Mi sistema GTD:

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 Recopilación
En nuestro viaje por GTD, el método de
productividad de David Allen, pasaremos por 5 procesos
que deben realizarse de forma independiente, pero que
están todos conectados en un ciclo sin fin: 1. Recopilar las
cosas por hacer. 2. Procesarlas. 3. Organizarlas. 4. Ejecutar
el trabajo que resulte. 5. Revisarlo todo periódicamente.
Como vemos, todo empieza con la Recopilación. Sin
Recopilación no hay nada que Procesar, Organizar, Ejecutar
y Revisar.

¡Empecemos nuestro viaje!

¿Qué hay que recopilar?

Hay que recopilar las cosas que hay que hacer. Pero,
¿qué son las cosas que hay que hacer? Cualquier cosa que
requiera una actuación por nuestra parte, bien sea por
obligación o porque nosotros asumimos esa
responsabilidad. La forma más sencilla de identificar esas
cosas por hacer es pensar en todo aquello que
continuamente ocupa nuestra mente porque hay algo qué
hacer al respecto y todavía no está hecho.

Algunos ejemplos de cosas por hacer son: la

declaración de impuestos, cambiarle las pilas a la batería,
planear las vacaciones, entregar un reporte de ventas,
hacer la mudanza de la casa, formar una empresa, hacer la
compra del super, enviar un correo a un amigo, escribir un
artículo del blog, llevar el coche al taller, aprender a tocar
el piano…
Dentro de “cosas por hacer” entran cosas muy
sencillas y muy complejas, cosas que se pueden hacer en un
minuto, o que pueden llevar meses, cosas que hay que
hacer inmediatamente o que ni siquiera estamos seguros

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de si algún día las haremos, pero en este momento
queremos tenerlas en cuenta.
El identificar y no olvidar todas las cosas que
tenemos y queremos hacer es la base de nuestra
productividad.

¿Cómo recopilar?
Tratar de mantener en la cabeza una lista con todos
esos “pendientes” es una locura, y la causa principal de que
la mayor parte de la humanidad sufra de estrés, no cumpla
a tiempo o, sencillamente, se olvide de sus metas y de hacer
lo que tiene que hacer. Por eso, una buena recopilación gira
en torno a un único concepto: recopilar los pendientes en
un sistema físico que esté fuera de la cabeza.
A continuación describiré mi forma de recopilar,
diferenciando dos contextos: cuando estoy en mi mesa de
trabajo (en casa o en la oficina), y cuando estoy en la calle,
ya que uso diferentes técnicas y herramientas de
recopilación en cada caso.

1. Recopilar en la mesa de trabajo

La mayor parte de la recopilación la realizo en una

bandeja de entrada, tanto en la oficina como en casa.
Cualquier cosa que llega a mis manos y que
representa algo que debo hacer, va a parar a la bandeja.
Casi siempre son papeles, pero muchas veces son objetos,
como pilas descargadas (que me recuerdan que tengo que
cargarlas), tarjetas de presentación para registrar en mi
agenda, cartuchos gastados de la pluma estilográfica (que
me recuerdan que tengo que comprar cartuchos nuevos),
etc.
Si la “cosa” por hacer es simplemente una idea que
me viene a la cabeza, la anoto en una hoja de mi libreta
recopiladora, le pongo la fecha y la echo en la bandeja junto
con todo lo demás. Es algo bastante mecánico.

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 La recopilación es un proceso continuo que puede
suceder, y de hecho sucede, mientras estoy trabajando en
otras cosas. Nunca dejo de hacer lo que estoy haciendo.
Cuando llega algo de lo que me tengo que ocupar,
simplemente pongo un recordatorio en la bandeja de
entrada y me olvido.
El analizar lo que eso significa es parte del
procesamiento, el segundo de los procesos de GTD. Sólo
estoy recopilando para que no se me olviden las cosas.
Dos bandejas de entrada implícitas son las del correo
electrónico y la de mensajes de voz del teléfono móvil. Las
cosas llegan ahí solitas, por lo que la recolección se realiza
automáticamente. No hay mucho qué hacer ni de qué
preocuparse en estos casos.
Otra bandeja de entrada no tan obvias pueden ser la
del lector de feeds, que no representan más que material
que quiero revisar y leer

2. Recopilar en la calle

En la calle utilizo básicamente dos herramientas: la

libreta recopiladora de la que ya hablé, y la grabadora de
notas de voz de mi teléfono. Dependiendo de la situación
en la que me encuentre, uso una u otra. Normalmente
prefiero escribir, pero si voy conduciendo, grabo una nota
de voz. En cualquier caso, siempre incluyo la fecha.
Cuando estoy fuera, no sólo recopilo ideas que me
vienen a la cabeza, también recopilo mis gastos. Este hábito
es parte fundamental de mi sistema de finanzas personales.
A fin de cuentas, las notas con los gastos pueden ser
tratados exactamente igual que cualquier otra cosa por
hacer (en este caso, gastos que tengo que registrar en mi
sistema contable).
Cuando llego a casa o la oficina, saco todas las notas
de mi libreta y las pongo en la bandeja de entrada física. De
nuevo, esto lo hago de forma automática. No me pongo a
procesar o a ejecutar el trabajo que representan,
simplemente saco las hojas, las dejo en la bandeja y me
pongo a hacer lo que tuviera previsto hacer (escribir un
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artículo del blog, ponerme un café o preparar el reporte de
ventas).
Obviamente, las notas de voz se quedan guardadas
en el teléfono, igual que las fotos y los vídeos que haya
podido grabar. El teléfono es la propia bandeja de entrada,
y ahí se quedarán hasta que les llegue el momento de ser
procesados, como veremos más adelante.

Listo para el siguiente paso

Recopilar es un proceso continuo que no requiere

mucho esfuerzo, pero sí un poco de disciplina. La idea
principal con la recopilación es que puedas estar seguro de
que no se te escapa nada. No importa cuándo vayas a
empezar a trabajar en cada cosa, lo importante es que,
llegado el momento, puedas estar seguro de que todo está
ahí.
Con una buena recopilación ya no tienes que estar
continuamente tratando de recordar dónde dejaste aquella
tarjeta de presentación, o qué era lo que tenías que incluir
en el reporte de ventas. O peor aún, pensando que tenías
que hacer algo pero sin recordar el qué.
Ahora bien, puedes estar recopilando todo el día,
pero en algún momento tendrás que revisar lo que hay en
las bandejas de entrada y decidir qué es exactamente lo que
hay que hacer al respecto de cada cosa. Como veremos,
esto ya no es tan sencillo como parece. Es el llamado
procesamiento de las bandejas de entrada, y de ello me
ocuparé en la siguiente entrega de la serie.

