SESIÓN 5

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Modalidad Semipresencial

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SESIÓN
5

DESCRIPCIÓN
El trabajo de gestión datos en las oficinas se hace muy efectivo, por ello que Ms. Excel a través de
las técnicas ordenación de datos, filtros automáticos, filtros avanzados, esquema de datos y
subtotales realizan este proceso en forma rápida y sencilla.
En esta sesión reforzará sus conocimientos en el uso de las funciones de búsqueda, lo cual le
facilitará enormemente el trabajo de localizar y gestionar datos sobre grandes bloques de
información.

CAPACIDAD
Automatiza datos en Ms Excel.

TEMÁTICA
Gestión de datos 1:

 Ordenación de datos
 Filtros automáticos
 Filtros avanzados
 Esquema de datos
 Subtotales

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Tabla de contenido

GESTIÓN DE DATOS 1.................................................................................................... 4

1. Ordenación de datos ................................................................................................................................. 4

2. Filtros automáticos .................................................................................................................................. 16

3. Filtros avanzados ..................................................................................................................................... 24

4. Esquema de datos ................................................................................................................................... 31

5. Subtotales ................................................................................................................................................ 36

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS: .................................................................................. 46

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Gestión de datos 1
La gestión de datos se aplicará con los criterios establecidos para cada ejercicio dado que también
nos ayudan a obtener información filtrada.
Entre las que destacan tenemos:
1. Ordenación de datos

¿Qué es una base de datos? Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado
bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en
cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas,
productos, ventas o cualquier otra cosa.

Los elementos de una base de datos se consiguen detallar como:

 Los campos: son las columnas de la base de datos y contienen siempre un mismo tipo
de información.
 Los registros: son las filas de la base de datos y contienen un conjunto de registros
relacionados a un mismo elemento.

CAMPOS

REGISTRO

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Ejemplos:

 Una base de datos de alumnos de la UCV.

 Una base de datos de historias clínicas de un Hospital.
 Una base de datos de procesos judiciales del Poder Judicial.
 Una base de datos de empleados de una Empresa.

Ordenación de registros

En una base de datos, los registros deben ser ordenados frecuentemente, alfabéticamente,
de mayor a menor, por colores o por íconos.

En Excel se tiene 2 métodos para ordenar datos que describimos a continuación:

Ordenación por un Ordenación por

campo más de un campo

Ordenación por un campo (Ordenación Simple)

Realiza la ordenación de los registros usando solo un campo de la base de datos.

Ejercicio 01: (Use el archivo Base datos.xlsx y la hoja Ordenar)

Realice la ordenación de los registros de la base de datos siguiente, usando el

campo Ciudad, en forma ascendente (De A a Z).

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Solución:

1. Hacer clic en alguna celda del campo Ciudad (Ej.: celda I7).
2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en el botón
Ordenar de A a Z.

3. Verá que los registros ya se ordenaron alfabéticamente, siendo los resultados

siguientes:

Ejercicio 02: (Use el archivo Base datos.xlsx y la hoja Ordenar)

Realice la ordenación de los registros de la base de datos siguiente, usando el

campo Años de Experiencia Profesional en forma descendente (De Z a A).

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Solución:

1. Hacer clic en alguna celda del campo Ciudad (Ej.: celda F11).
2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en el botón
Ordenar de Z a A.

3. Verá que los registros ya se ordenaron de Mayor a menor, siendo los resultados
siguientes:

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 Importante: Cada nueva ordenación de registros por este método hará que la anterior
ordenación se desordene, puesto que no podremos ordenar varios campos
simultáneamente.

Ordenación varios Campos

Permite ordenar los registros de la base de datos, usando más de un campo, los que se
activarán solo cuando exista duplicidad de datos en el campo anterior.

