ACTIVIDAD PRESENTADA POR: YUSTIN LEONARDO ARANGO HERNANDEZ

UNIDAD 3.
PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA

TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

A. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:

Zona de Actividad Logística.

Dirección: km 4 vía mamonal
Cargo: Gerente
Correo gerenciactg@zalcolombia.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia Calidad yustinctg@zalcolombia.com
Para: Coordinación de los procesos operacionales
Ismael Hernández
Fecha: 02 de Agosto 2019

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad en los procesos operacionales, en los
procedimientos de prestación de servicios logístico y portuarios.

Alcance: verificar los procedimientos operacionales que se implementan en las

operaciones terrestres y marítimas, cumpliéndose con el sistema de gestión de
calidad en los procesos.

AUDITORIA
 o Norma ISO 9001:2008 Manual de Procedimientos logístico M-PC-002
Versión Enero 2018
o Instructivos de desarrollo de Operaciones I-EL-002
o Manual de Documentos de Retención y Archivo de operaciones M-DR-005
o Manual de Formatos y Registro de operaciones M-FR-03 Versión Junio de
2019
o Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de Junio 15 de 2018
o Tipo de Auditoria: PRE-AUDITORIA, OTORGAMIENTO, SEGUIMIENTO,
EXTRAORDINARIA, AMPLIACION, RENOVACION, OTRO,

Reunión de Apertura: 01 de Agosto 2019

Hora 7:45 am
Reunión de Cierre: 0Agost3 de o 2019
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de los servicios logísticos y portuarios, consignados en cada uno de los
documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un
equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por
el Coordinador de operaciones, El Coordinador de operaciones logística y portaría,
el día 10 de Agosto del presente año, con una duración de 7 horas, en las
instalaciones de la zona de Actividad Logística ZAL. Adjunto lista de Chequeo y
procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En
caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor
comunicarnos.

Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción.

Yustin Leonardo Arango Hernández

Auditor Líder:
María Ángela C.
Correo electrónico mariaangelactg@zalcolombia.com
Experto Técnico Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail yustinarangoctg@zalcolombia.com
Cualquier duda comunicarse al celular: 3046468014. Los elementos 4.2.3 (control
de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por
la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están
pendientes.

Revisión documental durante la realización de la auditoría

OBSERVACIONES DEL
N° DOCUMENTO REVISADO
DOCUMENTO
1 Manual de Procedimientos logístico M-PC-002 Versión Enero 2018
2 Instructivos de desarrollo de
I-EL-002
Operaciones
3 Manual de Documentos de Retención y
M-DR-005
Archivo de operaciones
4 Manual de Formatos y Registro de
M-FR-03 Versión Junio de 2019
operaciones
5 M-AM-001, Versión 00 de Junio 15 de
Manual de Calidad
2018
7 Recepción de muestras y solicitud de
Libros de Registro
Análisis Verificación II Semestre

Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo)

LISTA DE CHEQUEO

Lista de Verificación:
CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

Manual de Calidad (Documentación nivel I): Si, copias controladas del manual de
calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo?:
Si, claramente señaladas en el manual de calidad.

Se encuentran comunicadas las responsabilidades a cada uno de los empleados de

Zona de Actividad Logística?: Si, no hay evidencia de la comunicación.

Procedimientos operativos (Documentación nivel II):

Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios en la
realización de actividades?: Si

Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas, instructivos

y procedimientos de las operaciones?: No, Se da por entendido que cada uno
conoce sus funciones pero no se documenta

Instrucciones de trabajo pasó a paso (Documentación nivel III): Si

Están identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del área de
control de calidad?: No, Tácitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de
las operaciones están ordenadas por los formatos solicitud de análisis de
producción.

Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?: Si.

Formatos y registros (Documentación de nivel IV): Si.

Se lleva una bitácora de análisis con sus respectivos registros?: Si.

Existe una metodología definida para el almacenamiento y retención de los

documentos que evidencian los análisis?: Si, Documentación completa.

Son los protocolos, manuales, instructivos y métodos vigentes y actuales?: Si, La

información está en desorden.

Está debidamente almacenada, compilada y ordenada la información que se

maneja en el las operaciones logística?: No, Hay riesgo de perder información
debido al desorden respecto del servicio.

Existen registros de las verificaciones o calibraciones realizadas?: No

Están definidas las pautas de actuación cuando se observa que las medidas han
sido erróneas?: No, exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medición, análisis y

mejora?: Si, verbalmente conocen el procedimiento, pero no está documentado.

Se emplean técnicas estadísticas?: Si, satisfacción del cliente.

Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de
gestión de calidad de las operaciones Logística: No.

Se emprenden acciones para conocer y realizar un análisis de satisfacción del

cliente?: No

Generación de hallazgos de auditoría:

AUDITOR(ES): GRUPO AUDITOR

FECHA: 02 DE AGOSTO DE 2019
GERENCIA DE CALIDAD

PROCESO AUDITADO: GERENCIA DE AUDITADO(S): ):PERSONAL DE

OPERACIONES LOGÍSTICA OPERACIONES

Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la NC NC

N° C
auditoría auditoría auditoría M m
1 Existen varias
Instructivos de copias de
desarrollo de I-EL-002 manuales no se X
Operaciones conoce cuál es el
más reciente
2 Se diligencia a
Manual de Formatos mano, en
y Registro de diferentes tintas,
M-FR-03 X
Operaciones lo hace poco
logística entendible en
ocasiones
3 No se escriben
Formato de registro
los nombres de
de operaciones M-FR-03 X
las operaciones
Manual de Formatos
se usan siglas
 y Registro de internas no
operaciones codificadas
4 Libros de Registro
Se omite
Recepción de
Libro de recepción de información de la
operaciones X
operaciones procedencia de
portuarias y
las operaciones
logísticas.
5 Dependiendo de
Libros de Registro la carga laboral
Libro de realización
Recepción de se llena X
de operaciones.
operaciones. completamente o
no

Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la Auditoria:

o Se debe actualizar la Política de Gestión De las operaciones y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
o Se debe unificar el formato de solicitud de operaciones y entrega de resultado
en uno solo.
o Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis
operaciones.
o Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de operaciones.
o Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento
las tarjetas de datos y resultados de operaciones.
o Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el área de
operaciones que permitan generar actividades de seguimiento, medición,
análisis y mejora.
o Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

Conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad:

o La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias

o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos
 que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua).

o La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y

para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener
un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una
frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos,
garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo
económico.