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Resumen

La Auditoría fue realizada entre las fechas de 15 noviembre al 25 de noviembre, periodo


completo en el que se recopiló toda la información necesaria mediante la utilización de
herramientas (lista de encuesta y hojas de observación) que el grupo de estudiantes
utilizó con el fin de encontrar los posibles problemas con respecto al área.
Finalmente, se redacta el Informe Final de Auditoría, el cual abarca detalladamente los
hallazgos con cada observación hecha, las conclusiones y recomendaciones finales.

Introducción

El presente trabajo de investigación tiene como propósito de que todos los alumnos,
incluyendo los integrantes del grupo de trabajo del curso de Auditoría Administrativa, de
la carrera profesional de Administración, logren usar todas las técnicas, procedimientos
y experiencias necesarias adquiridas durante todo el periodo de clases.

Este proyecto de investigación abarca todos aquellos procesos e instrumentos que sean
necesarios y fundamental para la elaboración de una Auditoría Administrativa.
Igualmente, este está custodiado de todos los documentos de trabajo las cuales
ejercerán como consulta y verificación para su posterior análisis.

La Auditoría implica los desarrollos de planeación, organización, ejecución, dirección y


control. Lo que se tiene que tener en cuenta es: primero reconocer el problema, segundo
identificar las alternativas, tercero identificar las fuentes de incertidumbre, cuarto
considerar los riesgos evaluar las alternativas, quinto elegir la alternativa y, por último,
implantar las acciones.

La finalidad a seguir de la presente investigación se tiene que entender las operaciones


del área de Informática de la empresa “FERRETERÍA GAMBOA” SRL identificando los
obstáculos del área y una buena toma de decisión para las posibles medidas de
solución.
Desarrollo
1. Generalidades de la empresa / institución

La empresa “FERRETERÍA GAMBOA” SRL


Denominación y referencia de la empresa FERRETERÍA GAMBOA

 Empresa : Ferretería Gamboa


 Ruc : 20482081933
 Número de Trabajadores: 10 trabajadores
 Página web : No cuenta con página web, solamente
cuenta con una fanpage en Facebook: “Ferretería Gamboa S.R.L”

 Creación : Dio inicio en el año 1996


 Ciudad : Trujillo
 Sector : Rinconada
 Dirección : La Rinconada los (portales)
San Isidro 2 etapa (av. Metropolitana)
 Teléfono : 044 - 216866

Situación geográfica

 Región : La Libertad
 Provincia : Trujillo
 Distrito : Trujillo
 Localidad : Urb.La Rinconada y San Isidro
Equipo Directivo y/ Gerencia.
- Raul Rogelio Hilario Alfaro
- Elisa Nelida Gamboa Rodriguez

Logo

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1.1. Breve reseña
histórica de la
empresa

La ferretería Gamboa empezó en el año 1996 y se dio inicio cuando el dueño


Raúl Rogelio Hilario Alfaro que decidió alquilar un pequeño local en Jr. Zela de
la ciudad de Trujillo entonces los frutos fueron llegando y les dio la oportunidad
de alquilar dos locales ubicados en Psi. Sagitario #215 y #214 aproximadamente
en el año 2006.
El negocio de la ferretería es una línea muy grande de productos, que abarca
muchas ramas de construcción, electricidad, cerraduras, gasfitería, etc. La cual
se vio en la necesidad de ampliar el local, por eso los dueños se vieron obligados
a la compra de un terreno con fines de ampliar y formalizar la empresa. Dicho
local se ubica en la Av. Metropolitana.
Actualmente la Ferretería Gamboa, cuenta con dos locales propios para la
atención del público en general. La otra está ubicada en la Rinconada Los
Portales.
Nos hemos ganado un nombre en el mercado y tratamos de mantenerlo bien
alto, porque nuestra prioridad es satisfacer con nuestros productos a nuestros
clientes y brindar calidad de atención
La ferretería Gamboa: cuenta con cuatro áreas específicas : El área de atención
el cliente, en particular, es el trato que los trabajadores trasmiten a los clientes,
con un buen ánimo y amabilidad además tenemos ,el área de administración la
cual se caracteriza o responsabiliza por tener un control de compras y ventas
así mismo, la caja en efectivo del día, después tenemos el área de despacho, la
idea central es que los productos que son de carga pesada o agregados para
construcción son entregados por un encargado que se encuentra en el deposito
o es llevado el material a domicilio. A continuación, tenemos el área de almacén,
ahí se almacena los productos que ingresan al local y son distribuidos para tener
mayor facilidad al vender.

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1.2. Descripción de la estructura organizativa

1.3. Actividad económica (servicios / productos que brinda)

La ferretería Gamboa, se ha especializado en una cartera de productos como:


cemento, tubo, látex, discos de corte, entre otros. Y brinda el servicio de entrega
a domicilio en caso sean compras por alto volumen de producto.
En el análisis realizado, podemos verificar que los productos claves que general
crecimiento en el mercado y gran participación son los cables indeco, duchas
eléctricas, taladros, amoladoras y carretillas, son productos que se mantienes
estables y generan rentabilidad. Sin embargo, hay productos también que tienen
un gran crecimiento y poca participación en el mercado, como los cementos,
fierros, ladrillos, agregados y calaminas.

