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Sesión 2
INGRESO DE DATOS
Puede usar Excel para escribir todos los tipos de datos que desee, profesionales o
personales.
Puede escribir dos tipos básicos de datos en las celdas de las hojas de cálculo, números
y texto.
Puede usar Excel para crear presupuestos, trabajar con impuestos o registrar
calificaciones de estudiantes.
También puede usar Excel para crear una lista de los productos que vende o para
registrar la asistencia de estudiantes.
Incluso lo puede utilizar para realizar un seguimiento del ejercicio que practica cada día, la
pérdida de peso o cuánto dinero le va a costar la reforma de su casa. Las posibilidades
son realmente ilimitadas.

DEFINICIONES BASICAS

Selección
Es necesaria e imprescindible la correcta selección de celdas, rangos, filas, columnas y
hojas para aplicar formatos y manejar las opciones de edición. Tal como lo vimos en el
capítulo anterior, considere las siguientes acciones.

Celdas y rangos
Para seleccionar celdas o rangos de celdas es necesario que el puntero del mouse debe
estar en modo selección. El puntero cambia a este modo cuando señala alguna celda.

El puntero cambia a modo de selección

Para seleccionar rangos de Celdas:

1. Señale la celda iniciar del rango a seleccionar, en nuestro caso la celda A5
2. Luego, realice un arrastre hasta la celda final del rango, en nuestro caso la celda C5.

Un arrastre desde la celda inicial

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Hasta la celda final

Celdas y rango no contiguos

Para seleccionar rangos no contiguos es necesario realizar las siguientes acciones:
1. Seleccionar la celda o el rango
2. Luego, use la tecla CTRL y seleccione la celdas o rango

Filas y columnas
Si lo que desea es seleccionar toda la fila o columna, debe realizar:
1. Señale con el puntero del mouse las etiquetas de la fila o columna a seleccionar.
2. Haga clic el puntero cambie a una flecha

Selección de la fila 5

Seleccionando la columna B

Si desea seleccionar más de una fila o columna, bastará con hacer un arrastre. Para
seleccionar filas o columnas no contiguas, debe realizar el arrastre pulsando la tecla
CTRL.

Usted podrá seleccionar toda la hoja de cálculo. Sólo tiene que llevar el puntero del
mouse al cuadro donde nacen los rótulos de filas y columnas y hacer clic.
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Selección de una hoja. Observe la posición del puntero del mouse

ESCRIBIR DATOS
Valores Aceptados
En una celda se pueden introducir básicamente dos tipos de información.
 Valores o Números: Es cualquier información que puede ser evaluada
numéricamente incluyendo números, fechas y fórmulas matemáticas. Las fechas se
consideran como valores porque se almacenan como tal. Aceptan algunos símbolos
como: el separador decimal, los signos +, -, () y el %. Por defecto cuando ingrese un
valor, este se justifica hacia la derecha.
 Literal o Texto: Es una cadena de caracteres que generalmente se usa como un
texto descriptivo, tales como titulo de informes, cabeceras de columnas, nombres de
ítems. Se puede incluir cualquier combinación de letras, números y signos especiales.
Los textos se justifican hacia la izquierda.

Para ingresar datos a una celda:

 Lleve el indicador a la celda donde se desea ingresar la información.

 Escribir el dato correspondiente.
 Pulse la tecla Enter o bien una tecla del curso de flechas.

Si pulsa Shift + Enter, el indicador de celda irá a la celda anterior (dependiendo de la

dirección elegida).

Escribir dos líneas en una fila

Un celda puede contener 2 líneas como parte de su contenido, logrando efectos como los
mostrados a continuación.

Procedimiento:
1. Lleve el curso a la celda A1
2. Escriba el texto Nro. Y presiones ALT + Enter
3. Escriba Orden y pulse Enter para finalizar
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Empezar con los títulos de las columnas

Hoja de cálculo con títulos de columnas y filas.

1. Los títulos de las columnas son los meses del año.

2. Los títulos de las filas son nombres de las Escuelas Profesionales.

Cuando escriba datos, conviene que empiece especificando títulos en la parte superior de
cada columna para que las personas que compartan su hoja de cálculo puedan saber el
significado de los datos (y para que usted mismo pueda saberlo más adelante).