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6
 Procesamiento
Recopilar es poner en el buzón de entrada todas las
cosas que tenemos o que queremos hacer, de manera que
no se nos escape nada.
Después de haber recopilado tendrás las distintas
bandejas de entrada llenas de papeles, objetos varios,
notas de voz, fotos digitales y todo lo que se te pueda
ocurrir que representen asuntos pendientes.
Ahora ha llegado el momento de revisar esas
bandejas una a una, y de tomar la decisión de qué es lo que
hay que hacer al respecto de cada cosa que encuentres.
¡Empecemos!

Procesar las cosas de las bandejas no es hacer el

trabajo que representan.
Uno de los errores más comunes de los GTD-ianos
neófitos es pensar que tienen que hacer algo con todo lo
que encuentran en las bandejas en ese preciso momento.
Eso les genera estrés y, en muchos casos, les termina
disuadiendo de implementar el sistema.

En este paso sólo se toman decisiones, no se hacen

las tareas en sí mismas.

Un buen procesamiento debe ser muy fluido, y sólo

requiere pensar rápido y bien.

Las 3 reglas del procesamiento

1. Tomar las cosas de la bandeja una a una. Al procesar

debes tomar cada cosa de la bandeja por orden, de arriba a
abajo.
No es necesario aplicar prioridades o tomar primero
lo más urgente.

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 Una vez que te pongas a procesar todo saldrá de la
bandeja, y habrás decidido qué hacer con todo ello en
cuestión de minutos.
Las prioridades pueden ser un concepto útil cuando
te pongas a ejecutar el trabajo, no en este momento.

2. Lo que sale no vuelve a entrar.

Es muy tentador tomar algo de la bandeja, y al ver
que no puedes decidir fácilmente qué hacer con ello,
devolverlo y tomar otra cosa. Si tomas algo ya no debe
regresar porque corres el riesgo de que ciertas cosas nunca
salgan de la bandeja.
A veces no es fácil tomar una decisión… ¡pero ese es
precisamente tu trabajo!

3. Procesar cada bandeja las veces que sea necesario.

Cada bandeja tiene su ritmo.
Seguramente el correo del trabajo lo procesarás al
menos una vez al día (o puede que más), mientras que las
fotos de tu teléfono móvil pueden quedarse ahí varios días
sin causar mayores problemas. Por tanto, tienes que crear
rutinas que te permitan procesar cada bandeja con la
frecuencia adecuada.
Si se procesan las bandejas al final del día, cuando
salga de casa o de la oficina tendrá toda la información
integrada en su sistema GTD.

¿Qué hacer con cada cosa?

Procesar elementos de la bandeja de entrada

Ahora que tienes todo lo que debes hacer introducido
en el sistema, es hora de decidir qué hacer con cada cosa:

1. No se puede ejecutar:

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 Si un elemento no es accionable, es decir no se puede
ejecutar, o no hay mucho que se pueda hacer con él. Lo que
se puede hacer es:

1.1. Eliminar.-Si no es útil o es una notificación (por

ejemplo, nos avisa de que un usuario ha escrito un
comentario en nuestro blog), podemos simplemente
eliminarlo tras absorber la información que nos
proporciona.

1.2. Algún día.-Si es una acción o un proyecto pero

ahora no queremos hacerlo porque el momento no es el
adecuado, podemos aplazarlo indefinidamente poniéndolo
en la carpeta de "Algún día / Quizás".

Esta última opción no es para cosas que no nos

apetece hacer, sino para aquellos proyectos que por ser
vagamente definidos, o por ambiciosos o por falta de
tiempo, no los podemos llevar a cabo ahora.

1.3. Referencia.-Guardarlo en una "papelera" por si

acaso. Si se trata de información útil que no es accionable
pero queremos conservar, la guardaremos como referencia
en Referencia.

2. Sí se puede accionar:

2.1. Si se puede accionar, pero no es

posible hacerlo de una vez.
Proyecto.-Si un elemento es accionable pero no se
puede hacer de una sola vez, entonces se trata de un
proyecto. "Crear una web", "Comprar una casa" o "Preparar
un viaje" son ejemplos de proyectos, pues todos requieren
múltiples acciones para completarse. Cada proyecto es a su
vez una serie de acciones individuales que deben ser
ejecutadas en un orden concreto.

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 2.2. Se puede accionar, y además puede
hacerse en 2 minutos o menos.
2.2.1 Hazlo.- Si una acción te llevara 2 minutos,
hazla! Este es el principio de los dos minutos. Es uno de los
principios más importantes del sistema GTD, así que presta
atención: si cae en tus manos algo que puede hacerse en
dos minutos o menos, no lo pienses y ¡hazlo! Toma esos
dos minutos y haz el elemento, luego lo borras de la
bandeja de entrada. Si guardas todas esas tareas
minúsculas acabarás teniendo demasiadas qué revisar y
tener que decidir si hacer o no, lo que te tomará más tiempo
que hacerlas desde un primer momento.

2.3 Se puede accionar, pero es mejor

que lo haga otra persona.
2.3.1 Delegar.-Dentro de las opciones disponibles
para una acción individual que tomaría más de 2 minutos,
está la de delegar.

Debes delegar cuando tienes una acción que deba

hacer otra persona, o estás saturado de trabajo. No dudes
en delegar.

Es importante saber cuándo es mejor delegar para que todo

lo que debe hacerse acabe por completarse. No sirve de
nada que tengamos tareas pendientes en nuestra bandeja
para los próximos 3 meses si alguien podría hacerse cargo
de ellas igual de bien o mejor que nosotros.

2.3.2 En espera.-Sin embargo, al delegar es útil crear

una "acción" o elemento en otra carpeta: "En espera". Esto
es para acordarte de que has delegado una tarea que tiene
que hacerse, y por tanto tienes que saber cómo acaba
desarrollándose por parte de la persona a la que se le
delegó.

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 2.4 Se puede accionar, aunque no
necesito hacerlo ahora.
2.4.1 Calendario.-Todas aquellas acciones que
dependan de una fecha concreta, como por ejemplo asistir
a una reunión, deben ser añadidas a un calendario. Creas
una nueva cita y te olvidas de ella hasta que salte un aviso.

Ten en cuenta que no sólo se trata de reuniones y

similares, también puede que tengas que entregar un
artículo para una revista dentro de dos semanas, y sabiendo
que eso te tomará unas 3 horas, decides crear una cita en
tu calendario que tome tres horas para un par de días antes
de la fecha de entrega. Así tienes tiempo de trabajar en
cosas más prioritarias ahora, pero liberas tu mente al no
necesitar acordarte constantemente de escribir ese artículo
tan importante.

