ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE EXCEL

Microsoft Excel es una de los programas llamados HOJAS ELECTRÓNICAS O DE CÁLCULO más difundida en la actualidad
dada su complementación con el Microsoft Office. Con él puede desarrollar trabajos aritméticos, matemáticos y/o de
cálculo, como además de realizar gráficos estadísticos y trabajar con funciones especiales para las áreas financieras,
estadísticas, contables, administrativas o de simple uso particular. Puede desarrollar trabajos como nominas, facturas,
balances o trabajos contables, boletines de calificaciones etc. Su interfaz es la siguiente:

O N
CI
Barra de
fórmulas

TA
Referencia Celda
seleccionada

CI
PA
UZ A
CR C
A IVO
NT US
SA CL
YN EX
W L
ED IA
G. ER

Celda: Es un cuadro o cajón de la hoja de trabajo, que tiene como identificación la letra de la columna y el numero de la
fila donde se encuentra. Por defecto le caben 10 caracteres con la posibilidad de ampliar o disminuir su tamaño Ejemplo
IN AT

Celda E1 (Ver imagen)

M

Ing. Edwyn Santacruz

RANGO: Es un conjunto de celdas seleccionadas en forma vertical u horizontal, que serán afectadas por una
determinada orden. Dicho rango de celdas debe ser escogido antes de utilizar el comando o la orden a efectuarse.
En la imágenes se observan seleccionado el rango vertical D6:D14 y el rango Horizontal B9:D9.

O N
CI
Rango Vertical (D6:D14)

TA
CI
PA
UZ A
CR C Rango Horizontal (B9:D9)
A IVO
NT US
SA CL
YN EX
W L
ED IA

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las fórmulas. Esto significa que las
referencias usadas cambiarán de forma congruente tras copiar la fórmula de una celda a otra; con frecuencia éste es el
G. ER

comportamiento deseado.

El método más seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratón para apuntar a la celda cuya
IN AT

referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir la referencia a una celda en una fórmula, basta con dar clic en
dicha celda. De esta forma, se minimizan también los errores en la inserción de referencias a celdas.
M

Ing. Edwyn Santacruz

FORMULAS: Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula
comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al
resultado.
=5+2*3

Utilizar operadores de cálculo en fórmulas

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden
predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.
Tipos de operadores
Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

N
Operadores aritméticos

O
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar

CI
resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.
Operador aritmético Significado Ejemplo

TA
+ (signo más) Suma 3+3

CI
– (signo menos) Resta 3–1
Negación –1

PA
* (asterisco) Multiplicación 3*3
/ (barra oblicua) División 3/3

UZ A
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
CR C
^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2
A IVO
Operadores de comparación
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos
NT US

operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo
SA CL

= (signo igual) Igual a A1=B1

YN EX

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1
W L

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

ED IA

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1
G. ER

Para introducir una fórmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a otra celda, basta seguir los
siguientes pasos:
IN AT

1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula.

2. Teclear un signo igual (=).
M

3. Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La dirección de la celda apuntada aparece
en la posición del punto de inserción, en la barra de fórmulas.
4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+).
5. Si se desea introducir más referencias celdas en la fórmula, basta repetir los pasos 3 y 4 cuantas veces sea necesario.
Para dar la fórmula por terminada se pulsa Intro.

Ing. Edwyn Santacruz

La nómina es un documento en el cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor neto pagado, aportes
parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un período determinado, ya sea por una semana,
década, quincena o mes.
El formato de la nómina contiene lo siguiente:
• Encabezamiento, con el nombre del empleador, el nombre del documento y el período de pago.
• Esquema central, con dos partes:

Primera parte:
• Nombre y cargo del trabajador • Deducciones
• Días laborados • Neto pagado

N
• Valor devengado • Firmas y documento de identidad de los empleados.

O
CI
Segunda parte:
• Aportes parafiscales, salud, riesgos profesionales y fondo de pensiones

TA
• Apropiaciones para prestaciones sociales

CI
• Firmas de quien elabora, revisa y aprueba.

PA
CONTRATO DE TRABAJO

UZ A
• CONTRATO A TERMINO FIJO: El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su duración no
puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente.
CR C
1. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su
A IVO
determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá
renovado por un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente.
2. No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato
NT US

hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser
inferior a un (1) año, y así sucesivamente.
SA CL

PARÁGRAFO. En los contratos a término fijo inferior a un año, los trabajadores tendrán derecho al pago de
vacaciones y prima de servicios en proporción al tiempo laborado cualquiera que éste sea. (ARTICULO 46 CST)
YN EX

• CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO

1. El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya duración no esté determinada por la de la obra, o la
W L

naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término
ED IA

indefinido.
2. El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen, y la materia
G. ER

del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito con antelación no inferior
a treinta (30) días, para que el patrono lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirlo
solo parcialmente, se aplicará lo dispuesto en el artículo 8o., numeral 7o., para todo el tiempo, o para el lapso
IN AT

dejado de cumplir. (ARTICULO 47 CST)

M

Ing. Edwyn Santacruz

• SALARIO: Remuneración que recibe el trabajador por servicios prestados en forma personal, en dinero o en
especie.
El salario mínimo no es embargable pero puede ser embargado hasta en un cincuenta por ciento (50%) en favor de
cooperativas legalmente autorizadas, o para cubrir pensiones alimenticias que se deban de conformidad con los
artículos 411 y concordantes del Código Civil. El valor que exceda del salario mínimo será embargable hasta en una
quinta parte.