Ejercicio 01: (Use el archivo Base datos.xlsx y la hoja Ordenar varios-1)

Ordenar los registros de la base de datos a partir del campo Profesión (De Z a A). Si hubiese
duplicidad de datos en el campo, ordene por Ciudad (A a Z), luego por Tarjeta Profesional
(Z a A).

(1°) (3°) (2°)

Solución:

1. Hacer clic en cualquier celda dentro de la base de datos.

2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botón
Ordenar.

1. Iniciamos la configuración de los niveles de ordenación:

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 a. En la opción Ordenar por: Elija el primer campo de ordenación (Ej.: Profesión), en
Criterios de Ordenación: Z a A.
b. Hacer un clic en el botón Agregar nivel, para establecer el segundo nivel de
ordenación.
c. En la opción Luego por: Elija el segundo campo de ordenación (Ej.: Ciudad), en
Criterios de Ordenación: A a Z.
d. Hacer un clic en el botón Agregar nivel, para establecer el tercer nivel de ordenación.
e. En la opción Luego por: Elija el tercer campo de ordenación (Ej.: Tarjeta Profesional),
en Criterios de Ordenación: Z a A.

2. Hacer clic en el botón Aceptar.

3. Los resultados son los siguientes:

IMPORTANTE: Se realizó la ordenación de los registros por los campos establecidos,

podrá verificar duplicidad en el campo Profesión el segundo y tercer registro son
de Economista, pero los registros se reordenan por el campo Ciudad. Caso similar

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 ocurre en los registros de Contador Público que se reordenan por Ciudad y luego
por Tarjeta Profesional.

Ejercicio 02: (Use el archivo Base datos.xlsx y la hoja Ordenar varios-2)

Ordenar los registros de la base de datos a partir del campo Años Experiencia Profesional
(De Menor a mayor). Si hubiese duplicidad de datos en el campo, ordene por Tipo Persona
(De A a Z), luego por Fecha Inscripción (De los más antiguos a los más recientes).

(2°) (1°) (3°)

Solución:

1. Hacer clic en cualquier celda dentro de la base de datos.

2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botón
Ordenar.

3. Iniciamos la configuración de los niveles de ordenación:

a. En la opción Ordenar por: Elija el primer campo de ordenación (Ej.: Años
Experiencia Profesional), en Criterios de Ordenación: Menor a mayor.
b. Hacer un clic en el botón Agregar nivel, para establecer el segundo nivel de
ordenación.

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 c. En la opción Luego por: Elija el segundo campo de ordenación (Ej.: Tipo
Persona), en Criterios de Ordenación: A a Z.
d. Hacer un clic en el botón Agregar nivel, para establecer el tercer nivel de
ordenación.
e. En la opción Luego por: Elija el tercer campo de ordenación (Ej.: Fecha
Inscripción), en Criterios de Ordenación: A a Z.

4. Hacer clic en el botón Aceptar.

5. Los resultados son los siguientes:

IMPORTANTE: Se realizó la ordenación de los registros por los campos establecidos, podrá
verificar duplicidad en el campo Años de Experiencia Profesional el primer, segundo y
tercer registro son 1, pero los registros se reordenan por el campo Tipo de Persona. Caso
similar ocurre en los registros de valor 2, que se reordenan por Tipo de Persona y luego por
Fecha Inscripción.

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Ejercicio 03: (Use el archivo Base datos.xlsx y la hoja Ordenar por lista)

Ahora, desarrollará una aplicación usando listas personalizadas. Suponiendo que deseamos
ordenar nuestra base de datos anterior por Profesión, pero el ordenamiento lo queremos
de la siguiente manera: ECONOMISTA, CONTADOR, ADMINISTRADOR PUBLICO, INGENIERO
INDUSTRIAL, ADMINISTRADOR EMPRESAS, ABOGADO (es decir, orden personalizado).

Solución:

1. Hacer clic en cualquier celda dentro de la base de datos.

2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botón
Ordenar.