Se puede accionar, debo hacerlo yo y tiene que estar

lo antes posible.

2.4.2 Acciones siguientes.-Es aquí donde caerán la

mayoría de elementos: las acciones siguientes.
Es una lista ordenada por fecha o prioridad, según
tus necesidades.

Si tienes la bandeja de entrada vacía, tienes que

estar trabajando en algo. ¿En qué?

Ese es el objetivo fundamental del sistema Getting

Things Done, indicarte en todo momento cuál es la
siguiente acción a realizar.

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12
 Organización (I)
El procesamiento va siempre de la mano de la
organización. Cuando procesamos un elemento de la bandeja
de entrada debemos organizarlo inmediatamente, es decir,
integrarlo al sistema de productividad.
Dependiendo de la decisión que hayamos tomado,
utilizaremos unas herramientas u otras.

Veamos cómo hacerlo.

Organizar material de referencia

Si decidimos que algo debe ser guardado, hay que
guardarlo en ese mismo momento. No hacerlo es correr el
riesgo de que se quede ahí para toda la eternidad y, por
supuesto, que no lo encuentres cuando lo necesites.
Es muy importante tener sistemas de archivo sencillos
y muy rápidos de utilizar.

En mi caso, tengo dos sistemas:

1. En el ordenador. La mayor parte del tiempo uso el ordenador

para trabajar, así que tengo un sistema de carpetas diseñado
para dar cabida a todo el material electrónico que me llega.
Las cosas que organizo en el ordenador incluyen
archivos adjuntos en correos electrónicos, manuales de
aparatos, reportes, resguardos de operaciones por internet,
etcétera.

Siempre que se pueda debemos procurar mantener las

cosas en formato electrónico, en lugar de en papel. Ocupan
menos espacio y es más rápido que buscar cosas.
En una carpeta del ordenador llamada “Mi Referencia”
se tienen subcarpetas por cada empleo que se ha tenido, así
como una subcarpeta para archivos personales, otra para la
documentación general de referencia (manuales, libros,
cursos, etc.), y varias para los distintos proyectos no
profesionales que son lo suficientemente complejos como para
13
tener su propia subcarpeta. Dentro de ellas no hay muchas
subdivisiones. Es preferible utilizar una herramienta de
búsqueda (como Windows Search) que se encarga de
encontrar lo que necesito en cada momento.

2. En archivadores físicos tipo A-Z para lo que tengo que

guardar en papel obligatoriamente. Tengo dos, uno en la
oficina, y uno pequeño, portátil, en casa.
La organización es idéntica en los dos casos. Funciona
muy bien el sistema de carpetas colgantes, cada una con una
carpeta manila en su interior. Cuando quiero guardar algo, lo
pongo en una carpeta manila vacía, luego creo dos etiquetas
iguales con el asunto (por ejemplo, “Coche”), y las pego en la
carpeta. Finalmente, pongo la carpeta manila dentro de la
carpeta colgante, y la guardo en el archivador por orden
alfabético de asunto.

Para que el sistema sea eficiente es importante no

intentar utilizar categorías para clasificar las carpetas, ya que
tarde o temprano dejarán de ser adecuadas y te obligarán a
reclasificar una y otra vez. Cada carpeta debe contener
material relativo a un único asunto, el cual debe ser bien
visible en la pestaña de la carpeta colgante.

Registrar recordatorios con fecha

Si lo que se tiene que recordar tiene una fecha fija,
como una cita, una reunión o el comienzo de una feria,
entonces lo anoto directamente en el calendario. En realidad
sirve cualquiera, siempre que sea fácil de actualizar y
consultar.

En el calendario Solo van recordatorios con fecha fija,

no las buenas intenciones. Está completamente prohibido
utilizar el calendario para programar el trabajo. Es decir, no
debemos anotar lo que queremos hacer cada día, sino lo que
tenemos que hacer. Programar el trabajo es la causa principal
de que fallen la mayoría de los sistemas de productividad.
Normalmente los imprevistos echan por tierra cualquier
intento de programación, así que no programes.

14
 El calendario debe mostrar de un vistazo los
compromisos fijos. Si el calendario tiene demasiada
información pierde efectividad. Algunos recordatorios, como
los aniversarios y los cumpleaños, prefiero llevarlos en listas,
no en el calendario.

Utilizar listas y revisarlas periódicamente es

fundamental en GTD. En mi sistema GTD portátil tengo una
lista separada para los aniversarios y cumpleaños, que reviso
periódicamente para saber a quién tengo que felicitar. Sólo si
implica algún tipo de preparación, como comprar un regalo, lo
anoto en el calendario con la suficiente antelación.
David Allen propone además un sistema de 43 carpetas para
organizar los recordatorios, especialmente si trabajas mucho
con papel. En su lugar, se puede utilizar un calendario
electrónico y listas en el ordenador.

Registrar las tareas delegadas

Cualquier cosa que no vayas a hacer tú, pero que tiene
que ser hecha, tienes que delegarla en alguien. Al delegarla
tienes que tener una forma de llevar la cuenta de qué has
delegado, cuándo, quién lo hará y, en su caso, para cuándo
tiene que estar listo. Llevar este control es la única forma de
poder hacer revisiones de lo que está pendiente, y pedir
cuentas a las personas en que delegaste las tareas.
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David Allen la llame la lista “A la espera”. Es decir, la lista de
cosas que estás esperando que hagan otras personas.
La forma en que se lleva esta lista no es importante, siempre
que se revise y se mantenga actualizada. Muchos tienen una
lista de aniversarios y cumpleaños, y además otra lista de
cosas a la espera. Ahí es donde se anota todo lo que se delega,
esta es la forma de que nunca se olvide algo.

Cada una de estas tareas puede empezar por el nombre

de la persona que tiene que hacerlo, seguido de una
descripción breve de lo que espero recibir, y la fecha en que lo
delegué. Si el día 5 de octubre se le encargó a Pedro que
comprara el nuevo libro de productividad de Berto Pena, se
anotaría algo así: “Pedro – Libro de productividad de Berto
Pena – 5 Oct”

En la lista de “A la espera” no sólo debes anotar lo que

delegas expresamente, sino lo que está delegado de forma
implícita. No necesitamos muchas cosas para organizarnos: un
archivador, un calendario y listas.
El método GTD no te dice con qué herramienta debes
trabajar (eso debes decidirlo tú), sino cómo trabajar con las
listas.