• PAGOS QUE CONSTITUYEN SALARIOS (QUE SON FACTOR SALARIAL)

Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o
en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como

N
primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del

O
trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. (ARTICULO 127 CST)

CI
• PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS (QUE NO SON FACTOR SALARIAL)

TA
No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador,
como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas

CI
de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio,
sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos

PA
de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o
auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el
{empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie,

UZ A
tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad.
CR C
(ARTICULO 128 CST)
A IVO
• EXPLICACIÓN
Salario: Sueldo básico + auxilio de transporte + horas extras + c omisiones + viáticos.
NT US

*Sueldo Básico: Asignación básica mensual que se le da a la persona.

*Auxilio de transporte: tienen derecho al auxilio de transporte quienes devenguen un salario fijo, igual o inferior a 2
veces el S.M.L.V; su objetivo es que le trabajador cobre parte del desplazamiento entre el sitio de trabajo y su lugar
SA CL

de residencia.
YN EX

• DEDUCCIONES.: Valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones por concepto de libranzas,
embargos judiciales entre otras, pero independiente de ello, deducciones obligatorias para el trabajador como
los aportes a la seguridad a la seguridad social y las retenciones.
W L

• APORTES PARAFISCALES: No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligación para el empleador por
ED IA

el hecho de tener una vinculación laboral.

1. Cajas de Compensación Familiar
G. ER

2. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

3. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
IN AT

• SEGURIDAD SOCIAL: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido
por tres regimenes:
a. Régimen Pensional
M

b. Régimen salud
c. Régimen Riesgos Profesionales.
Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias de vejez, invalidez y muerte. El aporte es del 16%
sobre el salario del trabajador repartido así:
• Empleador: 12%
• Trabajador: 4% sobre su salario.
• Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro salarios mínimos paga un 1.0% adicional al
obligatorio para pensiones.
• Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un 1.20% adicional al obligatorio para pensiones.
• Quienes devengue entre 17 y 18 salarios mínimos pagan un 1.40% adicional al obligatorio para pensiones.
Ing. Edwyn Santacruz
 • Quienes devengue entre 18 y 19 salarios mínimos pagan un 1.60% adicional al obligatorio para pensiones.
• Quienes devengue entre 19 y 20 salarios mínimos pagan un 1.80% adicional al obligatorio para pensiones.
• Quienes devengue más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0% adicional al obligatorio para pensiones.

Régimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias de enfermedad o maternidad. El aporte es del 12.5%
sobre el salario del trabajador repartido así:
• Empleador: 8.5%
• Trabajador: 4% sobre su salario.

Régimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador contra accidentes de trabajo y enfermedades

N
profesionales, el aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo

O
general el 0,522%.

CI
• APORTES PARAFISCALES

TA
• *Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin ánimo de lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y
de brindar recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de el dependa. El aporte es del 4% del

CI
monto total de la nomina mensual (total devengado), lo hace el empleador.
• *Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal encargada de la preparación e instrucción a los

PA
trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que requieran
formación profesional metódica. El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nomina mensual (total

UZ A
devengado), lo hace el empleador.
• *Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un establecimiento público de orden nacional que se
CR C
encarga de la creación y el mantenimiento de centros para la atención integral al pre-escolar menor de 7 años
A IVO
hijos de cualquier trabajador oficial o particular, el ICBF se encarga principalmente de la atención a la niñez
desamparada. El aporte es del 3% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado).
• APROPIACIONES: En la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes conceptos.
NT US

• *Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio continuo prestado a la empresa o
proporcional si se retira antes del año.
SA CL

Fórmula para liquidar cesantías: Salario* número de días trabajados /360.

El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado.
YN EX

• *Vacaciones: Formula: Salario * número de días trabajados /720

El empleador consigna cada mes el 4,17% del total devengado.
• *Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador unos intereses anuales por las
W L

cesantías, y son del 12% anual sobre el monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero.
ED IA

Liquidación: I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360

• *Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el aporte es del 8,33% sobre el total
G. ER

devengado. Salario* número de días trabajados /360.

