LA GESTIÓN DE COMPRAS Y SUS ACTIVIDADES.

Compras es la función logística mediante la cual se provee a una empresa

de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es
sinónimo de abastecimiento, aprovisionamiento, provisión o suministro. Las
compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y
del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa
consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y
obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y
aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso. Los
consumidores pueden segmentarse en términos de estilos de compra y pueden
dirigirse diferentes estrategias de mercadotecnia a cada segmento.

La gestión de compras es el conjunto de actividades que realiza la empresa

para satisfacer sus necesidades del mejor modo, al mínimo costo, con la
calidad adecuada y en el momento oportuno. Adjuntamos una representación
en power point , donde se esquematiza la complejidad de la gestión de
compras con sus diversas actividades.

El proceso de decisión de compra Industrial

- Identificación del problema y desarrollo de las especificaciones: el

departamento de compras de la empresa se comunica con los demás
departamentos para conocer las necesidades de compra.

- Selección de los proveedores: elaboración de una lista para elegir el

proveedor que nos aporte las mejores condiciones de compra.

- Evaluación de sus propuestas y elección: factores a tener en cuenta:

 La calidad. Es importante revisar las especificaciones técnicas y la

marca.
  El precio de la compra. El precio del producto y los seguros, así como
de transportes, embalajes e impuestos.

En ocasiones, cuando se adquiere un producto estratégico en el ciclo de

producción, se suele repartir el pedido entre varios proveedores, para evitar
depender de uno solo y así asegurarnos garantía en su suministro.

- Descuentos y bonificaciones: podemos conseguir que los proveedores

mejoren el precio de compra aplicando algún tipo de descuento (comercial, por
cantidad, por pago al contado).

- Plazo de aprovisionamiento y plazo de pago: el plazo de aprovisionamiento

es el tiempo que transcurre desde que el proveedor envía el pedido hasta que
éste llega al almacén de la empresa. Para ser lo más eficaces posible en este
aspecto debemos tener controlados ciertos aspectos. Anticiparnos a
las necesidades de compra de nuestra empresa, tener fichados a los
proveedores potenciales y realizar un seguimiento de la evolución del pedido,
para detectar y resolver posibles problemas. El plazo de pago es el período que
transcurre desde que se realiza el pedido, hasta que éste se hace efectivo al
proveedor, mediante pago al contado o pago aplazado

LAS FUNCIONES DE LA COMPRA.-

Es posible distinguir cinco funciones que podría desempeñar la gente en una

decisión de compra:

1. El Iniciador. Una persona que sugiere la idea de adquirir el producto

o servicio específico.
2. El Influyente. Una persona cuyos puntos de vista o sugerencias tienen
algún peso en la decisión final.
3. El que decide. Una persona que determina alguna parte de la decisión
de compra.
4. El Comprador. La persona que hace la compra.
5. El Usuario. Una persona que consume o usa el producto
 Prácticas para optimizar la gestión de compras:

1. Trabajar por mejorar los procesos de abastecimiento estratégico.

 Intentar ganar en alineación con el negocio y otros procesos.

 Incorporar innovaciones que permitan impulsar su rendimiento.

 Tratar de hacerlos más fácilmente accesibles online, acompañándolos de

plantillas, formación, mejores prácticos y recursos multimedia.

2. Entender que no es lo mismo gestionar las relaciones con los

proveedores que gestionar su rendimiento.

 Utilizar reuniones para tomar el pulso a las relaciones y métricas para evaluar
los progresos.

 Tener en cuenta el punto de vista de proveedor.

 Aprovechar los beneficios del feedback constructivo y bidireccional

 Alinear la gestión de las distintas categorías de proveedores, el abastecimiento

estratégico y la gestión del rendimiento de proveedores, para ganar en visión.

3. Apoyarse en la tecnología.

 Buscar la visibilidad, la integración y la agilidad.

 Emplearla para aumentar la transparencia en las operaciones.

 Aprovechar sus beneficios para la innovación.

4. Entender el valor de la función de compras.

 Analizar su potencial estratégico para el futuro de la organización.

 Compartir los resultados de la investigación con los grupos de interés.

 Apostar por la mejora continua, para seguir creciendo, siempre asegurando que
se mantiene la alineación con las necesidades del negocio y la gestión de las
expectativas.

5. Hacer una adecuada gestión del ciclo de vida de los contratos.

 Darse cuenta de que no basta con automatizar su gestión y olvidarse.

 Fomentar las prácticas que ayuden a aumentar la precisión de la información y

faciliten recabar datos.

