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COMBINAR CORRESPONDENCIA
INTRODUCCION
Uno de los principales usos que se da a los procesadores de texto es la
escritura de la correspondencia que, en muchos casos, obliga a enviar una
misma carta a varios destinatarios.
Word permite (mediante el comando combinar correspondencia) diseñar
la carta y utilizar después una lista de direcciones a donde enviarla de manera
que se pueden generar las copias personalizadas automáticamente. Para ello
combina la información de un fichero de datos con el documento que se está
editando para crear documentos individuales idénticos entre sí, con la
excepción de la particularización de cada uno de ellos con los datos que se
combinan. De esta forma, el usuario sólo tendrá que escribir una vez el texto y,
sin embargo, podrá producir tantos documentos como registros existan en el
fichero de datos..
No es necesario. Si dispones de una lista con todos los datos de los clientes,
bastará escribir la carta una sola vez y combinar la carta modelo con los datos
de la lista. Si no tienes esa lista, la puedes crear sin salir de Word.
Resultado: con sólo dos documentos (la carta y la lista) podemos imprimir
cuantas copias queramos de la carta en cuestión.
Instrucciones:
1.- Abre un nuevo documento de Word y guárdalo con el nombre Circular 95.
2.- Selecciona Herramientas (menú principal), Combinar correspondencia
3.- Aparece un cuadro de diálogo en el que se reflejan los tres pasos de la
operación. En el primer paso (Documento principal) pulsa el botón Crear y, en
el menú desplegable que aparece selecciona Cartas modelo.
4.- En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona el botón Ventana activa.
5.- En el segundo paso, pulsa sobre Obtener datos y selecciona Crear fuente de
datos. Aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:
9.- Escribe el resto de la carta. Una vez finalizada, pulsa el botón y verás
como los datos introducidos como campos se convierten en los datos de la
primera cliente. Para ver los de las demás clientes, pulsa, en la barra de
herramientas, el botón que contiene una flecha hacia la derecha
. DATOS DE CLIENTES
MIPSA, S.A.
Pº DE LA HABANA, S/N
MADRID - 16
FECHA DE HOY
(NOMBRE) (APELLIDOS)
(DIRECCIÓN)
(POBLACIÓN)
Distinguida Srta.:
Como continuación a la entrevista que tuvimos el agrado de sostener con Vd., sentimos
manifestarla que a pesar de la magnifica impresión causada en la misma en los momentos
actuales no la encontramos acoplamiento en nuestra Organización.
MIPSA, S.A.