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 Organización (II)
Para el trabajo que tenemos que hacer nosotros
mismos sólo hay dos opciones:

1) Si estimamos que nos llevará menos de 2 minutos, lo

hacemos inmediatamente y nos olvidamos del asunto.

2) Si nos va a llevar más tiempo, lo diferimos para hacerlo lo

antes posible.

Pero, ¿cómo organizamos el trabajo diferido? De eso

nos vamos a ocupar ahora.

Acciones y proyectos
En la terminología GTD se habla de acciones cuando lo
que hay que hacer es una tarea simple, y de proyectos si lo que
hay que hacer involucra dos o más tareas simples. Puede
parecer un poco exagerado, pero en realidad es una definición
muy práctica, como veremos después.

Lo primero que tienes que hacer antes de organizar

algo para diferirlo es responder a la pregunta:

¿El trabajo se puede llevar a cabo mediante una tarea simple

o necesitaré crear un proyecto?

O dicho de otro modo:

¿Tengo todo lo que necesito para hacerlo o hay otras cosas que
debo hacer primero?

Una de las partes que resultan más complicadas para

llegar a dominar GTD es saber hacer una correcta distinción
entre acciones y proyectos. Una vez realizada la clasificación
es muy fácil organizar el trabajo.

Pero diferenciarlos no siempre resulta fácil.

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 Supongamos que tienes que cambiar una bombilla
fundida de la habitación. A priori parece algo simple, así que
decides que se trata de una acción. Pero enseguida te das
cuenta de que no tienes bombillas de repuesto, y que ni
siquiera sabes de qué potencia debe ser. Así que, lo que
parecía una tarea simple en realidad no es tan simple, sino un
mini-proyecto compuesto de varias acciones: “Averiguar la
potencia de la bombilla”, “Comprar una bombilla de repuesto”
y “Cambiar la bombilla”.

Si hubieras registrado simplemente “Cambiar bombilla

de la habitación” en tu lista de tareas, probablemente te
hubiera costado mucho tiempo hacerlo. Cada vez que vieras
esa tarea en la lista te darías cuenta de que no tienes la
información ni los elementos necesarios para llevarla a cabo,
así que te la saltarías e irías a la siguiente tarea que sí pudieras
hacer. Y así una y otra vez, quién sabe por cuánto tiempo
(quizá para siempre).
Como ves, una de las claves de GTD es definir
correctamente las tareas como acciones concretas y físicas
que puedas llevar a cabo de manera directa.
En mi caso, para ayudarme a la hora de definir
proyectos y acciones aplico los siguientes tres pasos:

1. Empiezo definiendo el objetivo que quiero conseguir,

asumiendo que es un proyecto. Por ejemplo, “Bombilla de la
habitación cambiada” Fíjese que se empieza con un
sustantivo, no un verbo.

2. Analizo las posibles acciones que tendré que llevar a cabo

para conseguir el objetivo, definidas como verbos. Por
ejemplo: “averiguar la potencia”, “comprar un repuesto”,
“cambiar la bombilla” (todas las acciones son verbos).

3. Si no consigo desglosar el supuesto proyecto en acciones,

entonces muy probablemente se trata de una tarea simple. Si
ya sé que la bombilla es de 100W y tengo bombillas de
repuesto, entonces reformulo el proyecto y lo convierto en
tarea así: “Cambiar la bombilla de la habitación”.

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 Al principio, estos tres pasos se harán por escrito la
mayoría de las veces, pero con el tiempo se terminará
haciéndolo mentalmente y en cuestión de segundos.
Como todo, la práctica es la que ayuda a dominar la
técnica.

Organizar los proyectos

Los proyectos representan simplemente los frentes

abiertos que tienes en un momento dado. En realidad, los
proyectos no son trabajo por hacer. El verdadero trabajo está
representado por las acciones que forman esos proyectos.
Aún así, es necesario mantener una lista de esos frentes
abiertos para tener una visión general de nuestro trabajo.
Y en GTD a esa lista se la llama, sorprendentemente:
“Proyectos”.
Veremos cómo manejar esta lista para asegurarnos de
que todos los proyectos tienen tareas definidas y avanzan
adecuadamente.

Organizar las acciones

Las acciones representan el trabajo real que tenemos que

hacer: comprar, revisar, llamar por teléfono, enviar un correo, lavar,
escribir un artículo, etc.
Podríamos mantener todas las tareas en una sola lista llamada
“Tareas” (de hecho, eso es lo que hacemos normalmente cuando no

19
tenemos un método), pero David Allen descubrió que la forma más
eficiente para organizar las tareas es utilizar contextos.

No tiene sentido que tengas juntas las cosas que sólo

puedes hacer en la oficina, con las que sólo puedas hacer en
casa, con las que sólo puedes hacer cuando andas en la calle…
Es muy ineficiente, y complica muchísimo las cosas, el
tener que buscar en una lista larguísima donde tienes todo
mezclado. Por eso, en GTD se alienta el uso de diferentes listas
de tareas, una por cada contexto. Por ejemplo: “@Casa”,
“@Oficina”, “@Recados”, etc. (El signo de arroba delante del
nombre del contexto significa “at”, o “en” en inglés, y se usa
mucho en GTD.)

Cada uno de nosotros debemos definir qué contextos se

adaptan mejor a nuestras actividades, y crear las listas
correspondientes. Los anteriores son contextos muy comunes,
pero mucha gente tiene además otros contextos específicos
para la escuela (“@Escuela”), para cuando tiene un teléfono a
mano (“@Teléfono”), etc. Una vez definidos los contextos que
más te convengan, simplemente debes añadir cada tarea a la
lista adecuada. Así, cuando te encuentres en un contexto
determinado sólo tendrás que revisar la lista de ese contexto
y decidir qué hacer a continuación (lo veremos en el artículo
dedicado a la ejecución del trabajo).

La lista “Algún día/Quizá”

Pero, ¿qué pasa con los proyectos que quieres hacer y
no tienes tiempo en este momento, o simplemente no estás
seguro de si vas a querer hacerlos alguna vez? En esta
categoría caen cosas como aprender a tocar el piano, obtener
una certificación profesional, hacer un viaje a China, o pintar
de rojo el salón de tu casa. Son cosas que no quieres que
caigan en el olvido, pero ahora no tienes tiempo o ganas de
trabajar en ellas.
Para este tipo de cosas se utiliza una lista llamada
“Algún día/Quizá”.
Como la lista de “Proyectos”, esta lista no representa
trabajo por hacer, es sólo una forma de aparcar

20
temporalmente nuestras ideas e inquietudes a la espera de un
momento adecuado para trabajar en ellas.
Mover proyectos de la lista “Proyectos” a “Algún
día/Quizá” es todo un arte, y dominarlo es uno de los secretos
para reducir el estrés diario.
Como veremos en otro artículo de la serie, la lista
“Algún día/Quizá” deberá ser revisada con la frecuencia
adecuada, de modo que podamos “despertar” estos proyectos
dormidos llegado el momento, transfiriéndolos a la lista de
“Proyectos”.

