PROJECT ASSESSMENT CRITERIA AND METHODOLOGY 
“Energy Programme in Romania” 
Calls for Proposals 
Focus area: Renewable Energy 
Updated 05.03.2019 
 
 
 
 
1. Assessment methodology 

This document presents information about the assessment process that will be conducted by Innovation Norway as the Fund Operator. Project applications will be 
assessed  by  the  Fund  Operator  who  bears  the  responsibility  for  the  handling  of  the  applications  and  the  project  selection.  The  assessment  will  be  based  on  a 
combination of appraisal methods as presented in section 2 of these Project Assessment Criteria. 
 
 
ADMINISTRATIVE AND ELIGIBILITY CHECK 

The Fund Operator will check the fulfilment of administrative conformity and eligibility criteria based on the information included in the Application Form and in the 
attachments to the Application Form, as they were requested in these Calls for Proposals. 

If any shortcomings are found related to criteria included in the section called ADMINISTRATIVE CHECK, the Fund Operator will revert to the Applicant to verify if 
there is any misunderstanding in the provided information. The Applicant will be given 10 working days from the Fund Operator’s notification to submit missing 
information/complete documentation. Applications filled in a language other than English language will be automatically rejected. 

All applications meeting the administrative criteria and the eligibility criteria, will be subject to full assessment organised by the Fund Operator. A “no” assessment 
corresponding to any of the criteria will disqualify the project application from further assessment and will lead to the rejection of the application. A letter to the 
Applicant will indicate the main reason for rejection. The rejection decision is final and will be communicated to the Applicant via e‐mail, using the e‐mail address 
indicated in the Application Form under the section “Contact person”. 

Project Assessment Criteria and Methodology, Focus Area: Renewable Energy 
 
 

 
TECHNICAL AND FINANCIAL ASSESSMENT 
 
 
Applications which fulfil administrative and eligibility criteria will be further assessed by two experts from the Fund Operator. The experts shall evaluate the projects against 
the selection criteria contained in present Calls for proposals. If necessary, the Fund Operator may use external expertise on a case by case basis. 
 
The financial and technical assessment criteria presented below will be scored in a rating from 0 (zero) to 6 (six) points, where 0 is the lowest (a criteria is not fulfilled 
at all but the project could still be considered for funding) and 6 is the highest score. The scoring will constitute a basis for an assessment profile and will be used to 
rank the projects. Each of the assessment criteria may be a critical success factor, a factor that can jeopardize the whole project. 

The result of the experts’ assessment shall be a ranked list that forms the basis of the Fund Operator’s Selection Committee’s discussion. The Selection Committee will make 
the decision to reject or approve the applications and decide on the ranking of approved applications. Prior to the Fund Operator’s final decision, the FMO, the Programme 
Partners and the National Focal Point will be provided with the ranked list and reasonable time to give their input to the Fund Operator. 
 

. In case of decision to approve the application, the Applicant will first be informed about the decision via e‐mail. Thereafter, the Applicant will receive a Project 
Contract  containing  the  Grant  Offer  Letter,  contractual  conditions,  approved  project  budget,  maximum  grant  rate  and  amount,  expected  outcomes  from  the 
implemented project, Project Implementation Plan and Disbursement Plan. Specific issues may be subject to further formalisation in the Special Conditions of the 
Grant Offer Letter. 
 
 
DOCUMENTARY EVIDENCE 
For each criterion that will be assessed, the Fund Operator will check information included in the sections from the electronic Application Form and in the mandatory 
documentation attached to the Application Form. Please note that specific attachments like “Business Plan” or “Project Document” will be mandatory for submission 
by the Applicant if they are listed in these Calls for Proposals. During the assessment process, the Fund Operator reserves the right to request clarifications and 
further documentary evidence as may be necessary. 
 

2. Project Assessment Criteria 
 
  CRITERION  DOCUMENTARY EVIDENCE  APPRAISAL 
METHOD 
  ADMINISTRATIVE CHECK 

Project Assessment Criteria and Methodology, Focus Area: Renewable Energy 
 
 

1  The Application Form has been filled in according to the instructions given in these Calls for  Application Form and Attachments  Yes/No 

Proposals,  in  the  Electronic  Application  Form,  the  Application  Form  Guidelines  and  all 
mandatory documentation is attached to the application. 