• Nota: El auxilio de transporte solamente se incluye para el cálculo de la prima de servicios y el auxilio de
cesantías; para los demás conceptos no se tiene en cuenta, es decir que se resta.
IN AT

VALOR DEVENGADO: Está constituido por las sumas que el empleador paga al trabajador, teniendo en cuenta la
legislación, y está formado por los distintos conceptos que constituyen salario.
M

Ing. Edwyn Santacruz

VALORES VIGENTES PARA EL 2011

ITEM VALOR
Salario mínimo $ 535.600.oo
Auxilio de Transporte $ 63.600.oo
Salario mínimo integral $ 6.962.800.oo Equivale a 13 SMLV
$ 5.325.000.oo salario
$ 1.597.500.oo factor prestacional
Pagos Parafiscales

N
• Sena 2%

O
• ICBF 3%

CI
• Cajas de compensación familiar 4%
Cargas Prestacionales

TA
• Cesantías 8,33%
• Prima de servicios 8,33%

CI
• Vacaciones 4,17%
• Intereses sobre cesantías 1% mensual

PA
Seguridad social
• Salud Empresa 8,5%

UZ A
• Empleado 4%
Pensión
CR C
• Empresa 12%
A IVO
• Empleado 4%
Horas extras
• Recargo nocturno 1,35
NT US

• Hora extra diurna (entre las 6:00 a.m. y las 10:00 p.m) 1,25
• Hora extra nocturna (entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m) 1,75
SA CL

• Hora extra diurna en dominical o festivo 2,00

• Hora extra nocturna en dominical o festivo 2,50
YN EX
W L
ED IA
G. ER
IN AT
M

Ing. Edwyn Santacruz

 FORMULAS PARA TRABAJAR EN LA NOMINA

Convenciones: El lado derecho de la fórmula, lo

que aparece en letras son las celdas donde se
encuentran los valores que necesitas para realizar
las operaciones. A continuación se expone un
ejemplo de cómo sería la interpretación de la
fórmula en la hoja de cálculo que llamaremos
nómina, el D9 representa la celda donde se ha
digitado el Sueldo Base que corresponde a la

N
primera persona que le queremos calcular la

O
fórmula; E9 representa la celda donde se

CI
encuentra los días que el laboró en el mes.

TA
 SueldoBase 
Sueldo Devengado =  *DiasLab ⇔ Ejemplo = (D9/30)*E9

CI
 30 
Diurnas   Diu = 1,25 

PA
 Nocturnas   Noc = 1,75 
 SueldoBase  
 
  

UZ A
Horas Extras =  *# HorasExtras  Do min icalesyfestivos  * Factor  Dom = 2,00
 240
CR C   DomiyFestivoNocturno = 2,50 
   
Re c arg onocturno  = 1,35 
A IVO
 AuxilioTransporte 
Transporte.=   * DiasLab
 30 
NT US

TotalDevengado = ∑ ( SueldoDevengado + HorasExtras + Pr imas (Gastosde Re presentación) + Transporte)

EPS = (TotalDevengado − Transporte ) * Factor (0,04)
SA CL

AFP = (TotalDevengado − Transporte ) * Factor (0,04)

YN EX

COOP = (TotalDevengado − Transporte ) * Factor (0,02)

TotalDeduciones = ∑ ( EPS + AFP + COOP + OtrosDescuentos( AportesalDamnificado)
W L

Valor Neto = TotalDevengado-TotalDeducciones

ED IA

Gastos de Representación=
G. ER

Nota: Cuando el Sueldo Base es superior a 2 salarios mínimos.

INGRESO BASE DE COTIZACIÓN (IBC): Está constituido por el sueldo base, trabajo extra, comisiones, gastos de
IN AT

representación y demás remuneraciones que sean factor salarial; se excluye el auxilio de transporte.
DEDUCCIONES: son los descuentos por nómina que el empleador hace al empleado amparado en la ley como los aportes
M

para la salud (EPS),pensiones (AFP), retención en la fuente y embargos judiciales; además, previa autorización escrita del
trabajador puede descontar cuotas voluntarias para sindicatos, fondos de empleados y cooperativas, préstamos por
libranza y otros.
APROPIACIONES: Al liquidar la nómina mensual el empleador debe calcular los aportes y provisiones causados, de
acuerdo con la legislación vigente. Son de dos tipos Aportes parafiscales; y Provisiones para prestaciones sociales.

Ing. Edwyn Santacruz

 ENTIDAD APORTES PARAFISCALES CLASE APROPIACION
PRESTACION MENSUAL
Salud 8,5%*(∑TotalDeven-∑TotalAuxilioTransp) Vacaciones 4,17%*∑TotalDeven
Fondo de pensiones 12%*(∑TotalDeven-∑TotalAuxilioTransp) Cesantías 8,33%*∑TotalDeven
Riesgos profesionales 0.0522%*(∑TotalDeven-∑TotalAuxilioTransp) Intereses sobre 1%*∑TotalDeven
cesantías
ICBF 3%*(∑TotalDeven-∑TotalAuxilioTransp) Prima de servicios 8,33%*∑TotalDeven
SENA 2%*(∑TotalDeven-∑TotalAuxilioTransp)
Caja de compensación 4%*(∑TotalDeven-∑TotalAuxilioTransp)
familiar

O N
APORTES PARAFISCALES

CI
TA
CI
PA
UZ A
APROPIACIONES
CR C
A IVO
NT US
SA CL
YN EX
W L
ED IA
G. ER
IN AT
M

Ing. Edwyn Santacruz