In ultimele 2 saptamani am avut 3 cursuri diferite, cu 3 companii complet diferite.

Partea
interesanta e ca la fiecare curs am ajuns la un moment dat la subiectul pontaj in Excel. Hmm,
poate ar trebui sa scriu un articol despre asta.

Model pontaj in Excel

Din discutiile pe care le-am avut cu clientii mei eu am inteles de la ei ar fi de folos un model de
pontaj care sa arate in felul urmator

 sa fie pe luni, bine ar fi daca Excel-ul m-ar ajuta sa pot crea usor o luna
 sa imi scoata in evidenta sambetele si duminicile
 sa imi calculeze numarul de ore pe care un angajat ar trebui sa le lucreze conform contractului lui
(8 ore / 6 ore / etc.)
 sa imi calculeze numarul de ore lucrat in timpul saptamanii, respectiv in weekend
 sa imi calculeze si numarul de ore corespunzator concediilor de odihna, concedii medicale

Ok, hai sa vedem cum il facem.

Pontaj pe luni
Primul lucru pe care l-am facut in varianta mea de pontaj a fost sa ma asigur ca e foarte usor sa
adaugi o luna noua.

Tot ce trebuie sa faci e sa completezi data de inceput si Excel-ul va pune automat zilele si ne va
spune si ziua saptamanii.
Calcul norma de lucru
In functie de programul de lucru, vreau sa calculez si norma de lucru, adica numarul de ore pe
care ar trebui sa lucreze cineva intr-o luna.

Calculul se face in baza a ceea ce scriem in coloana B.

Calcul ore lucrate in weekend

Fiindca pe randul 3 eu am ziua saptamanii, mi-a fost relativ usor sa calculez orele lucrate in
weekend folosind un SUMIF “simplu”.

=SUMIF($C$3:$AG$3;"SA";C4:AG4)+SUMIF($C$3:$AG$3;"DU";C4:AG4)

Stiu ca formula pare mai complexa, dar e o adunare simpla intre numarul orelor de sambata (SA)
si celor de duminica (DU).
Calcul ore lucrate de luni pana vineri
Iar daca stim cat am lucrat in weekend, nu e operatie pe creier ca sa calculam orele de luni pana
vineri. Facem o diferenta dintre totalul orelor si orele din weekend.

=AI4- SUMIF($C$3:$AG$3;"SA";C4:AG4)+SUMIF($C$3:$AG$3;"DU";C4:AG4)

Am vazut ca multa lume calculeaza manual orele din timpul saptamanii. Cu o functie de acest
tip, nu mai trebuie sa faci asta.

Calcul ore concediu de odihna si concediu medical

Ca sa calculez asta eu am numarat cate CO si CM am pe o linie in dreptul unei persoane,
folosind COUNTIF. Rezultatul l-am inmultit mai apoi cu 8.

=COUNTIF(C4:AG4;$AL$2)*8

Disclaimer
Desi am lucrat in departamente de resurse umane, nu sunt neaparat un specialist in ale pontajului.

Asa ca daca am facut vreo tampenie capitala in acest fisier, nu da cu paru’.

Download
Aboneaza-te la lista mea de email pentru a descarca acest fisier. Stai linistit(a) ca nu vei primi
reclame la detergenti din partea mea, doar articole despre Excel.
Ce lipseste?
Daca as fi avut mai mult timp la dispozitie probabil ca m-as fi gandit si la moduri in care pot sa
calculez orele de noapte, asta simt eu ca lipseste.

Sunt sigur insa ca ar mai fi si alte lucruri, spune-mi si mie in sectiunea de comentarii.

Iar daca ai vreun model foarte tare de pontaj pe care poti sa il share-uiesti, m-as bucura sa il pun
aici.

Update: alte modele de pontaj

Dupa ce am publicat acest articol si am trimis newsletter-ul am primit multe reply-uri cu alte
modele de pontaj. Pe cele pe care pe care am permisiunea sa le pun aici pe site le poti vedea mai
jos.

