Funciones del departamento de ventas

1.- Preparar planes y presupuestos de

ventas, tomando en cuenta los recursos
necesarios y disponibles para llevar a cabo
dichos planes.

2.- Establecer metas y objetivos: Es

importante aclarar que las metas son a largo
plazo o sea, son más idealistas, es como decir
que la meta puede ser, llegar ser el número
uno en un mercado determinado, mientras
que los objetivos son más precisos y a plazos
más cortos. Un objetivo seria vender diez
millones en el próximo trimestre.
3.- Calcular la demanda y pronosticar las ventas : Este proceso es de vital
importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que
primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra
participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronóstico debe
ser lo mas preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como la compra
de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores.

4.- Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas: Debido a que el

gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar
el mismo, es quien esta llamado a estructurar el departamento.
5.- Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores : Esta función del
gerente de ventas, dependerá de la estructura de la empresa, porque en muchos casos,
estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque
la forma idónea seria que Rec. Humanos, recluten y seleccionen previamente y luego se le
presente al gerente solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa

6.-Delimitar el territorio: establecer las cuotas de ventas y definir los estándares de

desempeño. Esto es así, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como
cuotas generales de ventas y territorios amplios. Para cumplir estas cuotas el gerente
debe dividir el total de las ventas entre su equipo de vendedores, tomando en cuenta las
posibilidades de cierre de cada vendedor s sus zonas geográficas, de modo tal, que cada
representante conozca sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo
de venta al gerente.
7.- Compensar, motivar y guiar a la fuerzas de ventas : La compensación y la
motivación, son dos prácticas similares porque llevan a la satisfacción del vendedor, la cual
es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensación de confianza.

Los planes de compensación, son muy variados y dependerán del producto que se este
trabajando y de como este organizada la estructura de ventas.

8.- Conducir el análisis de costo de ventas: Toda planificación debe tener incluida un
análisis de costos. Dentro de esos análisis debe estar definida cual seria el costo para
alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar
los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrirá la compañía en el desarrollo
de su plan.
9.- Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas: El gerente debe de calificar
el desempeño de sus vendedores básicamente comparando el período actual con los
anteriores y a los vendedores uno con otros.

10.- Monitorear el departamento: Es misión del gerente velar porque todo el

procedimiento de ventas, se este llevando cabo de la forma idónea y que sus
representantes sean buenos ciudadanos corporativos.
 Cualidades de un buen gerente de ventas

1. Convertirse en un maestro del cambio. La tarea más grande y retadora del

gerente de ventas es preparar a su equipo para un mercado en constante cambio. Según
Peter Drucker, cada organización tiene que prepararse para abandonar todo lo que hace.
Hoy en día, los negocios son el resultado de incontrolables e impredecibles apariciones de
simultáneas revoluciones financieras, tecnológicas y económicas.

2. Ganarse la confianza. La confianza es la base de toda relación, significa que la

palabra vale tanto como el oro y que el equipo no tendrá que objetar nada de lo que se le
indica. No es lo que se le dice a un grupo de ventas, es lo que se hace cuando nadie está
observando. Los gerentes que tienen reputación de cambiar sus puntos de vista, sobre la
base de quienes estuvieron en su oficina, no tienen credibilidad. Esto quiere decir que,
como gerente de ventas, si se establecen reglas y tiempos de entrega, se deben reforzar
constantemente. Si se pautan reuniones, se deben llevar a cabo, de otra manera la
gerencia se convierte en un chiste.
3. Dar retroalimentación. Sin la palmada en la espalda o la celebración por una meta
alcanzada, la gente no logra la motivación necesaria para trabajar duro. Si no hay
consecuencias por las metas perdidas o no hay recompensas por las logradas, la
productividad decae. Los buenos gerentes establecen expectativas claras y metas realistas.

