Universidad

Siglo 21

Licenciatura en Informática

Seminario de Práctica de Analista de Sistemas de Información

Sistema de control de inventario para red de

farmacias FarmaSalud SRL

Primera Entrega – Módulo 1

Alumno: Mauro Emmanuel Rambo
Legajo: VINF 04446
Fecha Entrega: 20/04/2018
Docente/Tutor: Ferreyra, Ana Carolina
 Seminario de Práctica de Analista de Sistemas de Información

CONTENIDO

Introducción............................................................................................................................... 2
Antecedentes ...................................................................................................................... 2
Descripción del área problemática .................................................................................. 2
Formulación de la problemática ....................................................................................... 3
Justificación ............................................................................................................................. 4
Definición de Objetivos .......................................................................................................... 4
Objetivos Generales del Proyecto ....................................................................................... 4
Objetivos Específicos del Proyecto ..................................................................................... 5
Objetivo General del Sistema ............................................................................................... 6
Límites del Sistema ................................................................................................................. 6
Alcance..................................................................................................................................... 7
No Contempla ......................................................................................................................... 7
ANEXO I – Diagrama de Gantt .............................................................................................. 8

Sistema de control de inventario para red de farmacias FarmaSalud SRL 1

Alumno: Mauro Emmanuel Rambo
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Introducción

Tras la evolución de un negocio familiar y tradicional en una red de farmacias, la

empresa FarmaSalud SRL ha encontrado deficiencias severas en el flujo de
información, desde las unidades de negocio hacia las líneas gerenciales.

Tales deficiencias generan un impacto en la toma de decisiones por parte del Directorio
y Comité Ejecutivo y atenta contra la competitividad y eficiencia del negocio, al no
establecer un sistema capaz de proveer información útil y en tiempo real del estado de
las farmacias que integran la red.

Antecedentes

Las farmacias que componen la red FarmaSalud SRL cuentan con varios sistemas
independientes para gestionar sus actividades de negocio. Se utilizan computadoras
conectadas a Internet con el fin de acceder a los portales para realizar la autorización
de las obras sociales, tener acceso a los sistemas de solicitud de los laboratorios y
acceder al sistema de trazabilidad de medicamentos.

Se cuenta con un sistema rústico de inventario, heredado de una gestión tradicional,

con información local en el que se lleva cuenta del stock de medicamentos y artículos
de perfumería. El Director Técnico de cada farmacia informa a sus superiores, de
manera periódica, el estado global de la sucursal a cargo, para que ellos realicen las
gestiones administrativas correspondientes.

Descripción del área problemática

Para entender la problemática desde un punto de vista integral se debe considerar el

tipo de negocio sobre el que se está realizando el presente análisis, sus actividades
principales y las necesidades que los sistemas implementados actualmente no
resuelven.

Si se comienza a analizar las farmacias como unidades funcionales independientes,

podemos identificar dos necesidades claras que el control de inventarios no está
satisfaciendo: rotación de stock y trazabilidad.

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 El sistema actual de inventario no permite estandarizar el proceso de control de

stock ni aplicar herramientas que permitan una correcta rotación de los productos
almacenados. Al tratarse de un negocio que opera con bienes perecederos es
necesario establecer metodologías de rotación correspondientes, por ejemplo,
FIFO (First In, First Out – Primero en llegar, primero en salir) o FEFO (First
Expire, First Out – Primero en Expirar, Primero en Salir). Una mala rotación tiene
consecuencias económicas, de logísticas y pueden llegar a afectar gravemente
la calidad del servicio de ventas.
 Se han hallado dos sistemas que manejan datos similares. El sistema, ya
mencionado, que se encarga de controlar el inventario (productos que se
encuentran en stock, entrada, salida, etc.) y el sistema que maneja la trazabilidad
de los medicamentos. El seguimiento de la trazabilidad es un requisito legal
regulado por la Disposición Nº 3683/2011 de la ANMAT (Administración Nacional
de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica) y exige la implementación de
una Base de Datos que mantenga un registro seguro e inalterable sobre los
movimientos de ciertos medicamentos mencionados en el Anexo I de la
disposición. El uso de dos sistemas independientes e inconexos puede incurrir
en la generación de registros redundantes corriendo el riesgo de faltar a la
integridad de la información.