Protejarea datelor in Excel

Daca macar o data ai lucrat cateva ore la un model complicat in Excel doar ca sa il vezi facut
praf de un coleg care a scris direct peste cea mai complexa formula sunt sigur ca vrei sa eviti asta
pe viitor.

In acest articol o iti descriu care sunt optiunile pe care le avem pentru a ne proteja “operele de
arta” pe care le creem in Excel impotriva neatentiei.

Descriu aici optiunile pe care le am in Excel, o sa urmeze si un articol in care vorbesc despre
optiunile pe care le avem in Google Sheets.
Protejare workbook – parola
Primul lucru pe care vreau sa il fac este sa las sa deschida acest fisier doar persoanele alese care
au parola. Nu de alta dar vorbim despre Excel-ul care contine adevarul despre asasinarea lui
Kenedy, revolutia din 89 si formula secreta Coca Cola.

Cel mai usor putem face asta dupa ce dam un click pe tab-ul de File si mergem in sectiunea Info.
Acolo putem vedea optiunea de a parola fisierul.

Excel ne intreaba care e parola, o introducem de 2 ori si suntem gata. E recomandat ca sa o

notam undeva pentru ca altfel e ca si cum ti-ai inchide cheile in masina. Excel nu are optiunea de
trimitere parola prin email.
Data viitoare cand deschidem acel fisier, surpriza:

Protect sheet
Hai sa luam un caz mai putin prapastios, nu vrem sa inchidem usa la intrare, vrem totusi sa
protejam tablourile impotriva copiilor. Adica nu vrem sa lasam pe nimeni sa faca modificari intr-
un anumit sheet, poate acolo sunt cele mai complexe formule.

Nu e mare filosofie aici, gasim optiunea protect sheet in sectiunea review:

Si cand vrem sa facem modificari vedem asta.

Permisiuni in functie de range

Radu, putem permite editarea doar a anumitor celule din sheet?

Multumesc pentru intrebare, raspunsul meu e da, uite cum procedam, inainte de a proteja un
sheet folosim optiunea allow users to edit ranges
Definim care e zona de celule unde permitem accesul si care e parola si suntem gata.

De tinut minte ca pana cand nu protejam sheet-ul, cum ti-am spus mai inainte, nu se intampla
nimic. Parola pe care o definim aici e diferita de parola de protejare sheet.

Track changes
Am vazut cum sa incuiem usa la poarta, cum sa punem tablourile in vitrina si cum sa construim
cabinete individuale.

Acum vrem sa vedem cum putem instala camere video, adica sa vedem cine / ce a modificat.
Putem face asta folosind optiunea track changes.
 Dupa ce am setat track changes,
vom vedea unde au fost facute modificari.

Si putem sa le acceptam / respingem daca dorim asta:

Am vrut sa vedem care sunt optiunile pe care le avem in Excel pentru protejarea datelor, am
vorbit despre parolarea intregului fisier, despre protejarea unui singur sheet, despre posibilitatea
de a face modificari doar in anumite zone de celule si despre urmarirea modificarilor care au fost
facute prin track changes.

Am inclus 11 imagini si peste 500 de cuvinte in acest articol, ar fi pacat sa nu ajunga la mai
multa lume, ajuta-ma cu un share.

PS: nu am scris nimic despre Share Workbook in acest articol pentru a am un articol separat pe
aceasta tema.

Pivot Table 101: Introducere

Cred ca atunci cand vorbim despre sumarizarea datelor cu Pivot Table incepem sa vorbim despre
utilizare Excel la nivel intermediar. Mi-am propus in acest articol ca sa te ajut sa intelegi modul
in care functioneaza un Pivot Table, nu de alta dar la inceput poate fi destul de greu de apucat.
Daca citesti articolul pana la final poate afli si care e faza cu 101 :).