En la imagen, los títulos de las columnas son los meses del año y se extienden a los largo
de la parte superior de la hoja de cálculo.

Normalmente, también tendrá que escribir títulos de filas. En la imagen, los títulos de las
filas que se extienden a lo largo del lado izquierdo son nombres de la facultades.

Esta hoja de cálculo muestra si un representante de cada una de las Escuelas

Profesionales ha asistido mensualmente a un almuerzo en las reuniones de coordinación.

EMPEZAR A ESCRIBIR

TABULADOR E
N
T
E
R

Presione TAB para mover la selección de una celda a la derecha. Presione ENTER para
mover la selección de una celda hacia abajo.

Suponga que va a crear una lista de nombres de vendedores. La lista también tendrá
también las fechas de las ventas con sus importes. Por lo tanto, necesitará los títulos de
columna siguientes: Nombres, Fecha e Importe.
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En este casi, no necesita títulos de filas a lo largo del lado izquierdo de la hoja de cálculo;
los nombres de los vendedores estarán en la columna situada más a la izquierda.

Escribiría “Fecha” en la celda B1 y presionaría TAB. A continuación, escribiría “Importe”

en la celda C1.

Escribir fechas y horas

Excel alinea el texto al lado izquierdo de las celdas, pero alinea la fechas al lado derecho
de las mismas.

Izquierda alineada Derecha alineada

Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha, debe utilizar una barra
diagonal o un guión para separar las partes: 15/10/2011 o 15-octubre-2011, Excel
reconocerá estos como una fecha.

Si necesita escribir una hora, escriba los números, un espacio y “a” o “p”; por ejemplo,
9:00 p. Si sólo pone el número, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.

SUGERENCIA: Para escribir la fecha actual, presione conjuntamente CTRL y la tecla

punto y coma (;). Para escribir la hora actual, presione conjuntamente CTRL. MAYUS
(Shift) y la tecla punto y coma (;).

Escribir números

Excel alinea los números al lado derecho de las celdas.

Para escribir los importes de las ventas en la columna C, la columna Importe, escribiría el
valor numérico del importe.

Otros números y cómo se escriben

 Para escribir fracciones, deje un espacio entre el número entero y la fracción. Por
ejemplo 1 1/8.
 Para escribir sólo una fracción, escriba un cero delante; por ejemplo, 0 ¼. Si se
escribe ¼ sin el cero, Excel interpretará el número como una fecha, 1 de abril.
 Si escribe (100) para indicar un número negativo mediante paréntesis, Excel mostrará
el número como -100.
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FUNCION AUTOCONPLETAR

Excel permite autocompletar textos ingresados en una lista. En el siguiente gráfico, en

una lista de Áreas, al pulsar la letra C en la celda A13, Excel Autocontemplará el ingreso
con la palabra Contabilidad que ya existe en líneas más arriba (C11).

Al pulsar la letra C el autocompletar rellena el texto con Contabilidad.

EDICION DE DATOS
Consiste en recuperar la información de una celda para posterior modificación.
 Lleve el indicador a la celda que quiere editar. En el gráfico a la celda A1.
 Pulsar la tecla F2 o haga clic sobre la celda o haga clic en la barra de fórmulas.
 Luego de hacer las correcciones del caso pulsar nuevamente Enter.

Desplazamiento en la hoja cálculo

Tabla: Uso de teclas para desplazar el indicador de celda

Si usted pulsa … Excel desplazará el indicador a

Flecha arriba / abajo Fila anterior / siguiente
Fecha izquierda / derecha Columna anterior / siguiente
TAB / Shift TAB Pantalla derecha / izquierda
Re Pág / Av Pág Pantalla arriba / abajo
Ctrl + Av Pág / Re Pág Hoja siguiente / Hoja anterior
F5 celda Permite ir a la celda especificada
Ctrl + Inicio Va a la primera celda de su rango
Ctrl + Fin Va a la última celda de su rango
Fin + Flecha derecha / Izquierda Va a la primera/última celda con contenido de
la fila
Fin + Flecha arriba / abajo Va a la primera/última celda con contenido de
la columna
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RELLENAR SERIES
Usando el controlador de relleno
El puntero del mouse permite ingresar de forma rápida y sencilla valores a nuestras
celdas. Así, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que señale en una celda o
un rango de celdas.