3. En la ventana que se muestra, seleccione el campo que iniciará la ordenación:

Ordenar por: PROFESIÓN y en Criterio de Ordenación: Lista personalizada…

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4. Ahora, deberá:
a. Hacer clic en la sección Entradas de lista (derecha de la ventana)
b. Escribir cada dato y pulse Enter (según el orden que desee).

c. Hacer clic en el botón Agregar para crear la lista.

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5. Hacer clic en el botón Aceptar.

6. Nuevamente, hacer clic en el botón Aceptar.

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7. Los resultados son los siguientes:

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2. Filtros automáticos

Cuando manejamos bases de datos es muy usual que realicemos consultas, esto exige que,
en muchos casos, extraer registros bajo ciertas condiciones sea la forma más adecuada.

Los autofiltros son herramientas de MS Excel, que permiten extraer registros de una base
de datos que cumplen con determinadas condiciones o criterios.

Activación de autofiltros:

Para iniciar todo proceso de filtrado, debemos activar el autofiltro.

1. Haga clic en cualquier celda dentro de la base de datos.

2. En la ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botón Filtro.

3. En cada campo se activarán las listas desplegables, las cuales nos van a permitir
realizar los filtros.

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Aplicación de autofiltros

Ejercicio 01: (Use archivo Base datos.xlsx, hoja Filtro-01)

Mostrar los candidatos que son de profesión Abogados.

Solución:

1. Active el autofiltro y luego hacer clic en la lista desplegable de Profesión.

2. Hacer clic en la opción: (Seleccionar todo) para desmarcar todas y luego seleccione
solo el criterio (condición) del filtro (Ej.: Abogado).
3. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.

4. El resultado del filtro será:

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Borrar un filtro

Si tiene que realizar una nueva consulta o filtro, debe de borrar los filtros.

1. Hacer clic dentro de la base de datos (que tiene el filtro activado)

2. Seleccione la ficha Datos y hacer clic en el botón Borrar.
3. ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botón Borrar.

Ejercicio 02: (Use archivo Base datos.xlsx, hoja Filtro-02)

Mostrar los 3 candidatos con menos años de experiencia profesional.

Solución:

1. Active el autofiltro y luego hacer clic en la lista desplegable del campo Años de
Experiencia Profesional.
2. Seleccione Filtros de número y luego la opción Diez mejores…

3. En la siguiente ventana, establezca los criterios solicitados para el filtro. Hacer clic en
el botón Aceptar.

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4. Observa el resultado.

IMPORTANTE: Se pidió los 3 candidatos con menos años de experiencia, pero se muestran
4, debido a que hay dos candidatos con el mismo tiempo (5 años).

Ejercicio 03: (Use archivo Base datos.xlsx, hoja Filtro-03)

Mostrar los candidatos que se inscribieron en el primer trimestre del año 2009.

Solución:

1. Active el autofiltro y luego hacer clic en la lista desplegable del campo FECHA
INSCRIPCIÓN.
2. Hacer clic en la opción: (Seleccionar todo) para desmarcar todas y luego seleccione solo
los criterios (condiciones) del filtro (Ej.: Enero, Febrero y Marzo).
3. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.

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4. Los resultados del filtro son:

Ejercicio 04: (Use archivo Base datos.xlsx, hoja Filtro-04)

Mostrar los candidatos que se pertenecen a la CIUDAD de Bogotá o Medellín.

Solución 01:

1. Active el autofiltro y luego hacer clic en la lista desplegable del campo CIUDAD.
2. Hacer clic en la opción: (Seleccionar todo) para desmarcar todas y luego seleccione solo
los criterios (condiciones) del filtro (Ej.: Bogotá, Medellín).
3. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.

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4. Los resultados serán:

Solución 02:

1. Active el autofiltro y luego hacer clic en la lista desplegable del campo CIUDAD.
2. Seleccione la opción: Filtro de texto y luego hacer clic en Es igual a…

3. Establezca los criterios solicitados del filtro y luego hacer clic en el botón Aceptar.

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4. Los resultados serán:

Ejercicio 05: (Use archivo Base datos.xlsx, hoja Filtro-05)

Mostrar los candidatos que son especialistas en Derecho y se inscribieron en Julio de 2007.

