CHECKLIST

PARA EVENTOS
Pré-evento Evento Pós-evento

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INSTRUÇÕES:
Um checklist permite que a organização sistematize
e acompanhe o desenvolvimento de todas as etapas
Você deve ir marcando os “checks” ao finalizar cada
do evento.
tarefa.

Ao utilizar esse checklist, será possível monitorar

Ao longo do Checklist, você encontrará materiais
pendências, mapear dificuldades e adotar soluções
para te apoiar. Eles estarão sublinhados em azul.
mais rapidamente.

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Pré-evento Evento Pós-evento

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PRÉ-EVENTO

É importante estabelecer os motivos para a realização do

ELABORAR UMA JUSTIFICATIVA
evento.

Pense uma justificativa e defina seus objetivos:

DEFINIR OBJETIVOS
 Por que é necessário e oportuno promover o evento?
 Qual o resultado se deseja alcançar?

PÚBLICO DE INTERESSE
Defina o público de interesse:
 Este evento é relevante para qual tipo de público?
 Qual tipo de evento seria o ideal?
TIPO DO EVENTO
 Qual é a expectativa de público?

Defina o eixo temático:

EIXO TEMÁTICO
 Leve em consideração o público em potencial do seu evento
 Meu tema é relevante?

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PRÉ-EVENTO

A eficiência da Comissão define também o sucesso de um

EQUIPE
evento.

Selecione pessoas proativas e engajadas:

DEFINA TAREFAS
 Esta pessoa está por dentro dos objetivos do meu evento?
 Divida a equipe e suas responsabilidades

DATA
Ao definir a data leve em consideração:
 Eventos concorrentes e feriados

EXPECTATIVA DE PÚBLICO
Ao definir o Local considere:
 A expectativa de público
 Disponibilidade
LOCAL DO EVENTO
 Facilidade de acesso aos participantes
 Condições técnicas e operacionais

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PRÉ-EVENTO

Um cronograma e um esboço da programação te ajudarão a

CRONOGRAMA INICIAL
definir as datas importantes.

O que é o Cronograma inicial?

SONDAGEM DE PALESTRANTES  Você deve definir datas importantes para o fluxo do evento.
Por exemplo: Início das submissões e início da venda de
ingressos
CARTA CONVITE
 Comece a sondar possíveis palestrantes
 É importante não esquecer das cartas convites
ESBOÇO DA PROGRAMAÇÃO
Programação:
 Crie sua programação esboçada, ela te ajudará a
ATIVIDADES visualizar melhor as atividades do seu evento

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PRÉ-EVENTO

Um financeiro equilibrado é fundamental.

CUSTOS DO EVENTO
Considere esses pontos ao começar a calcular os custos:
 Gastos essenciais: Aluguel, locomoção, hospedagem de
FORMAS DE INSCRIÇÃO palestrantes, alimentação, etc

Como o participante irá se inscrever no seu evento?

PREÇO DAS ENTRADAS
 Online ou Ponto físico?

Na precificação leve em consideração:

ESTRATÉGIAS DE VENDA
 Custos do evento
 Seu evento é para lucrar?

PATROCINADORES

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PRÉ-EVENTO

Destaque o seu evento. É preciso ter a sua própria identidade

visual.
IDENTIDADE VISUAL
Identidade visual e logomarca:
 Faça com que as pessoas reconheçam o seu evento
LOGOMARCA  Crie uma logomarca que represente a temática

Site:
SITE  Um site atrai mais pessoas e passa uma imagem mais
profissional
 É preciso ter presença online para ser descoberto
PLANO DE MARKETING
Plano de marketing:
 Definindo sua estratégia de divulgação

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PRÉ-EVENTO

Seu evento precisa ser descoberto!

REDES SOCIAIS Redes sociais:

 É preciso ter presença online para ser descoberto
 Use grupos ou crie uma página no Facebook para divulgar o
E-MAIL MARKETING seu evento
 Utilize o Linkedin para engajar e encontrar possíveis
participantes
DIVULGAÇÃO OFFLINE
E-mail marketing:
 Comunicação mais direta e personalizada com o seu público
KITS PARA OS INSCRITOS
Divulgação offline:
 Flyers, panfletos, banners, etc

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PRÉ-EVENTO

Está chegando o grande dia, confirme algumas coisas:

CONFIRME OS PALESTRANTES  Confirme os palestrantes, algum imprevisto pode acontecer.