La figura muestra cómo cambia el puntero del mouse:

Seleccionar, cuando se Cuadro de relleno, cuando Modo Mover, cuando se

señala al centro de la celda. se señala a la esquina señala alguno de los
inferior izquierda. bordes.

Para probar estos casos, escriba en la Hoja1 la siguiente tabla.

Datos ingresados en la Hoja1

Selección:
Para seleccionar una celda o un rango de celdas el puntero del mouse debe estar en

modo Selección . Para que el puntero cambie a modo selección.

 Lleve el puntero sobre la celda que desea seleccionar (en nuestro ejemplo la celda
A2)

 Haga clic cuando el símbolo del puntero sea .

Puntero del mouse en modo de Selección

Para seleccionar toda la hoja, se hace clic en la esquina superior izquierda de la hoja
(como se indica)
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Botón Selección de hoja

Para seleccionar rangos de Celdas, bastará con presionar la tecla CTRL, mientras
selecciona otro rango.

Para seleccionar filas y columnas completas, se hace clic en el encabezado de columna

Si desea seleccionar rangos muy grandes, use clic para marcar el inicio y Shift + clic para
el final.

Si desea ingresar un mismo valor en el rango seleccionado, escriba el valor y pulse las
teclas CTRL + ENTER.
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USO DEL CUADRO DE RELLENO

Copiar, Generar Series y Generar Listas
El cuadro de relleno permite copiar una celda, generar una serie o generar una lista. La
copia o generación de series y listas dependen del contenido de la celda que se usa como
origen. Así, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiará el
contenido. Si usted escribe un texto y número (por ejemplo A001 ó Nota1) secreará una
serie.

Procedimiento:
1. Haga clic en la celda
2. Lleve el puntero al cuadro de relleno
3. Cuando vea el símbolo

Arrastre el
cuadro de relleno

Cuadro de relleno con el puntero del mouse. Después del arrastre se genera la serie
códigos. Si el contenido de una celda es un número o un texto, podrá COPIAR.
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Arrastre el
cuadro de relleno

Copiar celdas usando el cuadro de relleno. Después del arrastre se copia el contenido de
la celda.

Generar series
Realice el procedimiento necesario para obtener la siguiente tabla:

Resultado después de realizar la actividad.

Opciones de Autorrelleno
Para hacer más fácil el ingreso de datos. Excel muestra, al hacer los arrastres de una
celda, una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada opciones de Autorrelleno.

Ícono de un Smart Tags de Opciones de Autorrelleno

Así, escriba en una celda el número 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal
como en la figura:
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Al hacer clic en las opciones de Autorrelleno podemos realizar acciones adicionales.

Usted puede controlar la forma en que Excel rellena las celdas. La etiqueta inteligente que
se muestra al terminar el arrastre, permite en lugar de copiar, generar la serie o solo
copiar el contenido (sin el formato). En el ejemplo de la siguiente hoja se muestra el texto
Ventas en cursiva y al centro.

Así, por ejemplo, escriba en alguna celda 06/01/2004, al arrastrar esa fecha se podrán
realizar diversas acciones sobre ella.

Etiqueta de opciones de relleno. En las columnas se ha elegido: Rellenar días, días de la

semana, meses y años.

Rellenar series usando el Cuadro Serie

Una forma adicional de rellanar series es usando el cuadro Series, el cual permite
controlar incluso las repeticiones que se necesiten para la serie.
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Por ejemplo, se pide generar una serie de números, desde 1960 incrementado a 10 a
partir de la celda A5.

Procedimiento
1. Lleve el indicador a la celda que contiene el valor inicial a trabajar. Es decir la celda
A5. (esta celda debe contener el número 1960).
2. En la ficha Inicio y el grupo Modificar haga clic en rellenar.

2
1

3. Seleccione la opción Series.

4. En la ventana de series defina el incremento y el límite.

Haga clic en Aceptar

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Observe que se ha generado la serie sin necesidad de ningún arrstre.

Puede generar series cronológicas, en este caso tendrá que seleccionar el rango de
celdas a rellenar y elegir el tipo de relleno: Fecha, día laborable, Mes y Año.