 Someter los contratos a revisión periódica para continuar reafirmándose en su

idoneidad o tomar medidas de ajuste que los alineen con las pautas seguidas
por los procesos de abastecimiento estratégico.

6. Evitar plantear un modelo de gestión de compras rígido.

 Emplear un modelo de gestión más centralizado cuando sea necesario mejorar

el control.

 Fomentar la descentralización para ganar en cercanía con el cliente.

 No tener miedo a crear una estructura propia, a medio camino entre ambas, si
ello permite adaptarse mejor a las distintas circunstancias.

7. Mejorar la capacitación del equipo de compras.

 Trabajar por actualizar sus cualificaciones.

 Invertir en la formación.

 Adecuar los programas de desarrollo de carrera a las nuevas necesidades en

materia de talento de la organización.

 Desde los niveles ejecutivos, predicar con el ejemplo, compartiendo el gusto por
el aprendizaje continuo con el resto de miembros del equipo.
Etapas de la decisión de compra

Las principales etapas del proceso de decisión de compra son las siguientes:

1. Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza cuando

el comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a
partir de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado real
existente. Esta necesidad puede surgir por impulsos externos o internos.

2. Búsqueda de información. En esta etapa el comprador debe acopiar toda

la información que considera necesaria para fundamentar sus análisis y
la toma de decisiones. Esta información está relacionada con la definición
de los proveedores posibles, información sobre los parámetros de las
ofertas de cada proveedor, las características y exigencias de los
consumidores de la empresa, características del objeto de
aprovisionamiento y otras informaciones relacionadas con el mercado y la
empresa.

3. Formación de alternativas. A partir de la información recopilada el

comprador determinará las alternativas de compra ante las que se
enfrenta, caracterizando a cada una de las alternativas con aquellos
parámetros relevantes.

4. Evaluación de alternativas. El comprador en cada compra determina

cuáles son los principales criterios de selección. A partir de esta definición
se evalúa de acuerdo a dichos criterios cada alternativa y sobre la base
de la ponderación de los distintos criterios se llega a una evaluación
integral de cada alternativa para llegar a seleccionar la que es más
conveniente para la empresa.

5. Decisión de compra. Considerando la evaluación anterior y el esquema

de fuerzas de los actores de la compra se llega a la decisión de compra
que contempla un conjunto de parámetros tales como: el proveedor, la
cantidad a comprar, el valor de la compra, forma de pago, sujeto de la
 transportación, lugar de entrega, fecha de entrega, características del
producto, envase y embalaje a utilizar y otros elementos.

6. Ejecución de la compra. Esta etapa comprende el conjunto de acciones

para ejecutar la decisión de compra tomada anteriormente. Esta etapa
tiene una gran importancia ya que en la misma es que se logra la
materialización de la compra y requiere de una atención esmerada para
ejecutar la compra ajustándose a los parámetros que conforman la
decisión de compra.

7. Monitoreo postcompra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse

un monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o
uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de
reclamación, así como aumentar la información sobre la marca
correspondiente, lo cual es de mucha utilidad en próximas compras.
(Gómez, Martha I. Acevedo, José A. 1998)

LA PROGRAMACIÓN DE COMPRAS

Es el conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada, y su

ubicación en el tiempo.

 Probablemente sean los requerimientos del departamento de producción,

los que generen el programa de abastecimientos.

 Donde quiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de

compras son las mismas, tenemos que

 Cumplir con los programas de abastecimiento o dar razones para solicitar

cambios.

 Estar alerta a los desarrollo del mercado y rendir un aviso oportuno de los
cambios que puedan influir en los programas y planes.
  Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos y de los
mercados, y programar las entregas si se tiene asignada está
responsabilidad.

 La programación, la planificación y las compras, están estrechamente

relacionadas, su principal utilidad consiste en mantener al empleado de
compras completamente informado de los planes futuros de manera que
pueda actuar efectivamente.

COMPRAS PROGRAMADAS

Estas tienen un lugar definido en los procedimientos de compras. Usadas

apropiadamente tienen las siguientes ventajas:

 Reduce el papeleo por medio de la eliminación del uso de requisiciones

de compras.

 Hacen necesario planear las compras en una base de largo plazo y

generar una ventaja mayor de precio.

 Proporciona el medio de control efectivo de los bienes comprados en

grandes cantidades.

 Estimula, el examen riguroso de las situaciones de un solo proveedor con

el objetivo de obtener eventualmente fuentes adicionales de
abastecimiento.