MANUAL DE CONTABILIDAD BASICA

1. CONCEPTOS GENERALES DE CONTABILIDAD

Considerando que la Contabilidad como una técnica que tiene la finalidad de apoyar y optimizar los procesos de la Administración y de la
Economía en una organización empresarial, su enseñanza requiere de objetivos claramente definidos y prácticos, factibles de aplicar con
exacta precisión.
Es por este motivo, que el presente Manual, pretendiendo entregar contenidos básicos de la contabilidad, centrará su enseñanza en el
material didáctico y participación del alumno en el desarrollo de situaciones y casos prácticos que deberá resolver, los que lógicamente
estarán coordinados con los contenidos expresados en el programa de estudios presentado con anterioridad.
Se planteará en éste una pequeña reseña de los Objetivos, función y finalidad de la Contabilidad. Seguidamente, se entregarán los
Conceptos de Contabilidad, y sus operaciones esenciales, desarrollando finalmente, registros de procesos contables básicos que
conduzcan a la elaboración de los Estados Financieros Iniciales: el Estado de Resultado y el Balance General inicial de una empresa.
 DEFINICIÓN
LA CONTABILIDAD es una ciencia auxiliar de la Economía, cuya finalidad es apoyar los procesos en la Administración de una empresa de
manera de aportarle eficiencia. La información que entrega sirve a los Ejecutivos para orientar la Toma de Decisiones con respecto al
futuro de la organización.
Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa expresándolos en dinero los actos y las operaciones que tengan aunque
sea parcialmente características financieras y de interpretar sus resultados.
Es un Sistema de información que permite identificar clasificar, registrar, resumir, interpretar, analizar y evaluar en términos monetarios
las operaciones y transacciones de una empresa.
 FUNCIONES
Históricas, se manifiesta por el registro cronológico de los hechos económicos que van apareciendo en la vida de la empresa Ejemplo: La
anotación por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando.
Estadística, es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada la situación de
la empresa Ejemplo: Ver el crecimiento de la empresa en cinco años.
Económica, estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto Ejemplo: Costo – beneficio.
Financiera, analiza la obtención de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa Ejemplo: Ver con qué dinero cuenta
la empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores.
Fiscal, es saber cómo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes Ejemplo: Impuesto a las Ventas (IVA),
Impuesto Renta.
Legal, conocer los artículos del código de comercio, código del trabajo y otras leyes que puedan afectar a la empresa para que la
contabilidad refleje de manera legal el contenido de la actividad Ejemplo: Salud, AFP, Prestaciones Sociales, etc.
 OBJETIVOS
 Proporcionar una imagen numérica de lo que en realidad sucede en la vida y en la actividad de la empresa, conocer el Patrimonio y
sus modificaciones.
 Proporcionar una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones.
 Proporcionar la justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa.
 LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA
Dentro del macro-sistema “empresa” existen una variedad de Subsistemas de Información Administrativa, entre los cuales encontramos el
Subsistema de Información Contable.
Corriente
PROCESO Corriente
de Entrada
CONTABLE de Salida

Recopilación de Datos: Análisis y Clasificación de

Facturas (Compra y de Venta),
Notas de Débitos, Notas de
Créditos, Depósitos, cheques,
Letras, Comprobantes Ingreso,
Compra y. Egreso.
Operaciones realizadas
Registro de las Operaciones
Preparación Estados Contables
(Balance General, Estado de Resultados)
Entrega Balance General,
Estados de Resultados y
Estado de Cambio en la
Posición Financiera.

Análisis Información Contable

 USUARIOS USUARIOS
INTERNOS EXTERNOS

Tienen un interés directo con la empresa como
propietario y accionistas, gerentes, directores,
gerentes, jefes de departamento, empleados,
sindicato, autoridades de vigilancia y control.
Tienen un interés indirecto con la empresa (no tienen
acceso a la información directamente), entre ellos
tenemos:
Inversionistas, prestamistas, acreedores, proveedores,
clientes, cámaras de comercio, DIAN, el Gobierno,
asociaciones gremiales y públicos en general.

 CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

1. Exacta 2. Verdadera y fidedigna

Responder con exactitud a los datos consignados en Los registros e informes deben expresar la real
los documentos originales (facturas, cheques, y otros) situación de los hechos, y estos deben ser
confiables.
3. Comprensible 4. Referida a un nivel

La información debe ser presentada de tal forma que Elaborada según el destinatario.
su contenido no induzca a error y comprendida por el
común de los miembros de la empresa. En otras
palabras debe ser clara y fácil de entender.
5. Económica 6. Oportuna

Con un costo inferior al beneficio que reporta. Que esté disponible al momento en que se requiera
su información.
 CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD
La contabilidad no solo se ocupa de los registros o anotaciones detalladas de los aspectos comerciales, su campo de acción es muy
amplio. La contabilidad según el tipo de empresa donde se aplique puede ser:
1. Contabilidad Privada: Se lleva en empresas cuyos propietarios son personas particulares y de acuerdo con la actividad de la
organización se subdivide en:
1.1. Contabilidad Comercial: se utiliza en organización de compraventa de mercancías. Ej. los Almacenes.
1.2. Contabilidad de Servicios: La que se maneja en los negocios de prestación de servicios. Ej. Empresas de Transporte.
1.3. Contabilidad de Costos: llevada a cabo en las empresas Manufacturas, Mineras, Agrícolas, pecuarias Ej. industrias Textil.
1.4. Contabilidad Bancaria: Es la que opera en Entidades Financieras, para registrar las operaciones de los Bancos, Corporaciones
de Ahorro y Crédito.
1.5. Contabilidad Cooperativa: La que se lleva en las Cooperativas.
2. Contabilidad Oficial: La utiliza en las empresas Estatales.
 PRINCIPIOS CONTABLES

Con el objeto de que los Estados Financieros puedan ser entendidos por terceros, es necesario que sean preparados con sujeción a un
cuerpo de reglas o convenciones previamente conocidas y de aceptación general.
Los principios son pocos y representan las presunciones básicas sobre las que descansan las normas. Necesariamente derivan de los
factores económicos y políticos del medio ambiente, de las formas de pensar y de las costumbres de todos los segmentos de la comunidad
que involucra al mundo de los negocios.
A continuación se resumen los Principios Contables de Aceptación General, los que son determinados por las características del medio
ambiente en el cual se desenvuelve la contabilidad.
1.- Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o
utilizan los datos contables, puedan encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se
desprende que los Estados Financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una
entidad. Este principio en el fondo es el postulado básico o principio fundamental al que está subordinado el resto.
2.- Entidad Contable: Los Estados Financieros se refieren a entidades económicas específicas, que son distintas al dueño o dueños de la
misma.
3.- Empresa en Marcha: Se presume que no existe un límite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad económica y por
consiguiente las cifras presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de realización.
4.- Bienes Económicos: Los Estados Financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones económicas susceptibles de ser
valorizados en términos monetarios.
5.- Moneda: La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogéneos a un común
denominador.
6.- Período de Tiempo: Los Estados Financieros resumen la información relativa a períodos determinados de tiempo, los que son
conformados por eN ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros.
7.- Objetividad: Los cambios en Activos, Pasivos y Patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios
objetivamente.
8.- Uniformidad: Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan
razones fundadas para cambiar de procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE
Es la combinación de personal, registros y procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información
financiera, a fin de producir y revelar información de carácter contable financiero que sea confiable y útil, de manera que los responsables
de la administración dispongan de ella oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones.
Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una información básica de los sistemas de contabilidad, ayuda a los gerentes
a cumplir exitosamente con sus responsabilidades.
 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Entre los elementos del sistema de información contable que permiten su dinámica y constituyen su estructura de funcionamiento tenemos:
1. Los documentos y transacciones de la empresa y de los hechos económicos.
2. La legislación fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc.
3. La tecnología de computación para la captación, el procesamiento y almacenamiento de datos así como para su interpretación,
análisis y suministro de información.
4. Los fundamentos teóricos, técnicos y marco conceptual contable y financiero.
5. Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinámica del sistema.
6. Los recursos financieros y materiales necesarios.
7. El sistema o subsistema de control interno contable.
2. LA CUENTA
Cuando una persona se interesa por la contabilidad y empieza a estudiar, generalmente no tiene idea de los conceptos básicos, por eso yo
considero importante hacer una introducción sobre lo más elemental como que es una cuenta como se manejan las cuentas, su naturaleza,
y dinámica de las mismas. Así como también la clasificación de las cuentas en el Plan Único de Cuentas (PUC).
“Es una agrupación sistemática de los cargos y abonos relacionados a una persona o situación de la misma naturaleza, que se
registran bajo un encabezamiento o título que los identifica.”
a cuenta en contabilidad es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una
empresa, es decir, es instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial.

Para expresar una transacción se utiliza una palabra y un número, la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el número el
elemento cuantitativo que son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio escritos en un papel.
Existen tantas cuentas como elementos patrimoniales tiene la empresa.