2  The  application  and  requested  supporting  documents  are  submitted  and  presented  in  Application Form and Attachments  Yes/No 
English;(the  certificates  issued  by  the  Romanian  national  authorities  and  the  certified 
financial annual accounts issued in Romanian language can be submitted and presented in 
Romanian; for the rest of the documents, non‐certified translation in English is required). 

3  The appropriate electronic Application Form has been used (corresponding to the type of  Application Form  Yes/No 

Programme and type of the Applicant). 

  ELIGIBILITY CHECK  DOCUMENTARY EVIDENCE  APPRAISAL 

METHOD 
  Applicant (and Partner(s))     

1  The  Applicant  is  registered  as  legal  person  in  Romania  and  the  entity  fits  in  one  of  the  Application Form:  Yes/No 
categories of eligible applicants for the relevant grant scheme (Individual Project Scheme or  “Applicant details”, “Contact person” 
Small Grants Scheme), as listed in the present Calls.  Attachments: 
Relevant registration documents listed in these 
Calls for Proposals 

2  The Applicant has been established for at least the period of time set out in these Calls,  Application Form:  Yes/No 

section 1.1 .1. Eligible applicants and partners, and its main activity is closely related to the  “Applicant details”, “Activity of the Applicant” 
activities for which the application is made.  Attachments: 
Certified accounts, Relevant registration 
documents listed in these Calls for Proposals 

3  The Partner(s) is established as legal entity in Romania or in relevant Donor State(s).  Application Form: “Partnership”  Yes/No 

Attachments: 
Relevant registration documents listed in these 
Calls for Proposals 

Project Assessment Criteria and Methodology, Focus Area: Renewable Energy 
 
 

       
4  The Partner(s)’ main activity is closely related to the activities in which its contribution is  Application Form: “Partnership”  Yes/No 
proposed.  Attachments: 
Relevant registration documents listed in these 
Calls for Project Proposals 

5  If the case of a Partnership Project, a draft Partnership Agreement has been attached to the  Application Form: “Partnership”  Yes/No 

Application Form.  Attachment: 
Partnership Agreement 

6  The Applicant and the legal representative signing the Application have clean criminal and  Attachments:  Yes/No 

tax record.  Self‐declarations regarding clean criminal 
and tax record 

7  The Partner(s) and the legal representative signing the Partnership Agreement have clean  Attachments:  Yes/No 

criminal and tax record.  Self‐declarations regarding clean criminal 
and tax record 

8  The Applicant is not an undertaking in difficulty (applicable only to entities subject to state  Attachment:  Yes/No 

aid rules) P1 FP. Self‐declaration regarding undertaking in 
difficulty 

  Project     

9  The proposed project fits into the focus area for these Calls and is within the eligible activities  Application Form:  Yes/No 

defined in these Calls for Proposals.  “Project Information”, “Outcomes” 
Attachments: 
Expected outcomes of the implementation of 
the project 

10  Grant maximum and minimum amounts and co‐financing rates are complied with.  Application Form:  Yes/No 

“Project Information”, “Financing plan” 

Project Assessment Criteria and Methodology, Focus Area: Renewable Energy 
 
 

       
11  The project implementation period is no longer than the deadline for cost eligibility  Application Form:  Yes/No 
mentioned in these Calls for Proposals.  “Activities and schedule”, “Project 
Implementation Plan” 

12  No overlapping/double funding arises from the applications for a similar project from  Application Form:  Yes/No 

EU/EEA/International Financial Institution/Bilateral or other sources.  “Legal/other issues relevant to the project” 

13  The project is in compliance with both EU and national legislation of Romania (in particular  Application Form:  Yes/No 

state aid, public procurement and environment requirements).  “Legal/other issues relevant to the project” 

14  Compliance with plans ‐ the extent to which the project is in compliance with national,  Application Form:  Yes/No 

regional and local policies, strategies, plans and programmes in Romania.  “Project information”, “Legal/other issues 
relevant to the project” 

15  Incentive effect – work on the project did not start before the submission of the current  Application Form:  Yes/No 

application for grant.  “Activities and schedule” 