Editar datos y revisar hojas de cálculo

Editar datos
Insertar Columna

Insertar Fila

Puede editar datos, insertar columnas e insertar filas en sus hojas de cálculo mientras las
está utilizando.
Todos nos equivocamos algunas veces y, en ocasiones, los datos que hemos escrito
correctamente se deben cambiar en el futuro.
A veces, es necesario efectuar un cambio en la hoja de cálculo completa. Suponga que
necesita agregar otra columna de datos, justo en el centro de la hoja de cálculo. O
suponga que tiene una lista en orden alfabético de empleados con un empleado por fila,
¿qué debe hacer si contrata un nuevo empleado?. Haga clic en Siguiente para aprender a
editar datos, así como agregar y eliminar filas y columnas en una hoja de cálculo.

EDITAR DATOS

1. Haga doble clic en una celda para editar (A2) los datos que contiene.
2. O, después de hacer clic en la celda, edite los datos en la barra de fórmulas.
3. La hoja de cálculo muestra Modificar en la barra de estado.

Suponga que deseaba escribir el nombre de Contabilidad en la celda A2 y pero escribió el

nombre de Compatibilidad por error. Ha detectado este error y desea corregirlo. Hay dos
formas de hacerlo:
 Haga clic en la celda y modifique sus datos.
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 Haga clic en la celda y, a continuación, en la barra de fórmulas.

Después de seleccionar la celda, la hoja de cálculo muestra Modificar en la esquina

inferior izquierda, en la barra de estado.
Cuando la hoja de cálculo está en modo Modificar, muchos comandos dejan de estar
disponibles (aparecen atenuados en los menús).
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ACTIVIDAD NRO. 2

INGRESO Y EDICION DE DATOS

Escribir datos

Para ingresar datos a una celda :

1. Lleva el indicador a una celda donde se desea ingresar la información.

2. Escriba el dato correspondiente. Para nuestro ejemplo, escriba la siguiente tabla (use
ENTER para cada entrada de datos).

Al pulsar ENTER el indicador se desplaza a la fila siguiente. Puede modificar este

comportamiento, logrando por ejemplo que al pulsar ENTER el indicador se desplace a la
derecha. Para cambiar:
1. Haga clic en la opción de Archivo y elija Opciones.
2. Elija la ficha Avanzadas y cambie el cuadro Dirección de acuerdo a:

3. Ahora en la celda B3, escriba Lima y presione ENTER. Observe el desplazamiento del
indicador de celdas.
4. Complete la tabla con los siguientes datos (recuerde que debe pulsar ENTER para
cada entrada).

5. Restablezca la dirección del ENTER hacia abajo.

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ESCRIBIR DOS LINEAS EN UNA FILA

Una celda puede contener dos líneas como parte de su contenido, logrando efectos como
los como los mostrados a continuación.

Para lograr este efecto:

1. En la Hoja2, lleve el curso a la celda A1.

2. Escriba el texto Nro y presione ALT + ENTER.
3. Escriba Orden y pulse ENTER para finalizar.

En la celda A5, realice el procedimiento para tener el texto tal como se muestra en la
imagen:

FUNCION AUTOCONTEMPLAR

Excel permite autocontemplar textos ingresados en una lista. En el gráfico de abajo, en

una lista de Áreas, al pulsar la letra V en la celda A8, Excel autocompleta el ingreso con la
palabra Ventas que ya existe líneas más arriba C5.

EDICION DE DATOS

Consiste en editar la información de una celda.

1. Lleve el indicador a la celda que quiere editar. En el gráfico a la celda A1 de la Hoja1.

2. Pulsa la tecla F2, haga doble clic sobre celda o haga clic en la barra de fórmulas.

3. El cursor se muestra en la parte final del texto. Cambie el nombre de la empresa por
Importaciones A & G Aceros SAC y presione ENTER.
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DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO

En estos ejercicios se verá las distintas formas de desplazarnos a través de una tabla de
Excel.