Las cuentas se representan gráficamente como una T; parte izquierda se llama "Débito" o "Debe" y la parte derecha "Crédito" o "haber";
dependiendo de la naturaleza de la cuenta dicha cuenta aumenta o disminuye según su ubicación en la cuenta T.
Una cuenta de naturaleza débito aumenta por el debe y disminuye por el haber.
Una cuenta de naturaleza crédito aumenta por el haber y disminuye por el debe.
Ejemplo:

Ingresos y salidas de dinero en efectivo, se registrará en la cuenta llamada “Caja”.

Los dineros que están depositados en el Banco, se registrarán en Cuenta Banco.”
 TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS “CUENTAS”
Se representa por una T (Esquema) que tiene dos partes: DEBE y HABER
Los que sólo son nombres convencionales para identificar izquierda y derecha.
DEBE BANCOLOMBIA HABER

Cargos 620 Abonos 85

+180 +120
+60 +114
Débitos..... 860 Créditos…. 319

 CONCEPTOS
a) Las anotaciones registradas al Debe de la cuenta se llaman cargos.
b) Las anotaciones registradas al Haber de la cuenta se llaman abonos.
c) La suma de los cargos se llama Débitos
d) La suma de los abonos se llama Créditos
e) La diferencia entre débitos y créditos se llama saldo.
f) Cuando los débitos son mayores, se llama saldo débito.
g) Cuando los créditos son mayores, se llama saldo crédito.
h) Cuando débitos y créditos son iguales, se dice que la cuenta está saldada
 TECNICISMO Y “CLASIFICACIÓN” DE LAS CUENTAS
DEBE ACTIVO HABER DEBE PASIVO Y PATRIMONIO HABER

Cargos Abonos Cargos Abonos

(+) (-) (-) (+)

DEBE INGRESOS (VENTAS) HABER DEBE GASTOS Y COSTOS HABER

Cargos Abonos Cargos Abonos

(-) (+) (+) (-)

Cuentas de Activo: Cuando aumentan, se cargan (SE DEBITAN, se registra el valor por el
DEBE). Cuando disminuyen, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por el HABER).
Cuentas de Pasivo: Cuando disminuyen se cargan (SE DEBITAN, se registra el valor por el
DEBE). Cuando aumentan, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por el HABER).
Cuentas de Gastos y Costos: Cuando aumentan, se cargan (SE DEBITAN, se registra el
valor por el DEBE). Cuando disminuyen, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por
el HABER).
PARA RECORDAR: LAS CUENTAS DE GASTOS NUNCA SE ACREDITAN. LA UNICA
CUENTA DE COSTOS QUE SE ACREDITA (REGISTRO POR EL HABER) ES LA CUENTA
6225: DEVOLUCION EN COMPRAS.
Cuentas de Ingresos (Ventas): Cuando disminuyen se cargan (SE DEBITAN, se registra el
valor por el DEBE). Cuando aumentan, se abonan (SE ACREDITAN, se registra el valor por
el HABER).
PARA RECORDAR: LA UNICA CUENTA DE INGRESOS QUE SE DEBITA (REGISTRO POR
EL DEBE) ES LA CUENTA 4175: DEVOLUCION EN VENTAS.
 TIPOS DE CUENTAS

REALES O DE BALANCE DE RESULTADO

(NOMINALES O TRANSITORIAS)
ACTIVO
PASIVO INGRESOS
PATRIMONIO GASTOS
TIPOS DE CUENTAS COSTO DE VENTAS
CUENTAS DE ORDEN CUENTAS DE ORDEN
DEUDORAS ACREEDORAS

Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa. Tienen duración permanente. Son las que aparecen en
el Balance General.
Representan los derechos, bienes y recursos obtenidos por la empresa como
resultado de eventos pasados de cuyo uso se esperan beneficios futuros, son de
CUENTAS DEL ACTIVO naturaleza debito. Ejemplos: Caja, bancos, deudores, inversiones, terrenos,
inventarios, edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de oficina, patentes y
marcas, crédito mercantil, etc.
Representan las obligaciones que la empresa tiene con terceros derivadas de
eventos pasados. Son de naturaleza crédito. Ejemplos: Obligaciones financieras,
CUENTAS DEL PASIVO cuentas por pagar, proveedores, obligaciones laborales, impuesto de renta por
pagar, ingresos recibidos por anticipados, etc.
Representan los compromisos que la empresa tiene con sus dueños; es el dinero
CUENTAS DEL que tienen invertido los dueños. Son de naturaleza crédito. Ejemplos: Capital social,
CUENTAS REALES PATRIMONIO superávit de capital, revalorización del patrimonio, utilidad del ejercicio, superávit por
O DE BALANCE valorizaciones, reservas.
Tienen origen en las operaciones del negocio. Determinan el aumento o disminución del patrimonio por las utilidades
o pérdidas en el ejercicio. Se llaman transitorias porque su duración es hasta la terminación de cada ciclo contable y
se cancelan.
Son las que generalmente causan un aumento en el patrimonio, Son de naturaleza
CUENTAS DE INGRESOS crédito Ejemplos: venta de mercancías, ingresos por arrendamiento, ingresos por
intereses etc.
Son todas las erogaciones en que incurre un negocio para cumplir con su objeto
social, generalmente causan una disminución en el patrimonio. Son de naturaleza
CUENTAS DE GASTOS débito. Ejemplo: Gastos salarios, gastos por intereses, gastos servicios públicos,
etc.
Son las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos
CUENTAS DE necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos
COSTOS DE VENTA de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico en un periodo
CUENTAS DE RESULTADOS, determinado. Su naturaleza es débito.
TRANSITORIAS O CUENTAS DE COSTOS DE Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos
NOMINALES PRODUCCION O DE asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la
OPERACIÓN prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos. Son
de naturaleza débito.
Reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos
afectando la estructura financiera del ente económico. Se incluyen aquellas cuentas
de registro utilizadas para efectos del control interno de activos, información general
o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias
DEUDORAS entre los registros contables de los activos y las declaraciones tributarias.

Registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones

y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente económico.
CUENTAS DE ORDEN Se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno
de pasivos y patrimonio, información gerencial o control de futuras situaciones
ACREEDORAS financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de
los pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias.
 PLAN DE CUENTAS
Es una herramienta creada para armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la economía
colombiana donde su fundamento legal se encuentra en la norma técnica de clasificación de los hechos económicos.
El plan busca mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información contable generando beneficios para sus
usuarios.
El plan único de cuentas (PUC) para comerciantes que opera en Colombia fue establecido por el Decreto 2650 de 1993. El plan
ha sido obligatorio desde el 1 de enero de 1995 para todas las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, de
conformidad con lo previsto en el Código de Comercio.

Es el listado de Cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que dependerá de la
naturaleza de las actividades económicas que realice.” (Ej. No es lo mismo la contabilidad de un hospital que la de un supermercado).
El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de
permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

Requisitos del Plan de Cuentas

1. Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la

empresa.
2. Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la
empresa.
3. Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de
codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su
identificación por grupos.
La estructura del Plan Único de Cuentas está compuesto por:

1. CATÁLOGO DE CUENTAS

Contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas de las cuentas reales o de balance, de
resultado o transitorias y de orden, identificadas con un código numérico y su correspondiente denominación. La codificación del
Plan Único de Cuentas (PUC), de acuerdo al Decreto 2650 de 1993, está estructurado sobre la base de los siguientes niveles:
Clase: El primer dígito
Grupo: Los dos primeros dígitos
Cuenta: Los cuatro primeros dígitos
Subcuenta: Los seis primeros dígitos
Ejemplo:
1 ACTIVO (La Clase de Cuenta)
11 DISPONIBLE (El Grupo)
1105 Caja (La Cuenta)
110505 Caja General (La Subcuenta)
Las clases que identifica el primer dígito son:
Clase 1: Activo
Clase 2: Pasivo
Clase 3: Patrimonio
Clase 4: Ingresos
Clase 5: Gastos
Clase 6: Costos de Venta
Clase 7: Costo de producción o de operaciones
Clase 8: Cuentas de orden deudoras
Clase 9: Cuentas de orden acreedoras
Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el Balance General.
Las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas que conforman el Estado de Resultados (Ganancias o Pérdidas).
Las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.
2. DESCRIPCIONES Y DINAMICA DE LAS CUENTAS
2.1 Descripciones: expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e
indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas.
2.2 Dinámica: señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos que las afectan.
3. ASIENTOS (REGISTROS) CONTABLES
 LAS TRANSACCIONES
Son todas las operaciones con valor monetario o intercambio económico que da lugar a cambios en la ecuación contable, ya sea por
aumento o disminución en uno o varios de sus componentes activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o costos. Ejemplo:
 Compra de un vehículo
 Venta de mercancías
 Prestación de un servicio.
La situación anterior origina los asientos de contabilidad, que son el registro de transacciones u operaciones comerciales en cada una de
las cuentas afectadas.
 CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE
Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones comerciales se fundamenta en los siguientes hechos.
Los cuales son conocidos como el principio de la partida doble.
 Cuando una persona vende, hay otra que compra
 Cuando una persona entrega hay otra que recibe
 No puede existir deudor sin acreedor
 No puede existir un acreedor sin un deudor

