PROTOCOLO DE UNA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRA-PROCESAL EN

DERECHO

DILIGENCIA PRELIMINAR:

El Conciliador no instalará ni iniciará la audiencia de conciliación hasta tanto no haya

verificado que la notificación de la citación se haya efectuado en debida forma y de que se
encuentran presentes todas las partes citadas, para lo cual deberá tener en cuenta los
siguientes aspectos:

1. PASOS PREVIOS A LA INSTALACIÓN DE LA AUDIENCIA

1.1 Presentación informal del Conciliador: El Conciliador designado se presentará

ante los comparecientes para lo cual dirá sus nombres y explicitará su condición de
ser el Conciliador designado para el caso concreto. El Conciliador deberá informar
tal calidad con objeto de proceder a la verificación de la comparecencia y a la
verificación de la calidad de Parte con la necesaria identificación.
1.2 Comparecencia de las partes: Llegado el día y hora señalado para llevar a efecto
la audiencia de conciliación, el Conciliador designado esperará la comparecencia
de todas las partes citadas, lo cual verificará de manera informal. En este momento
el Conciliador evitará contacto con alguna de las partes para fines diferentes al
enunciado, con objeto de no generar desconfianza en el proceso ni en el
Conciliador.
1.3 Retraso en la asistencia de alguna de las partes: Habiendo sido citada en forma
legal y oportuna y, habiendo manifestado su intención de persistir en el interés de la
realización de la audiencia de conciliación, si alguna de las partes no puede hacerse
presente en la hora prefijada, el Conciliador esperará por un lapso de 30 minutos.
1.4 Ingreso a la sala de audiencias: Una vez presentes las personas que deben
intervenir en la audiencia, el Conciliador las invitará a ingresar a la sala de
audiencias del Centro de Conciliación con objeto de verificar los asuntos pertinentes
a la legalidad y validez de la audiencia de conciliación, antes de instalarla.
1.5 Fijación de la calidad de parte: El Conciliador deberá proceder a la identificación
de las partes para lo cual solicitará la exhibición del documento de identidad a cada
una de ellas. La negativa a identificarse impedirá la instalación de la audiencia de
conciliación.
1.6 Comparecencia de personas sin interés jurídico: Si alguna de las partes se
presenta con otras personas que no tienen interés jurídico para ser parte en la
audiencia, el Conciliador así se los hará saber indicando que esta audiencia,
conforme al principio de confidencialidad del proceso de conciliación, no es pública
y quien no sea parte debe retirarse de la sala de audiencias para efectos
salvaguardar la confianza depositada en el Conciliador y en el proceso y para evitar
que el tercero que no tiene interés entorpezca el desarrollo de la audiencia y el
posible acuerdo.
1.7 Comparecencia de personas con posible interés jurídico: Si alguna de las partes
se presenta con otras personas que, a su entender tienen interés jurídico en la
conciliación (por ejemplo, comuneros, coacreedores, codeudores, alimentarios), el
Conciliador enterará de la situación a quienes inicialmente fueron citados y, de la
información que obtenga, valorará la posibilidad de intervención de quienes se
 hicieron presentes sin ser citados, recomendando su participación con objeto de
posibilitar acuerdos que integren y compongan el conflicto para todas ellas. Si las
partes consienten en la participación de los demás presentes con interés, el
Conciliador las invitará a ingresar para continuar con la audiencia. De esta situación
se dejará constancia en el acta. Si las partes citadas no están de acuerdo con la
intervención de las demás, el Conciliador no instalará la audiencia y se procederá a
realizar las citaciones respectivas y reprogramar fecha y hora de continuación,
extendiendo una constancia de lo sucedido.
1.8 Representación de las partes: Si alguna de las partes ha otorgado poder para que
se le represente en la celebración de la audiencia, el Conciliador deberá, en primer
lugar, verificar la posibilidad legal de realizar la conciliación a través de apoderado.
Siendo ello legalmente viable, exigirá al apoderado (quien debe ser abogado en
ejercicio) la entrega del poder especial con la facultad expresa para conciliar y con
la debida y previa diligencia de presentación personal por parte del poderdante. En
caso de que no proceda la representación para conciliar o que el apoderado no
ostente la calidad de abogado en ejercicio, la audiencia no se realizará. De esta
situación se extenderá constancia.
Si alguna de las partes es persona jurídica, el Conciliador deberá exigir al
compareciente el documento que lo acredite como representante legal o como
apoderado designado por aquel y que contenga la facultad legal o estatutaria para
conciliar. El Conciliador deberá prestar especial atención a las facultades otorgadas
al representante legal o al apoderado y los límites que se le imponen legal o
estatutariamente respecto del asunto en el cual pretende conciliar en representación
de la persona jurídica. En caso de verificación positiva de las situaciones anteriores
en la constancia o acta se hará una relación detallada de los documentos aportados.
En caso de que el compareciente no sea el representante legal de la persona
jurídica, no tenga facultad legal ni estatutaria para conciliar, tal facultad esté limitada
para el asunto que se pretende conciliar o haya designado apoderado sin el
cumplimiento de las formas legales, la audiencia no se instalará.