16  The  Applicant  is  required  to  obtain  all  permits  and  licenses  according  to  the  national  Attachments:  Yes/No 
legislation, including those issued by the National Agency for Mineral Resources (NAMR) or  “Additional attachments” 
by the “Romanian Waters” National Administration (RWNA), as appropriate. 
For the geothermal component: 
▪ the Applicant shall submit together with the application, the Attestation certificate issued 
by the National Agency for Mineral Resouces (NAMR). In case the Applicant already has the 
operating license, it shall be submitted together with the application; 
▪ the Applicant and the operator and/or owner of the district heating system should be the 
same legal entity; 

For the hydropower and other RES components: 

Project Assessment Criteria and Methodology, Focus Area: Renewable Energy 
 
 

  ▪ the  Applicant  shall  submit  together  with  the  application,  the  location  approval1  (where     
applicable). In case the Applicant has already the connection approval2, it shall be submitted 
together with the application. 

17  Documents  evidencing  the  capacity  of  the  Applicant  as  an  owner  or  grantee  with  a  Attachments:  Yes/No 
superficies  right  (sale‐purchase  contract/preliminary  contract,  contract  of  concession  “Additional attachments” 
granting the superficies right) to the property the project is to be implemented on/in; the 
contracts should refer to the Applicant’s capacity in connection to the property the project 
is to be implemented in/on, and, as regards 
▪ the hydroelectric plant, also to the land used for installing the water delivery systems 
▪ or,  where  applicable,  for  the  other  RES  component,  also  to  the  land  used  for  installing 
different systems/equipment within the project investment. 

1 
Location approval (RO: Avizul de Amplasament) = the written response of the electricity network operator at the request of an applicant, stating the point of view re. site proposal 
of the applicant's objective/investment with regard to: a) the fulfillment of the coexistence conditions of the objective/investment with the operator's electrical networks; b) the 
possibility of its connection to the electrical networks in relation to the request made by the applicant. The issuance of Location/Site Approvals by network operators is regulated by 
Order no. 25 / 22.06.2016 regarding the approval of the Methodology for the issuance of site approvals by the network operators. 

2 Connection approval (RO: Avizul tehnic de racordare) = The Technical Connection Notice/Approval constitutes the written notice, valid only for a particular location, issued by the 
network operator at the request of a consumer, on the possibilities and conditions of connection to the electricity network. The users of the power grids have the obligation to 
request  the  technical  connection  approval  or  to  update  it,  as  the  case  may  be,  before  commencing  the  execution  of  the  installation  to  be  connected  to  the  grid,  namely  the 
modification of the existing grid. The connection to an electrical network is regulated by the ANRE Order no. 59/2013 for the approval of the Regulation on the connection of the 
users to the public electricity networks. 

Project Assessment Criteria and Methodology, Focus Area: Renewable Energy 
 
 

  The validity of concession contracts with a superficies right should be at least 10 years after     
the project completion date; if the concession contract does not set forth the Applicant’s 
right to execute construction works, one shall attach an authenticated declaration of the 
land owner (in the original), acknowledging that they agree on the execution of works set 
forth in the project on the land; the preliminary sale‐purchase contract is valid until signing 
the funding contract; the concession contracts aforementioned shall be concluded with the 
administrative‐territorial units according to legal stipulations; such deeds may be 
presented upon signing the Project Contract. 

18  The resolution/decision of the decision‐making body (the general assembly of shareholders/  Attachments:  Yes/No 

stockholders, of the sole shareholder, of the Board of Directors, Local/County Council etc.),  “Additional attachments” 
mentioning the agreement on contracting funding, the own contribution required for the 
implementation of the project, the person in charge with the project, the person designated 
to represent the Applicant in the relationship with the Fund Operator (signed and stamped). 

19  The resolution/decision of the decision‐making body (the general assembly of shareholders/  Attachments:  Yes/No 

stockholders, of the sole shareholder, of the Board of Directors, Local/County Council etc.),  “Additional attachments” 
mentioning the agreement on guaranteeing the funding, under the conditions of these Calls 
(signed and stamped). 