Conclusión
Si te das cuenta, para organizar el trabajo sólo hemos
utilizado listas: una para los proyectos o frentes abiertos,
varias listas contextuales para las acciones siguientes que
tenemos que ejecutar, y una más para aparcar futuros
proyectos e ideas interesantes. De todas ellas, sólo las listas
contextuales representan trabajo real por hacer.
Veremos cómo manejar estas listas para llevar a cabo
el trabajo, y descubriremos las ventajas de haber separado
correctamente los proyectos de las tareas, y de haber
clasificado las tareas según sus contextos.
¿Haces algún tipo de organización para tus proyectos y
tareas? ¿Alguna vez has utilizado los contextos?

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22
 Ejecución
Por fin ha llegado la hora de la verdad. Hasta ahora
hemos recolectado las cosas pendientes, las hemos procesado
para averiguar qué es lo que significan realmente para
nosotros, y las hemos organizado en un sistema confiable en
forma de listas de proyectos y siguientes acciones. Pero todo
ese esfuerzo no sirve para nada si no completamos el círculo y
ejecutamos realmente el trabajo, que en definitiva es para lo
que estamos usando GTD.
Vamos a echar un vistazo a cómo es un día de trabajo
típico usando GTD.
Pero antes veamos un par de criterios que David Allen
sugiere utilizar en lugar de un sistema de prioridades
tradicional, y por qué hacerlo.

Cómo elegir el trabajo a realizar

Todo el trabajo está representado por tareas en las
listas de siguientes acciones, divididas por contextos. Para
decidir qué hacer en este momento no debemos mirar ni la
lista de proyectos, ni la lista de “algún día/quizá”; sólo las
listas de siguientes acciones y, quizá, la lista de tareas “a la
espera”.
En los métodos de productividad tradicionales es muy
común establecer prioridades para cada tarea, e ir
seleccionando cada una por orden: primero las más
prioritarias, luego las menos. Sin embargo, esta forma de
trabajar tiene algunos problemas.
En primer lugar, la asignación de prioridades es algo
bastante subjetivo, y lo que unas veces parece prioritario
puede dejar de serlo en otras circunstancias. Además, es muy
fácil confundir lo prioritario con lo urgente, lo que hace aún
más difícil establecer una escala de prioridades realmente
objetiva que permanezca constante en el tiempo. Para
empeorar las cosas, no siempre estamos en la situación más
adecuada para afrontar ciertas tareas, por falta de medios o de
la energía necesaria.

23
 Entonces, ¿cómo elegir el trabajo a realizar en cada
momento? Debemos partir de un hecho claro: si hemos
realizado una buena recopilación, procesamiento y
organización del trabajo, no importa lo urgente o “prioritario”
de cada una de las tareas de nuestras listas: todas ellas deben
hacerse lo antes posible, sin excepción.
Y la forma más eficiente de hacerlo es teniendo en
cuenta dos criterios:

1. El contexto de trabajo. No tiene sentido obsesionarnos con

una llamada telefónica importantísima que tenemos que
hacer, si en este momento no tenemos un teléfono disponible.
Igualmente, si te encuentras revisando tu correo electrónico
resulta estúpido dejar de autorizar una compra (que te lleva
menos de 1 minuto), sólo porque el informe de tu jefe es más
prioritario.
Hemos hecho una división de las “siguientes acciones”
teniendo en cuenta los contextos. De esa forma podemos tener
rápidamente a la mano una lista de todo el trabajo que
tenemos que hacer según el entorno o en que nos
encontremos.

2. Nuestro nivel de energía. No siempre tenemos la misma

energía para hacer ciertas cosas. Por ejemplo, al final del día
solemos estar más cansados. Quizá no sea una buena idea
trabajar en la planeación de un nuevo proyecto, que requiere
mucha concentración y capacidad creativa.
En lugar de ello, es más inteligente ocupar esos
momentos de baja energía en hacer tareas rutinarias,
repetitivas y que requieran poca concentración, como archivar
documentos, hacer llamadas telefónicas rápidas, o leer un
artículo de un blog que te interesó.

Un día de trabajo usando GTD

Ahora sí, con estos dos criterios presentes, veamos cómo es
uno de mis días de trabajo usando GTD:

La primera actividad siempre es revisar las bandejas de

entrada (principalmente el correo electrónico y los mensajes

24
de voz), para procesar todas las nuevas tareas y organizar el
trabajo que resulte.
La idea es tener un conjunto de listas actualizado,
incluido lo que haya podido surgir desde el día anterior, como
notas de voz o correos de mis compañeros, antes de decidir
por dónde empezar.
Inmediatamente después es hora de echar un vistazo a
la lista de tareas “a la espera” y enviar los recordatorios
necesarios, dependiendo de la urgencia y la antigüedad de
cada elemento en la lista. Esta es una forma de asegurar que
el trabajo delegado no caiga en el olvido, y que los
responsables sientan la “presión” necesaria para que terminen
el trabajo lo antes posible.
Con el trabajo organizado, empiezo a moverme.
Teniendo en cuenta mi nivel de energía y el contexto en que
me encuentro, tomo las listas de siguientes acciones y dedico
un bloque de tiempo de entre 1 y 2 horas a trabajar en una o
varias tareas relacionadas con los proyectos que son más
importantes para mi. Por ejemplo, planear los recursos de un
nuevo proyecto, preparar una auditoría interna, instalar y
configurar un nuevo sistema, o escribir el manual para un
curso de formación.

En este punto no hay recetas. Cada uno, teniendo en

cuenta sus objetivos profesionales y personales, es el único
responsable de decidir qué tiene que atacar primero en cada
momento. Quizá sea ahora cuando el concepto de urgencia
pueda influir un poco más. Pero si se hace bien, tendremos que
realizar todo el trabajo que está recogido en las listas
contextuales en un período de tiempo razonable.

En general, suelo crear 2-3 bloques de trabajo “pesado”

a lo largo del día, en los que hago avanzar mis proyectos
importantes, y otros 2-3 bloques de trabajo menos pesado, en
los que resuelvo temas urgentes que son rápidos de resolver,
y hago tareas rutinarias de baja intensidad, como hacer
llamadas, archivar, etc.
Entre un bloque de trabajo y otro me tomo pequeños
descansos de 5 minutos para recuperar fuerzas. Por ejemplo,
charlando con un compañero en la máquina de café, dando un
pequeño estirón fuera de la oficina, o leyendo un artículo de
25
mis blogs preferidos. Además de descansar, estas pausas
sirven como pequeños premios que me doy por el trabajo bien
hecho.

