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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ESPECIALIZACION EN GESTION DEL TALENTO HUMANO POR

COMPETENCIAS

MANUAL DIAGRAMA DE FLUJO

FUNDACION GOLD TALENTS

CARMELO ARIAS V.

DIRECTOR DE ESTUDIO

LINDELIA PERALTA PAULA

RIONEGRO, OCTUBRE DE 2019


ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

INTRODUCCIÓN

La selección de personal es un proceso importante para cualquier empresa u organización y

se realiza de acuerdo con las necesidades del área que corresponda y con los requisitos del perfil

y/o requisición de personal correspondiente.

Las personas y las organizaciones están involucradas en un continuo proceso de crecimiento

mutuo, al hablar de contar y captar al mejor talento humano representa uno de los cambios más

importantes y trascendentales para el área de recursos humanos. Ello propone un modelo nuevo

de gestión que lo hace de mayor complejidad pero añade valor agregado a las organizaciones y

se convierte en socios estratégicos.

Para estructurar el modelo de selección del personal fundamentado en competencias para la

Fundación, que de ahora en adelante se denominará FUGOTA (Fundación Gold Talents), se

hace necesario realizar un abordaje conceptual y metodológico para facilitar la comprensión y

apropiación de los procesos de gestión del talento humano requeridos para alcanzar altos niveles

de desempeño y motivación. Este modelo articula el direccionamiento estratégico, la

administración por procesos y la gestión humana en un sistema que tiene como finalidad dar el

mayor beneficio y el desarrollo integral de la empresa.

Este propósito se puede cumplir a través de la capacidad de coordinar el talento humano y los

recursos existentes, conducen a alcanzar los objetivos organizacionales, con el fin de

potencializar la gestión humana en la Fundación se diseñó un modelo de reclutamiento y

selección de talento humano por competencias, a partir del análisis del plan estratégico y su

despliegue en los objetivos.

Este enfoque por competencias promoverá y desarrollará cualidades diferenciadoras que

determinen el éxito en la ejecución de todas las actividades y se orienten hacia el desarrollo

competitivo representada en el recurso humano y este constituye el elemento responsable y


generador de comportamientos que conducen a mejorar el desempeño de las funciones que

serán asignadas a cada colaborador seleccionado.

Así, la gestión del talento humano influye en la competitividad de la organización, pues se

alinea al direccionamiento estratégico y la gerencia de procesos. Es así como el conjunto de

desempeños exitosos, producto de un adecuado desarrollo de las competencias. Este manual

presenta la forma como debe llevarse a cabo el procedimiento de selección de personal.

1. OBJETIVOS DEL MANUAL

• Establecer de forma documental los lineamientos generales para realizar el proceso de

selección de los recursos humanos idóneos para realizar de manera eficiente, las actividades

y labores de FUGOTA.

• Obtener de las fuentes de reclutamiento internas y/o externas de FUGOTA, los datos de

los aspirantes a ocupar plazas vacantes para desempeñar el cargo requerido y seleccionar las

personas de quienes se pueda aprovechar al máximo sus cualidades y habilidades.

• Establecer el nivel de responsabilidad del área encargada en el sistema de selección de

personal, permitiendo una eficiente y eficaz gestión de selección.

• Implantar que este manual es aplicable a todos los cargos de FUGOTA, desde la Dirección

General, a todas las áreas que requieren personal para el desempeño de sus funciones y a los

candidatos que soliciten su ingreso.

2. MARCO JURIDICO

2.1 Fundamentos legal

Código sustantivo del trabajo y la legislación colombiana.

2.2 Normas generales

• El contenido del presente manual de selección de personal es de uso exclusivo para


FUGOTA.

• El jefe de personal es el responsable del reclutamiento y selección del personal, para

incorporarse a FUGOTA.

• La elaboración y el análisis del inventario de r ecursos h umanos es competencia de la

dirección administrativa a través de la dirección jurídica.

• La dirección administrativa a través de la d i r e c c i ó n j u r í d i c a es responsable de velar

para que todo el personal que ingrese cumpla con los perfiles y exigencias del cargo.