4. Construir el entusiasmo. En la reciente crisis recesiva de Estados Unidos, muchas

empresas se vieron en aprietos tratando de mantener un alto nivel de entusiasmo. Un
gerente consultado expone que tras haber tenido que despedir a muchos, tomó la decisión
de hablar con todo el equipo, sugiriéndole trabajar en conjunto y dar el mejor esfuerzo.
5. Involucrarse. La clave de la gran gerencia es involucrarse, estar claramente visible
ante el cliente y ser completamente accesible al equipo de ventas. No es bueno sumirse en
los papeles y olvidarse de la gente. Los pobres gerentes se esconden en sus oficinas. Los
gerentes buenos son visibles y accesibles. Y, por ende, este tipo de acercamiento también
trae lealtad.

6. Hacer crecer y desarrollar el equipo. Vivimos en una sociedad basada en el

conocimiento, donde la información se mueve a alta velocidad. El personal de ventas tiene
un acceso mayor al universo de conocimiento de la empresa que su cliente, pero los
clientes tienen un conocimiento más profundo de sus propias situaciones. La mejor
estrategia de entrenamiento de un equipo es estimular al personal a invertir más tiempo,
aprendiendo sobre sus clientes y creando soluciones adecuadas para resolver sus
problemas.
7. Llevar a la gente al camino del mejoramiento continuo. La excelencia
en ventas significa comprometer a todos los responsables de ventas en un proceso de
mejoramiento continuo.
Reclutamiento y
selección de
personal El corazón de cualquier operación exitosa de la
fuerza de ventas es el reclutamiento y la selección de buenos
vendedores. La diferencia en el desempeño de un vendedor
promedio y de uno destacado en ocasiones es muy grande. En una
fuerza de ventas típica, el 30 por ciento de los mejores
vendedores son responsable del 60 por ciento de las ventas. Por
ello, la selección cuidadosa de los vendedores permite aumentar
en forma considerable el desempeño general de la fuerza de
ventas.
Los grandes vendedores tienen una motivación interna. “La gente
se siente impulsada por distintos factores, como orgullo, felicidad
o dinero. Pero todos los vendedores sobresaliente tienen algo en
común: un constante por sobresalir”. Así, algunos vendedores les
motiva el dinero, la necesidad de reconocimiento o la satisfacción
de competir y ganar. Otros están impulsados por el deseo de
brindar servicio y forjar relaciones.
Cualquiera que sean sus motivaciones, los vendedores también deben tener un estilo de
trabajo disciplinado. Si no son organizados y enfocados, si no trabajan con empeño, no
podrán cubrir las crecientes demandas actuales de los clientes. Los grandes vendedores son
tenaces al hacer planes organizados y detallados y luego llevarlos a cabo de forma oportuna y
disciplinada.

Durante el reclutamiento, las compañías deben analizar el propio trabajo de vender y las
características de sus vendedores más exitosos para identificar los rasgos que necesita un
vendedor sobresaliente en su industria. Luego, deben de reclutar a los vendedores
adecuados. El departamento de recursos humanos consigue candidatos por la
recomendación de los vendedores actuales, por medio de agencias de empleo, publicando
anuncios clasificados, en Internet y a través de los servicios de bolsa de trabajo de las
universidades. Otra fuente consiste en atraer vendedores exitosos de otras compañías.
 Capacitación de vendedores

Los nuevos vendedores pueden pasar desde pocas semanas o meses, hasta un año o más
en capacitación. Luego, la mayoría de las compañías ofrecen una capacitación de ventas
continuo por medio de seminarios, reuniones de ventas e Internet a lo largo de la carrera
del vendedor. En total, las compañías de todo el mundo gastan muchos millones de dólares
al año para capacitar vendedores. A pesar de que la capacitación resulta costosa, también
genera utilidades impresionantes.

Los programa de capacitación tienen varios objetivos. Los vendedores necesitan conocer e
identificarse con la compañía y sus productos, por lo que la mayoría de los programas de
capacitación inician con una descripción de objetivos, organización, estructura financiera,
instalaciones y principales productos y mercados de la compañía. Los venderos también
necesitan aprender acerca de los clientes y los competidores, de manera que el programa
de capacitación los instruye acerca de las estrategias de los competidores y de los distintos
tipos de clientes y sus necesidades, motivas y hábitos de compra.
 Remuneración de los vendedores