El Principio de Partida Doble se refiere a:

Los valores registrados en el DEBE han de ser iguales

a los valores registrados en el HABER
 Los registros contables se define como la representación gráfica de la “Partida Doble”
Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transacción u operación comercial realizada por el ente económico.
Pueden ser: simples o compuestos.
 CARACTERÍSTICAS
a) Numeración correlativa; fecha cronológica
b) Cuentas deudoras (son las que registran “cargos”)
c) Cuentas acreedoras (las que registran “abonos)
d) Cargos valorizados (Debe); Abonos valorizados (Haber)
e) Glosa: breve explicación de la operación comercial que se registra
 TIPOS DE ASIENTOS
Asiento Simple: Consta de una cuenta deudora (Débito) y una cuenta acreedora (Crédito). Intervienen dos (2) cuentas una Deudora
y otra Acreedora es decir que a un cargo le corresponde un abono.
Ejemplo: Se compran Muebles y Enseres para la empresa según factura No. 2630 por $5.000.000 de contado con cheques.
Débito: Equipos de oficina 5.000.000
Crédito: Bancos 5.000.000

Asiento Compuesto: Consta de una o más cuentas deudoras (Débitos) y una o más acreedoras (Créditos). Intervienen más de dos (2)
cuentas a un cargo o diversos cargos corresponde un abono o varios abonos, puede tener una cuenta deudora y dos o más
acreedores o lo contrario.
Ejemplo: Se compran Muebles y Enseres según factura No. 2630 por $5.000.000, de la siguiente manera: con cheque No.
35085 $2.000.000, y se firma una letra a 90 días por valor de $3.000.000.

Débito: Equipos de oficina 5.000.000

Crédito: Bancos 2.000.000
Crédito: Cuentas Corrientes Comerciales 3.000.000

ECUACION CONTABLE O PATRIMONIAL

Resulta de comparar el Activo y el Pasivo de una empresa con el objeto de obtener el valor del Patrimonio o
Capital.
Desde su inicio toda empresa puede expresar su Ecuación Patrimonial que se conservara a través de la vida
del ente aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo.
La Ecuación Contable se representa por las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio.
EL ACTIVO: Todos los bienes o derechos de la empresa o la representación financiera de un recurso obtenido por el ente
económico Ejemplos: Caja, Bancos, Clientes, Inversiones Inventarios, Equipos de Oficina, Edificios.
EL PASIVO: Es la representación financiera de una obligación presente del ente económico derivada de eventos pasados en
virtud de la cual se reconoce que en el futuro, se deben transferir recursos o proveer servicios a otros entes (Son las deudas
que tiene la empresa con terceros). Ejemplos: Obligaciones Financieras, Proveedores, Cuentas por Pagar, Costos y Gastos por
Pagar.
EL PATRIMONIO: Es el valor residual de los Activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos. Son cuentas
de patrimonio: aportes sociales, capital de personas naturales, reservas obligatorias, utilidad del ejercicio.

 REPRESENTACION DE LA ECUACION CONTABLE

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

 Los bienes Lo que la empresa
+ debe a sus dueños
Lo que le deben
Lo que debe a terceros

Fórmula Ecuación Patrimonial

ACTIVO = PASIVO - CAPITAL

DÉBITOS CRÉDITOS

ACTIVOS PASIVOS
Y
PATRIMONIO

 Cuando la empresa no tiene deudas u obligaciones con terceros, la ecuación contable se representa así:
ACTIVO = PATRIMONIO O CAPITAL