• El jefe de personal deberá contar con los perfiles de cargos existentes en la Plantilla de

Personal de FUGOTA, autorizada por la dirección administrativa, para atender los

requerimientos de personal.

• El jefe de personal bajo la coordinación jurídica es la responsable de solicitar

vía oficio los candidatos requeridos para cubrir las plazas vacantes.

• La Dirección Jurídica a través del jefe de personal es el responsable de reclutar para las

vacantes los candidatos externos a través de convocatorias por bolsas de empleo.

• La Dirección Jurídica a través del jefe de personal integrará una bolsa de trabajo, con el

registro de los aspirantes que soliciten empleo y deberá determinar las fuentes de

reclutamiento externo que sean necesarios, donde las solicitudes de empleo deberán de

permanecer un mese activos en la bolsa de empleo.

• Los documentos que se generen en el proceso de reclutamiento y selección de personal serán

resguardados por la dirección jurídica a través del jefe de personal, con el fin de garantizar

su confiabilidad y confidencialidad.

3. NORMAS PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

3.1 De las vacantes


➢ La vacante se produce cuando el cargo se encuentra libre, lo que da inicio al

proceso de reclutamiento.

➢ Se entenderá por cargos vacantes definitivos; los causados por la ausencia definitiva del

trabajador del cargo debido a ascensos o terminación de contrato, retiro voluntario o muerte

del empleado; asimismo, se consideran como cargos vacantes definitivos los cargos nuevos

creados en la Plantilla de Personal FUGOTA.

➢ Se entenderá por cargos vacantes temporales; los causados por ausencia temporal del

trabajador del cargo, debido a licencias y permisos.

➢ Se consideran plazas de base a todas aquellas que se encuentran comprendidas desde el nivel

auxiliar hasta el profesional especializado.

➢ En el área en donde se presenta la vacante establecerá los requisitos necesarios para ocupar

el cargo correspondiente.

➢ Cuando exista una plaza vacante, el área solicitante será quien haga el requerimiento

respectivo a quien corresponda las firmas de autorización.

3.2 Requisición de personal

El área solicitante debe hacer llegar al jefe de personal su petición a través del

requerimiento del personal ya sea para evaluación de candidatos o para solicitar

el reclutamiento y selección de personal que cumpla con el perfil de la vacante.

Se iniciará el proceso cuando se recibe la requisición de personal del formato

RH- RE-001 y se verificará que sea llenada correctamente, por el jefe del área

solicitante.

Todas las vacantes se cubrirán con el llenado de la requisición de personal -


Formato RH- RE-001 Requisición de Personal - previa aprobación del

representante legal y director del área solicitante.

3.3 Del perfil del cargo

Se establecen las especificaciones de acuerdo a los requerimientos del área de

trabajo que lo solicita. La descripción del cargo ameritará qué tipo de demandas

laborales se harán al trabajador y las habilidades que debe tener la persona que

desempeñará el cargo.

Se debe tener como referencia básica la descripción de cargos, y para ello hay que

tenerlos actualizados sino es así se debe consultar otras fuentes de información,

como la entrevista con personal técnico, con el jefe o gerente del área que lo

solicita.

Las características con las que deben cumplir los candidatos se deben ceñir al

perfil general del cargo autorizado. Los aspirantes deberán apegarse a las

condiciones establecidas con especificidad en la requisición de personal.

4. DEL RECLUTAMIENTO

4.1 Fuentes de reclutamiento

La fuente de reclutamiento de aspirantes para la contratación de las vacantes de Base estará

integrada por diversos medios como: bolsa de empleo virtual y recepción de perfiles directos.

Pueden dividirse, en los de Confianza pueden ser internas y externas:

4.2 Fuentes internas: Publicaciones internas (avisos y correo electrónico a los trabajadores),

base de datos, evaluación de desempeño, por capacitación.


4.3 Fuentes externas: Avisos en medios de comunicación, presentación espontánea, contactos

y/o recomendaciones, bolsas de trabajo, correo electrónico.

La dirección jurídica mediante el jefe de personal será la responsable de establecer las técnicas

y fuentes de reclutamiento que serán utilizadas para integrar la propuesta de candidatos.