Solución:

1. Active el autofiltro y luego hacer clic en la lista desplegable del campo

ESPECIALIZACIÓN.
2. Seleccione la opción: Filtro de texto y luego hacer clic en Comienza por…
3. Configure las opciones del filtro de acuerdo a lo solicitado, escriba DERECHO

4. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.

5. Ahora, deberá filtrar los que se inscribieron en Julio de 2007:
a. Hacer clic en la lista desplegable del campo FECHA INSCRIPCIÓN.
b. Hacer clic en la opción: (Seleccionar todo) para desmarcar todas y luego
seleccione solo el criterio (condición) del filtro (Ej.: Julio).
c. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.

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6. El resultado de ambos filtros es:

IMPORTANTE: El filtro se da en función a candidatos que tienen la especialidad de

DERECHO, inscritos en julio del 2007.

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3. Filtros avanzados

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los

criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro
avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.

¿Por qué usar Tablas de Criterios en un filtro avanzado?

La tabla de criterio permitirá definir el campo(s) y la(s) condición(es) a usar en los filtros.

Creación de filtros avanzados

Ejercicio 01: (Use archivo Base datos.xlsx, hoja Avanzado-01)

Mostrar los candidatos que son de profesión Abogados.

Solución:

1. El proceso debe iniciar con la creación de la tabla de criterios:

 Hacer clic en la celda D61 y D62 para crear la tabla de criterios. Sugiero que se copie
el contenido para dichas celdas.

2. Hacer clic dentro de la base de datos.

3. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic n el botón Avanzadas.
4. Ingrese los datos solicitados:
a. Acción: definir como se ejecutará el filtro. Ej.: Copiar a otro lugar
b. Rango de la lista: Automáticamente se muestra el rango de la base de datos.
Ej.: $A$7:$O$58
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 c. Rango de criterios: Seleccione el rango de la tabla de criterios. Ej.:
$D$61:$D$62
d. Copiar a: Seleccione con un clic la celda desde la cual se mostrará el resultado
del filtro. Ej.: $D$64
e. Hacer clic en el botón Aceptar

5. Los resultados serán:

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Ejercicio 02: (Use archivo Base datos.xlsx, hoja Avanzado-02)

Mostrar el candidato(s) con más años de experiencia profesional.

Solución:
1. El proceso debe iniciar con la creación de la tabla de criterios:
 Hacer clic en la celda D61 y D62 para crear la tabla de criterios. En la celda D61
sugiero que copie el contenido del título del campo. Ej. Años de Experiencia
Profesional y en la celda D62 escriba la función =MAX(F8:F58)

2. Hacer clic dentro de la base de datos.

3. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic n el botón Avanzadas.
4. Ingrese los datos solicitados:
a. Acción: definir como se ejecutará el filtro. Ej.: Copiar a otro lugar
b. Rango de la lista: Automáticamente se muestra el rango de la base de datos.
Ej.: $A$7:$O$58
c. Rango de criterios: Seleccione el rango de la tabla de criterios. Ej.:
$D$61:$D$62
d. Copiar a: Seleccione con un clic la celda desde la cual se mostrará el resultado
del filtro. Ej.: $D$64
e. Hacer clic en el botón Aceptar

5. Los resultados serán los siguientes:

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Ejercicio 03: (Use archivo Base datos.xlsx, hoja Avanzado-03)

Mostrar los candidatos que se inscribieron en el primer trimestre del año 2009.

Solución:

1. El proceso debe iniciar con la creación de la tabla de criterios:

 En el rango C28:D29 cree la tabla de criterios. En la celda C28 y D28 sugiero que
copie el contenido del título del campo. Ej. Fecha Inscripción, en la celda C29
escriba la condición 1: >=01/01/2009, y en la celda D29 escriba la condición 2:
<=31/03/2009. Para unir las condiciones con el conector “Y”.

