Caso de Estudio Control de Inventario para Una Paca PDF

Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
Maestría en Administración de Negocios

Evaluación de Proyectos
Docente: M.A. Ing. Herbert Ardón.
Implementación de Sistema
Control de inventario para una
Paca.
Análisis de Caso – Desarrollo de Proyectos.
Presentado Por:
Fredy Rodolfo Lorenzo Martínez 2901-10-5121 fredypayo1@gmail.com
Escuintla, octubre de 2019

INDICE
INTRODUCCIÓN----------------------------------------------------------------------------- 1
I. TEORIA RELEVANTE ----------------------------------------------------------------- 3
II. CASO ------------------------------------------------------------------------------------ 8
A. Objetivos de aprendizaje -------------------------------------------------------- 9
1) Objetivo General ---------------------------------------------------------------- 9
2) Específicos ----------------------------------------------------------------------- 9
A. Párrafo de apertura --------------------------------------------------------------- 9
B. Antecedentes generales de la organización. ----------------------------- 11
C. Área específica de interés----------------------------------------------------- 14
D. Situación específica, decisión, problema y oportunidad. ------------- 17
E. Alternativas. ----------------------------------------------------------------------- 18
1) Determinación del sistema a utilizar ------------------------------------- 18
2) Determinacion del proveedor ---------------------------------------------- 20
F. Conclusiones.--------------------------------------------------------------------- 26
G. Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes teóricas--------- 27
BIBLIOGRAFIA ----------------------------------------------------------------------------- 29
ANEXOS ------------------------------------------------------------------------------------- 30
Página 1 de 32
Maestría en Administración de Negocias
INTRODUCCIÓN
La presente investigación trata de la implementación de un sistema de
control de inventarios, que se puede definir como el proyecto de instalación de un
software y hardware en una venta de ropa americana o venta de ropa de paca,
ubicada en el municipio de San José, con el fin de medir, controlar y administrar el
nivel de mercadería en tienda, así también el volumen de ventas y costos de la
misma.
Las características principales de este tipo de sistema son, la capacidad de

contabilizar cada una de las prendas, en otras palabras el ingreso y egreso de
mercaderías y el monto de la inversión principalmente. Los procesos mencionados
anteriormente se realizaran a través de un equipo tecnológico que ayuden a
mantener grandes volúmenes de información de una variedad de prendas
existentes.
Para analizar esta problemática es necesario mencionar sus causas. Una

de ellas es el desconocimiento de existencias en la tienda. Se entiende por
desconocimiento a la falta de un control de inventarios que permita conocer el
precio de cada prenda, la cantidad de ingreso de mercadería, así también el
volumen de ventas realizadas en el negocio. Otra de sus causas es el interés de
eliminar los sistemas manuales de contabilidad y reducir así la mano de obra
empleada para ello, ya que estos sistemas permitirán ingresar de forma directa
cada uno de sus productos.
En el ámbito profesional y como emprendedor el interés versó, en la

inquietud de conocer e implementar el sistema que las grandes empresas de la
misma industria utilizan, para automatizar, agilizar y administrar sus recursos de
una forma eficiente y como consecuencia obtener una ventaja competitiva.
Durante el método de la observación se pudo notar que, al no tener un

sistema de control de inventarios, los vendedores asignaban precios bajos a los
artículos con mayor valor y viceversa. Otro de los problemas es que el dueño del
Curso: Desarrollo de Proyectos

Docente: M.A. Ing. Herbert Ardón
Página 2 de 32
negocio no tiene el conocimiento de volumen de mercadería existente y el

volumen de ventas.
El objetivo de la investigación es apoyar al propietario del negocio a través

del director del proyecto y su equipo de trabajo, utilizando el análisis comparativo
que lenguaje de programación debe utilizar para la instalación del programa, así
también el proveedor idóneo del software y por último y no menos importante la
factibilidad del proyecto en el negocio.
El contenido esta estructurado de forma que se pueda relacionar con todos

los conceptos incluidos. En la primera parte de la investigación se detalla la teoría
relevante la cual presenta un estudio cuidadoso del análisis conceptual. En la
segunda parte se desarrollan y presentan los antecedentes del caso, describiendo
el problema o situación a resolver, como su historia, localización y organización.
Asi también se da lugar al área específica de interés que da lugar a la situación u
oportunidad específica del caso, se presentan también, las alternativas y
propuestas de solución, se incluyen también las conclusiones y preguntas del
caso. En la sección de bibliografía se detallan las fuentes y autores los cuales son
confiables ya que contribuyen al desarrollo del tema. Por ultimo en la sección de
anexos se incluyen documentos relacionados al caso de estudio.

Página 3 de 32
I. TEORIA RELEVANTE
El negocio de la ropa americana usada o como se le conoce en Guatemala

como ropa de paca, se ha convertido en los últimos años en un creciente mercado
de ropa de segunda mano, donde países como Estados unidos, Chile y Canadá
han sabido aprovechar las exportaciones de este bien, con el fin de aumentar las
mismas y por ende las relaciones comerciales y el crecimiento económico de los
antes mencionados. Este mercado inicio especialmente en los años 90’s donde la
industria Estadounidense alcanzó los US$4.300 millones, debido a que las
personas que ya no utilizaban su ropa u otros accesorios, llevaban sus prendas a
donar sin saber que éstas estaban siendo exportadas y comercializadas a los
países occidentales como Guatemala el resto de Centroamérica y Sudamérica.
(BBC, 2015)
Según la GIRUM (Gremial de Importadores de Ropa Usada y Mercadería