Siguiendo con el análisis, y viendo el sistema completo, como una red de unidades
funcionales, las deficiencias mencionadas tienen un efecto directo en la Jefatura de
Compras y Abastecimiento e indirectamente en la Gerencia General y Directorio. Se
carece de información actualizada sobre el stock de mercadería, debiendo esperar los
informes periódicos de los Directores Técnicos de cada unidad de negocio para
establecer las estrategias de abastecimiento.

Formulación de la problemática

¿De qué manera se puede mejorar el flujo de datos para obtener información
centralizada del estado del stock de medicamentos y artículos de perfumería en tiempo
real de cada una de las unidades de negocios, evitar que cada farmacia opere de forma
independiente y sin un sistema estandarizado de control de inventarios, asistir en la
aplicación de metodologías para la rotación del stock y mantener un registro unívoco
acorde a lo establecido por la legislación?

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Justificación

En el marco de la problemática hallada y descripta en los puntos anteriores surge la

necesidad de contar con un sistema capaz de manejar la información generada en los
procesos de control de inventarios y trazabilidad de los medicamentos regulador por la
ANMAT. Los beneficios devenidos de la implementación de un sistema adecuado serán:

 Mejora en la toma de decisiones sobre las estrategias de abastecimiento.

La provisión de información en tiempo real, actualizada, integra y completa del
stock brindará mejores respuestas en cuanto a la logística y toma de decisiones
por parte del Comité Ejecutivo, Gerencia y Directorio.
 Rotación de stock. La sistematización de técnicas estandarizadas para la
rotación de stock podrá minimizar o incluso anular los gastos derivados de
medicamentos y productos vencidos y evitará que los mismos lleguen
erróneamente al cliente, asegurando la calidad del servicio brindado.
 Integridad de datos y trazabilidad. A su vez, la interacción del sistema a
implementar con el actual sistema de control de trazabilidad evitará la
redundancia de datos manteniendo un registro preciso e íntegro, cumpliendo con
los requisitos legales correspondientes.
 Estandarización del proceso de control de inventario. El uso de un sistema
único para el control de inventario, permitirá a cada una de las unidades
funcionales hablar el mismo idioma en términos de procesos, al hacer uso de
una terminología conjunta, lo que facilitará la comunicación entre las mismas.

Definición de Objetivos

Objetivos Generales del Proyecto

El presente proyecto tiene como objetivo principal Desarrollar un Sistema Informático

capaz de gestionar eficientemente el inventario de productos de toda la red FarmaSalud
SRL, de manera tal que pueda establecerse un flujo de información actualizada en
tiempo real y accesible para todas las Unidades de Negocio, Comité Ejecutivo, Gerencia
General y Directorio.

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Con esto se espera lograr una solución personalizada a la problemática hallada en el

apartado anterior, atendiendo a cada uno de los puntos analizados y centrado
fundamentalmente en 4 puntos que componen el dominio del negocio:

 Control de inventario en tiempo real.

 Trazabilidad de medicamentos.
 Automatización de la rotación de stock.

A fin de prever futuras mejoras en los demás procesos de negocio, concretamente los
que involucran las actividades de Compras, Ventas, Gestión de Personal, etc., que por
motivos específicos de la materia están fuera de análisis, el sistema debe caracterizarse
por poseer un alto grado de modularización y escalabilidad.

Objetivos Específicos del Proyecto

A los fines de lograr la concreción eficiente del objetivo general del proyecto se seguirán
los pasos detallados a continuación, los cuales han sido establecidos para enmarcarse
dentro de un Proceso Unificado de Desarrollo, haciendo énfasis en la comprensión del
problema del cliente y en la iteración de los ciclos para refinar la solución propuesta.

 Identificar y Analizar el modelo del dominio del negocio. En este punto se

busca comprender el desarrollo de las actividades del negocio en la actualidad,
teniendo una mirada objetiva, sin involucrar los posibles problemas surgidos.
 Identificar y Analizar el dominio del problema en el contexto del negocio.
Teniendo una visión extendida de la manera en la que se desarrollan los
procesos de negocios, se busca identificar los problemas que puedan interferir
en el desempeño eficiente de sus actividades.
 Establecer los objetivos en base a la problemática hallada. Una vez
identificada la problemática se definen los objetivos que satisfagan las
necesidades.
 Proponer una solución que cubra las necesidades en cumplimiento a los
objetivos del proyecto. Se definen los objetivos en términos concretos de la
solución propuesta.
 Analizar y Diseñar un sistema acorde a la solución propuesta. Se procede
a analizar y diseñar el sistema ajustándose a la solución planteada para cumplir
los objetivos que solventarán la problemática hallada.