2. Hacer clic dentro de la base de datos.

3. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic n el botón Avanzadas.
4. Ingrese los datos solicitados:
a. Acción: definir como se ejecutará el filtro. Ej.: Copiar a otro lugar
b. Rango de la lista: Automáticamente se muestra el rango de la base de datos.
Ej.: $A$8:$O$25
c. Rango de criterios: Seleccione el rango de la tabla de criterios. Ej.:
$C$28:$D$29
d. Copiar a: Seleccione con un clic la celda desde la cual se mostrará el resultado
del filtro. Ej.: $C$31
e. Hacer clic en el botón Aceptar.

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5. Los resultados serán los siguientes:

Ejercicio 04: (Use archivo Base datos.xlsx, hoja Avanzado-04)

Mostrar los candidatos que se pertenecen a la CIUDAD de Bogotá o Medellín.

Solución:

1. El proceso debe iniciar con la creación de la tabla de criterios:

 En el rango C27:C29 cree la tabla de criterios. En la celda C27 sugiero que copie el
contenido del título del campo. Ej. CIUDAD, en la celda C28 escriba la condición 1:
BOGOTÁ, y en la celda C29 escriba la condición 2: MEDELLÍN. Para unir las
condiciones con el conector “O”.

2. Hacer clic dentro de la base de datos.

3. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic n el botón Avanzadas.
4. Ingrese los datos solicitados:
f. Acción: definir como se ejecutará el filtro. Ej.: Copiar a otro lugar
g. Rango de la lista: Automáticamente se muestra el rango de la base de datos.
Ej.: $A$8:$O$24
h. Rango de criterios: Seleccione el rango de la tabla de criterios. Ej.: $C$27:$C$29
i. Copiar a: Seleccione con un clic la celda desde la cual se mostrará el resultado
del filtro. Ej.: $C$31
j. Hacer clic en el botón Aceptar

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5. Los resultados serán los siguientes:

Ejercicio 05: (Use archivo Base datos.xlsx, hoja Avanzado-05)

Mostrar los candidatos que son especialistas en Derecho y se inscribieron en Julio de 2007.

Solución:

1. El proceso debe iniciar con la creación de la tabla de criterios:

 En el rango C49:E50 cree la tabla de criterios. En las celdas C49, D49 y E49: sugiero
que copie el contenido del título del campo. Ej. ESPECIALIDAD, FECHA
INSCRIPCIÓN, FECHA INSCRIPCIÓN en la celda C50 escriba la condición 1: DERE*,
en la celda D50 escriba la condición 2: >=01/07/2007 y en la celda E50 escriba la
condición 3: <=31/07/2007. Para unir las condiciones con el conector “O”.

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2. Hacer clic dentro de la base de datos.
3. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic n el botón Avanzadas.
4. Ingrese los datos solicitados:
k. Acción: definir como se ejecutará el filtro. Ej.: Copiar a otro lugar
l. Rango de la lista: Automáticamente se muestra el rango de la base de datos.
Ej.: $A$8:$O$46
m. Rango de criterios: Seleccione el rango de la tabla de criterios. Ej.: $C$49:$E$50
n. Copiar a: Seleccione con un clic la celda desde la cual se mostrará el resultado
del filtro. Ej.: $C$53
5. Hacer clic en el botón Aceptar

6. Los resultados serán los siguientes:

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4. Esquema de datos
Permite agrupar y resumir por filas o columnas, los datos de una lista de 1 a 8 niveles, uno para
cada grupo, en el que cada nivel interno, muestra datos de detalle del nivel externo anterior.
Puede crear un esquema de filas, un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas,
como verá en las aplicaciones.

