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PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

JUAN ESTEBAN MESA PULGARIN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA


GESTION DOCUMENTAL
MEDELLIN
2019
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

En mi empresa, LABORATORIO MEDICO ECHAVARRÍA, se tiene establecido un manual para


la conservación de Archivos físicos y Electrónicos, donde el objetivo general es, dar a
conocer los criterios que deben tenerse en cuenta para la conservación de los documentos
que se producen en la entidad en cumplimiento de sus funciones, partiendo de conceptos
básicos y claros, el cual incluye los criterios para la conservación de los documentos desde
su creación, pasando por su trámite, hasta su disposición final que es la conservación
definitiva o la eliminación de los documentos una vez cumplido el periodo de conservación
documental. Según lo dispuesto en la Tabla de Retención Documental.
Los programas de conservación preventiva, deben estar acordes con las condiciones y
factores presentes en la Empresa, que puedan alterar la conservación, preservación y
seguridad de sus documentos, la organización debe contemplar las acciones necesarias
tanto para prevenir el deterioro, como para corregir las situaciones adversas.
La aplicación correcta de las acciones definidas en este programa, deben ser continuas, se
deben formular estrategias y ejecutar los procesos permanentemente. Por tanto, deben
contar con un presupuesto definido para cubrir las necesidades que se presenten,
sensibilizando a todo el personal sobre la importancia de la conservación y preservación de
la información de la organización.
Este programa de conservación preventiva, debe llevarse a cabo en el CAD y en las áreas
Laboratorio Médico Echavarría, con el fin de tomar las medidas preventivas y correctivas
para conservar su archivo documental. De tal manera que este se debe formular
conjuntamente con los planes de acción que desarrolla la Empresa y coordinarlo con las
otras áreas porque muchas de las acciones a tomar tienen que ver con la toda la
organización. Incluye la sensibilización y concienciación del personal, inspección y
mantenimiento de instalaciones, control de condiciones ambientales, limpieza, control de
plagas, almacenamiento, reparaciones menores y prevención de desastres.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN MEDIOS ELECTRÓNICOS

Los documentos que se reciben en el Laboratorio a través de medios electrónicos, se deben


conservar en ese mismo medio y teniendo en cuenta que la mayoría son documentos que
forman parte de los expedientes electrónicos que se conservan en el software de gestión
electrónica de documentos WorkManager E.D. ®, lo ideal es que se apliquen las políticas de
seguridad de la información en medios electrónicos que se aplican para bases de datos y
otros en el área de Informática.
Los documentos que pueden tramitarse de manera electrónica, se conservarán en dicho
medio en el sistema de Gestión Documental, solo se incluirán en el expediente en formato
papel, aquellos documentos que sean recibidos en físico y que por alguna razón no puedan
firmarse por medios electrónicos, de igual manera estos documentos deben hacer parte del
expediente electrónico.
Los períodos de retención documental que se aplican para los documentos en formato
papel, serán aplicados de la misma forma a los documentos electrónicos, que se conservan
digitalmente en los expedientes del software de Gestión electrónica de documentos, según
lo definido en la Tabla de Retención Documental.
De los documentos y expedientes que se encuentren en el software de Gestión electrónica
de documentos, así como de los demás sistemas de información de la entidad y de la página
web, se debe realiza copia de respaldo o backup, periódicamente para prevenir la pérdida
de la información electrónica de la Entidad. Las copias de respaldo o backups estarán bajo
la responsabilidad de la Coordinación de TIC`S.

CONCLUSIÓN

El Laboratorio Medico Echevarría cumple con todos los parámetros de conservación que
exige la norma y basándose en las tablas de retención documental, si bien es un proceso
que apenas inicia, cumple con toda la normatividad.
El laboratorio cuenta con unas condiciones ambientales óptimas para la conservación de
los documentos, un espacio locativo optimo y adecuado para el funcionamiento y
almacenamiento del archivo, con una correcta iluminación en todo el día.

RECOMENDACIONES

Es importante que el Laboratorio Medico Echevarría, revise el sistema de ventilación que


tiene en el área de gestión documental o archivo, si bien cuenta con ventiladores para
mitigar el calor, estos no son los suficientemente potentes para reducir la alta temperatura
que se tiene es el sitio. Se recomienda realizar instalación de aire acondicionado lo cual
mejoraría las condiciones del sitio y las de el personal encargado del área.