4.4 Del reclutamiento de personal

Únicamente a través de la dirección jurídica se podrá integrar personal de confianza y/o de

base.

El proceso de reclutamiento de personal se iniciará en el momento que la dirección jurídica

reciba del área solicitante el formato RH-RE-001 Requisición de Personal debidamente

diligenciada.

La dirección jurídica a través del proceso de capacitación reclutará personal acorde al perfil de

cargos de FUGOTA y a la requisición de personal.

Para la recepción externa, las hojas de vida se recibirán de forma física o por correo electrónico

y aquellas que sean recepcionadas y queden en bases de datos con tratamiento de potencial

aspirante se mantendrán en archivo por tres meses.

El área solicitante puede proponer candidatos para ocupar una vacante siempre y cuando esta

se encuentre vacante y debidamente autorizada en la plantilla de personal vigente de la unidad

correspondiente, después de aprobar los exámenes que en su caso se apliquen.

5. DE LA SELECCIÓN INTERNA

El proceso de selección se refiere a la toma de decisiones con relación a la ocupación del cargo

vacante. En el mismo proceso, se buscan entre los aspirantes, aquellos con capacidades y

conocimientos esenciales, convirtiéndose en candidatos a ser contratados y/o ascendidos. Si el


candidato es trabajador de FUGOTA se le facilitará algunos pasos en el proceso de selección,

ya que éstos trabajadores poseen un récord de trabajo dentro de la FUGOTA.

5.1 Del ascenso automático

Se entiende por ascenso automático, la promoción de un trabajador a un cargo más importante

y mejor remunerado, es aquel que sin previa evaluación se asciende debido a su rendimiento,

además que es algo motivacional que lo mantiene mas comprometido en el área donde va

desempeñar su labor, siempre que cumpla con los requisitos de educación, experiencia y

satisfaga los demás requisitos para el cargo establecido y que no haya sido suspendido por

faltas al reglamento interno de la Fundación en los seis meses anteriores a ser ascendido.

5.2 De las promociones

Para postularse a concursar a una promoción de personal, es necesario que la o el empleado

tenga al menos un año de ser colaborador con FUGOTA.

Los candidatos internos que estén interesados en concursar por una vacante, deberán cumplir

con informar a su jefe Inmediato su interés por participar en la convocatoria, cuya finalidad

será que tenga conocimiento del tiempo que dispondrá para realizar los exámenes.

5.3 De la recepción y análisis de hojas de vida.

La dirección jurídica a través del proceso que realiza el jefe de personal recibe y revisa las

hojas de vida de los candidatos interesados en la vacante.

Para el efecto de lo anterior, se procederá de la manera siguiente: la solicitud deberá presentarse

ante el área indicada donde el trabajador presta sus servicios o directamente al jefe de personal,

dentro del plazo establecido en la convocatoria.

Dentro del proceso de capacitación, el jefe de personal, dispondrá de un plazo de ocho días

hábiles a partir de la recepción de la documentación, para su revisión y al décimo día solicitar


el examen a la dirección del área donde labora si fuera el caso, o en su defecto emitirá el acuerdo

correspondiente si fuera un ascenso automático.

6. DE LA SELECCIÓN EXTERNA

6.1 De la convocatoria externa:

Siguiendo el protocolo de FUGOTA que de no existir candidatos en la empresa, y agotado este

procedimiento, se convocará en forma escrita a nivel externo.

Se deberá comunicar la convocatoria por escrito fuera de la empresa, utilizando los medios más

efectivos, y quedando a discreción y criterio del responsable de la dirección jurídica, elegir las

fuentes de convocatoria más eficientes.