Crear un esquema de filas

Ejercicio:
Se tiene el reporte de ingresos y egresos de la Clínica “San Carlos” y se pide resumir dicha
información por FILAS (Ingresos y Egresos).

Agrupando para Ingresos:

1. Seleccione el rango A7:A9

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2. Hacer clic en la ficha Datos y en el grupo Esquema, seleccione la opción Agrupar y
luego Agrupar…

3. Del cuadro, seleccione la opción Filas y hacer clic

en el botón Aceptar.
4. Observe en el resultado que se muestra, el nivel
creado.

Agrupando para Egresos:

5. Ahora, seleccione el rango A12:A14.

6. Hacer clic en la ficha Datos y en el grupo Esquema, seleccione la opción Agrupar y luego
Agrupar…
7. Del cuadro, seleccione la opción Filas y hacer clic en el botón Aceptar.

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 8. Observe el nuevo nivel que se genera para los egresos.

Crear un esquema de columnas

Ejercicio:
Usando el reporte de ingresos y egresos de la Clínica “San Carlos” y se pide resumir dicha
información por COLUMNAS (Meses).
Agrupar por Meses (enero, febrero, marzo)
1. Seleccione el rango B5: D5

2. En la ficha Datos, del grupo Esquema,

seleccione el botón Agrupar y luego
Agrupar…
3. Del cuadro de diálogo Agrupar, seleccione
la opción Columnas y luego hacer clic en el
botón Aceptar.

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4. Observe el nuevo nivel que genera:

Agrupar por Meses (abril, mayo y junio)

5. Ahora, seleccione el rango: F5:H5

6. En la ficha Datos, del grupo Esquema,

seleccione el botón Agrupar y luego
Agrupar…
7. Del cuadro de diálogo Agrupar, seleccione
la opción Columnas y luego hacer clic en el
botón Aceptar.
8. El resultado será el siguiente:

9. Cómo podrá observar, se crearon los esquemas de filas y columnas.

34
 10. Ahora, podremos resumir información del cuadro de datos. Hacer clic en cada
cuadradito que contiene el signo menos (-) para ocultar los detalles y mostrar sólo
los totales o en el signo (+) para mostrar los detalles.

Eliminar los esquemas

Para eliminar los esquemas creados.

Eliminar un esquema de fila o columna:

1. Seleccione las filas o columnas que conforman el esquema a

borra. Ej.: B5:D5
2. En la ficha Datos, del grupo Esquema, seleccione la opción
Desagrupar y luego Borrar esquema.
3. Observe se borró solo el esquema de Columnas del rango seleccionado.

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 Eliminar todos los esquemas
1. Hacer clic dentro del cuadro de datos. Ej.: B8
2. En la ficha Datos, del grupo Esquema, seleccione la opción Desagrupar y luego
Borrar esquema.

5. Subtotales
Cuando tenemos base de datos grande y necesitamos crear resúmenes personalizados,
Ms Excel crea esquemas que logran mostrar y ocultar filas de detalle de cada subtotal,
que nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información.

36
Ejercicio 01: (Use archivo Base datos.xlsx, hoja SUBTOTALES-01)

Calcular el número de capacitadores agrupados por PROFESIÓN.

Solución:

1. Lo primero que debe realizar, es ordenar la base de datos por el campo a agrupar. Ej.:
Profesión.
 Hacer clic en una de las celdas del campo PROFESIÓN. Ej.: D10
 Hacer clic en el botón De A a Z

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2. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Esquema, hacer clic en el botón Subtotal.

3. En la ventana que se muestra, siga el siguiente proceso:

a. En la opción Para cambio en, seleccione: PROFESIÓN (por el cual se agrupó).
b. En Usar función, seleccione Cuenta (función a aplicar).
c. En Agregar subtotal a, active la casilla PROFESIÓN (al cual se aplicará el subtotal).
d. Hacer clic en el botón Aceptar.

