas los proveedores potenciales para

I CC 2 PROCESO DE COMPRA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Para la compra de alimentos y bebidas se practican dos métodos generales:

1. Mercado abierto: Una de las formas más comunes en diligenciar la compra de

2. Contratista: Cuando se trata de manejo de algunos productos, tales como leche,

Es indispensable que el contralor de alimentos y bebidas tenga conocimiento de las

 Lista de frutas y verduras.

Lista de frutas y verduras: (formato I CC 2 01) Para este grupo es indispensable

Lista de lácteos: (formato I CC 2 03) Se trabajan por medio de contratistas y se

Solicitud de compras de almacén: (formato I CC 2 04) Se utiliza para aquellos

Documento requerido para la gestión de compra por grupos de inventario

TIPO DE COMPRA GRUPO DE INVENTARIO ABREVIATURA GESTIÓN

 Perecederos Frutas y verduras FV Lista de frutas y

Carnes y salsamentaria CS Lista de carnes

Proceso de compra por grupos de inventario

 Proceso de compra de carnes y salsamentaria (CS), pescados y mariscos

El proceso se inicia con el diligenciamiento de las listas (formato I CC 2 01 - I CC 2 02