1. Abra un nuevo libro y renómbrelo por Listas.xlsx en la Hoja1 escribe:

2. Haga clic en la celda A5, realice cada uno de los procedimientos sugeridos y anote el
resultado:

Si usted pulsa … Excel desplazará el indicador a

Flecha arriba / abajo
Fecha izquierda / derecha
TAB / Shift TAB
Re Pág / Av Pág
Ctrl + Av Pág / Re Pág
F5 A210
Haga clic en la celda A5 de la hoja1 y
presione las teclas que se solicitan:
Ctrl + Inicio
Ctrl + Fin
Fin + Flecha derecha / Izquierda
Fin + Flecha arriba / abajo
3. Guarde y cierre el libro.
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RELLENAR SERIES

Usando el controlador de relleno

El puntero del mouse permite ingresar en forma rápida y sencilla valores a nuestras
celdas. Así, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que señale en una celda o
un rango de celdas.

La figura muestra los distintos tipos de puntero del mouse

Seleccionar, cuando se Cuadro de relleno, cuando Modo Mover, cuando se

señala al centro de la celda se señala a la esquina señala alguno de los bordes
inferior izquierda

Selección.

1. En un libro nuevo, escriba en la Hoja1 la siguiente tabla:

Para seleccionar una celda o un rango de celdas, el puntero del mouse debe estar en

modo Selección . Para que el puntero cambie a modo de selección.

1. Lleve el puntero sobre la celda que desea seleccionar (en nuestro ejemplo la celda
A2).

2. Haga clic cuando el símbolo del puntero sea .

3. Para seleccionar rango de celdas

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Haga un arrastre
desde aqui… Para seleccionar
rangos separados
use la tecla Ctrl y
realice el arrastre

Hasta aqui…

… o para seleccionar filas y columnas completas …

Haga clic sobre los

encabezados de las
filas o de las
columnas

Si desea seleccionar rangos muy grandes, use clic para marcar el inicio y Shift + clic para
el final.

Copiar, Generar Series y Generar Listas

El cuadro de relleno permite copiar una celda, generar una serie o generar una lista. La
copia o generación de series y listas depende del contenido de la celda que se usa como
origen. Así, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiará el
contenido. Si usted escribe un texto y número (por ejemplo A001 ó, Nota1) se creará una
serie.

Para generar una serie:

1. Haga clic en la celda A3

2. Lleve el puntero al cuadro de relleno
3. Cuando vea el símbolo + realice un arrastre
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Después del arrastre

Si el contenido de una celda es un número o un texto, podrá COPIAR

Después del arrastre

Opciones de autorelleno

Para ser más fácil el relleno de datos, Excel muestra al hacer el arrastre del cuadro de
relleno, una etiqueta inteligente (Smart Tage) llamada Opciones de Autorelleno.

1. En la Hoja2, escriba el número 1

2. Luego realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:

3. Elija la opción Serie de relleno. Observe el resultado en la imagen de arriba ¿Qué se

genera ahora?
4. Escriba el texto Aula 1001 y realice un arrastre ¿Qué sucede si en la etiqueta
inteligente elije la opción Copiar celdas?
5. Escriba en una celda 27-mar y realice un arrastre
¿Qué opciones se muestran en la etiqueta inteligente?
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Listas

Con el cuadro de relleno, podrá también generar listas pre definidas. Para usar una lis:

1. En una celda escriba Enero y realice un arrastre.

2. Observe el resultado

Arrastre

3. En otra celda, escriba el texto lunes y luego haga el arrastre correspondiente. ¿Cuál
es el resultado?

4. En otra celda escriba Nov y realice un arrastre. ¿Cuál es el resultado?

5. En otra celda escriba Azul y realice el arrastre. ¿Por qué no se genera una lista de
colores?

Ingreso de datos a un rango

Puede ingresar datos a un rango siguiendo estos pasos:

1. En una hoja de Excel, seleccione un rango de celdas, para nuestro caso, seleccione el
rango B5:C15
2. Escriba un texto como contenido, en nuestro caso escriba Excel 2010.
3. Presione Ctrl + Enter. ¿Cuál es el resultado?

CASOS DE APLICACIÓN

 En una hoja de Excel, escriba la siguiente tabla:

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 Luego use las distintas opciones de relleno para que las columnas Nro., Código,
Especialidad y Fecha de cierre se muestren como la figura:

 Guarde y cierre el libro.