Cuando inicio un bloque de trabajo pesado elimino

todas las distracciones, como el correo electrónico e Internet.
Es más, si llega un compañero y me obliga a interrumpir lo que
estoy haciendo, lo atiendo rápidamente, tomo nota de lo que
quiere, lo pongo en la bandeja de entrada y continúo con lo
que estaba haciendo. En ningún caso dejo de hacer lo que
estoy haciendo hasta terminar lo que me había propuesto para
ese bloque de trabajo.

Al final de la jornada procuro reservar uno de los

bloques de trabajo de baja intensidad para hacer una revisión
rápida de todo el sistema GTD. En esa revisión proceso lo que
haya aparecido nuevo en las bandejas de entrada durante el
día (incluido el correo electrónico), depuro las listas de
siguientes acciones (eliminando el trabajo ya completado), y
le doy otro repaso a la lista de tareas a la espera. De esa forma
puedo “cerrar el kiosko” con la tranquilidad de que todo está
bajo control.

Por supuesto, hay mucho más que decir con respecto a

la ejecución del trabajo, pero espero que esto te haya servido
para captar la idea general, y empezar a aplicar los principios
fundamentales que descansan detrás de una buena gestión del
trabajo.
Veremos un aspecto muy importante del trabajo al que
se le suele prestar poca atención, y que a mi juicio es una de
las grandes aportaciones de GTD: la gestión creativa de
proyectos.
Dado que la mayor parte del trabajo está formado por
pequeño y grandes proyectos, saber gestionarlos de forma
adecuada resultará de gran ayuda.

26
 Gestión de proyectos
David Allen propone una estrategia para la gestión
creativa de proyectos que muchas veces es ignorada por los
aprendices de GTD por considerarla superficial. En realidad se
trata de una herramienta muy poderosa que nos permite
“atar” perfectamente cualquier cabo suelto, especialmente las
maromas de los grandes proyectos que a veces tenemos que
afrontar. Pero, ¿en qué consiste esta forma de gestionar
proyectos?

Las 2 verdades sobre los proyectos

Antes de seguir, veamos 2 grandes verdades sobre los
proyectos que a lo mejor te hacen abrir los ojos:

Verdad #1. La mayor parte del trabajo no está formado por

tareas simples, sino por proyectos. Aunque no lo parezca, la
mayor parte del trabajo que hagas serán proyectos, al menos
según la definición de proyecto de GTD. De forma consciente o
inconsciente, siempre estás gestionando proyectos, desde
cambiar una bombilla (como veíamos en el artículo anterior de
la serie), hasta organizar una boda. Casi todo son proyectos.

Verdad #2. Para gestionar el 99% de los proyectos no

necesitas herramientas especiales (ni siquiera para muchos de
los considerados grandes proyectos). Bastará papel, lápiz y…

El modelo de planificación natural

Para planificar un proyecto adecuadamente debes
utilizar los 5 pasos que sigue la mente de forma natural para
afrontar cualquier problema:

1. Definir el propósito del proyecto (qué queremos conseguir);

2. Visualizar el resultado (cómo queremos que sea el producto
final);

27
3. Generar una lluvia de ideas (qué tareas y recursos
necesitaremos);
4. Organizar las tareas y los recursos (para asegurar la
consecución del objetivo) y;
5. Identificar las acciones siguientes según se vayan
completando las anteriores.

Por muy lógico que parezca a primera vista,

constantemente nos empeñamos en trabajar justo al
contrario, empezando a identificar las acciones mucho antes
de definir el resultado, visualizarlo, generar ideas y
organizarlas. Es lo que se llama planificación reactiva, porque
se utiliza cuando ya tienes los problemas encima, y lejos de ser
la excepción, se ha convertido en el estándar de muchas
personas.

Cómo planificar un proyecto en la práctica

Los proyectos pequeños resultan bastante sencillos de
gestionar. Como ya vimos cuando hablaba de la ejecución del
trabajo, un proyecto no es más que un conjunto de dos o más
acciones físicas que hay que llevar a cabo.
Cuando un proyecto tiene un número manejable de
acciones bien definidas, basta con mantener una lista de las
acciones de forma que sea fácil revisarlas, eliminar las que ya
están completadas, y añadir otras nuevas si fuera necesario.
(Afortunadamente, la mayoría de los proyectos que
afrontamos diariamente son de este tipo.)

Cuando el proyecto ya tiene cierta complejidad,

entonces hay que aplicar el modelo natural.
En primer lugar es necesario definir el objetivo y el
resultado. En mi caso dedico una sesión de trabajo a poner por
escrito lo más detalladamente posible qué es lo que quiero
conseguir, por qué, y qué criterios debo usar para considerar
el proyecto terminado (para lo que uso mi libreta ecológica
tamaño A4/carta). Por ejemplo, si estoy diseñando un curso
pongo por escrito los contenidos a impartir, a quién va a ir
dirigido, por qué es necesario el curso y cuáles son los factores

28
de éxito (número de personas capacitadas, tiempos, costos
máximos, etc.)
Con el qué y el porqué claros, es hora de empezar con
el cómo. Y una de las formas más efectivas es utilizar la lluvia
de ideas junto con los mapas mentales (los mapas mentales
merecen su propio artículo). Se trata de liberar la mente y
anotar cualquier idea relacionada con el proyecto, por loca o
absurda que parezca. Después nos encargaremos de
ordenarlas, pulirlas, desarrollarlas y descartar aquellas que no
sean aplicables.
El objetivo en esta fase es crear un plan, con acciones,
tiempos y responsables, para llevar a cabo el proyecto.
Salvo para proyectos realmente grandes, mis planes
están compuestos por simples listas de siguientes acciones,
aunque eso sí, listas que pueden ser muy largas. Si alguna
actividad no está clara todavía o puede ser compleja, en su
lugar coloco un subproyecto.
Al final, el truco está en que las acciones y subproyectos
aparezcan en las listas en el orden en que deben ser
ejecutados, junto a los responsables de cada uno de ellos y, en
su caso, las fechas límites.
El último paso consiste en empezar a ejecutar el trabajo
de la lista, de arriba a abajo. Es la parte más fácil y mecánica
de la gestión del proyecto. Pero para llegar a ello, hemos
tenido que pasar primero por los 4 pasos anteriores.