en General), reveló que durante los años 90’s, específicamente en el año 97
exploto la bomba comercial de la ropa de segunda mano en Guatemala, debido a
la situación económica que agobiaba al país en esa época, los salarios eran muy
bajos y oscilaban entre los Q300.00 y Q1,500.00, esto debido a empobrecimiento
del país por la guerra interna que había acabado un año antes de este hecho
económico y comercial; ya que para esa época comprar un traje nuevo en un local
o boutique era demasiado caro para una persona que ganaba el sueldo mínimo y
que tenía a su cargo una familia de tres personas como mínimo. Por esta razón, el
vestuario no era un elemento de la canasta básica en la época, y se veía como un
elemento secundario. (Galicia, 2018)
La misma necesidad de sustentar una familia y la falta de desempleo en el

país, obligo a las personas a emprender en pequeños negocios o mini empresas
con el fin de sustentar a la misma. Esto conllevo no solo a mini empresarios a
tomar la decisión de emprender sino también, a inversionistas que a pesar del
incierto ambiente económico, político y social decidieron emprender y con sus
negocios contribuían en el desarrollo económico del país. Por tal razón, antes de
poner en marcha cualquier proyecto no importando el tipo o finalidad del mismo

Página 4 de 32
deberá ser gestionado y evaluado por un equipo de profesionales que evaluara la

viabilidad de dichos proyectos, dando así respuesta a los problemas u
oportunidades encontrados en las empresas o comercios, aprovechando de la
mejor forma los recursos humanos, financieros, tecnológicos, para esclarecer si el
proyecto es viable o no. (Cordoba, 2011, pág. 2)
Para que las empresas logren sobrevivir en un mundo de constantes

cambios es necesarios que sus gerentes, dueños, accionistas o encargados,
cuenten con una visión de expansión y cambio constante. Los mismos deben
tomar nota que los mercados son cada vez más grandes y las alternativas de
productos y servicios se multiplican día a día. Por lo tanto es necesario tener una
mente abierta para ser competitivos en un mundo globalizado donde los mercados
son cambiantes y cada vez más difíciles de predecir. (Giraldo, 2007, pág. 275)
Una de las características de las inversiones es que son planificadas a

futuro y la incertidumbre o riesgo es una característica que debe ser evaluada en
su análisis de e implementación. Entre las características de incertidumbre o
riesgo podemos mencionar, la tasa inflacionaria del país, la devaluación de la
moneda, el sistema político social, las normas tributarias, entre otras; ya que
limitan o el futuro del proyecto volviéndolo incierto. Debido a que los proyectos de
inversión de capital tienen como objetivo la generación de utilidades, este debe
proveer garantías de recuperación de la inversión y generación de rentabilidad.
(Uribe, 2015)
Al elaborar un proyecto, se debe tomar en cuenta el periodo o la duración

del mismo, debido a que los proyectos deben ser medidos y administrados de
forma eficiente; es por ello, que un proyecto no puede gestionarse por siempre, lo
que sí existe es la posibilidad que pueda durar años como por ejemplo la
construcción de un edificio a largo plazo, pero ese plazo debe estar claramente
definido.
Para dar inicio a la gestión de un proyecto se debe tomar como punto de

partida el entorno donde se ejecutara. El entorno está integrado por los factores
legales del sistema del país donde se pondrá en marcha el proyecto, factores

Página 5 de 32
socioculturales, tecnológicos, ecológicos y medio ambiental, puestos que estos

afectan al curso y evolución del proyecto planteado. (Hernández & Rodríguez,
2009, pág. 26)
Figura 1: Entorno del Proyecto

Hernández & Rodriguez, 2009
Cuando se habla de proyectos de inversión, no se debe pensar en

proyectos de creación de productos o servicios, también se debe tomar en cuenta
los proyectos que son necesarios dentro de una planta de producción por ejemplo,
donde se necesitara ampliar el número de unidades producidas, ampliar la
capacidad de una bodega, entre otras. Se realizan este tipo de proyectos con el fin
que la empresa sea más competitiva y así mismo diferenciarse entre las demás
que ofrecen los mismos productos o servicios. Uno de los principales desarrollos
de proyectos en la actualidad son aquellos que implementan tecnologías o
sistemas tecnológicos que permitan mantener una relación directa con el cliente,
los trabajadores de la empresa y la información que ambos generan con la
finalidad de evaluar esos datos, conocerlos, controlarlos y administrarlos.
(Hernández & Martínez, 2014, pág. 21)
Los proyectos más implementados o ejecutados en las pequeñas y

medianas empresas son los proyectos de instalación de equipo tecnológico que
ayudará a mantenerlas competitivas en el mercado. Un ejemplo de estos sistemas
son los controles de inventarios perpetuos, que utilizan usuarios en su mayoría

Página 6 de 32
súper mercados y puntos de ventas, con el fin de mantener información sobre las
existencias y volúmenes de una gran variedad de artículos que se manejan. Toda
empresa que necesite tener una buena información deberá contar con un sistema
de inventarios perpetuos, para tener una buena información y su administración ya
que los sistemas manuales de contabilidad pueden ocupar grandes cantidades de
mano de obra, siendo eliminados por los sistemas que permiten registrar de forma
directa cada uno de los productos que ingresan o egresan en la empresa. Entre
las ventajas de estos sistemas están, conocer el monto de la inversión, las
existencias de las mercaderías, por lo cual permite administrar el inventario y
ayuda a tomar las mejores decisiones y así mejorar el rendimiento del negocio.
(Fernández, 2014, pág. 151)
Usualmente los proyectos de inversión siempre está presente el riesgo,

dicho de otra forma, la incertidumbre sobre el futuro es un factor que influye en la
toma de decisiones. La falta de certeza se genera por varios motivos, entre los
cuales destaca; la imprecisión de los datos, exceso de información que no es
relevante o por el contrario que haga falta información. Además, el riesgo se
caracteriza porque exista un elevado porcentaje de probabilidad de que un hecho
ocurra. (Chain & Chain, 2008, pág. 371 y 372)
Al evaluar los flujos de efectivo en un proyecto de inversión, se debe

considerar el tiempo, es decir, los ingresos a obtener en un futuro no tendrán la
misma capacidad para comprar un activo en el presente. Por lo tanto al momento
de utilizar los indicadores financieros se debe aplicar este criterio. (Herrera, 2009,
pág. 187 y 188)
Cuando se piensa en invertir en un proyecto se debe determinar cómo se

financiara el mismo. Por consiguiente, existen tres formas de hacerlos, la primera
es cuando se utilizan los fondos propios de que disponen los inversionistas; la
segunda es por medio de un préstamo; y la tercera es realizar un mix entre la
primera y la segunda. Para optar por uno se deben evaluar criterios como la tasa
de interés y el riesgo. (Orozco, 2010, pág. 149)