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Además, se puede encontrar productos que son más rentables que los anteriores
ya mencionados, pero tienen un bajo crecimiento y necesitan rotación como las
conexiones PVC, tuberias PVC, baños, accesorios de baños, etc.; no obstante,
en la ferretería, los cerrojos, siliconas para autos y productos de limpieza, son
productos que no generan una alta utilidad y no tienen rotación por lo tanto la
ferretería tiene que pensar en sustituir estos productos, ya que solo los tiene de
complemento.

1.4. Descripción del área a investigar (funciones, número de


trabajadores)

Área de informática
Funciones:

El área de informática se encarga de asegurar la operación eficiente de la


plataforma de sistemas de información ERP que soportan los procesos de
negocio; generando una ejecución eficiente, precisa, integral y confiable de la
data e información que manejan y comparten.

N° de trabajadores:

Actualmente no cuentan con 1 trabajador laborando en el área de informática,


ya que en el área cuentan con una computadora.

2. Situación problemática

2.1 Descripción del Área en estudio para la auditoria

Actualmente en el área de informática de la empresa GAMBOA SRL se detectó


diversos problemas. El actual equipamiento del área es muy pobre, solo cuenta
con una computadora que se encuentra desfasada, lo que provoca que el inicio
de la misma sea lenta, también se ven afectados los programas que utiliza la
empresa, ya que su tiempo de inicio de estos se ve extendido , afectando el
tiempo de verificación de los mismos.
La licencia de los programas y software utilizados por la empresa, ya han vencido
lo que conllevo a que se utilice programas pirata esto puede provocar que se
llegue a filtrar información delicada perjudicando a la empresa. El ambiente
donde se encuentra el personal de área es muy oscuro, además el monitor con
el que cuentan no tiene una certificación que indique que protege el uso

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extendido frente a la pantalla, produciendo cansancio en la vista mermando el
desempeño de los trabajadores.

2.2. Fases de la Planificación de auditoria


a. Documentación previa
Información directa
 Observación
_ Entrevista

b. Estudio Preliminar

Para poder realizar el programa, el equipo auditor organizó las actividades


a seguir mediante el siguiente cronograma de actividades.

c. Programa de Auditoria

PROGRAMA DE AUDITORIA
EMPRESA “FERRETERÍA GAMBOA” SRL

OBJETIVO DEL PROGRAMA: Recopilar, verificar y analizar la información disponible de la


empresa“FERRETERÍA GAMBOA” SRL. Así mismo, supervisar el cumplimiento de los procesos internos de
la empresa en el posibles deficiencias en el área de informática, y así diagnosticar posibles problemas y dar
alternativas de solución Elaborar un plan de seguimiento de las recomendaciones propuestas.

ALCANCE: El presente informe se realizará al área de informática de la empresa durante los periodos desde el
8 de noviembre del 2018 hasta el 15 de diciembre del 2018.
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN: 8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Observación directa, entrevista y apuntes.
de Noviembre del 2018
PROCESOS ADMINISTRATIVO RECURSOS FECHA CRONOGRAMA RESPONSABLE
Realizar la visita Entrevista al gerente de
8 de noviembre del 2018 Grupo auditor
preliminar. la empresa.
Entrevista al gerente de
Determinar las
la empresa y 8 de noviembre del 2018 Grupo auditor
áreas a auditar.
observación directa

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Misión, visión,
Obtener la
objetivos, valores,
información básica 8 de noviembre del 2018 Grupo auditor
Organigrama de la
de la empresa.
Empresa.
Supervisar las
Documentación de
actividades
normas y políticas de la . 10 de noviembre del 2018 Grupo auditor
realizadas por
empresa
personal del área.
Formular el
proyecto de
auditoría
(naturaleza,
alcance,
antecedentes,
Información recopilada 10 de noviembre del 2018 Grupo auditor
objetivos,
estrategias,
justificación, área a
auditar, recursos y
fuentes de
información).
Elaborar el plan de 10 al 12 de noviembre del
Información recopilada. Grupo auditor
seguimiento. 2018
Diseñar
instrumentos de
10 al 12 de noviembre del
recolección de Información recopilada. Grupo auditor
2018
datos (entrevistas y
apuntes).
. Realizar la
observación directa
y tomar apuntes
sobre la
comunicación Observación directa. Del 12 al 16 de noviembre
Grupo auditor
efectiva, clima del 2018
organizacional,
condiciones de
trabajo y funciones
realizadas.
Solicitar
información
documental Del 16 al 19 de noviembre
Información Grupo auditor
disponible de la del 2018
organización( documental.
políticas y normas)
Realizar la
Instrumento de
entrevista al
recolección de datos 19 de noviembre del 2018 Grupo auditor
gerente de la
(entrevista).
empresa