2. INSTALACION DE LA AUDIENCIA

Una vez definida la calidad de parte de los comparecientes y estando presentes todas ellas
en la sala de audiencias, el Conciliador instalará la audiencia dando cumplimiento a lo
siguiente:

2.1 Presentación formal del Conciliador: El Conciliador designado deberá proceder a

su presentación e identificación formal ante las partes para lo cual dirá sus nombres
y explicitará su condición de ser Estudiante de la Facultad de Derecho de la
Corporación Universitaria Americana y, que además, se encuentra adscrito como
Conciliador al Centro de Conciliación y que ha sido designado Conciliador para el
caso concreto.
2.2 Presentación formal de las partes: El Conciliador deberá proceder a identificar y
presentar, ante las demás, a cada una de las partes. Esta presentación se hará
nominándolos. El Conciliador podrá pedir a las partes que ellas se presenten.
2.3 Explicación del proceso conciliatorio: El Conciliador expondrá a las partes, de
manera breve y concisa pero completa qué es la conciliación, cuáles son sus
fundamentos legales, qué ventajas representa frente a otros mecanismos legales
de composición de conflictos, qué dificultades presenta frente a otros mecanismos
legales de solución de conflictos, cuáles son las funciones y los límites del
 Conciliador, etapas de la audiencia, anotaciones escritas del Conciliador, tiempo de
la sesión, utilización de sesiones individuales con cada uno de ellos, elaboración y
copias del acta o la constancia y los efectos jurídicos del acta de conciliación.
2.4 Fijación de las reglas que regirán la audiencia: El Conciliador propondrá las
reglas mínimas que regirán la audiencia con relación a la intervención y conducta
del Conciliador y de las partes. Las partes podrán proponer otras reglas con relación
a su intervención y conducta. Cada una de las reglas propuestas podrá ser o no
aprobada y, de estas últimas, se exigirá cumplimiento.

3. DESARROLLO DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

Instalada la audiencia, el Conciliador estará atento en todo momento a su desarrollo y

privilegiará el mantenimiento de la relación y la comunicación entre las partes, aun en el
caso en que intuya que no habrá acuerdo entre las partes. En el desarrollo de la audiencia
se tendrá en cuenta los siguientes parámetros:

3.1 Cuéntame: Las partes han realizado ya su presentación personal, conocen el sentido
de sus actuaciones, tienen claridad acerca de la conveniencia de la conciliación y están
ubicados en un espacio adecuado para dar inicio a uno de los aspectos más importantes
cual es el de verbalizar su percepción del conflicto.

En el cuéntame, el conciliador invitará a las partes a que expongan su versión de los

hechos, la forma en que los han vivido y cómo les afecta. La condición humana de las
partes se pone en evidencia en esta fase: las emociones y los sentimientos afloran, a
veces, de manera tumultuosa. Se visualizan así diferentes facetas del conflicto y la
emoción prima sobre la razón. En la medida de lo posible no debe interrumpirse a la parte
que esté haciendo uso de la palabra, pues es su oportunidad de posicionarse frente al otro
de una manera distinta y de lograr un avance en la generación de confianza. El liderazgo
del conciliador se pone a prueba en esta que es, quizá, la fase más libre de la conciliación,
donde el impulso de las partes por el momento que se vive del conflicto, es negar lo dicho
por el otro y agredirlo sea verbalmente o de hecho. El papel del conciliador en esta fase
es, entonces, desarrollar una escucha activa, mantener imperantes las reglas fijadas en la
fase anterior y permitir que cada uno de los involucrados en el conflicto pueda expresarlo
en todo su significado.

Cuando se habla de escuchar activamente se alude a la posibilidad del conciliador de hacer

uso de herramientas como la empatía, el humor, las preguntas, el parafraseo y el
resumen. El conciliador debe estar pendiente de que esta fase "cierre" adecuadamente,
en el sentido de permitir el desahogo de las partes, el afloramiento de los motivos más
íntimos y de las causas más remotas y, la comprensión de cada uno, de la forma en que el
otro dimensiona el conflicto. Con seguridad si todo lo anterior se logra, el florecimiento de
una nueva relación se irá abriendo camino y posibilitará el ingreso a la fase siguiente.

3.2. Ubicarnos: Aquí lo que se pretende básicamente es centrar el problema, poner un

poco de orden, identificar estrictamente los elementos configurantes del conflicto (aunque
no sea éste un asunto sencillo), determinar los temas a solucionar, identificar los que
conciernen a las partes o sólo a una de ellas, visualizar los más sencillos de resolver y hacer
una "lista" en orden de prioridades de los asuntos que se van a negociar, verificar con las
partes esta lista para tratar de avanzar hacia la negociación de los intereses en conflicto.