Balanço financeiro:
NOVO BALANÇO FINANCEIRO  Tudo está dentro do esperado?

Ao planejar o credenciamento, leve em consideração:

PLANEJAR CREDENCIAMENTO  O tamanho do local
 A quantidade de participantes esperada

CERTIFICADO E CARGA HORÁRIA Certificados e horas:

 Defina os modelos dos certificados e a carga horária de cada
atividade

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PRÉ-EVENTO

Estamos quase lá! Últimos ajustes:

Inspeção e sinalização:
INSPEÇÃO E SINALIZAÇÃO  Verifique novamente o local e o sinalize

Revisão da programação e do cronograma:

REVISÃO DA PROGRAMAÇÃO  Está chegando o dia do evento, a programação e o
E DO CRONOGRAMA cronograma precisam estar alinhados

Crachás:
CRACHÁS  Controle o fluxo de pessoas no seu evento
 Identifique os participantes
 Incentive o networking

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Pré-evento Evento Pós-evento

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EVENTO

O seu evento é hoje! A sua equipe deve chegar antes de todos.

REUNIÃO DAS EQUIPES Reunião das equipes:

 Repasse o plano para todos, certifique-se de que
cada um sabe a sua função no evento
RECEBER INSCRITOS
Receber os inscritos:
 Uma equipe deve direcioná-los para o credenciamento
CREDENCIAMENTO e para a distribuição dos kits

Credenciamento e Kits:
DISTRIBUIÇÃO DOS KITS  Se possível, separe o credenciamento da distribuição dos kits
 Divida-os em filas diferentes para evitar um
aglomerado de pessoas

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EVENTO
EQUIPE DE A JUDA
DIRECIONAMENTO DOS INSCRITOS
CONFERÊNCIA DE ABERTURA
INÍCIO DAS ATIVIDADES
O seu evento é hoje! A sua equipe deve chegar antes de todos.
Equipe de ajuda:
 Podem surgir dúvidas, por isso, deixe uma equipe de
prontidão
Direcionamento:
 Após o credenciamento, direcione os inscritos às suas
respectivas atividades
Conferência de abertura e início das atividades:
 O seu evento está oficialmente aberto!
 Não atrase os inícios das atividades, isso pode gerar um
grande transtorno a toda programação e cronograma
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EVENTO

O seu evento é hoje! A sua equipe deve chegar antes de todos.

Avaliação diária:
 Ao final do dia, reúna-se com a equipe e faça uma
AVALIAÇÃO DIÁRIA DO EVENTO avaliação dos aspectos do evento

Reavaliação do cronograma:
REAVALIAÇÃO DO CRONOGRAMA  Pequenos ajustes podem ser necessários

Estimule o networking, eventos servem para:

ESTIMULE O NETWORKING  Promover encontros
 Estreitar laços profissionais
 Criar novos projetos

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EVENTO

Todo o seu trabalho foi recompensado!

Agora que seu evento chegou ao final, não esqueça de

parabenizar e agradecer à sua equipe, além dos patrocinadores e
CONFERÊNCIA DE ENCERRAMENTO apoiadores.

Os palestrantes também merecem, eles foram peças

AGRADECIMENTOS fundamentais na realização deste grande evento.

PARABENIZAÇÕES

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Pré-evento Evento Pós-evento

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PÓS-EVENTO

Hora de arrumar a casa:

 Faça o balanço financeiro do seu evento. Se preciso,

termine de pagar os fornecedores.
BALANÇO FINANCEIRO
 Emita e envie os relatórios necessários.

RELATÓRIOS  Passado o evento, chegou a hora de colher os feedbacks.

FEEDBACKS

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PÓS-EVENTO

O que há para melhorar?

Prós e contras:
 O que você aprendeu com esse evento? Há algo para melhorar
na próxima edição?
 Analise os feedbacks
PRÓS E CONTRAS  Se reúna com a sua equipe

DIVULGAÇÃO PÓS-EVENTO Divulgação pós-evento:

 Chegou a hora de compartilhar tudo de bom que aconteceu no
seu evento
 Divulgue fotos e vídeos
 Cative os inscritos para o próximo evento

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A Even3 é uma plataforma criada para
simplificar a organização de eventos
técnicos e científicos como congressos,
workshops, simpósios e minicursos.

Nossa plataforma automatiza todo o ciclo

de vida do evento: desde às inscrições,
até a emissão de certificados.

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