Tocmai ai devenit antreprenor

Imi plac situatiile concrete, hai sa iti povestesc un scenariu, ai propriul magazin online in care
vinzi telefoane mobile folosite, felicitari. Inca de la inceput ai vrut sa masori intr-un mod cat mai
eficient vanzarile, magazinul tau online te ajuta la asta, iti exporta un fisier excel care arata cam
asa:
 E
fain ca ai pentru fiecare tranzactie o linie in tabel, insa parca nu e suficient. Daca nu esti
Superman e cam greu sa observi tendinte si pattern-uri intr-un Excel cu 1000 linii doar uitandu-te
la ele.

Pentru inceput ai vrea sa stii cum merg vanzarile pe fiecare model, daca nu ai mai auzit de ce e
ala un Pivot Table probabil ca ai facut un sheet nou in document si un tabel care arata cam asa:

Si ai pus-o pe asistenta ta Maricica sa completeze

tabelul manual. Nici ea nu a auzit ce e ala un Pivot Table si, pentru fiecare model s-a pus sa faca
urmatoarele:

 Selectare model
 Selectare luna
 Insumarea valorii pe coloana de pret
 Scrierea totalului in tabelul tau

Asta pentru fiecare model si pentru fiecare luna, suna distractiv nu?

O alternativa: Pivot Table

Exact pentru aceasta situatie a fost construit acest “feature”, tocmai ca sa nu fie nevoie sa petreci
mult timp facand sarcini repetitive pentru a obtine o sumarizare a informatiilor. In cele ce
urmeaza iti voi arata cum poti obtine valoarea vanzarilor pe model si pe luna folosind un Pivot
Table.
 Pasul 0: Tabel cu un singur rand in header

Nu orice tabel poate fi sumarizat cu Pivot Table, e nevoie sa aiba un format simplu care sa
indeplineasca 2 conditii:

1. Sa aiba un singur rand ca si cap de tabel, fara randuri suprapuse

2. Sa nu aiba randuri de sumarizare in interiorul tabelului (de gen total pe luna)

Tabelul nostru indeplineste ambele conditii.

Pasul 1: Unde e optiunea asta?

Pai, aici (Insert / Pivot Table):

Pasul 2: Create Pivot Table

Dupa ce apasam butonul magic de insert ne apare “chestia asta”:

 La select table / range, ia ghici
ce vom face, vom selecta tabelul / range-ul de celule pe care vrem sa il analizam, Radu eu nu
inteleg e complicat :).

E nevoie sa spunem si unde vrem sa fie pus raportul, de asta avem si optiunea Choose where you
want the PivotTable report to be placed.

Dupa ce am dat ok ar trebui sa avem asta:

Ce se intampla de fapt
Excel, prin intelepciunea microsoftiana ia informatia din tabelul pe care vrei sa il analizezi si iti
arata toate coloanele pe care le aveai. De asta era important sa nu ai in capul de tabel randuri
suprapuse, asta ar fi adus confuzie.

Eu pot lua aceste campuri si sa le combin in cate directii vreau pentru a obtine raportul pe care il
doresc. In situatia mea voiam ca sa am pe randuri brand-ul, pe coloane lunile si ma interesa sa
stiu totalul vanzarilor (date de suma preturilor). In imaginea de mai jos poti vedea cum am
aranjat campurile.

Rezultatul e urmatorul:

De mentionat ca am folosit optiunea de group pentru ca sa imi arate lunile si nu zilele.

Flexibilitate

Daca vreau inca un raport care sa imi arate modalitatea de plata in functie de modelul de telefon
ales sunt la doar cateva click-uri distanta. Flexibilitatea in raportare e limitata doar de imaginatia

proprie (adica destul de mult ). Faptul ca toate valorile se calculeaza automat o face pe
Maricica sa fie mult mai relaxata si sa isi iubeasca locul de munca mai mult.

Download

Si care e faza cu 101

101 se refera la notiuni introductive despre un subiect, la o abordare care nu necesita alte notiuni
despre acel subiect. Asta am incercat sa fac in acest articol, sa fac o introducere in Pivot Table, te
rog sa imi spui daca am reusit in sectiunea de comentarii.