Página 7 de 32
Uno de los indicadores financieros, más utilizados es el VAN, este permite

conocer si un proyecto genera o no valor. En otras palabras, cuando el VAN es
positivo el proyecto si es viable y por el contrario cuando es menor o igual a cero
el proyecto no es factible llevarlo a cabo, debido al hecho que en vez de generar
valor lo destruye. (Díaz, 2011, pág. 101 y 102)
Uno de los métodos para contrarrestar el riesgo, es por medio del análisis
de sensibilidad, el cual busca las variables más sensibles o criticas de un proyecto
con el fin de elaborar planes de acción si en dado caso no se cumple con los
resultados esperados. Además, las variables críticas sirven de guía para el
planteamiento de estrategias de ventas, con el objetivo de reducir la incertidumbre
del proyecto. (Carmona, 2008, pág. 72)

Página 8 de 32
II. CASO
Inicialmente para contextualizar el caso del contenido, es importante
mencionar que el propietario del negocio en el municipio de San José, es la misma
persona que lo labora y por ende se menciona durante la evolución de éste, como
el director y administrador del proyecto, que conjuntamente con su equipo de
gestión de proyectos son los responsables de la elaboración, ejecución y control
del mismo.
El caso analizado corresponde a la implementación de un sistema de

control de inventarios en un negocio de ropa americana, más conocida como ropa
de paca, ubicada en el municipio de San José. Con la implementación del sistema
se pretende darle fin al problema del desconocimiento de cantidades de
existencias en el negocio, así también el volumen de ventas en el mismo. Cabe
mencionar que el negocio cuenta con una computadora de escritorio hp, por lo
cual es necesario la compra del sistema (software) que incluya el hardware.
Como parte del proyecto de implementación del sistema de control de

inventarios se realiza un análisis de compra del sistema como tal, evaluando el
proveedor óptimo, que permita definir los ingresos y egresos reales de
mercadería, así también medir el volumen de ventas.
Día a día y en cualquier lugar que nos encontremos siempre habrán a la

mano productos y servicios puestos a la disposición del cliente; estos productos
fueron creados con el fin de satisfacer una necesidad, desde la ropa que vestimos,
los alimentos que consumimos hasta los aparatos inteligentes y tecnologías que
utilizamos para desarrollar actividades laborales como de investigación; antes de
ser comercializados fueron creados y evaluados bajo diferentes puntos de vista
con el fin de satisfacer una necesidad. Después de ello, una persona o conjunto
de personas tomo la decisión de producirlo en masa, pero antes debió creer para
invertir en el mismo.
La única forma de producir un bien o servicio es reconocer la necesidad

humana del mismo la cual justifica la necesidad de producir o llevar a la marcha un

Página 9 de 32
proyecto. La base es un proyecto bien estructurado y evaluado que indique que el

mismo debe ejecutarse. (Urbina, 2006, pág. 2)
A. Objetivos de aprendizaje
1) Objetivo General
Determinar a través del análisis y la solución del caso, si es factible
implementar para el año 2020 un sistema de control inventario que permita
incrementar las ventas mensuales en un 15%
2) Específicos
1. Evaluar y determinar el proveedor óptimo para la compra del sistema
de control de inventarios, basados en un análisis cuantitativo.
2. Definir los nuevos ingresos a obtener mensualmente por la
implementación del sistema para el año 2020.
3. Determinar el periodo de recuperación de la inversión.
A. Párrafo de apertura
Debido a la disminución de ventas en el negocio de ropa de paca en el
municipio de San José, departamento de Escuintla, y por el desconocimiento de
existencias en la tienda, el propietario ha decidido implementar un sistema de
control de inventarios, que permita conocer el volumen de mercadería que
ingresan y egresan del negocio. Esto con el fin de saber cuáles prendas se
venden con más frecuencia y por ende, rotar mercadería con niveles de demanda
más altos.
La iniciativa del proyecto se deriva de la necesidad de brindar a los clientes

mercadería de su preferencia o con mayor demanda; por ende el incremento de
las ventas diarias en el negocio, ya que durante tres años la pequeña empresa ha
presentado un nivel de ventas estables y con un crecimiento del 15%; por esta
razón el propietario ha decidido optar por la implementación del sistema. Es
necesario mencionar que las ventas diarias han disminuido en un 10% los últimos
dos meses y se vuelve obligatorio para el pequeño empresario implementar el

Página 10 de 32
proyecto y que el pequeño negocio siga en el mercado siendo competitivo. El

fundamento de los datos mencionados anteriormente fue extraído del libro de
ingresos y egresos del propietario de la mini empresa.
Detectada la necesidad fundamental de innovación tecnológica y después

de ser detectado el problema de la microempresa, específicamente en el área de
inventarios (ingreso y egreso de mercaderías), luego de haberse discutido y
analizado, el propietario procede a elaborar y promover el proyecto de la
instalación del sistema, el cual debe ser consecuente a los recursos disponibles
por la microempresa.
Para la gestión del proyecto de control de inventarios en la venta de ropa de

paca ubicada en el municipio de San José, departamento de Escuintla, el
propietario será el asignado como el director del proyecto quienes en conjunto ha
decidido formar un equipo multidisciplinario los cuales serán responsables que el
proyecto marche y se ejecute de una manera eficiente en la elaboración, ejecución
y el control del mismo.
El detalle del equipo de gestión de proyecto se describe en la tabla

siguiente.
Nombre Cargo o puesto dentro Puesto en el equipo de

de la empresa Gestión
Lic. Fredy Lorenzo Propietario (Accionista) Director del proyecto