  TECHNICAL AND FINANCIAL ASSESSMENT  DOCUMENTARY EVIDENCE  APPRAISAL  WEIGHTING 

METHOD 
1  Relevance ‐ the extent to which the project meets the Programme expected outcome and  Application Form:  Scoring 0‐6   
the eligible activities set out in these Calls for Proposals.  “Project Information”, “Outcomes”, 
Attachments: 
“Expected outcomes of the 
implementation of the project”, “Project 
Implementation Plan”, 
“Business Plan” or “Project Document” 

Project Assessment Criteria and Methodology, Focus Area: Renewable Energy 
 
 

2  Technical  viability  and  feasibility*  ‐  the  extent  to  which  the  project  is  mature,  i.e.  Application Form:  Scoring 0‐6 
technically  viable  and  feasible  in  terms  of  technical  solution  meets  the  project  objectives  “Project Information”, “Outcomes” 
and  specific  outcomes, the Applicant has the technical capacity to  implement the project,  Attachments: 
time schedule.  “Business Plan” or “Project Document”, 
“Procurement plan” and other 
Sub‐criteria:  documentary evidences 
i. Assessment  of  the  renewable  source  potential  as  regards  energy  production  and,  in 
addition, in case of thermal energy production, the description of the mode of distribution of  30% 
thermal energy produced (preliminary contract, firm engagement); 

ii. The  technical  solution  is  adequate  for  the  objectives  proposed,  being  documented  and 
consistently  described  as  regards  equipment  performance  (technical description of all  the 
project components); 

iii. Energy production cost for the period under review, EGC3 (EUR/MWhe or EUR/MWhth); 

iv. Duration of annual use of installed capacity (hours/year)4. 
3  Releasing effect ‐ the extent to which the project would not be executed without a grant;  Application Form:  Scoring 0‐6 
Grants shall not be greater than what is necessary for the execution of the project. In all cases,  “Project information” 
an economic reasoning about the grading of the support shall be based on the relationship  Attachment: 
between expected profitability and risk, both in relation to state aid rules and in relation to  “Business Plan” or “Project Document” 
the amount of support needed to trigger the project. 

                                                            
*
 Priority will be given to district heating systems supplying public buildings, office buildings, malls, industrial sites and buildings, and private homes as end beneficiaries. Up to 6 extra points could be 
awarded to such projects. 
 

Geothermal resources include both utilisation of deep high temperature geothermal resources for heating and shallow low temperature geothermal resources using heat pumps (heating and cooling). 
 
Project Assessment Criteria and Methodology, Focus Area: Renewable Energy 
 
 

4  Internal  factors  ‐  the  extent  to  which  the  Applicant  (and  Partner(s))  have  the  necessary  Application form:  Scoring 0‐6   
resources to implement the project; internal factors are the factors over which the Applicant  “Internal factors” 
may influence with strategic choices (key resources, core activities, production).  Attachment: Business plan or Project 
Document, CVs of the project team 

3 
The methodology of calculation of the EGC indicator is presented in Annex IV to the Call for Proposals – Renewable energy, Programme “Renewable Energy, Energy Efficiency, 
Energy Security”. 
4 
The duration of annual use of installed power (hours/year) shall be defined as the ratio between the annual energy produced and the installed power of the RES plant. 

Project Assessment Criteria and Methodology, Focus Area: Renewable Energy 
 
 

5  Financial  capacity  and  operating  risk  ‐  the  extent  to  which  the  Applicant  (and  possible  Application Form:  Scoring 0‐6 
Partners) have the necessary co‐financing and  financial capacity to implement the project  “Expense Budget”, “Financing Plan”, 
and support its costs.  “Financial Statement” 
Operating  risk  –  the  assessment  of  Applicant’s  financial  situation  and  debt  service  Attachments: 
capabilities.  “Applicant’s Certified Accounts”, 
“Letter of Commitment”, 
Other sources: 
Credit reports purchased by the Fund 
Operator 

6  Costs  estimates  and  funding  ‐  the  extent  to  which  the  project  have  clear  and  well  Application form:  Scoring 0‐6 
documented  cost  estimates  and  a  financing  plan.  The  budget  is  correctly  elaborated  and  “Financial Plan”, “Expense Budget” 
correlated with project activities, allocated and estimated resources.  Attachments: Business Plan or Project 
Document, Project Budget Activity Based, 
Project Implementation Plan, 
Procurement Plan 
25% 
7  IPR status (Intellectual Property Rights) ‐ immaterial resources available for the proposed  Application Form:  Scoring 0‐6 
project.  “Project Information” 
Attachments: 
“Partnership Agreement”, 
“Business Plan” 