4. Los resultados son los siguientes:

38
Ejercicio 02: (Use archivo Base datos.xlsx, hoja SUBTOTALES-02)

Obtener el valor mínimo y máximo del peso y la talla de los datos del tamizaje,
agrupados por agrupados por PROFESIÓN.

Solución:

1. Lo primero que debe realizar, es ordenar la base de datos por el campo a agrupar. Ej.:
Profesión.
a. Hacer clic en una de las celdas del campo PROFESIÓN. Ej.: D12

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 b. Hacer clic en el botón De A a Z

2. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Esquema, hacer clic en el botón Subtotal.

3. En la ventana que se muestra, siga el siguiente proceso para el MÍNIMO PESO Y TALLA:
a. En la opción Para cambio en, seleccione: PROFESIÓN (por el cual se agrupó).
b. En Usar función, seleccione Min. (función a aplicar).
c. En Agregar subtotal a, active la casilla Peso y Talla (a las que se aplicará el
subtotal).
d. Hacer clic en el botón Aceptar.

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4. Ahora, deberá aplicar el subtotal para el MÁXIMO PESO Y TALLA:
a. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Esquema, hacer clic en el botón
Subtotal.

b. En la opción Para cambio en, seleccione: PROFESIÓN (por el cual se agrupó).

c. En Usar función, seleccione Máx. (función a aplicar).
d. En Agregar subtotal a, active la casilla Peso y Talla (a las que se aplicará el
subtotal).
e. Desactive la opción: Reemplazar subtotales actuales, ya que se desea obtener
también los valores máximos.
f. Hacer clic en el botón Aceptar.

5. El resultado sería el siguiente:

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Quitar subtotales

Si desea eliminar un Subtotal siga el siguiente proceso:

1. Hacer clic en una de las celdas de la base de datos

2. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Esquema, hacer clic en el botón Subtotal.

3. En la parte inferior izquierda, hacer clic en el botón Quitar todos.

4. En resultado será el siguiente:

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43
Ejercicio 03: (Use archivo BASE DATOS.xlsx, hoja SUBTOTALES-03)

Aplicar el subtotal que permita mostrar el total de inscripción de candidatos

agrupados por CIUDAD.

Solución:

1. Lo primero que debe realizar, es ordenar la base de datos por el campo a agrupar. Ej.:
CIUDAD.
a. Hacer clic en una de las celdas del campo
CIUDAD. Ej.: I11
b. Hacer clic en el botón De A a Z

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2. Seleccione la ficha Datos, en el grupo Esquema, hacer clic en el botón Subtotal.

3. En la ventana que se muestra, siga el siguiente proceso para obtener el TOTAL DE

CANDIDATOS inscritos por CIUDAD:
a. En la opción Para cambio en, seleccione: CIUDAD (por el cual se agrupó).
b. En Usar función, seleccione Cuenta (función a aplicar).
c. En Agregar subtotal a, active la casilla Fecha Inscripción (a las que se aplicará
el subtotal).
d. Hacer clic en el botón Aceptar.

4. El resultado será el siguiente:

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Referencias bibliográficas:
 Pacheco, J. (2017). Aplicaciones prácticas con Excel 2016. Lima: Macro
 Pérez, M. (2016). Windows 10 práctico. Mexico: Alfa Omega
 Rathbone A (2015). Windows 10. Barcelona: Para Dummies
 Peña, R; Orbegozo A. (2017). Office 2016 - Paso a paso. Mexico:Alfa Omega
 Mediaactive. (2016). El Gan Libro de Office 2016. Barcelona: Marcombo
 Marco, R. y Ferrari, A. (2015). Dax Patterns 2015.
 http://www.aulaclic.es/excel-2016/index.htm
 http://www.formacionprofesional.info/manual-excel-2016-en-pdf/
 https://support.office.com/es-es/article/Gu%C3%ADas-de-inicio-r%C3%A1pido-de-Office-2016-
25f909da-3e76-443d-94f4-6cdf7dedc51e?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

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