ACP. Thomas Ruiz Director Financiero Analista Financiero
Sra. Eugenia Martínez Administradora Gestor del Proyecto
Sra. Enma Martínez Jefe de Ventas Ejecutor del plan de
acción
Sr. Nery Cruz Jefe de mantenimiento Instalador de equipos

Tabla 1: Integración del Equipo de Gestión de Proyectos.
Fuente: Elaboración propia

Página 11 de 32
B. Antecedentes generales de la organización.

La venta de ropa americana Payo´s Paca es un negocio local del municipio
de San José, del departamento de Escuintla, el cual fue constituido el 17 marzo
del año 2016, siendo este uno de los mejores negocios de venta de paca en el
municipio. Su propietario inicio en el negocio de venta de paca, comprando un
saldo (ropa que ya ha sido vendida en un local formal) puesto que en ese
momento él no contaba con el capital necesario para alquilar un local y se inclinó
por vender ese saldo a la orilla de la calle de la Avenida del comercio de dicho
municipio. Así pasaron cinco meses cuando el pequeño mini empresario decidió
rentar un local donde compro su primera paca cruda de 800 libras (pacas que
traen diversidad de artículos como, ropa, calzado, artículos para el hogar, carteras,
accesorios, etc.) acreditando el negocio de forma rápida. Cabe mencionar que la
excelente atención del propietario, convirtió al negocio, en uno de las principales
ventas de pacas que los clientes preferían.
En sus inicios, uno de los problemas que existían, era la mala calidad de
sus productos, puesto que no tenía conocimiento donde comprar sus pacas, ya
que no contaba con un proveedor que le ofreciera mercadería de calidad y con
precios accesibles; aún con este problema, el propietario supo manejar la
situación vendiendo ropa a bajo precio lo cual le ayudo a acreditarse como un
vendedor de ropa barata, pero no de buena calidad ante los vecinos del municipio
de San José.
Por esa razón el propietario opto por abrir pacas de 100 libras en calidad
Premium, este cambio de proveedor y calidad de producto provoco que las ventas
aumentaran y las apertura de nueva mercadería fuera de una vez por semana; ya
que anteriormente se realizaba la apertura cada quince días, en otras palabras
dos meses al mes. La etapa anterior mencionada duro aproximadamente un año
debido a que el precio de las pacas de 100 libras era elevado y por tal razón los
precios de las prendas aumento, disminuyendo considerablemente las ventas, ya
que sus precios no competían con los demás negocios en el mismo mercado. Por
lo cual, el propietario se vio en la necesidad de volver a comprar pacas crudas de

Página 12 de 32
800 libras. Esta vez, el propietario encontró un proveedor que le ofreciera pacas
de buena calidad, donde pudo ofrecer productos que fueran competitivos en
precio. Hasta la fecha el propietario sigue comprando pacas con el mismo
proveedor puesto que la calidad y precio han permanecido constantes.
Debido a lo antes mencionado y sumando la excelente atención del

propietario y equipo de trabajo, Payo´s Paca se instala en el municipio como uno
de las ventas de ropa americana preferida para los vecinos de San José.
Paca el Amigo ocupa una posición privilegiada debido a que se encuentra

en una de las avenidas principales del municipio de San José, siendo esta la
avenida del comercio a pocos metros del mercado municipal. El negocio, es la
primera tienda de ropa de paca que se encuentra en la avenida del comercio.
Figura 1: mapa de ubicación geográfica de localidad actual del negocio

Fuente: familysearch.org Modificado por: Fredy Lorenzo
La ubicación de negocio se encuentra localizado en una zona privilegiada,

ya que, está a unos metros del mercado del municipio de San José, lo cual lo hace
un punto estratégico de ventas, quienes realizan principalmente con las amas de
casa que visitan el mercado y las cuales son el cliente potencial del comercio de
las pacas.
Payo´s Paca es una empresa que subsiste gracias a la participación de su
personal capacitado y a la buena administración del propietario, quienes laboran

Página 13 de 32
en equipo para llevar a cabo con eficiencia, la administración, venta y control de

productos que disponen a sus clientes y visitantes.
Actualmente Payo´s Paca es una entidad que cuenta con un total de cinco
personas para la realización de sus funciones quienes trabajan en las áreas
operativas y administrativas de la empresa la cual está ubicada en el mercado del
municipio de San José y es donde se realizan todas las actividades directivas y
administrativas.
Conforme a los requerimientos de organización empresarial, la mini
empresa está también definida de forma ordenada, reflejando con un organigrama
la forma en que está estructurada, la relación entre los puestos de trabajo y las
principales funciones que realizan o desarrollan en ella; con el fin de comprender
de manera sencilla su estructuración y funcionamiento.
Se detallan a continuación cada uno de los puestos que el propietario del
negocio está dirigiendo y administrando; ya que, es el responsable directo de la
empresa, y del correcto funcionamiento dela misma.
PROPIETARIO
(accionista)
ADMINISTRADOR
GENERAL
ASESOR
FINANCIERO
JEFE DE
JEFE DE VENTAS
MANTENIMIENTO
VENDEDOR
AUXILIAR DE
VENTAS
Figura 2: Organigrama de venta de ropa usada Paca el Amigo en el municipio de Escuintla.

Fuente: Elaboración propia.