Para atraer buenos vendedores, la compañía debe contar con un plan de remuneración
atractivo. El plan de remuneración esta integrado por varios elementos: Una cantidad fija,
una cantidad variable, gastos y prestaciones. La cantidad fija, que normalmente es un
salario, asegura al vendedor un ingreso estable. La cantidad variable, en la forma de
comisiones o de modificaciones basada en el desempeño de ventas, remunera al vendedor
por realizar un esfuerzo mayor y más exitosos. Las cuentas de gastos, que restituyen a los
vendedores sus gastos relacionados con el trabajo, les permiten realizar actividades de
ventas necesarias y deseables. Las prestaciones como vacaciones pagadas, seguro por
enfermedad o accidentes, pensiones y seguros de vida, brindan seguridad y satisfacción en
el empleado.
La gerencia debe decidir que
combinación de estos elementos
de remuneración es mas adecuado
para cada puesto de ventas. Las
diferentes combinaciones de
remuneración fija y variable
originan tipos básicos de planes de
remuneración.

El plan de remuneración de la
fuerza de ventas pretende motivar
a los vendedores y dirigir sus
actividades. La remuneración
debería dirigir a la fuerza de ventas
hacia actividades que san
congruentes con los objetivos
generales de marketing.
 Supervisión de los vendedores

Los nuevos vendedores necesitan mas que un territorio, remuneración y capacitación. Por
medio de la supervisión, la compañía dirige y motiva a la fuerza de ventas para que haga
un mejor trabajo.

Las compañía difieren en la forma en que supervisan a sus vendedores. Muchas de ellas
ayudan a sus vendedores a identificar clientes meta y a establecer normas para las visitas
de ventas. Otras incluso especifican la cantidad de tiempo que la fuerza de ventas debería
dedicar a la búsqueda de nuevas cuentas y establecen otras prioridades de la distribución
del tiempo. Una herramienta es e plan anual de visitas, que indica cuales clientes y
prospectos se deben visitar en cuales meses y que otras actividades se deben realizar. Las
actividades incluyen tomar parte en exposiciones comerciales, asistir a reuniones de
ventas y realizar la investigación de mercados. Otra herramienta es el análisis de tiempo y
obligaciones. Además del tiempo que dedican a vender, los vendedores pasan tiempo
para viajar, espera, comer, descansar y realizar tareas administrativas.
Muchas compañías motivan a sus vendedores al establecer cuotas de ventas, es decir,
normas que se establecen para los vendedores y que indican cuanto deben vender y
como deben dividirse las ventas entre los productos de la compañía. Por lo general, la
remuneración se relaciona con el cumplimiento de las cuotas de los vendedores. Las
empresas también utilizan diversos incentivos positivos para aumentar el esfuerzo de la
fuerza de ventas. Las reuniones de ventas ofrecen oportunidades de interacción social,
alivio de la rutina, oportunidades para conocer y hablar con los altos directivos de la
compañía y oportunidades para expresar opiniones e identificar con un grupos mas
granes. Las compañías también patrocinan concursos de ventas para motivar a la fuerza
de ventas a realizar un esfuerzo mayora al que normalmente se espera. Otros incentivos
son los homenajes, premios en efectivo y en especie, viajes y planes de reparto de
utilidades. En general las compañías alrededor del mundo gastan miles de millones s de
dólares para motivar y recompensar el desempeño de la fuerza de ventas.
 Evaluación de vendedores

La gerencia obtiene información sobre sus vendedores de varias formas. La fuente más
importante son los informes de ventas, incluyendo planes de trabajo semanales o
mensuales o planes de marketing por territorio a largo plazo. Los vendedores también
anotan las actividades realizadas en informes de visitas y entregan informes de gastos que
se les rembolsan parcial o totalmente. Otra información proviene de las observaciones
personales, encuestas a los clientes y charlas con otros vendedores.

Con el uso de varias informes de la fuerza de ventas y otros tipos de información, la

gerencia de ventas evalúa a los vendedores con respecto a su capacidad para “planear su
trabajo y poner en practica su plan “. La evaluación formal obliga a la gerencia a desarrollar
y comunicar normas claras para juzgar el desempeño, al tiempo que brinda a los
vendedores una retroalimentación constructiva y los motiva a tener un buen desempeño.