Conclusiones
La gestión de la mayoría de los proyectos no necesita
de pompa y boato. Unos minutos de pensamiento creativo
utilizando el modelo de planificación natural, y una lista, es lo
único que necesitarás para tener todo bajo control. Sólo en
proyectos realmente grandes (menos del 1%, si es que alguna
vez llegas a enfrentarte a uno de ellos), necesitarás técnicas y
herramientas especiales para gestión de proyectos.

29
30
 Revisión
Hasta ahora hemos visto cómo recopilar, procesar,
organizar y ejecutar el trabajo. Parecería que ya no hay mucho
más que hacer, que ya tenemos todas las herramientas que
necesitamos para ser productivos. ¡Craso error! Precisamente
creer que ahí termina todo es el problema de otros métodos de
productividad personal.
Uno de los puntos fundamentales de GTD y, no voy a
negarlo, también una de las cosas que más disciplina requiere,
es la revisión permanente de todo el sistema.
Una revisión frecuente y adecuada permite renovar el
sistema, pulirlo, refrescarlo, dejarlo listo para seguir
trabajando con él un día más.
Adquirir el hábito de la revisión es la última pieza del
rompecabezas. Pero, ¿qué revisar y cada cuánto tiempo?

Por qué revisar

Si no hacemos “limpieza” de las listas llegará un
momento en que ya no estaremos seguros de si lo que aparece
en ellas es trabajo real pendiente de hacer o trabajo ya
terminado.
Si se nos olvida “mover” siguientes acciones de un
proyecto a la lista contextual correspondiente, es muy posible
que se nos olvide realizar el trabajo.
Si no borramos los proyectos terminados y añadimos
nuevos proyectos de la lista “Algún día/Quizá”, no
progresaremos en nuestros objetivos.
En resumen, si no revisamos nuestro sistema
regularmente, empezará a descontrolarse bajo una especie de
entropía. Empezará a ser poco fiable y, más temprano que
tarde, dejaremos de utilizarlo.
Por tanto, revisar el sistema nos permite tener en todo
momento una “fotografía” exacta de los compromisos, los
objetivos y el trabajo que tenemos por delante.

Qué hay que revisar

31
 Básicamente tenemos que revisar dos cosas: las listas
y el calendario.
Siguientes acciones.-Las listas, especialmente las de
siguientes acciones, cambian constantemente. Lo ideal sería
poder eliminar las acciones en el momento que se completan,
y añadir nuevas en tiempo real. Pero la realidad es que la
actividad diaria casi nunca nos permite realizar este trabajo
sobre la marcha, y en muchas ocasiones es casi
contraproducente desde un punto de vista productivo. Por eso,
es necesario fijar ciertos momentos para revisar y depurar las
listas, eliminando aquellas acciones que ya están completadas,
y añadiendo nuevas acciones para hacer avanzar los distintos
proyectos.

Proyectos.-La lista de proyectos cambian mucho más

despacio, pero en algún momento tendremos que revisarla
para eliminar los proyectos que ya han sido terminados, y
pasar nuevos proyectos de la lista “Algún día/Quizá” a la lista
de proyectos vivos.

Calendario.-El calendario también cambia, quizá a

mayor velocidad que la lista de proyectos, aunque no tan
rápidamente como las listas de siguientes acciones. Hay que
eliminar los compromisos cubiertos, y quizá reprogramar
algunos que han cambiado de fecha.
Como podemos ver, son varias las cosas que tenemos que
revisar, cada una con un ritmo de cambios distinto, por lo que
habrá que decidir cuándo y cómo revisar cada una de ellas.

Cómo revisar
David Allen hace mucho hincapié en la revisión
semanal, donde teóricamente deberíamos revisar todos y cada
uno de los elementos de nuestro sistema de productividad. Soy
más partidario de realizar pequeñas revisiones diarias, y una
revisión semanal global, lo que permite hacer más fácil y
rápido el mantenimiento de las listas. Para que te hagas una
idea de cómo realizar una revisión, te cuento a continuación lo
que yo hago cada día al final de la jornada:

32
1. Recopilo, proceso y organizo. Para estar seguro de que mi
sistema es esa “fotografía” fiel de mis obligaciones, primero
recopilo todo lo que me pueda quedar pendiente, como
tarjetas de visita, notas de reuniones, tickets de compras, etc.
Luego procuro dejar mis bandejas de entrada limpias,
incluído el correo electrónico y las notas de voz de mi teléfono
móvil, procesando y organizando lo que resulte.
Como hago esto todos los días, generalmente no me
lleva más de 5 minutos.

2. Actualizo las listas de siguientes acciones. Una vez estoy

seguro de que todo está organizado en mis listas, procedo a
repasarlas una a una para eliminar todas las acciones que ya
fueron completadas a lo largo del día.
Luego repaso la lista de proyectos, y me aseguro de que
cada proyecto tiene al menos una siguiente acción definida en
alguna de las listas contextuales.
Es la forma de asegurarme de que todos los proyectos
seguirán avanzando mañana.

3. Reviso el calendario. Antes de irme compruebo cuáles serán

mis compromisos del día siguiente, por si tengo que preparar
algo de antemano, o para confirmar reuniones o citas.

4. Selecciono las tareas más importantes (TMIs). Básicamente

consiste en seleccionar 2-4 siguientes acciones de las listas
contextuales que me obligaré a completar el día siguiente.
Selecciono estas tareas teniendo en cuenta su urgencia y los
objetivos que quiero alcanzar a corto y medio plazo. (Este es
el único mecanismo de priorización que utilizo para ejecutar el
trabajo.)
Además de las actividades anteriores, que hago todos
los días, una vez a la semana (generalmente los viernes)
realizo además otras tareas destinadas a pulir la lista de
proyectos y la planificación a medio plazo:

5. Actualizo la lista de proyectos. Después de una semana de

trabajo es posible que algunos proyectos ya estén terminados,
así que los elimino de la lista. Y dado que la lista empieza a
disminuir de tamaño, quizá sea el momento de “activar”
nuevos proyectos, por lo que reviso la lista “Algún día/Quizá”
33
para ver qué es lo que voy a mover a la lista de proyectos. (En
la revisión semanal, este paso es el segundo, entre la
recopilación y la actualización de las listas de siguientes
acciones.)

6. Actualizo el calendario. Elimino todos los compromisos

completados de la semana, reprogramo para la siguiente
semana lo que haya quedado pendiente, y reviso lo que voy a
tener que hacer la próxima semana por si hay que preparar
algo por adelantado. (Este paso es, en realidad, un paso 3
ampliado, así que los llevo a cabo al mismo tiempo.)