Página 14 de 32
Es importante recalcar que el asesor Financiero no es un trabajador formal

del negocio; sino, un trabajador externo de la empresa. El Administrador General y
el propietario accionista es el mismo, y el auxiliar de ventas es la persona que
cubre al vendedor cuando este descansa o falta a sus labores. (Martínez, 2019,
págs. 9-12)
C. Área específica de interés

Debido a la incertidumbre, riesgos y falta de información, Payo´s Paca,
presenta dificultad en la parte operativa, principalmente en el área de ventas,
puesto que no cuenta con un programa o sistema que mida el nivel de rotación de
sus productos. El propietario se ve en la necesidad de implementar el proyecto en
su negocio ubicado en el municipio de San José, el cual revelará información que
podrá utilizar para contar, medir y administrar de una forma efectiva sus productos
y a su vez permitirá tomar las mejores decisiones en un futuro en cuanto a ventas
e inventarios se refiera. Por esta razón, es necesario tomar la decisión, de donde
comprar el sistema, ya que cuenta con dos proveedores del mismo. Algunas
causas por la cual el mini empresario decide implementar o desarrollar el proyecto
en su negocio son:
 No conocer la cantidad de mercadería en la tienda: se desconoce la

cantidad de prendas en el negocio
 Desconocimiento de prendas vendidas: aunque se lleva control total
de ventas diarias no se logran contabilizar cada una de las ventas
porque el cliente no desea su comprobante de compra.
 No conocer el precio de venta de cada prenda: las ventas de cada
prenda se hacen evaluando cada una de ellas por medio de la
observación para asignarle un precio.

Página 15 de 32
A continuación se presenta la tabla donde se detallan el área específica de

interés del proyecto:
Cargo- Puesto- Atribuciones/Responsabilidad

Nombre Función dentro de relacionada con el Evento/Proyecto
la empresa
PROPIETARIO Control general de todas las

Lic. Fredy L. (Accionista) operaciones administrativas y operativas
del negocio.
Debe asegurarse de elegir a los
Sra. María M. ADMINISTRADOR proveedores con la mejor calidad de
productos y servicios adquiridos.
Asegurarse que los clientes tengan

Sra. Enma M. JEFE DE VENTAS buena atención y las ventas realizadas
(Cajero) estén siendo satisfactorias y
contabilizadas.
Tabla 2: Integración del Áreas específicas de interés.
En la tabla de integración de áreas específicas se muestra, el nombre de la

persona, el cargo o puesto que la misma ejerce dentro de la empresa y la
responsabilidad de cada uno de los colaboradores donde incide la ejecución del
proyecto. Siendo estos, el jefe de ventas el cual será el cajero, el administrador y
el propietario accionista.
A continuación se detallan los puestos principales afectos a la elaboración

del proyecto de implementación de un sistema de inventarios y que se deben
tomar en cuenta para la correcta ejecución del mismo.

Página 16 de 32
PROPIETARIO
(accionista)
ADMINISTRADOR
GENERAL
ASESOR
FINANCIERO
JEFE DE VENTAS JEFE DE

(cajero) MANTENIMIENTO
VENDEDOR
AUXILIAR DE
VENTAS
Figura 3: Niveles jerárquicos afectos al área específica de interés.

Cabe mencionar que aunque los vendedores, el jefe de mantenimiento y el

asesor financiero son parte la mini empresa y tienen relación con los demás
puestos de trabajo, sus actividades y atribuciones no incide en la participación del
proceso de ejecución del proyecto. Mientras que los tres colaboradores de los
puestos remarcados en color naranja, tienen relación directa con el proceso de
inconformidad que el propietario presenta en este caso.
El Administrador General será la persona clave para seleccionar el sistema

de control de inventarios que la empresa necesite, el jefe de ventas es quien será
la el cajero, por ende la persona encargada de darle ingreso y egreso a todos los
productos que se roten en el negocio y por último y no menos importante el
propietario quien evaluara y decidirá invertir en el proyecto.

Página 17 de 32
D. Situación específica, decisión, problema y oportunidad.

Debido a la incertidumbre, desconocimiento y falta de información
específicamente en la rotación de mercadería en el negocio de venta de ropa
americana Payo´s Paca, el propietario decide evaluar el proyecto de
implementación de un sistema de control de inventarios, puesto que las ventas
diarias han disminuido los últimos dos meses en un 10%, lo cual le llama
poderosamente la atención, debido a que en la misma tienda durante los 3 últimos
años, las ventas se han presentado constantes con un crecimiento de 15%, estas
ventas correspondientes al periodo 2016-2019.
Es obligatorio para la marcha y continuidad del negocio, que el empresario

invierta en el sistema, puesto que las tiendas de pacas grandes y medianas a
nivel nacional han implementado este sistema que les permite medir, controlar y
administrar sus productos de una forma eficiente.
El beneficio primordial del sistema será la codificación de los productos que

permitirá específicamente:
 Determinar y conocer el precio de cada una de las prendas.

 Medir el volumen de ventas diarias.
 Conocer el stock de mercadería en la tienda.
Detectada esta necesidad fundamental de implementación tecnológica en el

área de ventas específicamente, y luego de haberlo discutido y analizado con todo
el equipo de trabajo se procede a elaborar y promover el proyecto de
Implementación de un sistema de inventarios para una venta de ropa americana o
ropa usada, más conocida como ropa de paca en el municipio de San José, la cual
consiste en la cotización de sistemas de controles que permitan al emprendedor
conocer el nivel de ventas diarias y el nivel de stock en su negocio.
Payo´s Paca refleja en sus libros un ingreso mensual de ventas

aproximadas a los Q25, 000.00, por cuanto se considera solvente de pago para
llevar a cabo el proyecto de inversión e implementación tecnológica del sistema en
sus instalaciones.