8  (Only applicable for enterprises)  Application Form:  Scoring 0‐6 

Market  potential  and  competitiveness  ‐  quality  of  market  analysis,  under  the  balance  of  “External factors” 
demand  and  offer  of  products  and  services;  ability  to  sell  products/services  that  meet  Attachment: “Business Plan” 
demand requirements (price, quality, quantity) and, at the same time, ensure profits over 
time; Note: A qualitative market analysis contains competition identification, strengths and 
weaknesses, the competitive advantage of the Applicant, in terms of marketing, operational 
and organizational information. 
9  (Only applicable for enterprises)  Application Form:  Scoring 0‐6 
“Project value creation and risk” 
Attachment: 
Project Assessment Criteria and Methodology, Focus Area: Renewable Energy 
 
 

  Project  profitability  ‐  the  extent  to  which  the  project  has  potential  for  profitability;  The  “Business Plan”     
projects profitability will be based on the ratios NPV (Net Present Value) and IRR (Internal 
Rate of Return). 
10  (Only applicable for enterprises)  Application Form:  Scoring 0‐6 
Innovation level ‐ the extent to which the project includes innovation, either on enterprise  “Project Information”, “Project 
level, sector level, national level or international level  Implementation Plan” 
Attachment: 
“Business Plan” 
11  Good business practice ‐ The extent to which the Applicant (and Partner(s)) adhere to Good  Application Form:  Scoring 0‐6 
Business Practice as defined by the OECD guidelines and UN Guiding Principles on business  “Activity of the Applicant”, “Project 
and human right, including zero‐tolerance towards corruption (initiatives on Applicant level);  Information”, “Cross cutting issues” 
12  Project risks ‐ the extent to which the project is adequately supported by a risk management  Application Form:  Scoring 0‐6 
plan; The Applicant should have identified and assessed the relevant risk factors that may  “Project value creation and risk”,  20% 
affect the achievement of the project expected outcome and described how they intend to  Attachment: 
mitigate  the  risks.  There  may  be  different  types  of  risks,  i.e.  financial  risk,  “Business Plan” or “Project Document” 
technical/technological risk, market risk, HR risk, time schedule, environmental and more. 
13  Sustainability ‐ the project incorporates clear sustainability measures, i.e. the durability of  Application Form:  Scoring 0‐6 
the project after the implementation deadline.  ”Project information” 
Attachment: 
“Business Plan” or “Project Document” 
14  Overall objectives ‐ the extent to which the project contributes to the overall objectives of  Application Form:  Scoring 0‐6 
EEA and Norway Grants 2014‐2021 (reduction of economic and social disparities in the EEA  “Project Information”, “Outcomes”, 
Area  and  strengthening  the  bilateral  relations  between  the  Beneficiary  State  and  Donor  Attachments: 
States (Iceland, Liechtenstein and/or Norway)  Partnership Agreement 
15  Bilateral  partnership’s  quality  (if  applicable)  ‐  the  extent  to  which  the  Partnership  Application Form:  Scoring 0‐6  15% 
Agreement include clear division of roles, tasks, responsibilities and cash flow; assessment of  “Partnership” 
Partner(s) involvement in the preparation, implementation and sharing the project results;  Attachment: 
each partner has a significant contribution to the project activities.  “Partnership Agreement” 

16  Cross‐cutting issues ‐ the extent to which the project complies with relevant cross‐cutting  Application Form:  Scoring 0‐6   

issues  identified  in  the  Application  Form:  good  governance  and  good  business  practice,  “Cross‐cutting issues” 
sustainable development and gender equality 

Project Assessment Criteria and Methodology, Focus Area: Renewable Energy 
 
 

17  Socio‐Economic  impact  ‐  the  extent  to  which  the  project  has  added  value,  i.e.  the  socio‐  Application Form:  Scoring 0‐6  10% 
economic profitability; This may involve recruitment of unemployed labour, settlement in a  “Project Information”, “Project value 
region, improved environment, development of a local business environment/technological  creation and risk”, “Cross‐cutting issues” 
environment,  competence  development  of  individuals  and  companies,  level  and  Attachment: 
consequences of innovation, etc.  “Business Plan” or “Project Document” 
 

Project Assessment Criteria and Methodology, Focus Area: Renewable Energy