7. Hago una lluvia de ideas. Por último, me tomo unos minutos

para pensar en todas las cosas que andan por mi cabeza y las
vuelco a un papel. Trato de realizar una lluvia de ideas,
anotando todo lo que se me viene a la cabeza, por muy absurdo
que parezca. Es el momento de ser creativos, sacando a la luz
ideas locas, proyectos que siempre hemos querido llevar a
cabo, o asuntos que nos preocupan.
Una vez terminada la lluvia de ideas, lo paso todo al
sistema, ya sea como Proyectos, “Algún día/Quizá” (hacer un
viaje a Australia), próximas acciones (se me olvidó recoger el
traje del tinte) o compromisos (el viernes voy a ir a la Feria del
Libro).

Conclusión
Tomarte el tiempo para hacer una pequeña revisión
diaria, y una revisión completa una vez a la semana, es la
diferencia entre ser productivo y trabajar sin ver avanzar tus
proyectos. Si adquieres el hábito de la revisión GTD diaria,
hacer una revisión semanal completa no debería llevarte más
de 30 minutos.
Así que no hay excusa para dejar que tu sistema se
descontrole y, por ende, no sirva para nada.

34
 Técnicas adicionales
Para terminar con broche de oro, profundizaremos en
algunas técnicas adicionales que muchos GTD-ianos
utilizamos frecuentemente al implementar el método. Algunas
son simplemente ideas geniales que he conocido por otros
“productivos”. En fin, espero que os resulten tan útiles e
interesantes como a mí.

Las tareas más importantes

Cada tarde, como parte de mi revisión diaria, busco las
siguientes acciones relacionadas con mis proyectos más
importantes, aquellos que quiero hacer avanzar en primer
lugar porque están relacionados a su vez con mis objetivos
clave.
Además, identifico las siguientes acciones que son
urgentes (por ejemplo, una llamada telefónica que me
comprometí a hacer). De entre todas selecciono finalmente las
2-3 tareas más importantes (TMIs), las que debo hacer sin
falta al día siguiente.
En realidad, el número exacto no es tan importante.
Hay días en que sólo tengo 2 de ellas, y otras 4 o incluso 5,
dependiendo de los frentes que tenga abiertos.
La clave es organizarme de modo que estas tareas
salgan lo antes posible a lo largo del día (generalmente una a
primera hora, otra a lo largo de la mañana, y la última a
primera hora de la tarde).
La idea que se esconde detrás de ello es que si dejamos
que las tareas rutinarias vayan ocupando el tiempo, al final nos
podemos encontrar con que no tenemos tiempo para lo
realmente importante.

Las bandejas “en curso” y “leer/revisar”

Hemos hablado mucho de la bandeja de entrada física,
pero en realidad tengo tres bandejas físicas: una para todo lo
relacionado con el trabajo en curso, y otra para el material que

35
tengo pendiente de leer o revisar, como revistas o informes
técnicos.
La bandeja de trabajo en curso tiene una carpeta
manila por cada proyecto en que estoy trabajando en este
momento. No es muy práctico tener que guardar y sacar las
carpetas del archivo de referencia todo el tiempo, así que las
mantengo en su propia bandeja, accesible simplemente con
alargar el brazo. Sólo cuando cierro un proyecto
definitivamente paso la carpeta al archivo de referencia.
La bandeja “leer/revisar” no es más que una especie de
lista contextual, que representa lo que tengo que hacer cuando
estoy en el modo “lectura”.
En lugar de crear un contexto en mi sistema GTD, y
escribir cada nueva revista, informe o documento que tengo
que leer, lo pongo en la bandeja. La propia bandeja es la lista
contextual. Así, cuando tengo un rato para leer, o si voy a
salir y preveo que tendré algún tiempo “muerto” (en el metro,
en el dentista, etc.), puedo tomar algo de la bandeja y
llevármelo.

Las bandejas portátiles

Es relativamente común que cuando estoy de viaje, o
simplemente ando fuera de la oficina o de casa, me encuentre
con algún papel que tengo que procesar, como mapas
turísticos, recibos de compras, notas rápidas, etc. ¿Qué hacer
si no tenemos la bandeja de entrada con nosotros? Bueno, en
mi caso tengo una bandeja de entrada portátil.
Mi bandeja de entrada portátil no es más que un sobre
manila un poco más resistente y grande que los de tamaño A4
o carta. Lo llevo siempre en mi mochila, en la sección para
documentos, y voy echando en ella cualquier cosa que debo
procesar después.
Cuando llego a casa o a la oficina, vuelco el contenido
en la bandeja física y, en su momento, lo proceso.
Además de la bandeja de entrada portátil también
tengo una “bandeja” de documentos en tránsito, un sobre de
plástico transparente con cierre hermético donde transporto
temporalmente los documentos que tengo que sacar de mi

36
archivo de referencia, por ejemplo, cuando tengo que hacer
una fotocopia, o presentarlo para alguna gestión.
Cuando regreso a casa o la oficina, vacío el contenido y
lo vuelvo a archivar.

Los pseudo-contextos
Si bien hemos visto que podemos crear una lista por
contexto o situación posible en que nos podemos encontrar
(en casa, en la oficina, en la calle, etc.), no tenemos por qué
limitarnos sólo a ellos.
Se propone crear también pseudo-contextos para una
herramienta específica (por ejemplo, “al correo electrónico”),
una persona (“con el jefe”), un lugar (“el supermercado”) e
incluso un nivel de energía (“alto”, “medio” o “bajo”), o el
tiempo que tengamos disponible antes de que tengamos que
hacer otra cosa (“5 minutos”, “15 minutos”, etc.).
Sólo hay que tener cuidado de no sobre organizar el
sistema. Si tenemos 25 siguientes acciones, no tiene sentido
crear 20 pseudo-contextos diferentes.
Los pseudo-contextos son muy útiles si tenemos
muchas acciones siguientes que organizar, y facilitan mucho
el trabajo por lotes.

Los perfiles personales

Mantener un registro de los datos más importantes de
la gente con las que mantienes algún tipo de relación:
cumpleaños, gustos, nombre de la pareja e hijos, anécdotas
personales…
No se trata tanto de mantener comunicaciones
mecánicas y frías, basadas en un registro en el ordenador, sino
de mejorar las relaciones personales, hacerlas más ricas y
próximas, gracias a la información que registramos en los
perfiles.
De hecho, no puedo imaginar mejor halago para
alguien que el saber que te tomas la molestia de registrar esos
pequeños detalles, que mantienes una especie de diario de la
relación. Se me hace simplemente una idea genial.

37
.

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