Página 18 de 32
A continuación se realiza un cuadro que detalla información relevante de los

proveedores del sistema y el costo.
Proveedor Sistemas
CATALAN S.A. MySQL +Acces

MySQL + PHP
PASS MySQL +Acces
MySQL + PHP
Tabla 3: Cuadro de proveedores y sistemas ofrecidos
E. Alternativas.
1) Determinación del sistema a utilizar
Para determinar la factibilidad del proyecto y del adecuado sistema de
inventarios, se evaluaran las alternativas de los lenguajes de programación que la
mini empresa puede instalar en su proyecto de inversión. Los criterios a evaluar en
el sistema son:
 Capacidad y volumen de datos o transacciones

 El crecimiento del sistema a futuro (lo cual permitirá al mini
empresario poder alimentar el sistema con más criterios o posibles
actividades que el negocio requiera añadir al mismo).
 Software amigable para el usuario.
Se seleccionan dos alternativas las cuales son:
 Lenguaje de programación MySQL + Acces

 Lenguaje de programación MySQL + PHP

Página 19 de 32
CRITERIOS ALTERNATIVA 1: ALTERNATIVA 2.

Lenguaje de Lenguaje de
programación MySQL + programación MySQL +
Acces PHP
CAPACIDAD Y MEDIO / ALTO ALTO

VOLUMEN DE DATOS
CRECIMIENTO DEL MEDIO / BAJO ALTO
SISTEMA A FUTURO
SOFTWARE AMIGABLE MEDIO ALTO
PARA EL USUARIO
Tabla 4: Cuadro comparativo, análisis cualitativo, posibles lenguajes de programación

Por medio del análisis cualitativo, se determinó que el lenguaje de

programación adecuado para implementarse en el negocio de ropa usada, es el
MySQL, debido a que posee una capacidad y volumen de datos a la otra
alternativa, así mismo, cuenta con la posibilidad de aumentar su capacidad al
tener la opción de almacenamiento en la nube, entre otros criterios.
ALTERNATIVA ALTERNATIVA 2:
1: Lenguaje de Lenguaje de
ponderación 1-10 programacion 1-10 programación
CRITERIOS MySQL + Acces MySQL + PHP
Capacidad y 3.85 9 4.95
volumen de
datos 0.55 7
crecimiento 1.8 8 2.4
del sistema a
futuro 0.3 6
software 1.05 9 1.35
amigable 0.15 7
100% 6.70 8.70
Tabla 5: Cuadro comparativo, análisis cuantitativo, posibles lenguajes de programación

Página 20 de 32
Con base a los criterios y al grado de ponderación de los mismos, se realizó

un análisis cuantitativo, en la cual se determinó que lenguaje de programación que
se debe instalar en la venta de ropa americana Payo´s Paca, es el lenguaje
ySQL + PHP.
Figura 4: Interfaz del sistema elegido MySQL + PHP

2) Determinacion del proveedor

Para determinar el proveedor adecuado, del sistema de control de
inventarios, se utilizaran los siguientes criterios:
 El precio de software y hardware

 Costo de mantenimiento
 Tiempo de entrega del sistema
Los proveedores seleccionados para ser comparados son:
 Catalán, S.A.
 PASS

Página 21 de 32
El proveedor CATALAN, S.A., ofrece el software y hardware para la

implementación del sistema de control de inventarios a un costo de Q 11,900.00 y
un costo de mantenimiento semestral de Q 2,500.00.
El proveedor PASS, ofrece el software y hardware para la implementación

del sistema de control de inventarios a un costo de Q 10,500.00 y un costo de
mantenimiento semestral de Q 1,500.00
CRITERIOS ALTERNATIVA ALTERNATIVA

1: CATALAN, 2: PASS
ponderación 1-10 S.A. 1-10
Tiempo de Entrega 0.25 6 1.5 7 1.75

Mantenimiento 0.35 8 2.8 8 2.8
Precio 0.4 7 2.8 9 3.6
100% 7.10 8.15
Tabla 6: Cuadro comparativo, análisis cuantitativo, posibles proveedores del sistema
Por medio del analisis cuantitativo que la mejor alternativa del proveedor
para el sistema de control de inventarios es PASS, debido principalmente al precio
del software y el mantenimiento del mismo.
La inversión inicial asciende a Q 10,500.00 detallados de la siguiente forma:
INVERSION INICIAL
Software Q 5,000.00
Impresora de códigos Q 2,500.00
Lector de códigos Q 1,500.00
Impresora facturas (matricial) Q 1,500.00
TOTAL INVERSION Q 10,500.00
Tabla 7: Inversión inicial del proyecto
1. Flujo de Efectivo
Con el fin de determinar el nuevo flujo de caja para el negocio Payo´s Paca, se
definen los costos mensuales incluyendo el mantenimiento del sistema de control de
inventarios.

Página 22 de 32
COSTOS MENSUALES
Costos Fijos
Alquiler de local Q 4,000.00
compra de 2 pacas Q 10,000.00
Mantenimiento del software y hardware Q 250.00
Contador Q 150.00
Impuestos Q 1,245.00
Costos variables
Mano de obra directa Q 4,050.00
Energía eléctrica Q 70.00
Q 19,765.00
Tabla 7: Costos mensuales del proyecto

En el cuadro anterior, se describen los rubros de egresos que

mensualmente tenía la empresa y a esa cantidad se le incorporo los Q 250.00
mensuales por el mantenimiento del sistema de control de inventarios. Para un
total de Q 19,765.00
Así mismo, la tasa de interés requerida por el inversionista es del 51%, en

el cual se tomaron en cuenta los siguientes factores:
Riesgo del negocio 18%

Promedio de Inflación 4%
Inversionista 25%
Tasa del banco 4%
Tasa de Inversión Requerida 51%

Tabla 8: Tasa de interés requerida por el accionista

Página 23 de 32
Se estimó que el ingreso por ventas se incrementará en un 15% sobre las

ventas que actualmente se perciben que ascienden a Q 24,900.00 con la
implementación del sistema de control de inventarios.

Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Página 24 de 32
Inicial Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Total
Beneficios Q 28,635.00 Q 28,635.00 Q 28,635.00 Q 28,635.00 Q 28,635.00 Q 28,635.00 Q 28,635.00 Q 28,635.00 Q 28,635.00 Q 257,715.00
Costos Q 10,500.00 Q 19,765.00 Q 19,765.00 Q 19,765.00 Q 19,765.00 Q 19,765.00 Q 19,765.00 Q 19,765.00 Q 19,765.00 Q 19,765.00 Q 188,385.00
Resultados/
Flujo de Caja Q (10,500.00) Q 8,870.00 Q 8,870.00 Q 8,870.00 Q 8,870.00 Q 8,870.00 Q 8,870.00 Q 8,870.00 Q 8,870.00 Q 8,870.00 Q 69,330.00
Resultado
Acumulado Q (10,500.00) Q (1,630.00) Q 7,240.00 Q 16,110.00 Q 24,980.00 Q 33,850.00 Q 42,720.00 Q 51,590.00 Q 60,460.00 Q 69,330.00
Tabla 9: Proyección de ingresos y costos
En el cuadro anterior se observa que los ingresos por venta incrementaron un 15% con respecto al ingreso
mensual que se tiene sin el sistema a un valor de Q 28,635.00. Así mismo, se determinó que el periodo de recuperación
es de 2 meses aproximados.
NPV (Valor Neto Actual) Q 6,322.73

ROI 60.22%
TIR 84.1289%
Al proyecto se le realizó una evaluación financiera, aplicándole los principales indicadores financieros, con el fin de
determinar la viabilidad del proyecto.
El VAN del proyecto es de Q 6,322.73 a una tasa de inversión requerida del 51%, por lo que sí es recomendable la
realización del mismo.

Página 25 de 32
La TIR es de 84.1289%, es decir, es superior a la tasa de inversión

requerida por el inversionista de 51%. Existe una diferencia de 32.6589%. En otras
palabras, el proyecto da más de lo solicitado, por lo que sí es recomendable
llevarlo a cabo. Además, el ROI es de 60.22%. En conclusión con base en los
resultados obtenidos el proyecto se debe ACEPTAR.

Página 26 de 32
F. Conclusiones.
Las ventas que mensualmente ingresan a la empresa son de Q 24,900.00 pero
con la implementación del sistema de control de inventarios las ventas ascienden
a Q 28,635.00, es decir, un 15% más. Por lo que si es viable la implementación del
mismo. Además, existen otros beneficios como reducción de la incertidumbre ante
posibles robos, tener un control sobre la totalidad de la mercadería que ingresa,
establecer precios fijos por prenda, definir qué tipo de ropa es la más solicitada,
entre otros.
Alternativa seleccionada – Proveedor PASS
El proveedor óptimo para el sistema de control de inventarios es PASS debido a

su calidad, precio del programa incluyendo el hardware y el costo de
mantenimiento semestral que asciende a Q1, 500.00, es decir, Q 250.00
mensuales.
Alternativa rechazada – Proveedor CATALAN, S.A.
Esta alternativa fue rechazada, debido al elevado precio del software y hardware
necesarios para la implementación del sistema, además de un costo de
mantenimiento de Q2,500; es decir, Q1,000.00 más que el proveedor PASS
Indicadores financieros.
La inversión del proyecto es de Q 10,500.00 los cuales se recuperarán en dos

meses aproximados.
El VAN es positivo con una tasa de inversión requerida de 51%, el cual asciende a
Q 6,322.73.
La TIR que iguala el VAN a cero es de 84.1289. Por consiguiente la TIR es mayor
a la tasa de inversión requerida. Y el ROI es de 60.22%.
Conforme los resultados obtenidos de los indicadores financieros se recomiendan

la implementación del sistema de control de inventarios.

Página 27 de 32
G. Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes teóricas

Preguntas y respuestas relativas a la experiencia
¿Cuándo se implementan sistemas tecnológicos se debe involucrar al

personal operativo? ¿Cuáles son las reacciones más usuales?
Si, por una simple razón son ellos quienes harán uso del sistema, por lo
cual necesitan estar informados sobre la nueva herramienta de trabajo, así como
los beneficios y los procedimientos para la utilización del sistema.
Dentro de las reacciones más usuales, se encuentra dos:
Resistencia al cambio: Existen personas que se niegan a los cambios, por

lo cual se debe informar al personal sobre los beneficios de la utilización de un
nuevo sistema. Además, de una capacitación para el uso adecuado del mismo.
Aceptación: es cuando el personal reconoce que la implementación de un

sistema es necesario para facilitar la realización de su trabajo, por lo que están de
acuerdo con ello. Así mismo, aportan ideas para mejorar el proyecto y a su vez
enriquecer el software con datos que pueden ser relevantes o vitales para el
mejoramiento del mismo en el futuro.
Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes teóricas.
¿Porque es importante determinar el valor residual de los activos

depreciables en un proyecto de inversión?
Porque una vez que los activos fijos ya no tengan un valor contable para la
empresa o proyecto, estos siguen tenido un valor monetario. Por lo anterior,
determinar este valor permitirá a la empresa tener un ingreso adicional por la
venta de estos activos.
Una de las formas para calcularlo es por medio de la comparación, es decir,

buscar el valor comercial que tiene un activo con iguales características y con
base en ese dato determinar su valor.

Página 28 de 32
Regularmente, los proyectos omiten realizar el cálculo del valor residual de

los activos, perdiendo la oportunidad de percibir un ingreso adicional para sus
operaciones.