Ejemplo: Pedro Pérez inicia un negocio con el siguiente aporte: en billetes monedas, cheques $2.000.000. Equipo de oficina
$4.000.000. Un edificio $10.000.000.
ACTIVO = PATRIMONIO O CAPITAL
$16.000.000 = $16.000.000
 Cuando la empresa tiene deudas u obligaciones con terceros la ecuación contable se presenta así:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL O PATRIMONIO
Ejemplo: Billetes $2.000.000, Equipo de oficina $ 4.000.000. Edificio 10.000.000, en facturas de mercancías por pagar $
3.000.000.
.ACTIVO = PASIVO + CAPITAL O PATRIMONIO
$16.000.000 = $3.000.000 + $13.000.000
 PASOS A SEGUIR EN EL REGISTRO DE TRANSACIONES COMERCIALES
Las empresas realizan durante el ciclo contable muchas operaciones las cuales se denominan transacciones comerciales. Al
registrar estas transacciones se debe tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Leer la transacción.
2. Identificas las cuentas que intervienen en la operación.
3. Clasificar las cuentas en el grupo a que pertenecen, es decir, si son del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o de
costos.
4. Determinar si las cuentas están aumentando o disminuyendo de acuerdo a la transacción.
5. Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activo, gastos y costos, aumentan en la columna del debe y
disminuyen en la columna del haber, las de pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en la columna del haber y
disminuyen en la columna del debe.
6. Registrar las transacciones teniendo en cuenta que el total de los débitos o cargos es igual al total de los créditos o
abonos.

 BALANCE COMPROBACIÓN DE SALDOS O BALANCE DE PRUEBA

Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicación de la partida doble, la cual se realiza
resumiendo o determinando el saldo de los registros contables en cada una de las cuentas, del Activo, Pasivo, Patrimonio,
Ingresos, Gastos y Costos, reflejando que los saldos débitos deben ser igual a los saldos créditos. Se presenta así:

1. Encabezamiento: nombre de la empresa, nombre del movimiento y la fecha.

2. Cuerpo: Código, Nombre de las cuentas, columna débito y columna crédito.
3. Firma: Responsable de la elaboración.
 REGISTRO DE ALGUNAS TRANSACCIONES
A. DE INICIACIÓN O APERTURA DE OPERACIONES

Estas transacciones se registran al comienzo del negocio son los aportes que hace el propietario o los propietarios al iniciar la
empresa. Los aportes pueden ser en efectivo, especie, o en efectivo y especie.

1. APORTES EN EFECTIVO

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo como efectivo o cheques. Las cuentas que intervienen en
el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del balance.
Carlos Sonso inicia un negocio de compra y venta de mercancía aporta en efectivo $800.000.

1105 Caja 800.000

3130 Capital de personas naturales 800.000

2. APORTES EN ESPECIE

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes diferentes al efectivo como: Edificios, Muebles y enseres, Terrenos,
Vehículos, Mercancías, Créditos, y Equipos, etc., Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio,
son cuentas del Balance.
Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $1.000.000, representado así: $300.000 en mercancías, $400.000 en un
terreno, $200.000, en computadores, $100.000 en muebles.

1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 300.000

1504 Terrenos 400.000
1524 Equipos de oficina 100.000
1528 Equipos de comunicación y computación 200.000
3130 Capital de personas naturales 1.000.000

3. APORTES EN EFECTIVO Y ESPECIE

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo y en especies como: Efectivo, muebles y enseres,
terrenos, vehículos, mercancía, créditos, equipos etc. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y
patrimonio, son cuentas del Balance.

Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $1.000.000, representado así: $300.000 en efectivo, $400.000 en un
terreno, $200.000 en mercancías, $1.000.000 en muebles.

1105 Caja 300.000

1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 200.000
1504 Terrenos 400.000
1524 Equipos de oficina 100.000
3130 Capital de personas naturales 1.000.000
B. DE OPERACIONES O MOVIMIENTOS DEL NEGOCIO
1. CONSIGNACIONES BANCARIAS

Permiten depositar en las entidades bancarias el dinero que haya en caja, no es conveniente mantener grandes sumas de
dinero en caja para evitar robos o mal manejo del efectivo. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y son
de Balance.
Se consignan en el Banco de Bogotá $500.000.

1110 Bancos 500.000

1105 Caja 500.000

2. COMPRA DE MERCANCIAS

Transacción que más se repite en una empresa comercial, las compras de mercancías pueden ser al contado o crédito y se
debe tener en cuenta el sistema de inventario utilizados por la entidad.
Cuando se utilice el sistema de Inventario Permanente se registran los movimientos de compra de mercancías en la cuenta
1435. Mercancías no fabricadas por la empresa.
Cuando se utilice el sistema de Inventario Periódico se registran los movimientos de compras de mercancías en la cuenta:
6205 De mercancías

2.1. COMPRA DE MERCANCIAS AL CONTADO

Compra de mercancías por $350.000 al contado con cheque del Banco Popular, se utiliza el inventario permanente.
Se registra en la cuenta 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa, de naturaleza debito, pertenece al activo y se cierra
contra pérdidas y ganancias. Un crédito a la cuenta de balance activo 1110 Bancos.

