IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios (antigua Mesopotamia y
antiguo Egipto) viendo la necesidad de llevar una contabilidad donde claramente
pudieran llevar las cuentas de los cultivos y parcelas, dado esto crean una
herramienta como la escritura y esta escritura requería un soporte donde quedaran
registro de estas cuentas. Se crean una especie de tablillas de arcilla que son los
primeros documentos escritos donde se llevaba registro de todo. EL archivo surge
como una necesidad de vida propia y que tiene su propia identidad y será la
memoria y la garantía de derechos y obligaciones de las relaciones sociales.
En los siglos XII y XIII aparecen archivos de carácter financiero y en el siglo XIV se
encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los
requerimientos y fines del archivo.
Los archivos deben cumplir con una serie de cualidades;
Económicos: Asuntos económicos de la empresa
Simples: Se identifica la información de manera sencilla
Funcionales: agrupación de los documentos bajo conceptos que reflejan las
funciones generales y las actividades concretas, dentro de una estructura
jerárquica y lógica.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

Cualidades de los Archivista:

Los archivos deben ser manejados por personad idóneas, profesionales que
cumplan con las siguientes características: orden, responsabilidad, prontitud,
buena disposición, concentración.

Clasificación de los Archivos:

Por su función y uso:
Archivo Activo: Archivos que regularmente son utilizados con frecuencia.
Archivo Semiactivo: son archivos que contienen información importante pero que
los mismos no resultan de observancia cotidiana.
Archivo permanente: Se denotan como permanentes porque guardan información
muy importante para la empresa, pero estos no presentan contenido que amerite
ser revisado de forma continua.

Por su Organización
Centralizada.
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar
el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizado.
Cada departamento maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema
cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo
los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y
comunicación de los mismos.
Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las
organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni
futuro. En la actualidad se aplican con mayor importancia y conocimiento. La gestión
de documentos está asociada a la actividad administrativa, al cumplimiento de las
funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades.
La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y
archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar
su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un
documento. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios
para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.

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