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Realizar entrevista
Instrumento de
al encargado del
recolección de datos 20 de noviembre del 2018 Grupo auditor
área de
(entrevista).
informática.
Elaborar un plan de
trabajo de los 20 de noviembre al 22 de
Observación directa. Grupo auditor
procesos de la noviembre
empresa.
Analizar los
resultados
obtenidos de la
recolección de . Instrumento de 22 de noviembre al 26 de
Grupo auditor
datos y toda la recolección de datos. noviembre del 2018
información
obtenida
manualmente
Comparar y
verificar los
resultados
obtenidos de la Instrumento de Del 26 de noviembre al 28
Grupo auditor
recolección de recolección de datos de noviembre
datos y toda la
información
recopilada
Información recopilada,
Elaborar el informe Del 28 de noviembre al 2 de
analizada, verificada y Grupo auditor
de auditoría. diciembre
comparada.
. Presentar el
informe final al Del 2 de diciembre al 6 de
Informe de auditoría Grupo auditor
gerente de la diciembre
empresa.
Tomar en cuenta
recomendaciones u
observaciones del
Del 6 de diciembre al 10 de
gerente de la Informe de auditoría - Grupo auditor
diciembre
empresa para una
revisión del
informe.
Realizar el
seguimiento de las
recomendaciones Del 10 de diciembre al 15 de
Informe de auditoría Grupo auditor
planteadas en la diciembre
auditoría a la
empresa.
APROBADO: Gerente de la firma de auditores ELABORADO POR:

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Firma de Auditores:

Gerente general de DNI


Auditores
DNI

DNI DNI

d. Diseño de papeles de trabajo e instrumentación

 Observación directa:
El equipo auditor visitó a la empresa“FERRETERÍA GAMBOA”
SRL con el fin de evaluar de manera general las distintas
actividades laborales realizadas por el personal en el área de
informática de la empresa. El cual, sirvió para detectar algunas
deficiencias que provenían principalmente del área de
informática. Las cuales fueron adquiridas mediante hojas de
observación, hoja de apuntes para la recolección de información
que será utilizada en el proyecto.

 Investigación documental
El equipo auditor recopilará toda la información documental
disponible de la organización para poder contribuir en la
presente investigación, de este modo necesitaremos datos
administrativo.

2.3. Indicadores

 Encuesta
1.- ¿Crees que el software es bueno, para la realización de
ciertas actividades?

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2.- ¿Al momento de verificar el inventario, nunca falto ningún
producto?

3.- ¿Cuál es el producto que más sale o el producto estrella?

4.- ¿A qué áreas afecta el sistema de información?

5.- ¿Que errores mayormente presenta este sistema?

6.- ¿Con cuántos años cuenta el sistema en la empresa?

 Lista de cotejos

3. Presentación del Informe


Durante las actividades aprendidas en el curso de auditoria hemos optado por
analizar y realizar una auditoría a la ferretería Gambo S.R.L con la finalidad de
enfocarnos en el área de informática y detectar los problemas que está teniendo.

4. Propuesta profesional
4.1 .Formulación del problema profesional

¿Cómo afecta tener un software desfasado en el área de informática en la


empresa ferretería Gamboa S.R.L en la ciudad de Trujillo?

4.2. Formulación del producto de aplicación profesional

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4.2.1. Determinación de la propuesta de aplicación profesional

• WORLD OFFICE – SOFTWARE C


CONTABLE Y FINANCIERO

• MBA3 – MASTER BUSINESS


ADMINISTRATOR

• GALDON SOFTWARE

4.2.2. Sustento teórico:


Beneficios de world office:
- Configura el documento de ventas basado en el último precio de venta
facturado al cliente.

- Muestra en la lista de productos lo que el cliente compro anteriormente,


agiliza el proceso de facturación.

- Contabiliza automáticamente afectando las áreas de inventarios,


contabilidad, cartera y costos.

- Liquida comisiones a los vendedores por venta y cobros

- Posibilita la generación y envío masivo por internet de boletas y facturas


de ventas de manera automática para las entidades de propiedad
horizontal, instituciones educativas o para cualquier empresa que
maneje facturación repetitiva y masiva todos los meses.

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Propuesta Económica

4.2.3. Sustento técnico – metodológico

a) Tipo de diseño de investigación

Descriptiva

b) Material
Unidad de estudio: Área de Informática de la empresa “Gamboa
S.R.L”
Población: Trabajadores del área de Informática de la empresa
“Gamboa S.R.L”

c) Métodos
Técnica de recolección de datos:
En el presente informe se realizó una entrevista. Esta entrevista fue
directamente para el Administrador y así de esta manera se pueda
conocer el estado real del área de informática.

Conclusiones

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 Realizamos un programa de auditoria para el área de informática, el cual estaba
detallado con sus respectivas actividades y fechas.
 Se encontró deficiencias en el área de informática con respecto a las vigencias
de los programas que utilizan.

Referencias Bibliograficas

 Zamarrón, B. (2009). “Papeles de Trabajo Auditoria” Journal.


 Jiménez, Y. (2009). “Auditoria”. Journal.
 Benjamín, E. (2007). “Auditoria Administrativa Gestión estratégica del cambio”

Referencias

http://www.allsysperu.com/

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Anexos

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