1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 350.000

1110 Bancos 350.000

2.2. COMPRA DE MERCANCÍAS A CRÉDITO

Compra de mercancías por $350.000 a crédito, se utiliza inventario periódico. Se registra en la cuenta 6205 de Mercancías.
De naturaleza debito pertenece a las cuentas de costos y se cierra contra pérdidas y ganancias. Un crédito a la cuenta de
balance 2205 Nacionales.

6205 De mercancías 350.000

2205 Nacionales 350.000

3. VENTAS DE MERCANCIAS

Representan generalmente el objeto social principal de las empresas distribuidoras mediante la entrega de bienes o servicios.
Así como los dividendos participaciones y de más ingresos siempre y cuando se identifiquen con el objeto social del ente
económico. Las ventas de mercancías pueden ser de contado y a crédito.
3.1. VENTA DE MECANCIAS AL CONTADO

Ventas de mercancías al contado por $600.000. Se registran en la cuenta 1105 Caja en el debe, pertenecen al activo y es
cuenta de balance. Un crédito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por mayor y al por menor.

1105 Caja 600.000

4135 Comercio al por mayor y al por menor 600.000

3.2. VENTAS DE MERCANCIAS A CREDITO

Ventas de mercancías a crédito por $600.000. Se registra en la cuenta 1305 Cliente en el debe, pertenece al activo y es cuenta
de balance. Un crédito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por mayor y al por menor
1305 Clientes 600.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor 600.000
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4. INGRESOS OPERACIONALES

Estos se obtienen por medio de los ingresos de operación tales como: ventas, descuentos en compra intereses devengados,
comisiones ganadas, arriendos y por otros conceptos.
Le pagan a la empresa por servicios médicos la suma de $800.000 En esta operación un debe la cuenta 1105 Caja pertenecen
al activo y es de balance y la cuenta de resultado Ingresos operacionales 4165 Servicios sociales y de salud. De naturaleza
crédito.

1105 Caja 800.000

4165 Servicios sociales y de salud 800.000

5. GASTOS OPERACIONALES

Las empresas para su normal funcionamiento deben realizar gastos tales como: Servicios, arriendos, sueldos, impuestos
seguros, intereses etc.
La empresa paga servicios públicos con cheque por $150.000 En esta operación intervienen la cuenta de resultados Gastos de
Operación 5135 Servicios, de naturales debito y un crédito a la cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance.

5135 Servicios 150.000

1110 Bancos 150.000
6. COBROS O ABONO DE CLIENTES

Cuando las empresas otorgan créditos a sus clientes se originan los cobros o abonos de clientes.
Juan Tramposo nos paga una factura que nos debía por valor de $600.000.
En este tipo de transacciones se registran un débito a la cuenta 1105 Caja, pertenece al activo y es de balance y un crédito a la
cuenta 1305 Clientes también de activo y de balance.

1105 Caja 600.000

1305 Clientes 600.000

7. DE PAGOS O ABONOS A OBLIGACIONES

Se obtienen por la compra a créditos, las obligaciones o deudas que contraen las empresas, deben cancelarse en el plazo
señalado.
La empresa gira un cheque por $450.000 del banco Popular como abono a su obligación bancaria.
En este caso se registra un debito a la cuenta 2105 Bancos Nacionales, pertenece al pasivo y es de balance y un crédito a la
cuenta 1110 Bancos del activo y de balance.

2105 Bancos Nacionales 450.000

1110 Bancos 450.000

8. DE PAGOS O ABONOS A PROVEEDORES

Se origina por el suministro o compra de mercancías a crédito.

La empresa gira un cheque por $350.000 del Banco Popular a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancía.
En esta transacción se registra un debito a la cuenta 2205 Nacionales, pertenece al pasivo y es de balance, un crédito a la
cuenta 1110 Bancos del activo y de balance.