Página 29 de 32
BIBLIOGRAFIA
BBC, M. (14 de FEBRERO de 2015). BBC MUNDO. Obtenido de

https://www.bbc.com/mundo/noticias/2015/02/150212_negocio_ropa_usada
_men
Carmona, J. G. (2008). Modelos Financieros con Excel. Bogotá: Ecoe Ediciones .
Chain, N. S., & Chain, R. S. (2008). Preparación y Evaluación de Proyectos.

Bogotá: McGraw-Hill Interamericana.
Cordoba, P. M. (2011). Formulacion y Desarrollo de Proyectos. Bogotá: Eco

Ediciones.
Díaz, J. A. (2011). Evaluación Financiera de Proyectos con aplicaciones en Excel.

Bogotá: Ediciones de la U.
Fernández, J. A. (2014). Contabilidad Financiera. México: La Patria.
Galicia, N. (14 de junio de 2018). El boom de las pacas. Prensa Librre.
Giraldo, R. A. (2007). Creacion y Consolidación de Empresas. Bogotá: Eco

Ediciones.
Hernández, U. M., & Rodríguez, A. C. (2009). Cómo Evaluar un Proyecto

Empresarial. España: Diaz de Santos.
Hernández, Z. T., & Martínez, E. T. (2014). Administracion de Proyectos. México:

La Patria.
Herrera, J. E. (2009). Proyectos Enfoque Gerencial. Bogotá: Ecoe Ediciones .
Martínez, F. R. (2019). Expansion de Negocio Paca. Escuintla.
Orozco, J. d. (2010). Evaluación Financiera de Proyectos. Bogotá: Ecoe Ediciones.
Urbina, G. B. (2006). Evaluación de Proyectos . Mexico: McGrawHill.
Uribe, J. A. (2015). Proyectos de Inversion para las PYME. Bogotá: Eco Ediciones.

Página 30 de 32
ANEXOS
Lector de códigos de barra

Fuente: www.tecnologia-informatica.com
Impresora de códigos de barra

Fuente: www.dts.com.gt
Impresora matricial .
fuente: www.kemik.gt


Caso de Estudio Control de Inventario para Una Paca PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Caso de Estudio Control de Inventario para Una Paca PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Maestría en Administración de Negocios

Escuintla, octubre de 2019

I. TEORIA RELEVANTE ----------------------------------------------------------------- 3

II. CASO ------------------------------------------------------------------------------------ 8

A. Objetivos de aprendizaje -------------------------------------------------------- 9

1) Objetivo General ---------------------------------------------------------------- 9

A. Párrafo de apertura --------------------------------------------------------------- 9

B. Antecedentes generales de la organización. ----------------------------- 11

C. Área específica de interés----------------------------------------------------- 14

D. Situación específica, decisión, problema y oportunidad. ------------- 17

1) Determinación del sistema a utilizar ------------------------------------- 18

2) Determinacion del proveedor ---------------------------------------------- 20

G. Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes teóricas--------- 27

Las características principales de este tipo de sistema son, la capacidad de

Para analizar esta problemática es necesario mencionar sus causas. Una

En el ámbito profesional y como emprendedor el interés versó, en la

Durante el método de la observación se pudo notar que, al no tener un

Curso: Desarrollo de Proyectos

negocio no tiene el conocimiento de volumen de mercadería existente y el

El objetivo de la investigación es apoyar al propietario del negocio a través

El contenido esta estructurado de forma que se pueda relacionar con todos

Curso: Desarrollo de Proyectos

El negocio de la ropa americana usada o como se le conoce en Guatemala

Según la GIRUM (Gremial de Importadores de Ropa Usada y Mercadería

La misma necesidad de sustentar una familia y la falta de desempleo en el

Curso: Desarrollo de Proyectos

deberá ser gestionado y evaluado por un equipo de profesionales que evaluara la

Para que las empresas logren sobrevivir en un mundo de constantes

Una de las características de las inversiones es que son planificadas a

Al elaborar un proyecto, se debe tomar en cuenta el periodo o la duración

Para dar inicio a la gestión de un proyecto se debe tomar como punto de

Curso: Desarrollo de Proyectos

socioculturales, tecnológicos, ecológicos y medio ambiental, puestos que estos

Figura 1: Entorno del Proyecto

Cuando se habla de proyectos de inversión, no se debe pensar en

Los proyectos más implementados o ejecutados en las pequeñas y

Curso: Desarrollo de Proyectos

Usualmente los proyectos de inversión siempre está presente el riesgo,

Al evaluar los flujos de efectivo en un proyecto de inversión, se debe

Cuando se piensa en invertir en un proyecto se debe determinar cómo se

Curso: Desarrollo de Proyectos

Uno de los indicadores financieros, más utilizados es el VAN, este permite

Curso: Desarrollo de Proyectos

El caso analizado corresponde a la implementación de un sistema de

Como parte del proyecto de implementación del sistema de control de

Día a día y en cualquier lugar que nos encontremos siempre habrán a la

La única forma de producir un bien o servicio es reconocer la necesidad

Curso: Desarrollo de Proyectos

proyecto. La base es un proyecto bien estructurado y evaluado que indique que el

La iniciativa del proyecto se deriva de la necesidad de brindar a los clientes

Curso: Desarrollo de Proyectos

proyecto y que el pequeño negocio siga en el mercado siendo competitivo. El

Detectada la necesidad fundamental de innovación tecnológica y después

Para la gestión del proyecto de control de inventarios en la venta de ropa de

El detalle del equipo de gestión de proyecto se describe en la tabla

Nombre Cargo o puesto dentro Puesto en el equipo de

Lic. Fredy Lorenzo Propietario (Accionista) Director del proyecto

Sr. Nery Cruz Jefe de mantenimiento Instalador de equipos

Curso: Desarrollo de Proyectos

B. Antecedentes generales de la organización.

Curso: Desarrollo de Proyectos

Debido a lo antes mencionado y sumando la excelente atención del