3.3. Arreglo: Es la fase de la negociación propiamente dicha. Puede aplicarse la teoría

de la negociación por intereses. Es importante destacar cómo los intereses y necesidades
deben quedar identificados claramente porque de lo contrario la negociación no resolvería
adecuadamente el conflicto.

La actitud de competir-cooperar es expresa en esta fase: las partes dejarán en la mesa

sus mejores propuestas para que la salida al conflicto produzca beneficios para todos los
involucrados; la creatividad de las partes se pondrá a prueba para generar ideas valiosas
y, simultáneamente, se producirá un efecto positivo de mejoramiento de la relación.
El conciliador deberá estar atento a las opciones que lleguen a la mesa en forma de lluvia
de ideas, cuidar que todos los intereses tengan discusión, mover a las partes de las
posiciones a los intereses, dirigir el diálogo de manera organizada, de escuchar
activamente, de enfatizar los aspectos positivos que surjan entre las partes en la
negociación y, realizar propuestas de manera subsidiaria, es decir, cuando las partes hayan
agotado las suyas.

3.4-. Acuerdo: Permite organizar todas las ideas surgidas en la fase anterior, evaluar las
propuestas para determinar los pros y los contras y, las implicaciones de su puesta en
marcha.

3.5 Cierre: Todos los intervinientes en el proceso de conciliación deben repasar, una a
una, las ideas ya ordenadas que constituyen el acuerdo para luego empezar a redactarlas.

El acuerdo debe ser específico, equilibrado, realista, claro y simple. En el acuerdo se debe
decir expresamente cuáles son los compromisos que surgen, quién los tiene que
cumplir, cuándo los tiene que cumplir, cómo los tiene que cumplir, dónde los tiene que
cumplir y, hasta cuándo los tiene que cumplir, a efectos de fijar la responsabilidad de cada
una de las partes por el incumplimiento de los acuerdos.

Los puntos sobre los cuales no se logró acuerdo deben, también, quedar expresados y,
si el proceso de conciliación ha sido conducido hacia el mejoramiento de la relación, no se
descarta el que las partes quieran abordarlos en otro momento para intentar resolverlos.

3.6. ACTA: El Conciliador extenderá el acta de conciliación si se logran acuerdos de

manera total o parcial, rigiéndose por las prescripciones legales que fundamentan el mérito
ejecutivo y la cosa juzgada. SUSCRIPCIÓN DEL ACTA: Con objeto de que sea suscrita,
el Conciliador entregará el acta, en primer lugar, a las partes, luego al Conciliador y por
ultimo al Director o Coordinador del Centro de Conciliación.
Si al momento de la suscripción del acta alguna de las partes se niega a firmar, se levantará
constancia de no acuerdo y se informará a las demás que no hubo conciliación.
En caso de que alguna de las partes no sepa firmar, deberá optarse por la figura de la firma
a ruego, caso en el cual habrá de hacerse constar, de manera completa, tal circunstancia.
ENTREGA DE COPIAS: El Conciliador deberá entregar a cada una de las partes una copia
íntegra del acta de conciliación tres (3) días hábiles contados a partir del día siguiente al de
la fecha de la audiencia, una vez esté suscrita por todas ellas y deberá entregar el original
al Centro de Conciliación para efectos de proceder con su registro.

4. SUSPENSION DE LA AUDIENCIA

La audiencia podrá suspenderse temporalmente por acuerdo y aprobación de todas las

partes, caso en el cual deberá indicarse claramente la fecha, hora y lugar de reanudación.
De dicha situación se extenderá constancia, estableciendo claramente las etapas
desarrolladas y si se ha llegado a algún acuerdo.

5. TERMINACIÓN ANORMAL DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

Con la extensión y entrega a las partes de una constancia de los hechos, la audiencia puede
terminar de manera anormal, de acuerdo con las siguientes causas:

7.1. Por retiro intempestivo y voluntario de alguna de las partes, en cualquiera de las
etapas de la audiencia antes de la suscripción del acta
7.2. Porque los conflictos discutidos en la audiencia no corresponden a los enunciados
en la citación y requieren la aplicación de normas especiales que no permiten su
continuación.

8. CASOS EN QUE NO HAY LUGAR A CELEBRACIÓN DE LA AUDIENCIA DE

CONCILIACIÓN

1. No existe ánimo conciliatorio de una o de ambas partes.

2. No hay conflicto entre las partes
3. El conflicto no es jurídico
4. El conflicto o conflictos sometidos a conciliación no pueden serlo por razones legales
5. La audiencia no ha sido programada por la Dirección del Centro de Conciliación.
6. Alguna de las partes, habiendo sido debida y legalmente citada no asiste.
7. Alguna de las partes presentes, está indebidamente representada.
8. Alguna de las partes ha sido suplantada.
9. Una de las partes o todas acuden de manera coaccionada.
10. La conducta de las partes impida la instalación de la audiencia.

9. ARCHIVO DEL ACTA O LA CONSTANCIA.

El Conciliador debe entregar el documento original del acta a la Coordinación del Centro
de Conciliación para que se proceda a su registro, archivo y conservación.