2205 Nacionales 350.000

1110 Bancos 350.000

9. COMPRAS DE ACTIVOS DIFERENTES DE MERCANCIAS.

Son aquellos que se adquieren para la buena marcha y desarrollo del objeto social de las empresas como: Terrenos,
edificaciones, muebles y enseres, equipos de oficina etc.
Compra un vehículo para el reparto de mercancías por $1.500.00 pagamos $1.000.000 de cuota inicial y el resto a 60 días.
Se registra un débito al activo correspondiente y un crédito a la cuenta 1110 Bancos si la compra es de contado o por los
abonos realizados y la cuenta 2305 Cuentas corrientes comerciales si es a crédito. Las cuentas que intervienen son de activo
y pasivos, pertenecen al balance

1540 Flota y equipos de transporte 1.500.000

1110 Banco 1.000.000
2305 Cuentas Corriente Comerciales 500.000

10. VENTA DE ACTIVOS DIFERENTES A MERCANCIAS

Se refiere a aquellos activos que venden las empresas para reemplazarlos por otros más modernos o de mayor capacidad.
Se venden muebles por $400.000, y se los pagan a la empresa así: $100.000 de cuota inicial con cheque del banco Popular y
el saldo a crédito de 60 días.
Se registran dos débitos uno a la cuenta 1105 Caja y otros a la cuenta 1380 Deudores Varios y un crédito al activo
correspondiente. Cuentas de activo, pertenecen al balance.

1105 Caja 100.000

1380 Deudores Varios 300.000
1524 Equipos de oficina 400.000

11. PRESTAMOS CONCEDIDOS A TRABAJADORES

Registra los valores a favor del ente económico por créditos otorgados al personal con vínculo laboral, faltante en caja o
inventarios.
Se gira un cheque por $250.000, préstamo concedido a un empleado. Un débito a la cuenta 1365 Cuentas por cobrar a
trabajadores, Crédito a la cuenta 1110 Bancos cuentas de activo y de balance.

1365 Cuentas por cobrar a trabajadores 250.000

1110 Bancos 250.000

12. GASTOS NO OPERACIONALES

Son sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados con la explotación del objeto social de la empresa tales como:
Financieros, Pérdidas en ventas y retiro de bienes. Gastos extraordinarios y Diversos.
El banco cobra $150.000 por chequera, los descuenta directamente de la cuenta corriente.
En esta operación intervienen la cuenta de resultados Gastos no operacionales 5305 Financieros de naturaleza debito, y un
crédito a la cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance.

5305 Financieros 150.000

1110 Bancos 150.000
13. INGRESOS NO OPERACIONALES

Son sumas recibidas o causadas provenientes de ingresos diferentes a las del objeto social de la empresa, tales como:
Arrendamientos, Financieros, dividendo y participaciones, Servicios, Indemnizaciones etc.
El banco nos canceló intereses por $150.000, directamente en la cuenta de ahorros
En esta operación se registra un debito a la cuenta 1120 Cuentas de ahorros, pertenece al activo, es de balance y un crédito a
la cuenta de resultados Ingresos no operacionales 4210 financieros.

1120 Cuenta de ahorros 150.000

4210 Financieros 150.000

14. ACTIVOS DIFERIDOS

Comprende el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente económico en el desarrollo de sus actividades,
así como en aquellos otros gastos denominados cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se
espera obtener beneficios económicos en periodos futuros. Comprenden:

14.1. GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Son los gastos realizados por la empresa anticipadamente y que una vez pagados no son recuperables o reembolsables, se
amortizan durante el periodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos.
Se registran en la cuenta 1705 Gastos pagados por anticipado en el debe, pertenecen al activo, es una cuenta de balance,
de naturaleza débito. Y un crédito a la cuenta 1110 Bancos, cuenta de activo y de balance.
La empresa gira un cheque por valor de $800.000.para cancelar cuatro meses de arrendamiento anticipados.

1705 Gastos pagados por anticipado 800.000

1105 Bancos 800.000

14.2. CARGOS DIFERIDOS

Son los pagos que efectúa una empresa, antes de iniciar sus operaciones comerciales, por lo tanto son amortizados
gradualmente, con cargo a los resultados de los respectivos periodos.
Se registra en la cuenta 1710 Cargos diferidos, de naturaleza débito, del activo y un crédito a la cuenta 1110 Bancos.
La compañía PROGRESANDO abrió una nueva sucursal, e incurrió en gastos preliminares de instalación por un valor de
$1.000.000, los cuales canceló a una firma especializada en este tipo de actividades.

1710 Cargos diferidos 1.000.000

1110 Bancos 1.000.000

15. PASIVOS DIFERIDOS

Representa los valores que el ente económico ha recibido de manera anticipada de clientes, los cuales tienen el carácter de
pasivo, y por su origen y naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios en los que deben ser aplicados o
distribuidos.
Se registra un débito a la cuenta 1105 Caja y en la cuenta 2705 Ingresos Recibidos por Anticipado en el haber, son de
naturaleza crédito.
La empresa recibe $300.000, de intereses anticipados.

1105 Caja 300.000

2705 Ingresos recibidos por anticipado 300.000