6.2 Fuentes de reclutamiento externas.

• Presentación espontánea

• Contactos y/o recomendaciones

• Bolsas de empleo

6.3 De la entrevista preliminar

Se realizará la entrevista preliminar cuya la finalidad es corroborar los datos contenidos en la

solicitud, tener un contacto visual con el candidato y hacer un registro observa/conductual de

éste. Durante el desarrollo de la entrevista se le suministrará al candidato información con

respecto a la vacante, condiciones de trabajo, sueldos, entre otros. Si en la requisición se han

pedido anexar documentos como: diploma de pregrado y/o profesional, recomendación, cédula

de ciudadanía, licencia de conducir, antecedentes judiciales, etc. En esta fase se verifican si

están completos.
6.4 Del análisis de hoja de vida

Se analizará la hoja de vida catalogada dentro de un primer filtro, después de la entrevista

preliminar con base en los requerimientos del perfil. En esta etapa, se selecciona toda hoja de

vida que cumpla con los requerimientos del perfil solicitado clasificará la hoja de vida que

cumpla con un mínimo del ochenta por ciento de los requisitos exigidos: experiencia en el

cargo, formación académica, edad, preparación específica.

6.5 De la selección de potenciales candidatos

En el proceso de selección de candidatos externos, el objetivo es hacer una rápida evaluación

y selección de la documentación de los aspirantes a convertirse en posibles candidatos a

ocupar un puesto vacante en FUGOTA.

6.6 De la citación a candidatos a entrevista

Se citará a la entrevista a los candidatos elegibles, notificándoles: día, hora, fecha

y quién será el encargado de recibirlos, si por alguna razón no se puede concretar

la entrevista, se analizará si es conveniente una nueva fecha, siempre que no

perjudique el proceso.

6.7 De la realización de la entrevista

Se entrevistará a los candidatos según las especificaciones del puesto, será

planificada y estructurada de tal forma que permita llevar una secuencia

estandarizada, de tal manera, facilite hacer comparaciones entre los candidatos.

Preparación de la entrevista, en ella se debe incluir: El estudio de la hoja de vida, el estudio

de la requisición del área solicitante, el estudio de los requerimientos de empleado.

Las preguntas, se agruparán por áreas según manejo del entrevistador:

• Datos personales
• Experiencia en el trabajo

• Formación académica

• Capacitación

• Motivaciones

• Uso de tiempo libre

• Familia

• Redes sociales

6.8 De la verificación de datos y otros

Se hacen las entrevistas de verificación de datos, referencias laborales y referencias

personales.

6.9 De la invitación del candidato a examen ingreso

Se invitará al candidato a realizar los exámenes correspondientes, notificándole:

día, hora y fecha, si no se puede concretizar los exámenes, se debe analizar si es

posible reprogramarlos.

6.10 De la evaluación del desempeño del período de prueba

Se hará la evaluación del desempeño del nuevo trabajador y se hace antes de

finalizar el período de prueba y se toma la determinación de rescindir y/o

confirmar la relación laboral sin responsabilidad por parte de FUGOTA, este

término tiene una duración de sesenta días calendario contando a partir de la

fecha en que se firma el contrato.

El período de prueba será evaluado por la dirección de la vacante y esta debe


informar a la dirección jurídica por escrito antes de que finalice el período de

prueba para que se haga el trámite ante el representante legal la confirmación del

nombramiento o cancelación de la relación laboral del trabajador.

6.11 De la inducción

El personal nuevo que ingrese deberá participar de una jornada de capacitación, sin ninguna

excepción, en la fecha y hora programada.

Los empleados nuevos recibirán una inducción en el puesto para el cual fueron

contratados, la que estará acompañada por el área donde va a prestar prestando

el servicio.

Las excepciones a las normas que contiene este manual deben ser autorizadas por

el representante legal.

7. DE PROCESOS: PROCESO Y PROCEDIMIENTO

PROCESO PROCEDIMIENTO

1. Recepción y autorización de la requisición de Personal

2. Incorporación de personal

Selección de personal y 3. Entrevista de preselección y exámenes médicos

capacitación 4. Informe del reporte de entrevista

5. Selección del candidato por el área solicitante

6. Aviso al candidato seleccionado

7. Integración al equipo de trabajo


8. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

• Contrato de Trabajo de FUGOTA

• Plantilla de Personal

• Perfil del área

• Hoja de Vida

• Formato RH-RE-001 Requisición de Personal

• Formato RH-RE-002 Reporte de Entrevista

• Formato RH-RE-003 Check List para expedientes

9. FLUJOGRAMA DE SELECCIÓN
10. BIBLIOGRAFIA

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Documentos/Documentos_complementarios/Actividad%20de%20Aprendizaje%203/Recluta

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