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 Implementar el sistema en producción. Una vez obtenidos los primeros

entregables se procede a implementarlo en el campo de trabajo.
 Testear el sistema y validarlo. Conjuntamente con el cliente y los usuarios se
realizan las pruebas necesarias para reajustar el sistema acorde a las
necesidades del usuario, o validar aquellos puntos que se encuentran en
conformidad.
 Finalización del Proyecto. Habiéndose cumplido el/los objetivo/s principal/es
del proyecto se da por finalizado el mismo en total conformidad con el cliente.

Objetivo General del Sistema

El objetivo del Sistema que se implementará será el de brindar acceso en tiempo real
del estado de inventarios de las farmacias que componen la red FarmaSalud SRL
facilitando el flujo de información desde y hacia todas las unidades de negocio y áreas
gerenciales.

El sistema además debe gestionar metodologías de rotación de stock, lo cual traerá

beneficios multidisciplinarios a saber:

 Cumplimiento de las disposiciones legales en cuanto al tratamiento de

mercadería vencida.
 Atenuación de gastos operativos y logísticos devenidos de productos de
vencimiento próximo.
 Mejora la calidad del servicio de venta, minimizando el riesgo de suministrar
productos en mal estado.

Debe permitir la interconexión con el sistema actual de gestión de la trazabilidad de

medicamentos evitando la redundancia y falta de integridad de datos.

Límites del Sistema

El objeto sobre el cual opera el sistema son los medicamentos y artículos de perfumería
e higiene. Por ende, los límites del mismo abarcan desde que los productos
mencionados ingresan al stock hasta que son dados de baja por diversos motivos

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(venta, devolución, vencimiento, adulteración, etc.). En un análisis más amplio, que

involucre la mayoría de los procesos de negocio, los limites estarían definidos en toda
la cadena de suministro, desde antes de ingresar al stock, gestionando las actividades
de compras hasta el acompañamiento del cliente. Dicho análisis no está contemplado
momentáneamente por cuestiones específica de la materia.

Alcance
El sistema tiene como alcance la gestión de inventario de cada una de las unidades de
negocio de FarmaSalud SRL y la interacción con los sistemas de control de trazabilidad
ya implementados. A nivel transaccional permite la actualización del stock de cada una
de las farmacias, como así también la visualización del stock de las otras unidades
funcionales. A nivel jerárquico permiten no solo la consulta del stock global, sino también
el resumen del valor de inventario y análisis de costos asociados.

No Contempla

El presente análisis no contempla los procesos de negocio referidos a la Compra de

productos, por lo que no se gestionará información referida a los proveedores. Dicho
modulo estaría relacionado con el inicio del producto dentro de nuestro control de
inventario, al establecer herramientas que tomen la información de stock, los costos de
inventario y la información de ventas para automatizar los puntos de pedidos y
eventualmente el acceso a portales de compras mediante un sistema
interorganizacional de Supply Chain.

Tampoco se considera en el análisis los procesos de Ventas. Por tratarse de una red
que comercializa medicamentos, se establece por Ley que quienes realizan las ventas
deben ser profesionales matriculados. Al quedar exento de análisis las mencionadas
actividades, tampoco se ve la necesidad de gestionar la autenticación al momento de
realizar las ventas, por lo cual no se implementará, por el momento, un login de usuarios
con un nivel de seguridad elevado, pudiendo acceder al registro cualquier personal de
la empresa FarmaSalud SRL con pequeñas restricciones de visualización de acuerdo a
la actividad que desempeñen.

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ANEXO I – Diagrama de Gantt

Tareas Inicio Fin Duración

(días)
1 Identificar y Analizar el modelo del 26/03/2018 02/04/2018 7
dominio del negocio
2 Identificar y Analizar el dominio del 02/04/2018 09/04/2018 7
problema
3 Establecer los objetivos en base a la 09/04/2018 16/04/2018 7
problemática hallada
4 Proponer una solución que cubra las 16/04/2018 20/04/2018 4
necesidades
5 Analizar y Diseñar un sistema acorde 21/04/2018 15/06/2018 55
a la solución propuesta
6 Implementar el sistema 15/06/2018 20/07/2018 35
7 Testear el sistema y validarlo 16/04/2018 20/07/2018 95
8 Finalización del Proyecto 21/07/2018 22/07/2018 1

Semana Semana Semana Semana Semana 5 a Semana 13 a Semana

1 2 3 4 Semana 12 Semana 17 18
1
2
3
4
5
6
7
8

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